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Guia de Aplicacion Politica de Gestion de Documento Electronico
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POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS
Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad
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TTULO: Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos
Elaboracin y coordinacin de contenidos: Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica
Caractersticas: Adobe Acrobat 5.0Responsable edicin digital: Subdireccin General de Informacin, Documentacin y Publicaciones
1 edicin electrnica: julio 2012
Disponible esta publicacin en el Portal de Administracin Electrnica (PAe):http://administracionelectronica.gob.es/
Edita: Ministerio de Hacienda y Administraciones PblicasSecretara General TcnicaSubdireccin General de Informacin,Documentacin y PublicacionesCentro de Publicaciones
Coleccin: administracin electrnica
NIPO: 630-12-167-9
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 3
NDICE
0. CONSIDERACIONES PREVIAS .............................................................................. 5
1. INTRODUCCIN ...................................................................................................... 6
2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE POLTICA DE GESTIN DE
DOCUMENTOS ELECTRNICOS ......................................................................... 10
2.1. Qu NO incluye la NTI ................................................................................... 10
3. MBITO DE APLICACIN Y DESTINATARIOS ................................................... 12
4. GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS .................................................. 13
4.1. Requisitos de recuperacin y conservacin ................................................... 13
4.2. Propiedades del documento electrnico ........................................................ 14
4.3. Ciclo de vida del documento electrnico ........................................................ 15
4.4. Sistema de gestin de documentos electrnicos ........................................... 17
5. POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS ........................... 19
5.1. Contenido y contexto ..................................................................................... 19
5.2. Actores involucrados en la poltica de gestin ............................................... 22
6. PROGRAMA DE TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS ............ 23
7. PROCESOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS ....................... 24
7.1. Captura.......................................................................................................... 25
7.2. Registro ......................................................................................................... 25
7.3. Clasificacin .................................................................................................. 26
7.4. Descripcin .................................................................................................... 27
7.5. Acceso .......................................................................................................... 27
7.6. Calificacin .................................................................................................... 28
7.6.1.Determinacin de los documentos esenciales .........................................................28
7.6.2.Valoracin de los documentos y determinacin de los plazos de conservacin ......29
7.6.3.Dictamen de la autoridad calificadora .......................................................................29
7.7. Conservacin ................................................................................................ 29
7.8. Trazabilidad ................................................................................................... 31
7.9. Destruccin o eliminacin de documentos ..................................................... 32
8. ASIGNACIN DE METADATOS ........................................................................... 33
9. PROCESOS HORIZONTALES DE GESTIN DE DOCUMENTOS
ELECTRNICOS ................................................................................................... 36
9.1. Documentacin .............................................................................................. 36
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 4
9.2. Formacin ..................................................................................................... 37
9.3. Supervisin y auditora .................................................................................. 37
9.4. Actualizacin ................................................................................................. 38
10. DEFINICIONES Y ACRNIMOS ............................................................................ 39
10.1. Definiciones ................................................................................................... 39
10.2. Acrnimos ..................................................................................................... 44
11. REFERENCIAS ...................................................................................................... 45
11.1. Legislacin .................................................................................................... 45
11.2. Estndares y buenas prcticas ...................................................................... 46
11.3. Documentos de trabajo y referencias ............................................................ 49
ANEXO I - REQUISITOS DE INTEROPERABILIDAD DEL DOCUMENTO
ELECTRNICO ..................................................................................................... 53
ANEXO II EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO............................................... 57
NDICE DE FIGURAS
Figura 1. Resumen del ciclo de vida de un documento electrnico. .....................................15
Figura 2. Procesos y acciones en el ciclo de vida de un documento electrnico. .................16
Figura 3. Componentes de un sistema de gestin de documentos. ......................................18
Figura 4. Contexto de la Poltica de gestin de documentos en la organizacin. ..................21
Figura 5. Actores involucrados en la poltica de gestin y responsabilidades asociadas. .....22
NDICE DE TABLAS
Tabla 1. Requisitos del documento electrnico. ...................................................................55
Histrico de versiones del documento
Versin Nombre del documento Fecha Descripcin
1 20120726_ENI_GuiaAplicacion_
NTI_PoliticaGestionDocElect 26/07/2012 Primera versin.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 5
0. CONSIDERACIONES PREVIAS
Este documento constituye una gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad
de Poltica de gestin de documentos electrnicos (en adelante NTI), y como tal, su objetivo
es servir como herramienta de apoyo para la aplicacin e implementacin de lo dispuesto en
la NTI. Para ello, su contenido incluye tanto citas explcitas al texto de la NTI como
explicaciones y contenidos complementarios a aqulla.
Para facilitar su manejo y comprensin, esta gua incluye diferentes recursos grficos cuya
leyenda se muestra a continuacin:
Cita textual de la NTI.
Indicador de contenido considerado de especial
importancia o relevancia.
Advertencia o aclaracin para la correcta interpretacin del contenido.
A lo largo del desarrollo de esta gua, y en la propia NTI, se referencia a otras normas que
incluyen informacin relacionada con la gestin del documento electrnico y que es
necesario conocer para abordar de manera global estos aspectos. En concreto, las normas
con contenido relacionado son:
i. Catlogo de Estndares.
ii. Documento Electrnico.
iii. Digitalizacin de Documentos.
iv. Expediente Electrnico.
v. Poltica de Firma Electrnica y de certificados de la Administracin.
vi. Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 6
1. INTRODUCCIN
1. El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante, ENI) se define en el apartado 1
del artculo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a
los Servicios Pblicos como el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de
seguridad, conservacin y normalizacin de la informacin, de los formatos y de las
aplicaciones que deben ser tenidos en cuenta por las Administraciones Pblicas para la
toma de decisiones tecnolgicas que garanticen la interoperabilidad.
2. El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica (en adelante, R.D. 4/2010
ENI) fija, en su Disposicin adicional primera, el desarrollo de las siguientes Normas
Tcnicas de Interoperabilidad:
a) Catlogo de estndares.
b) Documento electrnico.
c) Digitalizacin de documentos.
d) Expediente electrnico.
e) Poltica de firma electrnica y de certificados de la Administracin.
f) Protocolos de intermediacin de datos.
g) Relacin de modelos de datos.
h) Poltica de gestin de documentos electrnicos.
i) Requisitos de conexin a la Red de comunicaciones de las Administraciones pblicas
espaolas.
j) Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.
k) Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales.
l) Reutilizacin de recursos de informacin (aadida por R.D. 1495/2011).
Ms la siguiente, relativa al artculo 28 del mismo R.D. 4/2010 ENI:
m) Declaracin de conformidad con el ENI.
3. Estas Normas Tcnicas de Interoperabilidad (en adelante NTIs) se aprobaron en aplicacin
de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicin adicional primera del R.D. 4/2010 ENI,
fruto de un proceso de elaboracin en el que participaron todas las Administraciones
Pblicas a las que les son de aplicacin, y fueron informadas favorablemente por la
Comisin Permanente del Consejo Superior de Administracin Electrnica y el Comit
Sectorial de Administracin Electrnica.
4. Las diferentes NTIs se han desarrollado con el objetivo de cubrir las necesidades derivadas
de la normativa aplicable en un planteamiento de partida basado en mnimos, de forma que
se garantice la interoperabilidad entre las distintas administraciones favoreciendo su
implantacin y aplicacin en un corto plazo con un impacto mnimo, pero sin perder una
orientacin de desarrollo y perfeccionamiento a lo largo del tiempo, en paralelo al progreso
de los servicios de Administracin Electrnica, de las infraestructuras que los apoyan y de la
evolucin tecnolgica.
5. En particular, la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos establece los
conceptos relacionados con el desarrollo de polticas de gestin de documentos electrnicos
por parte de las Administraciones pblicas en el marco de la Administracin electrnica,
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 7
incluyendo los aspectos relacionados con su implantacin prctica, e identificacin de los
requisitos y procesos de la gestin de los documentos electrnicos.
6. La NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos fue publicada en el Boletn Oficial
del Estado Nmero 178 del jueves 26 de julio de 2012
(http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2012-10048), y est disponible para su
consulta en el Portal de Administracin electrnica (http://administracionelectronica.gob.es/),
junto al resto de normas tcnicas del ENI.
7. El contexto de la NTI se refleja en el texto expositivo y artculos de su Resolucin que se
incluyen a continuacin:
El Esquema Nacional de Interoperabilidad se establece en el apartado 1 del artculo 42
de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios
Pblicos. Su finalidad es la creacin de las condiciones necesarias para garantizar el
adecuado nivel de interoperabilidad tcnica, semntica y organizativa de los sistemas y
aplicaciones empleados por las Administraciones pblicas, que permitan el ejercicio de
derechos y el cumplimiento de deberes a travs del acceso electrnico a los servicios
pblicos, a la vez que redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia.
