GESTION DE COMPRAS

IMPORTANCIA: papel de mayor relieve como parte de una dirección estratégica global integrada de una organización en el interés de aumentar la cuota o participación en el mercado.

Disponibilidad de materiales y el impacto de los costos influyen las decisiones de fabricación, fuerza una revisión inteligente de la función de compras con una perspectiva global de suministros y costos.

Potencial de ahorro que puede suponer una compra y el control prudente de los materiales.

*Dado que los materiales representan un porcentaje elevado del costo de los artículos finales en casi todo tipo de manufactura, no es de extrañar la relevancia que ha tenido y tiene en la actualidad la gestión de aprovisionamiento. Es éste uno de los motivos por los cuales la administración de la cadena de abastecimiento se ha convertido en un arma competitiva clave para las empresas. ABASTECIMIENTO

*Con la creciente especialización, la sociedad industrializada gasta una creciente proporción de sus ingresos en las compras. Esto sucede porque una parte del producto de la empresa es muy probable que sea fabricado de manera eficiente por algún otro. En consecuencia, las mejoras en las compras proporcionan una oportunidad para reducir costo. GESTIÓN DE COMPRAS Y JUSTO A TIEMPO

Las compras (aprovisionamiento) representan una función primordial, puesto que una buena administración de éstas mejora la posición competitiva de las empresas, al buscar el mejor provecho para el uso de los fondos de la organización

*Many companies do not recognize that their view on purchasing is not in step with how business is conducted in today’s complicated world . The growing use of technology, the continually shifting economy, a narrowing competitive landscape and an intense drive for profits are all factors influencing today’s business environment. To take advantage of this new climate, companies must change how they approach and ultimately apply their purchasing processes to realize a significant competitive advantage within their specific industries and markets. (ADR – THE CHANGE AGENT FOR PURCHASING)

OBJETIVO: de largo plazo, desde el punto de vista de la continuidad del suministro como de su economía.

*La gestión de aprovisionamiento es crucial para alcanzar la reducción del coste en la Cadena de Valor. A través de una cuidadosa elección e integración

de los proveedores una compañía puede mejorar la calidad así como reducir los costes de las mercancías o servicios. APROVISIO 1y2 – MANUAL DE CONSULTA

ALCANCE: *La gestión de Aprovisionamiento incluye la selección y gestión de proveedores de mercancías y servicios , la negociación de precios y términos de compra , y la adquisición de mercancías y servicios de calidad . APROVISIO 1y2 – MANUAL DE CONSULTA

Las responsabilidades pueden ampliarse a la distribución física, tráfico, almacenamiento y almacenes, llamándose GESTION DE MATERIALES o LOGÍSTICA DE MATERIALES.

*Las compras pueden combinarse con diferentes actividades de almacenamiento e inventario para formar un sistema de Gestión de Materiales. El propósito de la Gestión de Materiales es obtener la eficiencia de las operaciones a través de la integración de todas las actividades de adquisición, movimiento y almacenaje de materiales de la empresa. GESTION DE COMPRAS Y JUSTO A TIEMPO

MAPA DE PROCESOS LOGÍSTICOS

ALMACEN 1 ALMACEN 1 y 2

Mapa de Proceso

s Logístic

PLANIFICACIÓN

SERVICIO AL

CLIENTE

GESTION DE APROVISIONAMIENTO

GESTION DE PEDIDOS Y

DISTRIBUCIÓN

GESTION DE EXISTENCIAS

GESTIÓN DE ALMACENES

*PROCESO DE ABASTECIMIENTO: El abastecimiento de una organización implica un proceso complejo, en que las decisiones son clave para el funcionamiento de la organización, e involucra las siguientes funciones:

• A ) "Fijar especificaciones para los productos a adquirir" dentro de la empresa (manufacturera, de servicios, distribuidora, etc.)

• B ) "Decisiones de mercadeo" en empresas distribuidoras. Cuáles artículos tienen aceptación y venta entre nuestros clientes (bienes que serán fuente para abastecerse.)

• C ) "Ciclo de manejo físico de los productos", desde el embarque por el proveedor, transporte, recepción, almacenaje y venta o requisición.

• D ) "Ciclo administrativo de las compras". Autorización de las solicitudes y órdenes de compra, colocación de las mismas con el proveedor seleccionado, recepción de mercancías, pago y contabilización de los bienes.

• E ) "Políticas y procedimientos de control de las existencias" que permiten conocer el momento en que deba reabastecerse cierto producto en el almacén.

• F ) "Políticas de control de calidad" en que se fijan estándares, se valúa la capacidad de los proveedores y se verifica el cumplimiento de la calidad requerida.

• G ) "Procedimientos financieros" involucran presupuestos, créditos, inversión en inventarios, desembolso y pago de facturas. FUNCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

*Enfoque por procesos: las actividades de la empresa se agrupan no por su similitud sino por la relación que existe entre ellas (flujos de información, flujos de materiales, relación causa – efecto) y, donde la organización se diseña alrededor de flujos de trabajo rompiendo las relaciones departamentales para satisfacer las demandas específicas de cada actividad según el concepto proveedor – cliente.

