Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

1

SISTEMAS DE INFORMACIN

Cuando se piensa sobre el porqu del uso de computadoras en las empresas,

la respuesta parece bastante obvia, para registrar los eventos que se van sucediendo.

Sin embargo existe un motivo an ms importante y no tan obvio, y es que la

informacin puede usarse para respaldar la toma de decisiones. Sin importar el

tamao de una empresa u organizacin, la conduccin exitosa de la misma estar

dramticamente influenciada por la precisin de sus registros y la adopcin de

decisiones acertadas.

Los enlaces de comunicacin y las bases de datos permiten el acceso a

recursos de informacin que estn ms all de la inmediatez fsica, sobrepasando las

limitaciones geogrficas. Las computadoras permiten la utilizacin de masas de

informacin las cuales, no eran concebibles hasta hace algunos aos. Pero no slo

basta la disponibilidad de la cantidad de informacin, se trata de contar con

informacin de calidad. Los sistemas de informacin basados en computadoras no

slo son capaces de suministrarnos informacin de calidad y oportuna, sino que

tambin pueden respaldar la toma de decisiones.

SISTEMAS ORGANIZACIONALES CONCEPTOS

En un sentido amplio, un sistema es un grupo de componentes

interrelacionados trabajando juntos con un objetivo comn. As, por ejemplo, los

habitantes de un pas viven inmersos en un sistema econmico en el que se llevan a

cabo actividades de intercambio de bienes y servicios, con la finalidad de obtener

algn beneficio de tales intercambios. Cualquier organizacin puede ser concebida

como un sistema. Una compaa, por ejemplo, posee componentes (mercadotecnia,

manufactura, ventas, investigacin, distribucin, contabilidad y personal) los cuales

trabajan juntos para obtener utilidades que beneficien tanto a sus empleados, como a

sus accionistas.

Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

2

Un sistema de manufactura

Cada uno de estos componentes, es a su vez un sistema en s mismo. Todo

sistema organizacional cuenta con una entidad abstracta denominada sistema de

informacin. Este sistema es el medio que permite a los datos, fluir entre los diferentes

departamentos o personas que integran la organizacin.

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS:

La finalidad de un sistema es la razn de su existencia. El sistema digestivo por

ejemplo, permite a los seres vivos procesar los alimentos y convertirlos en nutrientes

que proporcionan energa, para que sean empleados por los dems sistemas que los

componen.

Los sistemas interaccionan con su medio ambiente, estos son los objetos que

estn fuera de sus fronteras. Se llaman sistemas abiertos aquellos sistemas que

interactan con su medio ambiente (recibiendo entradas y generando salidas). En

contraposicin aquellos que no interactan con su medio ambiente se denominan

sistemas cerrados. Los sistemas cerrados tienen slo un valor conceptual terico; en

realidad todos los sistemas son sistemas abiertos.

Los sistemas tienen tres componentes interactivos funcionales: la entrada, el proceso

y la salida. La entrada involucra la captacin y acopio de elementos que se deben

insertar al sistema para ser procesados. Un ejemplo de entrada para un sistema de

manufactura es la materia prima, la energa y esfuerzo humano provistos para

asegurar la produccin. El procesamiento incluye los procesos de transformacin para

Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

3

convertir las entradas en salidas (ejemplo los procesos de fabricacin). La salida, son

los elementos procesados en su estado final, resultantes de la actividad

transformadora, como los bienes manufacturados por una fbrica.

SISTEMAS ORGANIZACIONALES

Las organizaciones estn formadas por muchos sistemas, cada uno con sus

propias caractersticas, que a su vez son similares en sistemas del mismo tipo. Por

ejemplo, todos los sistemas manufactureros tienen semejanzas. Su fin comn es la

produccin de bienes que satisfagan la demanda del mercado. Para lograr su objetivo,

los sistemas interactan con su medio ambiente para conseguir la materia prima e

implementos, los obreros y el conocimiento para elaborar sus productos.

A su vez los sistemas generan salidas resultantes de su actividad, como

productos terminados, desechos y tecnologa para la produccin. Estos sistemas

deben estar bajo control, con la finalidad de mantener su adecuado funcionamiento.

