garis panduan penyediaan spesifikasi peralatan politeknik
Transcript of garis panduan penyediaan spesifikasi peralatan politeknik
BAHAGIAN PEMBANGUNAN AKADEMIK JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
EDISI OKTOBER 2013
GARIS PANDUAN
PENYEDIAAN SPESIFIKASI
PERALATAN POLITEKNIK
KANDUNGAN
MUKA SURAT
Kata Aluan 1
1.0 Pendahuluan 2
2.0 Tujuan 3
3.0 Pemilihan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan 4
4.0 Prosedur Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik 7
5.0 Penyediaan Spesifikasi Peralatan 20
6.0 Ciri-Ciri Yang Perlu Diambil Perhatian Semasa Penulisan Spesifikasi
21
7.0 Penulisan Spesifikasi 22
8.0 Butir-butir Spesifikasi 23
9.0 Langkah Kerja Dalam Penyediaan Spesifikasi Peralatan 24
10.0 Panduan Penulisan Spesifikasi 27
11.0 Dokumen Lampiran C,D,E dan F 31
12.0 Dokumen Integriti Pact 37
13.0 Penutup 41
Senarai Penulis Garis Panduan Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
1
KATA ALUAN
Dokumen ini disediakan oleh Bahagian Pembangunan Akademik, Jabatan Pengajian
Politeknik, Kementerian Pendidikan Malaysia yang bertujuan untuk memberi panduan
kepada pegawai-pegawai di Kementerian Pendidikan Malaysia khususnya di
politeknik yang dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan
Politeknik untuk menyediakan spesifikasi peralatan politeknik bagi tujuan perolehan
peralatan politeknik. Dokumen ini dibangunkan selaras dengan Garis Panduan
Penilaian Tender oleh Kementerian Kewangan Malaysia dan selaras dengan Surat
Pekeliling Perbendaharaan Bil 5/2007.
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
2
BAB 1: PENDAHULUAN
Garis Panduan Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik ini bertujuan untuk
memberi panduan dan rujukan kepada semua ahli jawatankuasa penyediaan
spesifikasi peralatan dalam melaksanakan dan menghasilkan dokumen spesifikasi
peralatan. Dengan adanya garis panduan ini, diharapkan proses penyediaan
dokumen spesifikasi peralatan politeknik dapat dilaksanakan dengan lebih teratur bagi
menjamin ketelusan serta memberi nilai faedah terbaik kepada kerajaan Malaysia
disamping dapat mengelakkan ketidakpatuhan kepada mana-mana peraturan
perolehan yang berkaitan.
Garis Panduan ini juga diharap dapat memberi pengetahuan dan maklumat berguna
dalam merealisasikan tatacara penyediaan spesifikasi yang lebih cekap, teratur dan
seterusnya dapat meningkatkan kemahiran diri, prestasi dan profesionalisme
perkhidmatan awam khususnya dalam pengurusan kewangan serta pencapaian
indeks akauntabiliti yang lebih baik dan seterusnya dapat membantu dalam
mempercepatkan proses pembangunan negara. Garis Panduan ini hendaklah dibaca
bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil
5/2007 yang sedang berkuatkuasa. Walau bagaimanapun, Jawatankuasa Penyediaan
Spesifikasi Peralatan Politeknik ini boleh menambah baik proses penyediaan
spesifikasi ini dengan menggunakan kaedah yang sedang berkuatkuasa.
