GUÍA PARA COMPRA AVANZADA · La finalidad de la COMPRA AVANZADA es disminuir el tiempo del proceso...

SISTEMA SAZ ALL-IN-ONE

ADMINISTRA TUS

ZAPATERÍAS INTEGRANDO

TODAS LA ÁREAS DE TÚ

NEGOCIO A TRAVÉS DE

SAZ ALL IN ONE

GUÍA PARA COMPRA AVANZADA

MANUAL DE USUARIO SISTEMA SAZ ALL-

IN-ONE

Sistemas en Secuencia – Sistema SAZ all-in-one Página 1

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................................................... 2

OPERACIÓN DEL SISTEMA.................................................................................................................................................................. 3

PASOS PARA REALIZAR LA COMPRA AVANZADA ............................................................................................................... 3

1. DAR DE ALTA UN ESTILO ................................................................................................................................................. 3

2. ACTIVACIÓN Y VALIDACIÓN DE ESTILOS ................................................................................................................. 4

3. DEFINIR EL MANUAL DE CURVAS INICIALES ......................................................................................................... 5

4. DEFINICIÓN DE PRODUCTOS BÁSICOS Y RESURTIBLES .................................................................................... 7

5. ASIGNACIÓN DE CURVAS A MODELOS BÁSICOS.................................................................................................... 8

6. GENERAR PEDIDO INICIAL ........................................................................................................................................... 11

APROBAR PEDIDO.................................................................................................................................................................. 14

MODIFICAR PEDIDO .............................................................................................................................................................. 15

IMPRIMIR ETIQUETAS ......................................................................................................................................................... 17

PEDIDOS ................................................................................................................................................................................ 18

DESGLOSE ............................................................................................................................................................................. 19

ETIQUETAS ........................................................................................................................................................................... 20

DOCUMENTOS ..................................................................................................................................................................... 21

LIBERAR PEDIDO ................................................................................................................................................................... 22

7. ESCANEO DE PRODUCTOS RECIBIDOS ......................................................................................................................... 26

8. INGRESO DE FACTURA DE COMPRA BASADA EN PEDIDO VALIDADO Y ESCANEADO ....................... 31

9. TRASPASO DE FACTURA ................................................................................................................................................ 38

10. RELACIÓN DE VIAJE..................................................................................................................................................... 42

11. VALIDAR TRASPASO.................................................................................................................................................... 46


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INTRODUCCIÓN

ZAS ALL-IN-ONE es un sistema de administración de zapaterías que integra las áreas de tu negocio

a través de internet. El sistema cuenta con control integral de inventarios por marcas, estilos,

tallas, colores, etc. Traspasos entre sucursales, Control de asistencia, Reportes estadísticos,

Compras, Punto de venta amigable y eficiente, Ventas por catálogo y créditos.

Este manual explicará los procedimientos básicos en la operación del almacén.

1. Dar de alta un estilo.

2. Activación y validación de estilos.

3. Definir el manual de curvas iniciales.

4. Definición de productos básicos y resurtibles.

5. Asignación de curvas a modelos básicos.

6. Generar pedidos iniciales.

7. Escaneo de productos recibidos.

8. Ingreso de factura de compra basada en pedido validado y escaneado.

9. Distribución de mercancías recibidas mediante hoja de viaje.

10. Recepción y validación de mercancías distribuidas en tiendas.

11. Validación y cierre de hoja de viaje en almacén origen.


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OPERACIÓN DEL SISTEMA

La finalidad de la COMPRA AVANZADA es disminuir el tiempo del proceso de compra para varias

tiendas. Para cumplir este objetivo se debe hacer compras para 2 o más tiendas. A continuación se

muestran los pasos que debe seguir para realizar una compra avanzada:

PASOS PARA REALIZAR LA COMPRA AVANZADA

1. DAR DE ALTA UN ESTILO

Los estilos se dan de alta en el módulo ABC ESTILOS; ingrese los datos requeridos y dé clic en el

botón GUARDAR ESTILO.

