GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN -...
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GESTIN DE LACAPACITACIN
EN ENTIDADES PBLICAS
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Lima Per, Septiembre de 2014
Asegurando el impacto estratgico
de la capacitacin
GERENCIA DE DESARROLLO DE CAPACIDADES Y RENDIMIENTO DEL SERVICIO CIVIL
Telfono: 206-3370 anexo: [email protected]
www.servir.gob.pe/pdp
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UnidadesTemticas
Primer da: bases para el diagnstico de necesidades de capacitacin (DNC)Segundo da: metodologa del diagnstico de necesidades de capacitacin y fundamentos de la evaluacin de la capacitacinTercer da: evaluacin de los programas de capacitacin
Agenda
3
-
Al final del taller los participantes estarn en la capacidad de:
O B
J E
T I
V O
S
D E
A
P R
E N
D I
Z A
J E
1. Planificar el proyecto de diagnstico de necesidades de capacitacin (DNC) para la institucin.
2. Determinar la pertinencia de los requerimientos de capacitacin.
3. Explicar las necesidades institucionales que justifican la capacitacin.
4. Efectuar el taller de DNC con jefes y gerentes.5. Mantener la reunin de DNC con las reas.
4
Continua
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Al final del taller los participantes estarn en la capacidad de:
O B
J E
T I
V O
S
D E
A
P R
E N
D I
Z A
J E
6. Elaborar el Plan de Desarrollo de Personas (PDP).7. Determinar el nivel de evaluacin de un programa de
capacitacin.8. Planificar la evaluacin de reaccin, aprendizaje y
aplicacin.9. Determinar los inductores de aplicacin de la
capacitacin ms apropiados para la institucin.10.Planificar la formacin de agentes de desarrollo para
la institucin.
5
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Gestin del proceso de formacin
DiagnosticaryPlanificar Ejecutar Evaluar
Modelar la cultura
Modelar la cultura
ReaccinAprendizajeAplicacinImpactoROI
6
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La DNC es un proyecto
La DNC no es una tarea que se hace de un da para otro
Hoyestamoslunes,necesitamoselplandedesarrollode
personasparaesteviernes
Perosinotenemosnada! ?
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La DNC es un proyecto, cont.
Que se debe ejecutar una vez al ao
Puede durar de un trimestre a un cuatrimestre
Requiere tareas, recursos, responsables, etc.
Su resultado es el plan de desarrollo de las personas, PDP
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Necesidad demanda
Una brecha a cerrar. Ej., mejorar el ndice de satisfaccin del cliente
Lo que la gentequiere. Ej., Quiero un cursode oratoria
DEMANDA NECESIDAD
Es diagnstico (deteccin) de necesidades, no de demandas
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Mtodos tradicionales de DNC
Encuesta con listado de cursos y temas a escoger
Reuniones con el personal preguntndoles qu quieren
Capacitacin derivada de la evaluacin del desempeo (brechas de competencias)
Cursos derivados de los requerimientos de jefes y gerentes
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Limitaciones de la DNC tradicional
11
Muchos cursos queno se pueden cumplir
No hay necesidadexplcita de hacerla
Priorizacin subjetivade los cursos
Confundedemanda con
necesidad
Cursos desvinculados delos objetivos estratgicos
No es sistemtica
Los gerentes desconocenel papel y valor de la DNC
El foco es el inters personal
No hay evaluacinde los cursos
Tiene sesgos en losniveles de necesidad
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Nuevo paradigma de la DNC
12
Elfocoesellogrodeobjetivosinstitucionales
Esunproceso clavede lacapacitacin
Lagestindeloscursosesmanejableyordenada
Lapriorizacin delos cursoseslgica
Losactores entiendenel papeldelaDNC
LaDNCplanifica laevaluacin deloscursos
DIAGNSTICODENECESIDADESDECAPACITACIN
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DNC: Definicin
Procesosistemticoderecoleccindedatosparadeterminarypriorizarlas
necesidadesyobjetivosorganizacionalesquepuedenlograrseconlacontribucin
deprogramasdecapacitacin.
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Pertinenciadelacapacitacin
Niveldelanecesidad
Niveldeevaluacindelprograma
Tipodenecesidadinstitucional
Habilidad para identificar:
Habilidades claves para hacer una DNC
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Pertinencia
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SegnMager (2000)lacapacitacinesnecesariacuandosedandoscondiciones:
Cuando hay algo que una o ms personas no saben o no saben hacerCuando hay algo que una o ms personas no saben o no saben hacer
Cuando necesitan saber o saber hacer, porque su trabajo lo requiereCuando necesitan saber o saber hacer, porque su trabajo lo requiere
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Indagar la pertinencia
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Cuandohayalgoquenosesabe/sabehacer
Cuandoeltrabajorequierequelosepanolosepanhacer
Realmente no lo saben o no lo saben hacer?No fueron capacitados antes?Se olvidaron?
Hay actualizacin de contenidos,de tcnicas, de herramientas?
Qu tarea o proyecto demanda esta capacitacin?
Qu pasa con la tarea si no seles capacita?Qu aplicaciones se harnuna vez capacitados?
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Te digo que la recepcionista es grosera y nunca sonre a los clientes, hay que capacitarla!
Pertinencia
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Prueba de la pistola
Andrea, la ogra
Andrea, quiero que sonras y seas amablecon los clientes y si no lo haces te mato!
Puede Andrea sonrer y ser amable?La capacitamos?
