Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah
-
Upload
bangaujohor -
Category
Documents
-
view
1.841 -
download
22
Transcript of Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
PEJABAT TANAH
Terbitan Pertama 2005 © Jabatan Audit Negara 2005
www.audit.gov.my
Hak Cipta Terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluarkan ulang mana-mana bahagian artikel,
ilustrasi dan isi kandungan buku ini dalam apa juga bentuk dan dengan cara apa jua sama ada
secara elektronik, fotokopi, mekanik, rakaman, atau cara lain sebelum mendapat izin bertulis
daripada Ketua Audit Negara Malaysia. Perundingan tertakluk kepada perkiraan royalti atau
honorarium.
Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah
(i)
Prakata Daripada Ketua Audit Negara
Saya mengambil kesempatan mengucapkan syabas dan tahniah kepada pegawai dan kakitangan yang terlibat dalam penyediaan Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah. Langkah positif mendokumenkan prosedur kerja ini adalah diharapkan dapat membantu Juruaudit melaksanakan tugas dengan lebih sempurna, cekap dan berkesan lagi. Sumbangan hasil melibatkan pentadbiran tanah amat besar kepada Kerajaan Negeri pada masa kini. Pada tahun 2003, hasil tanah berjumlah RM1.19 bilion atau 14.5 peratus dikutip oleh Kerajaan Negeri berbanding dengan hasil keseluruhan berjumlah RM8.21 bilion manakala tunggakannya berjumlah RM1.01 bilion. Pengurusan tanah yang cekap di pelbagai aktiviti telah menyumbang kepada pertumbuhan ekonomi negeri dan negara. Dengan adanya prosedur kerja pengauditan tanah ini, menjadikan peranan dan tanggungjawab Juruaudit ke arah peningkatan kualiti urus tadbir pengurusan tanah yang lebih cemerlang. Sistem Pungutan Hasil Tanah Berkomputer yang telah dilaksanakan di Pejabat Tanah dan urus tadbir tanah yang bertambah kompleks memberi impak besar kepada peranan Juruaudit untuk menjalankan pengauditan di Pejabat Tanah secara profesional dan mengeluarkan laporan yang berkualiti. Oleh itu, pengauditan tanah secara berkomputer hendaklah dilakukan sebagai langkah meningkatkan lagi akauntabiliti di Pejabat Tanah. Sebagai harta intelek dan dokumen yang berguna, panduan ini perlu digunakan dengan sebaik mungkin dan dikemas kini mengikut perkembangan semasa dari aspek perundangan dan peraturan yang dikeluarkan oleh kerajaan. Adalah menjadi harapan saya dengan terhasilnya garis panduan ini, satu pendekatan budaya kerja baru dan profesional dalam bidang pengauditan tanah dapat dilaksanakan. Dokumen berharga ini juga sebagai salah satu strategi untuk membantu mengekalkan kepakaran Juruaudit dalam bidang pengauditan tanah.
Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah
v
Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005
Jabatan Audit Negara Malaysia
KANDUNGAN
BAB PERKARA MUKA SURAT
Prakata daripada Ketua Audit Negara (i)
1 Latar Belakang 1 - 12
Pendahuluan 1
Pejabat Tanah 1
Peruntukan Undang-undang 1 - 2
Objektif Pejabat Tanah 2
Aktiviti Pejabat Tanah 2 - 3
Sumber Hasil Pejabat Tanah 3 - 5
Jenis Hasil Tanah 5 - 9
Pungutan Hasil Berkomputer 9 - 10
Penyata Penyesuaian Tahunan 10
Jenis Pengauditan di Pejabat Tanah 10 - 12
2 Pengurusan Hasil Pejabat Tanah 13 - 35
Pendahuluan 13
Objektif Pengauditan 14
Skop Pengauditan 14
Kaedah Pengauditan 14 - 15
Senarai Semak 15 - 19
Senarai Semak Kawalan Dalaman Hasil 20 - 35
Rumusan dan Syor Audit 35
Pegawai yang Menjalankan Pengauditan 35
Pegawai yang Menyemak 35
3 Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan 36 - 57
Bukan Urus Niaga Tanah
Pendahuluan 36
Jenis Suratcara 36 – 37
Orang atau Badan Urusan yang boleh Melaksanakan 38
Suratcara
Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah
vi
Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005
Jabatan Audit Negara Malaysia
BAB PERKARA MUKA SURAT
Peruntukan Undang-undang 38
Proses Kerja Pendaftaran Suratcara 38
Objektif Pengauditan 38 - 44
Skop Pengauditan 44
Metodologi Pengauditan 45
Senarai Semak 45 - 52
Rumusan dan Syor Audit 52
Pegawai yang Menjalankan Pengauditan 52
Pegawai yang Menyemak 53
Carta Aliran Proses Kerja Pendaftaran Suratcara 54 - 55
Urus Niaga
Carta Aliran Proses Pendaftaran Suratcara Bukan 56 - 57
Urus Niaga
4 Permit dan Royalti Bahan Batu 58 - 81
Pendahuluan 58
Kuasa Mengeluarkan Permit 58 - 59
Syarat Permit 59 - 60
Deposit Pengeluaran Bahan Batu 60 - 61
Badan atau Orang yang Layak Dikeluarkan Permit 61
Peruntukan Undang-undang dan Peraturan 61
Proses Kerja 61 - 68
Objektif Pengauditan 68
Skop Pengauditan 68
Metodologi Pengauditan 68
Senarai Semakan 69 - 78
Rumusan dan Syor Audit 78
Pegawai yang Menjalankan Pengauditan 78
Pegawai yang Menyemak 78
Carta Aliran Permohonan Permit Bahan Batu 80 - 81
5 Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis 82 - 105
Penggunaan Tanah
Pendahuluan 82 - 85
Peruntukan Undang-undang dan Peraturan 85 - 86
Proses Kerja 86 - 92
Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah
vii
Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005
Jabatan Audit Negara Malaysia
BAB PERKARA MUKA SURAT
Objektif Pengauditan 92
Skop Pengauditan 93
Metodologi Pengauditan 93
Senarai Semak 94 - 102
Rumusan dan Syor Audit 102
Pegawai yang Menjalankan Pengauditan 102
Pegawai yang Menyemak 102
Carta Aliran Permohonan Tukar Syarat Tanah 103 - 105
6 Pemberimilikan Tanah 106 - 132
Pendahuluan 106
Kuasa Pemberimilikan Tanah 107
Pihak yang boleh Diberi Milik Tanah 108 - 109
Jenis Cukai Kena Bayar 109 - 110
Perkiraan Cukai/Premium 110
Kaedah Pemberimilikan 110
Peruntukan Undang-undang 111
Proses Kerja 111 - 120
Objektif Pengauditan 121
Skop Pengauditan 121
Metodologi Pengauditan 121 - 123
Senarai Semakan 124 - 130
Rumusan dan Syor Audit 130
Pegawai yang Menjalankan Pengauditan 130
Pegawai yang Menyemak 130
Carta Aliran 131 - 132
7 Pengurusan Lesen Pendudukan Sementara 133 – 147
Pendahuluan 133
Jenis Lesen Pendudukan Sementara 133 - 134
Kuasa Mengeluarkan Lesen Pendudukan 135
Sementara
Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah
viii
Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005
Jabatan Audit Negara Malaysia
BAB PERKARA MUKA SURAT
Pihak yang boleh Diberi Lesen Pendudukan 136 - 137
Sementara
Syarat Lesen Pendudukan Sementara 137
Syarat Permit 137 - 138
Lesen Pendudukan Sementara dan 138
Permit Disatukan
Peruntukan Undang-undang 138
Pihak Berkuasa untuk Meluluskan 138
Lesen Pendudukan Sementara
Proses Kerja 139 - 140
Objektif Pengauditan 141
Skop Pengauditan 142
Metodologi Pengauditan 142 - 144
Senarai Semak 145 - 146
Rumusan dan Syor Audit 146
Pegawai yang Menjalankan Pengauditan 146
Pegawai yang Menyemak 147
Carta Aliran 147
8 Hak Milik Strata 149 - 168
Pendahuluan 149
Syarat Permohonan Pecah Bahagian Bangunan 149 - 151
Kewajipan Memohon Pecah Bahagian Bangunan 151 - 152
Peruntukan Undang-undang 152 - 153
Proses Kerja 153 - 159
Objektif Pengauditan 159
Skop Pengauditan 159
Metodologi Pengauditan 159
Senarai Semakan 160 - 164
Rumusan dan Syor Audit 164
Pegawai yang Menjalankan Pengauditan 164 - 165
Carta Aliran Permohonan dan Pendaftaran Pecah 166 - 168
Bahagi Bangunan
Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah
ix
Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005
Jabatan Audit Negara Malaysia
BAB PERKARA MUKA SURAT
9 Pengambilan Balik Tanah 168 - 193
Pendahuluan 169
Tujuan Pengambilan Tanah 169
Tanah yang boleh Diambil Melalui Akta PBT 1965 170
Undang -undang 170
Proses Kerja Pengambilan Tanah 170 - 172
Objektif Pengauditan 172
Skop Pengauditan 173
Metodologi Pengauditan 173
Senarai Semakan 173 - 181
Soal Selidik 181 - 188
Rumusan dan Syor Audit 188
Pegawai yang Menjalankan Pengauditan 188 - 189
Pegawai yang Menyemak 189
Carta Aliran Pengambilan Balik Tanah 190 - 191
Carta Aliran Proses Kerja Pengambilan Tanah 192 - 193
di bawah Seksyen 3(1)b atau 3(1)c Akta PBT
x
Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005
Jabatan Audit Negara Malaysia
1 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
1
Latar Belakang
1.1 PENDAHULUAN
Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah ini disediakan bagi memudahkan
pegawai dan kakitangan Audit memahami dan menjalankan tugas pengauditan di
Pejabat Tanah. Garis Panduan ini adalah merupakan maklumat dan prosedur asas
yang patut diketahui oleh mereka sebagai pengetahuan umum dan ketika hendak
menjalankan pengauditan di Pejabat Tanah. Dengan adanya panduan ini, adalah
diharapkan kualiti pengauditan Pejabat Tanah dapat dipertingkatkan dan
tempohnya pula dapat dipercepatkan.
1.2 PEJABAT TANAH
Pejabat Tanah merupakan satu jabatan Kerajaan Negeri yang bertanggungjawab
menguruskan semua urusan yang berkaitan dengan pentadbiran tanah sesebuah
daerah atau jajahan negeri.
1.3 PERUNTUKAN UNDANG-UNDANG
a. Kanun Tanah Negara, 1965
b. Peraturan Tanah Negeri (State Land Rules)
c. Pekeliling Ketua Pengarah Tanah Dan Galian Persekutuan
d. Pekeliling Pengarah Tanah Dan Galian Negeri
e. Akta Tanah (Kawasan Penempatan Berkelompok), 1960
f. Akta Hak Milik Strata 1985
g. Perintah (Bayaran Ukur), 1975
h. Akta Setem Duti 1949
i. Akta Pengambilan Tanah, 1960
j. Enakmen Rizab Melayu
k. Drainage Works Ordinance, 1954
l. Irrigation Areas Ordinance, 1953
m. Mining Enactment
Latar Belakang
2 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
1.4 OBJEKTIF PEJABAT TANAH
Objektif Pejabat Tanah adalah untuk mentadbir dengan cekap dan tepat dalam
semua perkara yang berkait dengan hal ehwal tanah berdasarkan undang-undang
yang berkuat kuasa.
1.5 AKTIVITI PEJABAT TANAH
Aktiviti Pejabat Tanah merangkumi pendaftaran tanah, memungut hasil tanah,
pembangunan tanah dan penguatkuasaan.
a. Pendaftaran
Mengendalikan segala urus tadbir termasuk pindah milik, gadaian,
pendaftaran dan pengeluaran hak milik tanah.
b. Pungutan Hasil
Mendapatkan punca hasil untuk kerajaan dari semua aspek cukai dan
bayaran lain.
c. Pembangunan
Memproses permohonan pengambilan balik tanah untuk faedah
pembangunan ekonomi, orang awam atau untuk tujuan melombong,
kediaman, pertanian, komersial, industri dan rekreasi.
d. Penguatkuasaan
Menjalankan aktiviti penguatkuasaan bagi memastikan peraturan, prosedur
dan perundangan tanah sentiasa dipatuhi.
1.6 SUMBER HASIL PEJABAT TANAH
Hasil Pejabat Tanah diperolehi daripada semua wang yang diterima atau dipungut
oleh Pejabat Tanah dan diakaunkan ke Akaun Hasil Disatukan Kerajaan Negeri.
Hasil Pejabat Tanah terdiri daripada Cukai Langsung, Hasil Bukan Cukai dan
Penerimaan Bukan Hasil.
Latar Belakang
3 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
a. Cukai Langsung
Hasil Tanah adalah merupakan sebarang kenaan bayaran yang boleh
dikenakan oleh Pihak Berkuasa Negeri (PBN) berkaitan dengan tanah
mengikut apa yang dinyatakan dalam Kanun Tanah Negara (KTN). Ia
termasuklah bayaran proses dan sebarang bayaran, kos dan lain-lain.
Manakala jumlah wang yang kena dibayar dalam hubungannya
mengerjakan sebarang pengukuran oleh Jabatan Ukur adalah merupakan
hasil Kerajaan Persekutuan.
b. Hasil Bukan Cukai
Pelbagai Hasil yang dipungut oleh Pejabat Tanah adalah merupakan
bayaran yang dikenakan terhadap perkhidmatan yang tidak berkaitan
dengan tanah. Contohnya adalah:
(i) Bayaran Perkhidmatan Pejabat
(ii) Sewa Bangunan dan Rumah Kerajaan
(iii) Sewa Jentera
(iv) Denda dan Rampasan
(v) Denda Lewat Bayaran Cukai Tanah
c. Penerimaan Bukan Hasil
Penerimaan bukan hasil adalah hasil selain daripada di atas seperti
pulangan balik perbelanjaan.
1.7 JENIS HASIL TANAH
Hasil Tanah boleh dibahagikan kepada 2 jenis iaitu Hasil Cukai dan Hasil Bukan
Cukai.
Latar Belakang
4 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
a. Hasil Cukai
Hasil Cukai adalah merupakan cukai langsung yang terdiri daripada
beberapa jenis berdasarkan kepada penjenisan seperti berikut:
(i) Cukai Tanah Semasa
Cukai Tanah Semasa merupakan bayaran tahunan yang kena
dibayar kepada PBN mengikut undang-undang.
• Perlu dibayar sebelum 1 Jun kecuali Negeri Kelantan
sebelum 1 Julai setiap tahun (Jadual ke 12, KTN).
• Semakan cukai dibuat tidak kurang 10 tahun sekali (Seksyen
101(5)(b), KTN. Perubahan cukai akibat penyemakan
tersebut hendaklah dicatatkan di dalam dokumen hak milik,
dimeterai dan ditandatangani oleh pendaftar.
(ii) Cukai Tanah Tahun Pertama
Cukai Tanah Tahun Pertama merupakan cukai pertama kali
dikenakan dan belum diambil kira dalam cukai tahun semasa.
• Perlu dibayar apabila permohonan tanah diluluskan iaitu
sebelum pendaftaran dokumen hak milik.
• Cukai ini dikira hasil bagi tahun semasa sekiranya dokumen
hak milik didaftarkan sebelum 30 September tahun
berkenaan. Jika dokumen hak milik didaftarkan selepas 30
September tahun berkenaan, ianya dikira sebagai hasil tahun
berikutnya.
• Pengiraan cukai dibuat seperti berikut:
Tanah bandar dan pekan, jika keluasan kurang dari
1/100 hektar hendaklah dikira sebagai 1/100 hektar.
Latar Belakang
5 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
Tanah desa, pinggir pantai atau dasar laut, jika keluasan
kurang dari 1/10 hektar hendaklah dikira 1/10 hektar.
(iii) Tunggakan Cukai Tanah
• Bila cukai tanah tidak dibayar sebelum 1 Jun (atau 1 Julai
bagi Negeri Kelantan), cukai tanah tersebut akan menjadi
tunggakan.
• Denda mengikut Kaedah Tanah Negeri dikenakan kerana
lewat di bayar sebagai tambahan kepada cukai. Bayaran
kompaun denda ini hendaklah diakaunkan di bawah butiran
Hasil Bukan Cukai.
• Notis tuntutan tunggakan cukai dalam Borang 6A
dikeluarkan. Kadar bayaran notis ditetapkan dalam Kaedah
Tanah Negeri. Penyampaian notis ini direkodkan di dalam
Dokumen Hak Milik Daftar.
• Jika tuntutan dalam Borang 6A tidak dijelaskan dalam masa
3 bulan seperti kehendak notis tersebut, Pentadbir Tanah
hendaklah mengisytiharkan tanah tersebut dirampas dan
menjadi hak PBN. Pengisytiharan tersebut perlu diwartakan
dalam Borang 8A dan salinan warta perlu dipamerkan
secukupnya mengikut Seksyen 433, KTN.
• Tanah yang dirampas tidak boleh diberi milik semula atau
dilupuskan sebelum berakhirnya tempoh 3 bulan mengikut
Seksyen 418, KTN yang membenarkan rayuan kepada
mahkamah terhadap perintah Pentadbir Tanah.
• Mengikut Seksyen 133(1), KTN, bekas tuan tanah boleh
memohon membatalkan perampasan dan Seksyen 133(2),
KTN, PBN boleh membatalkan perampasan pada bila-bila
Latar Belakang
6 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
masa atau memberi milik semula kepada tuan tanah dengan
syarat baru mengikut Seksyen 133(3), KTN.
(iv) Cukai Tahunan Lain
Hasil cukai tahunan lain yang dipungut oleh Pejabat Tanah adalah
seperti bayaran tali air dan sewa galian.
b. Hasil Bukan Cukai
Selain Hasil Cukai, Pejabat Tanah juga memungut hasil dalam bentuk Hasil
Bukan Cukai. Hasil Bukan Cukai merupakan hasil yang diterima selain
daripada Hasil Cukai seperti berikut:
(i) Premium
Premium merupakan bayaran yang dikenakan sebagai balasan
kepada pemberimilikan tanah, tukar syarat dan jenis penggunaan
tanah dan ianya juga termasuk premium tambahan. Contoh
premium ialah:
• Premium Tanah Biasa – Borang 5A
• Premium Tukar Syarat
• Premium Lis Lombong
(ii) Lesen
Lesen merupakan bayaran yang dikenakan terhadap kebenaran yang
dikeluarkan atas tanah Kerajaan Negeri untuk kegunaan sementara
sahaja. Jenis lesen yang dikeluarkan antaranya ialah:
• Lesen Pendudukan Sementara – Borang 4A
• Lesen Pendudukan Sementara – Borang 4B
Latar Belakang
7 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(iii) Permit
Bayaran dikenakan terhadap pelbagai permit yang dikeluarkan.
• Permit Pengalihan Batu/kuari
• Permit Pengalihan Tanah Merah
• Permit Pengalihan Bata
• Permit Pengalihan Pasir
• Permit Pengalihan Rumput
• Permit Pengalihan Batu Batan Lain
(iv) Bayaran Lain Mengikut Kaedah Tanah Negeri
Contoh bayaran lain yang terlibat adalah seperti:
• Notis Dan Denda Lewat Bayaran Cukai Tanah
• Pelbagai Denda Rampasan Tanah
• Bayaran Permohonan Tanah
• Khidmat Pembangunan Tanah
• Khidmat Pendaftaran/Pembukaan Fail
• Carian Rasmi/Persendirian
• Bayaran Perkhidmatan Mengenai Tanah
• Jualan Surih (Tracing)
Latar Belakang
8 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(v) Bayaran dan Kos Mengenai Kerja Ukur
Butiran ukur merupakan hasil Kerajaan Persekutuan yang dipungut
oleh Pejabat Tanah.
1.8 PUNGUTAN HASIL BERKOMPUTER
Sistem Pentadbiran Hasil Tanah Berkomputer dibangunkan bertujuan untuk
mewujudkan pengurusan hasil tanah yang lebih cekap dan berkesan. Sistem ini
mampu mengeluarkan laporan tertentu untuk semakan dan rujukan seperti berikut:
a. Senarai Induk Cukai Tanah
b. Ringkasan Senarai Induk Cukai Tanah
c. Bil Cukai Tanah
d. Senarai Penerimaan Harian
e. Penyata Penjenisan Hasil Harian
f. Penyata Pentadbir Tanah/Penyata Pemungut
g. Penyata Penjenisan Hasil Bulanan
h. Penyata Pentadbir Tanah Bulanan
i. Penyata Pungutan Luar
j. Penyata Pemungut
1.9 PENYATA PENYESUAIAN TAHUNAN
Penyata ini disediakan dengan tujuan memastikan ketepatan jumlah pungutan hasil
dan tunggakan serta amanah.
a. Penyata Penyesuaian Cukai Tanah
b. Penyata Penyesuaian Cukai Tali Air
Latar Belakang
9 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
c. Penyata Penyesuaian Lesen Pendudukan Sementara
d. Penyata Penyesuaian Amanah (Tunggakan)
1.10 JENIS PENGAUDITAN DI PEJABAT TANAH
Ada 5 jenis pengauditan yang dijalankan di Pejabat Tanah seperti berikut:
a. Pengauditan Kira-kira Tunai
Pengauditan ini dijalankan atau dilaksanakan oleh Seksyen Audit
Perbendaharaan Negeri.
b. Pengauditan ICT
Pengauditan terhadap sistem komputer yang digunakan di Pejabat Tanah
seperti Sistem Pendaftaran Tanah Berkomputer dan Sistem Pentadbiran
Hasil Tanah. Pengauditan dijalankan oleh Seksyen Komputer
menggunakan ICT Audit Guideline Jabatan Audit Negara.
c. Pengauditan Pengurusan Kewangan
Pengauditan ini meliputi aspek kawalan pengurusan, perbelanjaan, hasil,
wang amanah/deposit dan aset serta inventori. Pengauditan dijalankan
dengan menggunakan Panduan Pengauditan Pengurusan Kewangan Jabatan
Audit Negara.
d. Pengauditan Hasil Tanah
Pengauditan dijalankan bagi memastikan pengurusan hasil tanah adalah
mematuhi undang-undang dan peraturan yang ditetapkan. Pengauditan ini
meliputi beberapa aspek kawalan seperti kawalan keselamatan peti besi,
kemasukan pungutan ke bank dan pemeriksaan kira-kira tunai bulanan.