Nota: Para ver de forma detallada el procedimiento alta de estilos vea el manual DEPARTAMENTO

DE COMPRAS.


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2. ACTIVACIÓN Y VALIDACIÓN DE ESTILOS

Entre en la ruta ABC ESTILOS, luego seleccione la pestaña REPORTES DE ESTILOS opción ESTILOS

PENDIENTES DE ACTIVACIÓN.

Nota: Este paso es opcional ya que en el panel de control existe una opción en la cual todos sus

estilos pueden nacer activados.

Para activar un estilo el primer paso es llenar los filtros de acuerdo que deseamos activar,

seleccione la opción NUEVOS y dé clic en el botón MOSTRAR, seguidamente se desglosa una lista

de los estilos nuevos y pendientes por activar, allí seleccione el estilo y dé clic en el botón

ACTIVAR. El sistema muestra un cuadro donde le pide su nombre de usuario y contraseña, ingrese

ambos datos y dé clic en ACEPTAR.


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3. DEFINIR EL MANUAL DE CURVAS INICIALES

Para definir la curva de un estilo entre en la ruta que a continuación se muestra:

ALMACÉN- PEDIDOS A PROVEEDOR-DEFINIR CURVAS

En la pestaña CATÁLOGO DE CURVAS seleccione la línea/corrida, el tipo de curva (en este caso

seleccione la opción TODOS) y dé clic en el botón MOSTRAR CURVA.


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Luego entre en la pestaña ALTA MANUAL DE CURVAS, escriba el nombre de la nueva curva,

ingrese la cantidad deseada de cada talla y por último dé clic en GUARDAR NUEVA CURVA.

Los tipos de curva se pueden utilizar de la siguiente manera:

INICIAL: Se utiliza cuando es nuevo estilo.

MEDIO: Tiendas con ventas regulares.

MÁXIMO: Tiendas con mayores ventas.

Si desea visualizar la curva que agregó cámbiese a la pestaña CATÁLOGO DE CURVAS, seleccione

el tipo de curva y pulse el botón MOSTRAR CURVA.

Nota: Cada tipo de curva muestra por separado las curvas inicial, medio o máximo. Si selecciona

todas, el sistema le mostrará el contenido de los tres tipos.


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4. DEFINICIÓN DE PRODUCTOS BÁSICOS Y RESURTIBLES

Entre en la ruta ALMACÉN/PEDIDOS A PROVEEDOR Y MODELOS RESURTIBLES.

Nota: Definir un estilo como básico es opcional ya que en el Panel de Control existe una opción en

la cual se configuran los estilos para que nacer como básicos.

El primer paso para definir un estilo como básico es llenar los filtros de acuerdo con el estilo que

buscamos o activando la opción TODOS, luego dé clic en el botón BUSCAR.

Nota: Debe asegurarse de que la opción SOLO BÁSICOS esté desactivada, de no hacerlo el sistema

le mostrará los estilos que ya fueron asignados como básicos.

Seleccione el estilo que desee cambiar, palomee y dé clic en el botón ACTUALIZAR.


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5. ASIGNACIÓN DE CURVAS A MODELOS BÁSICOS

Siga la ruta que a continuación se muestra para asignar las curvas a los modelos básicos.

Una vez que acceda a la ventana ASIGNAR CURVAS siga los pasos que se mencionan a

continuación:

1. Seleccione la línea y la corrida, los demás filtros son opcionales, los puede llenar o

seleccionar la opción TODOS.

2. Dé clic en el botón BUSCAR.

3. Elija el estilo al cual le asignará la curva, selecciónelo dando doble clic (para ver que el

estilo está seleccionado los datos del mismo deben estar de color azul).


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4. Enseguida se mostrarán las curvas disponibles, seleccione la que desee asignar dando

doble clic sobre la fila de la curva deseada.

