ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

JUAN SEBASTIAN BOHORQUEZ PARRA

LUCELY NARVAEZ LOPEZ

JOSÉ LUIS MEJÍA BURBANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA, CIDBA

ARMENIA – QUINDIO

2015

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

JUAN SEBASTIAN BOHORQUEZ PARRA

LUCELY NARVAEZ LOPEZ

JOSÉ LUIS MEJÍA BURBANO

GESTIÓN DOCUMENTAL II. GRUPO 04

DOCENTE:

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA, CIDBA

ARMENIA – QUINDIO

2015

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION ........................................................................................................................... 5

OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 6

Objetivo general ................................................................................................................ 6

Objetivos específicos ......................................................................................................... 6

Actividad 3 “ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO” ............................................. 7

1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES? ....................................................... 7

2 . Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción. ............................................. 7

3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos. ................................ 7

4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?... ................................................................................. 8

5. ¿Qué implica la clasificación? ............................................................................................. 8

6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno de ellos?. ...... 8

7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una organización en la

Clasificación? ........................................................................................................................... 9

8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación? ................................................... 9

9. ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES?.. .................................................................. 12

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos

de cada una... .......................................................................................................................... 12

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos. .................................................................. 12

12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas? ....................... 12

13. Entidad Visitada: Veeduría Distrital... .............................................................................. 13

13.1.Procesos de la Gestión documental... ......................................................................... 14

13.2. Clasificación de los archivos en sus fases de archivo de Gestión, Archivo Central e

Histórico... .............................................................................................................................. 17

13.3. Importancia de la Unidad de Correspondencia.. ........................................................ 17

13.4. Ejemplos de documentos producidos.. ....................................................................... 17

14. Entidad Visitada: Alcaldía Municipal de Samaniego... .................................................... 19

14.1.Procesos de la Gestión documental... ......................................................................... 19

14.2. Clasificación de los archivos en sus fases de archivo de Gestión, Archivo Central e

Histórico... .............................................................................................................................. 20

14.3. Importancia de la Unidad de Correspondencia.. ........................................................ 21

14.4. Ejemplos de documentos producidos......................................................................... 22

15. Entidad Visitada: Alcaldía Municipal de Cumbitara... ..................................................... 22

15.1.Procesos de la Gestión documental... ......................................................................... 22

15.2. Clasificación de los archivos en sus fases de archivo de Gestión, Archivo Central e

Histórico... .............................................................................................................................. 23

15.3. Importancia de la Unidad de Correspondencia.. ........................................................ 23

15.4. Ejemplos de documentos producidos......................................................................... 25

Conclusiones .......................................................................................................................... 27

Referencias bibliográficas ...................................................................................................... 28

INTRODUCCIÓN

Desde los inicios de la historia se ha hecho necesario registrar los hechos más importantes para el

desarrollo de las civilizaciones, estos han quedado plasmados en diferentes formatos desde piedra

y pergamino hasta llegar al formato más usado comúnmente que es el papel, a este soporte se le

ha dado la denominación de documento y sin darnos cuenta se ha convertido en el soporte que

más se crea en cualquier organización para reflejar los resultados de sus funciones y que gracias a

que se han desarrollado diferentes procesos ha sido posible conservarlo por largos periodo de

tiempo adquiriendo el nombre de Archivo.

Con el pasar de los años se hizo más difícil tener el control sobre aquellos documentos creados y

recibidos cada día en las oficinas de trabajo, es así como se implementan procedimientos para su

gestión y trámite para que de alguna forma atraviesen por ciertas etapas que permitan oxigenar a

las oficinas de los documentos que cumplieron la labor por la cual fueron creados pero que no

fuera necesario destruirlos sino que pasaran a otra instancia dentro de la organización para que

allí fueran administrados hasta cumplir un fin específico, a estas etapas se les dio el nombre de

Ciclo Vital y en este documento abordaremos todo lo referente a su desarrollo y cómo influyen

en el desempeño diario de las funciones de todas las organizaciones.

OBJETIVOS

Objetivo general

Reconocer y profundizar en los procesos de un Programa de Gestión Documental los cuales se

desarrollan durante las etapas del ciclo vital del documento.

Objetivos específicos

Definir conceptos relacionados con la Gestión Documental.

Realizar trabajo de campo que nos permita obtener información de primera fuente, sobre

el manejo que la entidad consultada realiza con relación a sus archivos.

Definir y comprender conceptos relacionados con la implementación de un PGD.

Conocer las normativas que rigen la implementación de un Programa de Gestión

Documental

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

1. Son el conjunto de documentos generados por

una Unidad Administrativa en el ejercicio de sus

funciones, las cuales según su jerarquía ilustrada

en el organigrama, originan:

Los Fondos.

Las Secciones

Las Subsecciones

Las Series Documentales

Las subseries

Los Tipos Documentales.

