Gestión del Alcance del Proyecto

5/11/2018 Gesti n del Alcance del Proyecto - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/gestion-del-alcance-del-proyecto-55a232ba110ab 1/53

Gestión del Alcance delProyecto

1



Gestión del Alcance del Proyecto

1. Recopilar Requisitos

.

3. Crear la EDT

4. Verificar el Alcance

5. Controlar el Alcance

2



Guía del PMBOK®Áreas de Conocimiento

1. Integración2. Alcance

3. Tiempo

4. Costo5. Calidad

6. Recursos Humanos

7. Comunicaciones8. Riesgos

9. Adquisiciones

Actualmente en su cuarta edición, es el único estándar ANSI para lagestión de proyectos. 3



Área / Proceso Iniciación Planificación EjecuciónSeguimiento y

ControlCierre

IntegraciónDesarrollar Actade Constitucióndel Proyecto

Desarrollar PlanDirección Proyecto

Dirigir y Gestionarla Ejecución delProyecto

Monitorear y Controlar el

trabajo del ProyectoRealizar Control Integradode cambios

Cerrar el Proyectoo Fase

AlcanceRecopilar requisitos

Definir AlcanceCrear EDT

Verificar AlcanceControlar Alcance

Tiempo

Definir ActividadesSecuenciar ActividadesEstimar RecursosEstimar DuraciónDesarrollar Cronograma

Controlar Cronograma

CostosEstimar Costos

Controlar Costos

Calidad Planificar Calidad Realizar AseguramientoCalidad

Realizar Control de Calidad

RecursosHumanos

Desarrollar Plan Recursos

Humanos

Adq. Equipo ProyectoDes. Equipo Proyecto

Gestionar EquipoProyecto

Comunicaciones

Identificar

Interesados

Planificar

Comunicaciones

Distribuir Información

Gestionar ExpectativasInteresados Informar Desempeño

Riesgos

Planificar Gestión RiesgosIdentificar RiesgosRealizar AnálisisCualitativoRealizar AnálisisCuantitativo

Planificar Respuesta

Monitorear y controlarriesgos

Adquisiciones PlanificarAdquisiciones Efectuar Adquisiciones Administrar AdquisicionesCerrar

Ad uisiciones4



La Gestión del Alcance del ProyectoIncluye los procesos

necesarios para garantizarque el proyecto incluyatodo (y únicamente todo) el

trabajo requerido para.

El objetivo principal de la

Gestión del Alcance delProyecto es definir y

controlar qué se incluye yqué no se incluye en el

proyecto.5



La Gestión del Alcance del Proyecto

¿ Por qué es importante definir bien el

alcance del Proyecto?

6



Procesos de la Gestión del Alcance del

Proyecto

1. RecopilarRequisitos

2. Definir elAlcance

3. Crear la EDTEs el proceso que

Es el proceso queconsiste en definiry documentar las

necesidades de losinteresados a fin

de cumplir con losobjetivos del

proyecto.

Es el proceso queconsiste en

desarrollar unadescripción

detallada delproyecto y delproducto.

consiste ensubdividir losentregables y el

trabajo delproyecto en

componentes máspequeños y más

fáciles de manejar.

7



Procesos de la Gestión del Alcance del

Proyecto

4. Verificar elAlcance

5. Controlar elAlcance

Es el proceso queconsiste en formalizarla aceptación de los

entregables delproyecto que se hancompletado.

Es el proceso queconsiste en monitorearel estado del alcance

del proyecto y del

producto, y en gestionarcambios a la línea base

del alcance.

8



Alcance

El término alcance puede referirse a: Alcance del producto: Las características y

funciones que definen un producto, servicio o

resultado. Alcance del proyecto: El trabajo que debe

realizarse para entregar un producto, servicio

o resultado con las características y funcionesespecificadas.

9



Línea base del alcance del proyecto

La constituyen:

El Enunciado del Alcance del Proyecto(detallado y aprobado)

La EDT

El diccionario de la EDT

Esta línea base del alcance se monitorea severifica y se controla durante todo el ciclo devida del proyecto.

10



Plan para la Gestión del Alcance del

Proyecto

Proporciona una guía acerca decómo se definirá, documentará,

verificará, gestionará y controlaráel alcance del proyecto.

Dependiendo de las necesidadesdel proyecto, el plan para la

gestión del alcance del proyectopuede ser formal o informal, muydetallado o formulado de manera

general.