5. Seleccione la tienda a la cual asignará la curva y dé clic en el botón ACTUALIZAR CURVAS.


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DETALLE DE CURVAS ASIGNADAS: Esta pestaña le permite ver a detalle las curvas asignadas al

estilo seleccionado, para ver los detalles dé doble clic sobre el estilo y de forma automática se

desglosa la información de las curvas que se le asignaron por tienda.


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6. GENERAR PEDIDO INICIAL

Entre en la ruta ALMACÉN/PEDIDOS A PROVEEDOR/NUEVO PEDIDO:

Para realizar un pedido siga los pasos que se describen a continuación:

1. Seleccione el proveedor.

2. Seleccione el rango de fechas de llegada (fecha en que desea llegue el pedido), mínima

(fecha mínima en que podría recibir el pedido) y máxima (fecha máxima en la que podría

recibir el pedido).

3. Ingrese el número de orden de compra, este datos es opcional, en caso de que no ingrese

una el sistema le genera una de forma automática; llene las opciones transporte, convenio e

instrucciones especiales en caso de que usted tenga alguna instrucción especial para el

pedido.

4. Seleccione la tienda, recuerde que en el caso de la compra avanzada se debe realizar para 2

o más tiendas.

5. Seleccione el tipo de pedido (en este caso se debe seleccionar el pedido inicial):

Pedido Libre (pedido generado sin curvas, se puede pedir la cantidad que se desee), Pedido

Inicial (pedido que será generado con la curva inicial, asignada a esa tienda), Resurtido (se hace

el pedido de acuerdo a las existencias y faltantes de la curva asignada a la tienda).

6. En la pestaña SELECCIÓN DE ESTILOS ingrese los datos del estilo y dé clic en AGREGAR.

Nota: El sistema agrega de forma automática la curva que se asignó al estilo en los pasos

anteriores.

7. Dé clic en GUARDAR, para que quede registrado el nuevo pedido.


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Una vez que completó los datos del pedido y dio clic en GUARDAR, de forma automática se genera

un recibo del mismo y éste será enviado al proveedor; para ello ingrese el correo y pulse el botón

ENVIAR POR EMAIL, por último si desea puede imprimir la orden pulsando el ícono de impresión.


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APROBAR PEDIDO

Para aprobar un pedido, siga la ruta mostrada a continuación:

Luego verá la siguiente pantalla donde podrá aprobar los pedidos. Como primer paso debe llenar

los filtros de proveedor y tienda, o bien activar la opción TODOS. Luego seleccione el rango de

fechas, el estatus de pedido, el tipo de fecha y dé clic en BUSCAR.

A continuación se mostrará la información de acuerdo a los filtros seleccionados, allí ubique el

folio del pedido que realizó y palomee el cuadro de la columna AUTORIZAR.


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El siguiente paso será cambiar el estatus del pedido para que quede aprobado. Una vez que

seleccione el pedido dé doble clic sobre el número de folio, inmediatamente se activarán las

opciones Nueva fecha de entrega, Nueva fecha mínima, Nueva fecha máxima, Nuevo estatus. Si

usted desea modificar las fechas del pedido ingrese la nueva fecha según corresponda. En la

opción Nuevo estatus elija la opción APROBADO.

TIPOS DE ESTATUS

APROBADO: El pedido es aprobado y puede iniciar la compra.

CANCELADO: El pedido se cancela.

TERMINADO: Este estatus se asigna cuando el surtido del pedido llega de forma parcial o

falta mercancía y ésta nunca llegó, entonces se pone como pedido terminado para ya no

poder recibirlo y que el sistema no lo muestre como pedido pendiente de surtir.

Para finalizar de clic en el botón MODIFICAR LOTE.

MODIFICAR PEDIDO


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Esta pestaña le permite agregar estilos o exportar el contenido del pedido. Si quiere agregar un

estilo al pedido pulse el botón AGREGAR ESTILOS, ingrese los datos del mismo, la tienda y pulse

BUSCAR; enseguida se desglosa la corrida del estilo, ahí ingrese la cantidad por talla o active la

opción llenar curva (ésta se activa si el estilo tiene curva asignada), por último dé clic en

AGREGAR. Si desea exportar la información dé clic derecho sobre los estilos y pulse EXPORTAR.


