Generalforsamling

GeneralforsamlingMenageriet

Vår 2014

23.01.2014

Dagsorden1. Valg av møteleder

2. Godkjenning av innkalling

3. Valg av referent

4. Godkjenning av dagsorden

5. Godkjenning av semesterberetning høst 2013

6. Gjennomgang av semesterplan vår 2014

7. Godkjenning av regnskap høst 2013

8. Gjennomgang av budsjett vår 2014

9. Gjennomgang og godkjenning av vedtektsendringer

10. Valg av nytt styre

11. Eventuelt

Semesterberetning

• Spillkveld• Las Vegas Vors• Etter-Midtveis fest• Hyttetur• Eksamensverksted

Semesterplan Vår 2014

Vors før semesterstart Fredag 24. Januar Uke 4

Beerpongturnering – Oppstart Fredag 7. Februar Uke 6

Hyttetur Fredag 28. Februar – Søndag 2. Mars Uke 9

Pi-Fest Lørdag 15. Mars Uke 11

Beerpong Fredag 4. April Uke 14

Superduper Vors m. Beerpong Fredag 11. April Uke 15

Ølsmaking Onsdag 23. April Uke 17

Øl-Kveld m. Foredrag Onsdag 7. Mai Uke 19

Eksamensverksted Uke 21

Semesterslutt-fest – Beerpong Kåring Fredag 13. Juni Uke 24

Regnskap Høst 2013EIENDELER: Budsjett: REGNSKAP:

1910 Kasse kr 630,00 kr 66,00

1920 Brukskonto kr - kr -

Sum eiendeler kr 630,00 kr 66,00

INNTEKTER: Noter: Kilde

3100 Medlemskontigent 30,-/pers * 30 Medlemmer kr 900,00 kr 37,00 kr 1 110,00

3100 Billettinntekter hyttetur 200,-/pers * 25 Medlemmer kr 5 000,00 22 stk. kr 5 860,00 3400 Støtte fra SMN

Spillkveld s/d uke 37 SMN kr 400,00 kr 343,10

Vors: Las Vegas fest adas s/d uke 38 SMN kr 400,00 kr 50,00 Vors: Mitveisfest s/d uke 41 SMN kr 400,00 Vors: Oktoberfest s/d uke 43 SMN kr 400,00

Hyttetur m/d uke 45 SMN kr 3 500,00 kr 11 317,49 Eksamensverksted m/d uke 47 SMN kr 1 500,00 Vors: Semestersluttsfest s/d uke 50 SMN kr 500,00 Generalforsamling mat På nyåret SMN kr 2 000,00

3400 Støtte fra kulturstyret (SiO) driftstøtte SiO kr 3 000,00 kr 3 000,00

3400 Støtte fra studentparlament leie av hytteStudentparlamentet kr 1 500,00

Sum inntekter kr 19 500,00 kr 21 680,59

KOSTNADER: asd Noter: Kilde Budsjett: Regnskap:

4100 Kjøleskapsinnkjøp kr - 4300 Kontorrekvisitta kr -

4100 Spillkveld s/d uke 37 SMN kr 400,00 kr 375,10

4100 Vors: Las Vegas fest adas s/d uke 38 SMN kr 400,00 kr 50,00

4100 Vors: Mitveisfest s/d uke 41 SMN kr 400,00 kr 226,00

4100 Vors: Oktoberfest s/d uke 43 SMN kr 400,00 kr 178,79

4100 Hyttetur m/d uke 45 SMN kr 3 500,00 kr 3 929,00

4100 Eksamensverksted m/d uke 47 SMN kr 1 500,00 kr 1 334,27 4100 Vors: Semestersluttsfest s/d uke 50 SMN kr 500,00

4200 Leie av hytte uke 45 kr 5 000,00 kr 3 460,00 4300 Domene Nettside kr - 4200 Pizza Generalforsmling Mat(pizza) SMN kr 2 000,00

Uforutsette utgifter Strekkodeskanner Menageriet kr 449,00 4200 Drift av sosialrom på kjemi kr 400,00