El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica establece, en su
disposicin adicional primera, el desarrollo de la serie de Normas Tcnicas de
Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones
pblicas.
Las Normas Tcnicas de Interoperabilidad desarrollan aspectos concretos de diversas
cuestiones, tales como: documento electrnico, digitalizacin, expediente electrnico,
copiado autntico y conversin, poltica de firma, estndares, intermediacin de datos,
modelos de datos, gestin de documentos electrnicos, conexin a la red de
comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas, modelo de datos para el
intercambio de asientos registrales y declaracin de conformidad; todos ellos necesarios
para asegurar los aspectos ms prcticos y operativos de la interoperabilidad entre las
Administraciones pblicas y con el ciudadano. Estas Normas Tcnicas de
Interoperabilidad se desarrollarn y perfeccionarn a lo largo del tiempo, en paralelo al
progreso de los servicios de Administracin Electrnica, de las infraestructuras que los
apoyan y de la evolucin tecnolgica, para dar cumplimiento al mandato del artculo 42.3
de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
Dentro de este conjunto de Normas Tcnicas de Interoperabilidad, las normas relativas
al documento electrnico, al expediente electrnico, a la digitalizacin de documentos en
soporte papel, a los procedimientos de copiado autntico y conversin y a la poltica de
gestin de documentos electrnicos responden a lo previsto en el citado Real Decreto
4/2010, de 8 de enero, sobre interoperabilidad, recuperacin y conservacin del
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 8
documento electrnico, a la luz de la necesidad de garantizar todos estos aspectos para el
documento electrnico a lo largo del tiempo.
En particular, la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de
documentos electrnicos establece los conceptos relacionados con el desarrollo de
polticas de gestin de documentos electrnicos, identifica los procesos de la gestin de
documentos en el marco de la administracin electrnica y establece los principios
necesarios para el desarrollo y aplicacin de polticas de gestin de documentos
electrnicos por parte de todos los rganos de la Administracin y Entidades de Derecho
Pblico vinculadas o dependientes de aqulla.
La presente norma tcnica se ha elaborado con la participacin de todas las
Administraciones pblicas a las que les es de aplicacin, ha sido informada
favorablemente por la Comisin Permanente del Consejo Superior de Administracin
Electrnica y propuesta por el Comit Sectorial de Administracin Electrnica.
En aplicacin de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicin adicional primera del
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero,
Esta Secretara de Estado resuelve:
Primero.
Se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de
documentos electrnicos, cuyo texto se incluye a continuacin.
Segundo.
La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos
electrnicos que se aprueba mediante la presente Resolucin se aplicar desde el da
siguiente al de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado, sin perjuicio de lo
dispuesto en la disposicin transitoria primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por
el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la
Administracin Electrnica.
Madrid, 28 de junio de 2012. El Secretario de Estado de Administraciones Pblicas.
Antonio Germn Beteta Barreda.
8. El texto completo de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos est formado
por los siguientes once apartados:
NORMA TCNICA DE INTEROPERABILIDAD DE POLTICA DE GESTIN DE
DOCUMENTOS ELECTRNICOS
ndice
I. Objeto.
II. mbito de aplicacin.
III. Contenido y contexto.
IV. Actores involucrados.
V. Programa de tratamiento de documentos electrnicos.
VI. Procesos de gestin de documentos electrnicos.
VII. Asignacin de metadatos.
VIII. Documentacin.
IX. Formacin.
X. Supervisin y auditora.
XI. Actualizacin.
9. Esta estructura de Resolucin de aprobacin refleja prcticas habituales en otros sectores
para el tratamiento de cuestiones tcnicas como es, en el mbito de las telecomunicaciones
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 9
el Real Decreto 1287/1999, de 23 de julio, por el que se aprueba el Plan tcnico nacional de
la radiodifusin sonora digital terrenal; en el sector de la edificacin el Real Decreto
314/2006, de 17 de marzo, por el que se aprueba el Cdigo Tcnico de la Edificacin; y en
el sector de la obra civil, por ejemplo, el Real Decreto 637/2007, de 18 de mayo, por el que
se aprueba la norma de construccin sismorresistente: puentes (NCSP-07).
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 10
2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE POLTICA DE
GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS
10. El objeto de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos parte de lo establecido
en la disposicin adicional primera del R.D. 4/2010 ENI, donde se indica que dicha NTI
incluir directrices para la asignacin de responsabilidades, tanto directivas como
profesionales, y la definicin de programas, procesos y controles de gestin de documentos
y administracin de repositorios electrnicos, y la documentacin de los mismos, a
desarrollar por las Administraciones pblicas y por las Entidades de Derecho Pblico
vinculadas o dependientes de aqullas.
11. Dicho objeto se plasma en el apartado I de la NTI:
I. Objeto.
La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos
electrnicos tiene por objeto establecer las directrices para la definicin de polticas de
gestin de documentos electrnicos.
12. Por lo tanto, la NTI incluye los elementos que recoger la poltica de gestin de documentos
y define una serie de directrices para que las Administraciones pblicas desarrollen sus
propias polticas de gestin de documentos a reconocer dentro de sus mbitos
competenciales. Segn esto, cada rgano de la Administracin y Entidades de Derecho
Pblico vinculadas o dependientes de aqulla, (en adelante, organizaciones), cumplira las
directrices especificadas en la NTI, pudiendo establecer restricciones especficas para su
mbito.
13. Atendiendo a lo anterior, y con el objetivo de dar apoyo a la aplicacin e implementacin de
lo dispuesto en la NTI, esta gua desarrolla:
i. Principios necesarios para la gestin de documentos electrnicos: requisitos de gestin
documental, propiedades y ciclo de vida del documento electrnico y sistema de gestin
de documentos electrnicos.
ii. Contenido y contexto de una poltica de gestin de documentos electrnicos as como
las responsabilidades relacionadas.
iii. Procesos de gestin de documentos electrnicos incluyendo la asignacin de metadatos.
iv. Procesos horizontales de gestin de documentos electrnicos.
2.1. Qu NO incluye la NTI
14. La NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos a la que da soporte esta gua, no
debe considerarse como:
i. Una poltica de gestin de documentos electrnicos en s misma, ya que slo define las
directrices generales y el contenido mnimo para el desarrollo de polticas especficas por
parte de los diferentes rganos de la Administracin.
ii. Especificaciones sobre requisitos funcionales de software para gestin de documentos.
stos pueden consultarse en normas consolidadas a nivel nacional e internacional
existentes y que se han incluido como referencias.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 11
iii. Referencia de consideraciones relativas a la seguridad a aplicar en la gestin de
documentos electrnicos. stas se aplican segn lo establecido a tal efecto en el
Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 12
3. MBITO DE APLICACIN Y DESTINATARIOS
15. El mbito de aplicacin de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos se
define en el apartado II de la NTI:
II. mbito de aplicacin.
II.1 El contenido de esta norma ser de aplicacin para el desarrollo de polticas de
gestin de documentos electrnicos en el mbito establecido en el artculo 3 del Real
Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.
II.2 Las directrices establecidas en esta norma se podrn aplicar en el desarrollo de
polticas de gestin de documentos en entornos hbridos en que convivan documentos en
soporte papel y documentos electrnicos.
16. Por tanto, las indicaciones contenidas en la NTI son de aplicacin para el desarrollo de
polticas de gestin de documentos electrnicos por parte de todas las organizaciones.
17. Adems, atendiendo a las mejores prcticas de gestin de documentos, el apartado II.2
refleja que los principios y procesos recogidos en la NTI tambin se podran aplicar sobre
documentos en soporte papel en convivencia con documentos electrnicos en sistemas
hbridos. Los documentos analgicos y digitales son similares en funcionalidad, por lo que
cabra contemplar un tratamiento integrado.
18. Dentro del mbito de aplicacin definido anteriormente, los destinatarios del contenido de la
NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos, y por lo tanto de esta gua de
aplicacin, son los siguientes:
i. Directivos y mximos responsables en la aprobacin de polticas de gestin de
documentos electrnicos en las organizaciones.
ii. Responsables de sedes electrnicas y, por tanto, de garantizar los requisitos de
interoperabilidad de las mismas.
iii. Responsables de creacin, produccin, gestin, conservacin y uso de documentos
electrnicos, en cuanto partes fiables.
iv. Desarrolladores de aplicaciones de creacin, produccin, gestin, conservacin y uso de
documentos electrnicos.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 13
4. GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS
19. Aunque describir los principios de gestin documental as como los requisitos del documento
electrnico no sea objeto directo de la NTI de Poltica de gestin de documentos
electrnicos, de cara a su correcta interpretacin, a continuacin se definen los aspectos
relacionados con la recuperacin y conservacin del documento electrnico, as como los
procesos y acciones presentes a lo largo de su ciclo de vida.