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Ejemplos
A.Losasesoresnoexplicancorrectamentelascaractersticasdelservicioalosusuarios
B.Juantienemalcarcteryseenfadaconfrecuencia
C.Losbancosdeconexinestnmalinstalados
D.Losusuariosapenasaprovechanun40%delasutilidadesdelsistema(software)
E.Susanasiempreseexcusacuandoselepidequecolabore;nosabetrabajarenequipo
Pertinencia, ejemplos
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1Individuo o grupo
2Desempeo enel cargo / funcin
3Organizacional
Ej. Juan necesita capacitacin en temas de contabilidad.Ej. Juan necesita capacitacin en temas de contabilidad.
Ej. El grupo de asesores necesita aprender a manejar clientes difciles.Ej. El grupo de asesores necesita aprender a manejar clientes difciles.
Ej. Aspiramos con este curso reducir las quejas de los clientesEj. Aspiramos con este curso reducir las quejas de los clientes
Investigaciones sugieren que el alrededor del 95% de los cursosque se ejecutan responden a los niveles 1 y 2
Nivel de la necesidad
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1=individual 2=desempeo 3=organizacional
Ejemplos
A.LaJefedeServicioalClientehapedidouncursodeCalidadenelServicioparasuasistente.
B.SeesperaqueelcursodeSeisSigmareduzcaelndicededefectosdelosproductos.
C.SedictarelcursoSeguridadySaludeneltrabajoatodoelpersonaldelainstitucin.
D.ElcursodeMicrosoftProjectsedictaratodoslosanalistasdelainstitucin.
E.ElreadeComunicacinhasolicitadoelcursodecomunicacinestratgicaparaelsectorpblico.
F.Elgerentedelainstitucinhapedidoelcursodepolticadesimplificacinadministrativayesperamejorareltiempoderespuestadelosprocesosenun20%
Nivel de la necesidad, ejemplos
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1. Reaccin
2. Aprendizaje
3. Aplicacin
4. Impacto
Mide la satisfaccin de los usuarios con el programa
Mide el aprendizaje de los participantes
Mide si los participantes aplican lo aprendido en su trabajo
Mide el impacto o cambio en los resultados
Mide el retorno econmico de la inversin5. ROI
El Modelo ROI de la evaluacin de la capacitacin
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1Individuo o grupo
2Desempeo en
el cargo o funcin
3Organizacional
Reaccin
Aprendizaje
Aplicacin
Impacto
Retorno deinversin
Relacin entre niveles de necesidad y evaluacin
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Necesidades institucionales que justifican la capacitacin
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Apoyarellogrodeobjetivosestratgicos
CerrarbrechasdedesempeoCumplirconlasleyes
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Objetivo Indicador Meta Plan de Accin Prioridad
Mejorar la satisfaccin de los usuarios
ndice de satisfaccin del usuario
Actual: 74%Meta: 80%Plazo: dic 2014
Curso: Atencin al usuario
60%
Curso Impacto, N4 Aplicacin, N3 Aprendizaje, N2 Dirigido a:
Atencin al usuario
ndice de satisfaccin del usuario
Usar las tcnicas de atencin con el 100% de los usuarios de manera inmediata
Atender a los usuarios de acuerdo al modelo de los cinco pasos
Asesores de servicio
Matriz de Objetivos
Matriz de DNC
A1: Capacitacin para lograr objetivos estratgicos
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Todo objetivo requiere un plan de accin
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Objetivo Indicador Meta123
Accionesdegestin
Accionesdecapacitacin
Todo objetivo bien planteadorequiere indicador, meta y un
plan de accin. Si no los tiene, no es un objetivo real.
Tiposdeaccionesdelplan
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Capacitados hacia el desempeo
Evaluados en sucompetencia laboral
Certificados los que demuestranun desempeo conforme conlos estndares de desempeo
Cargos claves
1 2
3 4
A2: programa de certificacin de cargos claves
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Se detectan o generan por:
Evaluacionesdecompetencias
Poractualizacin,modificacinoincorporacindenuevastareas,mtodos,procedimientos,herramientastecnologa,tcnicasdetrabajo,etc.
Conocimientos Destrezas Habilidades COMPETENCIAS
Brechadecompetencia
Expectativasdeactuacin Conductaactual=
B1: capacitacin para cerrar brechas de competencias
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Desempeorequerido
(meta)
Desempeoobservado
(nivel actual)brecha
Mtodo Maquinaria Materiaprima
Medicin MedioambienteMano de
Obra
B2: capacitacin para cerrar brechas de resultados
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Planificacin
Delegacin
ManejodeMicrosoftProject
Reglamentointernodetrabajo
JefeA JefeB JefeC JefeD JefeE
Grupo ocupacional: Jefes
B3: capacitacin para desarrollar competencias transversales
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Pregunta clave:Cules son los programas de capacitacin que se requieren
para viabilizar estos programas?
Pregunta clave:Cules son los programas de capacitacin que se requieren
para viabilizar estos programas?