4200 Drift av alkymisten 2. semestere kr 500,00 kr 500,00

Sum utgifter kr 15 000,00 kr 10 502,16

BALANSE: kr 5 130,00 kr 11 244,43

Budsjett Vår 2014EIENDELER:

1910 Kasse 21920 Brukskonto 11244,43

Sum eiendeler 11246,43

INNTEKTER: Noter: Kilde

3100 Medlemskontigent 10,-/pers * 30 Medlemmer 3003100 Billettinntekter hyttetur 100,-/pers * 25 Medlemmer 25003400 Støtte fra SMN

Vors: Semesterstart s/d uke 4 SMN 450Vors: Mitveisfest s/d uke 6 SMN 450Hyttetur m/d uke 9 SMN 3000PI-fest s/d uke 11 SMN 450Beerpongturnering s/d uke 14 SMN 450Vors: Superduperfest s/d uke 15 SMN 450Ølsmaking s/d uke 17 SMN 450Ølkveld med foredrag s/d uke 19 SMN 450Eksamensverksted m/d uke 21 SMN 2000Vors: Semesterslutt s/d uke 24 SMN 450

3400 Støtte fra kulturstyret (SiO) driftstøtte SiO 30003400 Støtte fra kulturstyret (SiO) Prosjektstøtte(hytte) SiO 40003400 Støtte fra KFU Eksamensverksted KFU 4000

Sum inntekter 22400

KOSTNADER: Noter: Kilde

4100 Kjøleskapsinnkjøp 0

4300 Kontorrekvisitta 0

4100 Brygging av øl 5000

4100Vors: Semesterstart

s/d uke 4 SMN 500

4100Vors: Mitveisfest

s/d uke 6 SMN 500

4100Hyttetur

m/d uke 9 SMN 6000

4100PI-fest

s/d uke 11 SMN 500

4100Beerpongturnering

s/d uke 14 SMN 500

4100Vors: Superduperfest

s/d uke 15 SMN 500

4100Ølsmaking

s/d uke 17 SMN 500

4100Ølkveld med foredrag

s/d uke 19 SMN 500

4100Eksamensverksted

m/d uke 21 SMN 6000

4100Vors: Semesterslutt

s/d uke 24 SMN 500

4200 Leie av hytte uke 45 4000

4300 Domene Nettside 0

4200 Pizza Generalforsmling Mat(pizza) SMN 2500

Uforutsette utgifter

4200 Drift av sosialrom på kjemi 400

4200 Drift av alkymisten 2. semestere 500

Sum utgifter 28400

BALANSE: 5246,43

Forslag til vedtektsendringer

Generalforsamling Vår 2014Menageriet

Paragraf: § 1.1

Fra: Foreningen skal også være en brobygger mellom studenter på mastergradsnivå og lavere grad på MENA-programmet ved Universitetet i Oslo.

Til: Foreningen skal også være en brobygger mellom studenter på bachelor-, master- og doktorgradsnivå på MENA-programmet ved Universitetet i Oslo, samt gi mulighet for kontakt med potensielle arbeidsgivere og andre relaterte studieprogrammer ved Universitetet i Oslo og andre Universiteter.

Begrunnelse: Menageriet utelukker ikke Doktorgradsstudenter eller studenter på andre programmer, samt at Menageriet prøver å gjøre kontakten med potensielle arbeidsgivere lettere ved å bringe bedriftene til Universitetet i Oslo.

Formålet til Menageriet som forening

Paragraf: § 2.1

Legges til: – Valg av studentrepresentant(er) til programrådet for Materialer Energi og Nanoteknologi (Heretter MENA).

Begrunnelse: Det har ikke vært valg av studentrepresentanter til programrådet for MENA over en lang periode, Menageriet tar på seg ansvaret for å velge inn nye engasjerte representanter hvert semester for at studentene skal kunne påvirke eventuelle endringer i MENA-programmet.

