GLOSARIO

AGN: Es un establecimiento público del orden nacional, encargado de:•Formular, orientar y controlar la política archivística.•Coordinar el Sistema Nacional de Archivos.•Recuperar, conservar y difundir el acervo documental del país y el que custodia.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Es un conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones.

ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada.

ARCHIVO CENTRAL: Es un conjunto de documentos organizados según unidades académico administrativas que los producen y transfieren desde su archivo de gestión.

ARCHIVO HISTÓRICO: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

BIBLIOTECA: Lugar donde se conservan los libros ordenados su lectura o consulta. Toda unidad formalmente establecida y habilitada con personal y recursos para proporcionar servicios bibliotecarios y de información.

CATALOGO: Series ordenadas de todos los materiales o asuntos que manejan un archivo, o bien de las entidades físicas y morales que intervienen en la tramitación de ellos.

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN: Es una unidad de información que reúne, gestiona y difunde la documentación de un área del conocimiento determinado o la producida por un organismo o institución a la que se circunscribe.

CICLO VITAL: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

CONSULTA DOCUMENTAL: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

CUSTODIA DOCUMENTAL: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

DIGITALIZACIÓN: Conversión de material analógico a formato digital para su almacenamiento en una computadora.

DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL: Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

DOCUMENTO VITAL: Son aquellos que poseen un valor crítico para su empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados.

EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

FOLIACIÓN: Acto de enumerar las hojas.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

LIBRO: Conjunto de hojas de papel unidas por algún medio, que conforman un todo encuadernado con cubierta y contra cubierta.

PAGINA: Lo escrito o impreso en una cara.