Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter
description
Transcript of Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter
Gemensam Huvudbok
Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter
2008-10-28Hans Petersson, Stadskansliet
Lars Runesson, IntraserviceLars Ljungblom, Logica
Magnus Staxäng, PREERA
Någon kul inledning
- 2 -Foto: Lennart Forsberg
- 3 -Foto: Lennart Forsberg
Införande i flera steg
- 4 -
FörberedelserÖvergång &Driftsättning
Överlämning
aug-dec jan-mar apr-jun
proj
ekte
tst
ade
n
Projektavslut
Införandeorganisation
organisation
Övertagande
- 5 -
Avgränsa
Förbered
Följ upp
Införandeplan
- 6 -
nov dec jan feb mar
InläsningUpp-datering
Utdata1
Använ-dare
UB/IB m.m., förbereda/genomföra
Upp-datering
Utdata2
ReglerRutiner
Pres-tandatest
Tester i testmiljö Tester i produktion
Gem ut-bildning
Lok ut-bildning
Drifts-strategiÖvergång
TidplanDrift- och övergång
WS
Driftsättning och övergång enligt strategi och plan
okt
Beslut
Över-lämning
Arbets-grupper
Kodplan
Paket
System
Införande
Utveckling av central redovisning
Utbildning
- 7 -
Modell och processutbildning
Pass 1 Pass 2
Utbildningsmodell Införandemodell
Nytta och skillnad mot idag Införandeorganisation
Ekonomimodell och kodplan Driftssättning och övergång
Regler och processer Detaljerad införandeplan
Dialog Dialog
Utbildning för utbildare
Utbildning i införande
Separat systemutbildning
Nov/dec
Utbyggnadsbart utbildningsmaterial i tre nivåer – beroende på målgrupp
Förutsätter att deltagarna är väl bekanta med material och system
RESULTAT-RÄKNING
RESULTAT-RÄKNING
Förändringen i sammanfattning
IT-stöd
Modell
Process
VERKobl
4 pos
VERKobl
4 pos
MOTPARTobl
4 pos
MOTPARTobl
4 pos
KONTOobl
4 (5) pos
KONTOobl
4 (5) pos
ANSVARobl
3+6 pos
ANSVARobl
3+6 pos
OBJEKTfriv
3+12 pos
OBJEKTfriv
3+12 pos
PROJEKTfriv
3+1+6 pos
PROJEKTfriv
3+1+6 pos
SPECfriv
3+7 pos
SPECfriv
3+7 pos
AKTIVITETfriv
3+7 pos
AKTIVITETfriv
3+7 pos
Gemensamhuvudbok
Gemensamhuvudbok
KoderKoder
HändelserHändelser
ReglerRegler
UtdataUtdata
VänteregisterVänteregister
Försystem Eftersystem
Gemensamhuvudbok
Gemensamhuvudbok
KoderKoder
HändelserHändelser
ReglerRegler
UtdataUtdata
VänteregisterVänteregister
Gemensamhuvudbok
Gemensamhuvudbok
KoderKoder
HändelserHändelser
ReglerRegler
UtdataUtdata
VänteregisterVänteregister
Försystem Eftersystem
Lokalaaktiviteter
Centralaaktiviteter
• Utfall• Budget• Prognos
Gemensamhuvudbok
Indatakrav
Bokslut
Budget
Prognos
tidpunkt tidpunkttidpunkt
Införs
under kort
period
Införs
under kort
period
- 9 -Foto: Lennart Forsberg
Önskemål, analys och beslut
- 10 -
Utgångspunkter för beslut som fattas av stadskansliet under projektet:
Inga regler i befintliga huvudböcker kommer att föras över med automatik!
