Gestão Económica de Stocks (II) Uma efectiva gestão de stocks não se baseia apenas no conhecimento do mercado e suas tendências de consumo, mas também na análise fiável dos custos e proveitos com vista a alcançar maiores níveis de eficiência. 

O índice de rotação de stocks é um indicador indispensável para a avaliação da gestão de stocks, porquanto permite optimizar o nível de stock, com um investimento racionalizado, contribuindo para uma maior eficiência operacional. 

Muitas são as situações de descontrolo financeiro geradas por más apostas em momentos de decisão de compra de stocks ou por desconhecimento dos respectivos indicadores de gestão. Como prova disso, talvez seja interessante analisar um excerto de uma história real que ocorreu com a Companhia DELL       e que ilustra bem a importância de se deter um stock que corresponda exactamente às necessidades da empresa em cada momento: 

«A primeira má experiência ocorreu em 1989. Para fazer face ao aumento da procura tivemos de comprar mais componentes, entre eles os chips de memória. Mas, em vez de adquirirmos o número correcto com base nos pedidos de encomenda, comprámos todos os que pudemos, ou seja, mais do que necessitávamos. A decisão foi tomada no pico de um ciclo de mercado. E mais grave ainda: nos dias seguintes a capacidade de memória passou de 256 k para 1 megabyte. Conclusão: ficámos atolados em chips que nos tinham custado uma verdadeira fortuna e que ninguém queria. Seguiu­se uma espiral de más notícias. Vendemos os stocks a preços de saldo. Perdemos vendas e resultados. A crise seguinte deu­se com a linha de produtos de alta tecnologia que tinha o nome de código Olympic. Era o projecto da Dell mais ambicioso de 

sempre. Mas os nossos clientes disseram: «Não precisamos de tanta tecnologia, obrigado!». Aprendemos que só vale a pena adicionar mais e melhor tecnologia se isso for considerado como algo valioso pelos clientes.» 

Michael Dell / Catherine Fredman Executive Digest Digital O Índice de Rotação Anual de Stocks 

A par com o indicador de evolução da taxa por euro e por ano do custo de posse (TEACP), o índice de rotação anual de stock (IRA) é um dos indicadores de gestão mais eficazes. 

Trata­se de relacionar o movimento anual e o stock parado (stock médio), traduzindo o número de vezes que o stock médio roda por ano. O IRA corresponde ao número de vezes que o inventário é totalmente consumido durante um ano, o que equivale a dizer que o stock é suficiente para cobrir necessidades de «x» meses. 

Afirmar, por exemplo, que uma empresa mantém um stock correspondente a três meses de produção, ou de venda, significa que a sua rotação de stocks é igual a quatro. 

O indicador de rotação de stocks, para uma única referência de produtos, pode ser calculado através da seguinte fórmula, expressa em quantidades: 

Rotação = Consumo Médio Anual / Stock Disponível 

Se pretendermos calcular a rotação de stock para mais do que uma referência de produtos, deveremos usar a mesma fórmula, mas agora expressa em valores monetários (euros): 

Rotação = Valor do Consumo Médio Anual / Valor do Stock Disponível 

O índice de rotação de stocks pode ser calculado globalmente (considerando todas as famílias de artigos) ou por classificações mais abrangentes: produtos acabados, produtos intermédios ou matérias primas. Neste caso, considerando um conjunto de distintos artigos, o indicador deve ser calculado do seguinte modo: Rotação = Custo das Vendas / Valor do Stock Médio Agregado

O valor do stock médio agregado corresponde ao total de todos os itens detidos em stock, num determinado período de tempo. 

O valor de stock médio agregado varia bastante em função do sector em que as empresas operam. Em empresas industriais, este valor aproxima­se tipicamente a 25% do valor dos activos, enquanto que em empresas comerciais ronda, normalmente, os 70%. 

Para concluir, com razoável grau de certeza, se o valor investido em stocks é reduzido ou elevado, é aconselhável fazer comparações históricas (na mesma empresa) ou comparações com outras empresas do mesmo sector. 

Não basta conhecer o índice de rotação dos produtos, para melhor decidir sobre os stocks a deter em determinado período de tempo. 

É essencial saber prever as eventuais irregularidades de consumo (há produtos mais susceptíveis de ser objecto deste fenómeno) e prever atrasos no prazo de entrega, por parte dos nossos fornecedores. São estes os dois balizadores no estabelecimento de um stock de segurança e na adopção de uma política de gestão previsional de stocks. 

A gestão previsional de stocks, sistemática ou não sistemática, visa essencialmente evitar duas situações: 

§  ruturas de stocks – que não faltem os artigos quando deles necessitamos 

§  excessos de stocks – que não existam artigos para além dos que garantem o aprovisionamento necessário 

Maior Eficiência Operacional 

O incremento da competitividade é uma preocupação constante e, consequentemente, é vital a minimização dos tempos de resposta às necessidades do mercado. 

Prever necessidades e satisfazer os clientes é uma atitude geradora de maior eficiência operacional. Daí que se tenha investido muito em sistemas informatizados de «quick response», baseados no conceito «just­in­time» que tem como objectivo a criação de um “stock­zero”. 

O método «just­in­time», um complemento dos métodos de gestão do ciclo de produção (que se inicia com a aquisição de matérias primas e subsidiárias), visa produzir, em tempo útil, apenas as quantidades garantidamente vendidas, com redução substancial do stock de produtos acabados e do stock de produtos em curso de produção. 

Um sistema de «quick response», na cadeia de produção ou numa cadeia logística, é um modelo organizacional de resposta rápida visando a reposição de produtos no curto prazo, de modo a minimizar o período que decorre ente o lançamento da encomenda e a recepção dos produtos respectivos, promovendo: 

§  uma maior rotação de stocks: aspecto que gera um maior retorno sobre o investimento efectuado, mesmo para os produtos que tenham margens de lucro reduzidas 

§  a redução dos custos de posse de stocks: em consequência de uma menor permanência do produto em armazém 

§  a redução de rupturas de stock: tanto pela rápida transmissão da informação aos fornecedores, como pela rápida recepção do pedido por estes 

§  a redução do espaço de armazenagem: uma rotação mais elevada e uma resposta rápida por parte dos fornecedores, permitem que os stocks possam ser quase só os que estão nas frentes de venda 

§  a minimização do risco de obsolescência dos produtos: face à eventual obsolescência de um produto em relação às exigências do mercado, pode rapidamente substituir­se o stock existente (muito reduzido) por um mais actual que responda às novas solicitações 

§  a minimização de quebras por caducidade de prazos de validade: através de uma constante monitorização do stock 

§  a redução de custos administrativos: em virtude do processamento electrónico da informação

§  o incremento das vendas: através da melhoria do serviço e da resposta rápida às solicitações dos clientes 

A quantificação das necessidades de stock tem origem nas vendas (encomendas dos clientes), passa pela gestão de produtos acabados e pelo planeamento integrado da produção – que estabelece as necessidades de consumo de matérias primas e subsidiárias, bem como os níveis de produtos em curso de produção. 

É com base nesta análise, na qual muito interfere o apuramento do índice de rotação de stock, que a gestão previsional vai estabelecer “o que comprar”, “quanto comprar” e “quando comprar”, instruções que constituem a decisão de compra que é parte da função Aprovisionamento. 

Paula Malheiro 

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