Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender
Transcript of Garis Panduan Proses Panggilan dan Analisa Tender
PEKELILING BENDAHARI BIL : 2/2008
PEJABAT BENDAHARI
No Rujukan : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh : 1 Februari 2008
Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Malaysia
Pengarah UiTM Negeri
Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia
Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri
Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan
GARIS PANDUAN PROSES PANGGILAN DAN ANALISA TENDER
1.0 TUJUAN
Tujuan garis panduan ini dikeluarkan ialah untuk memberi penerangan
kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan Unit Kewangan Zon UiTM
Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri bagi melancarkan proses
panggilan Tender dan penyediaan analisa Tender.
2.0 TAKRIFAN
2.1 “Pusat Tanggungjawab (PTJ)” meliputi semua Bahagian, Fakulti,
Jabatan, Pusat, Akademi dan Kampus UiTM Negeri yang menerima
agihan peruntukan tahunan.
1
2
2.2 “Ketua Pusat Tanggungjawab” bermaksud ketua yang telah diberi
kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber
kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat
Tanggungjawab di bawah kawalannya .
2.3 “Jawatankuasa Teknikal Peralatan” adalah jawatankuasa yang
dilantik untuk menilai keperluan dan spesifikasi suatu peralatan.
2.4 “Perolehan” adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan
atau kerja-kerja untuk memenuhi keperluan universiti bagi
menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan.
2.5 “Bekalan” adalah barangan yang dibekal bagi menjalankan
sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Ianya juga
merupakan input kepada sesuatu proses kerja. Contoh bekalan
adalah seperti peralatan makmal / penyelidikan, bahan binaan,
makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.
2.6 “Perkhidmatan” adalah khidmat tenaga manusia atau
kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk melaksanakan dan
menyiapkan sesuatu kerja tertentu. Bidang perkhidmatan adalah
terbahagi kepada dua (2) seperti berikut:-
(a) Perkhidmatan Bukan Perunding:
Perkhidmatan bukan perunding adalah seperti pengendalian
kursus dan latihan, penyelenggaraan dan pembaikan,
pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan
bangunan.
(b) Perkhidmatan Perunding:
Perkhidmatan perunding meliputi semua jenis kajian seperti
kajian ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan
3
fizikal yang memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan
dan kerja-kerja ukur, pengurusan, perundangan dan
kepakaran dalam bidang-bidang khusus seperti alam sekitar
dan pertanian. Urusan Perlantikan Perunding adalah tidak
termasuk dalam skop pekeliling ini.
2.7 “Kerja” adalah merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja
pembinaan dan sivil seperti bangunan, lapangan terbang,
pelabuhan, jalan raya, tapak kawasan dan empangan air serta kerja
perparitan. Ia juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal. 2.8 “Perolehan melalui Tender” adalah perolehan bekalan /
perkhidmatan / kerja-kerja yang nilainya melebihi RM200,000.
2.9 “Panggilan Tender” adalah proses mempelawa syarikat yang
berkelayakan dengan sebaran meluas melalui akhbar harian utama
untuk menyertai tawaran bagi perolehan barang / perkhidmatan /
kerja-kerja yang bernilai melebihi RM200,000 bagi setiap panggilan.
2.10 “Analisa Tender” adalah proses penilaian ke atas tawaran yang
dikemukakan oleh petender mengikut format yang telah ditetapkan.
Bagi tender peralatan, analisa tender disediakan oleh dua (2)
jawatankuasa yang berasingan seperti berikut:
a. Jawatankuasa Teknikal Peralatan ialah jawatankuasa yang
dilantik untuk menilai peralatan dari sudut spesifikasi teknikal.
b. Jawatankuasa Analisa Harga ialah jawatankuasa yang
dilantik untuk menilai tawaran dari sudut harga yang
ditawarkan, kemampuan kewangan, pengalaman petender
dan syarat-syarat lain dalam dokumen harga tender.
