GESTIONE DI PROGETTO E ORGANIZZAZIONE DI IMPRESA · •strutture organizzative aziendali;
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matemat icamente . i t
GESTIONE DI PROGETTO
E ORGANIZZAZIONE DI
IMPRESA
Il project management nella scuola superiore
di Antonio e Martina Dell’Anna
GESTIONE DI PROGETTO E ORGANIZZAZIONE DI IMPRESA Il project management nella scuola superiore
di Antonio e Martina Dell’Anna
m a t e m a t i c a m e n t e . i t
IL PROGETTO SPOT
Servizi pubblici territoriali online
PARTE VII – APPENDICE I
2
CASI DI STUDIO
Gestione di progetto e organizzazione di impresa
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IL PROGETTO SPOT
• Prima di analizzare i casi di studio
occorre studiare le unità didattiche 1 e
2, in particolare:
• organizzazione, processo e progetto;
• processi produttivi;
• strutture organizzative aziendali;
• redditività di progetto.
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IL PROGETTO SPOT
Gestione di progetto e organizzazione di impresa 4
• La descrizione del progetto può essere
equiparata alla presentazione fatta dal project
manager, nella prima riunione di avvio delle
attività, al gruppo di lavoro coinvolto nella
attività di pianificazione.
• Oltre al PM, che coordina, alla riunione
solitamente sono presenti:
• progettisti esperti delle aree di interesse;
• sponsor (uno o più amministratori fortemente
interessati al progetto);
• responsabili aziendali di riferimento.
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IL PROGETTO SPOT
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• Il progetto riguarda il settore ICT ma il
modello descritto può essere facilmente
adattato ad altri settori.
• E’ sufficiente sostituire la terminologia con
quella del settore di interesse.
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IL PROGETTO SPOT
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La descrizione iniziale del progetto fatta dal PM contiene i
seguenti elementi:
• obiettivi strategici del proponente;
• descrizione generale della soluzione ipotizzata e da
definire:
• contesto, infrastrutture, organizzazione, prodotti ecc;
• prima ipotesi di organizzazione del team di progetto;
• principali attività previste nell’ambito del progetto;
• prima ipotesi di cronoprogramma o di vincoli
temporali;
• prima generica ipotesi di costi o di vincoli economici;
• particolari attività o prodotti da realizzare come piani di
gestione a regime o piano esecutivo del fornitore.
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PRESENTAZIONE (1)
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• Il progetto prevede la implementazione
di servizi pubblici erogati on line a
cittadini ed aziende.
• Soggetto proponente è una
aggregazione di circa 20 comuni
appartenenti ad un’area territoriale
(provincia, comunità montana, altro)
con un totale di circa 500.000 abitanti.
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IL PROGETTO SPOT
PRESENTAZIONE (2)
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• I servizi non sono definiti nel dettaglio
• possono riguardare diverse aree del comune (diversi
domini applicativi):
• i servizi per le attività economiche del SUAP
(Sportello Unico per le Attività Produttive);
• i servizi per l’edilizia del SUE (Sportello Unico per
l’Edilizia);
• il SIT (Sistema Informativo Territoriale);
• i servizi per la Gestione dei Tributi;
• altri servizi.
• I servizi possono riguardare più aree ed essere
integrati tra loro.
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IL PROGETTO SPOT
PRESENTAZIONE (3)
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• I servizi vengono attivati solitamente da una
richiesta o da una comunicazione da parte del
cittadino o da una impresa.
• La richiesta è corredata spesso da
documentazione tecnica.
• Alla richiesta iniziale possono seguire altri
scambi di documentazione tra l’ente e il
richiedente.
• La documentazione generalmente deve
essere firmata e deve essere consegnata allo
sportello comunale o tramite posta.
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PRESENTAZIONE (4)
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• Il nuovo codice dell’amministrazione
digitale (nuovo CAD, Decreto
legislativo n. 235/2010) prevede che le
comunicazioni con gli enti pubblici
possano essere eseguite via web con
l’utilizzo di tecnologie come:
• firma digitale (FD);
• posta elettronica certificata (PEC);
• pagamenti online.
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OBIETTIVI GENERALI
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• Realizzazione di un sistema di gestione
integrato per la erogazione di servizi pubblici
in modalità online a cittadini e alle imprese.
• L’utente potrà richiedere e ricevere tutti i
servizi via web, da casa o dal posto di lavoro,
in qualsiasi ora ed in qualsiasi giorno.
• I servizi miglioreranno sicuramente in
efficienza, efficacia ed economicità.
• E’ necessaria una reingegnerizzazione dei
processi interni all’ente per adeguarli alle
nuove modalità digitali.
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IL PROGETTO SPOT
SOLUZIONE (1)
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Hardware ed infrastrutture di rete
• Il progetto, dal punto di vista architetturale,
dovrà prevedere una soluzione mista in parte
centralizzata e in parte distribuita (nei
comuni).