2. Clasificación: Es la organización sistemática de documentos de archivo en grupos o

categorías jerárquicas de acuerdo a métodos, procedimientos, criterios o convenciones

preestablecidas y representadas en un plan, cuadro o esquema de clasificación

Ordenación: Es la operación archivística realizada dentro del proceso de organización que

consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las

categorías o grupos definidos en la clasificación.

Descripción: Creación de una representación precisa de una unidad de descripción

archivística y en su caso de las partes que la componen, mediante la captura, análisis,

organización y registro de la información que sirve para identificar, administrar, localizar y

explicar los materiales archivísticos, así como el contexto y los documentos de archivo que se

producen de la descripción.

3. Diferencias entre ordenación y organización de archivos:

Clasificación Ordenación

Establecimiento de agrupaciones

documentales diferenciadas

Proceso por medio del cual se establecen

con claridad las relaciones entre los

documentos de una serie

Determina la agrupación más grande

(fondo) y

Secuencia, relaciones causa efecto

Las más pequeñas (series) Continuidad e interdependencia entre os

documentos de una serie

Estructura documental Disposición física de los documentos

No determina como arreglarse los

documentos dentro de cada una de las

agrupaciones documentales

4. Refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se

registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

5. La clasificación de los documentos implica:

Establecer un criterio de selección que permita diferenciar clases principales y las

subclases que se encuentren dentro de estas las cuales son aplicables a la producción

documental presente en las organizaciones.

Ubicar un tipo documental dentro de una categoría principal y específica dependiendo

de la función que este desempeñe.

Asignarle a cada área de la entidad un esquema jerárquico de los documentos que

produce de acuerdo a su importancia.

Establecer un control sobre la producción documental de la entidad.

Definir con claridad los tipos documentales más generados en el desarrollo de las

funciones de la entidad.

Establecer las relaciones entre las dependencias que componen una entidad la cual

está determinada por los documentos que producen y la relación a un trámite en

común.

6. Para tener una correcta clasificación se tienen en cuenta los siguientes principios:

La Clasificación es el proceso anterior a la ordenación

Principio de consistencia: Los niveles sucesivos deben contener solo funciones,

actividades o materias, es decir que en un mismo nivel no se deben mezclar subseries y

tipos documentos.

Evitar incluir en los Cuadros de Clasificación encabezados que digan Misceláneos o

Varios.

Evitar desarrollar demasiadas subdivisiones en los cuadros de clasificación

Clasificación por Funciones:

En las organizaciones administrativas esta clasificación se realizara en la medida en

que un documento sea creado derivado de un trámite en particular, de esta forma se

irán alimentando las clases de acuerdo a las necesidades presentadas por la

organización.

Teniendo en cuenta que los Archivos Históricos ya poseen una clasificación es

posible evaluar si esta fue realizada de forma correcta, de lo contrario es posible

modificarla sin alterar la designación numérica que se le asignó a la clasificación que

ya estaba elaborada anteriormente.

Es posible clasificar los documentos de acuerdo a la organización interna de la entidad

(Organigrama) en el cual es posible determinar las secciones y subsecciones orgánicas de

la misma.

Solo en casos específicos los documentos se pueden clasificar en materias o asuntos y

esto ocurre cuando es necesario guardar el orden original de un trámite específico por el

cual fueron creados los documentos motivos de esta clasificación.

7. Gracias a que por medio de la Clasificación es posible identificar funciones comunes y

específicas dentro de la organización del mismo modo la conformación de agrupaciones

documentales como series, Subseries y Unidades documentales permite determinar los

tramites específicos que son realizados con los documentos resultantes de las actividades

propias de la unidad administrativa que los genera, mostrando el desarrollo del mismo hasta

el momento de su finalización los que más adelante permitirán realizar balances de la gestión

en determinados periodos de tiempo si la organización lo requiere.

8. Ya que la Clasificación permite realizar agrupaciones documentales dentro de una unidad

administrativa separándolas y ordenándolas en forma jerárquica para que sea posible conocer

las funciones realizadas por cada unidad administrativa dentro de una organización, es posible

realizar una clasificación apropiada siguiendo unos pasos específicos los cuales se mencionan

a continuación:

8.1.Identificación de Productores.

Consiste en identificar a aquellos creadores de los documentos tanto institucionales como

administrativos, esto da como resultado la identificación de las Agrupaciones Documentales

de la Organización.

Luego se deben identificar los Fondos Documentales que son la totalidad de la

documentación producida, recibida y conservada por una Unidad en donde es necesario

recopilar la información sobre el origen y evolución de la oficina productora y se tendrá en

cuenta lo siguiente:

Fecha de Creación

Fecha de Supresión, si es el caso.

Disposiciones que hayan dado lugar a modificaciones en la estructura de la

Entidad.

Organismos que hayan desempeñado anteriormente funciones similares.

Organismos que heredan competencias.

Los Fondos Documentales están clasificados en varios tipos los cuales dependen de la vigencia

administrativa de las instituciones, estos son:

Fondos Abiertos: Documentación de Entidades que se encuentran administrativamente

vigentes.