4.1. Requisitos de recuperacin y conservacin
20. El R.D. 4/2010 ENI establece en su artculo 21: Las Administraciones pblicas adoptarn
las medidas organizativas y tcnicas necesarias para garantizar la interoperabilidad en
relacin con la recuperacin y conservacin de los documentos electrnicos a lo largo de su
ciclo de vida.
21. Estas condiciones para la recuperacin y conservacin de documentos se indican en el
citado artculo 21 del R.D. 4/2010 ENI y pueden resumirse en los siguientes puntos:
i. Definir una poltica de gestin de documentos.
ii. Inclusin en los expedientes de un ndice electrnico (ver NTI de Expediente
Electrnico).
iii. Dotar a los documentos de una identificacin nica e inequvoca dentro del sistema de
gestin, que permita clasificarlos, recuperarlos y referirse a los mismos con facilidad.
iv. Asociar al documento electrnico los metadatos mnimos obligatorios y, en su caso, los
complementarios o necesarios para asegurar su gestin y conservacin a lo largo del
ciclo de vida.
v. Clasificacin, de acuerdo con un cuadro de clasificacin adaptado a las funciones, tanto
generales como especficas, de cada una de las organizaciones.
vi. Conservacin de los documentos durante el periodo establecido por las comisiones
calificadoras que correspondan, de acuerdo con la legislacin en vigor, las normas
administrativas y obligaciones jurdicas que resulten de aplicacin en cada caso,
especificando las medidas que aseguran dicha conservacin.
vii. Acceso completo e inmediato a los documentos, en funcin del esquema de tipos de
acceso a los mismos, a travs de mtodos de consulta en lnea que permitan la
visualizacin de los documentos con todo el detalle de su contenido, la recuperacin
exhaustiva y pertinente de los documentos, la copia o descarga en lnea en los formatos
originales y la impresin en papel de aquellos documentos que sean necesarios. El
sistema permitir, al menos, la consulta durante todo el periodo de conservacin de la
firma electrnica, incluido, en su caso, el sello de tiempo, y de los metadatos asociados
al documento.
viii. Adopcin de medidas para asegurar la conservacin del documento electrnico a lo
largo de su ciclo de vida.
ix. Coordinacin horizontal entre los responsables de la gestin de documentos y los
restantes servicios interesados en materia de archivo.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 14
x. Transferencia, en su caso, de los expedientes entre los diferentes repositorios
electrnicos a efectos de conservacin, de acuerdo con lo establecido en la legislacin
en materia de archivos, de manera que se pueda asegurar su conservacin, y
recuperacin a medio y largo plazo.
xi. Si el resultado del procedimiento de calificacin documental as lo establece, borrado de
la informacin, o en su caso, destruccin fsica de los soportes, de acuerdo con la
legislacin que resulte de aplicacin, dejando registro de su eliminacin.
xii. Formacin tecnolgica del personal involucrado en la ejecucin y gestin documental.
xiii. Documentacin de los procedimientos que garanticen la interoperabilidad a medio y
largo plazo, as como las medidas de identificacin, recuperacin, control, tratamiento y
conservacin de los documentos electrnicos.
4.2. Propiedades del documento electrnico
22. Atendiendo a la definicin recogida en el R.D. 4/2010 ENI, una poltica de gestin de
documentos electrnicos establece orientaciones o directrices que define una organizacin
para la creacin y gestin de documentos autnticos, fiables y disponibles a lo largo del
tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias.
23. Por tanto, cabe contemplar las siguientes definiciones para cada uno de los requisitos
establecidos para el documento electrnico:
i. Autenticidad: Propiedad que puede atribursele como consecuencia de que puede
probarse que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona de la
cual se afirma que lo ha creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el
momento en que se afirma, sin que haya sufrido ningn tipo de modificacin.
ii. Fiabilidad: Propiedad o caracterstica que indica que su contenido puede ser
considerado una representacin completa y precisa de las actuaciones, las actividades o
los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores
actuaciones o actividades.
iii. Integridad: Propiedad o caracterstica que indica su carcter de completo, sin alteracin
de ningn aspecto esencial. La integridad es un componente de la autenticidad junto a la
identidad.
iv. Disponibilidad: Propiedad o caracterstica del mismo que permite que ste pueda ser
localizado, recuperado, presentado o interpretado. El documento debe sealar la
actividad o actuacin donde se gener, proporcionar la informacin necesaria para la
comprensin de las actuaciones que motivaron su creacin y utilizacin, identificar el
contexto marco de las actividades y las funciones de la organizacin y mantener los
vnculos existentes con otros documentos como reflejo de una secuencia de
actuaciones.
24. Estas propiedades acompaan al documento electrnico a lo largo de todo su ciclo de vida,
a efectos de asegurar su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrnica de las
actividades y procedimientos.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 15
4.3. Ciclo de vida del documento electrnico
25. Para facilitar la comprensin sobre la gestin del documento electrnico, este punto
desarrolla una descripcin genrica del ciclo de vida del documento electrnico en el que se
localizan los procesos y acciones a considerar para su gestin y que se relacionan con los
requisitos de interoperabilidad que se deducen del marco normativo existente y que se
resumen en el 0 de esta gua.
26. El R.D. 4/2010 ENI define el ciclo de vida de un documento electrnico como el conjunto
de las etapas o periodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su identificacin
en un sistema de gestin de documentos, hasta su seleccin para conservacin
permanente, de acuerdo con la legislacin sobre Archivos de aplicacin en cada caso, o
para su destruccin reglamentaria.
27. Segn esto, una descripcin genrica del ciclo de vida del documento electrnico constara
de tres fases:
i. Fase de captura. Posterior a la propia creacin o produccin del documento, bien por
parte de un ciudadano o internamente en una organizacin, la captura supone su
incorporacin al sistema de gestin de documentos de una organizacin.
ii. Fase de mantenimiento y uso. Una vez finalizada la tramitacin administrativa, los
documentos mantienen su validez administrativa y estn disponibles.
iii. Fase de conservacin y seleccin. Los documentos de valor efmero se eliminan
reglamentariamente, en tanto que los que tienen valor a largo plazo en atencin a su
utilidad administrativa, jurdica, archivstica, histrica o de investigacin y social, y segn
establezcan las autoridades competentes, se conservan permanentemente.
28. Estas fases se desarrollan como un ciclo continuo, por lo que los procesos de gestin de
documentos pueden renovarse en funcin de las necesidades que puedan producirse, a
instancias de los diferentes agentes, a lo largo del ciclo de vida.
29. En ocasiones la diferenciacin entre las fases ii y iii puede no existir; el documento
permanece indefinidamente, incluso habiendo acabado su etapa administrativa inicial
porque pudiera ser solicitado para otro procedimiento o simplemente porque no ha lugar, de
momento, su eliminacin.
30. La Figura 1 muestra las fases principales en que se puede dividir el ciclo de vida de un
documento electrnico en una organizacin.
Figura 1. Resumen del ciclo de vida de un documento electrnico.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 16
31. Sobre este esquema, pueden localizarse los procesos o acciones en los que puede verse
envuelto un documento, y que conllevan cambios en su estado o generan informacin a
conservar como parte o propiedad del documento. Los principales procesos y acciones a
tener en cuenta aparecen en la Figura 2.
Figura 2. Procesos y acciones en el ciclo de vida de un documento electrnico.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 17
32. La figura muestra, a grandes rasgos, el marco en el que se desarrollan los procesos y
acciones de gestin de documentos a travs del ciclo de vida del documento electrnico en
las organizaciones. Este escenario se compone de cinco momentos secuenciales,
correspondientes a:
i. La creacin del documento, a iniciativa bien del ciudadano, bien de la organizacin, por
va de entrada del registro (papel o electrnico) u otras posibles vas de entrada segn
actividades propias de cada organizacin, como pueden ser, por ejemplo, los procesos
de incautacin de documentos derivados de inspecciones o revisiones. Los documentos
pueden presentarse en soporte papel o en soporte electrnico. Adems, los documentos
electrnicos presentados por los ciudadanos pueden ir acompaados de una firma
electrnica que, estando sujeta a las condiciones establecidas en la NTI de Documento
Electrnico, en la NTI de Poltica de Firma Electrnica y de certificados de la
Administracin y en su normativa aplicable, sera conservada, al igual que el resto de
componentes del documento, por la organizacin ante la que se presenta.
ii. La captura del documento en el sistema de gestin de documentos de la organizacin.