Los gerentes y empleados, vigilan el nivel de desempeo y comparan con la

produccin planificada a fin de aplicar los cambios requeridos, si existiesen

diferencias.

Al mismo tiempo los sistemas de fabricacin, son subsistemas de otras

organizaciones de mayor tamao, que contienen otros sistemas; como por ejemplo,

subsistemas para la obtencin de materia prima o de mantenimiento de equipos.

Como puede observarse, todos los sistemas comparten caractersticas generales.

Bajo esta perspectiva, cualquier sistema puede examinarse en este til y flexible

marco de referencia, que permite usar los conceptos de sistemas en cualquier

organizacin en general, y especialmente en el diseo de sistemas de informacin.

QU ES UN SISTEMA DE INFORMACIN?

Los sistemas de informacin dentro de una organizacin, no son algo nuevo.

Desde mucho antes de utilizar las computadoras para su automatizacin, las

organizaciones reunan, almacenaban y actualizaban informacin en el transcurso

normal de su actuacin diaria. Tanto antes como ahora, los sistemas de informacin

consistan en procedimientos y reglas establecidas para entregar informacin a los

Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

4

miembros de la organizacin. Cada una de estas personas, requiere informacin

distinta en la realizacin de su trabajo, las reglas del sistema indican el tipo, momento,

formato y cual es la persona a quien se debera entregar una informacin especfica.

Pero un sistema manual de informacin puede llegar a ser ineficiente y

frustrante, incluso en organizaciones pequeas. Un sistema de informacin

automatizado o basado en computadoras, es la integracin de hardware, software,

personas, procedimientos y datos. Todos estos elementos se conjugan, trabajando

juntos, para proporcionar informacin bsica para la conduccin de la empresa. Esta

informacin hace posible que las empresas lleven a cabo sus tareas con mayor

calidad y facilidad.

Los sistemas de informacin computarizados, adems de llevar un seguimiento

de las transacciones y operaciones diarias, propias del negocio, sirven de apoyo al

flujo de informacin interno de la organizacin. La finalidad de los sistemas de

informacin organizacionales es, procesar entradas, mantener archivos de datos

relacionados con la organizacin y producir informacin, reportes y otras salidas para

los usuarios que las necesitan. Puesto que los sistemas de informacin dan soporte a

los dems sistemas de la organizacin, los analistas de sistemas tienen que estudiar

primero el sistema organizacional como un todo y as entonces, poder precisar cules

son y cmo funcionan los sistemas de informacin de la organizacin.

Un sistema de informacin procesa datos y produce informacin

COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN.

Los sistemas de informacin dependen de otros subsistemas componentes

para poder llevar a cabo las actividades de entrada, proceso, salida, almacenamiento y

control que convierten recursos de datos en productos de informacin. Estos

Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

5

subsistemas incluyen personas, hardware, software, procedimientos y datos. En lo que

sigue se detalla sobre cada uno de ellos.

Personas: Un sistema de cmputo involucra una variada gama de personas

relacionadas con el mismo, puesto que su construccin, mantenimiento y uso

representan una labor con cierto grado de complejidad. Se pueden dividir en dos

grandes grupos: Los usuarios finales y los especialistas o profesionales.

Los usuarios finales son aquellos que operan o interaccionan directamente con el

sistema a travs de una estacin de trabajo o incluso, quienes reciben reportes e

informacin generada por el sistema.

Entre los profesionales se encuentran: Los analistas de los sistemas de informacin,

encargados de idear soluciones cuando se requiere un nuevo sistema, actualizarlo,

modificarlo o reconstruirlo; los programadores, que crean los programas de cmputo

que forman parte de los sistemas de informacin; los administradores del sistema,

encargados de mantener el sistema en buenas condiciones; los capacitadores, que

instruyen y preparan a los usuarios para la utilizacin del sistema.

Hardware: Consiste en los equipos, dispositivos y medios necesarios que constituyen

la plataforma fsica mediante la cual, el sistema de informacin puede funcionar. Se

incluyen aqu, por supuesto, los que permiten las comunicaciones y los enlaces de red.

Estos recursos son, por ejemplo, computadoras, monitores, impresoras, disquetes o

componentes de almacenamiento de informacin externos, disco ptico, papel de

impresin, cableado de red, y otros.