Fondos Cerrados: Documentación de Entidades que fueron suprimidas, cerradas o

liquidadas.

Fondos Acumulados: Son aquellos conformados por la documentación producida en el

transcurso de la vida institucional de una entidad los cuales fueron reunidos sin ningún

criterio Archivístico de organización y conservación.

Cada fondo debe clasificarse por separado ya que la documentación que lo conforma tiene

criterios de creación y evolución del organismo productor que es pertinente a cada fondo.

Adicionalmente algunas entidades asumen las funciones de otras que fueron suprimidas así como

sus fondos documentales los cuales son de carácter cerrado pero tienen vigencia hasta la fecha en

que la documentación fue creada por la entidad que fue suprimida, por esta razón no deben

mezclarse con la documentación que hace parte del fondo documental que actualmente posee

dicha entidad.

8.2. Estructura Orgánica

Consiste en la identificación de las secciones y subsecciones documentales que no son más que la

documentación producida por las dependencias y los grupos de trabajo en que estas se

subdividen, para esto es necesario conocer la estructura orgánica por la cual está compuesta que

permitirá determinar el nivel jerárquico y subalterno dentro de la misma apoyándose en la

información brindada por los siguientes documentos:

Organigramas

Creación y supresión de dependencias

Manuales de Funciones

Manuales de Procedimientos

Reglamentos Internos

Se debe respetar la estructura de la entidad pero esta debe estar pendiente a las modificaciones

hechas a la organización de las dependencias, las funciones y su estructura interna en general

para realizar los ajustes necesarios en la clasificación. De esta forma es posible distinguir los

momentos históricos de la institución.

Ya identificada cada dependencia se determinan sus funciones y tramites y los documentos que

son generados resultado de las mismas.

8.3. Series Documentales y Asuntos

La Serie Documental está relacionada directamente con las funciones que realiza una

dependencia y por las cuales son generados documentos que sirven de soporte de dichas

funciones. Cada Serie Documental está asociada a un asunto en particular, cuya denominación es

el resultado del análisis de los documentos reunidos correspondientes al trámite que los genera.

Por otro lado hay funciones específicas que se realizan dentro de un asunto principal y que están

relacionadas con este, para este caso cada Serie se subdivide en cierto número de asuntos

relacionados a los que se les da el nombre de Subserie.

Por ejemplo la Veeduría Distrital se encuentra compuesta por Veedurías Delegadas

(Dependencias) las cuales cumplen diferentes funciones para promover la transparencia y evitar

la corrupción en el Distrito Capital, una de estas Dependencias es la Delegada para la

Contratación cuyas funciones están relacionadas con el seguimiento a los procesos de

Contratación de la Entidades distritales, una de sus funciones es INTERVENCIONES,

EVALUACIONES, DIAGNÓSTICOS Y SEGUIMIENTOS A LA GESTIÓN

CONTRACTUAL DE LAS ENTIDADES DEL DISTRITO CAPITAL y de esta se

desprenden diferentes procedimientos relacionados en el anterior fin, por lo cual la Serie y

Subseries quedarían de la siguiente forma:

Serie y Código Subserie y Código

o 100 - INTERVENCIONES,

EVALUACIONES,

DIAGNÓSTICOS Y

SEGUIMIENTOS A LA

GESTIÓN CONTRACTUAL DE

LAS ENTIDADES DEL

DISTRITO CAPITAL

100.01 - Evaluaciones a la Gestión

Contractual del Distrito Capital.

100.02 - Mapas de Riesgos de la

Gestión Contractual de las

Entidades del Distrito Capital

100.03 - Procesos Preventivos para

el Mejoramiento de la Gestión

Contractual de las Entidades del

Distrito Capital

100.04 - Seguimiento Técnico a

Contratos de Obra de la Gestión

Contractual de las Entidades del

Distrito Capital

100.05 - Diagnóstico del

comportamiento de la Gestión

Contractual de las Entidades del

Distrito Capital

Para finalizar los Asuntos hacen referencia al contenido específico de cada Unidad Documental

que materializan los trámites administrativos adelantados por las dependencias delegadas para

resolverlos. Es así como toda la documentación que tenga relación con un asunto en particular

deberá permanecer integrados en torno al trámite del cual forman parte.

Es fácil identificar los Asuntos en los Archivos administrativos ya que estos están señalados

tanto en los manuales de procedimiento como en las funciones asignadas a cada dependencia.

Para los Fondos Acumulados se pueden identificar los asuntos en el contenido de los documentos

permitiendo reconocer los trámites, el orden original con que fueron producidos y la red de

relaciones entre las dependencias.

9. Es entendida como una unión de documentos en pro de generar una acción administrativa para

que en su posterior trámite realice la función con motivo de su creación. Una unidad documental

puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unión.

10. Unidad documental simple (documento): se refiere a la unidad documental archivística más

pequeña que existe, esta unidad no puede ser dividida en más parte de lo que ya es, son por

ejemplo una fotografía, un informe, acta, etc. No todas las unidades documentales simples tienen

que estar dentro de un expediente, pero todos los expedientes están formados por unidades

documentales simples.