Valg av studentrepresentanter til programområdet for Materialer Energi og Nanoteknologi

Paragraf: Ikke tidligere en paragraf

Legges til: § 2.3På generalforsamling skal det velges minst to studentrepresentanter til programrådet for MENA der minst én representant er styremedlem i Menageriet.Ideelt skal tre representanter velges, der: - én er styremedlem i Menageriet- én er medlem av Kjemisk Fagutvalg (KFU)- én er medlem av Fysisk Fagutvalg

Begrunnelse: Samme begrunnelse som for endring av § 2.1

Valg av studentrepresentanter til programområdet for Materialer Energi og Nanoteknologi

Paragraf: § 4.2

Fra: Dersom foreningen er i en slik situasjon at ikke alle styreverv kan bli fylt opp på en generalforsamling, er det opp til forsamlingen å velge hvilke verv som blir ubesatte. Styret kan ved en slik anledning supplere seg selv

Til: Dersom foreningen er i en slik situasjon der ikke alle nødvendige styreverv blir fylt opp på en generalforsamling, er det opp til forsamlingen å velge hvilke verv som blir ubesatte. Styret skal ved en slik anledning supplere seg selv

Begrunnelse: Bedre ordlydStyret bør være pliktig å fungere fullt ut selv med et redusert antall styremedlemmer.

Besetning av verv

Paragraf: § 4.3

Fra: En person kan ikke inneha flere enn ett – 1 verv av gangen.

Til: En person kan ikke inneha flere enn ett – 1 verv av gangen, ved mindre alle verv ikke blir besatt

Begrunnelse: Mer passende beskrivelse med tanke på endring i § 4.2, og hvordan originalt leders rolle beskrives.

Besetning av verv

Paragraf: Ikke tidligere en paragraf

Legges til: § 4.4Et verv kan ikke være besatt av flere enn én – 1 person, ved mindre annet er spesifisert i stillingsbeskrivelsen.

Begrunnelse: Det er hittil ingen begrensing av antall styremedlemmer i styret. Med ett styremedlem per verv med mindre vervet åpner for flere, vil ansvarsfordelingen også gå lettere. (Tidligere § 4.4 blir flyttet til § 4.5)

Heretter omtales nåværende § 4.4 (Styrets verv) som § 4.5, med tanke på paragrafen som er lagt til over.

Besetning av verv

Verv: Leder:

Fjernes: "Ellers er leders oppgave å supplere de andre vervene som ikke blir besatt"

Begrunnelse: Det er ikke er leders oppgave å besette alle ubesatte verv, denne delen er også unødvendig og motstridende med tanke på § 4.2.

De nødvendige vervene (§ 4.5)

§ 4.2 Dersom foreningen er i en slik situasjon der ikke alle nødvendige styreverv blir fylt opp på en generalforsamling, er det opp til forsamlingen å velge hvilke verv som blir ubesatte. Styret skal ved en slik anledning supplere seg selv

Verv: Økonomiansvarlig

Fra: Økonomiansvarlig har ansvar for å samle på all dokumentasjon som angår økonomien og arkivere denne i dertil egnet mappe.

Til: Økonomiansvarlig i samråd med sekretær har ansvar for å samle på all dokumentasjon som angår økonomien og arkivere denne både i papirformat og interaktivt.

Begrunnelse: Menageriet skal ha et arkiv som dokumenterer alt som har skjedd gjennom semesteret, sekretær (kommer under) har ansvar for dette dokumentet, men Økonomiansvarlig har ansvaret for den økonomiske dokumentasjonen i arkivet.


Verv: Sekretær

Fra: Sekretæren har ansvar for å loggføre alle møter og andre aktiviteter, sekretæren har også ansvar for medlemsregister.

Til: Sekretæren har ansvar for å loggføre alle møter og andre aktiviteter, sende ut innkalling til møter i samråd med leder og publisere referater. Sekretær har ansvar for filarkiv og medlemsregister.

Begrunnelse: Det bør defineres klarere at det er sekretær sitt ansvar for dokumentasjon og arkivering, dette for å få et strukturert arkiv.