Así podemos decir que un Proceso se define como: “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.” GESTION-POR-PROCESOS

*Las empresas deben tener identificados, definidos y documentados los procesos relativos a la gestión de aprovisionamiento , de manera que puedan ser analizados periódicamente, a fin de identificar oportunidades de mejora .

Las principales actividades del proceso podemos resumirlas en las siguientes:

PROCESO DE GESTION DE APROVISIONAMIENTO

APROVISIO 3– MANUAL DE CONSULTA

*CICLO DE ABASTECIMIENTOEl encargado del área de abastecimiento tiene como responsabilidad la coordinación de todas las actividades vinculadas con la adquisición de materias primas, materiales e insumos necesarios para las actividades productivas, entre las que se pueden nombrar las siguientes:

Compras Recepción Almacenamiento Gestión de inventarios

1. IDENTIFICACION DE NECESIDADES por parte del Departamento usuario (producción, ingeniería, ventas, etc.)

1. IDENTIFICACION DE NECESIDADES por parte del Departamento usuario (producción, ingeniería, ventas, etc.)

4. RECEPCION e INSPECCION de los mismos a fin de darles conformidad4. RECEPCION e INSPECCION de los mismos a fin de darles conformidad

3. EMISION Y SEGUIMIENTO DE

PEDIDOS

3. EMISION Y SEGUIMIENTO DE

PEDIDOS

2. SELECCIÓN FUENTES APROVISONAMIENTO

2. SELECCIÓN FUENTES APROVISONAMIENTO

5. APROBACION Y PAGO DE FACTURAS

a proveedores

5. APROBACION Y PAGO DE FACTURAS

a proveedores

6. CONTROL DE RESULTADOS

6. CONTROL DE RESULTADOS

Todas estas actividades interactúan en forma dinámica, dando origen a lo que se denomina el ciclo de abastecimiento :

Proveedores

Compras Recepción

Inventarios Almacenamiento

Control de Stocks

La secuencia de actividades involucradas en el proceso de aprovisionamiento comienza con la recepción de necesidades de requerimientos de bienes y/o servicios, y ya sea que se traten de adquisiciones aisladas (por única vez) o de compras periódicas, el proceso lleva implícita la búsqueda y selección de proveedores.Para las adquisiciones periódicas se confecciona un programa de abastecimiento, de acuerdo al pronóstico de la demanda y las políticas de inventario establecidas.En un sistema de punto de re orden, cuando en los almacenes se detecta la necesidad de reponer existencias, el área de Compras emite una orden de pedido y la envía a los proveedores, quienes entregarán posteriormente lo solicitado en el área de Recepción. Una vez controlada la entrega, las mercaderías se trasladarán a los Almacenes, donde permanecerán hasta el momento de su consumo en el proceso productivo; así, las existencias van disminuyendo hasta llegar nuevamente a su punto de pedido (re orden), dando lugar al inicio de un nuevo ciclo de abastecimiento.El esquema que se acaba de describir responde a un MODELO DE REPOSICIÓN, esto es, cuando el nivel de inventario cae por debajo de un determinado nivel se repone el stock. El M.R.P. (Planeamiento de Recursos de Manufactura) introduce algunas variaciones en este proceso, ya que se trata de un SISTEMA DE REQUISICIÓN, donde los materiales e insumos siguen un programa de aprovisionamiento de acuerdo al plan maestro de producción. Las modalidades de Abastecimiento Justo a Tiempo JIT también introducen cambios al modelo presentado, principalmente porque responden a SISTEMAS DE PRODUCCIÓN DE ARRASTRE, en donde, a partir de la demanda de los clientes se moviliza todo el sistema de producción de la empresa y de los proveedores. En este tipo de sistema, a partir de las órdenes de producción generadas por pedidos de los clientes, la firma solicita las materias primas y materiales correspondientes a sus proveedores, quienes los entregan de

manera casi instantánea en el lugar de producción – evitando los pasos de recepción y almacenaje previos.Para los aprovisionamientos que se realizan en forma esporádica o por única vez (por ejemplo, adquisición de muebles, compras de equipos, contratación de un servicio de consultoría), si bien se llevan registros detallados de todas las compras, las fases de almacenamiento y gestión de inventarios suelen estar ausentes. ABASTECIMIENTO

INTERRELACIONES: probablemente la función de mayores interrelaciones al interior de la empresa y con proveedores. Afecta de lleno a cualquier otra función haciendo más visible sus colaboraciones y problemas. Está en conflicto con dos mundos, el de la empresa a la que representa y el de los intereses de los proveedores, su papel es de conciliación equilibrando el interés de la propia empresa con el del vendedor para proteger la disponibilidad a largo plazo (objetivo de largo plazo) y manteniendo la integridad de la empresa.