Unidad Documental compuesta (expediente): es una unidad organizada de documentos (varias

unidades simples) que han sido reunidos por cualquiera de estas razones:

Por el productor, para su uso corriente

Durante el proceso de organización archivística (porque se refiere al mismo tema,

actividad o asunto

Por ejemplo:

Hoja de vida de un funcionario

Historia clínica de una paciente

11. Tipo documental hace referencia a qué clase de documento es, es decir la forma, a las

taxonomías de los documentos. Es posible que haya infinidad de tipos documentales puesto que

con ellos nos referimos a que trata el documento y por tanto a cuál es su finalidad o actividad.

Son similares en cuanto sus caracteres internos.

Ejemplos: Informes, facturas, correspondencia.

12. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los

documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o

su conservación permanente.

Las tres fases del ciclo vital del documento:

• Fase Activa o de gestión de la información documental (Archivo de trámite). Se

conservan más o menos cinco años.

• Fase Semiactiva, archivo central o de concentración, son de uso poco recuente y no se

conservan más de cincuenta años.

• Fase inactiva, histórica o de conservación permanente. Los documentos del archivo

histórico se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos.

ENTIDADES VISITADAS

NOMBRE DE LA ENTIDAD: VEEDURÍA

DISTRITAL

DIRECCION: BOGOTA D.C

Consulta realizada por: Juan Sebastián Bohorquez Parra

NOMBRE DE LA ENTIDAD: ALCALDIA

MUNICIPAL DE SAMANIEGO

DIRECCION: SAMANIEGO, NARIÑO

Consulta realizada por: Luceli Narváez López.

NOMBRE DE LA ENTIDAD: ALCALDIA

MUNICIPAL DE CUMBITARA

DIRECCION: CUMBITARA NARIÑO

Consulta realizada por: José Luis Mejía Burbano

13. Entidad Visitada: Veeduría Distrital

La Veeduría Distrital es una entidad del sector público que promueve la transparencia y evita los

actos de corrupción en el Distrito haciendo seguimiento a los procesos contractuales y de control

y participación ciudadana que se realizan en las entidades, en la parte documental cuenta con un

sistema de organización de documentos normalizado en un 90%, cuenta con una Oficina de

Gestión Documental desde donde se realiza la planeación de las diferentes actividades y

procedimientos que se deben seguir para la organización de los archivos que componen la

entidad.

De acuerdo a la visita realizada al archivo de esta entidad en la cual se indago sobre cuales

actividades son realizadas en los procesos de la Gestión Documental que menciona el Decreto

1080 de 2015 en su Artículo 2.8.2.5.9., es posible mencionar lo siguiente.

13.1. Procesos

NOMBRE DEL PROCESO ACTIVIDAD REALIZADA

Planeación

Estudio de los procesos realizados en cada Dependencia que conforma la Entidad para determinar que documentos se generan producto de cada función. En este apartado se determinan factores como el contenido de los documentos, quienes son los productores, quien es la persona autorizada para firmar en cada oficina y quien no lo es.

Establecimiento de los formatos normalizados para la elaboración de los diferentes documentos (Actas de Reunión, Informes, Comunicaciones Oficiales), de esta parte se hace cargo la Oficina de Planeación de la Entidad.

Producción

Seguimiento a la cantidad de documentos generados por cada Dependencia

Se evalúa que documento es generado con más frecuencia.

Tiempo que debe tardar en tramitarse desde su generación, radicación en la Oficina de Correspondencia y entrega al destinatario.

Definir los responsables de la tramitación de los documentos de las diferentes oficinas, en este caso las Secretarias quienes realizan la entrega en la Oficina de Correspondencia para la entrega a los respectivos destinatarios.

Gestión y Trámite Asegurar la disposición de los documentos para su consulta en cualquier momento por usuarios internos y externos, para esto está dispuesto el centro documental donde es posible solicitar cualquier documento que haya sido transferido allí en años anteriores.

Vinculación eficiente de lo documentos al trámite al que corresponden, esto es realizado de forma oportuna desde el momento en que son creados y si es

recibido es ubicado y entregado en la oficina correspondiente en la cual hará parte del expediente correspondiente en el que se le hace seguimiento de acuerdo al asunto al que fue vinculado.

Organización

Se ubican los documentos en el expediente correspondiente de acuerdo al trámite al que este pertenece

Se realiza la ordenación de forma cronológica de tipo libro ubicando la fecha más antigua al principio de la carpeta y la más reciente al final de la misma.

Se retira el material metálico del que vengan acompañados los documentos como ganchos de cosedora y clips.

Se procede a la foliación de los mismos de forma consecutiva desde 1 hasta 200 folios por cada carpeta.