Software o programas: Son el componente lgico, es decir, los programas, las

rutinas e instrucciones que conforman el sistema de informacin. Se les suele

denominar aplicacin de sistema de informacin. Es as como los sistemas de

informacin pueden tener aplicaciones particulares, por ejemplo, para el rea de

ventas, de contabilidad, de personal o de compras. La aplicacin que conforma un

sistema de informacin completo contiene subconjuntos de programas que se

encargan de apoyar las distintas actividades propias de la organizacin.

Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

6

Componentes de un Sistema de Informacin

Cuando se habla de sistema de informacin, las personas suelen pensar que

se refiere slo a la aplicacin, al conjunto de programas que la constituye. En general

este es el uso convencional y aceptado, pero realmente es slo una parte, un

componente o subsistema como se ha explicado.

Datos: Unidades de informacin que son almacenadas y generadas en el transcurrir

de la labor de la empresa. Los datos son almacenados en las denominadas bases de

datos o bases de conocimiento.

IMPACTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.

La implantacin y uso de un sistema de informacin dentro de una organizacin

regularmente desencadena una serie de consecuencias, de las cuales unas son

positivas y otras no lo son. A continuacin, algunas de las ventajas de contar con un

sistema de informacin y algunos puntos negativos que las organizaciones deben

enfrentar al implantar un sistema de informacin:

Entre las ventajas de la utilizacin de un sistema de informacin computarizado

Control ms efectivo de las actividades de la organizacin.

Integracin de las diferentes reas que conforman la organizacin.

Integracin de nuevas tecnologas y herramientas de vanguardia.

Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

7

Ayuda a incrementar la efectividad en la operacin de las empresas.

Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.

Disponibilidad de mayor y mejor informacin para los usuarios en tiempo real.

Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos

distantes.

Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos.

Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con

fines de evaluacin y control.

Entre las desventajas se puede encontrar:

El tiempo que pueda tomar su implementacin.

La resistencia al cambio de los usuarios.

Problemas tcnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de

hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para

apoyar ciertas actividades de la organizacin.

CATEGORAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.

En la medida en que ms funciones de las organizaciones se han

automatizado, los sistemas de informacin se han tornado aceleradamente ms

especializados, dando origen a distintos sistemas de informacin. Estos sistemas

individuales podran llegar a combinarse para convertirse en componentes o

subsistemas del sistema general de informacin propio de una organizacin. Los

sistemas componen una pirmide, sirviendo de apoyo esencialmente ms no es

exclusivo, a uno de los niveles jerrquicos conformados por el personal de la empresa.

En esencia, se tiene en las organizaciones, tres tipos de sistemas de informacin

especializados.

Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

8

Categoras de los sistemas de informacin organizacionales.

1. Sistema de procesamiento de transacciones: (Registra las operaciones diarias).

Estos sistemas permiten a la organizacin mejorar y mantener un seguimiento o

registro de sus operaciones o transacciones rutinarias, cuyos datos son almacenadas

en una base de datos. Es por esta razn que tambin se les llama sistemas de

procesamiento de datos. Los datos de las operaciones son integrados a la base de

datos, en la cual se registran las transacciones de la organizacin. La base de datos

as conformada puede servir de apoyo a los otros tipos de sistemas de informacin. Un

sistema comn de procesamiento de transacciones en todas las empresas es el

relacionado con el rea de contabilidad. Entre las actividades que automatiza se

encuentra el procesamiento de rdenes de venta, control de cuentas por cobrar,

inventario, cuentas por pagar y nmina.

2. Sistema de informacin gerencial o administrativa: (Produce reportes

estructurados). Es un tipo de sistema de informacin que arroja reportes

estandarizados en forma breve y estructurada. Apoya la gestin del personal de rango

medio. Se diferencian de los sistemas de procesamiento de transacciones en que los

primeros asisten o mantienen a la base de datos, en tanto que el sistema de

informacin gerencial realmente hace uso de la base de datos. Puede requerir de

Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

9

administracin de la base de datos que integre las bases de datos de los diferentes

departamentos. El personal de nivel medio requiere en general de informacin

resumida originada en distintas unidades funcionales. Es capaz de producir reportes

predeterminados, con un formato previo ya determinado que presenta siempre el

mismo tipo de contenido.