Selain itu, pengauditan juga dijalankan terhadap kawalan Sistem
Pentadbiran Hasil Tanah seperti kawalan input, proses dan output.
Pengauditan adalah berpandukan kepada Garis Panduan Pengauditan
Pejabat Tanah Jabatan Audit Negara.
Latar Belakang
10 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
e. Pengauditan Pematuhan/Aktiviti
Pengauditan Pematuhan/Aktiviti adalah merupakan kerja pengauditan
terhadap aktiviti yang dijalankan oleh Pejabat Tanah. Ianya bertujuan untuk
menilai atau menentukan sama ada aktiviti tersebut telah dijalankan dengan
cekap, berkesan dan ekonomi. Aspek pengauditan yang diambil kira adalah
dari aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan terhadap aktiviti
yang dijalankan. Pengauditan adalah berpandukan kepada Garis Panduan
Pengauditan Pejabat Tanah. Aktiviti Pejabat Tanah yang dikenal pasti
untuk pengauditan antaranya adalah seperti berikut:
(i) Pendaftaran Suratcara
(ii) Permit dan Royalti Bahan Batu
(iii) Pengubahan Syarat, Sekatan Dan Jenis Penggunaan Tanah
(iv) Pemberimilikan Tanah
(v) Lesen Pendudukan Sementara
(vi) Hak Milik Strata
(vii) Pengambilan Tanah
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
14 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
2
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
2.1 PENDAHULUAN
Pekeliling Ketua Pengarah Tanah Dan Galian Persekutuan Bilangan 3/1988
(Pengurusan Pungutan Hasil Tanah Di Bawah Sistem Pentadbiran Hasil Tanah
Berkomputer) telah dikeluarkan sebagai garis panduan kepada Pentadbir Tanah
Daerah dan pegawai di Unit Hasil yang terlibat dengan pengurusan hasil tanah.
Bagaimanapun, ada juga negeri yang telah membangun dan menggunakan sistem
pengurusan hasil tanah berkomputer sendiri seperti Pahang dan Terengganu. Bagi
Negeri Terengganu, pengurusan hasil tanah telah menggunakan sistem SOLAR
(System of Land Revenue Accounting) yang dibangunkan oleh Solsis-YPK
(Terengganu) Sdn. Bhd. mulai tahun 1997.
Sistem Pentadbiran Hasil Tanah merupakan Sistem Bank Data Tanah yang bertujuan
untuk mewujudkan pengurusan hasil tanah dan pengesanan terhadap prestasi
pungutan hasil secara cekap, mudah dan berkesan. Sistem ini mengandungi 4
subsistem terdiri daripada pengeluaran bil cukai tanah, resit, kemas kini
(penyelenggaraan) dan pengeluaran laporan. Maklumat dan data yang terkandung
dalam sistem ini adalah semua maklumat tanah yang telah didaftarkan dan daftar
cukai tanah. Maklumat yang terkandung adalah termasuk maklumat berikut:
a. Maklumat cukai tanah
b. Maklumat pemilik dan pihak yang berkepentingan
c. Maklumat lot
d. Maklumat pembangunan tanah
2.2 OBJEKTIF PENGAUDITAN
Untuk menentukan pengurusan pungutan hasil tanah adalah mematuhi undang-
undang dan peraturan yang ditetapkan, diakaunkan dan direkodkan dengan sempurna
dalam sistem komputer dan wang pungutan disimpan selamat ke dalam bank selaras
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
15 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
dengan peraturan dan arahan kewangan yang ditetapkan. Selain itu, pengauditan juga
bertujuan untuk menilai sama ada kawalan am dan kawalan aplikasi/program
terhadap sistem yang dilaksanakan adalah mantap dan berkesan.
2.3 SKOP PENGAUDITAN
Pengauditan akan dijalankan di Pejabat Tanah yang dipilih pada setiap tahun.
Semakan akan dijalankan terhadap dokumen dan rekod kutipan hasil tanah bagi
tempoh 2 bulan dan bulan Mei/Jun adalah dimestikan.
2.4 KAEDAH PENGAUDITAN
Dapatkan data dan maklumat berkaitan dengan jumlah pungutan berdasarkan kepada
jenis hasil yang dipungut oleh Pejabat Tanah. Semak data dan maklumat tersebut
bagi menentukan ketepatannya. Data dan maklumat yang perlu disemak adalah
seperti berikut:
a. Cukai tanah
b. Cukai tanah tahun pertama
c. Tunggakan cukai tanah
d. Bayaran premium
e. Lesen pendudukan sementara dan permit
f. Bayaran permit
2.5 SENARAI SEMAK
a. Cukai Tanah
(i) Semak sama ada senarai induk cukai tanah dan ringkasan senarai induk cukai tanah disediakan dan diselenggarakan. Tentukan jumlah cukai yang patut dipungut.
Pemerhatian :
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
16 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(ii) Bandingkan senarai induk cukai tanah tahun semasa dengan tahun sebelumnya. Jika terdapat perbezaan, tentukan tambahan hak milik baru dan pembatalan serta aplikasi kewangan.
Pemerhatian :
(iii) Semak sama ada bil cukai tanah disediakan dan dihantar kepada pemilik. Biasanya pada bulan Disember atau Januari.
Pemerhatian :
(iv) Tentukan kali terakhir semakan cukai tanah telah dibuat dan pewartaannya (tidak kurang dari 10 tahun sekali).
Pemerhatian :
(v) Perubahan cukai berikutan daripada semakan cukai perlu dicatat di dalam dokumen hak milik, dimeterai dan ditandatangani oleh Pendaftar. Tentukan tindakan ini telah dibuat.
Pemerhatian :
(vi) Tentukan Penyata Penyesuaian Tahunan disediakan. Semak ketepatan dan pandangan berdasarkan kepada Penyata Penyesuaian Tanah tahun sebelumnya.
Pemerhatian :
b. Cukai Tanah Tahun Pertama
(i) Jumlah atau kadar yang dikenakan adalah tepat sebagaimana kadar dalam Kaedah Tanah Negeri.
Pemerhatian :
Data hak milik dipindahkan ke dalam senarai induk cukai tanah. Pemerhatian :
(ii) Kenaan cukai dikenakan pada tahun yang betul.
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
17 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
Pemerhatian :
c. Tunggakan Cukai Tanah
(i) Tentukan bilangan lot tanah yang tertunggak dan jumlahnya. Pemerhatian :
Tentukan pengumuran tunggakan cukai dibuat (1 tahun, 3 tahun dan 5 tahun).
Pemerhatian :
(ii) Senarai lot tanah yang mempunyai tunggakan cukai yang besar/tinggi mengikut umur.
1 tahun 3 tahun 5 tahun
No. Lot Pemerhatian :
(iii) Tentukan denda lewat telah dikenakan dan pengiraannya adalah tepat berdasarkan kadar yang ditetapkan dalam Kaedah Tanah Negeri.
Pemerhatian :
Tentukan surat peringatan telah dikeluarkan kepada pemilik tanah yang terlibat.
Pemerhatian :
(iv) Tentukan Surat Notis Borang 6A dikeluarkan kepada pemilik tanah yang gagal membayar cukai.
Pemerhatian :
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
18 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(v) Pastikan tanah dirampas jika Notis 6A tidak dibayar selepas 3
bulan. Tentukan perampasan ini diwartakan dan hak milik dibatalkan dalam hak milik senarai induk cukai tanah.
Pemerhatian :
(vi) Semak sama ada Pejabat Tanah ada menjalankan kajian atau pemantauan seperti analisis mengenai kedudukan tunggakan dan perancangannya untuk mengurangkan tunggakan ini.
Pemerhatian :
d. Bayaran Premium
(i) Tentukan ketepatan pengiraan premium berdasar kadar yang ditetapkan dalam Kaedah Tanah Negeri.
Pemerhatian :
(ii) Tentukan tidak berlaku kelewatan dalam bayaran yang melampaui tempoh yang ditetapkan (boleh dibatalkan/denda). Jika ada, tindakan sebagaimana ditetapkan dipatuhi.
Pemerhatian :
(iii) Tentukan tidak berlaku kelewatan dalam pendaftaran hak milik selepas bayaran dibuat.
Pemerhatian :
(iv) Bagi perubahan syarat/sekatan dan dengan keluarnya pendaftaran hak milik baru, pastikan hak milik asal dibatalkan dengan segera. Ini bertujuan mengelakkan pengiraan cukai 2 kali ke atas tanah yang sama.
Pemerhatian :
(v) Bagi hak milik tanah baru, ianya didaftar segera dalam senarai induk cukai tanah.
Pemerhatian :
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
19 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
e. Lesen Pendudukan Sementara dan Permit
(i) Semak sama ada laporan tahunan mengenainya ada disediakan bagi memastikan lesen yang tamat tempoh dan tidak layak diperbaharui diambil tindakan yang sewajarnya.
Pemerhatian :
Semak sama ada penyata penyesuaian tahunan ada disediakan. Pemerhatian :
f. Bayaran Permit
(i) Semak data/laporan yang disediakan oleh Pejabat Tanah bagi menentukan. • Bilangan permit yang aktif. • Bilangan yang baru.
Pemerhatian :
(ii) Daripada data, pilih berdasarkan sampel yang ditetapkan dan semak untuk menentukan: • Ketepatan kadar dan jumlah pungutan. • Tidak berlaku kelewatan dalam pungutan. • Jumlah yang dipungut adalah bersamaan dengan laporan
yang dibuat dan disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa. Pemerhatian :
g. Deposit
(i) Tentukan jenis deposit yang diterima. Senaraikan mengikut jenis dan jumlahnya.
Pemerhatian :
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
20 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(ii) Senaraikan deposit yang tidak dituntut dan deposit yang tidak bergerak.
Pemerhatian :
(iii) Pastikan deposit dipulangkan setelah tujuan deposit tersebut selesai. Pemerhatian :
2.6 SENARAI SEMAK KAWALAN DALAMAN HASIL (Kawalan Am Dan Aplikasi/Program)
a. Pemeriksaan Wang Tunai / Cek Kutipan Hasil
(i) Minta pegawai yang bertanggungjawab
menyerahkan peti wang tunai/cek/kiriman wang yang belum diserahkan ke bank dan kira jumlahnya:
Wang Tunai : RM .................. Cek : RM ..................
No. Cek/Bank : ...............Nilai Cek : RM........... No. Cek/Bank : .............. Nilai Cek : RM........... No. Cek/Bank : ...............Nilai Cek : RM........... No. Cek/Bank : ...............Nilai Cek : RM........... No. Cek/Bank : ...............Nilai Cek : RM........... Kiriman Wang : RM ................. No. KW : ................ Nilai KW: RM.............. No. KW : ................ Nilai KW: RM.............. No. KW : ................ Nilai KW: RM..............
Pemerhatian :
................................ Tandatangan Auditi Nama:
................................
No. K/P:
................................
Jawatan/Gred:
............................
Tarikh: ................
Waktu : ...............
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
21 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(ii) Bandingkan jumlah wang tunai/cek/kiriman
wang di para a(i) dengan Penyata Penjenisan Hasil Harian dan Senarai Penerimaan Harian. Adakah jumlahnya sama atau berbeza dengan yang dicetak oleh mesin komputer? Jika terdapat perbezaan dapatkan penjelasan dari pihak auditi.
Pemerhatian :
(iii) Pastikan wang tunai tidak ditukarkan dengan cek
persendirian pegawai auditi atau individu lain. [A.P 85]
Pemerhatian :
b. Kawalan Keselamatan Peti Besi
(i) Adakah peti besi dicantumkan dengan kukuh
pada rangka bina bangunan? Sekiranya tidak, tentukan ciri keselamatan peti besi yang ada. [A.P 127]
Pemerhatian :
(ii) Adakah peti besi mempunyai 2 anak kunci yang
berlainan dan anak kuncinya/kunci kombinasi dipegang oleh 2 pegawai yang layak dan diberi kuasa? [A.P 129A]
Pemerhatian :
c. Kawalan Penyerahan Wang Kutipan Kepada Pegawai Penyelia
Semak dan fahami prosedur penyerahan kutipan 3 hari sebelum tarikh lawatan Audit dan tentukan perkara berikut:
(i) Adakah jumlah wang yang diserahkan kepada
Pegawai Penyelia sama seperti yang dicetak pada salinan resit dan Senarai Penerimaan Harian?
Pemerhatian :
(ii) Adakah Daftar Penyerahan disediakan dan ia ditandatangani oleh mereka yang terlibat?
Pemerhatian :
(iii) Adakah penyerahan hasil oleh Juru
wang/operator kepada Pegawai Penyelia menggunakan peti tunai?
Pemerhatian :
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
22 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
d. Kawalan Kemasukan Wang Kutipan Hasil Ke Bank
Sila dapatkan rekod pungutan harian (Penyata Penjenisan Hasil Harian dan Senarai Penerimaan Harian) bagi 2 hari bekerja sebelum tarikh lawatan Audit dan tentukan perkara berikut:
(i) Adakah semua kutipan hasil harian dibankkan dengan segera setiap hari ? [A.P 78(a)]
Pemerhatian :
(ii) Adakah wang kutipan hasil yang tidak
dibankkan pada hari berkenaan disimpan dalam peti besi/bilik kebal/balai polis?
Pemerhatian :
(iii) Adakah jumlah yang dibankkan berdasarkan
kepada slip bayar masuk bank/penyata pemungut bersamaan dengan jumlah kutipan di Senarai Penerimaan Harian?
Pemerhatian :
(iv) Adakah slip bayar masuk bank/penyata
pemungut disediakan berdasarkan kepada Penyata Penjenisan Hasil Harian supaya memudahkan pihak Akauntan/Bendahari Negeri mengakaunkan butiran hasil?
Pemerhatian :
(v) Adakah slip bayar masuk bank/penyata
pemungut disemak oleh Pegawai Penyelia atau pegawai kanan yang bertanggungjawab?
Pemerhatian :
(vi) Adakah slip bayar masuk bank/penyata
pemungut disimpan atau difailkan dengan kemas kini?
Pemerhatian :
(vii) Adakah kawalan keselamatan yang mencukupi
disediakan semasa wang kutipan dibankkan? Sila nyatakan kaedah penghantaran wang ke bank.
Pemerhatian :
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
23 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(viii) Adakah resit Akauntan/Bendahari Negeri
diterima untuk semua kemasukan wang ke Bank? Sekiranya sering kali diterima lewat iaitu selepas 1 bulan, siasat dan susuli perkara ini.
Pemerhatian :
(ix) Sudahkah penyesuaian jumlah penerimaan bagi
bulan lepas antara Laporan Terperinci Hasil (flimsi) daripada Akauntan/Bendahari Negeri dengan rekod pejabat tanah disempurnakan?
Pemerhatian :
e. Pemeriksaan Terhadap Cek Tidak Laku
Dapatkan maklumat atau senarai cek tidak laku pada tarikh lawatan dan
tentukan perkara berikut:
(i) Adakah daftar/senarai cek tak laku disediakan dengan kemas kini selaras dengan kehendak Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil. 1 Tahun 1994 atau apa-apa pekeliling yang dikeluarkan oleh Akauntan/Bendahari Negeri?
Pemerhatian :
(ii) Adakah pemilik cek tidak laku dihubungi
dengan segera untuk meminta bayaran ganti?
Pemerhatian :
(iii) Daripada senarai cek tidak laku, sila pilih cek
yang melebihi setahun tetapi belum mendapat bayaran ganti. Tentukan sama ada tindakan berkesan diambil untuk mendapatkan cek ganti atau menghapus kiranya. Senaraikan butiran cek dan tindakan yang telah di ambil.
Pemerhatian :
f. Kawalan Terhadap Kutipan Dengan Cek
Sila semak cek yang masih ada semasa lawatan Audit dan tentukan.
(i) Adakah cek yang diterima dibuat atas nama Pentadbir Tanah dan dipalang?
Pemerhatian :
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
24 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(ii) Adakah sebarang prosedur menetapkan
pembayaran menggunakan cek perlu mempunyai jaminan bank? Jika ya, adakah daftar atau rekod mengemaskinikan jaminan bank disediakan?
Pemerhatian :
(iii) Adakah seorang pegawai ditugaskan untuk
menyemak cek pembayaran dan menguruskan segala urusan berkaitan dengan jaminan bank?
Pemerhatian :
(iv) Adakah cek yang diterima melebihi jumlah had
jaminan bank telah diluluskan oleh pegawai kanan terlebih dahulu?
Pemerhatian :
g. Kawalan Terhadap Kutipan Melalui Mel
Pilih surat yang diterima dan masih ada pada masa lawatan Audit dan
tentukan perkara berikut:
(i) Adakah sampul surat dibuka dengan segera selepas diterima?
Pemerhatian :
(ii) Adakah sampul surat dibuka di hadapan
seorang pegawai yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan?
Pemerhatian :
(iii) Adakah semua butir berkaitan direkodkan
dalam Daftar Mel seperti tarikh terima, nama pengirim, nombor pendaftaran bungkusan, nombor cek, amaun dan perihal dokumen atau barangan?
Pemerhatian :
(iv) Adakah resit dikeluarkan pada hari yang sama
dan nombor resit berkenaan direkodkan dalam Daftar Mel?
Pemerhatian :
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
25 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(v) Adakah jumlah pungutan yang diterima
melalui mel adalah sama dengan yang direkodkan dalam Daftar Mel dan ia disahkan dan ditandatangani oleh Pegawai Penyelia?
Pemerhatian :
h. Kawalan Penerimaan Kutipan (Pungutan Luar) Menggunakan Resit Kew. 38
Sekiranya pejabat ada membuat kutipan dengan menggunakan resit Kew. 38,
perkara berikut hendaklah diberi perhatian:
(i) Adakah resit dikeluarkan dengan bersiri?
Pemerhatian :
(ii) Adakah 2 orang pegawai terlibat dalam proses
pengeluaran resit?
Pemerhatian :
(iii) Adakah semua salinan resit pejabat
dimasukkan/tukar (convert) kepada sistem pungutan berkomputer sebaik sahaja pegawai balik semula ke pejabat.
Pemerhatian :
(iv) Adakah tindakan atau hasil pertukaran ini
disemak dan dipantau oleh Pegawai Penyelia? (Penyata pungutan luar perlu disediakan bila
dipindah kepada komputer)
Pemerhatian :
(v) Adakah terdapat kelewatan yang ketara (lebih
dari seminggu) untuk mengambil tindakan pertukaran kepada sistem berkomputer?
Pemerhatian :
i. Pemeriksaan Terhadap Pengurusan Kira-kira Tunai Bulanan
Dapatkan maklumat tentang pengurusan kira-kira tunai bulanan dan tentukan perkara berikut:
(i) Adakah seorang pegawai ditugaskan untuk menguruskan kira-kira tunai bulanan?
Pemerhatian :
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
26 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(ii) Adakah semua dokumen dan rekod yang
berkaitan dengan pengurusan kira-kira tunai bulanan diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini? • Penyata Penjenisan Hasil • Penyata bank • Senarai penerimaan hasil • Penyata pemungut • Baucar jurnal jika ada • Penyata borang hasil dikawal
Pemerhatian :
(iii) Adakah kedudukan penghantaran kira-kira
tunai bulanan kepada pihak Akauntan/Bendahari Negeri kemas kini? Semasa lawatan Audit, apakah bulan terakhir kira-kira tunai bulanan yang telah dikemukakan kepada pihak Akauntan/Bendahari Negeri?
Pemerhatian :
(iv) Adakah pemantauan dibuat oleh Pegawai
Penyelia atau pegawai kanan mengenai pengurusan kira-kira tunai bulanan ini?
Pemerhatian :
j. Aspek Kawalan Pejabat - Keselamatan Pejabat
(i) Adakah terdapat sekatan yang mencukupi dan
memuaskan bagi menghalang orang ramai daripada memasuki kawasan kaunter kutipan hasil?
Pemerhatian :
(ii) Adakah pejabat menggunakan khidmat
pegawai keselamatan untuk mengawasi pengurusan kutipan wang?
Pemerhatian :
(iii) Adakah alat pemadam api/peralatan
kemudahan pemadam api lain yang disediakan mematuhi kehendak Jabatan Bomba Dan Penyelamat?
Pemerhatian :
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
27 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(iv) Adakah pegawai diberi latihan untuk
mengendalikan alat pemadam api/peralatan kemudahan pemadam api lain yang disediakan?
Pemerhatian :
k. Aspek Kawalan Pejabat - Kawalan Keselamatan Semasa Kutipan Hasil
(i) Adakah pemberitahuan dipamerkan untuk
memberitahu pembayar bahawa bil tanah dengan cetakan akuan penerimaan mesin atau resit rasmi diperoleh bagi setiap bayaran? [A.P 61]
Pemerhatian :
(ii) Adakah pegawai yang membuat kutipan
mempunyai kuasa bertulis? [A.P 129A]
Pemerhatian :
(iii) Adakah bilik Juru Wang/operator diasingkan
dan orang lain yang tidak diberi kuasa dilarang daripada memasuki bilik tersebut?
Pemerhatian :
(iv) Adakah peti/laci yang selamat disediakan
untuk menyimpan wang kutipan dan resit serta dokumen yang berharga?
Pemerhatian :
l. Aspek Kawalan Am - Kawalan Pengurusan & Organisasi
Untuk memastikan sistem berkomputer beroperasi dengan berkesan melalui pembahagian fungsi dan tugas, pemberian kuasa, pelaksanaan peraturan, mempunyai program latihan serta dokumentasi yang mencukupi dan kemas kini.