Relación con proveedores: actitud firme y justa con proveedores externos. Crear una reputación a base de una negociación justa, de un mantenimiento de su integridad, dando cabida a la competitividad.

Relación con la Dirección: La relación con la Dirección general es mediante reportes oportunos de las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual nos permite la evaluación y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organización. COMPRAS y ABASTECIMIENTOS

*Para hacer posible el objetivo de planificación de los futuros requerimientos de compras y el mejoramiento de los métodos para satisfacer las necesidades de compras de la Operación en las más favorables condiciones de precios, competitividad, alineación con objetivos, competencia tecnológica, calidad y confiabilidad, el Gerente de Compras debe preparar y el Comité de Compras debe revisar un Plan Anual de Compras (APP). El plan identificará todos los más importantes bienes y servicios a ser provistos durante el siguiente año así como estimar los volúmenes y costos de cada uno . (PURCHASING POLICY – FLI)

Relación con Producción: Esta es la función del grupo comprometido en la elaboración del producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relación cardinal entre compras y producción, es la de que compras procure los materiales necesarios para la producción y de que producción descanse en compras para tal servicio.

Tanto compras como producción comparten una obligación igual y doble hacia la administración; ambas son responsables de los COSTOS. La actuación de producción respecto de los costos, depende en gran medida de la habilidad de compras para obtener el máximo valor por unidad monetaria gastada.

Entre las fricciones más comunes encontramos que las causas son:

- Fallas en el abastecimiento (Producción está a merced de su agente de compras)

- Aviso insuficiente de producción para que compras asegure entrega u obtenga valor óptimo.

Las relaciones armoniosas dependen de la confianza mutua y la cooperación entre ambos departamentos, engendradas por el complejo entendimiento de cada uno en cuanto a prerrogativas y objetivos del otro. COMPRAS y ABASTECIMIENTOS

Relación con Ventas: . La función de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organización; el éxito, de ese esfuerzo de ventas depende, en función del producto, del precio, cantidad y confiabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento de compras entre otros.

El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende, siempre en parte, de los precios pagados por compras por los materiales componentes y, en muchos negocios, esto puede ser un factor determinante al cotizar los precios de venta.

Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los programas negociados por compras para los componentes o para las materias primas. COMPRAS y ABASTECIMIENTOS

Relación con Ingeniería (Control de Calidad): Ingeniería provee las especificaciones e influye en la selección de suministros.

Relación con Marketing: Las previsiones de compras sobre las tendencias de los precios futuros de los materiales son determinantes en la evaluación de los precios de venta de productos y rentabilidad futura, ayudando a determinar la estrategia que la dirección y marketing deben seguir.

EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS: la mejor y más útil consiste en registrar la tendencia del rendimiento o resultados recientes con respecto al rendimiento o resultados anteriores. Los parámetros son estadísticos (ahorro en efectivo, reducción de los pedidos efectuados, reducción de la carga de trabajo).

*Una adecuada gestión de compras y aprovisionamiento exige la implementación de procedimientos operativos que aseguren que las políticas

establecidas en esta área se ejecutan de acuerdo con las directrices marcadas, así como que la información utilizada en la toma de decisiones es fiable y oportuna. Es una práctica exigida en la norma de aseguramiento de la calidad ISO9000. APROVISIO 3– MANUAL DE CONSULTA

*A continuación, exponemos algunos de los principales indicadores de gestión, ya que lo que no se mide no se puede controlar:

Compras / ventas: Tomando como escenario las empresas industriales, el coste asociado a las materias primas y a los materiales necesarios para la obtención del producto final constituye el de mayor importe.

El período medio de pago: Una de las fuentes de financiación de mayor entidad de que disponen las empresas es la que se deriva del hecho de que en general, las compras no se pagan de contado. El período medio de pago es la diferencia media entre el momento que se reciben los materiales y aquel en que se abonan a los proveedores. Ejemplo:

EJEMPLO PERÍODO MEDIO DE PAGO

Empresa compra US$ 50000Período medio de pago = 90 díasFINANCIACIÓN MEDIA DE PROVEEDORES = (50000*90)/365 = $12328.76 APROVISIO 3– MANUAL DE CONSULTA

Los principales indicadores del Departamento de Compras son:

1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior

2. Total de compras/Número de compras

3. Porcentaje de compras rechazadas

4. Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima

5. Inventario/Ventas

6. Costo promedio de Orden de compra

7. Tiempo promedio de entrega de pedidos

8. Número de orden por mes en comparación con el año anterior

Otro factor importante para la realización de mejores prácticas es el desarrollo y uso de metodologías y sistemas para medir el rendimiento de los proveedores , los sistemas y los empleados . La medición del rendimiento va de la mano de la mejora continua. Sin un sistema de medición formal y consistente, no se puede saber si se ha mejorado.