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
3
BAB 2: TUJUAN
Tujuan garis panduan ini dibangunkan adalah:
i. Sebagai panduan umum dan bahan rujukan dalam proses penyediaan
spesifikasi bagi peralatan politeknik.
ii. Memberi pengetahuan dan maklumat tambahan serta memperjelaskan
tanggungjawab jawatankuasa-jawatankuasa yang terbabit dalam proses
berkaitan
iii. Memastikan urusan penyediaan spesifikasi dilaksanakan dengan lebih telus
dan utuh berdasarkan tadbir urus yang baik
iv. Memudahkan dan menyeragamkan proses penyedian spesifikasi agar dapat
dilaksanakan dengan lebih teratur bagi menjamin ketelusan serta nilai faedah
terbaik khususnya kepada Politeknik dan kerajaan Malaysia
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
4
BAB 3: PEMILIHAN JAWATANKUASA PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN
3.1 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan
Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi hendaklah dilantik oleh Ketua Agensi
dan ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3)
pegawai mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan, yang boleh juga
terdiri daripada wakil-wakil agensi lain yang berkaitan. Di Jabatan Pengajian
Politeknik, Kementerian Pendidikan Malaysia, perlantikan Jawatankuasa
Penyediaan Spesifikasi Peralatan adalah berdasarkan kepada perkara-perkara
berikut:
i) Mengenalpasti pegawai/pensyarah yang akan menganggotai Jawatankuasa
Penyediaan Spesifikasi Peralatan.
ii) Bilangan jawatankuasa adalah bergantung kepada senarai dan pelbagai
kategori peralatan dan adalah baik jika dapat dianggotai oleh
pegawai/pensyarah yang sekurang-kurangnya :
mempunyai pengalaman dalam penulisan spesifikasi peralatan
pernah terlibat dalam penggubalan kurikulum program berkaitan
terlibat dalam proses pengajaran & pembelajaran (P&P) program
berkaitan
mempunyai pendedahan kepada industri yang berkaitan
3.2 Tugas Ahli Jawatankuasa
Di antara tugas-tugas Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan ini
adalah:
i. Menyemak semula senarai alat yang diperlukan dan memastikan
cadangan yang dibuat sesuai dengan kehendak kurikulum politeknik
ii. Memastikan jenis dan kuantiti alat yang dicadangkan adalah mengikut
norma yang lazim digunakan.
iii. Memastikan penggunaan alat yang dicadangkan adalah munasabah
dan maksimum.
iv. Membuat anggaran kos peralatan bagi program berkaitan. Jangka masa
perolehan pada lazimnya mengambil masa lebih kurang dua tahun (jika
ditender)
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
5
v. Mengesahkan format dokumen sebutharga dan tender yang akan
digunakan daripada Bahagian yang bertanggungjawab.
vi. Memastikan maklumat / hasil kerja adalah sulit dan selamat.
vii. Menyiapkan dokumen tender yang mengandungi lampiran-lampiran
berikut:
Jadual Harga (Lampiran C) Lihat Lampiran XIII
Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Lihat Lampiran XIV
Jadual Agihan (Lampiran E) jika diperlukan Lihat Lampiran XV
Jadual Anggaran Harga (Lampiran F) untuk kegunaan Bahagian
Lihat Lampiran XVI
3.3 Jenis-jenis Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan
Bagi penyediaan spesifikasi peralatan politeknik, 2 jawatankuasa
penyediaan spesifikasi peralatan yang akan terlibat iaitu:
i. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Akademik
- Adalah satu jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan
spesifikasi peralatan akademik bagi program yang ditawarkan di
sesebuah politeknik. Lazimnya, jawatankuasa ini akan dipilih
berdasarkan kepada kemahiran dan pengetahuan yang
menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi spesifikasi
umum, harga dan penggunaan berdasarkan kepada norma yang
akan dikeluarkan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum, Jabatan
Pengajian Politeknik, KPM
- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Seksyen Pembangunan
Kurikulum, Jabatan Pengajian Politeknik dan seterusnya akan
dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi oleh Ketua
Setiausaha, KPM
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
6
ii. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik
Termasuk Peralatan ICT
- Adalah jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan spesifikasi
peralatan sokongan akademik bagi sesebuah politeknik. Lazimnya,
jawatankuasa ini akan dipilih berdasarkan kepada kemahiran dan
pengetahuan yang menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi
spesifikasi umum, harga dan penggunaan berdasarkan kepada
norma yang akan dikeluarkan oleh Bahagian Pembangunan
Akademik, JPP. Antara kategori yang terlibat di dalam penyediaan
dokumen ini adalah Kategori Audio Visual Aids, Peralatan Pejabat,
Perabot Terlerai, Peralatan Sukan, Peralatan dan perkakasan ICT
(Sokongan Akademik) dan Sistem Rangkaian Kampus
- Selain itu, penentuan bagi penyediaan bilangan peralatan adalah
berdasarkan kepada unjuran perjawatan pegawai dan staf sokongan
bagi sesebuah politeknik yang terkandung dalam dokumen Brif
Projek dan Schecdule of Accomodation (SOA)
- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Bahagian Pembangunan
Akademik, JPP dan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Penyediaan
Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik oleh Ketua Setiausaha,
KPM
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