Planes de Carrera Planes de Sucesin Planes de respaldo
Programa de altos potenciales
Programa de trainees
B4: capacitacin para programas de desarrollo
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Leyesgubernamentales
Disposicionesdecasamatriz
Normativasdeagenciasexternas
C: capacitacin para cumplir con las leyes
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Proceso DNC
INFORMACIN GENERAL DE LA
INSTITUCIN
INFORMACIN GENERAL DE LA
INSTITUCININICIO FORMALINICIO FORMAL REUNIONES CON LAS REAS
REUNIONES CON LAS REAS
TALLER CON GERENTES /
JEFES
TALLER CON GERENTES /
JEFES
VALIDACIN TCNICA
VALIDACIN TCNICA
CONSOLIDACIN DE LA
INFORMACIN
CONSOLIDACIN DE LA
INFORMACIN
EJECUCIN DEL PLAN
EJECUCIN DEL PLAN
PLANES DE EVALUACINPLANES DE
EVALUACIN
1 2 3 4
5 6 7 8
I N I C I O R E C O L E C C I O N D E I N F O R M A C I O N
A N A L I S I SD E D A T O S V A L I D A C I O N P L A N I F I C A C I O N
AoN-1
Datos acumuladosPresupuesto
N
PrevisinN (m)
PrevisinN (m-1)
J F M A M J J A S O N D
AoN-2
Actual N-1
Actual N
Bu dget N
Re-tar geti ng
Actual N-1
Actual N
Bud get N
VOLUMEN DE INVERSIN Tons Junio 1990Actividad
Mes actualActual
YTD Ao finalizacin
m m - 1Presup.Presup.PriorAo
PLANTS/Lines
Plant 1 :- line1 - line 2
Plant 2 :
- line 2
Plant 3 :- line 1
- line 2
Total
Other :
GESTION DEL PRESUPUESTO
Actual Presup. PriorAoPriorAo
AoN-2
Junio 1990Consejera de XXX
- line 1
- line 1
- line 1
- line 1 - line 1
- line 1
DESGLOSE POR CONSEJERIA
22%
13%
5%7%7%12%
5%
29%
Madrid
BarcelonaBilbao
Mlaga
ValenciaPalma de Mallorca
SevillaResto
01020304050607080
1998 1999 2000 2001
Madrid Barcelona Mlaga Palma de Mallorca
Facturacin Media (en horas)
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
Madrid Barcelona Bilbao Mlaga Valencia Palma deMallorca
Ajuste
AoN-1
Datos acumuladosPresupuesto
N
PrevisinN (m)
PrevisinN (m-1)
J F M A M J J A S O N D
AoN-2
Actual N-1
Actual N
Bu dget N
Re-tar geti ng
Actual N-1
Actual N
Bud get N
VOLUMEN DE INVERSIN Tons Junio 1990Actividad
Mes actualActual
YTD Ao finalizacin
m m - 1Presup.Presup.PriorAo
PLANTS/Lines
Plant 1 :- line1 - line 2
Plant 2 :
- line 2
Plant 3 :- line 1
- line 2
Total
Other :
GESTION DEL PRESUPUESTO
Actual Presup. PriorAoPriorAo
AoN-2
Junio 1990Consejera de XXX
- line 1
- line 1
- line 1
- line 1 - line 1
- line 1
DESGLOSE POR CONSEJERIA
22%
13%
5%7%7%12%
5%
29%
Madrid
Barcelona
Bilbao
Mlaga
Valencia
Palma de Mallorca
Sevilla
Resto
01020304050607080
1998 1999 2000 2001
Madrid Barcelona Mlaga Palma de Mallorca
Facturacin Media (en horas)
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
Madrid Barcelona Bilbao Mlaga Valencia Palma deMallorca
Ajuste
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Importancia de la Oficina de Recursos Humanos en la elaboracin del PDP
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La ORH tiene la importante responsabilidad de liderar la DNCpara obtener un Plan de Desarrollo de Personas slido.
Involucraralosjefesygerentesenelproceso.PosicionaralaDNCcomounprocesoclave.Vincularlasaccionesdecapacitacinalaestrategia.AsegurarunPDPpertinenteyrelevante.SupervisarlacorrectaejecucindelPDP.
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PlanificarelproyectoDNC
Obtenerapoyodelagerencia/direccin
Comunicarelproyectoalainstitucin
1. Inicio formal
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DOCUMENTOS A REVISAR
DOCUMENTOS A REVISAR
2. Informacin general de la institucin
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Plan Estratgico Institucional
PEI
Plan Estratgico Institucional
PEI
Plan OperativoInstitucional
POI
Plan OperativoInstitucional
POI
NormativaspertinentesNormativaspertinentes PDPs anterioresPDPs anteriores
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Mantenertalleres,reuniones,gruposfoco,entrevistasconlosgerentes,losjefesyelpersonaldelasreasconelobjetodeobtenerinformacinrelevanteparalaelaboracindelPDP.
REUNIONES CONLAS REAS
REUNIONES CONLAS REAS
TALLER CON JEFES Y
GERENTES
TALLER CON JEFES Y
GERENTES
3 4
Recoleccin de datos en campo
36
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Taller con gerentes
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ComopartedelaDNCrevisaremosnuestrosobjetivosinstitucionalesparadeterminarsialgunosdeellosrequierenaccionesdecapacitacin
quecontribuyanconsulogro
LecorrespondealaORHparalaelaboracindelPDPliderarlaejecucindeestaactividad
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Taller con gerentes / jefes
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Accionesdecapacitacinqueapalancanalosobjetivos
Prestarserviciosalcolectivofaltantea
cubrir
Aumentarlaafiliacinalrgimen
Incrementarlarecaudacinyelportafoliodeinversiones
Racionalizarelgasto
Servicioalcliente
Tcnicasderecaudacin
Normativaderecaudacin
Planesdeafiliacineingreso
Simplificacinadministrativa
1=nfasisprimario 2=nfasissecundario
ObjetivoEstratgico1:Ampliacindelacobertura
Matrizdeobjetivosxaccionesdecapacitacin
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Reuniones con las reas
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Sirven para analizar con ms detalle las necesidades particulares de un rea
GraciasalreaABCporrecibirnos.Lospuntosquetrabajaremosenestareuninson:1.Revisindeobjetivos,prioridadesynecesidadesdelreaparadeterminarsialgunopuedeserapalancadoconaccionesdecapacitacin.
2.Necesidadesdecapacitacindelequipo.
Quien conduzca la reunin debe tenerexperiencia en manejo de grupos, unslido conocimiento de la metodologaDNC al igual que de la institucin, sus reas y procesos.