Fjerne verv: Fest og moro

Erstattes av: Arrangementansvarlig og Manesjen

Begrunnelse: Useriøse navn på vervene


Nytt verv: Arrangementansvarlig

Beskrivelse: Arrangementsansvarlig har ansvaret for å styre arrangementskomiteen til Menageriet (Heretter "Manesjen") og det overordnede ansvaret for at oppgaver blir tilstrekkelig gjennomført. Arrangementansvarlig skal også rapportere til resten av styret om situasjonen i, og planene til Manesjen og Alkymisten.

Begrunnelse: Erstatter «Fest og Moro», får et mer seriøst navn og introduserer en lederrolle innad i Manesjen, som blir beskrevet under.


§ 4.6Utdrag fra beskrivelse av Manesjen:"Manesjen ledes av Arrangementsansvarlig som øverste leder og PR-ansvarlig som assisterende leder, og består øvrig av poteter i styret."

Nytt verv: PR-Ansvarlig

Beskrivelse: PR-Ansvarlig har ansvaret for å publisere arrangementer på relevante medier, eventuelt organisering av t-skjorter og andre produkter, samt fremme Menageriet utad. PR-Ansvarlig skal være klar over sine plikter i Manesjen, se § 4.5 "Manesjen", og være klar for å ta over Arrangementsansvarliges oppgaver om nødvendig, f.eks. ved sykdom.

Begrunnelse: Denne stillingen sikrer en bedre informasjonsflyt ut til medlemmer av Menageriet og et mer seriøst og strukturert bilde av Menageriet utad.


Verv: Webansvarlig

Fra: Webansvarlig har ansvar for drift av mailinglistene og hjemmesiden.

Til: Webansvarlig har ansvar for drift av hjemmesiden og mailinglistene, dette innebærer daglig oppdatering av filteret for å sikre god informasjonsflyt. Samt påse at interaktivt arkiv fungerer og at styremedlemmer har tilgang til styrets interaktive tjeneste.

Begrunnelse: Mer utfyllende beskrivelse av Webansvarliges plikter, og sikrer bedre struktur og informasjonsflyt.


Nytt verv: Bryggmeister

Beskrivelse: Bryggmeister (heretter kalt BM) er ansvarlig ølbrygging i Menageriet. Ved semesterets første styremøte skal BM oppdatere og informere styre om mulighetene for brygging og arrangementer for påfølgende semester, hvorpå styret skal, i samråd med BM, bestemme semesterets bryggedager og arrangementsdatoer. BM skal, i samarbeid med arrangementskomiteen (heretter kalt manesjen), legge til rette for bryggerelaterte aktiviteter ved avtalte arrangementer. Bryggingen skal skje i samarbeid med ‘’Kristianiastudentenes Haandbryggerlaug’’ (heretter KSHB). BM er skal være ‘’certified brewMasta’’ i KSHB, les; gjennomført ‘’advanced course’’ gjennom KSHB. Med mindre ingen med tittelen ‘’certified brewMasta’’ ønsker å stille til valg, dette vil si at alle som stiller til valg med tittelen ‘’certified brewMasta’’ prioriteres over andre.

BM skal være til stede ved brygging og er ansvarlig for bryggingen, samt etterarbeid og oppfølging av brygget, med mindre annet er avtalt i samråd med styret. I samarbeid med Arrangementansvarlig skal BM legge til rette for at Menageriets medlemmer skal kunne delta på kurs arrangert av KSHB. BM er ansvarlig for tilstrekkelig opplæring av Bryggerlærling(er) slik at vedkomne skal kunne overta rollen som BM ved BM avgang eller ved behov. Ved brygging utenom arrangement skal tillatelse gis fra styret (se § 4.8).

Begrunnelse: Gjennom semesteret H13 har styret kommet i god kontakt med KSHB og ser muligheten for et samarbeid om brygging til Menageriets arrangementer. Dette blir et nytt ansvarsområde og derfor krever det et nytt verv som kan fylle dette området. Øl på arrangementer vil kunne øke Menageriets popularitet, utvide medlemskrets og gi flere arrangementstyper.


Verv: Potet

Fra: «Poteten kan brukes til alt», og er en passende vervbeskrivelse. Poteten ordner med praktiske gjøremål i forbindelse med Menageriets arrangementer som et supplement til de andre vervene.