Incluira los procesos de registro e incorporacin de los documentos en el sistema de
gestin de documentos de la organizacin, y, como accin de especial relevancia,
incluira la asignacin de los metadatos y, si procede, la firma del documento por parte
de la organizacin (por ejemplo, un sello electrnico por parte de una organizacin en un
Registro de Entrada). Esta captura del documento, puede venir precedida por una
digitalizacin (segn lo dispuesto en la NTI de Digitalizacin de Documentos) o por un
proceso de conversin de formato del documento (segn lo dispuesto en la NTI de
Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos), en
caso necesario.
iii. La gestin del documento en el contexto de la tramitacin administrativa. Durante este
proceso pueden generarse copias autnticas de los documentos para su puesta a
disposicin del ciudadano, producirse cambios de estado, as como conversiones de
formato (segn lo dispuesto en la NTI de Procedimientos de copiado autntico y
conversin entre documentos electrnicos), y es el momento en el que tiene lugar la
generacin de expedientes electrnicos (segn lo dispuesto en la NTI de Expediente
Electrnico).
iv. La gestin del documento en un sistema de repositorio electrnico, una vez finalizada la
tramitacin administrativa con el fin de conservar de forma segura los documentos
electrnicos, y su integracin en el sistema para la gestin del archivo de la organizacin
con el fin de garantizar el derecho de acceso de los ciudadanos a la informacin y
documentos pblicos.
v. La salida y acceso a los documentos archivados bien por parte de otras organizaciones
o por parte de ciudadanos en el ejercicio de sus derechos.
4.4. Sistema de gestin de documentos electrnicos
33. El desarrollo de una poltica de gestin de documentos al mximo nivel por parte de una
organizacin tiene como consecuencia directa la implantacin de un sistema de gestin de
documentos electrnicos. En este sentido, el sistema de gestin de documentos
electrnicos de una organizacin se integra, como un sistema de gestin ms, en el
conjunto de los sistemas de gestin de la organizacin.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 18
34. Un sistema de gestin de documentos electrnicos podra definirse como la aplicacin del
marco definido por la poltica de gestin de documentos electrnicos de una organizacin en
el que se disean, implantan y desarrollan las prcticas de gestin de documentos
electrnicos establecidas en forma de programa de actuacin, dotndose de los recursos
oportunos para su funcionamiento.
35. El sistema de gestin de documentos se articula sobre las fases del ciclo de vida de los
documentos y se nutre de los documentos incorporados a travs del proceso de captura,
con independencia de que los documentos hayan sido creados dentro o fuera de la propia
organizacin.
36. Los componentes del sistema de gestin de documentos electrnicos seran los siguientes:
i. La poltica, como elemento normativo o regulador, que actuar como habilitador para el
establecimiento del sistema.
ii. Los recursos, tanto humanos como materiales, necesarios para el correcto
funcionamiento del sistema.
iii. Un programa de tratamiento para la gestin de documentos electrnicos.
iv. Los propios documentos y expedientes electrnicos, una vez validados e incorporados al
sistema.
Figura 3. Componentes de un sistema de gestin de documentos.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 19
5. POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS
ELECTRNICOS
37. Los apartados III y IV de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos,
establecen el contenido y contexto de la poltica de gestin de documentos electrnicos, as
como los actores involucrados en su desarrollo, gestin e implementacin, con el fin de
homogeneizar las cuestiones ms bsicas de la gestin de documentos.
III. Contenido y contexto.
IV. Actores involucrados.
5.1. Contenido y contexto
38. Para garantizar la interoperabilidad en relacin con la recuperacin y conservacin de los
documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida, tal y como establece el mencionado
artculo 21 del R.D. 4/2010 ENI, las organizaciones adoptarn las medidas organizativas y
tcnicas necesarias para tal fin, entre las que se encuentra la definicin de una poltica de
gestin de documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con las normas y
procedimientos especficos que se hayan de utilizar en la formacin y gestin de los
documentos y expedientes.
39. El R.D. 4/2010 ENI, define, en su anexo, la poltica de gestin de documentos electrnicos
como el conjunto de orientaciones o directrices que define una organizacin para la
creacin y gestin de documentos autnticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de
acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La poltica se aprueba al ms
alto nivel dentro de la organizacin, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinacin,
aplicacin, supervisin y gestin del programa de tratamiento de los documentos a travs de
su ciclo de vida.
40. El apartado III.1 parte de dicha definicin e incluye los elementos que recoger la poltica de
gestin de documentos electrnicos:
III. Contenido y contexto.
III.1 La poltica de gestin de documentos electrnicos ser un documento que
incluir:
1) Definicin del alcance y mbito de aplicacin
2) Roles de los actores involucrados.
3) Directrices para la estructuracin y desarrollo de los procedimientos de gestin
documental.
4) Acciones de formacin relacionada contempladas.
5) Actuaciones de supervisin y auditora de los procesos de gestin de documentos.
6) Proceso de revisin del contenido de la poltica con el fin de garantizar su
adecuacin a la evolucin de las necesidades de la gestin de documentos.
III.2
41. Ntese que dado que la poltica se entiende como un conjunto de orientaciones o directrices
de aplicacin sobre los documentos electrnicos, su contenido debe ser considerado junto a
las NTIs relacionadas con especial atencin a la NTI de Documento electrnico.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 20
42. Por tanto, toda poltica de gestin de documentos electrnicos contendr:
i. Alcance y mbito de aplicacin de la poltica de gestin de documentos electrnicos.
ii. Roles o funciones de gestin documental de cada actor involucrado, segn lo dispuesto
en el apartado IV desarrollado en el punto 5.2 de esta gua, definiendo para cada uno,
los deberes y responsabilidades del cargo, as como el procedimiento para su
designacin y renovacin.
iii. Directrices para la generacin de la documentacin relativa al programa de tratamiento,
a los procesos y procedimientos de gestin documental segn lo establecido en el
apartado VIII desarrollado en el punto 9.1 de esta gua.
iv. Plan de concienciacin y formacin segn lo establecido en el apartado IX desarrollado
en el punto 9.2 de esta gua.
v. Procedimiento de supervisin y auditora de los procesos de gestin documental definido
en el apartado X desarrollado en el punto 9.3 de esta gua.
vi. Proceso de revisin y actualizacin de la poltica de gestin de documentos segn lo
establecido en el apartado XI desarrollado en el punto 9.4 de esta gua, con el fin de
garantizar su adecuacin a las necesidades reales de gestin de documentos
electrnicos de cada organizacin.
43. El apartado III.2.1 establece el contexto de la poltica de gestin de documentos dentro de
una organizacin, y su integracin con el resto de polticas implantadas.
III. Contenido y contexto.
III.1
III.2 La poltica de gestin de documentos electrnicos:
1. Se integrar en el marco general de gestin de documentos y en el contexto de cada
organizacin junto al resto de polticas implantadas para el desempeo de sus
actividades.
2. Aplicar los criterios, mtodos de trabajo y de conducta generalmente reconocidos,
as como los estndares y buenas prcticas nacionales e internacionales aplicables para
la gestin documental, atendiendo a lo establecido en la Norma Tcnica de
Interoperabilidad de Catlogo de estndares
44. El siguiente grfico muestra el contexto de la poltica de gestin de documentos electrnicos
en una organizacin como una ms entre el conjunto de polticas adoptadas por la
organizacin en el desempeo de sus actividades.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 21
Figura 4. Contexto de la Poltica de gestin de documentos en la organizacin.
45. Adems, en sus distintos aspectos, la poltica de gestin de documentos electrnicos de una
organizacin estara basada en buenas prcticas y normas consolidadas a nivel nacional e
internacional. Por ejemplo:
i. ISAAR CPF International Standard Archival Authority Records for Corporate Bodies,
Persons and Families.
ii. ISAD (G) General International Standard Archival Description.
iii. ISDF Norma internacional para la descripcin de funciones.
iv. ISO 16175: Principles and functional requirements for records in electronic office
environments:
v. MoReq2 y MoReq2010.
vi. UNE-ISO 15489 Informacin y documentacin. Gestin de documentos.
vii. UNE-ISO 30300:2011 Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los
documentos. Fundamentos y vocabulario.
viii. UNE-ISO 30301:2011 Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los
documentos. Requisitos.
ix. UNE-ISO 23081 Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos.
Metadatos para la gestin de documentos.
x. UNE-ISO/TR 18492:2008 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin basada en
documentos.
xi. UNE-ISO/TR 26122:2008 IN: Informacin y documentacin. Anlisis del proceso de
trabajo para la gestin de documentos.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 22
5.2. Actores involucrados en la poltica de gestin
46. La disposicin adicional primera del R.D. 4/2010 ENI establece que la NTI de Poltica de
gestin de documentos electrnicos incluir, entre otros aspectos, las directrices para la
asignacin de responsabilidades, tanto directivas como profesionales.