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Categora Metodologa Programaspropuestos Participantes Duracin
La necesidadinstitucionalqueseindagar
Las tcnicasymtodosqueseemplearonfinalmenteenlarecoleccindedatos
Nombredeloscursosoprogramasdeformacinpropuestos
Losbeneficiariosdelosprogramasdeformacin
Duracin estimadadelosprogramaspropuestos
A1
B1
C2
MATRIZDERESULTADOSPROYECTODNC
Se puede segmentar la informacin por reas, departamentos, temas, etc.
5. Consolidacin de la informacin
40
-
ElborradordelplandecapacitacinesvalidadoporelequipointernodeelaboracindelPDP.Elobjetivoesasegurarlapertinencia
delosprogramasyestablecersuprioridad.
6. Validacin
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Como norma general, los programas de la categora A (apoyar el logro de
objetivos), deberan tener la mayorprioridad pues le dan a la
capacitacin un valor estratgico
-
ProgramasdeFormacin Nivelesdeevaluacin Raciocinio
CursoA Reaccin yaplicacin Aprenden unahabilidad
Curso B Reaccinyaprendizaje Aprenden competenciastcnicas
CursoC Reaccine impacto Elprograma afectaralniveldeproduccin
CursoD Reaccin,impactoyROI Elprogramaafectaaunindicadortangible
La ORH debe establecer elnivel de evaluacin de cada programade capacitacin propuesto en el PDP
7. Planes de evaluacin
42
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8. Ejecucin del plan
Tareas de carcter operativo que tienen por finalidadejecutar la oferta de capacitacin aprobada
en el cronograma establecido
Tareas:Organizareldesplieguedelplan.Buscarynegociarconproveedores.Coordinarfechasconinstructores.Difundirinformacindeloscursos.Inscribiralosparticipantes.Reproducirelmaterial.Arreglarlasinstalaciones.Buscarequiposaudiovisuales.Elaborarcertificadosdeasistencia.Aplicarlasencuestasdereaccin.Procesarlasencuestas.Receptarlasfacturasdeproveedores.Monitorearlaejecucindeloscursos.
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Anlisis de los requerimientos de capacitacin
Haypresupuesto?
Culeselniveldelanecesidad?
Encajaelrequerimientoenalgunanecesidadinstitucional?
Culeselobjetivocentraldeaprendizaje?
Culessonlasaplicacionesquesepiensanhacerconelnuevoaprendizaje?
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PrimeroaplicarlosdoscriteriosdeMager (2000)
-
Puntos clave del informe de pertinencia
1. Nivel de la necesidad Individual, desempeo, organizacional
2. Necesidad institucional Se determina si el requerimiento puede ser vinculado a alguna necesidad institucional3. Objetivo de aprendizajepropuesto
Resumen de los principales aprendizajes que se quiere generar en los participantes
4. Perspectiva de aplicacin
Dependiendo de la necesidad institucional identificada y con la informacin proporcionada por el requirente, se establece si la perspectiva de aplicacin es relevante
5. Decisin Sobre los puntos previos se decide si el requerimiento es pertinente o no.
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La reaccin y percepcin que tienen los participantes del evento y suscaractersticas a la finalizacin del mismo.
Curso: Polticas de CrditoExprese su grado de acuerdo con las siguientes afirmaciones:
1. Las explicaciones del instructor fueron claras y comprensibles
2. El contenido tratado tiene utilidad prctica
3. Los materiales del curso son apropiados
4. La duracin del curso fue apropiada
Los tems de reaccin tienen que enfocarse ms al contenido del evento y la intencin de aplicacin, antes que al desempeo del instructor. Se recomienda que el 100% de cursos y eventos se evale en este nivel.
Evaluacin de reaccin
46
-
Evaluacin de reaccin, cont.
Desempeodelinstructor Objetivosycontenidosdelprograma
MaterialesRecursosaudiovisuales Logstica
Instalaciones
Desde el punto de vista del Modelo ROI, la informacin ms crtica de estaevaluacin es:
IntencindeAplicacin Niveldeautoeficacia
Favorabilidaddelentorno
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Lapredisposicininicialquetieneelparticipanteparaaplicarloaprendidoensutrabajo.
IntencindeAplicacin
Elgradodeseguridadquetieneelparticipanteensuspropiascapacidadesparaaplicarloaprendido.
NiveldeAutoeficacia
Lapercepcindelparticipanterespectoalasfacilidadesquebrindaelentornodetrabajoparaaplicarlosaprendizajes.
Favorabilidaddelentorno
Pronstico de la aplicacin
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-
Pienso aplicar lo aprendido en mi trabajo.Los conceptos, herramientas y metodologas que he aprendido son aplicables a mi trabajo.El curso me ha generado algunas ideas que pienso aplicar en mi trabajo.
Estudios han demostrado que la intencin de aplicacin es uno de los predictores de la transferencia real al trabajo. Mayor intencin, mejor probabilidad de aplicacin.
IntencindeAplicacin
Evaluacin de reaccin, cont.
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Me siento listo o preparado para aplicar lo aprendido en mi trabajo.Este curso ha aumentado mi seguridad con el tema.Tengo la seguridad de que me ir bien cuando aplique lo aprendido en mi trabajo.
Estudios han demostrado que si la intencin de aplicacin se acompaa deun bien nivel de autoeficacia, la probabilidad de transferencia es mayor
Autoeficacia
Evaluacin de reaccin, cont.
50
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Dispongo del tiempo necesario para aplicar lo aprendido en mi trabajo.Dispongo de los recursos necesarios para aplicar lo aprendido en mi trabajo.Considero que mi jefe o compaeros me pueden apoyar en aplicar lo aprendido.Pienso que mi entorno de trabajo favorece la aplicacin de aprendizajes.
Los estudios sugieren que cuando la percepcin respecto al entorno de trabajoes negativa, las posibilidades de aplicacin estn seriamente limitadas, a pesarde los dos factores anteriores.