Se realiza el encarpetado, utilizando ganchos legajadores plásticos para evitar el deterioro biológico de los documentos dentro de las carpetas, para la perforación esta es realizada al tamaño en que fueron impresos los documentos ya sea carta u oficio pero procurando que estos vayan alineados en la parte superior de la carpeta.

Se elaboran rótulos y marbetes para cada carpeta

Se ubican en cajas o gavetas según sea el caso.

Transferencia

Realizar el Inventario de los expedientes que por cumplir su tiempo de retención en la oficina productora serán transferidos al Archivo Central.

Diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental para realizar la transferencia al Archivo Central.

Entrega de las cajas que componen la Transferencia documental al Archivo Central.

Disposición de Documentos Selección de documentos que son objeto de conservación total por ser patrimonio de valor histórico para la Veeduría Distrital. Es necesario aclarar que estos documentos son todas aquellas publicaciones producidas por la Veeduría las cuales reflejan la Gestión en los diferentes frentes en el transcurso de las diferentes administraciones Distritales.

Preservación a Largo Plazo

Se adecuan las condiciones necesarias que ayuden a la conservación de los documentos en las etapas de su ciclo vital, estas deben ser de mobiliario, ambiente y almacenamiento que aseguren la perdurabilidad de los mismos en el tiempo de su preservación.

Valoración

Seguimiento constante a las modificaciones hechas a los procesos cuyo resultado sea la creación de documentos misionales para la Veeduría Distrital.

Ajuste de las Tablas de Retención Documental de acuerdo a las modificaciones hechas a los diferentes procesos que se manejan en la Veeduría.

Capacitación a los funcionarios sobre los ajustes realizados a los procesos y a los instrumentos archivísticos.

Identificar allí mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los

documentos y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase

(Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico).

13.2. En la Veeduría Distrital la clasificación de los archivos está establecida de acuerdo al

Ciclo Vital de los documentos en:

Archivo de Gestión; En esta etapa se realizan los procesos de Producción. Gestión y Trámite,

Organización y Transferencia. Adicionalmente la entidad cuenta con sus Tablas de Retención

Documental que son el principal instrumento archivístico para determinar el tiempo de retención

de cada documento que es generado por las Dependencias que la componen.

Archivo Central: Es allí donde son transferidos los documentos que ya cumplieron su tiempo de

retención en el Archivo de Gestión, en esta etapa son realizados los procesos de Transferencia,

Preservación a Largo Plazo y Valoración.

Archivo Histórico: En esta etapa son seleccionados y conservados los documentos que posean

importancia histórica para la Entidad, allí son aplicados los procesos de Transferencia,

Disposición de Documentos y Preservación a Largo Plazo.

13.3. La Veeduría Distrital como toda entidad posee su Oficina de Correspondencia en la cual

se centraliza el despacho y la recepción de toda la documentación que es tramitada en la entidad,

su importancia radica en que las personas que realizan sus funciones allí están debidamente

capacitadas para tramitar el envío de correspondencia de salida de la entidad, procurando su

entrega de forma oportuna en tiempos previamente establecidos, y de la misma forma distribuir

eficiente y oportunamente la correspondencia de entrada que va dirigida a las diferentes

dependencias de la entidad para asegurar el cumplimiento de los trámites administrativos

necesarios.

Por otro lado para asegurar el fin anteriormente mencionado hacen uso de procesos de la Gestión

Documental como Gestión y Trámite por medio del cual realizan las labores manuales y digitales

para asegurar la recepción, entrega y distribución de toda la correspondencia de la Veeduría

Distrital.

13.4. a) Durante las etapas del Ciclo Vital este documento sigue los siguientes pasos:

1. El documento es recibido en la Oficina de Correspondencia en donde le es asignado un número

de radicado que es emanado por el Sistema de Información Documental ORFEO el cual es el

utilizado para la gestión virtual de los documentos producidos por la entidad.

2. Es entregado a la Secretaria de la Oficina a la cual va dirigido en este caso la Delegada para la

Contratación en donde le será asignado a un Profesional quien efectuará el seguimiento a la

solicitud y proyectara un documento de respuesta para el mismo. En este momento el documento

comenzara su trámite en la etapa de Archivo de Gestión.

3. Luego de proyectada la respuesta a la Solicitud de Acompañamiento que en este momento ya fue

enviada al solicitante existen dos posibilidades de clasificación para este documento. Por un lado

si en el contenido de la respuesta el Profesional informa que no es posible hacer el seguimiento al

caso en cuestión, este documento con su respuesta entrara a hacer parte de la Serie Documental

070-Peticiones, Quejas, Reclamos y Soluciones-PQRS o por el contrario si el Profesional le

manifiesta al solicitante que le hará el seguimiento a la Solicitud de Acompañamiento esta entrara

a hacer parte de otra Serie y Subserie documental 100.03-INTERVENCIONES,

EVALUACIONES, DIAGNÓSTICOS Y SEGUIMIENTOS A LA GESTIÓN CONTRACTUAL

DE LAS ENTIDADES DEL DISTRITO CAPITAL, Procesos Preventivos para el Mejoramiento

de la Gestión Contractual de las Entidades del Distrito Capital.