(i) Adakah carta organisasi khusus yang menunjukkan kedudukan unit EDP/Hasil dan kaitan dengan unit lain disediakan?
Pemerhatian :
(ii) Adakah penyeliaan dan pengawasan terhadap
kerja yang dilaksanakan oleh OMPD dan Pembantu Tadbir (Hasil) dijalankan dengan sewajarnya oleh Pegawai Penyelia dan pegawai yang diberi kuasa?
Pemerhatian :
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
28 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(iii) Adakah wujud pengasingan tugas yang jelas
antara OMPD dan Pembantu Tadbir (Hasil)? OMPD menjalankan tugas penyelenggaraan dan pengemaskinian rekod (Lot – BDT5 dan Pemilik – BDT5A), manakala Pembantu Tadbir menjalankan kutipan (Transaksi – Cukai BDT11).
Pemerhatian :
(iv) Adakah fail meja kakitangan unit EDP/Hasil
dilengkapkan dengan senarai/panduan arahan komputer dan deskripsi kerja secara terperinci?
Pemerhatian :
(v) Adakah pejabat mempunyai program latihan
yang formal untuk melatih kakitangan unit EDP/Hasil?
Pemerhatian :
(vi) Adakah peralatan yang dibekalkan di unit
EDP/Hasil dimanfaatkan sepenuhnya? • Terminal? • Pencetak? • CPU? • UPS dan sebagainya?
Pemerhatian :
(vii) Adakah terdapat peralatan yang tidak
digunakan/rosak melebihi tempoh 3 bulan dan tindakan susulan tidak diambil: • Terminal? • UPS? • Pencetak dan sebagainya?
Pemerhatian :
m. Aspek Kawalan Am – Kawalan Fizikal & Persekitaran
Untuk memastikan perkakasan dan perisian komputer adalah selamat dan
terkawal daripada kerosakan.
(i) Adakah perkakasan komputer dikawal dengan sewajarnya daripada api, habuk, air dan lain-lain bencana alam?
Pemerhatian :
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
29 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(ii) Adakah kawalan access ke bilik komputer
diadakan untuk mengelak berlakunya unauthorised access kepada peralatan, data, program dan sistem komputer yang ada?
Pemerhatian :
(iii) Adakah tanda tertentu dibuat seperti
‘DILARANG MASUK’ dan sebagainya untuk memastikan pergerakan kakitangan ke dalam bilik komputer adalah dikawal?
Pemerhatian :
(iv) Adakah sistem penyaman udara yang
mencukupi diadakan dan langsir atau sebagainya dipasang supaya peralatan komputer tidak terdedah secara langsung kepada cahaya matahari?
Pemerhatian :
n. Aspek Kawalan Am – Kawalan Operasi, Back-up & Dokumentasi
Untuk mencegah daripada penyalahgunaan dan sebagainya demi menjaga
keutuhan dan integriti data. Selain itu, memastikan pejabat masih mempunyai data dan maklumat apabila berlaku bencana.
(i) Adakah pencapaian (access) kepada program dan fail data dikawal melalui peringkat berikut: • kata laluan (password)? • pengenalan pengguna (user identification)?
Pemerhatian :
(ii) Adakah kata laluan dirahsiakan di antara
kakitangan di unit EDP/Hasil?
Pemerhatian :
(iii) Adakah kata laluan ditukar jika berlaku
pertukaran kakitangan di unit EDP/Hasil seperti pertukaran Pembantu Tadbir (Hasil) dan OMPD?
Pemerhatian :
(iv) Adakah kunci/kata laluan untuk membuka
mesin/komputer dipegang oleh Pegawai Penyelia?
Pemerhatian :
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
30 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(v) Adakah pegawai pengganti ditentukan apabila
Pegawai Penyelia dan Juru Wang/operator bercuti atau sakit?
Pemerhatian :
(vi) Adakah kata laluan yang diberikan kepada
Pegawai Penyelia dan Juru Wang/operator mesin dirahsiakan?
Pemerhatian :
(vii) Bagi mengelakkan penyalahgunaan, adakah
nombor kata laluan Pegawai Penyelia dan Juru wang/operator ditukar dari semasa ke semasa? Sila nyatakan tempohnya.
Pemerhatian :
(viii) Adakah pembukaan dan penutupan
mesin/komputer dibuat di bawah kawalan Pegawai Penyelia?
Pemerhatian :
(ix) Adakah back-up terhadap data dan sistem
dibuat mengikut jadual?
Pemerhatian :
(x) Adakah back-up terhadap data dan perisian
sistem, dokumentasi dan borang (bil dan sebagainya) disimpan di tempat yang selamat dan berjauhan dari bilik komputer untuk mengelakkan daripada kemusnahan jika di timpa bencana?
Pemerhatian :
(xi) Adakah sistem UPS dibekalkan untuk
membekalkan back-up power jika berlaku gangguan elektrik dan sebagainya?
Pemerhatian :
(xii) Adakah dokumentasi pemulihan sistem
(contigency plan) dibuat untuk membangunkan kembali sistem komputer jika berlaku kerosakan atau kemusnahan pada data fail, program dan sebagainya?
Pemerhatian :
o. Aspek Kawalan Aplikasi – Kawalan Input
Untuk memastikan segala maklumat/data yang di input ke dalam sistem
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
31 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
komputer adalah tepat, lengkap dan dibenarkan.
(i) Adakah borang transaksi/dokumen input yang disediakan oleh Unit Pendaftaran telah disemak dan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa sebelum diserahkan ke unit EDP/Hasil untuk tindakan key-in?
Pemerhatian :
(ii) Adakah semakan dan proses edit dibuat setelah
semua data di key-in?
Pemerhatian :
(iii) Adakah peraturan atau prosedur tertentu
diwujudkan untuk menyemak dan memproses semula input yang tidak tepat, salah dan lengkap?
Pemerhatian :
p. Aspek Kawalan Aplikasi - Kawalan Proses
Untuk memastikan data diproses dengan betul, lengkap dan mengikut atur cara yang telah diluluskan.
(i) Adakah proses pemindahan (posting) dari fail bayar/transaksi kepada fail Cukai - BDT11 dibuat pada hari yang sama untuk mengelakkan ketinggalan dan bayaran dua kali?
Pemerhatian :
(ii) Adakah pindaan dan penyingkiran maklumat dan
data pada fail Lot - BDT5 dan fail Pemilik - BDT5A dibuat berpandukan arahan dan dokumentasi yang diluluskan?
Pemerhatian :
(iii) Adakah pindaan dan penyingkiran maklumat dan
data di fail Ubah Cukai/Transaksi, Fail Cukai - BDT11, fail Lot - BDT5 dan fail Pemilik - BDT5A dibuat dalam tempoh yang sama supaya maklumat pada bil cukai tanah memberikan status yang terkini?
Pemerhatian :
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
32 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(iv) Adakah berlaku kelewatan ketara dalam
mengemaskinikan data dan maklumat dalam fail terlibat sehingga berlaku perbezaan maklumat dengan bil cukai tanah yang dicetak komputer?
Pemerhatian :
(v) Adakah perkiraan denda lewat (bagi bayaran
cukai tanah selepas 31 Mei) dikira secara automatik oleh sistem?
Pemerhatian :
(vi) Adakah Daftar Penerimaan (Posting Akaun
Cukai) dibuat (run) pada setiap hari bekerja bagi memastikan data dan rekod cukai adalah kemas kini?
Pemerhatian :
(vii) Adakah program/sistem dapat mengesan data
yang tidak betul bagi menjamin ketepatan data yang di key-in dari segi logik character, semak digit dan lain-lain?
Pemerhatian :
q. Aspek Kawalan Aplikasi – Kawalan Output
Untuk memastikan maklumat yang dihasilkan oleh sistem berkomputer ini adalah terkini, berintegriti, mencukupi dan tepat.
(i) Adakah laporan kemas kini data (edit listing) disediakan untuk disemak dan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa bagi memastikan ketepatan dan kelengkapan data yang diproses?
Pemerhatian :
(ii) Adakah Senarai Penerimaan Harian, Penyata
Penjenisan Hasil Harian dan Laporan Penyata Pentadbir disemak dan disahkan oleh Pentadbir Tanah/pegawai yang diberi kuasa sebagai akuan segala kutipan telah diambil kira dengan sewajarnya?
Pemerhatian :
(iii) Adakah laporan diedarkan kepada pihak yang
dibenarkan sahaja?
Pemerhatian :
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
33 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(iv) Adakah kata laluan khusus diwujudkan untuk
memastikan hanya pegawai tertentu sahaja dapat access kepada output?
Pemerhatian :
r. Penggunaan CAATTs – Analisis ACL
Untuk menilai keberkesanan kawalan aplikasi dalam memastikan integriti data dan maklumat SPTB daripada aspek kelengkapan, ketepatan, kesahihan dan kesempurnaan data.
(i) Kelengkapan dan ketepatan data:
• Menentukan semua medan penting diisi
dengan lengkap • Menentukan medan dikemaskinikan;
Contoh tarikh pajakan, tempoh pajakan, lot, pemilik dan sebagainya.
• Menentukan hubung kait antara nombor resit dengan flag-bayar adalah betul:
• (BYR-FLG=0 : cukai tanah belum bayar) • (BYR-FLG=1 : cukai tanah telah bayar)
Pemerhatian :
(ii) Tunggakan Cukai Tanah:
• Tunggakan keseluruhan • Mengusiakan tunggakan cukai tanah
mengikut tahun • Menentukan pemilik tanah yang
mempunyai tunggakan cukai melebihi RM10,000
• Menentukan pemilik tanah yang mempunyai tunggakan cukai melebihi 10 tahun
• Menentukan Notis 6A dikeluarkan kepada pemilik yang mempunyai tunggakan cukai tanah
Pemerhatian :
(iii) Denda:
• Ketepatan pengiraan kadar denda • Menentukan denda tidak dikenakan ke atas
pemilik tanah yang membayar cukai tanah sebelum 31 Mei
Pemerhatian :
Pengurusan Hasil Pejabat Tanah
34 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(iv) Lain-lain Isu:
• Remisyen tidak diberi selepas tamat tempoh
• Cukai tanah dikenakan kurang dari kadar minimum
• Hak milik A.A (approved application) belum diganti
• Pegangan tanah “Padi” kurang dari 2 ekar • Tanah syarat pertanian yang diwartakan di
bawah Akta Penempatan Berkelompok 1960 ditukar syarat kepada penggunaan bangunan atau perindustrian sebelum pembatalan pewartaan asal.
• Tanah di bawah Akta Penempatan Berkelompok 1960 dipegang secara pembahagian hak setelah kematian pemilik asal.
Pemerhatian :
2.7 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT
2.8 PEGAWAI YANG MENJALANKAN PENGAUDITAN
a. Nama :
Jawatan :
b. Nama :
Jawatan :
c. Nama :
Jawatan :
2.9 PEGAWAI YANG MENYEMAK
a. Nama :
Jawatan :
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
36 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
3 Pendaftaran Suratcara Urus Niaga
dan Bukan Urus Niaga Tanah
3.1 PENDAHULUAN
Suratcara adalah satu dokumen yang digunakan untuk menyempurnakan sesuatu
Urus Niaga Tanah sama ada milik individu, syarikat, kerajaan, badan berkanun dan
sebagainya. Menurut Peruntukan yang terkandung di Seksyen 207, KTN Suratcara
ini mesti didaftarkan di Pejabat Tanah atau Pejabat Pendaftar (Pejabat Tanah Dan
Galian) bagi memelihara kepentingan ke atas tanah yang diurusniagakan.
Penyediaan dan pengisian borang (Suratcara) tersebut dinyatakan dalam Seksyen
212, Kanun Tanah Negara.
3.2 JENIS SURATCARA
Suratcara ini terbahagi kepada 2 kategori iaitu Suratcara Urus Niaga dan Suratcara
Bukan Urus Niaga.
a. Suratcara Urus Niaga
Suratcara Urus Niaga adalah melibatkan sesuatu urus niaga terhadap hak
milik tanah. Urus niaga ini adalah seperti berikut :
(i) Pindah milik tanah, bahagian atau pajakan (Borang 14 A)
(ii) Pindah milik gadaian ( Borang 14 B)
(iii) Pajakan tanah (Borang 15 A)
(iv) Pajakan kecil tanah (Borang 15B)
(v) Penyerahan balik pajakan
(vi) Gadaian untuk menjamin pembayaran wang bermasa (Borang 16B)
(vii) Menempohkan gadaian
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
37 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(viii) Perakuan jualan oleh Mahkamah
(ix) Perakuan jual oleh Pemungut
(x) Melepaskan gadaian
(xi) Pemberian ismen
(xii) Pemberian ismen berbalas berkenaan dengan dinding/sempadan
berkongsi
(xiii) Melepaskan ismen.
b. Suratcara Bukan Urus Niaga
Suratcara Bukan Urus Niaga adalah terdiri daripada perkara berikut:
(i) Kaveat
(ii) Surat Wakil Kuasa
(iii) Perintah Mahkamah
3.3 ORANG ATAU BADAN URUSAN YANG BOLEH MELAKSANAKAN
SURATCARA
Mengikut Seksyen 205 (2), KTN orang yang boleh melaksanakan sesuatu Suratcara
untuk didaftarkan adalah seperti yang disenaraikan di Seksyen 43, KTN.
3.4 PERUNTUKAN UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
Undang-undang dan peraturan yang dijadikan rujukan dalam pengauditan ini ialah:
a. Kanun Tanah Negara, 1965 (AKTA 56/65)
b. Peraturan Tanah Negeri
c. Pekeliling Pengarah Tanah Dan Galian Negeri
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
38 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
d. Pekeliling Ketua Pengarah Tanah Dan Galian Persekutuan
e. Akta Setem Duti, 1949
f. Pekeliling Duti Setem
3.5 PROSES KERJA PENDAFTARAN SURATCARA
Kanun Tanah Negara telah menggariskan beberapa prosedur/proses untuk
mendaftarkan Suratcara yang akan dilakukan. Prosedur ini perlulah dipatuhi bagi
menjamin proses pendaftarannya dapat dilaksanakan dengan cepat, tepat dan
memberikan jaminan kepentingan pihak yang berkepentingan kepada sesuatu
Suratcara. Prosedur tersebut adalah seperti berikut:
a. Penyempurna Pendaftaran
Penyempurnaan sesuatu pendaftaran Suratcara hendaklah disempurnakan
oleh orang yang berikut :
(i) Tuan Punya Tanah
Menurut Seksyen 210 (1), KTN urusan pendaftaran Suratcara ini
hendaklah dilakukan oleh pihak yang berkenaan. Contoh Suratcara
pindah milik hendaklah disempurnakan oleh tuan punya asal tanah
berkenaan dan penerima pindah milik.
(ii) Wakil Tuan Tanah
Penyempurnaan pendaftaran Suratcara ini boleh juga dilaksanakan
melalui surat perwakilan kuasa daripada Tuan Tanah kepada individu
lain. Maksud individu lain adalah:
• Individu lain dengan menggunakan satu surat kuasa wakil
yang sah dikeluarkan oleh tuan punya tanah;
• Individu lain di bawah mana-mana undang-undang bertulis;
dan
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
39 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
• Dengan perintah mahkamah.
b. Tandatangan Penyempurnaan Suratcara
Seksyen 210 (2), KTN menghendaki semua individu yang menyempurnakan
Suratcara hendaklah menurunkan cap jari atau menurunkan tandatangan di
atas Suratcara berkenaan. Individu tersebut yang dimaksudkan adalah seperti
berikut :
(i) Orang perseorangan
(ii) Orang perseorangan yang bersifat sebagai Pemegang Amanah
(iii) Pegawai Awam atas jawatannya seperti Penolong Pendaftar
Mahkamah Tinggi, Pegawai Pemegang Harta dan Pentadbir Rasmi.
(iv) Syarikat yang ditubuhkan di bawah Akta Syarikat, 1965 dan telah
termaktub dalam Memorandum penubuhannya. Menurut Proviso
dalam Seksyen 210 (3), KTN, Suratcara yang telah dimateraikan
dengan materai syarikat adalah disifatkan sebagai telah sempurna
pendaftarannya. Penyataan ini hendaklah dibuat oleh Setiausaha.
(iv) Bagi Syarikat Kerjasama mengikut undang-undang kecil
penubuhannya.
(v) Badan Berkanun Negeri dan Persekutuan diuruskan mengikut
undang-undang kecil penubuhannya.
(vi) Bagi Pertubuhan yang memiliki tanah urusannya adalah
disempurnakan oleh 3 pegawai yang disahkan dengan perakuan
Pendaftar Pertubuhan dan dimateraikan dengan materai Pertubuhan
berkenaan.
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
40 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(viii) Bagi Raja Pemerintah, Kerajaan Pertubuhan di bawah Diplomatic
And Consular Privilege Ordinance 1957 penyempurnaan Suratcara
ialah orang yang mempunyai kuasa bertulis.
c. Penyaksian Suratcara Yang Boleh Didaftarkan
Mengikut peruntukan dalam Seksyen 211, KTN penyempurnaan Suratcara
hendaklah disaksikan oleh salah seorang berikut :
(i) Pesuruhjaya Tanah Dan Galian
(ii) Pendaftar Hak Milik Tanah
(iii) Mana-mana Pegawai Mahkamah dan Pentadbir Rasmi
(iv) Pegawai dalam Jadual Kelima, KTN
d. Surat Kuasa Wakil
Di bawah Seksyen 309 (1)(a), KTN surat kuasa wakil terbahagi dua:
(i) Seksyen 10, Power of Attorney Ordinance 1949
(ii) Seksyen 4(4), Power of Attorney Ordinance 1949
e. Bayaran Setem Suratcara
Suratcara yang telah disempurnakan cukai setem hendaklah dibayar kepada
Timbalan Pemungut Cukai Setem yang terdiri dari Pegawai Daerah,
Penolong Pegawai Daerah atau Pegawai di Lembaga Hasil Dalam Negeri.
Mulai 1 Januari 1978, Pemungut Cukai Setem adalah Lembaga Hasil Dalam
Negeri. Penentuan kadar kutipan cukai setem adalah bergantung kepada jenis
urus niaga Suratcara seperti berikut :
(i) Urus niaga pindah milik tanah – Jabatan Penilaian Harta atau
Pemungut Hasil Tanah.
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
41 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(ii) Urus niaga gadaian tanah – Kadar mengikut butiran 27(a), Jadual
Pertama, Ordinan Cukai Setem.
(iii) Urus niaga melepaskan gadaian – Mengikut Butiran 65, Jadual
Pertama Ordinan.
(iv) Urus niaga pajakan tanah – Mengikut Butiran 49, Jadual Pertama
Ordinan.
f. Penerimaan Suratcara Urusan
Semua Suratcara diterima dan dicatatkan dalam Buku Perserahan oleh
Pendaftar atau PTD berserta dengan bayaran pendaftaran dan salinan asal
yang telah disetem.
g. Dokumen Yang Perlu Disertakan
Di bawah Seksyen 294(1)(b), Kanun Tanah Negara, dokumen yang perlu
disertakan untuk mendaftarkan Suratcara adalah bergantung kepada jenis
urus niaga seperti di Jadual 1 :
Jadual 1: Dokumen yang perlu disertakan untuk mendaftarkan
Suratcara
Jenis Suratcara Dokumen yang
diperlukan
Seksyen Dalam
KTN
(i) Pindah Milik tanah
T(Borang 14A) (ii) Pajakan Tanah (Borang 15 A) (iii) Penyerahan Balik Pajakan (Borang 5C) (iv) Gadaian Tanah (Borang16 A & B) (v) Pelepasan Gadaian (Borang 16 N)
Dokumen Hak Milik Keluaran Dokumen Hak Milik Keluaran Dokumen Hak milik Keluaran dengan pendua Pajakan Dokumen Hak Milik Keluaran Dokumen Hak Milik Keluaran dengan pendua Gadaian.
294(2)(a)
294(2)(a)
294(2)(a) & (b)
294(2)(a) & (b)
294(2)(a) & (c)
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
42 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(vi) Perakuan Jualan (Borang 16 F/16 I) (vii) Pemberian Ismen (Borang 17A/17B) (viii) Melepaskan Ismen (Borang 17C) (ix) Pindah milik Pajakan (Borang 14A) (x) Gadaian Pajakan
(Borang 16/16B) (xi) Pelepasan gadaian Pajakan (Borang 16N) (xii) Perakuan Jualan pajakan (Borang 16
F/16 I) (xiii) Pajakan kecil (Borang 15B)
(xiv) Penyerahan balik
pajakan kecil (Borang 15C)
(xv) Pindah milik pajakan
kecil (Borang 14A) (xvi) Gadaian pajakan kecil
(Borang 16A/16B
(xvii) Pelepasan gadaian pajakan kecil (Borang 16N)
Dokumen Hak Milik Keluaran dengan pendua Gadaian DHK Tanah Yang mengusai dan tanah yang menanggung DHK tanah yang menguasai dan tanah yang menanggung Pendua Pajakan Pendua Pajakan
Pendua Pajakan dan Pendua Gadaian Pajakan Pendua Pajakan dan Pendua Gadaian Pajakan
Pendua pajakan atasan atau pendua pajakan kecil atasan dan pendua pajakan kecil Pendua Pajakan Kecil
Pendua Pajakan Kecil Pendua Pajakan Kecil
Pendua Pajakan Kecil dan Pendua Gadaian Pajakan Kecil
294(2)(a)
294(2)(a)
294(2)(a)
294(2)(a)
294(2)(a) & (b)
294(2)(a) & (b)
294(2)(a)
294(2)(a) & (b)
294(2)(a)
294(2)(a)
294(2)(a)
294(2)(a) & (b)
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
43 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(xviii) Perakuan jualan pajakan
kecil (Borang 16F/16I)
(xix) Pindah milik gadaian
(Borang 14B) (xx) Penempuhan gadaian
(Borang16C)
Pendua Pajakan Kecil dan Pendua Gadaian Pajakan Kecil Pendua Gadaian Pendua Gadaian
294(2)(a) & (c)
294(2)(a)
294(2)(a)
3.6 OBJEKTIF PENGAUDITAN
Objektif Pengauditan ini adalah untuk menentukan sama ada:
a. Proses pendaftaran Suratcara dibuat mengikut peraturan yang telah
disediakan.
b. Bayaran pendaftaran telah dipungut dengan tepat mengikut kadar yang
ditetapkan.
c. Bayaran duti setem telah dipungut dengan tepat.
d. Rekod dan daftar berkaitan diselenggarakan dengan kemas kini.