Favorabilidaddelentorno
Evaluacin de reaccin, cont.
51
-
Evaluacin de reaccin, cont.
52
4=totalacuerdo3=deacuerdo2=endesacuerdo1=totaldesacuerdo
Culessupronsticorespectoa lasposibilidadesdeaplicacindeestecursoeneltrabajo?
-
Las acciones que los participantes estn en capacidad de realizarcomo consecuencia del programa de formacin.
Al final de este mdulo los participantes estarn en capacidad de:
Formular objetivos de aprendizaje
Accin o desempeoa ejecutar Objeto de la accin
Todo curso debera tener objetivos de aprendizajeentre el 40% y 60% de cursos deben evaluarse en este nivel
Evaluacin del aprendizaje
53
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Evaluacin de aprendizaje, cont.
Al final del programa los participantes estarn en capacidad de:
1. Consultar y encontrar informacin en el Cdigo del Trabajo.2. Identificar los tipos de contratos de trabajo.3. Calcular la jornada laboral de acuerdo al tipo de contrato.4. Elaborar el rol de pagos.5. Calcular las provisiones de ley.6. Calcular liquidaciones.7. Explicar derechos y obligaciones del empleado y del empleador.
Las tareas donde la persona debe ser competente son los objetivos deformacin del programa
Curso: Legislacin Laboral
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-
Es el objetivo de aprendizaje que se desea evaluarDesempeo
La tcnica o mtodo que se emplear para recoger los datos del sujeto evaluado
Mtodo
Los elementos necesarios para que se genere el desempeoCondiciones
Los estndares contra los cuales se comparar el desempeo para juzgar su nivel de dominio
Criterios
Elementos para una evaluacin de aprendizaje
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ObjetivosCognoscitivos
ObjetivosProcedimentales
Definir los cinco niveles de evaluacin de los programas.Definir los cinco niveles de evaluacin de los programas.
Instalar un censor de carga.Instalar un censor de carga.
ObjetivosAfectivos
Identificar prcticas organizacionales contrarias a la responsabilidad social corporativaIdentificar prcticas organizacionales contrarias a la responsabilidad social corporativa
Tipos de Objetivosde Aprendizaje
Tipos de objetivos de aprendizaje
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-
Instrumentos y criterios de evaluacin del aprendizaje
ObjetivosCognoscitivos
ObjetivosProcedimentales
Pruebas de conocimientosPruebas tcnicasPruebas oralesAnlisis de casos
Juego de rolesPruebas de desempeo ySimulaciones con el usode listas de chequeo y rbricas de evaluacin
Son las respuestas correctasde la pregunta o del caso Estndares de proceso
Estndares de resultadoEstndares mixtos
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-
reas que se pueden evaluar en el nivel de aprendizaje
1Conocimientos
2Procedimental(destrezas)
3Procedimental(habilidades)
Ej. Explicar los cinco niveles de evaluacin de los programasEj. Explicar los cinco niveles de evaluacin de los programas
Ej. Manejar un montacargasEj. Manejar un montacargas
Ej. Usar tcnicas de persuasin con un clienteEj. Usar tcnicas de persuasin con un cliente
4Actitudinal(valores, actitudes)
Ej. Juzgar la moralidad de ciertas decisiones de negociosEj. Juzgar la moralidad de ciertas decisiones de negocios
5Productos(no mide conducta)
Ej. Evaluar la calidad de un producto tangible (una mesa, un equipo arreglado, etc.)Ej. Evaluar la calidad de un producto tangible (una mesa, un equipo arreglado, etc.)
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Evaluacin de aplicacin
Las acciones que los participantes llevarn a cabo en su trabajo,despus del programa de formacin.
Cursos Objetivos de aplicacin (N3)
Tcnicas de entrevista Aplicar las tcnicas de entrevistas en al menos el 90% de las entrevistas de forma inmediata
Rediseo de procesos Redisear el 100% de los procesos del rea hasta fin de ao
Habilidades de negociacin Usar las habilidades de negociacin en al menos el 80% de transacciones con los proveedores
Asesora comercial Asesorar a todos los clientes de acuerdo a las tcnicas aprendidas en el curso
Si resulta difcil plantear objetivos N3 a un curso, pregntese:Es pertinente este curso? beneficia a la institucin?
Entre el 20% y 40% de cursos deben evaluarse en este nivel.
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-
Aprendizajeenelprograma
Resultadoseimpacto
LaAplicacindelosAprendizajeseselpuenteindispensable paraquelacapacitacin
tengaimpactoyretornodeinversin
APLICACIN
Un curso sin perspectivas significativas de aplicacin NO debe realizarse
Evaluacin de aplicacin, importancia
60
-
50 jefes van a un curso de formacin de instructores. Despus de un ao solo 5 de ellos han realizado cursos en la institucin.
Un grupo de personas va al curso de mejoramiento de procesos. Seis meses despus se encuentra que no se ha realizado el mejoramiento de ningn proceso.
Un grupo de gerentes asiste al curso formulacin de objetivos e indicadores de gestin. A los tres meses se constata que ninguno de ellos ha formulado objetivos ni indicadores para sus reas.
Importancia de la aplicacin, cont.
61
-
Nuevo paradigma
Lagenteasisteauncurso,aprendeyalregresarasutrabajo,aplicarloqueaprendi.
Lagenteasisteauncurso,aprendeyalregresarasutrabajoNOaplicar loqueaprendi,amenosqueseleinduzca.