- 11 -
Ekonomimodelloch kodplan
Indatahantering
Gemensamma flöden
Bokslut och interna mellanhavanden
Budget och Prognos
Ekonomimodell/Kodplan
Verksamhetsuppföljningen A & O
Kodplan samordnad och fastställd
Kodsträng synlig i enhetlig ordning
Synliga gemensamma koder styrs lokalt
Intervall för gemensamma koder
Lokala underkoder på lokala begrepp
Enhetlig RR och BR
Stympade begrepp i Personec
- 12 -
Indatahantering
Förvaltningen ansvarig för indatakvaliteten
Samordnade och fastställda indataregler
100% Webbokföringsorder
Kommuncentral superbokföringsorder
Standard för buntnamn och vernummer
Begränsning i ändring på vänteregister
Ändringslogg
- 13 -
Finansflöden/Clearing
Central bokföring av likvidflödet
Tre gånger/månad
Stadskansliet godkänner bunt och transaktioner
på förvaltningens ansvar
Bruttobokföring
Fördelning av förvaltning
- 14 -
Kommun-bidrag
Löne-avräkning
PO
Tilläggs-budget
Moms
Egetkapital
14.400 Mkr
10.800 Mkr
4.200 Mkr
1.500 Mkr
Fakturaflöden
Konton kopplade till reskontror redovisas på förvaltningen
Låsta konton för central användning
Momsrapportering på förvaltningen
Betalning bokförs som idag
Likvidreglering efter faktisk betalning
Likvidreglering inklusive moms
- 15 -
Bokslut
Gemensam tidplan
Bokslutsprocessen i ett nötskal
Periodisering/upplupet samma indatakrav
Periodisering över årsskiftet
Upplupet/Vändas med fast datum och text vid bortbokning
Inga centrala krav på fördelning av OH
Övergångstidplan detta årsskifte
- 16 -
Interna mellanhavanden
Gemensam tidplan
Faktiskt nyttjande eller abonnemang
Säljarens periodisering ärvs av köparen
Regler för uppbokning av fakturor
Avstämning av interna mellanhavanden vid bokslut
Köparen har tolkningsföreträde
- 17 -
Budget och prognos 2009
Gemensamma indatakrav
Gemensam tidplan
Budget rapporteras i Cognos
Budget registreras i GemHB från februari
Budget ska vara periodiserad
Månadsbudget
Grundpaket och lokala periodnycklar
Budget ger utfall för vissa
Prognospiloter efter delårsbokslutet
- 18 -
- 19 -Foto: Lennart Forsberg
- 20 -
Systemutformning- skillnad mot idag
Utdata
Test
Systemutformning – skillnad mot idag
• Ändrad kodsträng
• Enda bokföringsordern
• Nya händelsekoder
• Ny struktur vernummer
• Användarlogg (valbar från Navigator)
• SuperBfo kommuncentralt
• Parallellt 2008/2009
•
- 21 -
• Ändrad kodsträng
• Kvar i befintliga enheter
• Integration till/från för de som har investeringar
• Integration till GemHB för de som inte har investeringar
•
WebBfo Anläggningsreskontra
Systemutformning – skillnad mot idag
• Ändrad kodsträng
• Låst periodisering
• Säljarens bokföringsdatum och ankomstbokföringsdatum
• Ny release i december
- 22 -
• Ändrade bokföringsflöden
• Ändrade likvidprinciper
• Kundreskontran styr bokföringsdatum för intäkter
Gasell Lev- och kundreskontra
• Kvar i befintliga enheter
• Ändrad kodsträng
• KFA-buntar från kundreskontran vid klarmarkering
•
Fakturauppsamling
• Ändrad kodsträng
•
WebFaktura, PCLev, Dagrapport, Giraff
Systemutformning – skillnad mot idag
• Lokala DB kvar för material från Fupps m.m.
• HN-kundreskontra blir HN-Gem med listor även från GemHB
- 23 -
• Ny rapport från GemHB
• Ev ändring av hierarkier
HN-databas Prognos/Uppföljning
• Ändrad kodsträng
• Budget ingår
• En kommungemensam
•
Horisonten KUB • Ändrad kodsträng
• Principer för koder/förvaltning
•
Kameleonten Budget
Systemutformning – skillnad mot idag
• En fysisk enhet
• Ändrad och gemensam kodsträng
• Prefix på lokala begrepp
• Varje förvaltning styr giltighet för Konto/Verk/Motpart
• Gemensamma indatakontroller
• Alla tabeller blir gemensamma
- 26 -
Huvudboken
• Ändring av signalerade poster i normalfallet
• Ett par användare kan ändra allt på vänteregistret
• Ändringar i logglista
• Månadsfack stängs centralt
• Förvaltning kan stänga tidigare
• Hjälptexter online
Exempel på förändring 1
Gemensamt utseende för alla förvaltningar
Anm.Alla systembilder är från testmiljö. Reservation för ändringar till produktion
Exempel på förändring 2
Låst periodfördelning på kommuninterna fakturor
Exempel på förändring 3
Startsida med central och lokal information
- 30 -PREERA | Införande Gemensam Huvudbok Göteborgs Stad
Exempel på förändring 4
