Guia Básico de ProcessosCorporativos do Sistema...
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1ª Versão
Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria
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CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
1ª VersãoCNI / Diretoria de Serviços Corporativos
2
PROCESSO GESTÃO DE VIAGENS
Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria
1ª Versão 3
CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
ÍNDICE
1 - INTRODUÇÃO
2 - VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES
3 - DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO
4 - FLUXOGRAMA DO PROCESSO
4.1 - ATIVIDADES CRÍTICAS DO PROCESSO
4.2 – RECOMENDAÇÕES GERAIS
5 - SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO
6 - EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL
PROCESSO GESTÃO DE VIAGENS
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CNI / Diretoria de Serviços Corporativos
PROCESSO GESTÃO DE VIAGENS
1 – INTRODUÇÃO
O processo de “Gestão de Viagens” tem como função realizar a gestão e controle na emissão de
passagens, reservas de hospedagem e pagamento de auxílios viagem para os empregados e terceirizados
do Sistema Indústria.
Este processo tem início na atividade receber solicitação de passagens, hospedagem e auxílio viagem e
término na atividade encaminhar planilha consolidada para Gestão da Folha de Pagamento.
Os indicadores propostos para sua medição são: gastos de viagens por colaboradores, saving de viagens,
valor total gasto com viagem, percentual de pedidos recebidos fora do prazo, percentual de prestação de
contas de viagens entregues.
As saídas deste processo têm como destinos: os processos de Contas a Pagar e Contas a Receber,
Gestão Contábil e Gestão da Folha de Pagamento e os solicitantes / terceiros.
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Contas a Pagar
2 – VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES
Auxílios viagens
Gestão de Viagens
PROCESSO GESTÃO DE VIAGENS
Solicitação de passagens,
hospedagem e auxílios viagens
Documentos Fiscais de despesas de
viagens
Pagamento de despesas de viagens
Arquivos de processamento de pagamentos
(CNAB)
Arquivos de retorno e
processamento de pagamento
Passagens, Hospedagens
Agências de viagens / Companhias aéreas
/ Hotéis
Prestação de ContasSolicitantes / Terceiros
Documentos de reservas de passagens e hospedagem
Solicitação de Auxílios viagens
Gestão da Folha de Pagamento
Planilha consolidada com informações e valores das diárias
de viagem
Demissão
Pendências na prestação de contas de viagens
Gestão ContábilPrestação de Contas
Contas a Receber
Ressarcimento
Documentos liquidados
Classificação / escrituração
fiscal e contábil
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ORIGEM ENTRADA
PADRÕES, NORMAS, POLÍTICAS, DIRETRIZES, LEIS
Política de Gestão de Viagens
Gestão de Viagens
INÍCIO FIM
Receber solicitação de passagens,
hospedagem e auxílio viagem
Encaminhar planilha consolidada para Gestão da Folha de
pagamento
FUNÇÃO: Realizar a gestão e controle na emissão de passagens, reservas de
hospedagem e pagamento de auxílios viagem para os empregados e terceirizados do
Sistema Indústria
ÁREA RESPONSÁVEL
Administrativo de Viagens
3 – DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO
SAÍDA DESTINO
Solicitantes
Solicitação de passagens, hospedagem e auxílio
viagem
Solicitante / Terceiros
Documentos de reserva de Passagens
Classificação / Escrituração Fiscal
e Contábil
Documentos Fiscais de despesas de viagens
Agência de Viagens /
Companhias áreas / Hotéis
Informações/reservas sobre passagens e hospedagem
Informações para emissão de passagens
PROCESSO GESTÃO DE VIAGENS
Documentos de reserva de Hospedagem
Gestão da Folha de Pagamento
Planilha consolidada com informações e
valores de diárias
Ressarcimento
Gestão ContábilPrestação de Contas
Reembolso
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4 – FLUXOGRAMA DO PROCESSO
PROCESSO GESTÃO DE VIAGENS
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4 – FLUXOGRAMA DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO)
PROCESSO GESTÃO DE VIAGENS
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4.1 – ATIVIDADES CRÍTICASATIVIDADE CRÍTICA 1 – ANALISAR PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGENS
PROCESSO GESTÃO DE VIAGENS
Durante a análise da prestação de contas os seguintes itens devem ser verificados:
• Apresentação do bilhete da passagem utilizado ou outro documento que comprove o deslocamento e
o período de viagem.
• Apresentação de notas fiscais que comprovem os consumos.
• Apresentação de bilhetes e/ou recibos que comprovem os deslocamentos feitos com táxi.
Observações:
• Prestações de contas pendentes impossibilitaram novas solicitações de viagens.
• Despesas extras como frigobar, telefonemas, lavanderias e outros consumos não são de
responsabilidade do Sistema Indústria.
• Despesas extraordinárias só poderão ser reembolsadas quando justificadas pelo titular da unidade e
aprovadas por quem autorizou a viagem, mediante apresentação dos respectivos comprovantes.
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4.2 – RECOMENDAÇÕES GERAIS
PROCESSO GESTÃO DE VIAGENS
Princípios gerais:
• Antes do planejamento da viagem deve ser estudada a possibilidade de utilização da infraestrutura de TI
e telecomunicações (videoconferência, webconference, audioconferência), evitando os deslocamentos
quando for verificada a possibilidade de utilização destes recursos.
• Recomenda-se que as compras das passagens aéreas e terrestres nacionais e internacionais sejam
feitas através de agências de viagens licitadas.
• O solicitante deve prestar todas as informações necessárias para emissão dos bilhetes e hospedagem.
• As solicitações devem ser autorizadas conforme alçadas de aprovação.
• Ao receber as confirmações a respeito da viagem, o empregado deve conferir se as mesmas estão de
acordo com o autorizado em tempo hábil para eventuais ajustes.
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5 – SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO
INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE
1Gastos de viagens por
colaboradores
(total gastos com viagens em R$ / Quantidade de colaboradores que
viajaram) Custo R$
Menor,Melhor
Mensal
2 Saving de viagens(∑ Valor das Tarifas Cheias) - (∑ Valor Gasto)/ (∑ Valor Tarifas
Cheias)Qualidade %
Maior,Melhor
Mensal
COMO VAMOS MEDIR SE O PROCESSO EXECUTA SUA FUNÇÃO?
FUNÇÃO DO PROCESSO: Realizar a gestão e controle na emissão de passagens, reservas de hospedagem e pagamento de auxílios viagem para os empregados e terceirizados do Sistema Indústria
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5 – SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO)
INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE
3 Valor total gasto com viagemTotal de gastos com passagens e
hospedagens (nacionais e internacionais)
Custo R$Menor,Melhor
Mensal
4Percentual de pedidos recebidos fora do prazo
(Número de pedidos recebidos fora do prazo/ Número total de viagem
recebidos no mês) X 100Prazo %
Menor,Melhor
Mensal
5Percentual de prestação de contas de viagens entregues
(Número de prestação de contas de viagens entregues / Número de viagens realizadas) X 100
Qualidade %Maior,Melhor
Mensal
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6 – EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL
PROCESSO GESTÃO DE VIAGENS
Maurício Vasconcelos de Carvalho - Gerente Executivo da ADINF
Helton Flávio de Camargos - Gerente de Apoio Administrativo e Patrimônio
E-mail: [email protected]
Telefone: (61)3317-9003
Em caso de dúvidas e sugestões:
Jucélia Ferreira Rocha – Analista Administrativo
E-mail: [email protected]
Telefone: (61)3317-9316