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IMPRIMIR ETIQUETAS

Esta opción nos permite ver el estatus en que se encuentra el pedido e imprimir las etiquetas del

mismo, para entrar hágalo desde ALMACÉN/PEDIDOS A PROVEEDOR/STATUS DE PEDIDO.

El primer paso para desglosar la información es ingresar el proveedor y la tienda, estos datos son

opcionales, si lo desea puede activar la opción TODOS; luego ingrese el rango de fechas, tipo de

fecha (Alta, Llegada, Máxima, Mínima) y el status de pedido.

A continuación se describen los TIPOS DE PEDIDOS que se utilizan:

COLOCADO: El pedido ya se realizó pero aún no está aprobado.

APROBADO: El pedido ya fue aprobado.

CANCELADO: El pedido fue cancelado.

SURTIDO PARCIAL: El pedido se surtirá en partes.

COMPLETO: El pedido ya fue surtido en su totalidad.

TERMINADO: Este estatus se asigna a los pedidos que son terminados antes de ser

surtidos en su totalidad, puede que sólo te llegue una parte del pedido y el restante tenga

tiempo sin llegar entonces decides terminar el pedido.

SURTIDO EXTRA: Es cuando el pedido llega con más productos de los que se pidieron,

pero deseas comprarlos.


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TODOS: Muestra todos los pedidos anteriormente mencionados.

PEDIDOS

Un vez que se ingresaron los datos de búsqueda, dé clic en el botón BUSCAR, éste desglosa la

información de acuerdo a los filtros que seleccionó.


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DESGLOSE

Seleccione el pedido deseado y dé clic en el botón MOSTRAR PEDIDOS SELECCIONADOS, éste

desglosa de forma detallada los estilos del pedido como se muestra en la imagen que sigue.


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ETIQUETAS

El siguiente paso es la impresión de etiquetas, para ello entre en la pestaña ETIQUETAS,

seleccione la tienda o active la opción TODAS LAS TIENDAS, elija el tamaño de la etiqueta, si lo

desea elija la opción INCLUIR PRECIO (si desea incluir el precio en la etiqueta, de lo contrario sólo

deje la opción desactivada) y dé clic en el botón GENERAR ETIQUETAS.

Para finalizar imprima las etiquetas pulsando el ícono de impresión. Para que este paso se haga de

forma correcta usted deberá tener configurada su impresora de etiquetas.


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DOCUMENTOS

Esta pestaña le muestra la orden de compra del pedido. Para ver el documento dé doble clic sobre

la ubicación del archivo. Si desea puede mandar el archivo por Email, sólo debe ingresar el correo

y dar clic en el botón ENVIAR POR EMAIL.


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LIBERAR PEDIDO

Para liberar un pedido entre en la opción CONTROL DE PEDIDOS, ingrese la información de

búsqueda, seleccione en ESTATUS DE PEDIDO la opción APROBADO y pulse el botón BUSCAR.

Seguidamente seleccione el pedido que desea liberar y dé clic en LIBERAR PEDIDO.


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Luego se muestra la pantalla de liberar pedido, búsquelo (para ello seleccione el proveedor o

active la opción TODOS, seleccione el rango de fechas, el tipo de fecha, el estatus del pedido) y dé

clic en el botón BUSCAR.


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Seguidamente dé doble clic sobre el folio del pedido, esta acción lo traslada a la pantalla LIBERAR

PEDIDOS POR TIENDA, seleccione nuevamente los pedidos, el nuevo estatus LIBERADO (en esta

pantalla puede liberar o cancelar el pedido) y dé clic en ACTUALIZAR PEDIDOS SELECCIONADOS.

Nota: Este paso se realiza para que el estatus LIBERADO se actualice y pueda generar la etiqueta

de liberación.