4
2.11 “Lembaga Perolehan UiTM” adalah lembaga yang membuat
keputusan berhubung dengan perolehan melalui tender seperti
berikut:
a. Lembaga Perolehan A UiTM, bertanggungjawab untuk
mempertimbangkan dan meluluskan perolehan bekalan,
perkhidmatan dan kerja yang bernilai melebihi RM20 juta
hingga RM100 juta serta meluluskan yuran perunding tidak
melebihi RM5 juta bagi setiap projek.
b. Lembaga Perolehan B1 (Bekalan Dan Perkhidmatan) UiTM, bertanggungjawab untuk mempertimbang dan
meluluskan perolehan bekalan dan perkhidmatan yang
bernilai melebihi RM200,000 hingga RM20 juta.
c. Lembaga Perolehan B2 (Pembangunan Dan Penyelenggaraan Fizikal) UiTM, bertanggungjawab untuk
mempertimbangkan dan meluluskan perolehan kerja-kerja
dan perkhidmatan ( yang diuruskan oleh Pejabat Pengurusan
Fasiliti dan Bahagian Pembangunan ) yang bernilai melebihi
RM200,000 hingga RM20 juta.
2.12 ”Perolehan melalui Sebut Harga Rasmi” adalah perolehan
bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga
RM200,000 dan bagi perolehan Kerja yang bernilai melebihi RM 20,000 sehingga RM200,000.
2.13 ”Panggilan Sebut Harga Rasmi” adalah proses mempelawa
syarikat untuk mengemukakan Sebut Harga Rasmi bagi:
a. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai
melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa di kalangan
syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan
dalam bidang yang berkaitan dan bertaraf Bumiputera.
5
b. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai
melebihi RM100,000 hingga RM200,000 dipelawa di
kalangan syarikat yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan dalam bidang yang berkaitan.
c. Perolehan Kerja-kerja yang bernilai melebihi RM20,000
hingga RM200,000 hendaklah dipelawa di kalangan
Kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat
Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri
Pembinaan Malaysia ( CIDB ) di bawah kepala dan sub-
kepala yang berkaitan.
2.14 “Pembelian Terus” bermaksud perolehan bekalan atau
perkhidmatan bagi sesuatu PTJ, yang bernilai sehingga
RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item.
2.15 “FAIS” adalah Sistem Kewangan Komputer Bersepadu Pejabat
Bendahari.
2.16 “Pesanan Jabatan / Pesanan Kerja” adalah dokumen yang
mengandungi maklumat pesanan bekalan / perkhidmatan / kerja-
kerja kepada pembekal / kontraktor.
2.17 “Katalog” adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh
syarikat bagi tujuan penilaian analisa spesifikasi bekalan /
perkhidmatan / kerja bagi semua kaedah perolehan UiTM. Jenis-
jenis katalog tersebut termasuklah katalog asal dari pembekal,
cetakan dari internet, fotostat dan faks.
2.18 Jenis Item
Setiap jenis item merujuk kepada Pembelian Terus bekalan dan
perkhidmatan sehingga RM50,000 setahun daripada mana-mana
pembekal sama ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan
6
Kementerian Kewangan atau sama ada berstatus Bumiputera atau
bukan Bumiputera. Tafsiran adalah seperti berikut:
a. Setiap jenis item dikira berbeza jika fungsinya berbeza.
Contoh ialah kasut, meja dan kerusi.
b. Sesuatu item adalah dikira sebagai satu jenis item jika:
• Item tersebut mempunyai fungsi yang sama atau hampir
sama misalannya mikroskop pelajar (’low-end’), mikroskop
penyelidikan (’high-end’) atau
• Item tersebut adalah pelbagai saiz misalannya paku 1”, paku
1.5” atau
• Item tersebut boleh digunakan pada alat yang berlainan
misalannya brek kereta, brek bas, brek lori atau
• Item tersebut merupakan satu set yang merangkumi
beberapa item yang akan dibekal dan digunakan secara
bersama misalannya settee, set komputer.
2.19 ”MITI” adalah Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan
Industri
2.20 ”Harga FOB” atau Harga ’Free On Board’ bermaksud harga
barangan import tidak termasuk kos pengangkutan dan insuran.