11



Recopilar requisitos

12



Recopilar RequisitosRecopilar RequisitosRecopilar RequisitosRecopilar Requisitos

Es el proceso queconsiste en definiry documentar lasnecesidades delos interesados afin de cumplir conlos objetivos del

proyecto.

El éxito delproyecto dependedirectamente delcuidado que se

tenga en obtener ygestionar losrequisitos delproyecto y del

producto.

Los requisitos incluyen lasnecesidades, deseos y

expectativas cuantificadasy documentadas del

patrocinador, del cliente yde otros interesados.

Estos requisitos debenlistarse, analizarse y

registrarse con un nivelde detalle suficiente, quepermita medirlos una vezque se inicia el proyecto.

13




Significadefinir y

gestionar lasexpectativasdel cliente.

Losrequisitos

constituyenla base de la

EDT.

Laplanificacióndel costo, delcronograma

y de lacalidad seefectúa enfunción de

ellos.

El desarrollo delos requisitoscomienza con

un análisis de lainformación

contenida en elacta de

constitución delproyecto y en el

registro deinteresados.

14




• Los requisitos delproyecto pueden incluirlos requisitos de laempresa, de dirección

Muchasorganizaciones

establecen,

entrega, etc.• Los requisitos del

producto pueden incluirla información sobrerequisitos técnicos,

requisitos de seguridad,de desempeño, etc.

entre

requisitos delproyecto y

requisitos delproducto.

15




16




17



18



Recopilar Requisitos: Herramientas yRecopilar Requisitos: Herramientas yRecopilar Requisitos: Herramientas yRecopilar Requisitos: Herramientas y

TécnicasTécnicasTécnicasTécnicas

Entrevistas

Grupos de Opinión

Talleres Facilitados

• Tormenta de ideas• Técnicas de grupo nominal

• La técnica Delphi

• Mapa conceptual/mental

• Diagrama de afinidad

Técnicas Grupales de Creatividad

19



Recopilar Requisitos: Herramientas yRecopilar Requisitos: Herramientas yRecopilar Requisitos: Herramientas yRecopilar Requisitos: Herramientas y


• Unanimidad

• Mayoría

• Pluralidad

Técnicas Grupales de Toma de Decisiones

Cuestionarios y Encuestas

Observaciones

Prototipos

20



Recopilar Requisitos:Recopilar Requisitos:Recopilar Requisitos:Recopilar Requisitos: SalidasSalidasSalidasSalidas

Documentación de

Requisitos

Plan de Gestión deRequisitos

Matriz de Rastreabilidadde Requisitos

21



Definir el alcance

22



Definir el alcanceDefinir el alcanceDefinir el alcanceDefinir el alcance

1. Es el proceso que

consiste en desarrollaruna descripción detalladadel proyecto y del

producto.

2. La preparación de unadeclaración detallada delalcance del proyecto es

fundamental para su éxito, y seelabora a partir de losentregables principales, los

supuestos y las restriccionesque se documentan durante el

inicio del proyecto.

4. Durante el proceso de

planificación, el alcance delproyecto se define y se describede manera más específica

conforme se va recopilandomayor información acerca del

proyecto.

3. Se analizan los riesgos, los

supuestos y las restriccionesexistentes, para verificar queestén completos; según seanecesario, se irán agregandonuevos riesgos, supuestos y

restricciones.

23



24



Definir el alcance: Herramientas yHerramientas yHerramientas yHerramientas y


Juicio deExpertos

Análisis delProducto

Identificaciónde

Alternativas

TalleresFacilitados

25



Enunciado del Alcance del ProyectoEnunciado del Alcance del ProyectoEnunciado del Alcance del ProyectoEnunciado del Alcance del Proyecto

Describe de manera detallada losentregables del proyecto y el

trabajo necesario para crear esosentregables.

común del alcance del proyectoentre los interesados en el

proyecto.

Puede contener exclusionesexplícitas del alcance, que

pueden ayudar a gestionar las

expectativas de los interesados.26



Enunciado del Alcance del ProyectoEnunciado del Alcance del ProyectoEnunciado del Alcance del ProyectoEnunciado del Alcance del ProyectoEsto permite al equipo del proyecto

realizar una planificación más

detallada, sirve como guía del equipode trabajo durante la ejecución yproporciona la línea base para evaluar

si las solicitudes de cambio o detrabajo adicional se encuentran dentro

o fuera de los límites del proyecto.