Existen tres categoras comunes de reportes en toda organizacin. Los

reportes peridicos, que se producen a intervalos de tiempo regulares, por ejemplo, los

reportes de ventas mensuales. Los reportes de excepcin, que indican

acontecimientos inusuales, por ejemplo, un reporte que muestre que la venta de cierto

artculo se encuentre muy por encima de los pronsticos. Los reportes a solicitud, que

son realizados por peticin expresa, por ejemplo, cantidad de empleados, de sexo

femenino, en un rango determinado de edad; es un reporte que no se requiere con

periodicidad, sino en una situacin ocasional, como la evaluacin para la contratacin

de un seguro mdico para los empleados.

3. Sistema de apoyo ejecutivo o soporte de decisiones: (Apoyo al anlisis de

situaciones imprevistas). Se diferencia de los anteriores, en que es una herramienta

flexible de anlisis que produce reportes sin formato fijo. Estos sistemas permiten a los

gerentes obtener respuestas a problemas inesperados y relativamente excepcionales.

Existen algunas decisiones que no son de naturaleza recurrente y que deben

enfrentarse muy ocasionalmente o incluso una sola vez. Una decisin se considera no

estructurada cuando no se cuenta con procedimientos claros, preestablecidos para

adoptarla y no es posible identificar anticipadamente todos los factores a considerar en

la decisin. Un factor clave en el uso de estos sistemas es la flexibilidad de definir la

informacin necesaria. Incluso ocurre que conforme se adquiere informacin, el

gerente requiera ms informacin, dando un nuevo giro a sus requerimientos iniciales.

Como se percibe, en estos casos, no es posible disear previamente ni el formato, ni

el contenido de los reportes del sistema.

Este tipo de sistema debe brindar flexibilidad para que el usuario (gerente o

directivo) pueda solicitar informes definiendo el contenido y la manera de presentar la

informacin. El criterio de los directivos juega un papel importante en la toma de

decisiones en problemas no estructurados. Los sistemas que dan soporte, se limitan a

respaldar, pero no reemplazan el criterio del directivo.

Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

10

OTROS SISTEMAS DE INFORMACIN.

Sistemas de automatizacin para oficinas: Los empleados de una empresa utilizan

diversas aplicaciones, como procesadores de texto, hojas de clculo y programas de

comunicaciones para encarar tareas diarias y rutinarias de una oficina: envo de

cartas, memorandos, relacin de productos o servicios. Los sistemas automatizados

de una oficina pueden constituirse a partir de aplicaciones comerciales bsicas que

pueden ser adquiridas en el mercado, en lugar de desarrollar hasta las ms mnimas

soluciones.

Sistemas expertos: Estos sistemas automatizan el proceso de toma de decisiones en

un rea especfica, como diagnsticos mdicos, mecnicos o revisin de historias de

crdito para aprobacin de solicitudes de prstamo. Los sistemas expertos tienen la

capacidad de analizar datos y luego suministrar una recomendacin que indica el

curso de accin. Por ejemplo, un sistema de diagnstico mecnico experto, puede

proporcionar el diagnstico ms probable basndose en condiciones que presenta una

maquinaria. La creacin de un sistema experto requiere de una abundante coleccin

de destreza y experticia humana en un campo especfico que es recogido en una base

de datos de tipo especial altamente detallada que se denomina base de

conocimientos. Una pieza de software llamada mecanismo de inferencia, examina los

datos disponibles, relacionados con la base de conocimientos y selecciona la

respuesta ms apropiada.

Sistema de trabajo en grupo (Groupware): Existen situaciones en que para la

resolucin de problemas complicados es necesario conformar equipos que se

encarguen del asunto. Un sistema de apoyo de decisiones grupales permite el trabajo

colectivo. Esto se consigue utilizando computadoras con software interactivo, que usa

diversas tecnologas de telecomunicacin, y permite la intercomunicacin inmediata

entre usuarios ubicados incluso en sitios lejanos. Estos sistemas pueden integrar

programas que les permitan tener acceso a otros sistemas de informacin propios de

la empresa para obtener informacin inmediata y especifica de, por ejemplo,

produccin, finanzas, ventas, y otros.

VISIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

11

Los sistemas de informacin computarizados forman hoy da parte

imprescindible de la mayora de las organizaciones. Contar con fuentes de informacin

confiables, veraces y oportunas que ofrezcan un criterio para la toma de decisiones

acertadas en beneficio de la organizacin es algo que todo gerente anhela. Los

sistemas de informacin son los encargados de que el flujo de informacin en la

organizacin sea adecuado, ofrecen la posibilidad de contar con informacin de

calidad, que genera un mejor desenvolvimiento de todos los dems componentes de la

organizacin.

Gracias a los nuevos adelantos tecnolgicos los beneficios que aportan los

sistemas de informacin se han extendido ms all de los lmites de las instalaciones

de la organizacin. Es factible que los sistemas de informacin del futuro mediante la

incorporacin de las mejoras tecnolgicas de hardware y software, ofrezcan una

mayor capacidad y abundancia de an mejores opciones adicionales. Es claro que hoy

se conforma una sociedad de la informacin que incorpora grandes avances

tecnolgicos en las telecomunicaciones y en la informtica; velocidad, disponibilidad y

conectividad, juegan un papel de vital importancia en las organizaciones actuales, que

sin exclusin estn obligadas a operar transmitiendo y recibiendo informacin, interna

y externa para realizar sus actividades diarias. Es evidente que la capacidad gerencial

se ha visto enriquecida con los cambios introducidos por el uso de tales innovaciones.

La gran mayora de las organizaciones estn conscientes que los mejores

resultados se obtienen adaptndose a las nuevas condiciones del entorno, un entorno

que se ha ido haciendo cada vez ms cambiante, exigente y turbulento. Los desafos

organizacionales estn influenciados por la innovacin, la rapidez, servicio de calidad y

mejora continua. La informacin sobre su actuacin y desempeo le permiten

evaluarse y reconocer sus fortalezas y debilidades para tomar los correctivos

adecuados evitando navegar a la deriva logrando mayor acierto en la toma de

decisiones.

CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS

Antes de dar detalles sobre este proceso, se define lo que es un sistema. De

manera sencilla, un sistema puede ser definido como un conjunto de actividades y

Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

12

elementos organizados para alcanzar un fin. Un sistema de informacin se compone

de elementos como hardware, software, personas, procedimientos y datos que

interactan unos con otros para generar la informacin primordial en el desempeo de

la organizacin.

La informacin es un recurso valioso que permite a la organizacin llevar a

cabo la prestacin de servicios o elaboracin de productos. Es comn que las

organizaciones deban cambiar sus sistemas de informacin, motivado al crecimiento

de la misma, cambio en regulaciones estatales, surgimiento de nueva tecnologa, y

otros. Es decir, siempre habr factores que modifiquen el ambiente donde se

desempea la organizacin y sta debe cambiar para afrontarlos, lo cual se ver

reflejado en los sistemas que la conforman.

El anlisis y diseo de sistemas es un procedimiento para la resolucin de

problemas. Cuando se trata del diseo de sistemas de informacin, busca analizar

sistemticamente la entrada o flujo de datos, la transformacin de los datos, el

almacenamiento de datos y la salida de informacin en el contexto de una

organizacin particular. Tambin es usado para analizar, disear e implementar

mejoras que puedan incorporarse a la organizacin y puedan ser alcanzadas al usar

un sistema de informacin computarizado.

Este procedimiento se lleva a cabo, en el llamado ciclo de vida de desarrollo de

sistemas, el cual consta de seis pasos que permiten el diagnstico y optimizacin de

un sistema de informacin. Este ciclo puede repetirse indefinidamente, porque como

ya se seal, las organizaciones siempre se ven sometidas a cambios, y sus sistemas

deben renovarse peridicamente. Los pasos del ciclo de vida de desarrollo son los que

se encuentran en la imagen. Se suele llamar analistas de sistemas a quienes se

encargan de realizar en las empresas, el proceso de anlisis y diseo de sistemas,

definiendo los lineamientos a seguir y la manera en que debe incorporarse la

tecnologa de la computacin para adecuar y actualizar sus sistemas de informacin.

Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

13

Ciclo de vida de desarrollo de sistemas de seis fases

FASES DEL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS

A continuacin se trata con ms detalle cada una de las fases de la

metodologa con la finalidad de aclarar de qu se trata cada una de ellas.

1. Investigacin Preliminar

La primera fase tiene que ver con la identificacin de problemas, oportunidades

y objetivos. Es muy valiosa y debe ser asumida con prudencia y atencin, porque de

ella depende el resto del proyecto. La definicin correcta del problema evitar

desperdiciar el tiempo en un problema equivocado. Requiere de la observacin

minuciosa del funcionamiento de la organizacin, usando las sugerencias de los

usuarios potenciales del sistema y de los dems miembros de la organizacin, para

resaltar los problemas que ellos probablemente ya han detectado.

Esta fase regularmente obedece a la solicitud planteada por un usuario final o

encargado de algn rea operativa, como un gerente, que no ve resuelto sus

necesidades de informacin en la situacin actual. Estos nuevos requerimientos dan

origen a un estudio que estar constituido por tres tareas sucesivas: Una breve

definicin del problema; sugerencia de posibles soluciones; elaboracin de un reporte

breve. Este ltimo permite a quien dirija la organizacin tomar la decisin de asumir o

no el proyecto.

Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

14

La definicin del problema conlleva el estudio del sistema de informacin que

se encuentra en uso. Se trata de determinar qu informacin se requiere y quines,

cundo y por qu la necesitan llevando a cabo entrevistas con los involucrados y

realizando observaciones. As, la propuesta de posibles soluciones consiste en sugerir

planes alternativos de solucin en base a la informacin recabada. Esto puede ir,

desde proponer una nueva organizacin de trabajo, hasta hacer cambios al sistema

computarizado que existe, desarrollar un nuevo sistema computarizado o elegir un

nuevo software comercial que se adapte a las necesidades encontradas.

Entonces, se procede a la redaccin de un reporte que resuma los resultados

de la investigacin previa, que sugiera las posibles soluciones o indique si se detecta

que es innecesario continuar con el proyecto. Podra incluir incluso un plan de trabajo

en caso de que el proyecto continuara. En base a este documento, los directivos

tomarn su decisin de continuar o no.

2.- Anlisis

Esta fase se ocupa de la reunin y estudio a detalle de los datos del sistema en

operacin y la especificacin de los nuevos requerimientos del sistema a desarrollar.

Concluye en general con un documento que recoge el resultado del anlisis. Con la

recopilacin de datos se complementan los datos resultantes de la fase 1, aadiendo

detalles sobre el sistema actual. Son medios comunes para acometer tal recopilacin:

las entrevistas, cuestionarios, encuestas a usuarios finales, as como tambin, las

consultas a documentos y manuales que contengan lineamientos de funcionamiento o

normas de procedimientos de operacin.

Ya recopilados, los datos son analizados para establecer cmo es el flujo de

informacin y detectar la posible causa de que este flujo sea defectuoso. Se trata de

evaluar el flujo de informacin en la organizacin para determinar si es realmente el

adecuado. Es frecuente que el funcionamiento inadecuado tenga su origen en no

llevar a cabo los procedimientos correctamente. Si este es el caso, bastara entonces

con entrenar al personal para ceirse apropiadamente a las normas y a los

procedimientos, siendo innecesario redisear o crear un nuevo sistema.

Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

15

Existen varias tcnicas y herramientas tiles para el anlisis de datos. Una de

stas es el uso de diagramas de flujo de datos para diagramar la entrada, proceso y

salida de las funciones de la organizacin de manera grfica. Estos diagramas sirven

para desarrollar el llamado diccionario de datos, el cual contiene la definicin de los

datos usados en el sistema, as como sus caractersticas de tipo, tamao, limitaciones

o especificaciones especiales. La documentacin de la etapa de anlisis recoge la

descripcin del sistema de informacin en uso, los requerimientos para el nuevo

sistema y un probable plan de desarrollo en un reporte dirigido a la gerencia. Este

reporte permite tomar la decisin de proseguir o no con el proyecto.