47. Con tal finalidad, el apartado IV de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos
refleja los actores involucrados en la definicin, aprobacin e implantacin de la poltica de
gestin de documentos electrnicos.
IV. Actores involucrados.
Los actores involucrados en la definicin, aprobacin e implantacin de la poltica de
gestin de documentos electrnicos en una organizacin, sern, al menos, los siguientes:
1. La alta direccin que aprobar e impulsar la poltica.
2. Los responsables de procesos de gestin que aplicarn la poltica en el marco de los
procesos de gestin a su cargo.
3. El personal responsable de la planificacin, implantacin y administracin del
programa de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e
instruido en gestin y conservacin documental y que participar en el diseo,
implementacin y actualizacin de los sistemas de gestin y conservacin documental.
4. El personal implicado en tareas de gestin de documentos electrnicos que aplicar
lo establecido en la poltica a travs del programa de tratamiento implantado.
48. La Figura 5 muestra los roles asociados a cada uno de los actores involucrados en la
definicin, aprobacin e implantacin de la poltica de gestin de documentos electrnicos.
Figura 5. Actores involucrados en la poltica de gestin y responsabilidades asociadas.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 23
6. PROGRAMA DE TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS
ELECTRNICOS
49. El apartado V de la NTI, establece cmo la gestin de documentos electrnicos se concreta
en un programa de tratamiento especfico para la gestin de documentos electrnicos de
una organizacin, de aplicacin tanto en entornos puramente electrnicos como hbridos, en
los que documentos en soporte papel conviven con los documentos electrnicos.
V. Programa de tratamiento de documentos electrnicos.
V.1 El diseo, desarrollo e implantacin de los procesos, tcnicas y operaciones de
gestin de documentos electrnicos se concretar en un programa de tratamiento
especfico para la gestin de documentos y expedientes electrnicos.
V.2 Dicho programa de tratamiento se aplicar de manera continua sobre todas las
etapas o periodos del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrnicos para los
que garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad;
permitiendo la proteccin, recuperacin y conservacin fsica y lgica de los documentos y
su contexto.
50. La aplicacin de los procedimientos o la secuencia coordinada de procesos, tcnicas y
operaciones de gestin de documentos a lo largo del ciclo de vida de los documentos
(descrito en el punto 4.3 de la presente gua) atiende a lo establecido en el artculo 21 del
R.D. 4/2010 ENI permitiendo:
i. Identificar los documentos precisos en cada proceso de actividad.
ii. Determinar la forma y estructura en que los documentos deben ser creados y
posteriormente incorporados al sistema de gestin de documentos electrnicos de la
organizacin.
iii. Determinar los metadatos que deben ser asignados al documento electrnico, tanto en el
momento en que es incorporado al sistema (captura) como a lo largo de su ciclo de vida.
iv. Establecer los pasos a seguir para la formacin de expedientes o agrupaciones de
documentos en el contexto de los tipos de actuaciones o series concretas.
v. Establecer la estrategia para garantizar la conservacin de los documentos y las
condiciones de acceso, uso y reutilizacin correspondientes, incluyendo la conversin de
formatos y las migraciones.
vi. Velar por el cumplimiento de los requisitos legales y normativos, especialmente en
cuanto a lo que se refiere a la seguridad, a la accesibilidad y al tratamiento de los datos
de carcter personal, as como a la ejecucin de los procesos relacionados con la
interoperabilidad y de las acciones dictaminadas sobre los documentos electrnicos.
vii. Proporcionar informacin en modo de pistas de auditora que permitan acreditar que los
documentos estn protegidos frente a cualquier acceso, modificacin y destruccin no
autorizados.
viii. Garantizar, en ltima instancia, la creacin, la captura en el sistema y el mantenimiento
de documentos electrnicos autnticos, fiables, ntegros y disponibles.
ix. Identificar las oportunidades de mejora y evaluar los posibles riesgos derivados de la
gestin de documentos electrnicos.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 24
7. PROCESOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS
ELECTRNICOS
51. El apartado VI de la NTI, establece los procesos de gestin de documentos electrnicos
mnimos necesarios que se implementarn en cada organizacin.
VI. Procesos de gestin de documentos electrnicos.
Los procesos de gestin de documentos electrnicos de una organizacin incluirn, al
menos, los siguientes:
1. Captura de documentos, que incluir el tratamiento de los metadatos mnimos
obligatorios definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento
Electrnico.
2. Registro legal de documentos, definido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de
Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo
Comn que, adems del tratamiento de documentos electrnicos recibidos, atender a la
posibilidad de digitalizar documentos en soporte papel segn lo establecido en la Norma
Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos.
3. Clasificacin de documentos, que incluir los criterios de formacin de expedientes y
agrupaciones de documentos electrnicos segn la Norma Tcnica de Interoperabilidad
de Expediente electrnico, as como la clasificacin funcional de acuerdo con el cuadro de
clasificacin de la organizacin.
4. Descripcin de documentos, que atender a lo establecido en el apartado VII de
esta norma as como a la posible redaccin de un esquema institucional de metadatos.
5. Acceso a los documentos, que contemplar la posible regulacin institucional de
dicha prctica as como la trazabilidad de las acciones que se realizan sobre cada uno de
ellos.
6. Calificacin de los documentos, que incluir:
i. Determinacin de los documentos esenciales.
ii. Valoracin de documentos y determinacin de plazos de conservacin.
iii. Dictamen de la autoridad calificadora.
7. Conservacin de los documentos en funcin de su valor y tipo de dictamen de la
autoridad calificadora, a travs de la definicin de calendarios de conservacin.
8. Transferencia de documentos, que incluir las consideraciones para la transferencia
entre repositorios as como las responsabilidades en cuanto a su custodia.
9. Destruccin o eliminacin de los documentos, que atender a la normativa aplicable
en materia de eliminacin de Patrimonio Documental y contemplar la aplicacin de las
medidas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero,
por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la Administracin
Electrnica: Borrado y destruccin del captulo de Proteccin de los soportes de
informacin [mp.si] y Limpieza de documentos del captulo de Proteccin de la
informacin [mp.info].
52. A continuacin se describe cada uno de estos procesos de gestin de documentos
electrnicos.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 25
7.1. Captura
VI. Procesos de gestin de documentos electrnicos.
Los procesos de gestin de documentos electrnicos de una organizacin incluirn, al
menos, los siguientes:
1. Captura de documentos, que incluir el tratamiento de los metadatos mnimos
obligatorios definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento
Electrnico.
53. La captura del documento electrnico, dotndolo de un identificador, seala su entrada en
un sistema de gestin de documentos electrnicos y garantiza su identificacin unvoca. En
el momento de la captura se establece una relacin entre el documento, su productor o
creador y el contexto en que se origin. Esto se consigue mediante la asignacin de los
metadatos mnimos obligatorios definidos en la NTI de Documento Electrnico, lo que
permite, entre otras cosas:
i. Situar el documento en relacin con el proceso de gestin donde se origin o al cual se
incorpora.
ii. Asociarlo a otros documentos, pasando ste a formar parte de un expediente electrnico
o una agrupacin documental.
iii. Identificar los plazos de las acciones dictaminadas pendientes de ejecucin que se
asocian al documento, o en su caso, al expediente o agrupacin documental.
54. La captura de un documento electrnico se completa con otros procesos y operaciones de
gestin de documentos, tales como el registro, la clasificacin o su inclusin en el ndice de
un expediente electrnico, tal y como se indica en la NTI de Expediente Electrnico.
7.2. Registro
VI. Procesos de gestin de documentos electrnicos.
Los procesos de gestin de documentos electrnicos de una organizacin incluirn, al
menos, los siguientes:
1.
2. Registro legal de documentos, definido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de
Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo
Comn que, adems del tratamiento de documentos electrnicos recibidos, atender a la
posibilidad de digitalizar documentos en soporte papel segn lo establecido en la Norma
Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos.
55. El proceso de registro es un requisito legal definido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre,
de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo
Comn que marca la incorporacin de un documento al sistema de gestin de documentos
de una organizacin.
56. El proceso de registro es relevante puesto que proporciona rastro evidente de la entrada y la
salida de un documento de una organizacin, lo que asegura su existencia, y sirve para
facilitar informacin al ciudadano respecto a su estado de tramitacin.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 26
57. Registrar consiste en la introduccin de una breve informacin descriptiva o de metadatos
sobre el documento (el asiento), y la asignacin de un identificador dentro del sistema. Esta
informacin descriptiva obligatoria se detalla en la legislacin de Procedimiento
Administrativo en vigor.