Paradigmaantiguo
Paradigmaactual
62
-
Caractersticas delindividuo
DiseoInstruccional
Caractersticas delentorno y la cultura
organizacional
Aprendizaje en el programa
Aplicacinen el
trabajo
Factores que afectan la aplicacin
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El proceso de aplicacin, ejemplo
1 Aprender las caractersticas de la retroalimentacin2 Aprender los pasos de la retroalimentacin
3 Hacer juegos de roles con otros participantes para ensayar los pasos de la retroalimentacin
4 Aplicar los pasos de la retroalimentacin en una situacin real con un colaborador
5 Continuar las retroalimentaciones de manera regular con todos los colaboradores
6 Sobre los principios de la retroalimentacin, delegar y empoderar a los empleados para tener un mejor impacto en el desempeo del grupo
CURSO: Retroalimentacin del desempeo Dirigido a: Jefes
Aprendizaje Desempeo
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Procedimientos sobre el nivel de aplicacin
65
Discernircundosedebeevaluarlaaplicacin
Inductoresdelaaplicacindelosaprendizajes
Evaluacindelaaplicacin
-
Cundo evaluar aplicacin o impacto
66
1.Losprogramasqueseevalanenimpactosiempresederivandelanlisisdeunobjetivoinstitucional.Esdecir,sonprogramasdenivel3(organizacional).
2.Sinembargo,notodoprogramadenivelorganizacionalsepuedeevaluarenelniveldeimpactoporquevaadependerdeltipodeindicadorasignadoalobjetivo.
3.Losprogramasqueseevalanenaplicacinnonecesariamenteestnvinculadosaunobjetivoinstitucional(puedenserdenivelindividualydedesempeo).
Analicelassiguientesguas
-
Tipos de objetivos e indicadores
67
ObjetivosDescripcin de
resultados a lograr
Tipo de objetivo
IndicadoresLas mtricas o evidencias de cumplimiento del objetivo
MetasEl nivel de
desempeo y el plazo
ResponsablesLa persona, grupo
o equipo que rendir cuenta del logro del objetivo
PrioridadImportancia del objetivo
Incrementar el nmero de afiliados
IMPACTO Nmero de afiliados
Actual: 150Meta: 210Plazo: dic 2014
Mara, Juan y Eva 50
Elaborar el manual de polticas de personal
ACCINManual de polticas elaborado
Plazo: Octubre 30, 2014
Grupo de la regin norte 50
Matriz de Objetivos
Objetivosdeimpacto Objetivosdeaccin
Describen efectosulteriores de la gestin
Describen actividades clavesque se deben realizar
-
Tipos de objetivos, indicadores y nivel de evaluacin
68
Escalaomtricaparamedirdimensionesdeldesempeo
Escalaomtricaparamedirdimensionesdeldesempeo
Impacto
Evidenciadelogrooentregable
EvidenciadelogrooentregableAccin
Evaluacindeimpacto
Evaluacindeaplicacin
Tipodeobjetivo
Tipodeindicador
-
Aprendizaje o aplicacin?
69
Considerelassiguientesguas
1.Serecomiendaevaluarenaprendizajeprogramasdenaturalezaaltamentecognoscitiva(cursodeLeydecontratacin)oaltamenteprocedimental(cursodemanejodelaempacadoraocursodemanejodeMicrosoftProject).
2.Engeneralespreferibleevaluarenaplicacincursosquedesarrollancompetenciasinterpersonales(cursodenegociacin,formacindeinstructores,tcnicasdeentrevista,servicioalcliente,trabajoenequipo,tcnicascomerciales,etc.).
-
Inductores de la aplicacin de los aprendizajes
Polticadecapacitacin
Agentesdedesarrollo
Elaboracindelplandeaccin
Instructoresinternos
70
-
Poltica de capacitacin
Elreadeformacin/capacitacinpuededefinircomopolticas:
1.Todorequerimientodecapacitacindebeplantearlasaplicacionesarealizar.2.Elpersonalqueasistedebeelaborarsuplandeaccin/aplicacin.3.Losjefesdebenreunirseconelpersonalpararevisaryaprobarelplan.4.Losjefesyelreadecapacitacinevaluarnelplanenloscasosdefinidos.5.Losinstructoresinternosapoyarnenlaformulacinyevaluacindelosplanes.
71
-
El agente de desarrollo
El rea de formacin/capacitacin debe formar a la persona que maneja personas(supervisores, jefes, gerentes, etc.) para que desempeen el papel deagentes de desarrollo.
Objetivos de Aprendizaje, N2
Aprender las estrategias de aplicacinque se pueden aplicar antes, durante ydespus de los eventos de capacitacin,para que los colaboradores apliquen loaprendido en el trabajo.
Objetivos de Aplicacin, N3
Aplicar las estrategias de aplicacinen el 100% de los casos donde loscolaboradores asistan a programasde capacitacin.
Objetivos de Aplicacin, N3
Aplicar las estrategias de aplicacinen el 100% de los casos donde loscolaboradores asistan a programasde capacitacin.
Formacin de agentes de desarrollo
72
-
Prcticas de alto impacto: agente de desarrollo
1.Explicarymotivaralpersonalporquesimportantequeasistaalcurso
EsimportantequeasistasalcursopueslastcnicasqueaprenderslasaplicaremosenelproyectoX.
HehechoarreglosparaqueJuanyMaracubrantutrabajodurantetuausencia.Meinteresamuchotucapacitacinyte
deseoxitosenelprograma.
Reunin de mximo3 minutos
73
-
2.Demostrarintersaloscolaboradoresduranteelevento
Asistir a la inauguracin
Acompaarles en el almuerzo
Prcticas de alto impacto: agente de desarrollo
Ir a la clausura del evento
74
-
Prcticas de alto impacto: agente de desarrollo
3.Revisaryelaborarelplandeaccinoaplicacinconlapersona/grupocuandoregresendelaformacin
Graciasporasistiralareunin.Revisaremosydefiniremostuplandeaccindemodoquepuedasaplicartusnuevos
aprendizajesenbeneficiodelosproyectosdelrea.