El grado y nivel de detalle con que la

declaración del alcance del proyectodefine el trabajo que se realizará y elque se excluirá, pueden determinar el

grado de control que el equipo delproyecto podrá ejercer sobre el

alcance global del proyecto.

27



Enunciado del Alcance del ProyectoEnunciado del Alcance del ProyectoEnunciado del Alcance del ProyectoEnunciado del Alcance del Proyecto

• Una descripción del alcancedel producto

•

Incluye, yasea

producto• Los entregables del proyecto

• Las exclusiones del proyecto• Las restricciones del proyecto

• Los supuestos del proyecto

o porreferencia a

otrosdocumentos,lo siguiente:

28



Crear la EDT

29



Crear la EDTCrear la EDTCrear la EDTCrear la EDT

Proceso que consiste en subdividir los entregables del

proyecto y el trabajo del proyecto en componentes máspequeños y más fáciles de manejar.

jerárquica, basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipodel proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregablesrequeridos, con cada nivel descendente de la EDT representando unadefinición cada vez más detallada del trabajo del proyecto.

La EDT organiza y define el alcance total del proyecto yrepresenta el trabajo especificado en el enunciado delalcance del proyecto aprobado y vigente.

30



Crear la EDTCrear la EDTCrear la EDTCrear la EDT

El trabajo planificado está contenido en el nivel másbajo de los componentes de la EDT, denominadospaquetes de trabajo.

Un paquete de trabajo puede ser programado,monitoreado, controlado, y su costo puede serestimado.

En el contexto de la EDT, trabajo se refiere a losproductos o entregables del proyecto, que son elresultado del esfuerzo realizado, y no el esfuerzo en sí

mismo. 31



32



Crear la EDT: Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasHerramientas y Técnicas

Descomposición

La descomposición es la subdivisión de los entregables delproyecto en componentes más pequeños y másmanejables, hasta que el trabajo y los entregables quedendefinidos al nivel de paquetes de trabajo.

El nivel de paquetes de trabajo es el nivel más bajo en laEDT, y es aquél en el que el costo y la duración de lasactividades del trabajo pueden estimarse y gestionarse demanera más confiable.

El nivel de detalle para los paquetes de trabajo varía enfunción del tamaño y la complejidad del proyecto.

33



Cómo construir la EDT

Usando las fases del ciclo de vida del proyecto comoprimer nivel de descomposición, con los entregables del

producto y del proyecto insertados en el segundo nivel.

Usando los entregables principales como primer nivel dedescomposición.

Usando sub proyectos que pueden ser ejecutados pororganizaciones externas al equipo del proyecto, comotrabajo contratado. En el marco de un trabajo mediantecontrato, el vendedor desarrollará la estructura de

desglose del trabajo contratado correspondiente.34



EDT organizada por fasesEDT organizada por fasesEDT organizada por fasesEDT organizada por fases

35



EDT basada en entregables principalesEDT basada en entregables principalesEDT basada en entregables principalesEDT basada en entregables principales

36



Cómo construir la EDTCómo construir la EDTCómo construir la EDTCómo construir la EDT

La EDT puede estructurarse como un esquema, un organigrama, un

diagrama de espina de pescado o cualquier otro método.

La verificación de la exactitud de la descomposición requieredeterminar que los componentes de nivel inferior de la EDT sean losnecesarios y suficientes para completar los entregables de alto nivelcorrespondientes.

Cada entregable diferente puede tener diferentes niveles dedescomposición. Para llegar al nivel del paquete de trabajo, en el casode algunos entregables sólo se necesitará descomponer el trabajo alsiguiente nivel, mientras que en otros casos será necesario añadirniveles suplementarios de descomposición.

37




Conforme se descompone el trabajo en niveles de mayordetalle, la capacidad de planificar, gestionar y controlar eltrabajo es mayor. Sin embargo, una descomposición excesivapuede ocasionar un esfuerzo improductivo de gestión, un uso

realización del trabajo.

En el caso de entregables o subproyectos cuya realización sesitúe en un futuro lejano, es probable que no pueda realizarse

la descomposición. Normalmente, el equipo de dirección delproyecto espera hasta que el entregable o subproyecto sea losuficientemente claro para poder desarrollar los detalles de laEDT. Esta técnica se denomina a veces planificación gradual.