58. Habida cuenta de que la iniciativa en la presentacin de documentos ante cualquier
organizacin corresponde al ciudadano, la Ley 11/2007, de 22 de junio, establece la
posibilidad de digitalizar documentos en papel coincidiendo con el proceso de registro, con
el fin de facilitar la gestin de los documentos mediante su conversin a un formato digital.
Por esta causa deber tenerse en cuenta la NTI de Digitalizacin de Documentos.
7.3. Clasificacin
VI. Procesos de gestin de documentos electrnicos.
Los procesos de gestin de documentos electrnicos de una organizacin incluirn, al
menos, los siguientes:
2. ...
3. Clasificacin de documentos, que incluir los criterios de formacin de expedientes y
agrupaciones de documentos electrnicos segn la Norma Tcnica de Interoperabilidad
de Expediente electrnico, as como la clasificacin funcional de acuerdo con el cuadro de
clasificacin de la organizacin.
59. La clasificacin funcional consiste en agrupar documentos segn criterios de actividad, lo
que sirve para:
i. Establecer vnculos entre diferentes actuaciones representadas en documentos y
expedientes electrnicos constituyendo agrupaciones..
ii. Ayudar a la recuperacin de documentos electrnicos referentes a una funcin o una
actividad concreta.
iii. Definir niveles de seguridad y acceso para documentos, expedientes y otras
agrupaciones de documentos, en aplicacin de las polticas de acceso y las actuaciones
de calificacin, lo que le permite atribuir permisos de acceso a los usuarios.
iv. Asignar a las agrupaciones documentales los plazos de conservacin correspondientes
en atencin a los valores de los documentos y a los calendarios de conservacin
existentes.
v. Facilitar la definicin de dictmenes de la autoridad calificadora y realizar acciones de
conservacin coherentes.
60. La clasificacin de cada organizacin se concreta, en la prctica de la gestin de los
documentos, en los denominados cuadros de clasificacin de documentos, que pueden
definirse como una estructura de categoras funcionales organizadas de manera codificada,
jerrquica y lgica, sobre la base del conjunto de las actividades desarrolladas por la
organizacin en el cumplimiento de sus fines.
61. La clasificacin de documentos puede completarse mediante la definicin de lenguajes o
vocabularios controlados, como los tesauros, destinados a explicitar las definiciones y el uso
especficos de los trminos en la organizacin o grupo de organizaciones afines, e ndices.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 27
62. En el caso de expedientes electrnicos1, agregaciones y series de documentos electrnicos,
en esta fase se indicarn los criterios de formacin de dichas agrupaciones incluyendo los
patrones de creacin de ndices electrnicos correspondientes.
7.4. Descripcin
VI. Procesos de gestin de documentos electrnicos.
Los procesos de gestin de documentos electrnicos de una organizacin incluirn, al
menos, los siguientes:
3.
4. Descripcin de documentos, que atender a lo establecido en el apartado VII de
esta norma as como a la posible redaccin de un esquema institucional de metadatos.
63. Una adecuada gestin de documentos permite a las organizaciones identificar y recuperar
los documentos electrnicos cuando sean requeridos. Por ello, cada organizacin define su
propio modelo de descripcin de documentos.
64. La descripcin es un proceso de gestin documental que se nutre principalmente de la
informacin aportada durante la asignacin de los metadatos necesarios para la gestin de
los documentos electrnicos.
65. El proceso de descripcin se orienta especficamente a la recuperacin de la informacin,
por lo que incluye la definicin de normas y reglas para la representacin de entidades (por
ejemplo, documentos, agentes y funciones) y de los lenguajes documentales que facilitan la
organizacin de la informacin a nivel lgico (por ejemplo, ndices de materias y tesauros
especializados).
66. Para definir su propio modelo de descripcin de documentos, la organizacin podra tener
en cuenta las diferentes normas existentes para la representacin de entidades, tanto
internacionales como nacionales, obligatorias o de referencia, que en todo caso
documentara en su manual de procesos de gestin de documentos conforme a sus
necesidades y normativa especfica.
7.5. Acceso
VI. Procesos de gestin de documentos electrnicos.
Los procesos de gestin de documentos electrnicos de una organizacin incluirn, al
menos, los siguientes:
4. ...
5. Acceso a los documentos, que contemplar la posible regulacin institucional de
dicha prctica as como la trazabilidad de las acciones que se realizan sobre cada uno de
ellos.
1 Vase la Gua de aplicacin de la NTI de Expediente Electrnico.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 28
67. La poltica de gestin de documentos de una organizacin establece directrices para el
acceso a los documentos, en funcin de sus caractersticas, sus valores y lo sealado en la
legislacin de aplicacin en cada caso, tanto general como reguladora de su actividad.
68. Los valores y las caractersticas de los documentos varan con el paso del tiempo y segn el
ciclo de vida de los documentos, por lo que el uso de los metadatos es esencial en la
automatizacin de la gestin del acceso a los documentos electrnicos. El control de los
permisos de acceso y las responsabilidades vinculadas a esas funciones es un proceso
constante en los sistemas de gestin de documentos electrnicos, que los responsables del
sistema realizan de forma coordinada con los responsables de la gestin y conservacin de
los documentos.
69. El control de acceso est llamado a garantizar que:
i. Los documentos se dividen en categoras de acuerdo con su nivel de seguridad en un
momento dado.
ii. Acceso y uso restringido a los documentos a los agentes correspondientes en las formas
autorizadas.
7.6. Calificacin
VI. Procesos de gestin de documentos electrnicos.
Los procesos de gestin de documentos electrnicos de una organizacin incluirn, al
menos, los siguientes:
5.
6. Calificacin de los documentos, que incluir:
i. Determinacin de los documentos esenciales.
ii. Valoracin de documentos y determinacin de plazos de conservacin.
iii. Dictamen de la autoridad calificadora.
70. El proceso de calificacin de los documentos incluye la valoracin, la determinacin de los
plazos de conservacin y transferencia de los documentos que se establezcan en el
dictamen que determine las acciones que se les van a aplicar a lo largo de su ciclo de vida.
71. En este proceso se determinan tambin los documentos que son esenciales para la
organizacin, en funcin de su importancia para el desarrollo de sus fines.
72. En algunas organizaciones, el proceso de calificacin de los documentos incluye la
determinacin de los plazos de acceso.
7.6.1. Determinacin de los documentos esenciales
73. La determinacin de los documentos esenciales sirve a los efectos de procurar una especial
proteccin a aquellos documentos que tienen una singular relevancia en relacin a las
funciones que desarrolla una organizacin.
74. Los documentos esenciales se determinan en el marco del proceso de calificacin de los
documentos de una organizacin.
75. En un programa de tratamiento para la gestin de documentos electrnicos, la gestin de los
documentos esenciales consiste en los siguientes pasos:
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 29
i. Obtencin de una copia autntica, de acuerdo con lo especificado en la NTI de
Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.
ii. Conservacin de la copia autntica obtenida en un servidor adecuado con el fin de
minimizar los riesgos que pudieran ser producidos en caso de siniestro y con las
medidas de seguridad adecuadas segn el ENS. Dicha conservacin puede consistir en
la transferencia de responsabilidad de su custodia a otra organizacin.
7.6.2. Valoracin de los documentos y determinacin de los plazos de
conservacin
76. Los plazos de conservacin de los documentos se determinan de acuerdo con el marco
legal o normativo, las necesidades de gestin y el valor a corto, medio y largo plazo de la
informacin que contienen.
77. La competencia y autoridad en cuanto a la determinacin de los plazos de conservacin de
los documentos corresponde a las comisiones calificadoras, creadas en el marco de la
legislacin reguladora del Patrimonio Documental del Estado2 y de las Comunidades
Autnomas, por lo que las Administraciones pblicas estarn sujetas a lo que determine la
legislacin que les afecte en cada caso.
7.6.3. Dictamen de la autoridad calificadora
78. El dictamen puede definirse como regulacin de las transferencias o la eliminacin de los
documentos de los sistemas en uso, cuando los valores probatorios han prescrito y/o han
transcurrido los plazos que la legislacin vigente ha establecido para su conservacin.
79. El tipo de dictamen con mayor impacto es la eliminacin, cuyo proceso se describe en el
punto 7.9.
7.7. Conservacin
VI. Procesos de gestin de documentos electrnicos.
Los procesos de gestin de documentos electrnicos de una organizacin incluirn, al
menos, los siguientes:
6.
7. Conservacin de los documentos en funcin de su valor y tipo de dictamen de la
autoridad calificadora, a travs de la definicin de calendarios de conservacin.
80. El ritmo acelerado del cambio tecnolgico hace que los documentos electrnicos precisen,
en algn momento, ser convertidos de un formato a otro o movidos de un sistema a otro
para asegurar su uso adecuado y mantener la capacidad de procesamiento. Para hacer
frente a esa necesidad existen mtodos como la conversin y la migracin
(fundamentalmente), as como la emulacin, el refresco y la replicacin, entre otros, si bien
en este momento ninguno de ellos garantiza totalmente una ptima conservacin a largo
plazo de estos documentos.