ESPECIFICACIONES: permiten la compra de un material en forma repetitiva y económica. Son una descripción simple y concisa de lo que se exige. Sin especificaciones no puede efectuarse un eficaz proceso de recepción y control de calidad. Las especificaciones deben permitir tolerancias razonables que no incrementen el costo e inhiban al proveedor eliminando la competencia.

* Especificaciones detalladas de los materiales o servicios pedidos deben facilitarse oportunamente a fin de que el Gerente de Compras pueda solicitar y evaluar cotizaciones competitivas de los proveedores, seleccionar uno y emitir la Orden de Compra. (PURCHASING POLICY – FLI)

FUENTES DE SUMINISTRO: seleccionar fuentes de suministro es función esencial del Área de Compras.

*La búsqueda, selección, registro, seguimiento y evaluación de los proveedores constituye lo que denominamos el CICLO DEL PROVEEDOR, que puede culminar con el desarrollo y certificación del mismo, en un esfuerzo por mejorar no sólo la rentabilidad de la compañía a largo plazo, sino la competitividad de la cadena de abastecimiento en su conjunto. ABASTECIMIENTO

*Encontrar una Fuente de Suministro competente y fiable

El objetivo es conocer los Suministradores de las compras y establecer relaciones estables con ellos. APROVISIO3 – MANUAL DE CONSULTA

La indagación se inicia con los conocimientos del comprador sobre QUIEN puede proveer el bien o servicio.

*El primer paso consiste en realizar una segmentación de las compras en base a criterios previamente establecidos, como por ejemplo: ABC de productos o servicios, recurrencia en la compra, función o uso del bien comprado, etc.

A continuación se debe establecer el criterio para la selección de los proveedores, que varía dependiendo del tamaño y naturaleza, estrategias y necesidades específicas. Sin embargo, existen diversos criterios comunes para todas las organizaciones, siendo los fundamentales la calidad, el precio, el plazo, la cantidad y el servicio ofrecido… APROVISIO3 – MANUAL DE CONSULTA

La actividad de compras:

Ayuda a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de forma externa.

Desarrolla, evalúa y determina el mejor proveedor, precio y entrega de estos productos y servicios (función esencial de compras). GESTION DE COMPRAS Y JUSTO

A TIEMPO

Los factores a considerar en la selección se agrupan en:

FACTORES DE CALIDAD, ej. Rendimiento, cumplimiento de especificaciones, historial de rechazos de calidad.

FACTORES DE COSTO: ej. Estabilidad del proveedor, fletes, precio, estabilidad de precios. * El mejor proveedor no solo debe dar el precio menor, sino satisfacer los estándares de calidad, así como la entrega oportuna.

FACTORES DE SERVICIO: ej. Puntualidad de entregas, ubicación, información sobre status de los pedidos, soporte técnico, atención a reclamos de calidad.

FACTORES DIVERSOS: ej. Capacidad instalada, respuesta a pedidos estacionales, reputación, dirección, historial del proveedor.

*La decisión para la selección de un proveedor debe basarse en el equilibrio de los siguientes factores:

Un proveedor que presta un buen servicio es un proveedor confiable frente a un proveedor experimental. Comprador que no dispone de fuentes múltiples de suministros pierde efecto de palanca sobre los costos de los materiales (capacidad de cambiar rápidamente de fuentes de suministro)

ESTANDARIZACION o NORMALIZACIÓN: la reducción del número de diferentes artículos adquiridos significa una reducción de los costos de los materiales. Se funda en el principio de que si 2 artículos pueden efectuar la función de 3, se simplifica

El control de inventarios

Costos administrativos de compras, recepción, almacenamiento

Precio y Condiciones;Calidad y Servicio;Capacidad Tecnológica;Historial de Ejecución;Reputación y Profesionalismo;Estabilidad Financiera;Conveniencia;Aspectos relacionados;Innovación;Productividad; Alineamiento con objetivos.

(PURCHASING POLICY – FLI)

Precio y Condiciones;Calidad y Servicio;Capacidad Tecnológica;Historial de Ejecución;Reputación y Profesionalismo;Estabilidad Financiera;Conveniencia;Aspectos relacionados;Innovación;Productividad; Alineamiento con objetivos.

(PURCHASING POLICY – FLI)

Reducción en niveles de obsolescencia (caída en desuso)

*ESTRATEGIAS DE ABASTECIMIENTO

Debido a que los costos, la calidad y la velocidad de respuesta al cliente quedan fuertemente condicionados por los costos, calidad y tiempos de entrega de los bienes adquiridos, es necesario establecer una estrategia para realizar los aprovisionamientos de una manera efectiva (eficaz y eficientemente).Para ello es necesario identificar, en primer término, qué bienes y servicios serán adquiridos en el exterior de la empresa y cuáles serán provistos internamente. De esto se desprende que las posibles estrategias de abastecimiento pueden resumirse en las siguientes:

— INTEGRACIÓN VERTICAL Parcial, aguas arriba o aguas abajo de la cadena de suministros Total

— ADQUISICIÓN A PROVEEDORES Compras tradicionales Subcontratación, tercerización o outsourcing Regímenes de integración:

- Cuasi integración vertical, partnership, alianzas estratégicas, redes keiretsu. ABASTECIMIENTO

*INTEGRACIÓN VERTICALEste término se relaciona con la propiedad y el control de los procesos productivos hacia atrás o hacia adelante en la cadena de abastecimiento. Así, la integración vertical hacia las fuentes de aprovisionamiento se refiere a la habilidad de una empresa de producir internamente las materias primas, materiales e insumos que podría adquirir a terceros, mientras que la integración vertical hacia el mercado o integración de avance3 se relaciona con la adquisición de procesos aguas abajo en la cadena de abastecimiento. Así, una empresa que sólo fabrica partes para ensamblaje y las vende a otra firma, puede optar por ensamblar ella misma dichos productos; de la misma manera, una firma puede optar por distribuir ella misma sus artículos en lugar de contratar un servicio de distribución. En ambos casos se estaría frente a una integración vertical hacia adelante. ABASTECIMIENTO

*ADQUISICIÓN A PROVEEDORES

Si bien las empresas pueden adquirir ciertas ventajas al convertirse en sus propios proveedores, por lo general es más fácil comprar en forma inteligente que producir en forma económica. Al comprar, una compañía puede elegir entre varios proveedores a aquellos que más se ajusten a sus exigencias en cuanto a calidad, costos o alguna otra variable de relevancia para la misma. ABASTECIMIENTO

*Es importante mencionar que la adquisición a terceros no sólo involucra la gestión de abastecimiento de materias primas y materiales para el proceso de transformación: los proveedores pueden proporcionar una variedad de servicios tales como estudios de mercado, diseño de productos, publicidad y

promociones, contratación de personal, liquidación de haberes, servicios de consultoría, asesoramiento legal, gestión contable, servicios de comercio exterior, servicios informáticos, mantenimiento, limpieza, disposición de residuos, seguridad, almacenamiento y distribución de los productos, entre otros. ABASTECIMIENTO

*Adquisiciones estratégicasSi bien las diferentes formas de adquisición a terceros serán tratadas más adelante en este trabajo, se cree oportuno clarificar algunos conceptos:

Las compras tradicionales se refieren a las adquisiciones a múltiples proveedores bajo relaciones exclusivamente transaccionales, es decir, los contactos proveedor-cliente se realizan en oportunidad de la compra bajo un ambiente de competencia; son relaciones en donde tanto proveedor como cliente buscan sus propios beneficios a corto plazo.

El outsourcing (tercerización, subcontratación) es un término genérico que se aplica a la adquisición externa de bienes y/o servicios con una reducción en el número de proveedores y una mayor interacción proveedor-cliente. Básicamente, representa el fenómeno opuesto a la integración vertical, ya que se refiere a la contratación de terceros para la realización de tareas que antes se producían en la empresa. Dependiendo del tipo de relación entre proveedor y cliente, se pueden encontrar distintas figuras que responden al concepto de outsourcing, desde la simple subcontratación a terceros hasta relaciones más asociativas. En efecto, dentro de la dinámica competitiva de los mercados, en las últimas décadas se ha venido desarrollado el concepto de cooperación entre los distintos componentes de la supply chain (cadena de abastecimiento). Esencialmente, este concepto se relaciona con la mayor integración entre proveedores y clientes a fin de maximizar el beneficio conjunto de todas las empresas de la cadena.

El partnership y las alianzas estratégicas no son sino un reflejo de estos cambios en la relación proveedor-cliente5, conformando un ambiente de trabajo basado en la confianza, la cooperación y el trabajo conjunto para alcanzar la satisfacción mutua de sus necesidades.Ambas estrategias son figuras asociativas; la primera se refiere a una relación proactiva de integración entre proveedor y cliente, mientras que la segunda puede abarcar, además, la generación de negocios conjuntos basados en la especialización sobre un producto o mercado final. En el primer caso, la empresa proveedora se convierte en un socio exclusivo del cliente; en el segundo, una empresa no sólo puede transformarse en el único proveedor de otra sino que, además, pueden desarrollar mercados en forma conjunta.6

Otra de las alternativas en la adquisición de bienes a terceros consiste en la denominada cuasi integración vertical, en donde los abastecimientos son realizados a través de una empresa controlada; de esta forma, la sociedad controlante puede asegurarse el suministro de sus insumos estratégicos.

Las redes keiretsu, por su parte, responden a un equilibrio entre los extremos de la integración vertical y la adquisición a pocos proveedores. En esta estrategia, ideada por los japoneses, los proveedores forman parte de una asociación de empresa (keiretsu), teniendo así relaciones a largo plazo garantizadas. Los fabricantes suelen asistir financieramente a sus proveedores, a través de la adquisición de las firmas o a través de préstamos

                     

 

-

I

mpo

rtan

cia

bs. Y

sv.

