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Generierung signifikanter nachhaltiger Erfolge durch innovative partnerschaftliche Kostenoptimierung im Wettbewerblichen Dialog am Beispiel Abfall- und Wertstoffbehälter Berlin, 07. Feb. 2018 07.02.2018 Partnerschaftliche Kostenoptimierung im Wettbewerblichen Dialog 1 Innovation schafft Vorsprung Kategorie: Konzept zu innovativen Beschaffungsprozessen

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Generierung signifikanter nachhaltiger Erfolge

durch innovative partnerschaftliche Kostenoptimierung

im Wettbewerblichen Dialog am Beispiel Abfall- und

Wertstoffbehälter

Berlin, 07. Feb. 2018

07.02.2018 Partnerschaftliche Kostenoptimierung im Wettbewerblichen Dialog 1

Innovation schafft Vorsprung Kategorie: Konzept zu innovativen Beschaffungsprozessen

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07.02.2018 2 Partnerschaftliche Kostenoptimierung im Wettbewerblichen Dialog

Ausgangssituation

Für die hoheitliche Aufgabe der BSR ist die

garantierte Verfügbarkeit von qualitativ

hochwertigen Behältern von größter Bedeutung.

Daher werden Qualität und Kosten im

Behältergeschäft stets geprüft und kontinuierlich

verbessert.

Im Zuge der nachhaltigen Beschaffung werden

Altbehälter recycelt und Erlöse erzielt.

Marktveränderung, technologische Weiterentwicklungen, signifikante Lieferengpässe sowie

unsere internen Kosten-Nutzen-Managementziele stellten uns vor neuen Herausforderungen.

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Ziele

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Umwelt / Recycling

IT-Technologie

Optimale Logistik

Kosten-Nutzen-Management

Markt- und Produktentwicklung

Qualitativ hochwertigen Behälter

Abschluss neuer Rahmenverträge zur Beschaffung von fahrbaren Abfall- und

Wertstoffbehältern für 4 Jahre inklusive Umsetzung einer optimalen Gesamtlösung mit

Berücksichtigung aller Facetten!

Aus der Zielstellung ergibt sich eine Problemstellung komplexer Natur.

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Methodenauswahl

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Aufgrund der Komplexität des Vorhabens fiel

die Entscheidung auf die Methode:

>> Wettbewerblicher Dialog <<

ZIEL:

Durch partnerschaftliche Kostenoptimierung mit

potenziellen Auftragnehmern eine Vielzahl von

kostensenkenden Lösungen finden und hohe

nachhaltige Einsparungen erzielen.

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Funktionsweise der Methode

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Erarbeiten Lösungsansätze

Internes Team Externe Teams

sucht geeignete Bieter

Erarbeiten Lösungsansätze

Ableitung Gesamtkonzept

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Praktische Umsetzung in 10 Schritten

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Ziele definieren Internes Team

zusammenstellen Vorgehensweise

strukturieren Ausschreibung

vermarkten

Verbindlichkeit herstellen

Bewerber selektieren

Dialoge effektiv vorbereiten

Effiziente Dialoggespräche

führen

Letztverbindliche Angebote abfordern

Maßnahmen umsetzen

Die praktische Umsetzung der Methode bedarf zunächst der Planung des gesamten Dialogprozesses im

Vorfeld, also die >> gedankliche Vorwegnahme aller Handlungen <<

Rein interner Prozess

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1. Ziele definieren

Kostentreiber identifizieren, die Gesamtkosten minimieren und innerhalb einer einzigen

Ausschreibung Anforderungen aus den Bereichen Produkt, Umwelt, Logistik und IT

systematisch verfolgen und zeitnah umsetzen.

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Anforderung Produkt

Anforderung Logistik & IT

Anforderung

Kosten

Anforderung Umwelt

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2. Internes Team zusammenstellen

Bereichsübergreifende Zusammensetzung; vertreten sind die Bereiche Technik, Recht und

Einkauf.

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EINKAUF

TECHNIK RECHT

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3. Vorgehensweise strukturieren

Um die Vorgehensweise zu konkretisieren, wurden im Vorfeld rund 40 Fragen definiert, die

die Vorstellungen der BSR-Verantwortlichen widerspiegeln. Dieser Fragenkatalog war die

Grundlage der Dialoge. Zusätzlich wurde in der Grobplanung die Anzahl und Dauer der

Termine für Dialoge sowie die internen personellen Ressourcen geplant.

