XMan

Công Ty Công Nghệ FBS

fbs.com.vn

Giải pháp ERP Ngành Kinh Doanh Xăng Dầu

Future Business Solutions

TỔNG QUAN

Ra đời từ năm 1998, Công ty FBS (Future Business Solutions) định

hướng phát triển trở thành một đơn vị chuyên nghiệp trong việc phát

triển và cung cấp các giải pháp phần mềm ứng dụng quản lý cho các

doanh nghiệp tại Việt nam.

FBS đã đầu tư nghiên cứu phát triển và cho ra đời vào năm 2003 phiên

bản đầu tiên Hệ thống phần mềm Quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP

lấy tên thương hiệu là XMan (eXtra Management System) mang ý

nghĩa là một công cụ quản lý ưu việt. Hơn 10 năm qua, FBS đã liên tiếp

triển khai thành công Hệ thống ERP - XMan tại nhiều doanh nghiệp lớn

thuộc nhiều lĩnh vực hoạt động như: Phân phối, Bán lẻ, Vàng bạc đá quý,

Điện thoại di động, Thực phẩm, Dược phẩm, Nông/Thủy sản, Tài chính -

Ngân hàng, Bảo hiểm, Bất động sản, Vận tải, Dịch vụ hàng hải, Xăng

dầu, Quảng cáo,… và qua đó giải pháp XMan cũng liên tiếp được tích lũy

các kinh nghiệm thực hành tốt (Good Practice) về quản lý và kinh doanh

đặc thù của các ngành nói trên.

Năm 2005, FBS đã vinh dự đón nhận Giải thưởng Sao Khuê dành cho

sản phẩm phần mềm ứng dụng tiêu biểu trong lĩnh vực Tài chính – Ngân

hàng do Hiệp hội Doanh nghiệp Phần mềm Việt nam – VINASA trao tặng

và Bằng khen của Bộ Bưu chính – Viễn thông vì đã có thành tích xuất

sắc đóng góp cho sự nghiệp phát triển Ngành Công nghiệp Phần mềm

Việt Nam.

Đến nay, FBS tự hào trong danh sách khách hàng đã có hàng chục

khách hàng là các doanh nghiệp lớn thuộc Top 500 VNR như: PNJ,

Vissan, PVEP, Ngân hàng Đông Á, Ngân hàng SCB, Ngân hàng Tín Nghĩa,

Xi Măng Hà Tiên, Angimex, Docimexco,…

Vừa qua, trong lĩnh vực, FBS đã cung cấp và triển khai thành công Hệ

thống phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể cho một trong những

đơn vị đã có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu

đó là Công Ty Cổ Phần Nhiên Liệu Sài Gòn (Mã CK HOSE: SFC).

Với mong muốn mang đem đến những hiệu quả to lớn trong việc ứng

dụng Hệ thống Phần mềm Quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP - XMan

trong công tác quản lý và kinh doanh cho các doanh nghiệp trong ngành,

Công ty FBS trân trọng giới thiệu với Quý doanh nghiệp các thông tin về

Giải pháp ERP – XMan chuyên ngành Kinh doanh Xăng dầu trong nội

dung tài liệu dưới đây.

GIẢI PHÁP ERP CHUYÊN NGÀNH KINH DOANH XĂNG DẦU

Dựa trên các yêu cầu quản lý của Ngành Kinh doanh Xăng dầu và kinh

nghiệm phát triển Hệ thống phần mềm ứng dụng quản trị tổng thể

doanh nghiệp (ERP) của mình, Công ty FBS đã xây dựng Hệ thống phần

mềm ERP - XMan dành cho Ngành Kinh doanh Xăng dầu với các phân hệ

quản lý trọng tâm như sau:

Stt Phân hệ /

Bài toán QL

Mô tả

1. Bán lẻ

(Hệ thống

CH/Trạm

KDXD)

Đây là Module xử lý toàn bộ các công việc bán hàng và quản

lý tại các Trạm/Cửa hàng kinh doanh xăng dầu. Bao gồm các chức năng chính như:

Bán lẻ xăng dầu qua trụ bơm

Mở ca vào đầu ca trên máy, chốt số total các trụ bơm và cập nhật mã nhân viên đứng bán mỗi trụ trong ca.