Urusan pengangkutan dan insuran diurus sendiri oleh pembeli.
2.21 ”Harga CIF” atau Harga ’Cost, Insurance and Freight’ bermaksud
harga barangan adalah termasuk kos pengangkutan dan insuran.
Urusan pengangkutan dan insuran diurus oleh penjual / pembekal.
3.0 LATARBELAKANG
3.1. Perolehan melalui Tender meliputi perolehan Bekalan,
Perkhidmatan dan Kerja-kerja yang melibatkan proses seperti
berikut :-
7
(a) Perancangan Perolehan
(b) Penyediaan spesifikasi Bekalan / Perkhidmatan / Kerja dan
penentuan anggaran harga.
(c) Kelulusan permohohan peruntukan oleh Ketua PTJ.
(d) Pengesahan dan penyekatan ( komitmen ) peruntukan
perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja-kerja dalam
FAIS.
(e) Arahan dari PTJ untuk membuat panggilan Tender.
(f) Panggilan Tender.
(g) Penyediaan Analisa Teknikal.
(h) Penyediaan Analisa Harga.
(i) Pembentangan syor kepada Lembaga Perolehan UiTM.
(j) Pengeluaran surat tawaran.
(k) Tandatangan kontrak bagi tawaran bernilai RM20,000 ke
atas.
(l) Pengeluaran pesanan jabatan/pesanan kerja.
(m) Penguatkuasaan kontrak.
3.2 Urusan perolehan melalui Tender bagi keseluruhan Universiti dibuat
oleh:
Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga
Bahagian Pengurusan Perolehan
Pejabat Bendahari UiTM Malaysia
8
4.0 PROSES PELAKSANAAN
4.1 PEROLEHAN BEKALAN 4.1.1 TINDAKAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
(a) Perancangan Perolehan
• Merancang perolehan bekalan mengikut jumlah
peruntukan yang telah diagihkan. Bagi
pembelian peralatan keutamaan pemilihan
pembelian peralatan mestilah dibuat mengikut
beberapa kriteria seperti berikut:
• Untuk melaksanakan program baru • Untuk tujuan mendapat pengiktirafan
daripada badan akreditasi • Untuk tujuan pengajaran dan
pembelajaran serta penyelidikan • Untuk menampung pertambahan
bilangan pelajar • Untuk menggantikan peralatan yang
telah dilupus • Untuk mengadakan peralatan yang
diperlukan tetapi tidak ada di sesuatu Pusat Tanggungjawab
• Untuk mengadakan peralatan yang tidak boleh dikongsi bersama dengan Pusat Tanggungjawab lain disebabkan oleh perbezaan spesifikasi
• Memastikan ruang dan kemudahan infrastruktur
bagi menempatkan bekalan yang hendak
diperolehi telah disediakan
• Jika ruang perlu kerja ubah suai atau naik taraf
kemudahan infrastruktur, menyemak dan
menyelaras dengan Jabatan dan Unit
9
Kewangan yang berkaitan supaya tarikh
serahan pada pesanan jabatan dapat dibuat
berdasarkan kepada tarikh siap ruang.
• Mengenalpasti terdapat staf yang akan
mengendalikan peralatan tersebut setelah
bekalan tersebut telah diujilari.
(b) Perancangan Kaedah Perolehan
Ketua PTJ perlu membuat perancangan tahunan
supaya dapat mengesyorkan kaedah perolehan yang
sesuai.
Semua urusan perolehan hendaklah dilaksanakan
dengan prinsip-prinsip perolehan iaitu:
1 Akauntabiliti
Awam
Urusan perolehan yang
diamanahkan hendaklah
dilaksanakan secara
bertanggungjawab dengan
mengikut dasar dan
peraturan yang ditetapkan.
2 Diuruskan
Secara Telus
Semua dasar, peraturan dan
proses perolehan yang
dilaksanakan hendaklah
jelas, diketahui dan difahami
serta mengikut dasar dan
peraturan yang ditetapkan.