+

Propiedad Total    

 Propiedad Parcial    

  Keiretsu    

 Alianzas 

Estratégicas      Partnership    

 

Outsourcing Tradicional

   

 Contratos a Corto Plazo    

 OUTSOURCING

Integración Vertical total

                    

  - Control y Formalización

+                       

La elección entre las diferentes alternativas de adquisición de bienes y servicios dependerá, en última instancia, de la importancia estratégica de los mismos. En efecto, la criticidad de los bienes, su valor económico, la cantidad de proveedores calificados que existan y las características del mercado de cada producto serán algunas de las variables que determinarán la mejor opción para cada empresa. ABASTECIMIENTO

Integración Vertical

Ventajas Desventajas

Posibilidad de un mejor control del proceso de negocios

Necesidad de una alta coordinación de procesos productivos en todas sus etapas

Establecimiento de Barreas de Entradas Necesidad de integrar tecnologías múltiples

Mayor poder de mercado Pérdida de enfoque

Posible reducción de costos de fabricación Pérdida de flexibilidad

Asegura suministros o canales de expendio (evita riesgos de desabastecimiento)

Mayor vulnerabilidad a cambios externos

Ahorro en costos, derivados de un mejor aprovechamiento de recursos humanos, equipos y espacio de la empresa

Aislamiento del mercado, no captar nuevas tendencias (por ej.: nuevos productos, cambios técnicos)

Reducción de tiempos ociosos en producción (se evitan retrasos o incumplimientos de proveedores)

Inmovilización de capital (espacios, equipos, niveles de inventario)

Integración de avance para desarrolar un mercado

Aumento de costos fijos

ABASTECIMIENTO

Tercerización - Outsourcing

Ventajas Desventajas

Reducción de Costos Riesgos por Incumplimiento de Proveedores

Conversión de Costos Fijos en Variables  

Enfoque: especialización en áreas principales

Riesgos por modificaciones de insumos

Simplificación de la Gestión  

Reducción de precios por especialización de proveedores (economías de escala)

Mayor exposición a riesgos del proveedor

Mayor productividad  

Menor vulnerabilidad a cambios tecnológicos

Exige mayor coordinación

ABASTECIMIENTO

NEGOCIACIONES DE COMPRA: La capacidad de negociación es una cualidad personal del comprador.

Las negociaciones se establecen con el fin de

Establecer un contrato específico a un precio concreto

Revisar precios (reducción o incremento)

Modificar precios frente a costos o cambios operacionales

Resolver problemas no previstos en la compra

Las Técnicas para conducir las Operaciones de Compra (Métodos de Aprovisionamiento) incluyen

Licitaciones: abiertas o donde los proveedores pueden conocer los precios propuestos y cerradas o en las que se efectúa en reserva la apertura de propuestas.

Pedidos Globales: funcionan como las listas de boda, en que se obtienen los mejores precios que comprando individualmente cada artículo. Negociación conjunta de artículos o productos dando como resultado una reducción considerable de pedidos repetitivos, costos administrativos y papeleo. * Ordenes de Compra Amplias pueden negociarse con proveedores calificados para compras a largo plazo, solamente cuando la centralización de un alto volumen de compra u otras ventajas modifiquen el precio negociado. Estas órdenes de compra establecen un precio de la empresa pero permite al comprador emplear fechas de entrega diferidas. (PURCHASING POLICY – FLI)

Contratos: las órdenes de compra son contratos formales pre elaborados por el comprador; existen además otros tipos de contratos; ej. compra de edificios, servicios de ingeniería, etc. *La Orden de Compra documenta un acuerdo entre la Operación y un vendedor para la adquisición de un bien o servicio a un precio y condiciones especificadas. (PURCHASING POLICY – FLI)

*INFORMACION ESTÁNDAR DE UNA ORDEN DE COMPRA

No. De Orden de CompraFecha de Emisión

Nombre y Dirección del ProveedorDescripción y Cantidad de Artículos

(Item por Item, con precios unitarios y globales)Fecha y Condiciones de Entrega

DestinosTransportista

Recepción, EnsayosTérminos del Contrato, Condiciones Legales

ABASTECIMIENTO

Descuentos: son porcentajes deducidos del precio de lista por factores como volúmenes, forma de pago, frecuencia en compras, etc.

OPERACIONES DE COMPRA: las compras se facilitan y justifican con ciertos documentos y procedimientos.

Listas de direcciones o perfiles de proveedores (Qualified Vendor List)

*Todo departamento de compras debe mantener un listado de proveedores (Qualifies Vendor List), o bien auxiliarse de directorios telefónicos especializados, de cámaras industriales, registro de la bolsa de valores, etc.

Registro de precios pagados y precios de proveedores alternativos (Análisis ABC)

Transporte, factor importante de las decisiones de compra y con tendencia a ser más determinante

Expedición de órdenes de compra, usualmente a cargo del comprador. En organizaciones grandes a cargo de funcionarios específicos.