Bán lẻ trong ca: Chương trình có các chức năng đáp ứng các trường hợp bán hàng cụ thể như:

o Bán lẻ cho khách vãng lai không lấy hóa đơn (vd:

xe máy). Không cần ghi nhận từng lần bán, Chương trình tự động tính lượng bán từng trụ bơm khi chốt

cuối ca.

o Bán lẻ cho khách thanh toán bằng phiếu xăng

o Bán lẻ xuất hóa đơn ngay (vd: ô tô)

o Bán hàng theo hợp đồng xuất hóa đơn và thanh toán chuyển khoản cuối ngày (vd: Cty taxi)

o Bán công nợ trả chậm, xuất hóa đơn định kỳ theo hợp đồng (vd: các cty, HTX,…)

o Bán thu tiền mặt ngay, xuất hóa đơn định kỳ

Chốt ca vào cuối ca, nhập số total các trụ bơm, Chương trình tự động lập hóa đơn số lượng bán lẻ khác

Bán buôn tại CH/Trạm giao phiếu xăng và xuất hóa đơn cho khách hàng cty, đại lý.

Bán nhớt các loại hoặc các mặt hàng khác

Dịch vụ rửa xe

Xuất hóa đơn theo định kỳ cho khách hàng. Chương trình tự động cảnh báo các hóa đơn đến hạn xuất và các hóa

đơn đã quá hạn xuất.

Thu tiền mặt khách thanh toán công nợ trong ca.

Cấn trừ công nợ các hóa đơn khách đã thanh toán bằng

chuyển khoản (kế thừa chứng từ ngân hàng báo có từ Phòng Kế toán Công ty) để cập nhật và theo dõi công nợ

gần như tức thời theo thời gian thực.

Lập phiếu yêu cầu bổ túc hàng xăng, dầu, nhớt các loại và theo dõi tình trạng điều hàng cung ứng từ Công ty cho

từng phiếu yêu cầu.

Tiếp nhận lệnh điều hàng cung ứng từ Công ty để tự động

lập phiếu nhập kho khi xe bồn đến trạm giao hàng.

Trưởng ca kiểm tra cân đối tiền, hàng cuối ca trên máy; In sổ bàn giao ca, nộp tiền cho trưởng Trạm/CH.

Trưởng Trạm/CH lập phiếu chi trên máy và nộp tiền bán hàng về Công ty cuối ngày.

In các báo cáo quản lý Trạm/CH về tiền mặt, công nợ và nhập xuất tồn kho xăng, dầu, nhớt và hàng hóa các loại.

2. Kinh doanh

sỉ

Đây là Module xử lý toàn bộ các công việc bán hàng và quản lý mạng lưới phân phối KDXD tại Phòng Kinh doanh của Công ty. Bao gồm các chức năng xử lý nghiệp vụ chính như:

Xử lý tự động hóa Quy trình nghiệp vụ Bán buôn giao phiếu xăng/dầu cho đại lý/khách hàng sử dụng tự nhận hàng tại

tổng kho nhà cung cấp.

Xử lý tự động hóa Quy trình nghiệp vụ Bán buôn xăng/dầu giao hàng tận nơi cho đại lý/khách hàng sử dụng.

Xử lý tự động hóa nghiệp vụ Bán phiếu xăng lẻ cho khách hàng

Quản lý và cập nhật Bảng phí thù lao mỗi khi có biến động chi tiết theo mặt hàng và đối tác cung cấp

Quản lý và cập nhật Bảng giá thống nhất toàn công ty: giá bán lẻ, giá bán sỉ, mức thù lao bán buôn

3. Kho hàng &

Điều hàng

Xử lý tự động hóa toàn bộ Quy trình cung ứng nội bộ cho các Trạm/CH KDXD trực thuộc Công ty: Tập hợp nhu cầu

hàng ngày của các Trạm/CH KDXD -> Lập đơn Đặt hàng nhà cung cấp -> Nhận hàng phiếu xăng (phiếu xuất kho

hàng gởi) -> Nhập kho phiếu chi tiết từng số phiếu -> Phát Lệnh điều hàng xuất đính kèm các phiếu xăng chi tiết đích

danh -> Giao lệnh chứng từ nhận hàng cho đội xe bồn đến kho NCC nhận hàng và giao hàng xuống trạm/CH -> Trạm/CH nhận hàng đồng thời tiếp nhận Lệnh điều hàng từ

Công ty lập phiếu nhập kho trên máy.