3 Nilai Faedah
Yang Terbaik
Pengurusan perolehan
hendaklah memberi pulangan
yang terbaik bagi setiap
ringgit yang dibelanjakan.
10
4 Saingan
Terbuka
Proses perolehan hendaklah
memberi peluang terbuka
kepada semua pihak yang
layak bersaing.
5 Adil dan
Saksama
Sesuatu perolehan itu
dipelawa, diproses dan
dipertimbangkan dengan adil
dan saksama berasaskan
dasar dan peraturan yang
ditetapkan.
Kaedah perolehan sama ada secara Tender, Sebut
Harga Rasmi atau Pembelian Terus perlu ditentukan
mengikut nilai keseluruhan tahunan bagi setiap jenis item, berdasarkan kepada takrifan jenis item di
perenggan 2.18 pekeliling ini. Tindakan memecahkecil pengurusan perolehan bagi barangan dan perkhidmatan yang sama jenis untuk
mengelakkan kaedah perolehan secara Tender atau
Sebut Harga Rasmi adalah tidak dibenarkan.
Jika item yang dibeli adalah berbeza tetapi
- boleh dibeli daripada pembekal yang sama, atau
- akan digunakan secara bersama-sama,
(bukan set),
pembelian hendaklah dibuat bersama-sama dengan
kaedah perolehan ditentukan berdasarkan nilai
keseluruhannya.
11
Perancangan pembelian perlu dibuat bagi perolehan
berulang bagi tahun sebelumnya yang telah dibuat
secara berasingan melalui kaedah Pembelian Terus
yang terdiri daripada jenis-jenis item yang berbeza
tetapi boleh dikumpulkan dalam satu pembelian
misalannya bekalan ubat, bahan kimia, alat tulis,
kertas, perkhidmatan pengiklanan dan sebagainya.
Pembelian seumpama hendaklah dikumpulkan
bersama-sama dengan kaedah perolehan ditentukan
mengikut nilai keseluruhannya. Nilai keseluruhannya
boleh dianggarkan berdasarkan nilai pembelian tahun
sebelumnya. Dalam keadaan ini, perolehan secara
Pembelian Terus adalah tidak digalakkan kerana ianya
kurang berdaya saing dan harga yang ditawarkan juga
kurang kompetitif.
Panggilan Tender perlu dibuat untuk mempelawa
syarikat yang berkelayakan dengan sebaran meluas
melalui akhbar harian utama untuk menyertai tawaran
bagi perolehan Barang / Perkhidmatan / Kerja-kerja
yang bernilai melebihi RM200,000 bagi setiap panggilan. Setiap panggilan Tender boleh meliputi jenis item yang sama atau berbeza.
Untuk mempercepatkan proses penyediaan analisa
Tender, Panggilan Tender boleh dibuat secara
berasingan jika ianya akan dianalisa oleh pegawai
yang berlainan.
Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil .
10 tahun 2007, semua perolehan peralatan latihan,
penyelidikan dan perubatan yang tidak melebihi RM5 juta bagi satu kontrak boleh dibuat secara CIF dengan
12
syarat pembekal mesti menggunakan perkhidmatan
Multimodal Transport Operator (MTO) dan insurans
daripada syarikat MTO dan insurans tempatan bertaraf
bumiputera yang dilantik / disenaraikan oleh
Kementerian Kewangan.
(c) Penyediaan Spesifikasi Bekalan Dan Penentuan Anggaran Harga.
• Sebagai penyediaan Anggaran Harga dan
Spesifikasi, buat tinjauan pasaran ( market
survey ) daripada:
• beberapa syarikat,
• beberapa jenama / model terkini,
• mana-mana jabatan yang mempunyai
bekalan yang seumpama,
• jika tiada maklumat di atas, daripada
pembelian terdahulu.
• Lembaga Perolehan berhak menolak atau
membatalkan mana-mana syor item pembelian
yang dibentangkan jika nilai tawaran petender
melebihi 20% daripada Anggaran Harga dan
justifikasi perbezaan tidak kukuh.
