PROJECT MANAGEMENT

Gestión de las Comunicaciones

Mirko Cajacuri LozanoMBA, Project ManagerJulio 2015

¿Qué es la Gestión de las Comunicaciones?

• Conformado por todos los procesos para asegurar la generación, recolección, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del Proyecto

¿Qué es la Gestión de las Comunicaciones?

Planificación de las Comunicaciones

• Objetivo.- Determinar las necesidades de información y comunicación del Proyecto

• Responde a las preguntas:– ¿Quién necesita cual información?– ¿Cuándo la necesitaría?– ¿Cómo se la dará la información?– ¿Quién le dará la información?

Planificación de las Comunicaciones

• Inputs– Factores ambientales y activos de procesos– Enunciado del Alcance del Proyecto.- Confirmar el

entendimiento común del alcance del Proyecto– Plan de Gestión del Proyecto: Restricciones y Asunciones– Interesados del Proyecto

Planificación de las Comunicaciones

• Herramientas y Técnicas– Análisis de Requisitos de comunicaciones.-

• Necesidades de información de los interesados• Tipo y Formato de la información requerida• Solo debe comunicarse información que asegure el éxito del

Proyecto

– Tecnología de las comunicaciones

Planificación de las Comunicaciones

• Salida– Plan de Gestión de las Comunicaciones

• Requisitos de comunicación• Información a ser comunicada• Responsable de comunicar• Persona o grupo receptor• Métodos o tecnología• Frecuencia de la comunicación• Método de escalamiento• Método de actualización y refinamiento• Minutas, reuniones, correos,

Cuadro de Evaluación de Stakeholders

Matriz de Reporte de Stakeholders

Información requerida por Stakeholders

Distribución de la Información• Objetivo.- Poner la información necesaria a disposición

de los interesados• Inputs

– Plan de Gestión de las Comunicaciones

Distribución de la Información• Herramientas y Técnicas

– Habilidades de Comunicación.- • Intercambiar información• Asegurar que la las personas reciban información

correcta

– Sistema de recopilación y recuperación .- • Sistemas de archivo manual• Bases de datos• SW de Gestión de Proyectos

– Métodos de distribución de la información– Proceso de lecciones aprendidas

Distribución de la Información• Herramientas y Técnicas

– Métodos de distribución de la información• Reuniones de Proyecto, Distribución de impresos,

sistemas manuales y bases de datos compartidas

– Proceso de lecciones aprendidas• Identifica éxitos y fracasos del Proyecto y

recomendaciones

Distribución de la Información• Salidas

– Activos de procesos– Cambios solicitados

Informar el Rendimiento• Objetivo.- Recolección de los datos y la distribución de

la información de rendimiento para los interesados• Inputs

– Información sobre el rendimiento del trabajo– Mediciones de rendimiento: Valor Ganado– Conclusión proyectada– Mediciones de Control de Calidad– Plan de Gestión del Proyecto– Solicitudes de Cambio– Productos entregables

Informar el Rendimiento• Herramientas y Técnicas

– Herramientas de presentación de información– Recopilación y compilación de información sobre el

rendimiento: Manual, BD, SW de Gest de Proy– Reuniones de revisión de estado.- Intercambia

información sobre el Proyecto– Sistema de informe de tiempo.- Proyecto– Sistema de informe de costos.-

Informar el Rendimiento• Salidas

– Informes de Rendimiento• Proveen información sobre el estado y progreso

– Proyecciones• Son actualizados y se emiten nuevamente

– Cambios solicitados– Acciones correctivas recomendadas– Activos de procesos(actualizaciones)

Gestionar a los Interesados• Objetivo.- Satisfaciendo las necesidades y resolver

controversias con los interesados en el Proyecto• Entradas

– Plan de Gestión de las Comunicaciones• Requerimientos y expectativas documentadas de los

stakeholders

– Activos de procesos

Gestionar a los Interesados• Herramientas y Técnicas

– Métodos de Comunicación• Por cada interesado

– Registro de Polémicas• Documenta y monitorea la solución de temas polémicos

Gestionar a los Interesados• Salidas

– Polémicas resueltas– Solicitudes de Cambio aprobadas– Acciones correctivas recomendadas– Activos de procesos(actualizaciones)– Plan de Gestión del Proyecto(actualizaciones)

Gestionar a los Interesados

Gestionar a los Interesados

Gracias, ¿Preguntas?