4. En cualquiera de los casos mencionados anteriormente este documento y los documentos que

continúan con el trámite serán organizados de forma cronológica, foliados y encarpetados según

lo dispuesto en el instructivo de archivo de la entidad.

5. Según lo dispuesto en la Tabla de Retención Documental en cualquiera de las dos Series a las que

puede pertenecer esta Solicitud de Acompañamiento el tiempo de retención será de 2 años en el

Archivo de Gestión y finalizado este tiempo se transferirá al Archivo Central.

6. Ya en el Archivo Central la persona encargada verificara la información relacionada a la

documento y le dará una ubicación de caja y carpeta de acuerdo al consecutivo llevado para la

disposición de las transferencias que allí reposan.

7. De acuerdo a lo mencionado en la Tabla de Retención Documental este documento deberá

conservarse allí por un tiempo de 3 años para la Serie 100.03-Procesos Preventivos y 8 años para

la Serie 070-PQRS.

8. Finalizado el tiempo de conservación en Archivo Central para la Serie 100.03 Procesos

Preventivos se procede a su conservación en medio electrónico y se realiza su transferencia la

Archivo de Bogotá, y para la Serie 070-PQRS se procede a su selección anual cuando el

expediente tenga relación con un proceso misional, administrativo, disciplinario o judicial, y se

procede según la Guía para la gestión normalizada de los documentos generados en el proceso de

recepción y direccionamiento de peticiones, quejas, reclamos y soluciones - PQRS.

b) En cada una de las Etapas del Ciclo Vital este documento posee ciertos valores los cuales se

explican a continuación:

Archivo de Gestión: Es el inicio de un trámite misional de la Dependencia a la cual es

enviado y en base a este se emitirán otros documentos relacionados al asunto del cual habla la

Solicitud inicial.

Archivo Central: Representa la prueba oficial de la Gestión de la Dependencia en un periodo

determinado de tiempo por ende debe estar disponible para su consulta en cualquiera que sea el

requerimiento de información mientras este permanezca en esta etapa de su ciclo vital.

Archivo Histórico: Hace parte de la historia de la gestión distrital por eso se conserva en

medio electrónico y se transfiere al Archivo Distrital donde estará disponible para cualquiera

que requiera conocer acerca de la información que contiene este documento.

14. ENTIDAD VISITADA: ALCALDIA MUNICIPAL DE SAMANIEGO

Persona encargada del Archivo: Juliana Ruiz

Cargo: Auxiliar Administrativo de archivo.

Para realizar este informe, me reuní con varias personas de la Alcaldía, que por antigüedad

conocen el manejo que se la dado a los documentos que se producen o llegan a esta entidad, y

en conclusión NO EXISTE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL creado para

tal fin, simplemente existe un comité de archivo que se creó para dar cumplimiento a un

requerimiento obligatorio exigido por el Archivo General de la Nación.

En ese ámbito de cumplimiento de las normas, desde la oficina del Archivo Municipal, se

contrató a una persona para que realizara las tablas de retención y valoración documental, pero

no dejo capacitando al personal y además se encuentran errores que no coinciden con la

realidad de la entidad, por lo tanto están en proceso de revisión, además le hace falta equipos y

material para la conservación de los documentos como son: cajas y carpetas reglamentarias.

La persona que me atendió es la encargada del archivo, con nombramiento en provisionalidad,

porque la persona de planta falleció hace un año. Además el archivo no está creado como tal,

es una dependencia de la oficina de talento humano, pero gentilmente me respondió la

consulta.

14.1. Los Procesos de la gestión documental que se realizan en la Alcaldía son:

Planeación: Está conformada por un comité que lo dirige la oficina de control talento humano,

aquí se determina donde se van a ubicar los documentos, las fechas en las que se van a recibir

documentos por parte de las demás dependencias, se hace un diagnóstico de lo que hay y

como se va a trabajar, quienes van a intervenir en los procesos.

Producción: Generación de documentos como certificados laborales e informes requeridos por

el archivo departamental y cooperación con otras dependencias de acuerdo con lo que ellas

requieran.

Organización: Depuración (sacar copias repetidas), clasificación, foliación y organización en

carpetas y cajas de los documentos.

Transferencia: cuando hay solicitudes por partes de otras entidades se hace la transferencia de

la documentación requerida por las mismas.

Disposición de documentos: Una vez realizada la planeación y organización se determina la

disposición final de documentos, esta puede ser su permanencia o dada de baja de acuerdo a

las tablas de retención documental y el ciclo de vida del documento, por cuanto no se ha

definido la creación del archivo permanente o histórico.

Esa es la teoría que está escrita en un documento, pero la realidad es que se elaboraron unas

tablas de retención documental que no fueron aprobadas por el comité y por lo tanto no se

están aplicando, van a revisar y reorientar este proceso.