3.- Diseo

En esta fase se delinea el nuevo sistema de informacin. Se compone de tres

tareas que son: diseo de sistemas alternativos, seleccin del mejor sistema, y la

consiguiente redaccin del reporte del diseo. Casi siempre podr desarrollarse ms

de un diseo que cubra las necesidades de informacin. Debe ser determinada la

factibilidad de cada una de las alternativas. La factibilidad aqu referida tiene que ver

con tres aspectos:

Factibilidad econmica: Verificar si los costos del nuevo sistema son justificados

por los beneficios que ofrecer.

Factibilidad tcnica: Establecer si se va a contar con el hardware, software y

personal necesarios para llevar a cabo el proyecto.

Factibilidad operativa: Determinar si el nuevo sistema podr operar en la

organizacin, siendo aceptado por los usuarios de todo nivel, o si por el contrario

habr una resistencia insuperable al cambio.

Para elegir el diseo adecuado, los directivos van a evaluar bsicamente si el

sistema cumple con los siguientes aspectos:

a) Se adaptar al sistema general de informacin de la organizacin.

b) Tendr flexibilidad para aceptar modificaciones futuras.

Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

16

c) Ofrece seguridad contra el uso no autorizado.

d) Los beneficios obtenidos valen ms que los costos.

El reporte correspondiente a esta fase describe los diseos alternativos,

comparando sus costos y beneficios y un esbozo de sus efectos en la organizacin. Es

conveniente recomendar una de las alternativas, la ms adecuada, basndose en las

comparaciones de los mismos.

4.- Desarrollo

Durante esta fase los programadores pueden jugar un papel de importancia al

crear o personalizar el software que formar el sistema. Esta fase consiste de las

tareas de desarrollo del software, adquisicin de hardware y prueba del nuevo

sistema. En realidad el software de aplicacin para el nuevo sistema de informacin

puede conseguirse de dos formas alternativas. Es posible adquirir un paquete

comercial que cumpla las expectativas o que incluso pueda ser modificado o

adaptado. Si no es posible conseguirlo, se har necesario elaborar uno a la medida.

Si se opta por desarrollar un sistema a la medida, seguramente adems del

analista se encontrarn involucrados un grupo de programadores. El analista

comunica a los programadores lo que requiere ser programado, entonces estos

disean, codifican y depuran los componentes de software del sistema. El trabajo del

analista tambin involucra a los usuarios, para quienes deber desarrollar y

suministrar documentacin, como los manuales de procedimientos. Tal documentacin

explica al usuario cmo usar el software desarrollado y qu hacer en caso de que se

presenten problemas.

La adquisicin de hardware o nuevos equipos no siempre es requerida, si los

equipos con los que se cuenta son adecuados. En otro caso, debe preverse las

caractersticas de los mismos y el lugar donde sern instalados. El cambio de equipos

puede representar un gran costo, por lo que se debe pensar cuidadosamente en

cuestiones como: si el mismo ser til al crecer la organizacin; en el caso de las

redes, si podrn ampliarse sin problemas; si se requerir someter al personal a

capacitacin costosa para poder usarlo.

Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

17

Se procede a la prueba del sistema una vez instalados el software y el

hardware usando datos de muestra. La informacin que se obtiene tras procesar los

datos en el sistema, se evala para acreditar que los resultados son correctos. En el

perodo de prueba los usuarios que lo utilizan pueden hacer observaciones valiosas

para afinar el sistema haciendo las correcciones pertinentes.

5.- Implementacin

En la fase de implementacin se instala el nuevo sistema de informacin para

que empiece a trabajar y se capacita a sus usuarios para que puedan utilizarlo. Pero la

instalacin puede realizarse segn cuatro mtodos: Directo, paralelo, piloto y en fases.

Veamos en qu se diferencian estos mtodos:

Mtodo directo: Se abandona el sistema antiguo y se adopta inmediatamente el

nuevo. Esto puede ser sumamente riesgoso porque si algo marcha mal, es imposible

volver al sistema anterior, las correcciones debern hacerse bajo la marcha.

Regularmente con un sistema nuevo suelen surgir problemas de pequea y

gran escala. Si se trata de grandes sistemas, un problema puede significar una

catstrofe, perjudicando o retrazando el desempeo entero de la organizacin.