Markera synlighet i respektive system
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Tillbaka till buntöversikt
2. Till transaktionsöversikt
3. Borttag av bunt och transaktioner
4. Ändring av text, belopp eller aj-kod
5. Sök felsignaler i bunten
6. Avgränsa urval med villkor
7. Räkna om buntsumma
8. Kör onlinekontroll på buntens transaktioner
9. Direktajourhåll bunten
•
Exempel på förändring 5
Tillgängliga funktioner på vänteregister Webb
Exempel på förändring 6En scrollbox med valbara
giltiga värden för begreppet
Exempel på förändring 7Poster som signalerats kan
inte ändras (undantaget 1-2 pers per förvaltning)
Exempel på förändring 8
Gemensamt baspaket av periodnycklar
Förvaltningsspecifika periodnycklar inom intervall
Exempel på förändring 9
Logglista med postens löpnummer, vad som skett med bokföringstransaktionen, vem som påverkat posten och när
förändringen gjordes
Utdata
Gemensam navigator/frågor från arbetsgrupp
Specifik utdata beslutas av systemansvarig
Användargrupp styr navigator
Hjälptexter online
Flera förbättringar
Gemensamma favoritfrågor
Delmodell C för stadskansliet
Gemensamma rapporter och listor
Vidareutveckling under 2009
- 36 -
- 37 -PREERA | Införande Gemensam Huvudbok Göteborgs Stad
Utdataexempel 1Fråga resultaträkning per verksamhet med möjlighet
till nedbrytning
- 38 -PREERA | Införande Gemensam Huvudbok Göteborgs Stad
Utdataexempel 2Fråga totalt utfall per
verksamhet med möjlighet till urval
- 39 -PREERA | Införande Gemensam Huvudbok Göteborgs Stad
Utdataexempel 3Fråga balansräkning med möjlighet till nedbrytning
Utdataexempel 4Egna beställningar
Utdataexempel 5Horisonten KUB
Tester
- 42 -
Prestandatester•Genomförs i flera omgångar
GemHB inkl utdata•Testas via testledare•Kodplan, vänteregister, utdata m.m.
Fuppsar/reskontror•Testas via testledare•Utmaning
Ekonomiapplikationer•Testas via testledare•Funktioner och integrationer
Tester
- 43 -
Försystem•Alla kommungemensamma (testledare)•Sju förvaltningsspecifika – övriga i produktion
Eftersystem•Testas i produktion
Anläggningsregister•Integration från systemet testas av Logica•Integration från/till, test för någon
Horisonten KUB•Testas i produktion
Sammanfattning
Omfattande systemutveckling
Försystem anpassade i varierande omfattning
Omfattande tester – men allt går inte att testa
Pilotmodell med kontroll före och efter
Var beredda på störningar
- 45 -
Förvaltningsfavoriter – en favoritfråga med ex förifyllda
villkor
- 47 -Foto: Lennart Forsberg
Driftsättningsstrategi
- 48 -
Organisation
Tidplan Övergång
Uppföljning
Piloter
…eller hur ser förflyttningen ut från idag till en framtida huvudbok i full skala?…eller hur ser förflyttningen ut från idag till en framtida huvudbok i full skala?
Driftsättningsorganisation Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter
Styrgrupp
Införande-grupp
Stadskansli
Förvaltningar
Intraservice
System-grupp
Driftsättnings-grupp
Centralredovisning
rapportering
rapportering
FrågorÅterkoppling
FrågorÅterkoppling
FrågorÅterkoppling
Frågor… Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter
Styrgrupp
Införande-grupp
Stadskansli
Förvaltningar
Intraservice
System-grupp
Driftsättnings-grupp
Centralredovisning
rapportering
rapportering
FrågorÅterkoppling
FrågorÅterkoppling
FrågorÅterkoppling
…till projektledning
• Införande och kommunikation
• Tider och aktiviteter
• Instruktioner• Utvecklings-
önskemål (nya systemregler, utdata etc)
…till Systemgrupp
• Akuta problem vid inläsning från försystem kopplat till tid och innehåll
• Akuta problem i funktioner eller innehåll i GemHB/EA
…till stadskansliet
• Gem kodstruktur, gem koder
• Tidplan, månads-stängning
• Gem rapportering, redovisningsregler
• Finansflöden, rutin• Avstämning, KI
mellanhavanden• Gem bokning över
förvaltningar
…till Intraservice
• Kund, Leverantör, Clearing/likvid
• Behörigheter och användar-parametrar
• Stöd i upplägg koder
• Mindre akuta frågor kopplat till komgem system/försystem
• Systemanvändning• Strukturer,
vernummer, buntar
• Ryggraden – central och lokalt
• Räkna bakåt!
• Planering och uppföljning – dag för dag
• Publiceras – uppdateras dagligen
• Tidpunkter gäller – men förskjutningar kan ske pga oväntade händelser.