7
BAB 4 : PROSEDUR PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
Prosedur penyediaan spesifikasi atau dikenali sebagai Standard Operational
Procedure (SOP) adalah tatacara untuk menjamin keseragaman proses sesuatu pola
kerja. Selain itu, SOP juga adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci
bagaimana suatu proses harus dilaksanakan. Jabatan Pengajian Politeknik telah
mengeluarkan SOP iaitu merangkumi Bab 5 bagi proses penyedian keperluan
peralatan akademik dan sokongan akademik. Di dalam proses kerja tersebut
melibatkan panduan berkaitan keperluan peralatan akademik dan sokongan akademik
bagi politeknik bermula dari membangunkan norma peralatan, penyediaan spesifikasi
sehingga proses perolehan. Lihat Lampiran I XII
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
8
LAMPIRAN I
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
9
LAMPIRAN II
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
10
LAMPIRAN III
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
11
LAMPIRAN IV
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
12
LAMPIRAN V
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
13
LAMPIRAN VI
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
14
LAMPIRAN VII
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
15
LAMPIRAN VIII
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
16
LAMPIRAN IX
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
17
LAMPIRAN X
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
18
LAMPIRAN XI
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
19
LAMPIRAN XII
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
20
BAB 5 : PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN
Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan, terdapat beberapa perkara yang
perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-
peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa. Antaranya adalah:
a) Masa yang mencukupi.
b) Butiran spesifikasi yang jelas.
c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu, bagaimanapun jika
tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan atau persamaan boleh
digunakan
d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan
barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf.
e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat, spesifikasi
teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU, Jabatan Perdana Menteri
f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian
Kewangan Malaysia
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
21
BAB 6: CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN
SPESIFIKASI
Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini, beberapa ciri yang perlu diambil
perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat:
a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami, padat dan ringkas. Pada
lazimnya, tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis
dalam bahasa Inggeris.
b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran / saiz
sahaja. Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan
memberi sedikit kelonggaran.
c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di
pasaran dan tidak usang serta tidak outdated.
d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-
kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian
antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan.
e) Penggunaan lukisan/rajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak
politeknik/jabatan/kementerian boleh digunakan.
f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut.
Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)
Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan
Keperluan M&E lain seperti punca air, udara yang diperlukan oleh alat
berkenaan
Utiliti alat dan implikasi kos
g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan
daripada senarai peralatan. Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai
peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif.
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
22
BAB 7: PENULISAN SPESIFIKASI
7.1 Tujuan Penulisan Spesifikasi
Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan
perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi
berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri
semasa. Oleh yang demikian, maksudnya haruslah jelas dan tepat. Walau
bagaimanapun, kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya
dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut. Selain daripada itu, penyediaan
spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender.
7.2 Pendekatan Penulisan Spesifikasi
Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan
setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Set
spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian
berikut :
Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)
Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)
Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada
untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian
(Installation and Commissioning)
Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian
yang berasingan atau kadangkala akan bertindih. Untuk peralatan yang kecil
atau biasa, beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan.