3.7 SKOP PENGAUDITAN
Menyemak semua Suratcara yang didaftarkan di Pejabat Tanah Daerah dan Pejabat
Pendaftar (Pengarah Tanah dan Galian) untuk tempoh 3 tahun kebelakangan dari
tarikh pengauditan dijalankan.
3.8 METODOLOGI PENGAUDITAN
Kaedah pengauditan pendaftaran Suratcara ini adalah menggunakan kaedah
pengauditan pematuhan. Tatacara pengauditannya bermula daripada penerimaan
Suratcara oleh Pentadbir atau Pendaftar Tanah sehinggalah ianya didaftarkan dalam
Dokumen Hak Milik Daftar (DHD) di Pejabat Pendaftar.
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
44 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
3.9 SENARAI SEMAK
a. Proses Permohonan Pendaftaran
Semua permohonan pendaftaran Suratcara didaftarkan dalam Daftar Perserahan Pejabat Tanah daerah atau Pejabat Pendaftar. Tujuan Audit : Untuk menentukan semua permohonan didaftarkan mengikut prosedur pendaftaran yang telah ditetapkan.
(i) Daripada Daftar Perserahan dapatkan maklumat Jenis Suratcara, Bilangan dan jumlah bagi sesuatu tempoh yang dirancang dalam skop pengauditan.
JENIS
SURATCARA
TAHUN 1 TAHUN 2 TAHUN 3 Bil. Jumlah
(RM) Bil. Jumlah
(RM) Bil Jumlah
(RM)
• Perserahan Urus niaga - Pindah milik - Gadaian
- Melepaskan Gadaian
• Pelbagai
Dokumen • Kaveat • Lain-lain
Perserahan
- Daftar Power Of Attorney
- Perintah Mahkamah - Deed of Trust
JUMLAH
Pemerhatian :
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
45 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(ii) Daripada Buku Daftar Perserahan pastikan Buku Daftar ini diselenggarakan dengan kemas kini dan lengkap. Semua maklumat dan kelayakan pendaftaran Suratcara sebagaimana dalam Sek. 294 dan Sek. 351(1) dan Sek. 352, Kanun Tanah Negara di patuhi.
Pemerhatian :
b. oProses Pendaftaran
Tujuan Audit : Untuk menentukan proses pendaftaran Suratcara dibuat mengikut
peraturan ditetapkan bagi melindungi kepentingan Suratcara berkenaan dan orang
yang berkepentingan
(i) Pilih 10% daripada setiap jenis Suratcara yang dipilih sebagai sampel audit dan tentukan perkara berikut :
Langkah Utama
Perkara Yang Diperhatikan
Rujukan • Penerimaan Suratcara
- Catatan masa dan
tarikh di atas Suratcara
Masa dan tarikh dicatatkan di bahagian yang mudah dilihat selain dari ruangan “Untuk Kegunaan Pejabat Pendaftaran” dalam Borang Permohonan. Bagi penerimaan Suratcara melalui pos, masa perserahan adalah mengikut masa ianya dibuka. • Bayaran pendaftaran • Bayaran pendaftaran lewat
sekiranya penyerahan dibuat selepas 3 bulan daripada tarikh penyempurnaan.
• Bayaran Cukai Setem disempurnakan dengan mencukupi.
Seksyen 292, KTN
Seksyen295 (1), KTN Seksyen
293(1)(a), KTN
Seksyen293 (1)(b), KTN
Seksyen
294(1)(a), KTN
- Semua Borang Permohonan seperti Borang 14A, 15A, 16A, 16 I & 16N disertakan dengan salinan asal Suratcara
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
46 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
Langkah Utama
Perkara Yang Diperhatikan
Rujukan • Buku Perserahan Dari Buku Perserahan,
pastikan Pendaftar atau PTD memasukkan butir Suratcara dalam Buku Perserahan selepas berpuas hati kandungan dalam sesuatu Suratcara
• Pendaftaran
Suratcara
- Tentukan Suratcara yang didaftarkan mengikut prosedur yang ditetapkan dalam seksyen 304,305,306,307 dan 308, KTN seperti berikut :
o Pendaftaran
Suratcara Pindah Milik
o Pendaftaran Suratcara Pajakan Tanah
o Pelepasan Gadaian Tanah
Pastikan Suratcara yang dicatatkan dalam Buku Perserahan adalah : • Tiada larangan kaveat atau
perintah di bawah Seksyen 351(1) / 352(1), KTN
• Layak didaftarkan di bawah Seksyen 301, KTN
• Dokumen yang lengkap di bawah Seksyen 294(1)(b),294(3)(a)&(b), KTN.
Pastikan bahawa Suratcara yang didaftarkan dalam Dokumen Hak Milik Daftar adalah dalam keadaan berikut :
• Disusun mengikut No.Jilid /
Folio • Dijilid tiap-tiap 100 Suratcara
Pastikan Pendaftar / PTD mengambil tindakan mendaftar sebagaimana berikut : • Membuat catatan memorial
DHK • Melengkapkan ruangan”untuk
Kegunaan Pejabat Pendaftar” • Memfailkan Suratcara • Membuat salinan memorial
dalam DHK • Mengembalikan semula DHK
kepada pemilik atau wakil - sda - - sda -
Seksyen 351 (1)/352(1),
KTN
Seksyen 301, KTN
Seksyen 294 (1)(b), KTN Seksyen 294
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
47 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
Pemerhatian :
(ii) Adakah borang permohonan disokong dengan dokumen seperti berikut : Hak Milik asal Resit Cukai tahunan Semasa Surat Kebenaran (Jika Ada) Jumlah Nilai Setem Surat Kuasa wakil Surat Persetujuan Gadaian dari bank Penyelesaian dari PTD/Peguam
Pemerhatian :
(iii) Adakah bil telah disediakan untuk kutipan bayaran perkhidmatan Bayaran daftar Hak Milik berikut Noting P.A. (jika ada) Denda Lewat (jika ada)
Pemerhatian :
(iv) Adakah bayaran pendaftaran dipungut mengikut kadar yang telah ditetapkan
dalam Peraturan Tanah Negeri masing-masing. Contoh: Negeri Johor mengikut
Jadual V, Peraturan Tanah Johor, 1966 (Pindaan 2002).
Pemerhatian :
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
48 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(v) Bagi Suratcara Pindah Milik, adakah penilaian harta dibuat mengikut Had Duti
Setem yang dibenarkan oleh
Pentadbir Tanah Daerah Timbalan Pemungut Duti setem Lain-lain Penilai
Pemerhatian :
(vi) Adakah Kadar bayaran Pendaftaran Duti Setem dikenakan berdasarkan harga
jualan atau harga pasaran yang dinilai oleh Pendaftar / Pengarah Penilaian
Negeri (mengikut mana lebih tinggi)
Pemerhatian :
(vii) Adakah denda kerana lewat mendaftar, denda duti setem dikenakan mengikut
kadar yang ditetapkan.
Pemerhatian :
(viii) Adakah semua Suratcara yang diterima telah direkodkan dalam Daftar
Perserahan
Pemerhatian :
(ix) Adakah setiap Suratcara diberikan Nombor Folio dan disimpan mengikut jenis
Suratcara masing-masing.
Pemerhatian :
(x) Sudahkah catatan ingatan (memorial) dibuat dalam Suratan Hak Milik,
Dokumen Hak Milik Daftar (DHK) dan Dokumen Hak Milik Keluaran (DHK).
Pemerhatian :
(xi) Sudahkah DHK yang telah dicatat dan diserahkan kepada pemilik dengan cara
berikut :
• Pemilik mengambil sendiri
• Pos berdaftar
Pemerhatian :
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
49 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(xii) Pastikan Suratcara yang terdahulu disemak uji untuk menentukan setem yang
ditampal masih sempurna.
Pemerhatian :
(xiii) Pastikan setem pada Suratcara terdahulu telah dibatalkan dengan ditebuk
mengikut peraturan yang ditetapkan.
Pemerhatian :
CONTOH KADAR BAYARAN PENDAFTARAN SURATCARA DI NEGERI
JOHOR MENGIKUT JADUAL KE V, PERATURAN TANAH JOHOR 2002
Jenis Pendaftaran Suratcara Rujukan KTN Kadar Bayaran
a. Pindah Milik Tanah:
(i) Tidak melebihi RM25,000.00
(ii) RM25,000.00 hingga RM50,000.00
(iii) RM50,000.00 hingga RM100,000.00
(iv) RM100,000.00 hingga RM200,000.00
(v) RM200,000.00 hingga RM300,000.00
(vi) RM 300,000.00 hingga RM400,000.00
(vii) RM 400,000.00 hingga RM500,000.00
(viii) Melebihi RM500,000.00
b. Pindah Milik Cagaran
c. Pajakan
d. Pajakan Kecil
e. Penyerahan Pajakan atau Pajakan Kecil
f. Cagaran
g. Pelepasan Cagaran
h. Pembatalan Cagaran
i. Pemberian Ismen
j. Penyerahan Pembatalan Pajakan
215 – 218 (1)
218 (2)
221
222
239
242
278
314(2)
286
313
50.00
80.00
150.00
300.00
600.00
1,500.00
2,000.00
2,000.00 dan 100.00 bagi
setiap tambahan 50,000.00
60.00
150.00
150.00
50.00
60.00
60.00
60.00
100.00
60.00
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
50 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
k. Penyerahan Pembatalan Ismen
l. Endorsment of Tenancy Exempt
m. Withdrawal of Private Caveat
n. Withdrawal of Lien-holders Caveat
o. Removal of Trust Caveat
p. Certificate of Sale by Court
q. Certificate of Sale by Land Adminstrator
315
316
325
331
333(5)
259
265
60.00
60.00
60.00
60.00
60.00
Mengikut Kadar nilaian
jualan sepeti di atas.
- sda -
3.10 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT
3.11 PEGAWAI YANG MENJALANKAN PENGAUDITAN
a. NAMA :
JAWATAN :
b. NAMA :
JAWATAN :
c. NAMA :
JAWATAN :
3.12 PEGAWAI YANG MENYEMAK
a. NAMA :
JAWATAN :
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
51 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
3.13 CARTA ALIRAN PROSES PENDAFTARAN SURATCARA URUS NIAGA
Semak borang: - Hak milik asal - Resit cukai tanah tahun semasa - Surat Kebenaran (jika ada) - Jumlah Nilaian Setem - Surat Kuasa Wakil (jika ada) - Penyaksian (PTD/Peguam)
Semak suratan daripada Ketua Kerani bila diterima: - Melepaskan Gadaian - Pindah milik - Gadaian - Pajakan Tanah - Perakuan Jual
Tidak
A
Mula
Terima Borang Permohonan 14A, 15A,
16A, 16N dan 16I
Semak Borang Permohonan
Lengkap?
Sediakan bil bayaran: - Bayaran daftar - Hak Milik berikut - Noting PA (Jika ada) - Denda Lewat (Jika
ada)
Ya
Daftar dalam Buku Perserahan
(Beri nombor jilid dan folio)
Teratur?
Tidak
Ada kaveat
Semak Suratan drpd Ketua Kerani
Digantung (Siasat)
KKP
(Mohon dokumen tertinggal)
Ya
Daftar DHD dan DHK
(Tandatangan oleh PTD)
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
52 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
A
Terima Suratcara berdaftar daripada
KPIV
Daftar di dalam Buku
Perserahan
Serah semula DHK
kepada pemohon atau dipos secara berdaftar
Surat Asal
Serah kepada Pengawas
Bilik Kebal
Disusun mengikut
nombor jilid dan folio
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
53 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
3.14 CARTA ALIRAN PROSES PENDAFTARAN SURATCARA BUKAN URUS
NIAGA
A
Terima Borang
Permohonan
Lengkap?
Tidak
Pembetulan Nama (Seksyen 73)
- Hak Milik Asal - Borang Permohonan - Surat Akuan
Ya
Surat Kuasa Wakil (Seksyen 309)
- Borang Permohonan - Salinan Pendua disahkan oleh
Peguam - Tandatangan Orang
berkenaan
Surat Ikatan Amanah - Borang Permohonan - Surat Akuan - Penyaksian (PTD/Peguam)
Pindahan Pentadbir - Borang E/T (Ordinan Pusaka Kecil) - Borang Kaveat Pentadbir - Hak Milik Asal
Pindahan Mahkamah - Grant of Probate/Letter of
Administration - Disahkan oleh Mahkamah - Salinan Pendua disahkan oleh Peguam
Pendaftaran Suratcara Urus Niaga dan Bukan Urus Niaga
54 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
A
Kemasukan Kaveat Persendirian (Seksyen 323)
- Borang 19B - Surat Akuan - Surat Perjanjian - Penyaksian (PTD?Peguam)
Kemasukan Kaveat Pemegang Lien (Seksyen 330)
- Borang 19D - Hak Milik Asal - Penyaksian (PTD/Peguam)
Pembatalan Surat Kuasa Wakil - Surat Pembatalan oleh Mahkamah (2 salinan) - Salinan pendua disahkan oleh peguam - Nombor jilid & folio yang akan dibatalkan - Tandatangan orang berkenaan
Menarik balik Kaveat Persendirian/Pemegang Lien
- Borang 8 (1 salinan) - Nombor jilid & folio yang akan dibatalkan - Penyaksian (PTD/Peguam)
Sediakan Bil Bayaran
- Pembetulan Nama RM 20.00 - Surat Kuasa Wakil/Pembatalan RM 20.00 - Pindahan: Pentadbir Percuma Mahkamah RM20.00 - Kaveat Persendirian/Lien RM30.00 - Memotong Kaveat RM20.00 - Notis Masuk/Memotong RM3.00 - Menarik balik Kaveat RM20.00 - Surat Ikatan Amanah Daftar RM20.00 DHD RM20.00
Catatan dalam Buku Daftar berkenaan. Berikan nombor
jilid dan folio
Tandatangan PTD
Serahkan semula kepada pemohon
Tamat
Permit Dan Royalti Bahan Batu
56 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
4 Permit Dan Royalti Bahan Batu
4.1 PENDAHULUAN
Mengikut Seksyen 5, Kanun Tanah Negara 1965, bahan batuan bermakna batu,
granit, batu kapur, marble, batu kerikil, pasir, tanah, tanah merah, tanah gembur,
tanah liat, lumpur, tanah berumput, tanah gambut, batu karang dan kulit kerang.
Berdasarkan Seksyen 14 dan 70, Kanun Tanah Negara (KTN), Pihak Berkuasa
Negeri boleh membenarkan pengeluaran, peralihan dan pengangkutan mana-mana
bahan batuan dari:
a. Tanah Negeri
b. Tanah bermilik
c. Tanah lombong
d. Tanah simpanan
Permit untuk mengeluarkan dan mengambil bahan batuan tidak boleh dikeluarkan
untuk maksud mendapatkan logam atau galian dari tanah dan mengeluarkan hasil
hutan.
4.2 KUASA MENGELUARKAN PERMIT
Seperti yang diperuntukkan dalam Seksyen 71, KTN, permit boleh dikeluarkan oleh:
a. Pentadbir Tanah (PT) bagi tanah Kerajaan;
b. PT bagi tanah milik dengan syarat tuan punya tanah telah mempersetujui jika
permit akan diberikan kepada orang lain;
c. PT bagi tanah lombong (dengan syarat mendapat persetujuan daripada
Merinyu Kanan Galian atau mana-mana pegawai lain yang pada masa itu
ditugaskan untuk mentadbirkan mana-mana undang-undang bertulis
berkaitan dengan perlombongan dalam Negeri itu) kepada mana-mana
Permit Dan Royalti Bahan Batu
57 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
orang/badan yang berhak mendapat faedah atau mana-mana orang atau
badan lain dengan persetujuan orang atau badan itu; dan
d. PT bagi tanah rizab dengan syarat pegawai yang mengawalnya telah
bersetuju dengan pemberian permit itu.
4.3 SYARAT PERMIT
Berdasarkan Seksyen 72(1), 72(2) dan 73, Kanun Tanah Negara, setiap permit yang
dikeluarkan adalah tertakluk kepada syarat berikut:
a. Tempoh permit akan berakhir pada akhir setiap tahun walaupun jumlah
bahan batuan yang ditetapkan belum dikeluarkan dan diambil.
b. Ia tidak boleh digunakan bagi maksud yang lain daripada pengeluaran dan
pengambilan bahan batuan sebagaimana yang dinyatakan dalamnya.
c. Pengeluaran bahan batuan tidak boleh melebihi jumlah yang telah
ditetapkan.
d. Permit tidak boleh dipindah milik.
e. Permit akan luput apabila berlaku kematian ke atas individu atau
pembubaran badan yang kepadanya ia dikeluarkan.
f. Permit boleh dibatalkan dengan serta merta dengan atau tanpa bayaran
pampasan.
4.4 DEPOSIT PENGELUARAN BAHAN BATUAN
Mengikut Seksyen 74, Kanun Tanah Negara, jika diarahkan oleh Pihak Berkuasa
Negeri (PBN), Pentadbir Tanah hendaklah meminta orang/badan yang kepadanya
permit dikeluarkan untuk membayar deposit sebagai jaminan untuk:
a. Memastikan peraturan yang ditetapkan dipatuhi sepenuhnya.
b. Tanah dipulihkan setelah permit ditamatkan.
Permit Dan Royalti Bahan Batu
58 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
c. Deposit dikembalikan sekiranya semua syarat dipatuhi.
4.5 BADAN ATAU ORANG YANG LAYAK DIKELUARKAN PERMIT
Seksyen 43, Kanun Tanah Negara menetapkan permohonan permit pengeluaran
bahan batuan boleh diterima daripada persendirian atau perbadanan seperti berikut:
a. Persendirian/individu yang melebihi umur layak.
b. Perbadanan yang mempunyai kuasa di bawah Perlembagaan untuk
memegang tanah.
c. Pemerintah, Kerajaan, organisasi yang berkuasa memegang tanah di bawah
peruntukan Ordinan Keistimewaan Diplomatik dan Konsul, 1957.
d. Perbadanan yang diberi kuasa untuk memegang tanah di bawah mana-mana
undang bertulis dengan syarat adalah tidak perlu bagi sesuatu perbadanan
untuk berkuasa memegang tanah untuk membolehkannya memohon dan
dikeluarkan satu permit untuk mengeluarkan dan memindahkan bahan
batuan.
4.6 PERUNTUKAN UNDANG-UNDANG
a. Kanun Tanah Negara, 1965
b. Akta Kualiti Alam Sekitar, 1974 (Pindaan 1985)
c. Peraturan Tanah Negeri
d. Manual Kanun Tanah Negara
e. Pekeliling Ketua Pengarah Tanah dan Galian Persekutuan
Permit Dan Royalti Bahan Batu
59 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
4.7 PROSES KERJA
Proses kerja bagi permit dan royalti adalah seperti berikut:
PROSES
RUJUKAN
a. Permohonan
(i) PT menerima permohonan untuk permit bagi pengeluaran, pemprosesan dan pengambilan bahan batuan.
• Permohonan dibuat dalam bentuk surat atau
melalui Borang Permohonan Permit • Permohonan yang dibuat melalui surat hendaklah
mengandungi perkara berikut:
- keterangan tentang tanah dari mana bahan batuan akan diambil.
- bahan batuan yang hendak dikeluarkan,
kuantiti dan tempoh pengeluaran. - nama dan alamat pemohon.
• Permohonan yang dibuat melalui borang
mengandungi maklumat seperti berikut:
- Maklumat pemohon (individu, perbadanan dan pertubuhan)
- Perihal tanah - Peta Lokasi Tanah dan pelan petunjuk - Salinan geran atas lot yang dipohon - Pelan Kontur - Salinan daftar syarikat - Bayaran permohonan
- Surat kebenaran tuan tanah untuk
menggunakan jalan di kawasan sekitar
• PT hendaklah menolak terus permohonan dalam keadaan tertentu jika diberi kuasa untuk berbuat demikian oleh Kaedah Tanah Negeri.
Seksyen 72(3) KTN Kaedah/Peraturan Tanah Negeri
Permit Dan Royalti Bahan Batu
60 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(ii) PT mengarahkan Juru Surih menandakan dan
menyediakan laporan tanah
• Juru Surih hendaklah menandakan kawasan yang dipohon dan mencatat rujukan fail dalam syit litho yang berkenaan
• Laporan yang disediakan oleh Juru Surih
hendaklah mengandungi maklumat berikut:
- Tempat letaknya tanah nama mukim, pekan atau bandar.
- Sama ada tanah itu tanah kerajaan, tanah milik,
tanah rizab untuk maksud awam, tanah lombong atau rizab hutan.
- Sama ada tanah itu terletak di dalam kawasan
pihak berkuasa tempatan. - Sama ada tanah itu berada dalam perizaban
Melayu. - Sama ada Lesen Pendudukan Sementara (LPS)
atau permit dikeluarkan atas tanah itu. - Sama ada permohonan terdahulu dibuat
• PT mengkaji Laporan Juru Surih.
(iii) PT mengarahkan Pegawai Penempatan untuk membuat laporan tanah (tidak termasuk bagi tanah di bawah syarat nyata hak milik tanah Gred 1).
• Pegawai Petempatan hendaklah:
- Membuat lawatan tanah untuk mengenal pasti dan memperenggang tanah itu.