Los documentos producidos o recibidos por las dependencias de la Alcaldía, se encuentran

organizados en carpetas y cajas como parte de su archivo de gestión, aquí permanecen durante

dos años, al cabo de los cuales los transfieren al archivo central, sin foliar y sin determinar el

valor de conservación porque desconocen tablas de retención, nadie los ha capacitado, además

el tiempo de permanencia en los cargos es muy corto. Así que el trabajo de la encargada del

archivo se le hace cada vez más grande.

Preservación a largo plazo y valoración: Si el documento se encuentra en mal estado se hace

la respectiva curación documental entendida esta como un proceso realizado con elementos

básicos como cinta papel, hojas en blanco. La valoración documental no se aplica porque no se

han aprobado las tablas, por lo pronto lo que se hace es foliar, encarpetar en las pocas cajas y

guardar en los peldaños por número de año, para descongestionar el espacio.

14.2. ARCHIVO CENTRAL: Ubicado en el tercer piso de la Alcaldía, el proceso radica en

recibir los documentos que le envían desde las dependencias, foliar, encarpetar y guardar en

cajas por años, hace unos meses se comenzó a llevar un registro en una base de datos realizada

en Excel. La eliminación la realizaron hace aproximadamente unos diez años tirando en

volquetas una gran cantidad de documentos al basurero por orden de los concejales, y según el

historiador Fidencio Melo nos cuenta que el logro quitarle los documentos a la última volqueta y

la guardo en su casa, donde se dedicó a depurar y conservar lo que le pareció que servía como

ARCHIVO HISTÓRICO, esa documentación reposa en la actualidad en su casa.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Manejado en cada oficina, los documentos se reciben o procesan

en cada dependencia, permanecen allí durante dos 2 o 3 años y se envían al archivo central.

Los documentos se encuentran clasificados así: Actas, acuerdos, aplicativos, autorizaciones,

auditorias, bases de datos, censos, certificaciones, chequeras, circulares, citaciones,

comprobantes, comunicaciones oficiales, conciliaciones, constancias, contratos, controles

sanitarios, convenios, declaraciones, extra procesos, decretos, denuncias, derechos de petición,

facturas, fichas, historias familiares y laborales, informes, inventarios, planes, planillas,

procesos, programas, proyectos, querellas, registros, resoluciones y tutelas, libros, libros

contables, libros de tesorería, licencias, manuales, nóminas, paz y salvo, peticiones, quejas y

reclamos.

14.3. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Esta unidad se encuentra ubicada en la oficina

de recepción del despacho del señor Alcalde y la coordina la secretaria privada.

Los pasos a seguir son: Recibe la correspondencia interna o externa, la radica en su libro de

control, reparte la correspondencia a las dependencias. Todo en el cuaderno de registro

(firmado y recibido y se hacer seguimiento), también desde ahí se envía la correspondencia

dirigida a otras instituciones dentro del municipio o fuera de él, para ello tienen contratado una

persona y para la correspondencia a otra ciudad tienen cuenta abierta con la oficina de

servientrega.

14.4. Seguimiento a una solicitud de una historia laboral para pensión, realizada por un docente

del municipio:

La oficina de archivo, recibe la solicitud, procede a la búsqueda de soportes, ya sea acta,

decreto o contratos y en tiempo de diez días se le da la respuesta al usuario.

Contrato de prestación de servicios: Lo produce la oficina de Talento Humano, adhieren

soportes (hoja de vida en formato único, fotocopia de cédula, paz y salvo municipal,

contraloría, procuraduría, libreta militar si es hombre, RUT, pago de salud y pensión), aquí

reposa durante el tiempo que dura el contrato y pasa a la oficina de presupuesto (tesorería),

donde hacen el cheque, cuando se haya cancelado la persona cumple el periodo en archivo de

gestión, se guarda por dos años y posteriormente pasa al archivo central.

15. ENTIDAD VISITADA: ALCALDÍA MUNICIPAL DE CUMBITARA

La entidad visitada fue la Alcaldía Municipal de Cumbitara,

con previa programación solicite el favor de concederme una

entrevista con el fin de obtener información sobre el ciclo

vital de los documentos de dicha entidad.

Cabe resaltar que la entidad está en proceso de ejecución del

PGD, pero aun faltan algunos aspectos para que se aplique en

su totalidad, según lo que me manifiesta el jefe de archivo se

está realizando todo lo posible para que la entidad pueda

cumplir a cabalidad todo lo planteado en dicho programa

Indagando paso a paso obtuve cuales son las actividades que

realiza la entidad en cada uno de sus procesos, como se

describe a continuación:

15.1.

Planeación: se cuenta con la persona encargada como jefe de archivo quien es la

responsable de formular, publicar, capacitar, liderar la implementación y seguimiento del

PGD de la entidad

Producción: Se logró establecer los formatos correspondientes de las comunicaciones

internas y unificarlos ya que cada dependencia estaba manejando un formato diferente.

Gestión y trámite: Cada dependencia es la encargada de realizar el respectivo trámite de

un documento, cumpliendo parcialmente con algunas de las especificaciones plasmadas

en su PGD.