• Spesifikasi yang disediakan hendaklah tidak
menjurus kepada sesuatu jenama atau model.
Bagi spesifikasi fizikal bekalan misalannya
berat, saiz atau spesifikasi hasil pengeluaran
misalannya jarak gelombang (Hertz), kuasa
(Watt) yang boleh diukur, keperluan tersebut
hendaklah seboleh-bolehnya dinyatakan dalam
13
bentuk julat (’range’) atau dalam bentuk paling
maksima atau paling minima.
• Spesifikasi keperluan latihan bagi peralatan
yang hendak dibeli mestilah dimasukkan dan
dijadikan sebahagian daripada spesifikasi item
peralatan. Spesifikasi keperluan latihan mestilah
menyatakan bilangan hari dan bilangan staf
yang perlu dilatih dan tahap kompeten yang
diperlukan.
• Spesifikasi keperluan latihan mestilah
menyatakan latihan akan dilaksanakan di
dalam negara dan seboleh-bolehnya di premis
UiTM (’on site’) dan ianya adalah sebahagian
harga item peralatan berkenaan.
• Spesifikasi keperluan latihan di luar negara bagi
peralatan adalah tidak dibenarkan. Semua
perbelanjaan latihan di luar negara adalah di
atas tanggungan peruntukan UiTM setelah
mendapat kelulusan Kementerian Kewangan.
• Pembelian perkakasan dan perisian komputer
perlu mendapatkan kelulusan Jawatankuasa
Penilaian dan Penggunaan Komputer.
• Bagi pembelian kenderaan, perlu mendapat
kelulusan Pejabat Pendaftar.
• Kemukakan dokumen spesifikasi kepada
Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang
berkaitan seperti berikut:
14
- Peralatan Pandang Dengar -
Jawatankuasa Alat Pandang Dengar
- Peralatan Komputer - Jawatankuasa
JPPICT.
- Peralatan Elektronik - Jawatankuasa
Alat Elektronik.
- Peralatan Makmal Sains Dan Teknologi
- Jawatankuasa Teknikal Peralatan UiTM
Malaysia, mengikut Fakulti masing-
masing.
Bagi pembelian barang yang berbentuk teknikal
di peringkat UiTM Negeri, pengesahan
daripada Jawatankuasa Teknikal Peralatan
UiTM Negeri adalah dibenarkan, jika layak dan
mampu.
Pengesahan spesifikasi daripada Jawatankuasa
Teknikal Peralatan adalah tidak diperlukan jika
ianya melibatkan perolehan bahan-bahan pakai
habis (consumables) dan perkhidmatan
penyelenggaraan peralatan
Pengecualian daripada mendapat kelulusan
JPPICT diberikan jika komponen ICT yang
diperlukan adalah sebahagian dan berada di dalam peralatan induk bukan ICT dan tidak boleh beroperasi mengikut fungsinya jika dipisahkan daripada peralatan induk bukan ICT atau tidak boleh beroperasi jika digunakan dengan peralatan lain.
15
(d) Permohonan Peruntukan
• Isi borang peruntukan PB 3/80 ( Pindaan
1/2002) dengan lengkap.
• Jika melibatkan peralatan import yang bernilai
melebihi RM50,000 bagi setiap jenis item, kelulusan Kementerian Perdagangan
Antarabangsa dan Industri Malaysia ( MITI )
adalah diperlukan sebelum urusan Panggilan
Tender dibuat ( Sila rujuk Surat Pekeliling 7
Tahun 2002 dan Pekeliling Bendahari Bil.
1/2007). Sediakan maklumat seperti di
Lampiran 1 berserta dengan gambar / brosur / katalog
(e) Panggilan Tender
Bagi tujuan panggilan Tender, kemukakan:
• Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002),
• Borang permohonan kelulusan MITI berserta
brosur / gambar / katalog bagi peralatan
berkenaan ,
• Dokumen spesifikasi (yang telah diluluskan oleh
Jawatankuasa Teknikal Peralatan)
• Sertakan salinan surat kelulusan lain yang
berkenaan misalannya JPPK.
