Gestão de Tempo No Trabalho
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24 A GESTÃO DO TEMPO NO TRABALHO
A dificuldade na conciliação entre trabalho e vida familiar é, frequente-
mente, associada às condições de organização do trabalho, verificando--se a existência de um sentimento partilhado de escassez de medidas
práticas que, no mundo do emprego, facilitem a articulação da carreira
profissional com as exigências da vida familiar.
No domínio do trabalho, as principais áreas de dificuldade, identificadas
pelas mulheres, prendem-se com a carga horária excessiva ou incom-
patível com as necessidades da vida familiar.
Principais dificuldades:
– Carga horária excessiva;
– Incompatibilidade dos horários de trabalho com horários de creches/
escolas;
– Tempo excessivo despendido em deslocações casa-trabalho;
– Dificuldades de progressão na carreira;
– Tensão psicológica da articulação de papéis.
Reconhecidamente, a cultura e as práticas organizacionais podem
constituir-se como importantes elementos facilitadores da articulação
entre as dimensões profissional e familiar. Mas, na verdade, não são
suficientes. Por isso, são tão importantes as formas pessoais – e por
isso, únicas – de resolver problemas, de enfrentar dificuldades e de
encontrar soluções. Ou seja, as estratégias pessoais para facilitar a arti-
culação entre papéis.
Relativamente aos horários e aos gastos de tempo, as estratégias identi-
ficadas passam, por exemplo, pela utilização da jornada contínua ou pela
recusa em realizar horas extraordinárias de trabalho.
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No que toca à carreira profissional, as estratégias assumidas pelas
mulheres passam por adiar o investimento na progressão, ou mesmo,em casos mais extremos, as da desistência da progressão na carreira.
Principais estratégias:
– Organização do tempo;
– Utilização da jornada contínua;
– Utilização do horário flexível;
– Recusa de horas extraordinárias de trabalho;
– Adiamento da progressão na carreira.
A história da Rita (os custos de uma carreira de sucesso)
A Rita tem 38 anos e um filho de 6 anos. É licenciada em Marketing e
trabalha numa agência de publicidade, tendo sido promovida, há cerca
de um ano, para um cargo de chefia, a nível ibérico.
Nasceu numa família que classifica como conservadora, do ponto de vista
dos valores e dos estilos de vida. O pai trabalhava numa empresa privada demédia dimensão, onde tinha um cargo de direcção na área da Contabilidade.
A mãe trabalhou na mesma empresa, até ao casamento, como funcionária
administrativa. Depois de casar não tornou a ter qualquer actividade profis-
sional. Teve 3 filhos, dois rapazes e a Rita, que é a mais nova.
Quando pensa na vida dos seus pais, nas suas aspirações, nos seussucessos, no seu casamento, a Rita experimenta um sentimento algo
ambivalente: por um lado “inveja” a sua segurança, as suas certezas, a
sua estabilidade. Ao mesmo tempo sabe que aquele não é, nem poderia
ser, o seu modelo.
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actual, sente que conseguiu realizar a maioria deles, ainda que não exac-
tamente da forma como os imaginava.
Quando pensa em filhos, a Rita diz que não gostaria de ter ficado pelo
filho único. O facto de ter crescido com dois irmãos fá-la temer a soli-
dão do filho. No entanto, pensa que, quer no plano financeiro, quer ao
nível de qualidade de vida, não poderia ter mais crianças.
Para evitar o estigma do filho único, a Rita procura que o filho convivabastante com os seus dois primos e é frequente que passem um dia de
fim-de-semana nas casas uns dos outros.
Gostaria de ter mais tempo para si própria, o que na verdade significa
tempo para estar com as amigas e, sobretudo, gostaria de ter mais tempo
para namorar, porque tem medo que o quotidiano acabe com a paixão.
Feliz, enérgica e sempre activa, a Rita pensa que ter tempo para tudo é
uma questão de ginástica.
A história de Rita ilustra bem como as exigências de uma carreira profis-
sional, enquanto elemento reconhecidamente fundamental nas expecta-
tivas e trajectórias individuais, podem gerar tensões e limitar a própria
capacidade de nos sentirmos felizes e realizadas, quer na família, quer
no trabalho, sendo essencial encontrar pequenas estratégias que consti-
tuam pontos de equilíbrio nos dois domínios.
Para Rita, a carreira e o sucesso profissional constituem factores damaior importância, mas não consegue deixar de sentir, porventura com
demasiada frequência, que os custos a suportar por essa realização pro-
fissional são elevados, em matéria da sua vida familiar e, mais concreta-
mente, da vivência da maternidade.
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Em busca do tempo perdido
A pressão da gestão do tempo é um dos sintomas da tensão entre papéis,
gerador de sentimentos de insuficiência de resposta, que actuam
condicionando-se mutuamente, ou seja, o tempo passado em família
acaba por ser sentido como tempo roubado à carreira profissional e o
tempo passado no trabalho por ser sentido como tempo roubado à famí-
lia e à intimidade.
Na verdade, a má gestão do tempo é a grande responsável por chegar-
mos ao fim do dia com a sensação de que, embora tendo trabalhado
muito, não fizemos uma boa parte daquilo que havia para fazer. Isto
acontece porque nem sempre o tempo que passamos no local de traba-
lho é, em rigor, aquilo que pode considerar-se tempo produtivo.
Principais estratégias:
– Registar o tempo gasto;
– Planear e agendar;
– Utilização eficiente do e-mail e do telemóvel;
– Disciplinar o tempo das conversas;
– Preparar reuniões eficientes;
– Arrumar e organizar;
– Definir prioridades.
