Sistema de Gestión de la Calidad

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Programa de formación: Tecnólogo en Gestión Documental

GUIA DE APRENDIZAJE

Fecha:Junio de 2012

Versión 1.0

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1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Nombre del Proyecto: Proyecto de apoyo a la organización del archivo central del SENA Regional TolimaPrograma: TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL Código: 521213 Versión 2Ficha de Caracterización: 325456Actividad de Proyecto: identificación de las normas y procedimientos para la elaboración de la documentación de la organización

Duración: 300 Horas

Fase: Análisis y planificaciónInstructor: JORGE ARMANDO VARELAActividad preliminar: Lectura del programa y competencia laboral 210601001 y autodiagnósticoActividad Nº 1: Normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos organizacionalesActividad Nº 2: gramáticaActividad Nº 3: sintaxis: la oración, el párrafo.Actividad Nº 4: redacción y semánticaActividad Nº 5: software procesadores de textoActividad Nº 6: hoja de calculoActividad Nº 7: puesto de trabajoActividad Nº 8: papelería. Concepto y clasificaciónActividad Nº 9: elementos y útiles para el proceso de digitación y/o transcripción.Actividad nº 10: equipos de digitación y de transcripción: administración, operación, mantenimiento preventivo.Actividad Nº 11: impresoras: uso y configuraciónActividad Nº 12: soportes documentales: - concepto, clases, recursosActividad Nº 13: postura corporalActividad Nº 14: técnicas de digitaciónActividad Nº 15: transcripciónCompetencia: Resultados de Aprendizaje Duración en horas

210601001PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINENDE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDOLA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

210601001 – 01Redactar documentos organizacionales teniendo enCuenta el asunto, el tipo, las funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semántica y de sintaxis, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación y las normas de gestión de la calidad.210601001 – 02Transcribir documentos organizacionales utilizandoLa tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para su presentación, las de la organización, las de gestión documental y de la calidad.210601001 – 03Digitar textos utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación y el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión de acuerdo con los requerimientos y las normas de seguridad y saludOcupacional.

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2. PRESENTACION

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia, este proceso dentro del programa de gestión documental determina las pautas organizacionales para:

Creación y diseño de documentos.Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.Instructivos para el diligenciamiento de formularios.Determinación de uso y finalidad de los documentos.Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.Adecuado uso de la reprografía.

Dentro de nuestro proyecto de aprendizaje identificar este proceso y consecuentemente los documentos que se han generado en la entidad a lo largo del cumplimiento de sus funciones, es una tarea indispensable que nos permitirá, elaborar correctamente los documentos de acuerdo a la normativa colombiana e institucional, así como reconocer los distintos tipos documentales producidos por la entidad en aspectos como su diseño, estructura, soportes y finalidad.

Definición del problema:

En esta actividad de nuestro proyecto de formación, el aprendiz deberá identificar las normas y procedimientos para la elaboración de la documentación de la organización, para lo cual se requiere que el aprendiz al finalizar esta actividad del proyecto:

Un informe extenso en el que detalle:Cuales son los procesos, procedimientos e instructivos de la entidad para la elaboración de documentos.La calidad y tipo de la papelería requerida para las demás actividades del proyecto.

En la elaboración del informe el instructor verificara que el aprendiz aplique correctamente las normas técnicas colombianas vigentes, para la elaboración de documentos, precisión y velocidad documentos aplicando las técnicas de digitación y la operación de los equipos de digitación de acuerdo con los manuales de usuario y las normas de seguridad.

3. CONOCIMIENTOS PREVIOS

Identificar conocimientos previos, como estrategia para la activación cognitiva y con el propósito de articular significativamente la nueva información.

4. MATERIAL DE CONSULTA

Se encontrara en el ambiente virtual de aprendizaje en el espacio de material de consulta. Blackboard y pagina web del grupo https://sites.google.com/a/misena.edu.co/tecnologo-en-gestion-documental-325456/

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5. ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

ESTRATEGIA DE APRENDIZAJE 1: TALLERES DE SIMULACIONDescripción:Actividad para apropiar los conceptos básicos necesarios para el cumplimiento de la mismaAmbiente(s) requerido:Ambiente con cinco mesas y diez computadores con acceso a internetMaterial (es) requerido:Computadores, software para digitación de textos.Instructor (es): JORGE ARMANDO VARELA

6. Etapas de la actividad

Etapas Resultados esperados Acciones de control

Investigación(Actividades 1 a

13)

Identificar los diferentes tipos de documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, las funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semántica y de sintaxis, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación y las normas de gestión de la calidad.Así como los elementos y condiciones necesarios para la producción de textos comerciales.

Evaluaciones escritas individuales

Talleres relacionados.

Ejecución(Actividad 14)

Digitar textos utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación y el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión de acuerdo con los requerimientos y las normas de seguridad y salud Ocupacional.

Ejercicios de digitación(Software para digitación de textos).

Talleres de elaboración de documentos organizacionales (GTC-185), usando el procesador de texto y técnicas de digitación.