Organización: se ha realizado capacitaciones con las distintas dependencias con el fin de

promover las distintas operaciones técnicas para que los documentos tengan un adecuado

uso en el sistema de gestión documental y además se ha hecho revisión a cada uno de los

archivos de gestión para verificar el cumplimiento de las normas.

Transferencia: se realiza teniendo en cuenta las tablas de retención documental, aunque

se ha tenido algunas dificultades

Preservación: la organización de los documentos

se realiza en los soportes establecidos por la Ley.

Valoración: Realizada teniendo en cuenta las

tablas de retención documental.

15.2. Archivo de gestión: en esta etapa cada

dependencia es la encargada de organizar su

documentación, teniendo en cuenta el principio de

procedencia y la clasificación de series y subseries, los

documentos están sometidos a una continua utilización y

consulta administrativa, el tiempo aproximado es de 3

años, luego se valora para su transferencia al archivo

central.

Archivo Central: En esta fase son conservados todos los

documentos que desde el archivo de gestión de cada una de

las dependencias se transfieren a esta fase a través de una

valoración, con el fin de ser conservados y su utilización es

menor frecuente pero para la entidad siguen teniendo

vigencia, y en el caso de algún funcionario necesite una documento, este lo debe solicitar a la jefe

de archivo, a través de un escrito, quien verificando su cumple con los requisitos para hacer uso

del documento, después le concede una copia del mismo.

15.3. En cuanto a la Unidad de

correspondencia, me manifiesta la encargada

que es una oficina que recientemente se dispuso

de la infraestructura adecuada, ya que

anteriormente si estaba conformada esta unidad

pero no se tenía el espacio dedicado a solo este

proceso, sino que lo hacia la secretaria General

de la Alcaldía. Ahora se cuenta con la oficina y

el personal a cargo quien tiene la

responsabilidad de efectuar sus distintas

acciones, de igual manera la importancia de

esta unidad está dada a que es la encargada de

gestionar de manera centralizada y normalizada,

los servicios de recepción, radicación de distribución de las comunicaciones, además todos los

procesos anteriores solo se llevan a cabo en el formato tradicional que es el formato papel, pero si

se lleva una base de datos creada en Excel donde se especifican datos como: No de radicado,

fecha, hora, nombre de la entidad o persona remitente, y destinataria, asunto, entre otros datos.

De igual manera los procesos de recepción de las comunicaciones la encargada lo registra con un

número consecutivo, y solo se radica la documentación externa o en su caso la interna que debe

ser enviada. La distribución a cada una de las dependencias la realiza la encargada de la unidad o

en ocasiones el mensaje, y se deja a disposición de las oficinas para su respectivo trámite.

Además me manifiestan que a largo plazo se está pensando en la adquisición de un software para

la gestión de los documentos electrónicos, ya que actualmente no se cuenta con este.

15.4. a). El documento producido por la entidad que seleccione fue un DECRETO, el cual es

generado por la dependencia; Despacho del Alcalde, y cumple con las siguientes etapas:

Producción: Dependiendo de la necesidad solo el despacho del alcalde los puede producir,

además debe regirse a unos estándares básica para su publicación como el tamaño de la hoja, que

debe ser tamaño carta, con márgenes según normas ICONTEC, en encabezado con el respectivo

membrete oficial, se imprime a color, tipo de letra arial 11, además en consecutivo de la serie es

anual.

Gestión tramite: con el fin de darlo a conocer su publicación se realiza en la página web de la

entidad, y en la cartelera general.

Organización: se lo ordena consecutivamente en la serie decretos por año.

Transferencia: Se estadía en el archivo de gestión es de aproximadamente 3 años, luego se

transfiere al archivo central.

Disposición de documentos: conservación total porque cumple un objetivo misional y posee

valores primario y secundarios y para la administración.

Preservación a largo plazo: Se cumple con este propósito donde se quiere que estos documentos

se puedan conservar no solo en formato papel sino que más adelante se piensa en formato

electrónicos.

Valoración: Posee valores primarios y secundarios

b) archivo de gestión: valor primario; administrativo y legal

Archivo Central: valoración semiactivos valores primarios

CONCLUSIONES

Con la elaboración de esta actividad logramos identificar las etapas del ciclo vital de los

documentos, desde una perspectiva teórico-práctica ya que a través de los conceptos y la visita

realizada por cada uno de los integrantes del grupo a las diferentes entidades de nuestra localidad,

logramos tener un acercamiento desde la práctica y de esa manera comprender mejor la teoría.

Además en dicha visita se logró identificar la Unidad de correspondencia que es muy importante

para cualquier entidad pues por medio de ella se gestiona de manera centralizada y normalizada

las distintas comunicaciones.

Consideramos que fue muy provechoso todo el trabajo realizado para nuestra formación como

futuros profesionales de la Información.

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de un Programa de gestión documental. Recuperado de: http:// -

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Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de

la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas

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