Quideasdeaplicacintienes?
75
Esta reunin marca la diferenciaentre la capacitacin con impacto
y la capacitacin tradicional
-
Jos,tellamoparaindicartequellegelmomentodehacerlaevaluacindelplandeaccinquehicistecontugenteque
asistialcursodepresupuestos
4.Evaluarelcumplimientodelplandeaccincuandollegueelmomento
DeacuerdoAndrea.Reunmonospara
planificarlaevaluacin.
Prcticas de alto impacto: agente de desarrollo
Jefe decapacitacin
Jefe derea
76
-
1. Datos del programa2. Objetivo de aplicacin o desempeo
Tareas Responsable Plazo3. Estrategias de evaluacin
1. El formato se elabora mximo una semana despus que los participanteshan terminado el programa de formacin.
2. El formato debe ser elaborado entre la/s persona/s que recibi el curso y su jefe directo.
3. Una copia del formato debe ser enviada al rea de capacitacin.4. El rea de capacitacin solicitar al rea involucrada que evale el cumplimiento
del plan de accin una vez que llegue el momento (evaluacin de aplicacin).
DESPUS DEL CURSO
El plan de accin / aplicacin
77
Esteplaneslabaseparalaevaluacindelaaplicacin
-
Subsistema de instructores internos
Reclutamiento
Capacitacindeformadores
Ejecucindelacapacitacin
Evaluacindeaprendizajes
Induccindelaaplicacin
Motivacindelosformadores
1
2
3
4
5
6
78
-
Induccin de la aplicacin
Losinstructoresinternosdelaorganizacin:
1.Definirnobjetivosdeaprendizajeorientadosaldesempeo.2.Formularnlosobjetivosdeaplicacindeloscursosquedicten.3.Sugerirnlasestrategiasdeaplicacindeloscursosquedicten.4.Indicarnalosagentesdedesarrollolascondicionesorganizacionalesnecesariasparalaaplicacin.
5.Participarnenlaelaboracindelosplanesdeaplicacin.6.Apoyarnenlaevaluacindelaaplicacin.
79
-
El rea solicitante define los objetivos preliminares de aplicacin
Los participantes, hacia el final del curso,elaboran un borrador del plan de accin
Los participantes y su jefe se renenpara definir el plan de accin
Llegado el momento, se evala el plande aplicacin y se presenta un informe
Objetivos de aplicacin
Cmo evaluar la aplicacin
80
-
Objetivos de aplicacin fciles o difciles de plantear?
81
Losobjetivosdeaplicacinsonfcilesdeformularcuandolacapacitacinresponderealmenteanecesidadesrealesdeldesempeo.
Cuandosepiensaprimeroenelcursoynoenlasnecesidadesdeltrabajo,losobjetivosdeaplicacinsuelenserdifcilesdeplantear.
Cuando una institucin logra evaluar de manera habitual la aplicacin de de varios cursos, realmente ha evolucionado hacia un nivel ms relevantey estratgico de su proceso de capacitacin.
Indicador de xito
-
Evaluacin tipo A
Evaluacin del cumplimiento del plan de accin
Evaluacin tipo B
Evaluacin del comportamiento in situ
Tipos de evaluacin de aplicacin
82
-
Objetivos de aplicacin Evaluacin in situ
Dictar un curso de anlisis de crdito a los analistas nuevos, en un plazo no mayor a dos meses (curso: formacin de instructores).
Disear una evaluacin de reaccin para medir la efectividad de las competencias en las que fue capacitado
Aplicar el modelo de los cinco pasos para atender a todos los clientes (curso: Servicio al cliente).
Cliente incgnito, realizar visitas aleatorias a quienes fueron capacitados
Retroalimentar a todos los colaboradores en un plazo no mayor a un mes sobre su evaluacin del desempeo (curso: Tcnicas de retroalimentacin).
Registro de retroalimentaciones efectuadas. Los colaboradores llenarn un formato para evaluar las habilidades de retroalimentacin de su jefe
Redisear al menos la mitad de los procesos del rea. Plazo: al finalizar el segundo semestre del ao (curso: mejoramiento de procesos)
Evidencia: manuales de los procesos rediseados del rea. El manual debe contener la mitad de los procesos del rea y estar diseados de acuerdo a los parmetros que se ofrecieron en el curso
Evaluacin tipo B, ejemplos
83
-
Cursos Objetivos de impacto (N4)Atencin al usuario Incrementar el ndice de satisfaccin del usuario en un 7%
Recuperacin de cartera Disminuir el volumen de cartera vencida en 5 puntos
Elaboracin de plizas de seguro Reducir el tiempo de emisin de las plizas. Actual 24 horas, meta: 12 horas.
Instalacin de equipos de internet Aumentar el nmero de instalaciones mensuales en un 10%
Los resultados que se esperan como consecuencia delcurso y que sern medidos por indicadores de gestinpreviamente identificados.
No todos los cursos de formacin se miden en este nivel, pero tenga en cuentaque a partir de este nivel, la capacitacin tiene un valor estratgico.Entre el 10% y 20% de cursos deben evaluarse en este nivel.
Evaluacin de impacto
84
-
NivelOrganizacional
Impacto
Tangiblea. Tiempo b. Volumenc. Calidadd. Costos
Intangiblea. Satisfaccinb. Motivacin c. Compromisod. Otros
Programas de nivel 4se miden en el nivel de impacto.
ROI
Evaluacin de impacto, cont.
85
-
Evaluacin de impacto, cont.