Manuales de Compra, engloban 1. Políticas y procedimientos generales (ej. límites de autorización, control de licitaciones, selección de proveedores, mantenimiento de registros, código de conducta, requisiciones, excepciones a licitaciones, etc.) establecidos por el Gerente de Compras y 2. detalles específicos sobre diversas rutinas de compras.

CONTROL INVENTARIO DE COMPRAS: son básicamente los mismos que para el control de inventario de existencias, pero se cuenta con dos herramientas adicionale s.

Previsiones, Compras puede efectuar las previsiones de costos de materiales para un artículo o todo el presupuesto global (Annual Operation Plan AOP), se basan en el conocimiento que tiene el comprador del mercado.

Compras sin existencias, persuasión a los proveedores para que mantengan en inventario cantidades suficientes de productos sin tener que incrementar los niveles de existencias propios, así se reduce el espacio de almacenamiento y el valor de los inventarios.

RELACIONES CON EL PROVEEDOR: Compradores novatos ejercen presión sobre los proveedores, los MEJORES RESULTADOS provienen de una BUENA RELACIÓN con el proveedor.

Trato al personal en visitas de compras o para solución de problemas

Especificaciones o tolerancias irracionales

Retraso en el pago de facturas

Demandas de entrega irracionales

Método de tratamiento de las quejas o devoluciones

Evaluaciones de proveedores de las que tengan conocimiento, ayudan a mantener los niveles de calidad exigidos. Los métodos de evaluación pueden ser gráficos de control, cálculos de desviaciones estándar, inspecciones de auditoría.

*El control de resultados hace referencia a la evaluación a posteriori de la actuación y desempeño de los proveedores en sus relaciones con la compañía, que debería cubrir los siguientes puntos:

Todas las incidencias y reclamaciones a proveedores deben quedar registradas en los sistemas de información de la compañía al momento de producirse, de tal manera que se pueda disponer de información para una posterior evaluación del servicio prestado.

Las incidencias con los proveedores deben estar clasificadas según su tipología: incumplimiento de plazos de entrega, incumplimiento de la cantidad pedida, entrega incorrecta, mala calidad del material, etc. Asimismo, pueden ser encuadradas según la gravedad de la incidencia: incidencias normales, extremas, etc. APROVISIO3 – MANUAL DE CONSULTA

Para la selección de proveedores debe efectuarse una toma de decisiones controlada. Proveedores seleccionados (Qualified Vendor List) implican mayor eficiencia de la función de compras.

Factores de servicio (apoyo técnico y mantenimiento) son los más importantes en la selección del proveedor .

La relación con proveedores está dando paso a un concepto de Asociación con Proveedores (Aprovisionamiento JIT) para asegurar suministros de calidad a costos razonables, en este sentido aportan los programas conjuntos de calidad y las visitas a proveedores. Establecer relaciones de parteneriado con proveedores clave.

La gestión y reducción de costes es uno de los principales objetivos de las adquisiciones. Las compañías que realizan mejores prácticas en la reducción de costes normalmente trabajan conjuntamente con los proveedores para examinar todos los procesos involucrados en ambas compañías e intentar reducir costes .

*Ver al proveedor como a un adversario es contra productivo. Las relaciones cercanas y a largo plazo con unos proveedores son una mejor forma. Una buena relación con el proveedor es aquella en la que este está comprometido a ayudar al comprador a mejorar su producto y ganar pedidos. Los proveedores pueden ser una fuente de ideas sobre una nueva tecnología, materiales y procesos. Las compras son un modo de transmitir esta información a la gente apropiada en la organización. GESTION DE COMPRAS Y JUSTO A TIEMPO

Los programas de calidad deben contemplar la participación de Control de Calidad en la definición de normas de calidad razonables, cumplimiento de las normas, adopción de medidas correctivas y desarrollar mejoras cuando sea necesario.

Las visitas a proveedores son la mejor forma de formación profesional del comprador (conocimiento del proveedor) e induce la toma de conciencia del proveedor sobre la importancia del cliente.

*Compras internacionales: compras que se realizan a diferentes mercados del mundo, a través de proveedores con oficinas comerciales en el mismo país que la firma compradora o a través de diferentes agentes de comercio internacional (corredores, representantes, distribuidores, couriers, u otros intermediarios.)

Este tipo de compras ha sido históricamente terreno de los bienes, sin embargo, en los últimos años se ha ido consolidando una tendencia a la mayor comercialización de servicios en el comercio internacional (servicios financieros, educativos, de asesoramiento, turismo, entre otros)

Los menores costos de la fuerza laboral y de producción, el acceso a artículos que no existen en los mercados nacionales, la disponibilidad de avanzadas tecnologías en el extranjero, los menores precios de adquisición y la mayor calidad de productos, son algunos de los motivos que impulsan este tipo de compras.