Implementación(Actividad 15)

Transcripción del informe final siguiendo las pautas requeridas para este proceso.

Revisión de informes

Evaluación Identificar el alcance logrado con el las actividades planteadas

Revisión final del informe solicitado.

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6.1 Funciones y responsabilidades de las actividades.

Etapas NOMBRE DE/LOS Responsables (especifique cargo y área)

Funciones y responsabilidades de los participantes del proyecto

Investigación

Aprendices

Instructor

Realizar el procesamiento de la información requerida; que se encuentra en la plataforma en el vínculo “Material de Consulta”, en la bibliografía y webgrafia relacionada

Estar solícito para dar respuesta a cualquier inquietud.

Ejecución Aprendices

Instructor

Desarrollo individual de destrezas y habilidades para la digitación de textos

Brindar asesoría en las dificultades que se presenten para la correcta aplicación de la técnica de digitación de textos.

Implementación Aprendices

Instructor

Elaboración del informe extenso, en el que detalle los procesos, procedimientos e instructivos de la entidad para la elaboración de documentos.La calidad y tipo de la papelería requerida para las demás actividades del proyecto.

Brindar asesoría en las dificultades que se presenten en la edición y transcripción del informe.

Evaluación Aprendices

Instructor

Analizar frente a lo proyectado el alcance logrado, realizando una autoevaluación del trabajo individual y en grupo.

Verificar con lista de chequeo el alcance logrado, de acuerdo a los requerimientos planteados en el problema

7. CRITERIOS DE EVALUACION

Redacta documentos organizacionales aplicando las normas gramaticales, de sintaxis y las de

redacción.

Reproduce los documentos solicitados teniendo en cuenta las políticas de la organización.

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Elabora documentos organizacionales, aplicando las técnicas de digitación; las normas técnicas

colombianas vigentes.

Digita con precisión y velocidad documentos aplicando las técnicas de digitación.

Opera los equipos de digitación de acuerdo con los manuales de usuario y las normas de

seguridad.

Adopta la postura corporal requerida, durante el proceso de digitación, para el desarrollo de

habilidades y destrezas, de acuerdo con las normas de salud ocupacional.

Aplica las técnicas de digitación, realizando ejercicios con los alcances superiores e inferiores y

de integración con todo el teclado hasta lograr su dominio e incrementando la velocidad y la

precisión.

Auto-revisa y corrige los ejercicios digitados de acuerdo con la guía suministrada.

Realiza la limpieza de los equipos para su conservación de acuerdo con el manual.

Identifica la papelería en cuanto a tamaño y calidad para el proceso de digitación y/o transcripción, de acuerdo con los estándares internacionales.

8. ACTIVIDADES

Actividad preliminar Lectura comprensiva del programa de formación, pautas de entrada y norma de competencia: prestar el servicio de información y consulta a usuarios de acuerdo con sus requerimientos, políticas institucionales, y términos establecidos en la ley.

ACTIVIDAD Nº 1: NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS VIGENTES PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES.

TALLER Nº 1Basados en la Guía Técnica Colombiana 185, Por equipos de trabajo realice una exposición temática de la misma, de acuerdo a la siguiente distribución:

1. TERMINOS Y DEFINICIONES2. CARTAS 3. MEMORANDOS4. CIRCULARES5. ACTAS6. INFORMES7. CERTIFICADOS8. CONSTANCIAS9. HOJA DE VIDA CORPORATIVA

En la exposición los equipos deberán implementar didácticas y lúdicas que permitan la interiorización adecuada de los conceptos y procedimientos para la elaboración de los distintos tipos documentales.

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TALLER Nº 2Evaluación y ejercicios de la GTC – 185

De acuerdo con las indicaciones del instructor y la guía técnica elabore los ejercicios solicitados.

Elabore dos ejemplos de cada uno de los tipos documentales expuestos en la guía técnica.

ACTIVIDAD Nº 2: GRAMÁTICA: NORMAS, CONCEPTO, USO, CATEGORÍAS, REGLAS ORTOGRÁFICAS CONCEPTOS DE SIGLA, ACRÓNIMO Y ABREVIATURA

TALLER Nº 3 REGLAS ORTOGRAFICAS

Uso de letrasAcentuaciónSignos de puntuaciónUso de mayúsculasAbreviaturasExtranjerismos

Por equipos de trabajo se socializara la temática propuesta, posteriormente los aprendices realizara los ejercicios y talleres de evaluación propuesto por el instructor así:

1. Ejercicios de reglas ortográficas, apoyados en la pagina web http://reglasdeortografia.com/Según lista de verificación suministrado por el instructor. 2. Evaluación Revisión y corrección de dos documentos organizaciones (según GTC-185)

Actividad Nº 3:

Sintaxis: concepto. La oración: clases de oraciones: oración lógica, oración gramatical. Clases de oraciones

gramaticales: simple y compuesta. Conjunciones. Pronombres. El párrafo. Concepto, estructura del párrafo, clases de párrafos, método de redacción de

párrafos.