86
-
Anlisis de Impacto Esmalte: Defectos por Unidad: Cscara de Naranja
0
5
10
15
20
25
Ene-07 Feb-07 Mar-07 Abr-07 May-07 Jun-07 Jul-07 Ago-07 Sep-07 Oct-07 Nov-07 Dic-07 Ene-08 Feb-08 Mar-08 Abr-08 May-08 Jun-08
ALnea Base
enero - mayo 2007promedio = 9.6
Perodo de formacin y evaluacinjunio 2007
BPerodo de Impacto
julio 2007 - junio 2008promedio = .167
Posible mejoraM = B - A
-9.433 = .167 - 9.6
Evaluacin de impacto, cont.
87
-
Anlisis de Impacto: Promedios Mensuales de Ventas
0,00
50.000,00
100.000,00
150.000,00
200.000,00
250.000,00
300.000,00
Meses
Volu
men
de
vent
as
Series1 134.63 120.52 169.58 171.83 150.86 151.06 182.45 174.58 208.77 183.85 217.33 196.78 205.60 246.84 241.44 222.29 206.19
ENERO/2007
FEBREO/20
07
MARZO/2007
ABRIL/2007
MAYO/2007
JUNIO/2007
JULIO/2007
AGOSTO/20
SEPTIEMBR
OCTUBRE/2
NOVIEMBRE/
DICIEMBRE/
ENERO/2008
FEBRERO/2
MARZO/2008
MAYO/2008
JUNIO/2008
ALINEA BASE
PROMEDIO = $ 171 858.40
BINTERVENCIN(Capacitacin)PROMEDIO =$ 224 477,02
Inicio de la capacitacin
Fin de la capacitacin
PERIODO DEINTERVENCIN
Mejora = B - A$ 52 618,62
Evaluacin de impacto, cont.
88
-
Gruposdecontrol
Anlisisdetendencias
Mltipleslneasbase
Estimacinde
expertos
Mtodosdeaislamientodelosefectosdelprograma
Evaluacin de impacto, cont.
89
-
Grupo APromedio de ventas40 (experimental)
Grupo BPromedio de ventas
40 (control)
Recibe cursode capacitacin
No recibe cursode capacitacin
Promedio de ventasdespus de un ao
60
Promedio de ventasdespus de un ao
40
La mejora de 20 puntos se debe al curso de ventas
Grupos de Control
Evaluacin de impacto, cont.
90
-
1009080706050403020100
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Volu
men
de
vent
as
Lneabase
Curso deventas
X = 40
Pronosticada
Real
X = 40
X = 60
brecha
Punto decorte
Anlisis de tendencias
Evaluacin de impacto, cont.
91
-
Tasa de seleccin
0
5
10
15
20
25
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
A B
Costos de reclutamiento
0
2
4
6
8
10
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Num
ero
A B
Tiempo de Ciclo
0
10
20
30
40
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
# dias
A B
Mltiples lneas base
Evaluacin de impacto, cont.
92
-
Probables factores de influencia
Porcentaje de influencia
Porcentaje de confianza o
seguridad en la estimacin
Porcentaje de influencia ajustado
Demanda inusitada delproducto 10% 60% 6%
Efecto de la publicidad 26% 80% 21%
Condicionesmacroeconmicas favorables 10% 50% 5%
Curso de ventas 54% 70% 38%
TOTAL 100% (debe sumar 100%)(no debe
sumar 100%)Estimacin del
grupo de expertos
Evaluacin de impacto, cont.
93
-
Estimacin del grupo de expertos: 38%
Mejora = punto de corte - lnea base 60 40 = 20 (mejora)20 x 0.38 = 7.6 = 8
Los expertos estiman que de los 20 puntos de mejora, unos 8 puntosse deben a la influencia del curso de ventas.
Se trata de una estimacin bastante conservadora
Evaluacin de impacto, cont.
94
-
Evaluacin del retorno de inversin
95
Cursos Objetivos ROI (N5)
Tcnicas de ventas Un ao despus del curso por cada dlar invertido esperamos un retorno de $ 2.2 dlares
Estrategias de marketing Un ao despus del curso se espera una relacin costo beneficio de 1:3
Mejoramiento de la calidad de productos Un ao despus del curso se espera un retorno de inversin del 200%
El retorno econmico esperado de la inversin efectuada
Se puede calcular ROI siempre que hayan existido impactos positivos (N4),los beneficios puedan ser costeados y se hayan registrado la categora decostos del programa. Entre el 5% y 10% de cursos deben evaluarse en este nivel.
-
ROI% =Beneficios Netos del Programa
Costos del ProgramaX 100
Donde: Beneficios Netos del Programa =
Beneficios del Programa Costos del Programa
Evaluacin del retorno de inversin, cont.
96
-
Beneficios Costos Beneficio neto Razn costo beneficio (RCB) ROI%
4000 5000
5000 5000
6000 5000
7000 5000
8000 5000
Beneficio neto = beneficios costosRazn costo beneficio = beneficios / costosROI% = (beneficio neto / costos) * 100
Entendiendo al ROI
Evaluacin del retorno de inversin, cont.
97
-
DIRECTOS Honorariosdeinstructores. Transporte,viticosy
hospedaje. Alimentacin. Reproduccindematerial. Rentadelocales. Alquilerdeequipo.
INDIRECTOS Salarioyprestacionesdelos
participantes. Salariosyprestacionesdel
personalqueorganizalacapacitacin.
Suministrosyservicios(telfono,agua,luz).
Costos de la capacitacin
Evaluacin del retorno de inversin, cont.
98
-
Competencias del nuevo responsable de la capacitacin
99
Persuasin,influencia Bsquedadeinformacin Enfoqueenresultados
Deteccin
Desarrollodepersonas Enfoqueenlacalidad Asesoramiento
Contribuirconeldesarrollo
Comprensindelainstitucin Manejodelcambio Gestindeproyectos
Modelarlacultura