Til: «Poteten kan brukes til alt», og er en passende vervbeskrivelse. Poteten plikter å aktivt ta del i den praktiske gjennomføringen av Menageriets arrangement og skal fungere som et supplement til de andre vervene. Poteten er å regne som et medlem av Manesjen.

Begrunnelse: Poteten har en tendens til å ikke bli brukt nok, derfor defineres arbeidsoppgavene mer spesifikt. I tillegg spesifiseres Potetens tilhørighet til Manesjen

Eventuelle verv ved behov (ikke nødvendige verv):


Verv: Nypotet

Fra: Dersom man ønsker to poteter. Se potetbeskrivelsen. Må være førsteårsstudent.

Til: Dersom man ønsker to poteter. Se potetbeskrivelsen. Må være førsteårsstudent.Nypoteten er å regne som et medlem av Manesjen.

Begrunnelse: Konkretisere tilhørigheten til Manesjen.

Eventuelle verv ved behov (ikke nødvendige verv):


Fjernet verv: Kjøleskapsansvarlig

Begrunnelse: Dette er ikke et verv som er relevant for Menageriets funksjon, siden Menageriet ikke har noen spesifikke plikter rundt kjøleskapet på sosialrommet.


Nytt verv: Bryggelærling

Beskrivelse: Bryggerlærlig (heretter kalt BL) er underlagt BM. BL er pålagt å ha nybegynnerkurs gjennom KSHB, og skal gå ‘’advanced course’’ gjennom KSHB innen innen neste generalforsamling, med mindre BM kan fortsette i tilstrekkelig tid til fullført opplæring er gjennomført, se § 4.8. BL skal læres opp til et nivå der BL kan overta BM ved BMs avgang eller ved behov. Ved brygging skal BL være tilstede, med mindre annet er avtalt i samråd med BM. BM delegerer oppgaver til BL. BLs oppgaver inkluderer (men er ikke begrenset til); hjelpe til ved brygging, holde foredrag ved arrangementer, fremme interessen for ølbrygging og menageriet, og informere menageriets medlemmer om bryggerelaterte aktiviteter ved kommende arrangementer. BL har ikke stemmerett på styremøter, men kan stille om BL ønsker.

Begrunnelse: Dette åpner for et arvesystem for Bryggmeister stillingen, Bryggelærling vil gjennom et semester få kunnskaper som stiller Bryggelærling sterkere i et valg av Bryggmeister på Generalforsamling. Siden dette er en interessestilling og ikke nødvendig i styret, har derfor ikke dette vervet stemmerett. (I likhet med "Engasjerte Studenter" i Manesjen)


§ 4.6Utdrag fra beskrivelse av Manesjen:"Etter ønske kan Manesjen ta inn engasjerte studenter (dette ekskluderer ikke Menageriets styremedlemmer) under utarbeiding av arrangementer, disse skal ikke få oppgaver eller ansvarsområder, og har derfor heller ingen stemmerett med mindre Manesjen tillater dette."

Paragraf: Ikke tidligere paragraf

Legges til: § 4.6Manesjen: Manesjen er en arrangementskomite og er underlagt Menageriets styre. Manesjen ledes av Arrangementsansvarlig som øverste leder og PR-ansvarlig som assisterende leder, og består øvrig av poteter i styret. Etter ønske kan Manesjen ta inn engasjerte studenter (dette ekskluderer ikke Menageriets styremedlemmer) under utarbeiding av arrangementer, disse skal ikke få oppgaver eller ansvarsområder, og har derfor heller ingen stemmerett med mindre Manesjen tillater dette. Ved stemmelikhet under avgjørelser avgjør Arrangementsansvarlig sin stemme. Manesjen skal holde møte minst en uke før hvert arrangement der ansvarsområder blir fordelt, Arrangementsansvarlig har overordnet ansvar for at oppgavene blir tilstrekkelig gjennomført. Manesjens forpliktelser i forbindelse med arrangement inkluderer, men er ikke begrenset til, å sørge for tilgjengelige lokaler, innkjøp av snacks og alkoholfri drikke, rydding og vasking av lokaler etter arrangementet er avsluttet. Eksempel på arrangement er spillekveld, filmkveld, fest, hyttetur og aktiviteter på hyttetur.