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As dificuldades em discurso directo:
“Parece-me que gasto muito tempo sem saber em quê. Procuro fixarobjectivos para o dia, mas o que acontece é que, no fim, parece-me queacabei por fazer tudo o que não era importante e que o que era mesmo
preciso ficou por fazer.”
(Susana, 44 anos, técnica administrativa, casada, 2 filhos)
Registar o tempo gasto
Para evitar esta sensação tão comum de termos perdido tempo, experi-
mente registar, por exemplo durante uma semana, o tempo que des-
pende em cada situação do seu dia de trabalho.
Proceda como se o tempo fosse (efectivamente) dinheiro e anote cada
gasto. Desta forma poderá aferir em que medida está a fazer uma boa
gestão desse tempo.
Ao verificar qual a quantidade de tempo que gasta na realização de
determinada tarefa e a relação com o seu grau de importância e priori-
dade, poderá aperceber-se de que está a perder muito tempo com activi-dades pouco importantes. De igual modo, perceberá a dimensão e o
peso dos tempos inúteis no conjunto do seu dia.
Do ponto de vista da gestão do tempo de trabalho existem algumas
estratégias simples que poderá utilizar e que, significando, cada uma, a
poupança de alguns minutos, se traduzem, no seu conjunto, num impor-
tante ganho de tempo no final do dia.
Recorde que um uso eficiente do tempo evitará que tenha de se
defrontar, permanentemente, com a necessidade de resolver crises
geradas por urgências e imprevistos.
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Planear e agendar
Para organizar o seu tempo é fundamental que tenha uma boa agenda
onde anote tudo o que tem para fazer, seja no trabalho – reuniões em
que deve estar presente, relatórios que tem de entregar ou contactos
que deve realizar –, seja na sua vida pessoal – aniversários, consultas
médicas, encontros de amigos. Desta forma, evitará sobrepor compro-
missos profissionais e pessoais.
Lembre-se que a agenda não é, apenas, uma lista de tarefas, mas que
ela deve constituir um verdadeiro compromisso pessoal, connosco pró-
prias e com aquilo que definimos como as nossas prioridades.
Elimine, de uma vez, o sistema dos pequenos blocos dispersos e
lembre-se, também, que os post-its não são agendas e, por isso,
reserve-os para aquela que é de facto a sua função: lembretes específi-
cos a colocar em local visível.
Se, ainda assim, for uma grande utilizadora deste sistema, lembre-se de
deitar fora os post-its que já realizaram a sua função, ou seja, que já a
lembraram daquilo que havia a fazer. A não ser que esteja a considerar
utilizá-los para a realização de uma peça de arte (muito) vanguardista, omelhor sítio para eles é mesmo o caixote de lixo.
Utilização eficiente do e-mail e telemóvel
Em matéria de boa gestão do seu tempo é igualmente importante a
adopção de algumas estratégias relacionadas com a utilização do e-mail
e do telemóvel, que são hoje, seguramente, duas das principais fontes
de gasto inútil de tempo.
Relativamente ao e-mail, desligue os avisos sonoros e visuais de
“mensagem nova” e estabeleça dois únicos momentos do dia, por
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exemplo, 15 minutos antes de sair para almoçar e 20 minutos antes do
final do seu dia de trabalho, para consultar a sua caixa de correio eresponder aos e-mails.
Procure, igualmente, não se ligar à internet várias vezes ao dia, a menos
que tenha mesmo de o fazer por razões profissionais.
Lembre-se que, a não ser que receba muita correspondência electrónica
procedente de países com fusos horários muito diferentes, a fixação
destes dois horários de consulta ao e-mail permitir-lhe-á aceder a toda
a informação que foi produzida em horário útil de trabalho.
As mensagens chegadas fora destes períodos de tempo serão, muito
provavelmente, de carácter lúdico, o que, neste caso, significa, sobre-
tudo, perda de tempo. A este nível poderá ser também útil o recurso a
filtros para evitar os e-mails indesejáveis.
Se costuma consultar o seu e-mail em casa, fixe também um horário e
um tempo máximo para se dedicar a essa tarefa.
Quando consulta os seus e-mails tenha o cuidado de dar resposta ime-diata a todos, ainda que essa resposta seja apenas a de que vai procurar
a informação ou a solução para o assunto exposto, e que contactará,
oportunamente, o remetente da mensagem.
Se responder de forma imediata, o autor da mensagem ficará informado
que a sua questão foi devidamente tomada em conta e aguardará calma-mente nova comunicação. Isto além de o facto de responder, com brevi-
dade, constituir uma óbvia demonstração de respeito por quem se dirige
a si. Repare que se o email ficar sem resposta, é muito provável que se
repitam os e-mails sobre o mesmo assunto.
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No que respeita ao telemóvel, a melhor estratégia será mantê-lo em
silêncio e longe do seu alcance visual.Estabeleça também dois momentos para consultar as chamadas recebi-
das. Veja quem lhe ligou e quem lhe deixou mensagem através de voice-
-mail. Devolva apenas estas últimas chamadas, pois é muito provável
que quem lhe ligou e não deixou mensagem não tivesse realmente nada
de urgente para lhe dizer.
As estratégias em discurso directo:
“Comecei a organizar melhor o meu dia de trabalho esforçando-me por gastar menos tempo em coisas inúteis. Percebi que, por exemplo, perdiaimenso tempo a receber e a mandar e-mails que não tinham nada a vercom o trabalho e que, na maior parte dos casos, até não tinham inte-
resse nenhum. O engraçado é que alguns eram de pessoas que estavamdois gabinetes ao lado do meu. Não faz sentido, só é divertido nocomeço, porque às tantas já vemos e reenviamos as mensagens auto-maticamente e nisso perdemos uma quantidade de tempo precioso.”
(Helena, 39 anos, economista em empresa privada, casada, 3 filhos)