- Memaklumkan apa yang ada di atas tanah dan
di kawasan sekelilingnya. - Menerangkan tentang laluan keluar masuk
tanah yang dipohon. - Menerangkan tentang kedudukan saliran
kawasan tersebut. - Jika tanah itu merupakan tanah lombong,
Permit Dan Royalti Bahan Batu
61 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
nyatakan sama ada ia masih digunakan untuk perlombongan.
- Jika tanah itu tanah dirizabkan bagi maksud
awam, nyatakan sama ada tanah itu digunakan untuk maksud awam.
- Menyatakan sama ada tanah itu
berkemungkinan diperlukan bagi maksud awam.
- Memperakukan jabatan yang permohonan itu
perlu dirujukkan untuk mendapatkan pandangan.
- Menyatakan tentang kesan yang mungkin
berlaku dengan pengambilan bahan batuan daripada kawasan itu.
• Pegawai Petempatan hendaklah menyediakan satu
laporan kepada PT.
(iv) PT mendapatkan ulasan daripada Jabatan Teknikal (tidak termasuk bagi tanah di bawah syarat nyata hak milik tanah Gred 1).
• Ulasan daripada Jabatan Teknikal yang terlibat
diperoleh.
(v) PT merujuk permohonan kepada jabatan/orang/badan berkenaan.
• Rujukan hendaklah dibuat serentak. • Rujukan dibuat kepada Jabatan Alam Sekitar dan
Laporan Kajian Penilaian Kesan Kepada Alam Sekitar (EIA) dikeluarkan oleh Jabatan Alam Sekitar (bagi permohonan tertentu sahaja).
• Bagi permohonan tanah lombong, PT hendaklah
merujuk kepada:
- Merinyu Kanan Galian untuk persetujuan. - Orang/badan yang dicatatkan dalam pajakan
lombong/perakuan lombong sebagai pemegang pajakan.
• Jika permohonan bagi tanah rizab, PT hendaklah
merujuk permohonan kepada Pegawai rizab untuk
Permit Dan Royalti Bahan Batu
62 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
persetujuan. • Bagi permohonan tanah milik yang dibuat oleh
orang yang bukannya tuan punya, PT hendaklah mendapatkan persetujuan tuan punya jika persetujuan tidak dikemukakan bersama permohonan itu.
b. Kelulusan Permohonan
(i) PT meluluskan/menolak permohonan atau PT
memperakukan permohonan diluluskan/ditolak kepada pihak berkuasa berkenaan.
• Kelulusan hanya boleh diberi selepas mendapat
persetujuan daripada orang/jabatan yang berkenaan seperti di para vi0.
• PT hendaklah menyediakan kertas Majlis
Mesyuarat Kerajaan (MMK) dan dikemukakan kepada Pejabat Tanah dan Galian (PTG) untuk kelulusan PBN.
• Kertas MMK dan kelulusan PBN tidak diperlukan
bagi tanah di bawah syarat nyata hak milik tanah Gred 1.
• Untuk mendapatkan persetujuan
kuasa/jawatankuasa tertentu untuk meluluskan permohonan atau kelulusan PBN, PT hendaklah menyediakan kertas yang mengandungi maklumat berkenaan:
- Butir diri pemohon - Bahan batuan yang hendak dikeluarkan dan
diambil - Pandangan jabatan berkenaan - Persetujuan daripada pihak yang sepatutnya - Kelayakan pemohon - Kedudukan tanah dalam pelan - Luas kawasan yang dipohon dan luas kawasan
yang diperakukan untuk kelulusan - Bahan batuan dan kuantitinya
Kaedah Tanah Negeri
Permit Dan Royalti Bahan Batu
63 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
- Kadar bayaran yang dikenakan untuk mengeluarkan, mengambil dan mengangkut bahan batuan
- Tempoh permit - Syarat lain yang dikenakan - Perakuan daripada PT untuk memperakukan
permohonan diterima atau ditolak - Tiada pelanggaran syarat dan tunggakan cukai
tanah
(ii) PT menyampaikan kelulusan/penolakan kepada pemohon.
• Keputusan permohonan (lulus/tolak) hendaklah
disampaikan dengan serta merta kepada pemohon.
• Jika permohonan diluluskan, PT hendaklah:
- Memberitahu pemohon syarat dan terma kelulusan.
- Meminta pemohon untuk membayar bayaran
untuk mengeluarkan, mengambil dan mengangkut bahan batuan sebelum permit dalam Borang 4C dikeluarkan.
- Mendepositkan sejumlah wang yang difikirkan
berpatutan sebagai jaminan pelaksanaan dan pematuhan peruntukan permit.
(iii) Syarat dan terma yang perlu disampaikan kepada
pemohon yang berjaya:
• Luas tanah yang diluluskan untuk dikeluarkan, diambil dan diangkut bahan batuan.
• Jenis bahan batuan yang dibenarkan
• Kuantiti maksimum bahan batuan yang dibenarkan
untuk dikeluarkan, diambil dan diangkut.
• Kadar bayaran yang dikenakan.
• Tempoh permit yang diluluskan.
Kaedah Tanah Negeri Seksyen 74, KTN
Permit Dan Royalti Bahan Batu
64 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(iv) PT mengarahkan Pegawai Petempatan untuk memperenggang tanah yang diluluskan melainkan ia keseluruhan lot yang telah diukur / tanah milik.
• Nombor hendaklah diperuntukkan kepada kawasan
yang telah diperenggangkan dan nombor itu hendaklah dimasukkan dalam Faharasat P.T. serta dalam syit litho.
(v) PT menerima bayaran untuk mengeluarkan, mengambil dan mengangkut bahan batuan serta bayaran deposit.
(vi) PT mengeluarkan permit dalam Borang 4C atas nama pemohon
• Permit hanya dikeluarkan bagi permohonan yang
telah diluluskan
• Rekod pengeluaran permit disediakan dengan lengkap dan kemas kini.
• PT hendaklah mengarahkan Pegawai Petempatan
untuk menunjukkan tanah kepada pemegang permit (jika tanah itu bukan tanah milik).
• Resit bayaran permit perlu dikeluarkan setelah
bayaran dijelaskan.
c. Bayaran Royalti
(i) PT menetapkan kadar bayaran royalti berdasarkan
sistem yang diluluskan
• Resit bayaran permit perlu dikeluarkan setelah bayaran dijelaskan.
• Bayaran royalti tidak tertakluk kepada pemohon
tanah Gred 1 di bawah syarat nyata. • Sistem pengiraan royalti menggunakan kaedah
yang telah diluluskan oleh PBN. • Jika sistem yang diguna pakai ialah doket, PT
menerima penyata bulanan dan doket yang digunakan oleh pemohon.
• Daftar Kawalan Doket disediakan bagi
merekodkan nombor siri doket dan jumlah
Permit Dan Royalti Bahan Batu
65 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
pengeluaran bahan batuan. • Jika sistem yang diguna pakai ialah dengan
menggunakan mesin pemecah utama (primary crusher), PT memastikan keupayaan mesin telah disahkan terlebih dahulu.
• PTG/PBN menetapkan bayaran royalti berdasarkan
keupayaan mesin.
• PT hendaklah memastikan bayaran royalti dijelaskan mengikut amaun dan tempoh masa yang telah ditetapkan.
4.8 OBJEKTIF PENGAUDITAN
Untuk menentukan proses permohonan dan kelulusan Permit Pemindahan Bahan
Batuan dan Bayaran Royalti dilaksanakan mengikut peraturan dan kaedah yang
ditetapkan.
4.9 SKOP PENGAUDITAN
Skop pengauditan meliputi permohonan Permit Pemindahan Bahan Batuan di
Pejabat Daerah dan Tanah. Pemilihan sampel adalah berdasarkan kepada 5% atau
tidak melebihi 20 permohonan permit.
4.10 METODOLOGI PENGAUDITAN
Teknik pengauditan merangkumi semakan rekod, dokumen, temu bual dengan
pegawai yang terlibat dan lawatan ke tapak pemindahan bahan batuan.
4.11 SENARAI SEMAKAN
Pengauditan dijalankan berdasarkan senarai semakan seperti berikut:
a. Permohonan Permit
Tujuan: Untuk menentukan sama ada proses permohonan permit pengeluaran bahan batuan di buat mengikut peraturan yang telah
ditetapkan.
Permit Dan Royalti Bahan Batu
66 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(i) Tentukan sama ada permohonan dibuat dalam bentuk surat atau melalui
Borang Permohonan Permit (Borang 4C) seperti yang ditetapkan dalam Kaedah Tanah Negeri.
Pemerhatian :
(ii) Tentukan sama ada permohonan yang dibuat melalui surat mengandungi perkara berikut :
• Keterangan tentang tanah dari mana bahan batuan akan diambil. • Kuantiti dan tempoh pengeluaran bahan batuan yang hendak
dikeluarkan.
• Nama dan alamat pemohon. Pemerhatian :
(iii) Tentukan sama ada permohonan yang dibuat melalui borang disertakan dengan dokumen berikut :
• Maklumat Pemohon • Perihal Tanah • Peta Lokasi Tanah dan Pelan Petunjuk • Salinan geran atas lot yang dipohon • Pelan Kontur • Salinan daftar syarikat • Bayaran permohonan • Surat kebenaran daripada tuan tanah untuk menggunakan jalan di kawasan sekitar
Pemerhatian:
(iv) Tentukan sama ada terdapat permohonan yang ditolak oleh Pentadbir Tanah dan nyatakan alasan permohonan ditolak.
Pemerhatian :
Permit Dan Royalti Bahan Batu
67 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(v) Tentukan sama ada:
• Pengakuan penerimaan permohonan telah dihantar serta merta kepada pemohon • Semua permohonan telah difailkan • Daftar permohonan permit telah diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini
Pemerhatian :
(vi) Tentukan sama ada Juru Surih telah menandakan kawasan yang dipohon, menyediakan laporan tanah dan mencatat rujukan fail dalam syit litho yang berkenaan.
Pemerhatian :
(vii) Tentukan Juru Surih telah menyediakan laporan yang mengandungi maklumat berikut :
• Tempat letaknya tanah, nama mukim, pekan atau bandar. • Sama ada tanah itu tanah kerajaan, tanah milik, tanah rizab untuk
maksud awam, tanah lombong atau rizab hutan. • Sama ada tanah itu terletak di kawasan Pihak Berkuasa Tempatan.
• Sama ada tanah itu berada dalam perizaban Melayu • Sama ada LPS atau permit dikeluarkan atas tanah itu
• Sama ada permohonan terdahulu dibuat
Pemerhatian :
(viii) Tentukan Pentadbir Tanah telah mengkaji laporan Juru Surih. Pemerhatian :
Permit Dan Royalti Bahan Batu
68 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
.
(ix) Tentukan Pegawai Petempatan telah membuat lawatan tanah untuk mengenal pasti dan memperenggang tanah itu.
Pemerhatian :
(x) Tentukan Pegawai Petempatan telah :
• Memaklumkan apa yang ada di atas tanah dan di kawasan sekelilingnya.
• Menerangkan tentang laluan keluar masuk tanah yang dipohon. • Menerangkan tentang kedudukan saliran kawasan tersebut. • Menyatakan sama ada ianya masih digunakan untuk perlombongan
jika tanah tersebut adalah tanah lombong. • Menyatakan sama ada tanah itu masih digunakan untuk maksud
awam jika tanah tersebut adalah tanah yang dirizabkan bagi maksud awam.
• Menyatakan sama ada tanah itu berkemungkinan diperlukan untuk maksud awam.
• Memperakukan kepada Jabatan yang permohonan itu perlu dirujuk
untuk mendapat pandangan
• Menyatakan tentang kesan yang mungkin berlaku dengan pengambilan bahan batuan daripada kawasan itu
Berdasarkan maklumat ini, tentukan sama ada Pegawai Petempatan
menyediakan laporan kepada Pentadbir Tanah. Pemerhatian :
(xi) Tentukan rujukan kepada Jabatan Teknikal dibuat serentak/pada satu masa yang sama.
Pemerhatian :
(xii) Tentukan ulasan daripada Jabatan Teknikal yang terlibat diperoleh. Pemerhatian :
Permit Dan Royalti Bahan Batu
69 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(xiii) Pastikan Laporan Kajian Penilaian Kesan Kepada Alam Sekitar (EIA) dikeluarkan oleh Jabatan Alam Sekitar.
Pemerhatian :
(xiv) Tentukan permohonan bagi tanah lombong, rujukan dibuat oleh Pentadbir Tanah kepada :
• Merinyu Kanan Galian • Orang/badan yang dicatat dalam pajakan lombong/perakuan lombong sebagai pemegang pajakan
Pemerhatian:
(xv) Pastikan Pentadbir Tanah merujuk permohonan kepada Pegawai Rizab untuk persetujuan jika permohonan adalah bagi tanah rizab.
Pemerhatian:
(xvi) Tentukan Pentadbir Tanah mendapatkan persetujuan tuan punya tanah terlebih dahulu jika permohonan tidak disertakan dengan surat persetujuan daripada tuan tanah sekiranya permohonan tanah milik dibuat oleh orang /badan yang bukan pemilik tanah.
Pemerhatian:
b. Kelulusan Permohonan Tujuan : Menentukan kelulusan permohonan dibuat mengikut peraturan dan
syarat yang telah ditetapkan.
(i) Tentukan kelulusan hanya diberi selepas mendapat persetujuan daripada orang/badan/jabatan berkenaan
Pemerhatian :
(ii) Tentukan Pentadbir Tanah telah menyediakan Kertas MMK dan dikemukakan kepada PTG untuk kelulusan Pihak Berkuasa Negeri.
Pemerhatian :
Permit Dan Royalti Bahan Batu
70 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(iii) Tentukan Kertas MMK dan kelulusan PBN tidak diperlukan bagi tanah di bawah syarat nyata hak milik tanah Gred 1
Pemerhatian :
(iv) Untuk mendapatkan persetujuan jawatankuasa/badan tertentu untuk meluluskan permohonan atau kelulusan PBN, Pentadbir Tanah hendaklah menyediakan kertas yang mengandungi maklumat berikut:
• Butir diri pemohon • Bahan batuan yang hendak dikeluarkan dan diambil • Pandangan jabatan berkenaan • Persetujuan daripada pihak yang sepatutnya • Kelayakan pemohon • Kedudukan tanah dalam pelan • Luas kawasan yang dipohon dan luas kawasan yang diperakukan
untuk kelulusan • Kuantiti bahan batuan yang hendak dikeluarkan dan diambil • Kadar bayaran yang dikenakan untuk mengeluarkan, mengambil dan
mengangkut bahan batuan • Tempoh Permit • Syarat-syarat lain yang dikenakan • Perakuan daripada Pentadbir Tanah memperakukan permohonan
supaya diterima atau ditolak • Tiada pelanggaran syarat dan tunggakan cukai tanah
Pemerhatian :
(v) Pastikan keputusan permohonan (lulus/tolak) hendaklah disampaikan dengan serta merta kepada pemohon.
Pemerhatian :
(vi) Jika permohonan diluluskan, Pentadbir Tanah hendaklah :
• Memberitahu pemohon syarat dan terma kelulusan. • Meminta pemohon membuat bayaran untuk mengeluarkan,
mengambil dan mengangkut bahan batuan sebelum permit dalam Borang 4C dikeluarkan.
• Mendepositkan sejumlah wang yang difikirkan berpatutan sebagai
jaminan pelaksanaan dan pematuhan peruntukan permit.
Permit Dan Royalti Bahan Batu
71 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
Tentukan syarat dan terma yang perlu disampaikan kepada pemohon yang berjaya adalah seperti berikut:
• Luas tanah yang diluluskan untuk dikeluarkan, diambil dan diangkut bahan batuan. • Jenis bahan batuan yang dibenarkan. • Kuantiti maksimum bahan batuan yang dibenarkan untuk
dikeluarkan, diambil dan diangkut.
• Kadar bayaran yang dikenakan.
• Tempoh permit yang diluluskan. Pemerhatian :
(vii) Tentukan Pentadbir Tanah mengarahkan Pegawai Petempatan untuk memperenggang tanah yang diluluskan melainkan ia keseluruhan lot yang telah diukur atau tanah milik.
Pemerhatian :
(viii) Tentukan nombor (pengenalan lot tanah) hendaklah diperuntukkan kepada kawasan yang telah diperenggangkan dan nombor itu hendaklah dimasukkan dalam Faharasat P.T. serta syit litho (pelan tanah).
Pemerhatian :
(ix) Tentukan Pentadbir Tanah menerima bayaran untuk mengeluarkan, mengambil dan mengangkut bahan batuan serta bayaran deposit.
Pemerhatian :
(x) Tentukan Pentadbir Tanah mengeluarkan permit dalam Borang C atas nama pemohon.
Pemerhatian :
(xi) Tentukan permit hanya dikeluarkan bagi permohonan yang telah diluluskan.
Pemerhatian :
Permit Dan Royalti Bahan Batu
72 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(xii) Tentukan rekod pengeluaran permit disediakan dengan lengkap dan kemas kini.
Pemerhatian :
(xiii) Tentukan Pentadbir Tanah mengarahkan Pegawai Petempatan untuk
menunjukkan tanah kepada pemegang permit (jika tanah itu bukan tanah milik).
Pemerhatian :
(xiv) Tentukan resit bayaran permit dikeluarkan setelah bayaran dijelaskan. Pemerhatian :
c. Bayaran Royalti Tujuan : Bagi menentukan bayaran royalti dikenakan dan dibayar mengikut
kadar dan peraturan yang ditetapkan
(i) Tentukan Pentadbir Tanah menetapkan kadar bayaran royalti berdasarkan sistem yang diluluskan. Pemerhatian :
(ii) Tentukan semua pemegang permit dikenakan bayaran royalti. Pemerhatian :
(iii) Tentukan bayaran royalti tidak tertakluk kepada pemohon tanah Gred 1 di bawah syarat nyata. Pemerhatian :
(iv) Tentukan semua kadar dan pengiraan bayaran royalti berdasarkan sistem yang telah diluluskan oleh Pihak Berkuasa Negeri. Pemerhatian :
Permit Dan Royalti Bahan Batu
73 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(v) Jika sistem yang diguna pakai ialah doket, tentukan Pentadbir Tanah menerima penyata bulanan dan doket yang digunakan oleh pemohon. Pemerhatian :
(vi) Tentukan Daftar Kawalan Doket disediakan bagi merekodkan nombor siri doket dan jumlah pengeluaran bahan batuan. Pemerhatian :
(vii) Jika sistem yang diguna pakai ialah mesin pemecah utama (primary crusher), tentukan keupayaan mesin tersebut telah disahkan terlebih dahulu oleh pihak yang diberi kebenaran. Pemerhatian :
(viii) Tentukan Pengarah Tanah Dan Galian/Pihak Berkuasa Negeri menetapkan bayaran royalti berdasarkan keupayaan mesin. Pemerhatian :
(ix) Tentukan bayaran royalti dijelaskan mengikut amaun dan tempoh masa yang telah ditetapkan.
Pemerhatian :
(x) Tentukan rancangan Penguatkuasaan Tahunan/Bulanan/Mingguan yang disediakan oleh Pentadbir Tanah.
Pemerhatian :
(xi) Tentukan kekerapan lawatan yang dilakukan oleh Pegawai Pejabat Tanah.
Pemerhatian :
(xii) Tentukan laporan terhadap pelanggaran syarat permit bahan batuan atau kesalahan di bawah KTN disediakan dan tindakan susulan yang telah diambil.
Pemerhatian :
Permit Dan Royalti Bahan Batu
74 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(xiii) Tentukan kompaun yang dikenakan terhadap setiap kesalahan adalah mengikut kadar yang ditetapkan.
Pemerhatian :
4.12 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT 4.13 PEGAWAI YANG MENJALANKAN PENGAUDITAN
a. Nama : Jawatan :
b. Nama :
Jawatan :
c. Nama : Jawatan :
4.14 PEGAWAI YANG MENYEMAK a. Nama : Jawatan :
Permit Dan Royalti Bahan Batu
75 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
Mula
A
4.15 CARTA ALIRAN PERMOHONAN PERMIT BAHAN BATUAN
PT menerima permohonan
Lengkap
Tidak
Hantar akuan terimaan
kepada pemohon
Permohonan difailkan dan
didaftarkan
Ya
Juru Surih menandakan kawasan di Syit Litho
Penyediaan Laporan oleh
Juru Surih
PT mengkaji Laporan
Pegawai Petempatan membuat semakan
terhadap tanah berkenaan
Permit Dan Royalti Bahan Batu
76 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
A
Laporan oleh
Pegawai Petempatan
Ulasan dari Jabatan
Teknikal
PT merujuk permohonan kepada Jabatan/individu/
badan berkenaan
Penyediaan kertas MMK dan kemukakan kepada PTG untuk kelulusan
Kelulusan
Lulus
Tidak
Kembalikan kepada
Pemohon
Pegawai Petempatan memperenggankan kawasan tanah yang
diluluskan
PT menerima bayaran untuk permit, royalti dan
deposit bahan batuan
PT mengeluarkan permit
dalam Borang 4C
Tamat
77 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
78 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
5 Pengubahan Syarat, Sekatan
Dan Jenis Penggunaan Tanah 5.1 PENDAHULUAN
Kanun Tanah Negara telah menyediakan mekanisme yang mencukupi bagi
membolehkan Pihak Berkuasa Negeri mengawal tanah bermilik supaya diguna,
diusahakan dan dibangunkan sejajar dengan tujuan ianya diberi milik. Setiap tanah
milik ini tertakluk kepada syarat yang dinyatakan di dalam Dokumen Hak Milik
Tanah (Geran). Mengikut Seksyen 125 hingga 129, KTN, Pihak Berkuasa Negeri
boleh mengambil tindakan melucutkan hak tanah kepada pemilik tanah yang
melakukan pelanggaran syarat kegunaan tanah. Kanun Tanah Negara menetapkan
setiap tanah milik hendaklah digunakan mengikut:
• Kategori kegunaan tanah
• Syarat nyata
• Syarat tetap
• Sekatan kepentingan.
a. Kategori Kegunaan Tanah
Seksyen 52 (1), KTN memperuntukkan tanah yang diluluskan
pemberimilikan akan dikenakan satu daripada 3 kategori kegunaan seperti
berikut:
(i) Pertanian
(ii) Bangunan
(iii) Perusahaan
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
79 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
b. Kaedah Permohonan
Permohonan tukar syarat boleh dibuat dalam 3 kaedah:
• Pengubahan syarat, sekatan dan kategori (Seksyen 124, KTN).