Begrunnelse: Ved innføring av arrangementskomiteen Manesjen vil ansvaret rundt arrangementer bli mer definert, og åpner for kreative forslag fra engasjerte studenter, uten fare for å påvirke styret.Dette vil gjøre det enklere for Arrangementansvarlig å utarbeide arrangementer samt bedre samkjøring på arrangementsfronten.(Tidligere § 4.6 blir flyttet til § 4.7, og videre)

Manesjen:


Legges til: § 4.8Alle avgjørelser som blir tatt i løpet av semesteret må vedtas av styret. Om en avgjørelse må tas før styret kan samles, kan Leder, Økonomiansvarlig og mist ett annet styremedlem, ta avgjørelsen så fremt eventuell utgift kan forsvares og avgjørelsen ikke påvirker Menageriet som forening i for stor grad. Styret skal først varsles og det skal fylles ut et dokument med redegjørelse for avgjørelsen og skrives under av alle styremedlemmer som deltok i avgjørelsen.Ved første anledning der styret møtes skal avgjørelsen vurderes i felleskap og eventuelt endres om nødvendig.

Begrunnelse: For å ikke begrense avgjørelsene til styremøter, ønsker styret å åpne for å ta avgjørelser selv om ikke hele styret kan møtes.

Avgjørelser:

Styremøter ( §5 ):

Paragraf: § 5.1

Fra: Styret skal ha mist et møte i måneden. Leder er ansvarlig for å kalle inn til møter. Det kan også kalles inn til styremøte hvis 3 styremedlemmer krever det.

Til: Styret skal ha mist et møte i måneden. Leder er ansvarlig for å kalle inn til møter. Innkalling skal være sendt én uke før møtet. Det kan også kalles inn til styremøte hvis 3 styremedlemmer krever det.

Begrunnelse: Gir tid til forberedelse og planlegging av oppmøte.

Styremøter ( §5 ):


Legges til: § 5.4Blir frafallet høyere enn 50% eller verken leder eller nestleder vil kunne være tilstede ved styremøtet skal møtet forskyves. Nytt tidspunkt sendes ut men trenger ikke overholde fristen om én uke i forveien.

Begrunnelse: For å få riktig informasjonsflyt til styret.

Signaturrett:

Paragraf: § 7

Fra: Signaturrett på vegne av foreningen tilfaller hele styret i felleskap. Signaturretten innebærer fullmakt til å opptre på vegne av foreningen i alle anliggender. Prokuraretten tilfaller styrets leder. Dette innebærer fullmakt til å opptre på vegne av foreningen i alt som angår driften av denne. Styret skal holdes informert om leders bruk av prokuraretten.

Til: Signaturrett på vegne av foreningen tilfaller Leder og ett – 1 styremedlem i felleskap. Signaturretten innebærer fullmakt til å opptre på vegne av foreningen i alle anliggender. Prokuraretten tilfaller styrets leder. Dette innebærer fullmakt til å opptre på vegne av foreningen i alt som angår driften av denne. Styret skal holdes informert om leders bruk av prokuraretten.

Begrunnelse: Lettere å ta avgjørelser, vanskelig å samle hele styret.

Medlemskontigent:


Legges til: § 8. MedlemskontigentMedlemskontigenten betales en gang i semesteret, og gir adgang til alle av Menageriets arrangement, utenom de som krever ekstra inngangspenger.Medlemskontigenten er satt til 10,- NOK.

Begrunnelse: Medlemskontigenten bør fastsettes i Vedtektene for å hindre for store økonomiske endringer fra semester til semester.

Valg

Leder Nestleder Økonomi-ansvarlig

Sekretær Arrangement-ansvarlig

PR-ansvarlig Web-ansvarlig

Seniormedlem Potet Nypotet

Generalforsamling

Documents

Transcript of Generalforsamling