• Surat arahan untuk dibuat panggilan Tender
kepada Unit Kewangan Zon UiTM Malaysia /
Pejabat Bendahari UiTM Negeri. (Sila rujuk Format di Lampiran 2A dan 2B serta contoh di Lampiran 2C, 2D Dan 2E). Setiap satu surat
16
arahan yang dikeluarkan adalah untuk
panggilan satu tender yang akan dikeluarkan.
Berdasarkan kepada teguran Audit Luar, format
dan kandungan surat arahan adalah terperinci
untuk PTJ menyemak dan mempastikan:
• Terdapat perancangan perolehan
• Terdapat justifikasi pembelian dan
penggunaan
• Kajian pasaran untuk harga dan
spesifikasi telah dibuat.
• Perolehan mempunyai peruntukan yang
telah dikemaskinikan dalam FAIS
• Penempatan barangan dan pegawai
yang bertanggungjawab dikenalpasti
• Dokumen sokongan lengkap
(f) Penyediaan Analisa Teknikal
Setelah Tender ditutup, Unit Panggilan Tender dan
Sebut Harga UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM
Negeri akan menyerahkan Dokumen Tender Teknikal
Peralatan kepada Pusat Tanggungjawab untuk
dianalisa dalam tempoh 30 hari bagi tujuan berikut:-
• Menyediakan Jadual Analisa Teknikal Tender
Terperinci (Lampiran 3A, Contoh di Lampiran
3B) bagi setiap tawaran yang dinyatakan oleh
syarikat yang menyertai Tender di mana analisa
dibuat berdasarkan tawaran petender dan
disemak dengan katalog (sama ada asal /
fotostat / faks) /contoh yang dikemukakan oleh
petender pada hari tutup tender.
17
Jika tender mensyaratkan katalog / contoh
disertakan, catatan ”O” iaitu tidak memenuhi
spesifikasi hendaklah diberi jika tiada katalog /
contoh disertakan walaupun syarikat menanda
√ (’comply’) pada semua dokumen spesifikasi.
• Menyediakan Jadual Ringkasan Analisa
Teknikal Tender mengikut setiap jenis item dan
secara pakej.
• Bagi peralatan teknikal, analisa teknikal mesti
disahkan oleh Jawatankuasa Teknikal Peralatan
yang berkaitan.(Sila rujuk perenggan 4.1.1(c)
pekeliling ini)
• Kemukakan dokumen berikut kepada Unit
Proses Dan Penguatkuasaan Tender UiTM
Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri
untuk di bawa ke mesyuarat Lembaga
Perolehan UiTM.
• Jadual Analisa Teknikal Tender Terperinci.
• Jadual Ringkasan Analisa Teknikal Tender.
• Kesemua dokumen tender.
Maklumat analisa adalah rahsia. Pegawai yang terlibat
di dalam penyediaan dan perakuan Analisa Teknikal
Tender tidak dibenarkan untuk berhubung dengan
petender, Jawatankuasa Penilaian Harga atau mana-
mana pihak yang mempunyai kepentingan.
18
(g) Pembentangan Kepada Lembaga Perolehan UiTM
Ketua Pusat Tanggungjawab dan Pengerusi
Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang mengesahkan
analisa teknikal perlu hadir untuk membuat
pembentangan kepada Lembaga Perolehan UiTM.
Pembentangan hendaklah dibuat bagi setiap item
bermula daripada tawaran harga yang terendah. Jika
pengesyoran adalah pada tawaran harga yang bukan
terendah, nyatakan justifikasi kukuh penolakan harga
yang lebih rendah.