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
23
BAB 8 : BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI
Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan, perkara-perkara yang berikut perlu
dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan.
Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut:
8.1 Ciri-ciri wajib
Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut. Jawatankuasa
Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di
dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D). Di dalam lampiran ini, penyedia
spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan
kepada keperluan peralatan tersebut. Seperti contoh penyedia spesifikasi
akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General
Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti
contoh:
All items are certified with Malaysian Standard or International Standard
recognized by the Malaysian government
atau
Peralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan
Kesihatan Pekerjan(JKKP)
8.2 Ciri-ciri Sampingan
Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam
spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan
perlu ada di dalam sesuatu peralatan. Antara ciri-ciri sampingan adalah
berdasarkan kepada:
Jenis, warna, saiz, berat
Bentuk/ukuran, kualiti, perolehan secara pukal
Pembungkusan, Cara penghantaran
Nisbah kandungan, tempoh masa, bilangan yang diperlukan
Jumlah tenaga manusia, tahap kepakaran/ kelulusan, keupayaan
minimum
Butir-butir lain yang berkaitan.
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
24
9.0 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN
Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang
terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu, terdapat beberapa perkara yang perlu
diambilkira, diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi
sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah:
9.1 Kategori dan Kod Peralatan
Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan
kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori
diberikan kod. Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu
program dengan program yang lain. Contoh;
Kategori Kod
Kejuruteraan Mekanikal (Loji)
LOJI (ML)
Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)
Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)
9.2 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan
Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi, satu
senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli.
Bagi Jabatan Pengajian Politeknik, KPM, penyediaan senarai peralatan
akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum, JPP
manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh
Bahagian Pembangunan Akademik, JPP. Kepastian ini boleh dilakukan
berpandukan kepada:
keperluan kurikulum semasa
norma peralatan terkini
brif projek pembangunan
butiran Arkitek, Mekanikal & Elektrikal yang disediakan
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
25
9.3 Kod Item
Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program
berkenaan. Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan
item terakhir. Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut:
Program Kod Item
Kej. Mekanikal (Pertanian) [ contoh: MA 1, MA 2, MA 3 ]
Kej. Mekanikal (Plastik) [ contoh: MK1, MK 2, MK 3 ]
# boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga
9.4 No Pakej
Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai
dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ. No Pakej bagi setiap
program adalah seperti berikut:
Kursus No Pakej
Kej. Mekanika l(Bahan) [ contoh: 1MB, 2MB, 3MB]
Kej. Mekanikal (Tekstil) [ contoh: 1MT, 2MT, 3MT ]
Kej. Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh: 1MP, 2MP, 3MP .]
# boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga
9.5 Penentuan kelompok/bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej
Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan
kepada beberapa pakej yang sesuai. Bilangan pakej dan bilangan
peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria
yang boleh diambilkira. Antaranya adalah:
Jenis peralatan yang sama
- seperti komputer, mesin, perabot, peralatan pejabat dsb.
Bidang fungsi yang sama
- seperti kelompok measuring tools, marking-out tools, hand tools,
dan lain-lain
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
26
Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada
aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender
peralatan tersebut
Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait
rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian
dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama.
Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan
bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
27
10.0 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI
Semasa menulis spesifikasi peralatan, perkara yang berikut harus
dipertimbangkan sebagai panduan :
10.1 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)
Untuk peralatan yang mahal/besar, spesifikasi peralatan ini biasanya
diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of
Purpose). Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan
tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut :
tujuan peralatan yang berkenaan
di mana peralatan ini akan diguna/konteks penggunaan peralatan
peringkat penggunaannya; aplikasinya dan penggunaannya dalam
jenis/peringkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan;
Contoh :
Bench Drilling Machine
This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up
to a capacity of 13 mm diameter. It is to be driven by a single phase AC
motor and its spindle is to be driven by pulley system.