• La componente centrale, fisica o virtuale,
sarà adibita alla installazione del software ed
alla erogazione dei servizi.
• Le componenti periferiche nei comuni
riguarderanno soprattutto postazioni di lavoro
specializzate.
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SOLUZIONE (2)
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Software
• Il software sarà scelto tra quelli disponibili sul mercato ed eventualmente potrà essere personalizzato sulla base di specifiche esigenze.
• Il software dovrà avere i seguenti requisiti tecnici:
• essere web based;
• essere realizzato con tecnologie open source per permettere il riuso delle soluzioni;
• essere dotato di funzionalità di interoperabilità e cooperazione applicativa per poter essere integrato con tutte le procedure gestionali e i portali degli Enti.
• I data base dovranno essere centralizzati ma concettualmente organizzati per singolo Ente.
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SOLUZIONE (3)
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Riorganizzazione degli Enti
• I comuni dovranno avere la possibilità di:
• condividere competenze e risorse umane,
• trasferire le esperienze al loro interno;
• in generale condividere le best practice.
• Devono essere definiti degli standard
territoriali riferiti sia alla modulistica sia alle
procedure.
• Si prevede un ufficio centrale capace di
erogare, per conto dei comuni associati, tutti
o parte dei servizi implementati dal progetto.
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SOLUZIONE (4)
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Attività di comunicazione
• Deve essere prevista una attività di
comunicazione indispensabile sia per
informare sia per formare gli interessati:
• il personale interno ai comuni coinvolto
nell’iniziativa;
• i cittadini e le imprese a cui sono diretti i
servizi erogati.
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SOLUZIONE (5)
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Piano di gestione a regime
• Nell’ambito del progetto deve essere
realizzato un piano di gestione a regime dei
servizi implementati.
• Il piano deve contenere la previsione dei costi
di gestione per almeno i primi tre anni.
• Il piano di previsione dei costi a regime è uno
dei prodotti indispensabili per gli enti per
poter valutare l’incidenza della spesa dei
nuovi servizi sui bilanci futuri.
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IL PROGETTO SPOT
SOLUZIONE (6)
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Progetto offerta dei fornitori
• I fornitori in fase di gara dovranno presentare
un progetto offerta in cui potranno proporre
delle soluzioni migliorative rispetto alla
soluzione minima definita come base.
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IL PROGETTO SPOT
SOLUZIONE (7)
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Individuazione della soluzione
• La soluzione finale sarà individuata attraverso una gara pubblica effettuata secondo il codice degli appalti (DLgs 163/2006).
• L’offerta migliore verrà individuata attraverso la valutazione:
• della soluzione proposta e degli aspetti migliorativi rispetto alla soluzione minima richiesta;
• della offerta economica calcolata sulla base del ribasso proposto dalle aziende rispetto ad un importo massimo stabilito come base d’asta.
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IL PROGETTO SPOT
ORGANIZZAZIONE TEAM DI PROGETTO (1)
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• L’organizzazione del team di progetto sarà
complessa perché il numero di risorse
coinvolte è numeroso.
• Si prevede la partecipazione di:
• personale interno ai comuni;
• collaboratori esperti esterni;
• personale dei fornitori;
• portatori di interesse (stakeholder).
• Ogni comune dovrà mettere a disposizione
del progetto strutture, servizi e personale.
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IL PROGETTO SPOT
ORGANIZZAZIONE TEAM DI PROGETTO (2)
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• L’organizzazione del team di progetto sarà a
matrice:
• le funzioni saranno le aree: amministrazione,
segreteria, suap, sue, sistemi e reti, sviluppo
software, formazione, assistenza e supporto,
manutenzione, altro;
• le divisioni saranno i gruppi di lavoro dedicati
alla realizzazione delle fasi o attività;
• si prevede anche uno staff di esperti a
disposizione del project manager.
• I gruppi di lavoro saranno misti, cioè composti da
personale interno, esterno e dei fornitori in
funzione delle necessità di ogni attività.
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IL PROGETTO SPOT
ORGANIZZAZIONE TEAM DI PROGETTO (3)
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Personale interno agli Enti:
• l’assemblea dei sindaci o un altro
amministratore per ogni comune (comitato di
programma);
• tutti i responsabili di servizio interessati al
progetto coadiuvati dal personale del loro
ufficio;
• Gli uffici coinvolti saranni: sistemi
informativi, segreteria, amministrazione,
comunicazione e domini applicativi del
progetto (suap, sue, sit, tributi, altro).
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IL PROGETTO SPOT
ORGANIZZAZIONE TEAM DI PROGETTO (4)
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Organizzazione interna agli Enti:
• Uno dei comuni fungerà da capofila come responsabile delle attività operative ed amministrative.
