Gestão da comunicação em gestão de projetos
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Gestão da Comunicação em Gestão de Projetos
Armando Levye-Press Comunicação
Agenda
• O que é comunicação?
• A comunicação e as etapas do projeto
• A importância da comunicação
• Ferramentas de comunicação
O que é comunicação?
• Muitos enxergam a comunicação desta forma
• Trata-se da “Teoria Matemática da Comunicação”, de Shannon Weaver
• Ela foi pensada para definir a comunicação entre equipamentos
• Qual é o problema desta teoria?
Seres humanos são diferentes
• Teoria não leva em consideração que seres humanos são muito diferentes dos equipamentos
• Embora tenham certa “programação”, podem agir (e agem) de modo diferente do esperado
• Até compreendem as mensagens, mas podem simplesmente ignorá-las
Tudo é comunicação
Comunicação é processo
Comunicação e Gestão de Projetos
• Veja as etapas da gestão de projetos segundo as melhores práticas
• É preciso pensar a comunicação em todos estes momentos
Iniciação
• Projeto:
– Designar um executivo e um gerente de projeto
– Formalizar um time de desenho de projeto
– Preparar um resumo do projeto
• Comunicação:– Anuncie a criação da
“comunidade do projeto” – Promova uma reunião de
integração e informe a finalidade do projeto
– Crie canais online para recolher informações e contribuições para a fase de planejamento
– Divulgue entrevistas em vídeo com os responsáveis do projeto sobre as razões dessa iniciativa
Definição
• Projeto:
– Etapa de planejamento– Confronto do planejado
com o business case– Definição dos controles
do projeto– Definição dos arquivos
do projeto
• Comunicação:– Informe as melhores
contribuições ao projeto– Crie a “comunidade do
projeto” e torne-a acessível por computador
– Crie um blog e reúna ali todas as notícias do projeto
– Divulgue entrevistas em vídeo com os participantes
– Identifique para a comunidade os responsáveis pelo projeto
Design
• Projeto:
– Etapa de desenho do projeto
– Definições sobre o que é possível fazer (fronteiras)
– Definição dos prazos de entrega
– Definição dos resultados esperados
• Comunicação:
– Valorize as melhores ideias, divulgando-as
– Promova ações colaborativas discutindo as ideias que estão sendo levadas para o desenho final do projeto
– Consulte os envolvidos– Reconheça as contribuições
permitindo que seus autores falem sobre elas
Implementação
• Projeto:
– Implementação das atividades definidas no projeto
– Avaliação de resultados
• Comunicação:
– Comemore o lançamento do projeto
– Divulgue as ações iniciais– Evidencie bons ou maus
resultados– Discuta a necessidade de
eventuais ajustes– Reconheça os participantes
do projeto permitindo que eles se expressem
– Use vídeos!
Encerramento
• Projeto:
– Finalização das atividades com a entrada do projeto em operação
• Comunicação:
– Mostre os primeiros resultados
– Reconheça os méritos– Dê voz aos participantes do
projeto– Crie e divulgue a memória
do projeto, evidenciando os fatores que levaram ao sucesso ou a eventuais problemas
A importância da comunicação
• Registro das etapas do projeto
• Produção de informação relevante
• Geração de memória
• Orientação a futuras equipes
• Manutenção de informação crítica independente das pessoas
• Reconhecimento
Ferramentas de comunicação
• Dê preferência a ferramentas online de comunicação, que permitam a participação das pessoas
• Defina as regras de uso
• Integre as pessoas na rede e estimule sua participação
• Use seminários web para treinar e integrar as pessoas
• Use vídeos intensivamente
• Busque apoio de empresas que podem integrar a comunicação
Obrigado
• Armando Levy
• Diretor da e-Press Comunicação
• Agência de comunicação e notícias que integra mídias tradicionais e redes sociais
• Criadora do Portal T&D, de treinamento virtual– www.facebook.com/epresscomunicacao
– www.epress.com.br
– 11 2619 1720