2 Real Decreto 1164/2002 de 8 de noviembre (http://www.boe.es/boe/dias/2002/11/15/pdfs/A40139-40143.pdf)
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 30
81. En este marco, las organizaciones precisan adoptar una estrategia de conservacin
digital, en la que se describan los requisitos y los procedimientos para llevar a cabo los
procesos y operaciones orientados a la conservacin de sus documentos electrnicos, en
funcin de la importancia otorgada a los documentos y del nivel de riesgo que cada
organizacin pueda asumir en funcin de sus necesidades y normativa especfica. Esta
estrategia se documenta y se somete a auditora o evaluacin peridica segn lo
establecido en los apartados VII y X de la NTI.
82. Algunos ejemplos de situaciones que requieren el empleo de mtodos de conservacin
digital seran los siguientes:
i. Cuando el soporte de almacenamiento y el formato de los documentos necesitan ser
renovados.
ii. Cuando exista la necesidad de migrar documentos de una estructura a otra, por ejemplo,
los documentos existentes en una base de datos residual (legacy) precisan
reestructurarse en una nueva base de datos consolidada.
iii. Cuando la plataforma en que los documentos fueron creados cambia y stos se migran a
la nueva plataforma.
iv. Cuando, desde una perspectiva de mejora en la gestin, se implanta un nuevo sistema
para adecuarlo a nuevas funcionalidades.
v. Cuando, desde la perspectiva del actual estado de la tcnica, es imposible la
conservacin de la firma electrnica a largo plazo.
83. El objeto de la estrategia consiste en evitar cualquier degradacin o prdida de las
caractersticas de los documentos, de acuerdo con un procedimiento que garantice el
mantenimiento del contenido, contexto y componentes del documento y su valor probatorio y
su fiabilidad como evidencia electrnica a lo largo del tiempo. Este procedimiento incluye
sistemas de copia, las operaciones concretas orientadas a la conservacin de los
documentos electrnicos y la funcionalidad de los repositorios, as como la conversin de
formatos analgicos a digitales y viceversa y la conversin de formatos por obsolescencia
tecnolgica. Todos estos procedimientos se disean e implementan segn lo establecido en
la NTI de Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.
84. Algunas referencias significativas para el desarrollo de un procedimiento de conservacin de
documentos electrnicos son:
i. ARMA Internationals The Digital Records Conversion Process: Program Planning,
Requirements, Procedures (ANSI/ARMA 16-2007), March 2007.
ii. DigitalPreservationEurope (DPE).
iii. ISO 14721:2003, Space data and information transfer systems Open Archival
Information System Reference model. Geneva, Switzerland: International Organization
for Standardization, 2003.
iv. Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Magenta Book. Issue
2. June 2012. CCSDS
v. Retention Management for Records and Information. (ANSI/ARMA 8 2005). Lenexa, KS:
ARMA International, February 2005.
85. Por otra parte, las organizaciones protegen los documentos contra el acceso y la
destruccin no autorizados, la prdida y el robo segn lo dispuesto en el ENS. Del mismo
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 31
modo deben protegerse frente a los desastres, por lo que establecen planes de
contingencia, segn el anlisis y la gestin del riesgo del ENS, que tienen en cuenta tanto
las actuaciones a desarrollar en el momento de la emergencia, como las que de deben
implantar para superar las consecuencias de un siniestro hasta que la organizacin recupere
la normalidad en el ejercicio de su actividad.
7.8. Trazabilidad
VI. Procesos de gestin de documentos electrnicos.
Los procesos de gestin de documentos electrnicos de una organizacin incluirn, al
menos, los siguientes:
7. .
8. Transferencia de documentos, que incluir las consideraciones para la transferencia
entre repositorios as como las responsabilidades en cuanto a su custodia.
86. El control de la trazabilidad es un proceso esencial de la gestin de documentos en una
organizacin en caso de que se produzcan movimientos dentro del repositorio o archivo
electrnico o transferencias a cualquier otra organizacin. Este proceso es llamado para
facilitar el seguimiento del movimiento y uso de los documentos dentro del sistema de
gestin de documentos, y por lo tanto debera quedar documentado por medio de los
metadatos de trazabilidad en los documentos electrnicos.
87. Por lo tanto este proceso es de especial relevancia para el proceso relativo a la
transferencia de documentos electrnicos.
88. La trazabilidad es necesaria para:
i. Identificar una accin pendiente de ejecucin.
ii. Permitir la recuperacin de un documento.
iii. Prevenir la prdida de documentos.
iv. Supervisar el uso y mantener un sistema de auditora de las operaciones relacionadas
con los documentos.
v. Mantener la capacidad de identificar las tareas que originaron los documentos
individuales cuando los sistemas se han fusionado o migrado.
89. La trazabilidad de las acciones sobre los documentos hace que sea necesario:
i. Definir dentro del sistema de gestin de documentos electrnicos los pasos que han de
darse sobre un documento o agrupacin documental para su creacin o uso.
ii. Asignar en el sistema de gestin a una persona o unidad determinada de la organizacin
la responsabilidad de las acciones ejecutadas.
iii. Registrar los siguientes pasos, con plazos o fechas, en los que tienen que efectuarse las
acciones predefinidas en el sistema para ejecutar la accin determinada.
90. Por ltimo destacar que la NTI de Documento Electrnico en su apartado VII.5 sobre el
intercambio de documentos electrnicos, establece que En caso de intercambio de
documentos electrnicos entre Administraciones pblicas que suponga una transferencia de
custodia o traspaso de responsabilidad de gestin de documentos que deban conservarse
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 32
permanentemente, el rgano o entidad trasferidora verificar la autenticidad e integridad del
documento en el momento de dicho intercambio.
7.9. Destruccin o eliminacin de documentos
VI. Procesos de gestin de documentos electrnicos.
Los procesos de gestin de documentos electrnicos de una organizacin incluirn, al
menos, los siguientes:
8.
9. Destruccin o eliminacin de los documentos, que atender a la normativa aplicable
en materia de eliminacin de Patrimonio Documental y contemplar la aplicacin de las
medidas de seguridad relacionadas definidas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero,
por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la Administracin
Electrnica: Borrado y destruccin del captulo de Proteccin de los soportes de
informacin [mp.si] y Limpieza de documentos del captulo de Proteccin de la
informacin [mp.info].
91. El proceso de eliminacin de documentos constituye un proceso clave en la gestin de
documentos y tiene como objetivo impedir su restauracin y posterior reutilizacin. Para ello,
es necesario aplicar un proceso que incluya tanto el borrado de la informacin (el propio
documento y sus metadatos) como la destruccin fsica del soporte, en funcin de las
caractersticas del formato y las del propio soporte.
92. De forma general, para la seleccin de los documentos que sern sometidos a un proceso
de eliminacin es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos:
i. Siempre se ejecuta con autorizacin expresa de la entidad u organizacin competente
en cuanto a la calificacin de los documentos.
ii. No se eliminan los documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y
obligaciones de las personas fsicas o jurdicas o cuando no hayan transcurrido los
plazos que la legislacin vigente establezca para su conservacin.
iii. No se eliminan documentos calificados como de valor histrico o de investigacin.
iv. Se preserva la confidencialidad de cualquier informacin que contengan los documentos
durante todo el proceso de eliminacin.
v. Todas las copias de documentos cuya destruccin est autorizada (incluidas las copias
de seguridad) son eliminadas.
93. Cada organizacin disear su proceso de eliminacin de acuerdo con la legislacin
especfica que resulte de aplicacin. El proceso a seguir, as como las circunstancias de la
ejecucin concreta cada vez que se lleve a efecto, ser documentado conforme a lo
establecido en el apartado VII de la NTI.
94. En cualquier caso, se tendrn en cuenta las medidas de seguridad del ENS relacionadas tal
y como indica el apartado.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 33
8. ASIGNACIN DE METADATOS
95. El R.D. 4/2010 ENI define los metadatos de gestin de documentos como informacin
estructurada o semiestructurada que hace posible la creacin, gestin y uso de documentos
a lo largo del tiempo en el contexto de su creacin. Los metadatos de gestin de
documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo
modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y
utilizan.
96. Adems, los metadatos proporcionan cobertura a los diferentes procesos que tienen lugar a
lo largo del ciclo de vida del documento electrnico. As, mediante la asignacin de los
metadatos se facilita que los documentos:
i. Puedan probar que son genuinos.
ii. Sean exactos y se pueda confiar en ellos.
iii. Permanezcan completos e inalterados.
iv. Se mantengan seguros frente al acceso, la alteracin o el borrado no autorizados.
v. Se puedan encontrar, recuperar y leer.
vi. Estn relacionados con otros documentos pertinentes.