La mayor liberalización del comercio internacional que se ha venido sucediendo en los últimos tiempos ha favorecido este tipo de transacciones, haciendo del outsourcing global una estrategia casi excluyente para una vasta cantidad de compañías, en especial, las de gran tamaño.

Las compras en el extranjero exigen una mayor coordinación logística y una especial evaluación de los costos en juego (búsqueda y selección de proveedores, precio de los bienes o servicios a adquirir, comisiones a intermediarios, cartas de crédito, costo de los transportes, seguros, tipos de cambio, alícuotas de importación, derechos de aduana, entre otros). Además, siempre existe el riesgo de recibir mercadería dañada, fallada, que no cumple las especificaciones o enviada en diferente cantidad a la solicitada. Por último se ha de mencionar el alargamiento del ciclo de pedido-entrega. Las particularidades de este tipo de adquisiciones exigen una mayor agilidad y eficiencia a la oficina de compras. ABASTECIMIENTO

*Compras recurrentes: se realizan en forma constante y relativamente uniforme. En estos casos, es frecuente que los abastecimientos se basen en contratos con proveedores pre-seleccionados y se realicen de acuerdo a las políticas existentes, a los presupuestos aprobados y según el programa de producción establecido. Comúnmente, este tipo de compras se relacionan con el abastecimiento masivo de artículos estándares por parte de un mismo proveedor. ABASTECIMIENTO

*Por último, cabe agregar que los grandes avances en el área de tecnología de la información han facilitado enormemente la gestión de compras. El uso de sistemas integrados de gestión ERP (Enterprise Resource Planning, Planeamiento de Recursos de la Empresa)13 tales como SAP, J.D.Edwards, Oracle y otros, permiten obtener mayor precisión y exactitud en los procesos de abastecimiento, su registro y control. Este tipo herramientas permite integrar la gestión de aprovisionamiento, desde el requerimiento originado en el sistema hasta la generación de la orden de compra que se envía automáticamente al proveedor, incluyendo los registros administrativos y contables asociados a cada operación. 13 Los sistemas ERP incluyen un módulo de Planeamiento de Requerimientos de Manufactura integrado (MRPII) ABASTECIMIENTO

*Los negocios electrónicos (e-business) están revolucionando la administración de las operaciones a través de nuevas prácticas que permiten acceder a diferentes mercados y lograr, en muchos casos, importantes reducciones de costos. Ejemplos del avance en este sentido en el área de abastecimiento lo constituyen el intercambio electrónico de datos (EDI) y las compras a través de Internet. ABASTECIMIENTO

*REDUCCIÓN DE LOS COSTES DE COMPRA

Dada la importancia que tiene en la cuenta de resultados y, por tanto, en los beneficios de la compañía, se deben acometer las acciones necesarias para lograr la disminución de los costes de compras:

1. La disminución del precio de compra engloba el análisis de valor de los materiales, el aumento de la cantidad comprada y la selección y concentración de proveedores, que se basará en el poder de negociación de la compañía.

MECANISMOS DE REDUCCIÓN DE COSTES

Disminución de los costes de tenencia.

Disminución de los costes internos derivados de las compras.

Intervención de Compras y de los proveedores en la etapa de definición de las necesidades.

Racionalización de las compras.

El análisis de valor de los materiales es el procedimiento sistemático dirigido a analizar las necesidades funcionales de los sistemas, equipos, instalaciones, procedimientos y suministros con el fin de alcanzar las funciones esenciales al menor coste total y de acuerdo a las prestaciones de seguridad, calidad y mantenimiento requeridos. 

Consiste en evaluar los criterios técnicos con criterios económicos.

El análisis de valor de los materiales es el procedimiento sistemático dirigido a analizar las necesidades funcionales de los sistemas, equipos, instalaciones, procedimientos y suministros con el fin de alcanzar las funciones esenciales al menor coste total y de acuerdo a las prestaciones de seguridad, calidad y mantenimiento requeridos. 

Consiste en evaluar los criterios técnicos con criterios económicos.

2. La disminución de los costes de tenencia incluye:- La reducción de existencias mediante la venta o tratamiento de

los productos obsoletos, el establecimiento de los niveles de cobertura de los productos, estandarización y reducción de la gama de productos de rotación, etc.

- La racionalización de almacenes, mediante el análisis de la centralización / descentralización de los almacenes, el outsourcing, la gestión del transporte, etc.

3. La disminución de los costes internos, mediante una eficaz evaluación de proveedores, la negociación de las condiciones de pago y la correcta planificación de las compras.

4. La intervención del Departamento de Compras y de los proveedores en la etapa de definición de las necesidades: aproximadamente un 70% del coste de un producto se decide en la concepción general del mismo.

5. La racionalización de las compras implica la globalización de las compras bajo la forma de contratos marco, la centralización y coordinación de las compras. APROVISIO3 – MANUAL DE CONSULTA