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4. Ausschreibung vermarkten

Identifikation potenzieller Bieter durch Berücksichtigung bestehender

Geschäftserfahrungen, Internetrecherchen und Messebesuche. Gleichzeitig erfolgten eine

direkte Ansprache potenzieller Bieter und Werbung für die vorstehende Ausschreibung.

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5. Verbindlichkeit herstellen

Veröffentlichung möglichst vieler Informationen zum Verfahren, dem Leistungsgegenstand

und den Zielen bereits in der Bekanntmachung. Jeder bekannte potenzielle Bieter wurde

mittels Lieferantenportal per E-Mail informiert, um Verbindlichkeit herzustellen. Außerdem

wurde der Abschluss eines Vier-Jahres-Vertrages in Aussicht gestellt.

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6. Bewerber selektieren

Mit der Veröffentlichung wurde auch bekanntgegeben, dass die Dialoggespräche mit fünf

Unternehmen geführt werden sollten. Eine entsprechende Anzahl an Bewerbern konnte für

das Vorhaben selektiert werden.

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7. Dialoge effektiv vorbereiten

Die Terminierung für die Dialoggespräche wurde geplant. Alle Termine mit den externen

Teams wurden von Anfang an festgelegt, um keinen Zeitverzug bei späteren

Terminabstimmungen zu haben.

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8. Effiziente Dialoggespräche führen

Mit jedem Bewerber wurde ein Kick-Off-Termin nur zur Vorstellung der Methode des

wettbewerblichen Dialogs durchgeführt. Der Win-Win-Gedanke dieser Vorgehensweise

konnte von den externen Teams nachvollzogen werden, die Bewerber waren neugierig

und motiviert. Das BSR-Team konnte eine vertrauenswürdige Atmosphäre schaffen, die

die gesamten Dialoggespräche aufrechterhalten wurde.

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9. Letztverbindliche Angebote abfordern

Nach den Dialoggesprächen wurden die gewonnen Erkenntnisse in ein Gesamtkonzept

überführt. Die dadurch entstandenen Vergabeunterlagen wurden zur Einreichung des

letztverbindlichen Angebots an die Bewerber weitergeleitet. Ein großes Plus: Alle

wesentlichen technischen und logistischen Kriterien konnten im Rahmen des Dialog-

Verfahrens optimiert und in die Unterlagen eingearbeitet werden.

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10. Maßnahmen umsetzen

Die letztverbindlichen Angebote wurden von den Bietern eingereicht. Die Durchsicht dieser

Angebote bestätigte, dass das neue Gesamtkonzept der BSR umsetzbar war. Alle

wesentlichen Ziele wurden erreicht.

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Ergebnis und Fazit

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Die gewählte Methode hat sehr gut funktioniert. In der Folge konnte die Ausschreibung

erfolgreich abgeschlossen werden. Zwei Bieter erhielten eine Rahmenvereinbarung.

Produkt: Hoch qualitatives Produkt durch Analyse und

kritische Bewertung der Funktionalitäten z. B. Hohl- statt Vollmetallachse

Logistik & IT: Hohe Verfügbarkeit, Liefersicherheit und

EDV-Anbindung durch Lieferkettenoptimierung z. B. Einführung „Programmorientierte Produktion und Lieferung“

Umwelt: Recyclinganteil erhöht z. B. Erhöhung des Recyclinganteils

Kosten: Durch technische Modifikationen, die spezielle

Methode und angepasste Verträge wurden

nachhaltige hohe Einsparungen erzielt!

Schätze bzw. beachtliche Summen können gefunden und geborgen werden, wenn die

beschriebenen 10 Schritte zur partnerschaftlichen Kostenoptimierung angewandt werden!

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Vielen Dank für Ihr Interesse!

Dipl.-Wirtsch.-Ing. (FH) André Lange

Gruppenleiter Kommunaltechnik

Zentraler Einkauf

Berliner Stadtreinigungsbetriebe (BSR)

Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR)

Ringbahnstraße 96

12103 Berlin

Dipl.-Ing. (FH) Mehmet Ali Oezcan

Gruppenleiter Technik und Innovation

Müllabfuhr

Partnerschaftliche Kostenoptimierung im Wettbewerblichen Dialog