Gestão de Contactos.pdf

7/30/2019 Gesto de Contactos.pdf

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Ficheiros de ContactosOrganizao e manuteno

Tcnico Administrativo


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TA EFA-NS

3 R. Pereira | M. Salgado

Ges to de Contac to s

VisoSIMPLISTA

VisoSIMPLIFICADA


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TA EFA-NS


Tratamento e Armazenamento deIn fo rmao

A organizao de contactos de importncia

fulcral para a empresa e para o funcionrio

Permite gerir toda a circulao de informao dos

contactos de clientes e potencias parceiros da

empresa.

Permite optimizar as funes do funcionrio


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Estatsticas Documentais

As pessoas perdem entre 20% a 30% do seu

tempo para localizar e recuperar informaes

(Cyco);

Um ficheiro em cada vinte perde-se. (Price

Waterhouse & Coopers);


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Como nasceu a gesto decontactos?

Na impossibilidade de memorizar todos os

factos, o ser humano costuma guardar as

informaes que julga serem importantes para

os recordar e utilizar, de forma posterior.


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Porque h a necess idade de gerircontactos

Guardar informaes de empresas, clientes,

fornecedores.

Evitar extravios de informaes de empresas,

clientes, fornecedores.

Executar acontecimentos e actos administrativos Evitar perda de tempo na procura desses

contactos


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Porque h a necess idade de gerircontactos

Facilitar a gesto de agenda

Estabelecer relaes fortes e duradouras com os

diferentes contactos

Ter acesso ao histrico de interaces com um

determinado contacto Qualificar a importncia dos fornecedores,

vendedores, clientes


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Funes do Arqu ivo de Con tacto s

Registar e classificar

Ordenar e arquivar

Permitir o acesso rpido


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Requ is ito s para a efic inc ia

Recursos humanos

Apetrechamento material

Normas de funcionamento


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Conceito de Ficheiro

Suporte onde se pode registar e guardar

informaes diversas e pertinentes, para futura

consulta.


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Tipos de Ficheiro

Ficheiros fsicos

Ficheiros digitais


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Class if icao(defin io)

Classificar o acto de dividir em classes ou

grupos afins, segundo determinado critrio,para facilitar a sua procura, e permitir melhorar

a abrangncia do conhecimento ou anlise.


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Class if icao Um Exemplo

Clientes

Fornecedores

Visitantes

Confidenciais

Pessoal

Servios


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Mtodos de Ordenao

Existem vrios mtodos para efectuar a ordenao de

ficheiros:

Alfabtico

Numrico

Alfanumrico

Geogrfico


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Activ idade Prtica

Team Br ief ing

Convido-os a actuar em equipa, com o

propsito de ordenar, por ordem alfabtica, as

fichas de contacto entregues.

E comparar os resultados alcanados pelas

diversas equipas.


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Ordenao A lfabtica

Os ficheiros so ordenados de acordo com a

ordem das letras no alfabeto.

Processo de ordenao mais conhecido e

frequentemente utilizado.


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Ordenao A lfabtica Vantagens

directo

rpido

fcil

expansvel

universal


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Ordenao A lfabtica Desvantagens

Possibilidade de serem usados critrios

divergentes de ordenao.

Difcil aplicao, quando o nmero de

ficheiros excessivo.


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Ordenao A lfabtica Orientaesgerais (SINGULARES)

No ter em conta:

Artigos definidos e indefinidos.

Partculas de, das, dos.

Antn io Dias de A lmeida Antn io Dias A lmeida


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Ordenao A lfabtica Orientaesgerais (SINGULARES)

No ter em conta:

Os ttulos (acadmicos, nobreza, )

Conde Nuno Vasco ncelos Nuno Vascon celos(Conde)

Dr. Miguel dos Santos Miguel Santos (Dr.)


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Ordenao A lfabtica Orientaesgerais (SIMGULARES)

Considerar os apelidos compostos como uma

nica palavra.

Mrio Corte-Real Mrio Cortereal


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Ordenao A lfabtica OrientaesGerais (EMPRESAS)

A ordenao alfabtica deve fazer-se pela palavra

identificativa e no pelo ramo.

Restauran te Mar Azu l Mar Azu l, Restauran te

CafNatrio Natrio , Caf


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O & desprezado para efeitos de ordenao

Ribeiro & Far ia, Lda. Ribeiro , Far ia, Lda.

Gonalves & Filhos Gonalves, Filhos

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Denominao com um algarismo, deve

considerar-se o algarismo por extenso.

Restauran te Os 4 Am igos Quatro Am igos , Res tau ran te

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ConsiderarS. ou St, como se escritos por

extenso

S. Crisp im So Crisp im

St Amaro Santo Amaro

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Nas firmas com vrias filiais, a ordenao deve ser

efectuada pela ordem alfabtica das localidades.

Mrio Ferreira, Mota, Aveiro

Mrio Ferreira, Mo ta, Coimbra

Mrio Ferreira, Mota, Guarda

Mrio Ferrei ra, Mo ta, Vila Real

Mrio Ferreira & Mo ta, Vila Real

Mrio Ferreira & Mo ta, Coim bra

Mrio Ferreira & Mo ta, Aveiro

Mrio Ferreira & Mo ta, Guarda

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Ordenao Numrica

A base deste sistema consiste na ordenao

dos ficheiros de contactos por ordem crescente

dos nmeros neles definidos.

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Ordenao Numrica Vantagens

Permite a ordenao de um nmero ilimitado

de ficheiros;

Aplicao fcil, no ocasionando erros pois

assenta num critrio nico de ordenao;

Permite um certo grau de confidencialidade.

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Ordenao A lfanumrica

Conjuga a simplicidade do mtodo alfabtico com a

preciso do mtodo numrico.

A classificao feita pelo mtodo alfabtico, mas a

busca efectuada pelo mtodo numrico.

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Ordenao A lfanumrica(Exemplo)

Os ficheiros de Aa a Ah seriam arquivados na pasta

n1;

Os ficheiros de Ai a Ap seriam arquivados na pasta

n2;

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Ordenao A lfanumrica Vantagens

um mtodo fechado, pois no permite a

expanso, sem que se tenha de reiniciar toda a

classificao.


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FIM

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