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Una vez que se liberó el pedido se imprime la etiqueta de liberación, para ello entre en la pestaña

ETIQUETA DE LIBERACIÓN y pulse el ícono de impresión.

Nota: Esta etiqueta es importante para realizar el siguiente paso, de no tenerla el sistema no le

permite seguir con el proceso.


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7. ESCANEO DE PRODUCTOS RECIBIDOS

El siguiente paso para continuar con la compra avanzada es la toma de

lectura, este procedimiento se realiza en la ruta ALMACÉN/TOMA DE

LECTURA.

A continuación se describen los pasos para realizar la toma de lectura:

1. Ingrese el código de liberación que se generó en el paso anterior; para ello ponga el cursor

sobre el espacio en blanco, tome la lectura de la etiqueta de liberación con el lector de

código de barras y dé clic en BUSCAR, luego seleccione la tienda para mostrar el contenido

del pedido.


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2. Luego se hace la toma de lectura de las etiquetas. Posicione el cursor sobre el espacio en

blanco para escanear los códigos de los artículos con el lector de código de barras.

Nota: En automático las cantidades se van descontando del pedido hasta quedar en cero.

En caso de existir error, en la pestaña CÓDIGOS NO LOCALIZADOS O SOBRANTES se mostrarán los

códigos erróneos y deberá realizar la lectura nuevamente.


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Este paso también se puede hacer importando un archivo de texto que contenga los códigos del

pedido realizado, sólo debe dar clic en el botón , luego seleccionar el

archivo y dar clic en abrir.

Nota: Para que el archivo se importe correctamente los códigos deben estar acomodados por talla

como está organizado en el pedido y no debe existir ningún espacio entre ellos, como se muestra

en la siguiente imagen.


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3. Dé clic en el botón PRE GUARDAR, este botón muestra un mensaje que le indica si hay

errores en la lectura para que pueda corregirlos o si ya puede guardar la lectura.

4. Una vez que sus códigos sean correctos finalice la lectura, para ello dé clic en el botón

GUARDAR.


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Luego se genera la etiqueta de lectura que se muestra en la parte inferior de la pantalla,

imprímala. La etiqueta de lectura será pegada en la orden de compra que veremos más

adelante.


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8. INGRESO DE FACTURA DE COMPRA BASADA EN PEDIDO VALIDADO Y ESCANEADO

La ruta ALMACÉN/COMPRA AVANZADA, le muestra el acceso a la ventana REGISTRO DE

FACTURA Y RECEPCIÓN DE MERCANCÍA.


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Una vez que se encuentra en la ventana REGISTRO DE FACTURA Y RECEPCIÓN DE MERCANCÍA,

ingrese la RAZÓN SOCIAL perteneciente al proveedor (ésta le genera la TASA DE IVA de forma

automática, si desea cambiarla sólo ingrese la cantidad nueva), luego ingrese las OBSERVACIONES

ADICIONALES si son requeridas, el NO. FACTURA (número de pedido), FECHA DE LA FACTURA,

USUARIO Y CONTRASEÑA, dé clic en el botón VALIDAR, espere a que el sistema le muestre el

mensaje “Ahora ingrese su código de escaneo “y dé clic en OK.


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Como se mencionó en el mensaje, se ingresa el CÓDIGO DE ESCANEO; para ello posicione su

cursor en el espacio en blanco y tome la lectura con el lector de código de barras de la ETIQUETA

DE LECTURA generada en el paso anterior, de forma automática el sistema le arrojará la

descripción del pedido.

Si existe un descuento en % o $, o incluye flete; ingrese las cantidades y dé clic en CALCULAR, éste

monto se agregará al total del pedido.


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Dé clic en la pestaña PARES RECIBIDOS para ver el desglose del mismo, una vez que revise que la

información está correcta, dé clic en GUARDAR, espere a que se muestre el mensaje “Se realizó la

compra correctamente” y dé clic en OK.