• Pengubahan syarat, sekatan dan kategori serta pecah sempadan
serentak (Seksyen 124A, KTN).
• Penyerahan dan pemberimilikan semula (Seksyen 204D, KTN).
Permohonan di bawah Seksyen 124, KTN adalah mudah seperti pengubahan
syarat kegunaan tanah dari yang ada sekarang kepada kegunaan yang lain.
Kaedah di bawah Seksyen 124A dan 204D, KTN merupakan permohonan
fast track yang diperkenalkan pada 25 Mac 1985 melalui Akta KTN
(Pindaan) 1984 (Akta A587) bagi membangunkan sesuatu kawasan.
Permohonan penyerahan dan pemberimilikan semula merupakan kaedah
yang menjadi pilihan pemohon bagi memajukan projek dan hasil tanah yang
diterima adalah yang terbesar berbanding kaedah tukar syarat tanah yang
lain.
(i) Pengubahan Syarat, Sekatan dan Kategori Penggunaan Tanah
Seksyen 124, KTN memperuntukkan bahawa tuan punya tanah
milik boleh memohon kepada Pihak Berkuasa Negeri untuk:
• Mengubah kategori penggunaan tanah.
• Mengena kategori penggunaan tanah yang baru.
• Membatalkan dan meminda syarat nyata.
• Mengena syarat nyata yang baru.
• Membatalkan atau meminda sekatan kepentingan.
• Mengenakan sekatan kepentingan yang baru.
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
80 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(ii) Pecah Sempadan Dan Pengubahan Syarat, Sekatan Dan Kategori
Penggunaan Tanah Serentak
Seksyen 124A, KTN membolehkan tuan punya tanah hanya perlu
membuat satu permohonan untuk mendapatkan 2 kelulusan iaitu
perubahan syarat, sekatan dan kegunaan tanah (Seksyen 124, KTN)
serta pecah sempadan tanah (Seksyen 135, KTN). Kedua-dua
kelulusan boleh diberi serentak oleh Pihak Berkuasa Negeri. Pecah
sempadan bermaksud tanah yang dipegang di bawah hak milik tetap
dipecahkan sempadan kepada 2 atau lebih bahagian supaya setiap
satu dipegang di bawah hak milik berasingan oleh tuan punya atau
tuan punya bersama yang sama.
(iii) Penyerahan Dan Pemberimilikan Semula
Seksyen 204D, KTN membenarkan tuan tanah menyerahkan hak
milik tanah kepada Pihak Berkuasa Negeri dengan tujuan mendapat
hak milik semula dalam unit pecahan tanah yang lebih kecil serta
kegunaan tanah yang berbeza dari yang asal.
Kaedah ini membolehkan tuan tanah membuat satu permohonan
untuk mendapatkan 3 kelulusan serentak iaitu perubahan syarat,
sekatan dan kegunaan tanah (Seksyen 124, KTN), pecah sempadan
tanah (Seksyen 135, KTN) dan penyatuan tanah (Seksyen 144 - 146,
KTN). Permohonan ini membantu mempercepatkan pelaksanaan
pembangunan tanah di samping jaminan tempoh pemberimilikan
tidak boleh dikurangkan.
Permohonan cadangan pembangunan tanah yang diterima
kebanyakannya melibatkan projek perumahan, perniagaan dan
perindustrian. Kaedah ini boleh digunakan bagi:
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
80 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
• Tanah yang dipegang di bawah hak milik sementara atau hak
milik kekal.
• Dua atau lebih tanah yang berdampingan dipunyai oleh tuan
punya atau tuan punya tanah bersama yang sama.
5.2 PERUNTUKAN UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
Undang-undang dan peraturan yang perlu dirujuk semasa menjalankan pengauditan:
a. Kanun Tanah Negara, 1965
b. Peraturan Tanah Negeri
c. Manual Kanun Tanah Negara
d. Pekeliling Ketua Pengarah Tanah dan Galian:
(i) Bil. 7 Tahun 1980 - Kuasa membetulkan kesilapan, memansuhkan
syarat nyata atau sekatan kepentingan dan membatalkan ingatan atau
catatan.
(ii) Bil. 12 Tahun 1980 - Pelaksanaan keputusan mengenai pengubahan
syarat, sekatan dan jenis penggunaan tanah.
(iii) Bil. 3 Tahun 1985 - Permohonan serentak bagi pecah sempada
tanah dan pengubahan syarat bagi petak tanah di bawah Seksyen
124A, KTN.
(iv) Bil. 8 Tahun 1985 - Permohonan penyerahan dan pemberimilikan
semula tanah di bawah Seksyen 204D, KTN.
(v) Arahan Pengarah Tanah dan Galian
(vi) Manual Prosedur Kualiti Pembangunan Tanah (MS ISO 9002)
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
81 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
5.3 PROSES KERJA
Setiap permohonan tukar syarat tanah akan diproses melalui beberapa peringkat
kerja dan tapisan sebelum diluluskan oleh Pihak Berkuasa Negeri. Seksyen 13,
KTN membenarkan Pihak Berkuasa Negeri mewakilkan kuasa kepada Pengarah
Tanah dan Galian (PTG) dan Pentadbir Tanah untuk meluluskan permohonan tukar
syarat tanah. Proses kerja mengenai tukar syarat tanah adalah seperti berikut:
Proses Kerja Bagi Permohonan Mengikut Kaedah
(Seksyen 124, 124A Dan 204D, KTN)
PROSES RUJUKAN
a. Permohonan
(i) Pentadbir Tanah (PT) menerima permohonan
• Permohonan dibuat dalam borang yang ditetapkan oleh Kanun Tanah Negara.
• Permohonan disertakan dengan:
- Bayaran proses - Kebenaran bertulis daripada individu/ badan
yang ada kepentingan berdaftar - Carian rasmi. - Salinan cukai tanah semasa. - Pelan tanah (Seksyen 124, KTN), Pelan Pra-
hitung (Seksyen 124A) atau Pelan Tataatur (Seksyen 204D, KTN). - Memorandum syarikat, Borang 24 dan 49
Akta Syarikat bagi permohonan dari syarikat.
- Laporan cadangan pembangunan bagi projek melebihi lot dan keluasan ditetapkan.
(ii) PT mengendos dalam DHD apabila permohonan diterima (Seksyen124A dan 204D, KTN sahaja)
Seksyen 124 (1),
KTN Seksyen 124A (2),
KTN Seksyen 204D (1),
KTN Seksyen 204D(3),
KTN
(iii) PT mengarahkan Pegawai Petempatan menyediakan
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
82 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
PROSES RUJUKAN
laporan tanah
• PT mengkaji laporan tanah. (iv) PT merujuk permohonan kepada Jabatan teknikal
dan wakil rakyat kawasan
• PT mengkaji pandangan Jabatan/agensi yang dirujuk daripada:
- Jabatan Kerja Raya. - Jabatan Pengairan dan Saliran. - Jabatan Pertanian. - Jabatan Alam Sekitar. - Pihak Berkuasa Tempatan. - Lain Jabatan yang ditetapkan.
• PT meminta ulasan wakil rakyat kawasan bagi
menyokong pembangunan tanah.
(v) PT menyedia dan mengemukakan Kertas Ringkasan kepada PTG untuk kelulusan dasar Jawatankuasa
Belah Bahagi dan Pecah Sempadan (JKBB)
• Permohonan tukar syarat mengikut kaedah Seksyen 124, KTN(sama kategori) adalah sehingga kelulusan PTG dan tidak memerlukan pertimbangan JKBB dan Pihak Berkuasa Negeri.
• Jawatankuasa yang dipengerusikan oleh Menteri
Besar/Ketua Menteri adalah bagi mendapatkan kelulusan dasar bagi permohonan di bawah Seksyen 124 (lain kategori), Seksyen 124A dan 204D, KTN dan menetapkan syarat antaranya:
- Lingkungan harga jualan unit bangunan
yang boleh dijual oleh pemaju kepada pembeli.
- Kuota jualan unit diperuntukkan untuk orang
Melayu.
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
83 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
PROSES RUJUKAN
- Diskaun untuk diberi kepada orang Melayu.
• PT maklum keputusan JKBB kepada pemohon
dan salinan kepada PT. (vi) PT menyedia dan mengemukakan Kertas Ringkasan kepada PTG untuk pertimbangan Pihak Berkuasa
Negeri
• Bagi permohonan yang diperakukan untuk kelulusan Pihak Berkuasa Negeri/ JKBB/PTG, PT mencadangkan terma antaranya:
- Keluasan - Tempoh pemberimilikan - Kadar cukai - Kadar Premium - Jenis hak milik - Kategori kegunaan tanah - Syarat nyata - Sekatan kepentingan
Seksyen 204E (3),
KTN Seksyen 124 (2) - 124(5), KTN terpakai menurut Seksyen 124A(2), KTN
b. Pungutan Hasil
(i) PTG memaklumkan keputusan Pihak Berkuasa Negeri/JKBB/PTG kepada PT
• Jika permohonan diluluskan, PT membuat
perkara berikut:
- PTG meminta Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta menyediakan laporan nilaian tanah bagi menentukan pengiraan premium yang akan dikenakan kepada pemohon.
Seksyen 204E (4), KTN
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
84 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
PROSES RUJUKAN
- Unit Hasil PT menyediakan pengiraan cukai tanah yang baru untuk dikenakan kepada pemohon.
- PTG/Pihak Berkuasa Negeri memaklumkan
mengenai terma kelulusan dan bayaran hasil tanah perlu dijelaskan oleh pemohon seperti berikut:
o Premium tanah o Hasil tahun pertama
o Sumbangan saliran (jika ada)
o Wang pelan
o Penyediaan dan pendaftaran hak milik
sementara dan kekal
- PT akan meminta pemohon menjelaskan bayaran hasil tanah melalui:
o Borang 7G bagi permohonan melalui
Seksyen 124 dan 124A, KTN yang perlu dijelaskan dalam tempoh 3 bulan.
o Jadual lll bagi permohonan melalui
Seksyen 204D, KTN yang perlu dijelaskan dalam tempoh 2 bulan. Pengeluaran Notis Borang 5A yang pertama dan kedua masing-masing dalam tempoh 3 bulan akan dibuat kepada pemohon yang gagal menjelaskan Jadual lll.
o Permohonan akan dibatalkan apabila
masih gagal menjelaskan bayaran.
(ii) PT menyedia dan mengemukakan Risalat MMKN kepada PTG bagi permohonan rayuan pengurangan premium, perlanjutan tempoh bayaran dan skim bayaran ansuran untuk pertimbangan MMKN.
• PTG meminta semula laporan nilaian tanah
daripada Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta bagi rayuan pengurangan premium.
Seksyen 124(8), KTN
Seksyen 124(7), KTN
Seksyen 124A (4),
KTN Seksyen 124 (5),
KTN
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
85 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
PROSES RUJUKAN
• Jadual lll dan Borang 7G yang baru akan dikeluarkan apabila rayuan pengurangan premium diluluskan oleh MMKN. Rayuan yang ditolak akan dikeluarkan Borang 5A untuk dijelaskan dalam tempoh 3 bulan.
c. Pendaftaran Hak milik
(i) PT menyedia dan mengemukakan Memorandum pengubahan syarat, sekatan kepentingan dan kategori kepada pihak berkuasa pendaftaran (Seksyen 124 dan 124A, KTN).
• Memorandum hendaklah dalam Borang 7C. • Memorandum disediakan apabila keputusan
kelulusan disampaikan. • Memorandum disertakan dengan Dokumen Hak
Milik Keluaran (DHK).
(ii) PT membuat endorsan, pembatalan atau kemasukan lain dalam dokumen hak milik. (Seksyen 124 dan 124A, KTN)
• PT membuat catatan tarikh dan kuasa membuat
endorsan, pembatalan atau kemasukan lain dalam dokumen hak milik.
• PT mengembalikan DHK kepada tuan tanah. • PT memastikan kemasukan dibuat dalam Daftar
Cukai jika pengubahan melibatkan cukai.
(iii) PT membuat memorial penyerahan balik dalam DHD (Seksyen 204D, KTN)
• Memorial dibuat apabila tuan tanah menerima
terma pemberimilikan semula.
Seksyen 204G(1), KTN
(iv) PT menghantar Permintaan Ukur (PU) pada
Pengarah Ukur Negeri (Seksyen 204D, KTN).
(v) PT mengambil tindakan supaya Hak milik
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
86 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
PROSES RUJUKAN
Sementara didaftar dan dikeluarkan bagi semua unit diluluskan untuk pemberimilikan semula. (Seksyen 204D, KTN).
• PT memusnahkan setiap DHK hak milik asal
dalam simpanannya.
• Jika tidak dalam simpanan, ia akan memintanya mengikut Seksyen 15, KTN.
5.4 OBJEKTIF PENGAUDITAN
Objektif pengauditan adalah bagi menentukan:
a. Proses pengubahan syarat, sekatan dan jenis penggunaan tanah dibuat
mengikut peraturan dan undang-undang tanah yang ditetapkan.
b. Hasil tanah dikutip mengikut kadar diluluskan dan tempoh ditetapkan.
c. Rekod berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.
d. Penggunaan tanah mengikut syarat ditetapkan dalam dokumen hak milik.
e. Penguatkuasaan tanah dijalankan dengan sempurna.
5.5 SKOP PENGAUDITAN
Pengauditan akan dijalankan di pejabat tanah yang dipilih pada setiap tahun dengan
menyemak fail permohonan tukar syarat tanah. Sampel Audit yang dipilih adalah
20% daripada keseluruhan bilangan permohonan yang diterima.
5.6 METODOLOGI PENGAUDITAN
Pengauditan terhadap proses tukar syarat tanah akan dijalankan dari permohonan
mula didaftarkan sehingga pengeluaran hak milik melalui semakan rekod, dokumen
dan temu bual dengan pegawai berkaitan. Kaedah pengauditan akan meliputi:
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
87 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
a. Pemilihan fail secara rawak berdasarkan Daftar Permohonan Tukar Syarat
Tanah bagi memastikan proses permohonan mematuhi peraturan ditetapkan.
b. Pengesahan bayaran hasil tanah yang dikutip mengikut kadar dan tempoh
ditetapkan.
c. Penyemakan dokumen hak milik didaftar dan dikeluarkan mengikut tempoh
ditetapkan.
d. Program dan laporan penguatkuasaan bagi mengatasi pelanggaran syarat
tanah.
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
88 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
5.7 SENARAI SEMAK
a.
Permohonan
Tujuan : Menentukan proses permohonan pengubahan syarat tanah
dibuat mengikut peraturan dan undang-undang tanah yang ditetapkan.
(i) Tentukan permohonan dibuat dalam borang yang disediakan mengikut
Kanun Tanah Negara.
Borang 7C (Seksyen 124, KTN) Borang 7D (Seksyen 124A, KTN) Borang 12D (Seksyen 204D, KTN)
Pemerhatian :
(ii) Tentukan permohonan yang diterima mempunyai dokumen yang
lengkap seperti:
Pelan tanah/Pelan Pra-hitung/Pelan Tataatur Carian rasmi Salinan cukai tanah semasa. Kebenaran bertulis daripada individu/badan yang
ada kepentingan berdaftar Memorandum syarikat bagi permohonan yang
diterima daripada syarikat Laporan cadangan pembangunan bagi projek
yang melebihi sesuatu lot / keluasan ditetapkan
Pemerhatian :
(iii) Tentukan bayaran permohonan telah dikenakan dan dikutip mengikut
kadar ditetapkan oleh Peraturan Tanah Negeri.
Pemerhatian :
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
89 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(iv) Tentukan daftar permohonan diselenggarakan bagi merekodkan semua
permohonan yang diterima dan status kemajuannya.
Pemerhatian :
(v) Tentukan siasatan dan laporan tanah disediakan oleh Pegawai
Petempatan.
Pemerhatian :
(vi) Tentukan ulasan wakil rakyat kawasan diperoleh bagi menyokong
permohonan.
Pemerhatian :
(vii) Tentukan pandangan diterima daripada jabatan teknikal seperti Pihak
Berkuasa Tempatan, Jabatan Kerja Raya, Jabatan Pengairan dan
Saliran, Jabatan Perancang Bandar dan Desa, Jabatan Alam Sekitar
serta jabatan lain yang ditetapkan.
Pemerhatian :
(viii) Tentukan Kertas Ringkasan disediakan oleh Pentadbir Tanah dan
dikemukakan kepada PTG untuk perakuan.
Pemerhatian :
(ix) Tentukan Kertas Ringkasan dikemukakan oleh PTG untuk Mesyuarat
Jawatankuasa Pecah Sempadan dan Belah Bahagi (JKBB) bagi
kelulusan dasar ( Seksyen 124 (Kategori lain), 124A dan 204D, KTN)
Pemerhatian :
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
90 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(x) Tentukan Kertas Ringkasan dikemukakan oleh Pentadbir Tanah untuk
perakuan PTG sebelum mendapatkan kelulusan Pihak Berkuasa
Negeri (Seksyen 204D, KTN).
Pemerhatian :
(xi) Tentukan laporan nilaian tanah daripada Jabatan Penilaian dan
Perkhidmatan Negeri diperoleh oleh PTG selepas memperoleh
kelulusan Pihak Berkuasa Negeri.
Pemerhatian :
(xii) Tentukan laporan berjadual disediakan oleh Pentadbir Tanah bagi
mengesan status kemajuan permohonan yang belum dan telah selesai.
Pemerhatian :
b. Pungutan Hasil
Tujuan : Menentukan hasil tanah dikutip mengikut kadar diluluskan dan
tempoh ditetapkan.
(i) Tentukan keputusan terma kelulusan permohonan, syarat ditetapkan
oleh Pihak Berkuasa Negeri serta bayaran premium dan hasil tanah
dimaklumkan oleh PTG kepada Pentadbir Tanah dengan segera.
Pemerhatian :
(ii) Tentukan laporan nilaian tanah yang disediakan oleh Pejabat
Penilaian dan Perkhidmatan Harta Negeri dijadikan asas bagi
pengiraan premium oleh PTG.
Pemerhatian :
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
91 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(iii) Tentukan bayaran premium dan lain hasil tanah dikenakan dan
pengiraannya dibuat dengan betul mengikut kadar ditetapkan.
Pemerhatian :
(iv) Tentukan Daftar Bayaran Premium bagi merekodkan premium dan
lain hasil tanah yang dijelaskan oleh pemohon diselenggarakan
dengan lengkap dan kemas kini.
Pemerhatian :
(v) Tentukan pengiraan hasil tahun pertama yang dibuat oleh Unit Hasil
Pejabat Tanah bagi senarai lot pecahan tanah yang baru adalah betul
dan tepat.
Pemerhatian :
(vi) Tentukan tidak berlaku kelewatan dalam penyediaan Borang 7G
(Seksyen 124 dan 124A, KTN) serta Jadual III (Seksyen 204D, KTN)
oleh Pentadbir Tanah selepas kelulusan permohonan.
Pemerhatian :
(vii) Tentukan Borang 7G dan Notis Jadual III dikemukakan kepada
pemohon mengikut tempoh ditetapkan oleh Pentadbir Tanah.
Pemerhatian :
(viii) Tentukan kadar kutipan premium dan cukai tanah dikaji semula oleh
Pihak Berkuasa Negeri dari semasa ke semasa.
Pemerhatian :
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
92 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(ix) Tentukan wujud sistem mekanisme susulan yang berkesan agar tidak
berlaku kelewatan dalam pengeluaran peringatan Notis Borang 5A
pertama dan kedua apabila pemohon masih belum menjelaskan Notis
Jadual III mengikut tempoh ditetapkan (Seksyen 204D, KTN)
Pemerhatian :
(x) Tentukan permohonan rayuan bagi setiap pengurangan premium,
perlanjutan tempoh bayaran dan skim bayaran ansuran disediakan
risalat oleh Pentadbir Tanah untuk dikemukakan kepada MMKN
untuk pertimbangan.
Pemerhatian :
(xi) Tentukan laporan nilaian semula tanah daripada Jabatan Penilaian dan
Perkhidmatan Harta Negeri diperoleh bagi setiap permohonan rayuan
pengurangan premium.
Pemerhatian :
(xii) Tentukan Borang 7G dan Jadual III yang baru disediakan oleh
Pentadbir Tanah bagi rayuan pengurangan premium yang diluluskan
oleh MMKN.
Pemerhatian :
(xiii) Tentukan Notis Borang 5A dikeluarkan bagi permohonan rayuan
pengurangan premium yang ditolak oleh MMKN (Seksyen 204D,
KTN).
Pemerhatian :
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
93 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(xiv) Tentukan Daftar Bayaran Premium Secara Ansuran diselenggarakan
dengan lengkap dan kemas kini.
Pemerhatian :
(xv) Tentukan peringatan dikeluarkan kepada pemohon yang masih belum
menjelaskan bayaran premium dan lain hasil tanah mengikut tempoh
ditetapkan.
Pemerhatian :
(xvi) Tentukan laporan berjadual disediakan bagi mengesan dan
mengambil tindakan susulan terhadap tuan tanah yang masih belum
menjelaskan bayaran premium dan lain hasil tanah.
Pemerhatian :
(xvii) Tentukan Pentadbir Tanah mengeluarkan surat pembatalan
permohonan sekiranya bayaran tidak diterima daripada pemohon
selepas tamat tempoh pengeluaran notis peringatan.
Pemerhatian :
c. Pendaftaran Hak Milik
Tujuan : Menentukan penggunaan tanah mengikut syarat ditetapkan dalam
dokumen hak milik.