Tidplan
- 51 -
Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter
Piloter
• Minimera stora negativa konsekvenser
• Där det är möjligt…
• Ca 10 olika systemområden
• Totalt sex piloter (SDF/Fack)
• Två piloter/systemområde
• Instruktioner och rapportering
Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter
prel pilotområden
Dagrapport
Webbfo
GemHB 1&2
Skanning
Leverantör
Gasell
PCLev
Leverantör
Gasell
WebFaktura
Fupps
Kundreskontra
Försystem
Fupps
Kundreskontra
Anläggnings-
reskontra
Budget
Övergång Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter
Regler för hur engångseffekter ska hanteras i övergången från dagens till framtida arbetssätt
• Övergångsgrupp• Övergångsdokument• Beskrivning, ansvar, tidpunkter• Enbart kommungemensamma system• Publiceras i början av november
Övergång, jan-feb Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter
Sista kund-fakturan
2008
Första bfo/dagrapp
2009
Första leverantörs-
fakturan 2009
Första kund-
fakturan 2009
Tillgång till styrtabeller
i GemHB
2 7-9 9-13
Anslutningförsystem enl plan
Tillgång till kodtabeller i Personec
Första lönelänk fr Personec
2009
Sista leverantörs-
fakturan 2008
6
Januari stängs
20febjan
FörstaBudget 2009
PCLev 5/1Ankreg 5/1Utanord 8/1
5
WebFaktura
öppnar 13/1
Gasell och PCLev
öppnar 13/1
AnpassaKodplanGemHB
AnpassaKodplanPersonec
AnpassaKodplanGasell m.m.
AnpassaKodplanWebFaktura
År 2008 stängs i
äldre enhet
Sista dagUB/IB
PeriodiseratUpplupet
Anm.Alla tidpunkter är prel datum
Övergång
Tips på förberedelser redan idag…
Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter
• Minimera fakturor att kontera/attestera vid årsskiftet
• Kommuninterna surdegar
• Helst rent eller okonterat efter sista utanordning i Gasell
• Attestbehörigheter
• Konteringar i överförda PCLev och WebFakturor
• Nedskrivningar
• Minimera fakturor att kontera/attestera vid årsskiftet
• Kommuninterna surdegar
• Helst rent eller okonterat efter sista utanordning i Gasell
• Attestbehörigheter
• Konteringar i överförda PCLev och WebFakturor
• Nedskrivningar
• Förändring i kodplan (sedan inlämning till projektet)
• Vernummerserier i WebBfo
• Konteringarna i WebLisa (kommunleasing)
• Anläggningar som ska utrangeras
• Koder i anläggningsregistret
• Projektkoder i WebSotis
• Förändring i kodplan (sedan inlämning till projektet)
• Vernummerserier i WebBfo
• Konteringarna i WebLisa (kommunleasing)
• Anläggningar som ska utrangeras
• Koder i anläggningsregistret
• Projektkoder i WebSotis
Uppföljning
Tidplanen följs upp dag för dag
Uppdatering och publicering dagligen
Återkoppling från piloter
Dokumentation och snabb återkoppling av akuta ärenden
Dokumentation utvecklingsområden
Rutin för löpande avstämning av GemHB som helhet
Löpande rutin/dokumentation prestanda/kapacitet
Stormöte 17 mars
Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter
- 57 -Foto: Lennart Forsberg
Stadskansliets arbete med huvudboken
- 58 -
Utarbeta rutiner och moment
• Ansvar och tidplan för olika moment
• Central utdata för bokslut
• Kopplingar till central-kub
• Anläggningar/investeringar
• Interna mellanhavanden
• Löpande avstämningar
• Justeringsposter
• Formell attest av centrala ombokningar.
• GemHB in i Cognos
• Utveckling kodplan – ekonomihandbok 2009.
Utarbeta rutiner och moment
• Ansvar och tidplan för olika moment
• Central utdata för bokslut
• Kopplingar till central-kub
• Anläggningar/investeringar
• Interna mellanhavanden
• Löpande avstämningar
• Justeringsposter
• Formell attest av centrala ombokningar.
• GemHB in i Cognos
• Utveckling kodplan – ekonomihandbok 2009.
Stadskansliets arbete med huvudboken
- 59 -
…och skapa förutsättningar
• Kunskap och resurser
• Överlämning
• Cognos och Horisonten
• SDN-bokslut och SCB
• Arbete med ”redovisningsfrågor”
• Roller och ansvar inom stadskansliets ekonomienhet. Vi är medvetna om att vi måste öka vår tydlighet ut i organisationen!
…och skapa förutsättningar
• Kunskap och resurser
• Överlämning
• Cognos och Horisonten
• SDN-bokslut och SCB
• Arbete med ”redovisningsfrågor”
• Roller och ansvar inom stadskansliets ekonomienhet. Vi är medvetna om att vi måste öka vår tydlighet ut i organisationen!
Någon kul inledning
- 60 -Foto: Lennart Forsberg