Gestão Documental Hoje
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A Gestão Documental Hoje: GED/ECM – tecnologias e suas
aplicabilidades
Jorge Por(lho
Gabriella Por(lho Mgi Tecnogin
FATOS
Produção anual média de bilhões de páginas de papel -‐ 115 bilhões na atualidade;
Cerca de 1 trilhão de páginas são impressas, copiadas ou enviadas via fax a cada ano;
62% das organizações uFlizam papel para arquivar documentos importantes.
Desde a Revolução Industrial...até a Era Digital
HISTÓRICO
PANORAMA DO MERCADO
Suportes variados para a mesma informação;
Falta de controle sobre o documento Ksico x digital;
Controle ineficaz de versões de documentos;
Impressões e fotocópias desnecessárias;
Duplicidade de documentos.
Problemas freqüentes na gestão documental
Afinal, onde está a informação?
PANORAMA DO MERCADO
O Que vem por aí..
Geração de conteúdo colaboraFvo através de redes sociais (Facebook, Orkut, YouTube, TwiXer, etc) e redes corporaFvas, como o Microso[ SharePoint.
Amparo legal para documentos digitais/digitalizados;
Gestão de conteúdo em novos formatos (arquivos de som e vídeo).
GESTÃO DOCUMENTAL
COMO GERENCIAR INFORMAÇÕES E DOCUMENTOS DE MANEIRA ESTRATÉGICA?
A gestão documental reúne as ferramentas necessárias para a conversão, localização e tratamento documental, além de oFmizar processos produFvos.
A gestão documental, hoje, é uma ferramenta estratégica para o sucesso das organizações.
GESTÃO DOCUMENTAL
Organização ArquivísFca; Tratamento Técnico de Documentação; Administração de Acervos Documentais; Tratamento de acervos históricos; Custódia de Documentos; Microfilmagem; Digitalização de Documentos e Microformas; Indexação e Captura de Dados por OCR, ICR e Digitação.
Alguns processos da Gestão Documental
Conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem estar em diversos suportes, como papel, microfilme, som, imagem e arquivos originalmente digitais.
GED e ECM
GED -‐ Gerenciamento Eletrônico de Documentos
ECM -‐ Enterprise Content Management
Document Imaging (DI) ou Gerenciamento de Imagens e Documentos; Document Management (DM); COLD/ERM: em subsFtuição ao COM, proporciona o armazenamento de informações em discos ópFcos, com gerenciamento de relatórios de forma digital. RIM (Records and InformaFon Management): atribui e controla o ciclo de vida específico de um Fpo documental.
TECNOLOGIAS DISPONÍVEIS
Tecnologias correlatas
Tipos: Convencional: conversão de documentos Ksicos para microfilme / 16 ou 35mm COM – Computer Output do Microfilm: gravação de informações digitais em suporte micrográfico (microficha / cartão janela / jaqueta) Eletrônica: conversão de documentos digitais para suporte micrográfico.
TECNOLOGIAS DISPONÍVEIS
Microfilmagem
TECNOLOGIAS DISPONÍVEIS
Microfilmagem
É a conversão de documentos Ksicos ou em suporte micrográfico em imagens digitais (TIFF / JPG / PDF).
TECNOLOGIAS DISPONÍVEIS
Digitalização
Geração de base de dados ligando a informação desejada à localização Ksica ou virtual do documento original.
Tipos: Indexação manual e digitação OCR (OpFcal Caracter RecogniFon)/ ICR (Intelligent Caracter RecogniFon): reconhecimento de caracteres em imagens digitalizadas, via so[ware (mapa de pixels). UFlizadas normalmente em forms processing.
TECNOLOGIAS DISPONÍVEIS
Indexação
So[wares de GED/ECM, tais como: Captaris Alchemy Laserfiche SAP Business Object
TECNOLOGIAS DISPONÍVEIS
Ferramentas de Pesquisa
Indexação de conteúdo colaboraFvo na web: Google (o maior indexador da web) e demais sites de busca.
“A tecnologia é um aliado para o nosso bem-‐viver.”
AGRADECIMENTO
Obrigado.