97. Concretamente, la descripcin de los documentos electrnicos mediante la incorporacin de
metadatos permite:
i. Asegurar que se registra en los documentos la informacin contextual adecuada a los
procesos y actuaciones.
ii. Ayudar a descubrir y recuperar documentos mediante la aplicacin de vocabularios
controlados, esquemas de valores y otros esquemas descriptivos normalizados.
iii. Controlar el acceso a los documentos, sealando en el momento de su creacin e
incorporacin al sistema la categora de seguridad o legal de los documentos o cualquier
otra advertencia acerca de su conservacin o uso.
iv. Facilitar el acceso a, o la transferencia de, documentos entre organizaciones cuando
cambian las responsabilidades funcionales o de custodia.
v. Reducir el riesgo de acceso no autorizado o uso fraudulento de los documentos.
vi. Hacer posible la ejecucin de las acciones dictaminadas sobre los documentos.
vii. Asegurar que no se pierden los documentos esenciales cuando se implantan nuevos
sistemas.
viii. Ayudar a planificar la migracin de datos y otras necesidades de conservacin.
ix. Proporcionar una referencia para evaluar la calidad de la gestin de documentos dentro
y entre organizaciones, a efectos de auditora y control.
x. Integrar de manera eficaz la informacin acerca de documentos electrnicos y
documentos analgicos en los sistemas de control intelectual y en los instrumentos de
recuperacin.
98. El apartado VII de la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos establece la
manera en que las organizaciones han de gestionar los metadatos, y define una herramienta
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 34
de apoyo para facilitar a las organizaciones su adecuacin a los requisitos de
interoperabilidad en materia de gestin de documentos electrnicos.
VII. Asignacin de metadatos.
VII.1 Las organizaciones garantizarn la disponibilidad e integridad de los metadatos
de sus documentos electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre
cada documento y sus metadatos.
VII.2 La implementacin de los metadatos de gestin de documentos electrnicos para
su tratamiento y gestin a nivel interno ser diseada por cada organizacin en base a
sus necesidades, criterios y normativa especfica.
VII.3 Los metadatos de gestin de documentos electrnicos se articularn en
esquemas de metadatos que respondern a las particularidades y necesidades
especficas de gestin de cada organizacin.
VII.4 El Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-
EMGDE), disponible en el Centro de Interoperabilidad Semntica, que incluye los
metadatos mnimos obligatorios, definidos en las Normas Tcnicas de Interoperabilidad de
Documento electrnico y Expediente electrnico, as como otros metadatos
complementarios pertinentes en una poltica de gestin y conservacin de documentos
electrnicos, podr ser utilizado como referencia para la adecuacin a los requisitos de
interoperabilidad en materia de gestin documental.
99. Tal y como establece el apartado VII.2, la forma de implementacin de los metadatos de los
documentos electrnicos para su tratamiento y gestin a nivel interno es libre3, y como tal,
ser diseada por cada organizacin en base a sus necesidades, criterios y normativa
especfica. Este diseo debe atender en cualquier caso a la responsabilidad de cada una de
ellas de garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus documentos
electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre el documento y sus
metadatos.
100. Las posibilidades de implementacin a nivel interno van por tanto desde la integracin total
de los metadatos en los ficheros de los documentos electrnicos hasta la distribucin de
stos en diferentes aplicaciones de gestin de documentos que interactan con los ficheros
del documento, pasando por mltiples soluciones intermedias. En cualquier caso las
organizaciones habran de garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus
documentos electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre el
documento y sus metadatos.
101. El apartado VII.3 hace referencia a que los metadatos se articulan en esquemas de
metadatos, definidos por el R.D. 4/2010 ENI como instrumentos que definen la
incorporacin y gestin de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los
documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida.
102. Tal y como apunta el apartado VII.4, el esquema de metadatos recomendado por el ENI es
el e-EMGDE, disponible en el Centro de Interoperabilidad Semntica, y puede ser utilizado
como herramienta de apoyo para la adecuacin de cada organizacin a los requisitos de
interoperabilidad en materia de gestin de documentos, si bien cada una de ellas
3 Slo en el caso en que un documento electrnico intervenga en un proceso de intercambio, la implementacin de sus
metadatos, junto al resto de sus componentes, deber realizarse segn lo establecido a tal efecto en la NTI de Documento electrnico.
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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos 35
establecer sus aplicaciones particulares, de acuerdo con sus propias necesidades de
gestin de documentos complementarias a la interoperabilidad.
103. El esquema e-EMGDE constituye un modelo funcional para la aplicacin de los metadatos
como herramienta de gestin global dentro de una organizacin a travs de una
aproximacin multi-entidad en la que las relaciones entre documentos y el resto de
elementos del sistema son tratadas como una entidad ms.
104. El e-EMGDE est compuesto por una serie de elementos y sub-elementos definidos en un
marco multi-entidad.
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9. PROCESOS HORIZONTALES DE GESTIN DE
DOCUMENTOS ELECTRNICOS
105. Los procesos de gestin de documentos tratados en el punto 7 de la presente gua son
procesos que tienen lugar de forma secuencial y articulada sobre las fases del ciclo de vida
de los documentos. Sin embargo, existen otros procesos como son la documentacin,
formacin, supervisin y auditora y actualizacin, que se desarrollan de manera horizontal a
toda la gestin de documentos en una organizacin.
9.1. Documentacin
106. El apartado VIII de la NTI de Poltica de gestin de documentos establece las tareas en
relacin al proceso de documentacin de los procedimientos de gestin de documentos de
una organizacin.
VIII. Documentacin.
Cada organizacin elaborar y mantendr actualizados y documentados los
procedimientos de gestin de documentos a seguir en los distintos procesos de gestin
documental.
107. Por lo tanto, en relacin a los procesos de gestin de documentos que desarrolla, cada
organizacin elaborara un manual de procesos de gestin de documentos que podra
definirse como el conjunto de procedimientos para llevar a cabo los distintos procesos de
gestin de documentos.
108. Concretamente, dicho manual abordara cuestiones como la siguientes:
i. Qu documentos deben capturarse y, en su caso, registrarse.
ii. Qu criterios rigen la formacin de expedientes y agrupaciones de documentos.
iii. Cmo se lleva a cabo la prctica de la clasificacin funcional, de acuerdo con el cuadro
de clasificacin de los documentos.
iv. Definicin del proceso de descripcin y asignacin de metadatos, as como la redaccin
del esquema institucional de metadatos.
v. Durante cunto tiempo deben conservarse los documentos en funcin de sus valores y
su tipo de dictamen de la autoridad calificadora, a travs de la definicin de calendarios
de conservacin de los documentos.
vi. Transferencia de documentos entre diferentes repositorios, y la responsabilidad en
cuanto a su custodia.
vii. Determinacin e identificacin de los documentos esenciales.
viii. Regulacin institucional de la prctica del acceso a los documentos.
ix. Cmo se desarrollar la estrategia de conservacin de los documentos electrnicos, de
cara a su mantenimiento a lo largo del tiempo.
109. A la hora de documentar todas cuestiones, las organizaciones tendran en cuenta los
procedimientos establecidos por las autoridades calificadoras y archivsticas competentes,
de acuerdo con la legislacin de archivos que les sea de aplicacin en cada caso.
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9.2. Formacin
110. El artculo 21 del R.D. 4/2010 ENI incluye, entre sus medidas para garantizar la
interoperabilidad en relacin con la recuperacin y conservacin de los documentos
electrnicos, la formacin tecnolgica del personal responsable tanto de la ejecucin y del
control de la gestin de documentos electrnicos, como de su tratamiento y conservacin en
repositorios o archivos electrnicos. Esta necesidad se reafirma en la disposicin adicional
segunda del R.D. 4/2010 ENI, en el sentido de que el personal de las organizaciones
recibir la formacin necesaria para garantizar el conocimiento del ENI.
111. Como respuesta a esta necesidad, la NTI de Poltica de gestin de documentos establece
en su apartado IX los aspectos a cumplir por parte de las organizaciones a este respecto.
IX. Formacin.
IX.1 El personal de las organizaciones recibir la formacin especfica y adecuada a
su rol necesaria para la gestin y conservacin de documentos y expedientes
electrnicos.
IX.2 Las organizaciones exigirn, de manera objetiva y no discriminatoria, que
aquellos que les presten servicios relacionados con la gestin y conservacin documental
cuenten con unos niveles idneos de gestin y madurez en los servicios prestados.
9.3. Supervisin y auditora
112. El apartado X de la NTI de Poltica de gestin