• Il sindaco del comune capofila fungerà da presidente del comitato dei sindaci (sponsor).
• Il responsabile del servizio sistemi informativi di uno dei comuni fungerà da project manager.
• Ogni comune avrà un suo responsabile comunale di progetto che coordinerà le attività tra il team di progetto e le componenti interne al comune.
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IL PROGETTO SPOT
ORGANIZZAZIONE TEAM DI PROGETTO (5)
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Collaboratori esperti esterni:
• La componente interna del team sarà integrata da
consulenti esterni esperti con competenze non
presenti all’interno dei comuni.
• Gli esperti esterni opereranno a supporto del project
manager.
• Probabili esperti esterni possono essere:
• un responsabile della qualità;
• un esperto di project management;
• un esperto del dominio applicativo;
• un esperto di aspetti organizzativi e di processi
aziendali comunali;
• altri.
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IL PROGETTO SPOT
ORGANIZZAZIONE TEAM DI PROGETTO (6)
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Personale dei fornitori:
• Il personale dei fornitori farà parte dei gruppi di lavoro
a tutti gli effetti e coopererà con gli altri membri del
team.
• Il personale dei fornitori sarà coordinato da un project
manager del fornitore e sarà organizzato in team.
• Ogni team sarà composto da figure con competenza e
livello differenti: team leader, progettista, analista,
specialista ecc.
• Il personale dei fornitori opererà soprattutto nelle
attività di: installazione sistemi e reti, sviluppo
software, creazione banche dati, formazione, supporto,
assistenza tecnica e manutenzione.
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IL PROGETTO SPOT
ORGANIZZAZIONE TEAM DI PROGETTO (7)
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Esempio di organigramma
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IL PROGETTO SPOT
ATTIVITÀ (1)
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• L’idea e l’avvio di progetto, concezione e
definizione, avviene per differenti motivi:
• iniziativa di qualche portatore di interesse
(stakeholder), solitamente un
amministratore o dirigente di settore;
• per necessità come nuove normative;
• per cogliere opportunità come
finanziamenti comunitari, nazionali ecc.
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IL PROGETTO SPOT
ATTIVITÀ (2)
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• L’amministratore particolarmente interessato
probabilmente fungerà da sponsor del
progetto e cercherà di acquisire la
partecipazione degli altri enti dell’area.
• Trovate le adesioni degli enti ed individuato
un esperto (potenziale project manager o
progettista) si parte con la definizione
dell’idea che comprende:
• rilevazione dello stato dell’arte;
• studio di fattibilità.
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IL PROGETTO SPOT
ATTIVITÀ (3)
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• Alla fase di definizione segue la fase di
pianificazione che porta a:
• realizzazione del piano di progetto;
• approvazione del piano da parte del
comitato dei sindaci;
• finanziamento del progetto;
• avvio della ‘esecuzione’ del progetto.
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IL PROGETTO SPOT
ATTIVITÀ (4)
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Segue poi le fasi di progettazione e realizzazione che
comprendono:
• la progettazione della soluzione;
• la gara di individuazione del fornitore e
sottoscrizione del contatto;
• la redazione ed approvazione del progetto
esecutivo;
• la fornitura ed installazione della soluzione
tecnologica;
• la revisione dei processi;
• la formazione degli operatori;
• il collaudo del sistema.
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IL PROGETTO SPOT
ATTIVITÀ (5)
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• Segue la fase di dispiegamento, detta anche
di avvio o implementazione, che comprende:
• il completamento dell’organizzazione
interna;
• il coinvolgimento degli utenti: cittadini e
aziende attraverso attività di informazione
e formazione;
• l’avvio del progetto con una fase iniziale di
sperimentazione.
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IL PROGETTO SPOT
ATTIVITÀ (6)
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• Il progetto si chiude con la fase di revisione
finale che prevede:
• la chiusura di tutti i rapporti aperti con il
progetto;
• il controllo della spesa e delle procedure
applicate;
• l’analisi dei risultati finalizzata a valorizzare
l’esperienza per iniziative future.
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IL PROGETTO SPOT
CRONOPROGRAMMA
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Una sola condizione:
durata massima del progetto
diciotto mesi.
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IL PROGETTO SPOT
COSTO GLOBALE (GUDGET)
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• Il costo globale previsto per il progetto deve essere
compreso tra un minimo di € 400.000 e un massimo di
€ 500.000.
• La spesa globale del progetto sarà ripartita tra gli enti
in funzione di criteri da definire (es. in proporzione
degli abitanti o altro).
• Se il progetto beneficia di finanziamenti di enti di livello
superiore: regione, stato, comunità europea, gli enti
partecipanti dovranno dividersi solo la parte di spesa
non coperta dal finanziamento.
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