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Lo siguiente es imprimir el TICKET DE COMPRA; dé clic en la pestaña TICKET para hacerlo, para

ello pulse el ícono de impresión.

Nota: En el ticket de compra se pegarán las etiquetas LIBERACIÓN DE PEDIDO, ETIQUETA DE

LECTURA Y ETIQUETA DE RECEPCIÓN.


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Seguidamente entre en la pestaña ETIQUETA DE RECEPCIÓN para imprimir la misma, para ello

pulse el ícono de impresión, también puede exportarla a los formatos Excel, Word y PDF.


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A continuación se muestra el TICKET DE COMPRA AVANZADA con sus etiquetas

correspondientes.


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9. TRASPASO DE FACTURA

Entre en la ruta ALMACÉN/ RELACIÓN DE FACTURAS /TRASPASO DESDE FACTURA.


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Está ruta nos muestra la ventana REPARTIR _ FACTURA. Siguiendo con el proceso de la compra

avanzada aquí se reparte la mercancía del pedido, para ello ingrese el proveedor, seleccione el

tipo de fecha (fecha de documento o fecha de llegada), seleccione el rango de fechas (del-al) y el

número de la factura.

Dé clic en MOSTRAR para visualizar el reporte del pedido.


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La pestaña SURTIDO ORIGINAL muestra el surtido original de la compra.


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La pestaña TRASPASO muestra el traslado de la tienda origen (donde se cargó la compra) a la

tienda destino (tienda que recibirá la mercancía). Para generar el traspaso dé clic en el botón

TRASPASAR (en este momento la existencia pasa a estado libre, esperando que la tienda destino la

reciba).


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10. RELACIÓN DE VIAJE

Siga la ruta que se muestra a continuación para generar la hoja de viaje:


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Seleccione la tienda de la cual se enviará la mercancía, active la opción AGRUPAR POR TRASPASO

(esta opción le permite agrupar la mercancía por folio de traspaso, usted decide la cantidad de

mercancía que se irá en la hoja de viaje), seleccione el traspaso que desea mandar a la tienda

destino y dé clic en el botón AGREGAR SELECCIONADOS.

Luego se mostrará el reporte general del traspaso seleccionado, dé clic en GUARDAR TRASLADO.


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Seguidamente entre en la pestaña DETALLE TRASLADO que genera la hoja de viaje, para

imprimirla pulse el ícono de impresión y si desea exportarla pulse el ícono de guardar (a formato

Excel, Word o PDF).

Nota: Esta hoja se manda con la mercancía a la tienda destino, debe ser firmada y sellada por la

persona a cargo de cedis, el chofer y la persona encargada de recibir la mercancía en la tienda

destino.


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En la pestaña REIMPRESIÓN DE HOJA DE VIAJE se obtiene un reporte de las hojas de viaje

generadas por fechas. Para buscar la información sólo ingrese el rango de fechas deseadas y dé clic

en el botón BUSCAR.


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11. VALIDAR TRASPASO

Para validar los traspasos de mercancía debe entrar al

módulo EXISTENCIAS - pestaña VALIDAR HOJA DE VIAJE.

NOTA IMPORTANTE: La validación de traspaso se realiza en la tienda destino donde se recibe la

mercancía.

El primer paso es buscar el traslado que desea recibir, para ello seleccione el rango de fechas, el

estatus del traspaso (Pendientes o Todos) y dé clic en el botón BUSCAR.


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Seguidamente dé doble clic sobre el pedido, inmediatamente se mostrará la información del

traspaso.

Si desea ver de forma detallada el contenido del pedido, entre a la pestaña DETALLE TRASLADO.


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Luego dé clic en el botón VALIDAR Y CARGAR A MI TIENDA, éste nos enviará el mensaje “Esta

seguro de validar el traslado”, confírmelo dando clic en el botón YES.


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Finalmente se genera el ticket de validación de traslado. Para imprimirlo o exportarlo (a formato

Excel, Word o PDF) pulse el ícono de impresión o de guardar, según sea el caso.

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