(i) Tentukan Pentadbir Tanah menyediakan Memorandum pengubahan
syarat, sekatan dan kategori dengan menggunakan Borang 7C bagi
permohonan di bawah Seksyen 124 dan 124A, KTN.
Pemerhatian :
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
94 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(ii) Tentukan Memorandum disertakan dengan Dokumen Hak milik
Keluaran.
Pemerhatian :
(iii) Tentukan Pejabat Tanah membuat catatan tarikh dan kuasa membuat
endorsan, pembatalan atau kemasukan lain dalam dokumen hak milik.
Pemerhatian :
(iv) Tentukan kemasukan dibuat oleh Pejabat Tanah dalam Daftar Cukai
bagi pengubahan yang melibatkan cukai.
Pemerhatian :
(v) Tentukan tidak berlaku kelewatan dalam mendaftarkan lot tanah yang
baru dan membatalkan lot yang lama supaya cukai tanah yang baru
boleh dikenakan kepada pemohon melalui permohonan Seksyen
124A dan 204D, KTN.
Pemerhatian :
(vi) Tentukan Pejabat Tanah membuat memorial penyerahan balik dalam
dokumen hak milik selepas tuan tanah menerima terma
pemberimilikan semula. (Seksyen 204D, KTN).
Pemerhatian :
(vii) Tentukan tidak berlaku kelewatan oleh Pejabat Tanah bagi
menghantar permintaan ukur kepada Pengarah Ukur Negeri.
Pemerhatian :
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
95 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(viii) Tentukan Notis (Borang F) dikeluarkan dengan segera kepada
pemohon untuk mengambil Suratan Hak Milik selepas hak milik
didaftarkan.
Pemerhatian :
d.
Penguatkuasaan
Tujuan : Menentukan penguatkuasaan dijalankan dengan sempurna bagi
mengatasi perlanggaran syarat tanah.
(i) Tentukan tidak berlaku perlanggaran syarat tanah mengikut kategori
tanah di dalam dokumen hak milik (Seksyen 125, KTN).
Pemerhatian :
(ii) Tentukan tindakan penguatkuasaan dijalankan oleh Pejabat Tanah dan
denda pelanggaran syarat tanah dikuatkuasakan ( Seksyen 127, KTN)
Pemerhatian :
5.8 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT 5.9 PEGAWAI YANG MENJALANKAN PENGAUDITAN
a. Nama : Jawatan :
b. Nama :
Jawatan :
c. Nama : Jawatan :
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
96 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
5.10 PEGAWAI YANG MENYEMAK a. Nama : Jawatan :
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
97 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
5.11 CARTA ALIRAN PERMOHONAN TUKAR SYARAT TANAH MENGIKUT SEKSYEN 124, 124A Dan 204D, KTN
Lengkap?
Tidak Ya
Keputusan JKBB
Tolak
Lulus
A
Terima Permohonan
Terima bayaran permohonan dan daftarkan
Catat dalam geran di Bahagian Pendaftaran (Seksyen 124A dan
204D, KTN)
Laporan oleh Pegawai
Petempatan
Terima ulasan Wakil Rakyat Kawasan dan
Jabatan Teknikal
Sedia dan kemukakan Kertas Ringkasan kepada PTG untuk pertimbangan Jawatankuasa Belah Bahagi (Seksyen 124,
KTN (Lain Kategori) dan 124A
Maklumkan kepada
pemohon
Mula
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
98 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
5A
A
Keputusan PBN
Lulus
Tolak
Keputusan
Tidak bayar
Bayar
B
Maklum kelulusan dasar dan syarat kepada PT dan
pemohon
Sediakan dan kemukakan Kertas Ringkasan kepada PTG untuk pertimbangan Pihak Berkuasa Negeri (Seksyen 204D, KTN)
PTG minta Laporan Nilaian Tanah dari Jabatan
Penilaian dan Perkhidmatan Harta
Maklumkan kepada
Pemohon
PTG maklumkan kelulusan dan syarat ditetapkan
kepada PT
Sediakan pengiraan cukai tanah baru
Notis bayaran kepada pemohon:
- Jadual III (2 bulan) (Seksyen 204D, KTN) - Borang 7G (Seksyen 124 & 24A,
KTN) (3 bulan)
Peringatan Notis 5A Pertama dan Kedua
(Seksyen 204D) (3 bulan)
Batalkan permohonan dan catatkan dalam rekod
(Seksyen 124, 124A & 204D, KTN)
(Sekiranya tidak bayar)
Pengubahan Syarat, Sekatan dan Jenis Penggunaan tanah
99 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
B
Rayuan
Ya
Lulus
PT sedia dan kemukakan Risalat ke PTG untuk pertimbangan MMKN
Maklumkan kepada
pemohon
Rayuan lanjut tempoh bayaran atau skim bayaran
ansuran
Dapatkan semula laporan nilaian tanah daripada
Jabatan Penilaian (untuk rayuan pengurangan
premium)
Keputusan MMKN
Tidak
Sediakan Jadual III atau Borang 7G yang baru
Terima bayaran mengikut
Jadual III atau 7G
Penyedian dan Pendaftaran Hak Milik:
- Borang 7C (Seksyen 124 dan 124A,
KTN) - Memorial Penyerahan dalam DHD
Tidak
Tamat Kuasa Meluluskan Permohonan a. PTG - Seksyen 124, KTN (Sama Kategori) b. Jawatankuasa(JKBB) - Seksyen 124 (Lain Kategori)
dan 124A, KTN c. Pihak Berkuasa Negeri – Seksyen 204D, KTN
100 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
97 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
6
Pemberimilikan Tanah
6.1 PENDAHULUAN
Pemberimilikan tanah adalah satu daripada beberapa cara pelupusan tanah yang boleh
dibuat oleh Pihak Berkuasa Negeri (PBN). Ia juga dikenali sebagai Pindah Milik
Tanah Negeri. Mengikut Seksyen 76, KTN, Pemberimilikan Tanah boleh diberi
untuk tempoh dan sebab berikut:
a. Bagi suatu jangka masa tidak lebih daripada 99 tahun (pajakan).
b. Untuk selamanya, di mana:
(i) Kerajaan Persekutuan menghendaki PBN memberi untuk selamanya
kepada Kerajaan Persekutuan atau kepada sesuatu Pihak Berkuasa
Awam.
(ii) PBN berpuas hati bahawa tanah itu akan digunakan bagi maksud
awam.
(iii) PBN berpuas hati bahawa terdapat keadaan istimewa yang
membuatnya sesuai dilupuskan untuk selamanya.
c. Sebagai balasan pembayaran cukai tahunan.
d. Sebagai balasan bayaran premium (melainkan sesuai dikecualikan).
6.2 KUASA PEMBERIMILIKAN TANAH
Mengikut Seksyen 42(1)(a), KTN, PBN diberi kuasa untuk memberi milik Tanah
Kerajaan mengikut peruntukan Seksyen 76, KTN. Manakala Seksyen 13, KTN pula
membenarkan PBN mewakilkan kuasa ini kepada Pengarah Tanah Negeri (PTG) dan
Pentadbir Tanah Daerah (PTD). PBN semasa meluluskan pemberi milik hendaklah
menentukan:
Pemberimilikan Tanah
98 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
a. Keluasan Tanah Diluluskan
b. Tempoh Pegangan
c. Jenis Hak Milik Tetap
d. Kadar Cukai Tahunan
e. Kadar Premium (Jika dikenakan)
f. Kategori Penggunaan Tanah (Jika dikenakan)
g. Syarat Nyata Dan Sekatan Kepentingan (Jika dikenakan).
6.3 PIHAK YANG BOLEH DIBERI MILIK TANAH
Pemberimilikan tanah boleh diberi kepada orang atau badan berikut:
a. Manusia biasa yang cukup umur. Menurut Age Of Majority Act, 1971,
cukup umur adalah mereka yang berumur 18 tahun ke atas.
b. Perbadanan yang diberi kuasa di bawah perlembagaannya untuk
memiliki tanah. Contohnya, Perbadanan yang didaftarkan di bawah Akta
Syarikat 1965, Akta Pertubuhan 1966, Akta Kesatuan Sekerja 1959, Akta
Koperasi dan lain-lain.
c. Raja Pemerintah, Kerajaan, organisasi dan lain-lain orang yang diberi kuasa
untuk memegang tanah di bawah Diplomatic And Consular Privileges
Ordinance, 1957.
d. Badan yang diberi kuasa secara nyata untuk memegang tanah di bawah
mana-mana undang-undang bertulis yang lain seperti Pesuruhjaya Tanah
Persekutuan (PTP) di bawah Akta PTP 1957, LKIM, MARA, Perbadanan
Kemajuan Negeri dan lain-lain.
Pemberimilikan Tanah
99 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
e. Syarat-syarat Lain:
(i) Bagi tanah dalam Kawasan Simpanan Melayu hanya kepada orang
Melayu.
(ii) Bagi tanah yang diisytiharkan sebagai Kawasan Orang Asli kepada
orang Asli sahaja.
(iii) Di Kelantan hanya untuk rakyat Kelantan sahaja.
(iv) Di Terengganu tanah pegangan Melayu hanya kepada orang
Melayu.
6.4 JENIA CUKAI KENA BAYAR
Orang atau badan yang diberi pemilikan tanah tertakluk kepada bayaran yang
dikenakan melalui Borang 5A, KTN selepas pemberimilikan diluluskan. Bayaran
yang dikenakan adalah:
a. Cukai tanah tahun pertama.
b. Premium jika berkenaan.
c. Bayaran Ukur – Pegawai Ukur Kerajaan.
d. Bayaran penyediaan dan pendaftaran hak milik sementara dan hak milik
kekal.
6.5 PERKIRAAN CUKAI/PREMIUM
Kanun Tanah Negara telah menetapkan perkiraan cukai yang perlu dibayar.
a. Perkiraan Cukai Tahun Pertama (Seksyen 94, KTN)
Cukai Tahun Pertama merupakan cukai pertama kali dikenakan dan belum
diambil kira dalam cukai tahun semasa:
Pemberimilikan Tanah
100 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(i) Jika tanah diberi milik sebelum akhir bulan September, cukai adalah
bagi tahun itu.
(ii) Jika diberi milik selepas bulan September, cukai tahun pertama
adalah untuk tahun hadapan.
b. Cukai Tahunan Dan Premium
(i) Cara mengira jumlah cukai dan premium adalah berdasarkan
kepada kadar yang ditetapkan dalam Kaedah Tanah Negeri.
(ii) Kiraan keluasan tanah (Seksyen 96, KTN):
• Tanah Bandar/Pekan
- Setiap pecahan kurang daripada 1/100 hektar dikira
sebagai 1/100 hektar (0.01 hektar). Contohnya: 1.246
hektar = 1.25 hektar.
- Jika guna selain hektar iaitu meter, setiap pecahan
kurang daripada suatu unit dikira sebagai penuh.
Contohnya, 1239.30 meter persegi (m.p.) = 1240
m.p. (Jika kadarnya per 1 m.p.) atau 1234 m.p =
1240 m.p. (Jika kadarnya per 10 m.p.).
• Tanah Desa dan Persisiran Pantai
- Setiap pecahan kurang 1/10 hektar (ha) dikira 1/10
hektar (0.01 ha). Contoh: 1.246 ha. = 1.3 ha.
- Jika kira unit lain, kurang daripada satu unit dikira
penuh. Contohnya: 1239.3 m.p. = 1240 m.p.
(iii) Pengiraan Nilai Wang
Apa-apa jumlah kurang daripada RM1.00 dikira sebagai RM1.00
bagi semua jenis tanah. Contohnya: RM50.05 = RM51.00.
Pemberimilikan Tanah
101 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
6.6 KAEDAH PEMBERIMILIKAN
Terdapat 2 kaedah pemberimilikan tanah yang diamalkan:
a. Secara dirancang.
b. Secara tidak dirancang.
6.7 PERUNTUKAN UNDANG-UNDANG
Peruntukan Undang-undang yang terlibat dalam pemberimilikan tanah adalah
seperti berikut:
a. Kanun Tanah Negara (Seksyen 24, 78, 81- 83 dan 436A)
b. Peraturan Tanah Negeri
c. Akta Tanah (Kawasan Penempatan Berkelompok), 1960
d. Perintah (Bayaran Ukur), 1975
6.8 PROSES KERJA
PROSES KERJA RUJUKAN a. Permohonan
(i) Borang yang diterima melalui pos/diserah sendiri
oleh pemohon atau wakil pemohon. (ii) Borang yang digunakan ialah Jadual 1 (Aturan 2)
(KTN. 24) dan hendaklah diisi dalam 2 salinan. (iii). Permohonan berasingan bagi tiap-tiap pemohon
kecuali perkongsian dicadangkan. (iv). Semak sama ada telah ditandatangani atau tidak
oleh pemohon. (v) Kawasan tanah yang dipohon hendaklah
ditunjukkan di atas borang Jadual 1.
Pemberimilikan Tanah
102 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
PROSES KERJA RUJUKAN b. Mukim tanah yang dipohon.
(i) Tentukan ianya telah ditandatangani oleh Pentadbir
Tanah atau penolong-penolongnya. (ii) Tentukan ianya telah membayar bayaran
permohonan. (iii) Borang yang tidak lengkap boleh ditolak menurut di
bawah Fasal 3, Peraturan Tanah Terengganu 1966. Jadual 1 hendaklah ditaip atau ditulis tangan dengan dakwat hitam cair atau cop jari hitam.
(iv) Setelah disemak dan didapati semua butir yang
diperlukan telah ada maka borang tersebut bolehlah diterima untuk tindakan selanjutnya.
(v) Buku Daftar Permohonan Tanah ada disediakan mengikut mukim. (Land 125A).
(vi) Catatkan di dalamnya tarikh terima, Nombor Daftar
Permohonan, Nama Pemohon dan alamatnya serta luas tanah yang dipohon, jenis tanah dipohon sama ada Bangunan, Pertanian atau Perusahaan.
(vii) Buka fail permohonan (viii) Catatkan Bilangan Fail misalnya PTK.TR.
12/15/2003/0055. Ini adalah untuk memudahkan bahagian ini mengesan fail berkenaan jika diperlukan dengan seberapa segera oleh kerana Buku Daftar Permohonan juga disediakan mengikut mukim.
(ix) Bilangan Daftar Permohonan Tanah hendaklah juga dicatatkan di atas kulit fail tersebut. Contoh – Daftar Permohonan Tanah Bil: 55/2003.
(x) Catatkan juga di atas kulit fail tersebut seperti berikut: Nama Pemohon, kad Pengenalan Pemohon, Mukim, Kawasan tempat Tanah Dipohon, keluasan yang dipohon dan Jenis Kegunaan Tanah Yang Dipohon
(xi) Pembukaan fail ini hendaklah juga didaftarkan
terlebih dahulu di dalam buku Daftar Fail mengikut mukim yang telah disediakan. Nombor fail juga adalah mengikut siri yang terdapat di dalam Buku Daftar Permohonan Tanah.
Pegawai meluluskan: KPPT/PPT I, II dan PPTK
Seksyen 436A, KTN
Seksyen 436A, KTN
Pemberimilikan Tanah
103 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
PROSES KERJA RUJUKAN (xii) Setelah selesai fail dibuka, ianya hendaklah
diedarkan kepada Juru Surih untuk dibuat catatan di atas Syit litho dan pengesahan sama ada tanah yang dipohon bertindih dengan permohonan lain yang terdahulu. Juga untuk memastikan sama ada ianya tanah milik atau tanah kerajaan.
(xiii) Setelah diterima balik fail daripada Juru Surih, fail
tersebut hendaklah pula diedarkan kepada PPT I untuk siasatan dan laporan. Fail tersebut biasa diedarkan kepada Penolong Pegawai Tanah di bawah kawalannya untuk menjalankan siasatan.
(xiv) Setelah selesai dijalankan siasatan biasanya PPT I
mengedarkan kepada KPPT melaporkan hasil siasatan yang telah dijalankan.
(xv) KPPT pula akan mengedarkan kepada Kerani Tanah
Agensi untuk tindakan selanjutnya. (xvi) Jika tanah yang dipohon terletak di dalam Kawasan
majlis perbandaran biasanya KPPT mengarahkan supaya meminta pandangan daripada Yang Di Pertua Majlis Perbandaran. Jika tanah yang dipohon itu terletak di luar kawasan Majlis Perbandaran, KPPT biasanya mengarahkan supaya meminta pandangan Jabatan Perancang Bandar dan Desa Negeri.
(xvii) Sekiranya setelah dibuat siasatan mendapati ianya
bukan tanah kerajaan maka KPPT akan mengarahkan atau memohon PT untuk menolak sahaja permohonan tersebut.
(xviii) Sebelum tindakan ini dibuat terlebih dahulu
hendaklah diperhatikan bahawa pandangan Yang Di Pertua Majlis Perbandaran telah diterima sama ada ianya disokong atau tidak. Permohonan mendapatkan pandangan tersebut dibuat melalui borang yang telah disediakan. Sila pastikan juga bahawa pelan tanah yang dipohon telah mencukupi iaitu sekurang-kurangnya 25 salinan.
(xix) Perhatikan juga sama ada laporan Penolong
Pegawai Tanah telah lengkap iaitu berkaitan dengan tanah yang dipohon.
Pegawai dirujuk: Pelukis Pelan/Juru Surih
Pen. Pegawai Tanah Kanan/ Penolong Pegawai Tanah KPPT Ketua Bahagian
Ketua Bahagian PT/KPPT
PT/KPPT
PT/KPPT
Pemberimilikan Tanah
104 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
PROSES KERJA (xxi) Bagi permohonan untuk perusahaan, sila perhatikan
sama ada Penolong Pegawai Tanah (PPT) telah melaporkan bangunan-bangunan yang ada di atas tanah tersebut. Surat kelulusan daripada Jawatankuasa Pelancongan dan Perindustrian telah diperoleh oleh pemohon. Surat kebenaran memiliki tanah-tanah bagi syarikat yang ditubuhkan dengan mendapatkan ‘ARTICLE OF ASSOCIATION’, senarai Ahli-ahli Lembaga Pemegang Saham Syarikat yang memohon tanah tersebut.
(xxii) Jika permohonan untuk tapak Perindustrian yang
datangnya dari PMINT, sila pastikan sama ada Jawatankuasa Tapak Perindustrian telah meluluskan tapak tersebut kepada Syarikat tersebut yang biasanya akan diberitahu di dalam surat daripada PMINT. Keputusan mesyuarat Jawatankuasa Tapak akan diedarkan kepada Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri untuk pengesahan dan persetujuannya.
(xxiii) Setelah berpuas hati segala laporan yang diperlukan
telah didapati maka Rang Pengesyoran hendaklah disediakan
(xxiv) Setelah selesai Rang Pengesyoran ditaip dengan
baik, ianya hendaklah diedarkan kepada KPPT untuk menyemak dan seterusnya mengedarkan pula kepada PT untuk mendapat tandatangan.
(xxv) Kembarkan juga 21 salinan pelan untuk
ditandatangani oleh PT bersama surat tersebut. (xxvi) Jika terdapat pindaan hendaklah ditaip semula
dengan baik dan diedarkan semula kepada KPPT untuk diangkat semula kepada PT untuk mendapat tandatangan beliau.
(xxvii) PT setelah menandatangani surat tersebut akan
mengedarkan semula kepada KPPT yang seterusnya edar kepada Kerani Tanah untuk menghantarkan surat tersebut kepada PTG.
RUJUKAN KPPT Ketua Bahagian PT
Pemberimilikan Tanah
105 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
PROSES KERJA
(xxviii)Surat Pengesyoran hendaklah dihantar kepada PTG dengan disertakan 21 salinan pelan.
(xxix) Salinan surat tersebut dimasukkan ke dalam fail
berkenaan dan fail tersebut hendaklah disimpan SDP MMK dalam kabinet. Fail ini akan dikeluarkan semula apabila menerima keputusan PTG/MMK nanti.
c. Ada kalanya permohonan ditolak atau disyorkan oleh
PTD
(i) Semua permohonan hendaklah diangkat kepada MMK untuk mendapat keputusannya.
(ii) Tiap-tiap permohonan yang ditolak hendaklah
dicatat TOLAK di dalam buku Daftar Permohonan Tanah dan ditandatangani oleh PT/KPPT/PPT I.
(iii) Hantar surat penolakan kepada pemohon melalui
Penghantar Notis dan dapatkan P/S untuk dimasukkan di dalam fail bagi membukti bahawa pemohon telah menerima surat penolakan tersebut.
(iv) Selepas itu edarkan fail tersebut kepada PPT untuk
dibatalkan di atas syit litho dan lain-lain. Selepas itu fail tersebut hendaklah disimpan di dalam bilik fail untuk rujukan pada masa akan datang.
(v) Apabila menerima surat dan keputusan MMK dari
PTG hendaklah satu salinannya dimasukkan ke dalam fail dan satu salinan lagi disimpan untuk rujukan.
(vi) Selepas itu edarkan fail tersebut kepada KPPT
untuk mendapatkan arahan untuk mengeluarkan Borang 5A.
(vii) Borang 5A hendaklah disediakan sekurang-
kurangnya dalam 2 salinan. Satu salinan kepada pemohon dan satu lagi di dalam fail. Bagi permohonan daripada Pesuruhjaya Tanah Persekutuan, satu salinan hendaklah dihantar terus kepada Kementerian berkenaan (salinan asal) dan satu salinan lagi kepada Pesuruhjaya Tanah Persekutuan di samping satu salinan untuk fail.
RUJUKAN
Kerani Surat
Ketua Bahagian
PTG/MMKN
Ketua Bahagian
Kerani Surat /Penghantar Notis
Penolong Pegawai Tanah Kanan/Pelukis Pelan
Ketua Bahagian
KPPT
Pemberimilikan Tanah
106 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
PROSES KERJA
(viii) Borang ini disediakan sekiranya permohonan tersebut diluluskan sahaja.