Mtodo paralelo: Los sistemas de informacin antiguo y nuevo operan juntos

hasta que el nuevo demuestra ser confiable. Este mtodo es de bajo riesgo. Si el

sistema nuevo falla, la organizacin puede mantener sus actividades con el sistema

antiguo. Pero puede representar un alto costo al requerir contar con personal y equipo

para laborar con los dos sistemas, por lo que este mtodo se reserva especficamente

para casos en los que el costo de una falla sera considerable.

Mtodo piloto: Pone a prueba el nuevo sistema slo en una parte de la

organizacin. Al comprobar su efectividad, se implementa en el resto de la

organizacin. El mtodo es menos costoso que el paralelo, aunque ms riesgoso.

Pero en este caso el riesgo es controlable al limitarse a ciertas reas, sin afectar toda

la empresa.

Mtodo en fases: La implementacin del sistema se divide en partes o fases, que

Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

18

se van realizando a lo largo de un periodo de tiempo, sucesivamente. Una vez iniciada

la primera fase, la segunda no se inicia hasta que la primera se ha completado con

xito. As se contina hasta que se finaliza con la ltima fase. Es costoso porque se

hace ms lenta la implementacin, pero sin duda tiene el menor riesgo.

Los mtodos piloto y en fases suelen ser los ms practicados puesto que

tienen menor riesgo. Como se puede observar la decisin de adoptar cualquiera de los

mtodos estar influenciada por factores de riesgo y disponibilidad de recursos. Otro

aspecto importante de esta fase es la capacitacin del personal, que cobra especial

importancia para asegurar el uso acertado del sistema. Se puede adelantar camino al

capacitar personal, antes incluso de contar con los equipos nuevos, para que el

usuario se familiarice con el nuevo sistema. Si el sistema es sencillo y el usuario tiene

cierta experiencia, la capacitacin formal no se hace necesaria y bastarn algunas

instrucciones para ponerle al tanto.

Mtodos de implementacin

6.- Mantenimiento

Al finalizar la fase de implementacin comienza la fase de mantenimiento. Es la

fase final, de gran importancia como se demostrar a continuacin, y es una fase

permanente en lo que le resta de vida al sistema. El mantenimiento se inicia con una

auditoria del sistema y luego contina con evaluaciones peridicas. Al realizar la

auditoria del nuevo sistema, se verifica que su desempeo sea acorde a las

Gua 2

Asignatura: Sistemas de Informacin Lcdo. Oliver Pineda

19

especificaciones planteadas en la fase de diseo, para comprobar que los procesos

que han sido integrados, efectivamente son los adecuados. En caso contrario, se hace

necesario un nuevo diseo para ajustar los inconvenientes detectados.

Las evaluaciones peridicas permiten determinar, si el sistema contina vigente

respecto a su capacidad para realizar los procesos adecuadamente. En caso contrario,

se requiere de nuevos ajustes, cambios o modificaciones que le permitan al sistema

adaptarse a nuevas situaciones de las que pueda ser objeto la organizacin. En este

punto es bueno resaltar, que las organizaciones son entes cambiantes, as mismo sus

sistemas componentes y especficamente los sistemas de informacin, los cuales

debern ser sensibles a estos cambios, mediante evaluacin, para adecuarlos a

responder efectivamente a las situaciones emergentes.

EL ENFOQUE POR PROTOTIPOS

Una desventaja que se atribuye al proceso de anlisis de seis fases, el cual se

acaba de estudiar es que puede resultar engorrosamente largo. Sobre todo porque

existen situaciones en las que no es posible contar con mucho tiempo. Existen

contextos en los que no se pueda llevar a cabo la evaluacin, diseo y prueba de la

manera en que se describi anteriormente.

El enfoque por prototipos consiste en la creacin de un modelo preliminar del

nuevo sistema, que puede ser modificado o adaptado gradualmente antes de su

instalacin definitiva como sistema funcional propiamente dicho. Entre sus ventajas se

encuentra, que es una manera expedita de generar nuevos sistemas. Los usuarios

finales pueden ver desde un principio como lucir el sistema, aportando sus

observaciones sobre los cambios necesarios para que el modelo se adapte

adecuadamente a su trabajo. Pero por otro lado, el uso exclusivo de este enfoque,

tiene su riesgo. Puede propiciar cambios o instalaciones de sistemas que no tomen en

cuenta asuntos de importancia como los costos.