4.1.2 TINDAKAN UNIT KEWANGAN ZON UiTM MALAYSIA/ PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI
(a) Pengesahan Dan Penyekatan (Komitmen) Peruntukan Dalam FAIS.
i. Mengemaskinikan maklumat peruntukan PTJ
dalam FAIS. Satu nombor permohonan bagi
satu Tender dengan berbagai kod item
ii. Menghantar dokumen berikut kepada Unit
Panggilan Tender dan Sebut Harga UiTM
Malaysia:
a. Surat Arahan panggilan Tender
b. Dokumen spesifikasi teknikal asal yang
telah diluluskan oleh Jawatankuasa
Teknikal yang berkaitan,
c. Borang asal MITI (berserta gambar /
brosur/katalog) dan
19
d. Salinan surat arahan PTJ yang telah
disemak oleh Ketua Unit Kewangan Zon
UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM
Negeri.
(Untuk menjimatkan masa, urusan panggilan
perolehan secara Sebut Harga Rasmi atau
Tender dan permohonan kelulusan MITI akan
diuruskan secara serentak oleh Pejabat
Bendahari yang menguruskan panggilan
perolehan).
(b) Penyediaan Analisa Harga.
Setelah Tender ditutup, Unit Panggilan Tender dan
Sebut Harga UiTM Malaysia akan menyerahkan
Dokumen Tender Harga Bekalan kepada Ketua Unit
Kewangan Zon UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari
UiTM Negeri untuk tujuan penyediaan analisa harga
seperti berikut:
• Menyemak semua maklumat yang dikemukakan
di dalam dokumen dan menyediakan Jadual
Analisa Harga Bekalan terperinci bagi setiap
tawaran yang dinyatakan oleh syarikat yang
menyertai Tender mengikut setiap jenis item dan secara berpakej.
Prestasi kewangan petender dikira memuaskan jika
purata baki tiga bulan terakhir penyata bank melebihi
5% daripada setiap nilai item yang ditawarkan dan /
atau mempunyai salinan surat kemudahan kredit yang
20
masih sahlaku dari mana-mana institusi kewangan
yang diikitiraf oleh Kerajaan.
Kemukakan dokumen berikut kepada Unit Proses Dan
Penguatkuasaan Tender Bahagian Pengurusan
Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Malaysia dalam
tempoh 30 hari dari tarikh surat penyerahan dokumen
untuk dibawa ke mesyuarat Lembaga Perolehan UiTM:
• Minit Mesyuarat
• Jadual Analisa Harga (Sila Rujuk Lampiran 4), beserta ’soft copy ’/emel
• Kesemua dokumen tender
Maklumat analisa adalah rahsia. Pegawai yang terlibat
di dalam penyediaan dan perakuan Analisa Harga
Tender tidak dibenarkan untuk berhubung dengan
petender, Jawatankuasa Penilaian Teknikal atau
mana-mana pihak yang berkepentingan.
(c) Pembentangan Kepada Lembaga Perolehan UiTM
Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Harga Tender
perlu hadir untuk membuat pembentangan kepada
Lembaga Perolehan UiTM.
21
4.2 PEROLEHAN KERJA DAN PERKHIDMATAN 4.2.1 TINDAKAN PUSAT TANGGUNGJAWAB
(a) Perancangan Perolehan
Merancang perolehan kerja dan perkhidmatan tahunan
mengikut jumlah yang telah diperuntukkan.
Tindakan memecahkecil pengurusan perolehan bagi
kerja / perkhidmatan yang sama jenis untuk
mengelakkan kaedah perolehan secara Tender atau
Sebut Harga Rasmi adalah tidak dibenarkan.
(b) Penyediaan Spesifikasi dan Anggaran Harga bagi Kerja dan Perkhidmatan. Menyemak dan memastikan anggaran harga yang
disediakan adalah menggunakan kaedah yang
konsisten dan diselaraskan mengikut piawaian
penilaian sebenar supaya ianya mencerminkan nilai
kerja dan perkhidmatan yang diperlukan dan boleh
dijadikan asas yang kukuh untuk membuat keputusan
di dalam Mesyuarat Lembaga Perolehan.
Bagi tender yang melibatkan peralatan ICT atau Alat
Pandang Dengar, kelulusan jawatankuasa berkaitan
hendaklah diperolehi (Sila rujuk perenggan 4.1.1(c)
pekeliling ini).