Rockwell Hardness Testing Machine
This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness
Testing. It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a
range of test force from 60 kgf to 150 kg.
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
28
10.2 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)
Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical
Features) pada perinciannya. Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk
memberi maklumat seperti:
a) saiz mesin tersebut.
Contoh: Radial Drilling Machine
Techical Specifications:
- Max. drilling diameter - 25 mm.
- Distance between spindle axis and column - 800 mm.
- Spindle taper - MT 3
b) Kemampuan peralatan tersebut.
Contoh: the machine should be able to cut metal up to 6mm
thickness.
c) perincian keperluan elektriknya
Contoh :
Lathe Machine Bench Drill
Electrical Specifications: Electrical Specifications:
- Motor 2 - 3.5 kW - Motor 0.5 kW
- 415V/ 3phase/ 50Hz A.C supply - 240V/ 1 phase / 50 Hz
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
29
10.3 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)
Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special
Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan
dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan
sahaja. Dalam keadaan kedua, di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat
pada satu jenama sahaja, ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya
dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan
penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender. Contoh yang
terdapat pada kebanyakan alat
safety switches for guards ( most machines )
pilot lights (most machines)
backlash eliminator (lathes, milling m/c dsb..)
overload and no-volt protection (lathe machines dsb..)
power factor correction (plasma cutting machine dsb..)
safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue
overload)
10.4 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)
Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian
peralatan besar yang memerlukannya. Ini dilakukan atas sebab berikut:
pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak
pembekal /pengeluar
pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan
elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya
untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum
pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil
Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
30
Contoh :
(i) Positioning, levelling and bolting down of machine.
(ii) Final electrical connection from machine to electrical point
provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance
with local electrical regulations
(iii) Testing and commissioning of machine including alignment
checks and demonstration to show the functioning and full
operation of the machine.
10.5 Komponen Latihan (Training Component)
Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan
sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar/
sophisticated/mahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan
ringkas menggunakan mesin/peralatan tersebut. Bagi alat-alat yang
kecil/mudah digunakan, komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana
ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut. Komponen latihan
dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk
membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan
kepada skop kerja/perkhidmatan yang sama.
jangka masa latihan (contoh: 3 working days.... )
tempat latihan ( contoh: training to be provided on site...)
bilangan pensyarah (contoh: four (4) lecturers....)
skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelas/munasabah)
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
31
11.0 DOKUMEN LAMPIRAN C,D,E DAN F
Dokumen Lampiran C, D, E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa
proses penyediaan dokumen tender. Dokumen ini juga adalah dokumen yang
perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi
Peralatan. Lampiran XIII XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen
yang diperlukan di dalam dokumen tender.
a) Lampiran C Jadual Harga
Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga
oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian
Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi), KPM. Jawatankuasa
Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej, Kod Item, Item dan
Kuantiti sahaja.
b) Lampiran D Jadual Spesifikasi
Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa
Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap
sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum
politeknik. Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab
sebelum ini. Di dalam lampiran ini, ruang negara asal, jenama dan no
model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender.
c) Lampiran E Jadual Agihan
Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa
Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan
dibekalkan oleh pembekal. Bagi proses penyediaan jadual ini,
Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan
peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang
disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik, KPM. Selain itu,
Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built
drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut. Jadual
Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual
Harga.
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
32
d) Lampiran F Jadual Anggaran Harga
Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh
Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada
harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan,
proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan.
Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan
Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender.
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
33
LAMPIRAN C
JADUAL HARGA
TENDER BAGI MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEMASANG, MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)
PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH, KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
KATEGORI: SISTEM RANGKAIAN KAMPUS
NO. PAKEJ
KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL / JENAMA
DAN MODEL NO. KUANTITI
HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)
F.O.B. C.I.F F.O.B C.I.F
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1JEL PERKAKASAN
1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5
1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1
1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1
1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM
- Centralized (For server system at data center) 2
- Stand alone 7
1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System
Server 1
Camera 70
Complete Monitoring and Recording hardware and software
1
JUMLAH HARGA
PERHATIAN
1. KEUTAMAAN : a. Column (4) -barang-barang buatan tempatan
Tandatangan Petender
2. Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga
[(6) x (7)] melebihi RM50,000.00.
3. Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga
Nama dan Cop Syarikat:
[(6) x (8) ] tidak melebihi RM50,000.00 dan barang tempatan. Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran.
4. Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9).
Tarikh:
LAMPIRAN XIII
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
34
LAMPIRAN XIV
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
35
LAMPIRAN XV
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
36
LAMPIRAN F
JADUAL ANGGARAN HARGA
TENDER BAGI MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEMASANG, MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)
PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH, KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
KATEGORI: SISTEM RANGKAIAN KAMPUS
NO. PAKEJ
KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL / JENAMA
DAN MODEL NO. KUANTITI
HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)
F.O.B. C.I.F F.O.B C.I.F
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1JEL PERKAKASAN
1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5
40,000.00
200,000.00
1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1
60,000.00
60,000.00
1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1
45,000.00
45,000.00
1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM
- Centralized (For server system at data center) 2
20,000.00
40,000.00
- Stand alone 7
10,000.00
70,000.00
1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System
500,000.00
500,000.00
Server 1
Camera 70
Complete Monitoring and Recording hardware and software
1
JUMLAH HARGA 915,000.00
PERHATIAN
1. KEUTAMAAN : a. Column (4) -barang-barang buatan tempatan
Tandatangan Petender
2. Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga
[(6) x (7)] melebihi RM50,000.00.
3. Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga
Nama dan Cop Syarikat:
[(6) x (8) ] tidak melebihi RM50,000.00 dan barang tempatan. Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran.
4. Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9).
Tarikh:
LAMPIRAN XVI
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
37
12.0 Dokumen Integriti Pact
Semasa menyediakan spesifikasi peralatan, Integrity Pact perlu dilaksanakan
untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan
mengurangkan dan membasmi gejala rasuah. Umumnya, Integrity Pact
merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang
menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan
rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-
tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak
tersebut. Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di
bawah National Key Result Area Corruption.
Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan
Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai
pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan. Dokumen Integriti Pact
bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan
oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi
peralatan dijalankan. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu
melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan
dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan.
a) Lampiran B
Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai
Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen
spesifikasi yang akan dibangunkan. Di dalam dokumen ini,
jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan
dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen
yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi
1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009
(Akta 694). Lihat Lampiran XVII
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
38
b) Lampiran C
Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa
jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli
Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada
penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa
dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta
Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan
Rasuah 2009 (Akta 694). Lihat Lampiran XVIII
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
39
LAMPIRAN XVII
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
40
LAMPIRAN XVIII
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
41
BAB 13: PENUTUP
Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai
yang dilantik oleh Ketua Setiausaha , Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai
Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam
menghasilkan dokumen spesifikasi. Dokumen ini juga menyentuh secara
menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh
jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur
Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik.
Dengan adanya dokumen garis panduan ini, diharapkan agar semua pegawai
yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses
perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa
seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia.
Penaung
Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah
Jabatan Pengajian Politeknik
Penasihat
Haji Azizi bin Lin Pengarah
Bahagian Pembangunan Akademik, JPP
Penulis
Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah
Bahagian Pembangunan Akademik, JPP
Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah
Bahagian Pembangunan Akademik, JPP
Jabatan Pengajian Politeknik, Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH, Aras 3-5, Jalan P4W
Persiaran Perdana, Presint 4 62100 PUTRAJAYA
Tel : 03-8891 9000
Faks : 03-8891 9316 Laman Web : http://.politeknik.gov.my
Facebook : politeknik.edu
Cetakan Pertama: Oktober 2013
http://.politeknik.gov.my/
COVERPENYEDIAAN SPESIFIKASI