38




La EDT representa todo el trabajo necesario pararealizar el producto o el proyecto, e incluye el trabajode gestión del proyecto.

El total del trabajo en los niveles inferiores de la EDTdebe corresponder al cúmulo de los niveles

superiores, de modo que no se omita nada y que nose efectúe ningún trabajo innecesario. Esto sedenomina a veces la regla del 100 %.

39



Diccionario de la EDTDiccionario de la EDTDiccionario de la EDTDiccionario de la EDT

El diccionario de la EDT es un documento generado por el proceso Crear laEDT, cuya función es respaldar la EDT.

El diccionario de la EDT proporciona una descripción más detallada de loscomponentes de la EDT, incluyendo los paquetes de trabajo y las cuentas decontrol.

• el identificador del código de cuentas• la descripción del trabajo• la organización responsable

• lista de hitos del cronograma• las actividades asociadas del cronograma

• los recursos necesarios• los estimados de costo• los requisitos de calidad

• los criterios de aceptación• las referencias técnicas• la información del contrato

,

40



41



Verificar el alcance

42



Verificar el alcanceVerificar el alcanceVerificar el alcanceVerificar el alcance

Es el proceso queconsiste enformalizar la

aceptación de losentregables del

proyecto que se hancompletado.

Incluye revisar losentregables con el

cliente o el patrocinador

para asegurarse de quese han completadosatisfactoriamente y

para obtener de ellos suaceptación formal.

Difiere del control de calidaden que mientras el primero

corresponde principalmente ala aceptación de los

entregables, el segundo serefiere sobre todo a

corroborar la exactitud de losentregables y su

cumplimiento con losrequisitos de calidad

especificados para losentregables.

Por lo general, elcontrol de calidad selleva a cabo antes de

la verificación delalcance, pero ambos

procesos puedenefectuarse en

paralelo.

43



44

f



Verificar el alcance: Herramientas y

técnicas

Inspección

,

examinar y verificar para determinar si el trabajo ylos entregables cumplen con los requisitos y loscriterios de aceptación del producto.

Las inspecciones se denominan también, según elcaso, revisiones, revisiones del producto, auditoríasy revisiones generales.

45



Verificar el alcance: Salidas

Entregables aceptados

Solicitudes de cambio

Actualizaciones a losdocumentos del proyecto

46



Controlar el alcance

47



Controlar el alcanceControlar el alcanceControlar el alcanceControlar el alcance1. Es el proceso por el que se

monitorea el estado del alcancedel proyecto y del producto, y se

gestionan cambios a la línea basedel alcance.

2. Asegura que todos los cambiossolicitados o las accionespreventivas o correctivas

5. Los cambios son inevitables,por lo que se impone algún tipo

recomen a as se procesen através del proceso Realizar el

Control Integrado de Cambios.

3. El control del alcance delproyecto también se utiliza para

gestionar los cambios realescuando suceden y se integra a los

otros procesos de control.

4. Los cambios no controlados amenudo se denominan corrupción

del alcance del proyecto.

e proceso e con ro ecambios.

48



49

Controlar el alcance: Herramientas yControlar el alcance: Herramientas yControlar el alcance: Herramientas yControlar el alcance: Herramientas y



Controlar el alcance: Herramientas yControlar el alcance: Herramientas yControlar el alcance: Herramientas yControlar el alcance: Herramientas y

técnicastécnicastécnicastécnicas

Análisis de Variación

Las mediciones del desempeño del proyecto se utilizanpara evaluar la magnitud de la variación respecto de lalínea base original del alcance.

Los aspectos importantes del control del alcance delproyecto incluyen la determinación de la causa y delgrado de variación con relación a la línea base delalcance y la decisión acerca de la necesidad de aplicaracciones preventivas o correctivas.

50



Controlar el Alcance: SalidasControlar el Alcance: SalidasControlar el Alcance: SalidasControlar el Alcance: Salidas

Mediciones del Desempeño del Trabajo

Actualizaciones de los Activos de laOrganización

Solicitudes de Cambio

Actualizaciones al Plan para la Dirección

del Proyecto

Actualizaciones a los Documentos delProyecto

51



Controlar el alcance

52



53

Gestión del Alcance del Proyecto

Documents

Transcript of Gestión del Alcance del Proyecto