Quản lý nhập xuất tồn kho phiếu chi tiết từng số phiếu và

cơ cấu phiếu. Tự động đề xuất phương án cơ cấu phiếu hợp lý khi xuất kho điều hàng dựa trên lượng tồn sổ sách chi tiết theo cơ cấu phiếu xuất kho hàng gởi.

Kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ, tính chênh lệch và điều chỉnh lượng tồn sổ sách

3. Công nợ &

thanh toán

Theo dõi công nợ khách hàng tập trung và tức thời chi tiết

từng cửa hàng và tổng hợp toàn Công ty.

Quản lý khách hàng tập trung, hỗ trợ thiết lập hạn mức công nợ chung toàn hệ thống và hạn mức cụ thể tại từng trạm KDXD.

Cập nhật và theo dõi các hợp đồng bán hàng trả chậm, hỗ trợ thiết lập chu kỳ xuất hóa đơn và thời hạn công nợ theo

khách hàng.

Cảnh báo các trường hợp đến hạn xuất hóa đơn và công nợ

quá hạn. Tính phạt công nợ quá hạn.

Cập nhật công nợ khách hàng trên toàn bộ các trạm trong

hệ thống một cách tức thời ngay sau khi Công ty nhận được báo có chuyển khoản thanh toán của khách hàng

3. Nhân sự -

Tiền lương

Quản lý quy trình tuyển dụng

Quản lý hồ sơ nhân viên và quá trình công tác

Chấm công thời gian cho các bộ phận quản lý

Tính lương, BHXH, BHYT, BHTN, Thuế TNCN và các khoản thu nhập hay khấu trừ khác của nhân viên gián tiếp (lương

thời gian)

Chấm sản lượng bán hàng đích danh khi giao cao và sản

lượng chung phân bổ cho từng nhân viên bán hàng tại các cửa hàng.

Tính lương, BHXH, BHYT, BHTN, Thuế TNCN, và các khoản thu nhập hay khấu trừ khác của nhân viên bán hàng trực tiếp gián tiếp theo sản lượng ghi nhận bán hàng tại trụ đích

danh hoặc phân bổ theo tiêu thức linh hoạt.

4. Kế toán -

Tài chính

Kế toán vốn bằng tiền: lập các chứng từ thu chi tiền mặt

và tiền gởi ngân hàng. In nhật ký quỹ hàng ngày. Theo dõi chi tiết các hợp đồng tiền gởi và tiền vay tại các ngân hàng.

Kế toán công nợ: theo dõi chi tiết công nợ phải thu theo từng khách hàng, từng order, từng loại dịch vụ. Thiết lập hạn mức công nợ theo từng khách hàng và tự động cảnh

báo công nợ vượt hạn mức hoặc quá hạn. Theo dõi chi tiết các khoản công nợ phải trả cho các đối tác.

Kế toán tài sản: Theo dõi chi tiết tài sản/công cụ và tính khấu hao hàng tháng đưa vào chi phí chi tiết theo từng tài sản/công cụ. Theo dõi chi phí bảo dưỡng, sửa chữa các cửa

hàng/trạm. Tổng hợp và cập nhật giá trị tài sản từng cửa hàng/trạm.

Kế toán kho: Theo dõi và cập nhật tức thời các phát sinh nhập xuất tồn kho hàng. Theo dõi chi tiết tồn kho phiếu xuất kho hàng gởi đến từng seri và số phiếu. In các báo cáo

nhập – xuất – tồn kho và thẻ kho.

Kế toán doanh thu: Báo cáo doanh thu chi tiết theo từng

khách hàng, từng loại hình dịch vụ và theo các định kỳ thời gian: tháng/quý/năm. Tổng hợp doanh thu theo từng mảng

dịch vụ và tổng hợp toàn công ty. Phân tích được hiệu quả kinh doanh chi tiết theo từng ngành hàng, từng khách hàng,

từng lô hàng mua và theo các định kỳ thời gian: tháng/quý/năm.