22
(c) Arahan Panggilan Tender
Mengemukakan surat arahan panggilan Tender
kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga UiTM
Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri bersama-
sama dokumen berikut :
• Surat arahan seperti format di Lampiran 5.
• Dokumen Tender
(d) Anggaran Harga Bagi setiap pelawaan tawaran Tender, PTJ
dikehendaki memasukkan anggaran harga dan Borang
PB 3/80 (Pindaan 1/2002) mengikut nilai anggaran
harga ke dalam sampul surat bergam dan
memasukkan dokumen tersebut ke dalam peti tender
pada hari dan waktu sebelum Tender ditutup.
Maklumat Anggaran Harga adalah sulit.
(e) Penyediaan Analisa
Setelah Tender ditutup, Unit Panggilan Tender dan
Sebut Harga UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari
UiTM Negeri akan menyerahkan Dokumen Tender
Kerja dan Perkhidmatan kepada Pusat
Tanggungjawab untuk dianalisa dalam tempoh 30 hari bagi tujuan berikut:.
• Menyediakan Kertas Kerja dan Analisa Tender
terperinci bagi setiap tawaran syarikat mengikut
kaedah ’Cut Off’ dan juga bagi kesemua
petender yang telah menawarkan harga di
23
bawah 20% daripada anggaran harga sehingga
nilai ”Cut Off’.
• Sebagai perbandingan, menyatakan nilai
kontrak penyelenggaran dan perkhidmatan
yang terdahulu berserta jumlah perbelanjaan
sebenar di dalam analisa kertas kerja.
• Mendapatkan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002)
yang telah dikemaskini dalam FAIS daripada
Pejabat Bendahari yang berkaitan.
• Kemukakan dokumen berikut kepada Unit
Proses Dan Penguatkuasaan Tender Bahagian
Pengurusan Perolehan Pejabat Bendahari UiTM
Malaysia untuk dibawa ke mesyuarat Lembaga
Perolehan UiTM:-
• Analisa Teknikal Tender terperinci
• Kertas Kerja Tender
• Dokumen Tender
• Borang PB 3/80 ( Pindaan 1/2002 )
(e) Pembentangan Kepada Lembaga Perolehan UiTM
Ketua Pusat Tanggungjawab perlu hadir membuat
pembentangan kepada Lembaga Perolehan UiTM.
Pembentangan hendaklah dibuat bagi setiap tawaran
petender bermula daripada tawaran harga yang
terendah. Jika pengesyoran adalah pada tawaran
harga yang bukan terendah, nyatakan justifikasi kukuh
penolakan harga yang lebih rendah.
24
4.2.2 TINDAKAN UNIT KEWANGAN ZON UiTM MALAYSIA / PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI
(a) Pengesahan Dan Penyekatan (Komitmen) Bajet Dalam FAIS.
Mengemaskinikan maklumat peruntukan PTJ dalam
FAIS dan menyerahkan salinan PB 3/80
(Pindaan1/2002) kepada Pengerusi Analisa Tender
Kerja dan Perkhidmatan.
(b) Pembentangan Kepada Lembaga Perolehan UiTM
Turut hadir dalam pembentangan kepada
Lembaga Perolehan UiTM
5.0 Mesyuarat Lembaga Perolehan
Bagi memastikan fail Mesyuarat Tender dapat dikeluarkan 7 hari sebelum tarikh mesyuarat, analisa harga dan analisa teknikal
berserta dokumen lain yang berkaitan mestilah diterima dengan
lengkap oleh Unit Proses & Penguatkuasaan Tender UiTM Malaysia
tidak lewat dari 14 hari sebelum tarikh mesyuarat berkenaan.
25
Tarikh Mesyuarat Lembaga Perolehan UiTM akan diedarkan dari
masa ke semasa.
Pekeliling ini adalah berkuatkuasa serta merta.
Saya yang menurut perintah, SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA s.k 1. Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)
3. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)
4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) 5. Timbalan Naib Canselor
(Jaringan Industri dan Masyarakat)