Kế toán chi phí: Báo cáo chi phí chi tiết theo từng bộ phận/cửa hàng (trung tâm chi phí), từng khoản mục chi phí

và theo các định kỳ thời gian: tháng/quý/năm. Tổng hợp chi phí theo bộ phận/cửa hàng, theo khoản mục phí và tổng

hợp toàn công ty.

Kế toán tổng hợp: Hệ thống ERP XMan liên kết chặt chẽ và kế thừa thông tin từ các phân hệ nghiệp vụ: Bán lẻ, Bán

sỉ, Dịch vụ,… để tự động lập các chứng từ định khoản tổng hợp. Phân bổ kết chuyển cuối kỳ tự động và in các báo cáo

kế toán tài chính định kỳ

CÁC TÍNH NĂNG ƯU VIỆT

So với các giải pháp ERP khác hiện có mặt trên thị trường Việt Nam, FBS

tự nhận định Giải pháp ERP XMan có các ưu điểm nổi bật như sau:

Ưu điểm Mô tả

Công nghệ Điện toán đám mây

XMan được thiết kế theo mô hình hệ thống thông tin Tập trung – Trực tuyến (online) – Tức thời (realtime), 100% giao

diện với người sử dụng vận hành thông qua các trình duyệt web như: IE, Chrome, FireFox, Safari,... Với nền tảng và kiến

trúc tiến tiến này, XMan ERP hoàn toàn có thể hỗ trợ việc hosting tại đơn vị hoặc hosting tại các trung tâm dữ liệu (data center) chuyên nghiệp theo mô hình điện toán đám

mây.

Thông tin mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp được nhiều

bộ phận cập nhật và khai thác hoàn toàn trực tuyến, theo thời gian thực và có thể truy cập mọi lúc mọi nơi kể cả đang công tác ở nước ngoài.

Đảm bảo thành

công

Hơn 10 năm qua, giải pháp ERP XMan đã từng được FBS triển

khai thành công liên tiếp ở nhiều doanh nghiệp có quy mô lớn thuộc nhiều lĩnh vực. Qua đó, FBS đã hình thành các phiên bản XMan ERP phù hợp với từng chuyên ngành đồng thời đội

ngũ chuyên viên triển khai của FBS đã tích lũy được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm đặc thù Ngành Kinh doanh Xăng

dầu. Do đó, FBS rất tự tin đảm bảo về khả năng thành công của giải pháp XMan ERP của mình.

Ổn định – Tin cậy Giải pháp XMan cung cấp cơ chế an toàn rất cao nhờ khai thác công nghệ máy chủ liên kết (clustering) + Tủ đĩa cứng SAN giúp Hệ thống vẫn hoạt động liên tục ngay cả trong

những tình huống một trong số máy chủ bị hỏng hoặc một trong các đĩa cứng hỏng.

Đơn giản – Thân thiện

Tính đơn giản là yếu tố luôn được FBS quan tâm hàng đầu trong suốt quá trình thiết kế và xây dựng XMan. Các giao

diện trong XMan đều được thiết kết gần giống các mẫu biểu giấy quen thuộc một cách tự nhiên với người sử dụng. Các thao tác sử dụng rất đơn giản và thân thiện đối với người sử

dụng.

Tính kế thừa Trong XMan, thông tin được tổ chức luân chuyển theo các quy trình quản lý trong từng bộ phận và giữa các bộ phận với nhau. Thông tin đầu vào ở bước sau kế thừa đầu ra ở các

bước trước đó. Điều này không chỉ giúp tiết giảm thời gian và nhân lực mà còn giúp tăng cường sự chính xác nhờ có sự

kiểm tra chéo công việc giữa các bộ phận với nhau.

FBS Co., Ltd. 47B Nguyen Thuong Hien, Binh Thanh Dist. Ho Chi Minh City Vietnam

Tel: (84) 8 3550 0116 Fax: (84) 8 3550 0115 Email: fbs@fbs.com.vn URL: www.fbs.com.vn

FBS is the software development company, especially in ERP and core banking applications.

Copyright FBS 2012

All Rights Reserved

Future Business Solutions

Thông tin chi tiết về Giải pháp ERP XMan

xin vui lòng liên hệ

CÔNG TY CÔNG NGHỆ FBS

Tư vấn KH: Lý Hiền Trung

Mobile: 0987 828386

Email: trunglh@fbs.com.vn