(ix) Semasa membuat/menyediakan Borang 5A, jangan
lupa butir seperti berikut:
• Nama Pemohon (tuan tanah) • No. Kad Pengenalan • Alamat Pemohon • Daerah tanah yang diluluskan • Mukim • Lot No./PT Lot No. • Keluasan tanah yang diluluskan • Jenis Penggunaan tanah • Hak milik tanah yang diluluskan • Cukai tanah yang dikenakan • Harga tanah yang dikenakan • Bayaran upah ukur • Bayaran tanda sempadan • Bayaran pejabat • Jumlah besar
(x) Setelah selesai menyediakan borang ini hendaklah
diedarkan kepada KPPT untuk mendapat tandatangan bersama dengan fail untuk rujukan dan Buku Daftar Permohonan Tanah.
(xi) Hendaklah ditandakan di dalam Buku Daftar
Permohonan Tanah ‘LULUS’. Di bawahnya pula dinyatakan kuasa meluluskan permohonan tersebut sebagaimana berikut – MMKN Bil. 222/2003, PTG. TR05/2003/0015 bertarikh 20.10.2003 dan ditandakan luas tanah yang diluluskan. Hendaklah dicopkan mohor Pentadbir Tanah untuk ditandatangani oleh PT/KPPT/PPT 1.
(xii) Setelah ditandatangani PT/KPPT/PPT 1 borang
tersebut hendaklah dihantar kepada pemohon dan jabatan berkaitan untuk mendapat Akuan Penerimaannya. Untuk makluman Akuan Penerimaan adalah mustahak untuk memastikan bahawa pemohon menerima borang tersebut oleh kerana tempoh yang diberikan bagi menjelaskan bayaran yang dituntut adalah selama 3 bulan sahaja dikira daripada pemohon menerim borang tersebut dan boleh dipertimbangkan 3 bulan lagi dan jika
RUJUKAN
Seksyen 81, KTN
PT/KPPT/PPT 1/Penghantar Notis
Pemberimilikan Tanah
107 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
PROSES KERJA sekiranya gagal menjelaskan dalam tempoh lanjutan tersebut itu, maka permohonannya boleh dibatalkan
di bawah fasal 81/82, KTN. (xiii) Sekiranya pemohon tinggal di luar
kawasan/daerah/negeri, borang tersebut hendaklah dihantar melalui Pentadbir Tanah berkenaan.
(xiv) Setelah Borang 5A dihantar, fail berkenaan
hendaklah disimpan SDP. Bayaran sehingga tuan tanah/wakil datang membuat bayaran yang dituntut.
(xv) Fail ini akan dikeluarkan atau di SDP hanya dalam
tempoh 6 bulan sahaja. Jika tuan tanah/wakilnya tidak datang maka permohonan berkenaan hendaklah dibatalkan.
(xvi) Akuan penerimaan akan diserah kepada kerani
tanah setelah Penghantar Notis menyerahkan borang tersebut kepada tuan tanah.
(xvii) Akuan Penerimaan ini hendaklah disimpan di dalam
fail sebagai bukti yang tuan tanah telah menerima Borang 5A dan amat diperlukan bagi mengira tempoh yang diberi sebelum membatalkan sesuatu permohonan.
(xviii) Pengesahan Kad Pengenalannya sama ada ia benar-
benar pemohon sendiri.
(xix) Sekiranya pemohon sendiri yang datang membuat bayaran tersebut maka bolehlah diterima dan rekodkan bayaran dalam Buku Bayaran 5A dan edarkan fail kepada Juru Wang untuk terima bayaran.
(xx) Begitu juga jika wakil tuan tanah yang datang untuk
membuat bayaran ambil fail dan minit kepada Juru Wang untuk tindakannya.
(xxi) Edarkan fail berkenaan kepada Juru Wang dan suruh
pemohon/wakilnya membuat bayaran di tempat pembayaran.
(xxii) Jika sekiranya pemohon ada membuat bayaran
AMANAH selaraskan perselisihannya.
RUJUKAN
Ketua Bahagian
Ketua Bahagian
Pemberimilikan Tanah
108 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
PROSES KERJA
Catatan: Mana-mana AMANAH yang lebih daripada tuntutan Borang 5A akan dijadikan hasil.
(xxiii) Ambil balik fail daripada Juru Wang dan tanda
segala bayaran yang dibuat itu di dalam Buku Daftar Permohonan Tanah berserta nombor resit berkenaan.
(xxiv) Buat ingatan di dalam minit fail yang bayaran
tersebut telah dicatat di dalam Buku Daftar Permohonan Tanah.
(xxv) Setelah selesai dibuat bayaran edarkan fail tersebut
kepada Pen. Pegawai Tanah untuk disediakan P.U. (xxvi) Tujuan membuat P.U. ini adalah untuk
mengeluarkan Suratan Hak Milik Sementara. (xxvii) Tindakan selanjutnya akan diambil oleh PPT yang
mana setelah selesai membuat P.U. akan diedarkan pula kepada Kerani Surat Keterangan.
(xxviii)Setelah selesai dikeluarkan Hak Milik Sementara (QT), Kerani Surat Keterangan akan mengedar balik fail berkenaan kepada bahagian ini.
(xxix) Tanda nombor HS(M)/HS(D) di dalam Buku Daftar
Permohonan Tanah dan SDP fail tersebut untuk tindakan pengeluaran geran kekal.
(xxx) Fail tersebut hendaklah disimpan dengan baik di
dalam bilik fail untuk rujukan di kemudian hari jika diperlukan untuk pindah milik, tarikh, ABT dan sebagainya dan akan dikeluarkan daripada bilik fail dari semasa ke semasa mengikut yang diperlukan.
RUJUKAN Seksyen 81/82, KTN
Ketua Bahagian
Penolong Pegawai Tanah Seksyen 83, KTN
Ketua Bahagian/ Kerani Surat Keterangan
Kerani Surat Keterangan/ Ketua Bahagian Seksyen 78, KTN Kerani Surat Keterangan/ Ketua Bahagian
Pemberimilikan Tanah
109 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
6.9 OBJEKTIF PENGAUDITAN
Tujuan pengauditan adalah untuk menentukan sama ada:
a. Proses permohonan dan pemberimilikan tanah adalah mengikut prosedur
dan peraturan yang ditetapkan oleh KTN dan Peraturan Tanah Negeri dan
juga Pekeliling KPTG Persekutuan dan PTG Negeri.
b. Bayaran pentadbiran mengenai permohonan dan pemberimilikan tanah
yang dikenakan mengikut kadar yang ditetapkan oleh Peraturan Tanah
Negeri.
c. Rekod dan daftar mengenai permohonan tanah dan pemberimilikan tanah
diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini.
6.10 SKOP PENGAUDITAN
Skop pengauditan ini meliputi permohonan dan pemberimilikan tanah di Pejabat
Tanah yang dilawati. Tempoh yang ditetapkan berdasarkan kepada Memorandum
Rancangan Audit (MRA) yang diluluskan oleh Pengarah Audit Negeri.
6.11 METODOLOGI PENGAUDITAN
Proses pemberimilikan tanah akan bermula dengan permohonan diterima daripada
pemohon atau berlakunya penganugerahan oleh Kerajaan sebagai tanda
pengiktirafan terhadap jasa atau peranan yang disumbangkan oleh seseorang.
a. Permohonan Tanah
(i) Daripada Daftar Permohonan Tanah pilih secara rawak permohonan
tanah mengikut sampel MRA.
• Tentukan permohonan dibuat menggunakan borang yang
ditetapkan dalam Peraturan Tanah Negeri.
Pemberimilikan Tanah
110 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
• Tentukan semua permohonan tanah direkodkan dalam
Daftar Permohonan Tanah.
• Sahkan bayaran permohonan tanah dengan resit mengikut
kadar ditetapkan oleh Kaedah Tanah Negeri.
(ii) Berpandukan Daftar Permohonan Tanah pilih secara rawak
permohonan tanah yang diterima bagi tempoh tahun terdahulu yang
masih belum atau dalam proses.
• Tentukan sama ada dasar memproses permohonan tanah
seperti yang ditetapkan di bawah Arahan atau Pekeliling
Pengarah Tanah Dan Galian Negeri diikuti.
• Tentukan sebab kelewatan memproses permohonan tersebut.
b. Pemberi Milikan Tanah
(i) Berdasarkan Daftar Permohonan Tanah pilih secara rawak
permohonan yang telah diluluskan oleh Pihak Berkuasa Negeri.
(ii) Menentukan semua bayaran pentadbiran tanah yang dikehendaki
oleh Pihak Berkuasa Negeri mengikut Seksyen 81, KTN dikutip
dan dikenakan mengikut kadar yang ditetapkan dalam Peraturan
Tanah Negeri. Rujukan kepada resit bayaran perlulah dibuat.
• Hasil Tahun Pertama (Cukai sewa)
• Premium Tanah
• Upah Ukur
• Tanda Sempadan
• Jualan Surih
Pemberimilikan Tanah
111 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
• Penyediaan Dan Pendaftaran Dokumen Hak Milik
(iii) Tentukan semua suratan Hak Milik didaftarkan dan dikeluarkan
terhadap permohonan yang diluluskan mengikut tempoh yang
ditetapkan oleh Pekeliling dan Arahan Pejabat Tanah Dan Galian.
(iv) Menentukan semua Hak Milik Salinan Pendaftar (RDT) disimpan
selamat dalam bilik kebal.
c. Penguatkuasaan Terhadap Syarat
(i) Tentukan sama ada program dan laporan penguat kuasa disediakan.
(ii) Berdasarkan sampel yang dipilih tentukan:
• Tanah yang dikenakan syarat/sekatan.
• Tempoh bayaran (Borang 5A, KTN) telah luput.
6.12 SENARAI SEMAKAN
a. Permohonan Tanah
Tujuan: Untuk menentukan Proses permohonan tanah adalah mengikut prosedur
dan peraturan yang ditetapkan oleh KTN dan Peraturan Tanah Negeri dan juga Pekeliling KPTG Persekutuan dan PTG Negeri.
(i) Tentukan semua fail permohonan yang dipilih dikemukakan untuk
pengauditan. Pemerhatian:
(ii) Tentukan bayaran permohonan yang ditetapkan dalam Kaedah Tanah Negeri dipungut dan nombor resit dicatatkan dalam borang permohonan/daftar.
Pemerhatian:
(iii) Tentukan daftar permohonan mengandungi ruangan yang ditetapkan dalam Kaedah Tanah Negeri.
Pemerhatian:
Pemberimilikan Tanah
112 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(iv) Tentukan fail dibuka setelah permohonan didaftarkan dan butir permohonan direkodkan dalam daftar.
Pemerhatian:
(v) Tentukan Pentadbir Tanah Daerah membuat penilaian awal sama ada untuk diterima atau ditolak dan keputusannya dicatatkan dalam daftar permohonan tanah.
Pemerhatian:
(vi) Tentukan pemohon diberitahu sekiranya permohonannya ditolak. Pemerhatian:
(vii) Tentukan permohonan yang telah dipertimbangkan oleh Jawatankuasa Pentadbir Tanah Daerah dibawa ke Majlis Mesyuarat Kerajaan untuk mendapat kelulusan.
Pemerhatian:
(viii) Tentukan proses permohonan disempurnakan dalam tempoh masa sebagaimana yang digariskan dalam arahan atau Pekeliling Pengarah Tanah Dan Galian Negeri serta piagam pelanggan Jabatan.
Pemerhatian:
b. Permohonan Tanah Yang Lewat Diluluskan Tujuan : Untuk menentukan punca kelewatan.
(i) Tentukan semua fail permohonan yang dipilih dikemukakan untuk pengauditan.
Pemerhatian:
(ii) Tentukan proses permohonan tanah mengikut Dasar Permohonan seperti yang dikehendaki oleh Arahan atau Pekeliling Pengarah Tanah Dan Galian Negeri.
Pemerhatian:
Pemberimilikan Tanah
113 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(iii) Tentukan kelewatan berlaku dalam proses permohonan tanah disebabkan oleh perkara berikut:
• Buat catatan di atas syit litho kawasan yang dipohon dan ulasan oleh
Juru Surih • Laporan tanah oleh Pegawai Penempatan • Rujukan kawasan dipohon ke Jabatan Teknikal seperti JKR, JPS,
Penguasa Tempatan berkenaan, Jabatan Alam Sekitar dan agensi lain yang berkenaan
• Penyediaan Kertas Mesyuarat untuk pertimbangan dan persetujuan
JKPTD • Penyediaan Kertas Mesyuarat MMK untuk kelulusan MMK
• Penghantaran Kertas MMK ke Pejabat Tanah Dan Galian
Pemerhatian:
c. Pemberimilikan Tanah Tujuan: Untuk menentukan Proses Pemberimilikan Tanah adalah mengikut
prosedur dan peraturan yang ditetapkan oleh KTN dan Peraturan Tanah Negeri dan juga Pekeliling KPTG Persekutuan dan PTG Negeri.
(i) Tentukan keputusan MMK telah dicatatkan dalam Daftar Permohonan
Tanah. Pemerhatian:
(ii) Tentukan semua fail permohonan diluluskan yang dipilih telah dikemukakan untuk pengauditan.
Pemerhatian:
(iii) Tentukan semua bayaran pemberimilikan yang dicatat dalam Notis 5A seperti berikut dikenakan mengikut kadar yang ditetapkan oleh Kaedah Tanah Negeri
• Cukai Tanah • Premium
Pemberimilikan Tanah
114 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
• Bayaran Ukur (Jika pengukuran dijalankan oleh Jabatan Ukur) • Bayaran Tanda Sempadan • Cukai Pelan (Jika ada) • Cukai Parit Dan Tali Air (Jika ada) • Denda Khas (Jika ada) • Bayaran Penyediaan Dan Pendaftaran Hak Milik Sementara dan
Tetap Pemerhatian:
(iv) Tentukan semua bayaran Notis 5A telah dijelaskan dengan merujuk kepada resit bayaran.
Pemerhatian:
(v) Tentukan bayaran dalam Notis 5A dijelaskan oleh pemohon dalam tempoh yang ditetapkan atau tempoh lanjutan mengikut tempoh yang ditetapkan terhadap pemohon dalam notis tersebut.
Pemerhatian:
(vi) Tentukan bayaran dalam Notis 5A yang tidak dijelaskan dalam tempoh yang ditetapkan seperti terdapat dalam notis telah dicatatkan keluputan kelulusan dalam Daftar Permohonan.
Pemerhatian:
(vii) Tentukan kelewatan berlaku dalam mendaftarkan suratan Hak Milik tanah yang diluluskan mengakibatkan cukai tanah tahun berkenaan tidak dapat dipungut.
Pemerhatian:
(viii) Jika kelewatan berlaku, adakah disebabkan oleh perkara-perkara berikut:
• Kelewatan Pegawai Penempatan dalam membuat ukuran perangan bagi menyediakan Permintaan Ukur
• Kelewatan dalam menyediakan Permintaan Ukur (P.U) untuk
Pemberimilikan Tanah
115 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
dihantar ke Jabatan Ukur
• Kelewatan dalam penyediaan pelan Hak Milik Sementara Pemerhatian:
(ix) Tentukan Nombor P.U. dan tarikh dicatat ke dalam Daftar Permohonan
tanah. Pemerhatian:
(x) Tentukan semua bayaran pemberimilikan telah dipindahkan ke hasil (yang mana berkenaan).
Pemerhatian:
(xi) Tentukan Nombor Hak Milik sementara direkodkan dalam Daftar Permohonan Tanah.
Pemerhatian:
(xii) Tentukan Notis (Borang 5F) dikeluarkan dengan segera kepada pemohon untuk mengambil Suratan Hak Milik Dikeluarkan (IDT) selepas Hak Milik Didaftarkan (Issue Document Of Title).
Pemerhatian:
(xii) Tentukan sama ada kelewatan berlaku dalam mengambil Suratan Hak Milik oleh pemohon.
Pemerhatian:
(xiii) Jika ada, tentukan bayaran denda lewat dikenakan mengikut kadar Kaedah Tanah Negeri.
Pemerhatian:
(xiv) Tentukan Cukai Tanah Hak Milik yang didaftar direkodkan dalam Daftar Cukai Tanah Tahunan di Unit Hasil.
Pemerhatian:
Pemberimilikan Tanah
116 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
d. Penguatkuasaan
Tujuan: Untuk menentukan sama ada syarat-syarat dan sekatan yang dikenakan dipatuhi oleh penerima milikan tanah dan peraturan yang ditetapkan dipatuhi.
(i) Tentukan program penguatkuasaan (lawatan) terhadap tanah yang diberi milik disediakan.
Pemerhatian:
(ii) Tentukan laporan terhadap perlanggaran syarat/Hak Milik disediakan. Pemerhatian:
(iii) Tentukan tindakan yang diambil terhadap pemohon yang gagal menjelaskan bayaran (Borang 5A KTN) dalam tempoh yang ditetapkan termasuk tempoh lanjutan.
Pemerhatian:
6.13 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT
6.14 PEGAWAI YANG MENJALANKAN PENGAUDITAN
a. NAMA :
JAWATAN :
b. NAMA :
JAWATAN :
c. NAMA :
JAWATAN :
6.15 PEGAWAI YANG MENYEMAK
a. NAMA :
JAWATAN :
Pemberimilikan Tanah
117 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
6.16 CARTA ALIRAN
Ya
Tidak
A
Mula
Penerimaan Permohonan
Semakan Dokumen
Lengkap
Buka Fail dan daftar
permohonan
Slip akuan penerimaan dimasukkan dalam fail
permohonan
Pelukis Pelan menandakan permohonan atas syit litho
Siasatan dan Laporan disediakan oleh Pegawai
Petempatan
Minta pandangan Jabatan
Teknikal
Pemberimilikan Tanah
118 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
Melebihi 6 bulan
Angkat Syor Batal Kepada KPPT/PPT I
A
Lulus
Tolak
Sediakan Kertas Pengesyoran
ke PTG/MMK
Maklumkan kepada
Pemohon
Keputusan PTG/MMK
Keluarkan Borang 5A
Akaun Penerimaan (P/S)
dalam tempoh 6 bulan (3 +3)
Bayaran Borang 5A Rekod Buku Daftar
Permohonan Tanah dan lain-lain
Penolong Pegawai Tanah
sediakan Permohonan Ukur (P.U)
Penyediaan Hak Milik Sementara
KSK sedia dan daftar QT
Tamat
Angkat Syor batalkan kepada KPPT/PPT 1
119 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
119 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
7 Pengurusan Lesen
Pendudukan Sementara
7.1 PENDAHULUAN
Lesen Pendudukan Sementara (LPS) adalah satu daripada beberapa cara pelupusan
tanah. Ia juga disebut sebagai pelupusan tanah melalui pengeluaran lesen. LPS boleh
dikeluarkan ke atas tanah berikut:
a. Tanah Kerajaan.
b. Tanah Lombong yang pada masa itu tidak digunakan untuk tujuan
melombong.
c. Tanah rizab awam yang pada masa itu tidak digunakan bagi maksud ianya
dirizabkan.
7.2 JENIS LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA
Lesen Pendudukan Sementara terbahagi kepada 2 iaitu Lesen Pendudukan Sementara
melalui Borang 4A, KTN dan Lesen Pendudukan Sementara bersama Permit yang
disatukan melalui Borang 4B, KTN.
a. Lesen Pendudukan Sementara (Borang 4A, KTN)
LPS (Borang 4A, KTN) dikeluarkan untuk kegunaan sementara sahaja seperti
berikut:
(i) Bercucuk tanam bagi tanaman yang tidak kekal dan tanaman
bermusim.
(ii) Mendirikan rumah atau binaan sementara yang boleh dialihkan.
(iii) Pertunjukan awam seperti sarkas, pameran dan lain-lain.
Pengurusan Lesen Pendudukan Sementara
120 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
b. Lesen Pendudukan Sementara Bersama Permit (Borang 4B, KTN)
(i) LPS bersama permit (Borang 4B, KTN) dikeluarkan dalam keadaan
di mana pengeluaran bahan batu tidak boleh dijalankan dengan
ketiadaan hak menduduki. Dengan LPS dan Lesen ini, tindakan
berikut dibenarkan:
• Menduduki tanah itu.
• Mengeluarkan, memproses dan mengambil bahan batu.
(ii) LPS dan LPS bersama permit tidak boleh dikeluarkan untuk maksud
berikut:
• Melombong
• Mengeluarkan bahan batuan bagi tujuan mendapatkan logam
atau galian daripadanya
• Mengambil hasil hutan.
7.3 KUASA MENGELUARKAN LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA
Mengikut Seksyen 66, KTN, kuasa mengeluarkan Lesen Pendudukan Sementara
adalah seperti berikut:
a. Tanah Kerajaan oleh Pentadbir Tanah Daerah (PTD).
b. Tanah lombong oleh PTD yang bertindak dengan persetujuan.
• Merinyu Kanan Galian atau pegawai lain yang pada masa itu
ditugaskan mengenai pentadbiran undang-undang perlombongan di
dalam negeri berkenaan dan dengan persetujuan pemegang pajakan
lombong.
Pengurusan Lesen Pendudukan Sementara
121 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
• Orang atau badan yang pada masa itu berhak mendapat kepentingan
pajakan atau sijil melombong tanah tersebut.
c. Tanah rizab awam
• PTD dengan kelulusan pegawai pengawal rizab tersebut; atau
• Pegawai pengawal rizab tersebut jika telah diberi kuasa oleh PBN.
7.4 PIHAK YANG BOLEH DIBERI LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA
Mengikut Kanun Tanah Negara dan Kaedah Tanah Negeri, Lesen Pendudukan
Sementara boleh dikeluarkan kepada:
a. Orang atau badan di bawah Seksyen 43, KTN
b. Syarat lain:
(i) Tanah kawasan simpanan Melayu hanya kepada orang Melayu.
(ii) Tanah yang diisytiharkan sebagai kawasan orang asli hanya kepada
orang asli.
(iii) Di Kelantan hanya kepada rakyat Kelantan.
7.5 SYARAT LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA
Syarat Lesen Pendudukan Sementara yang perlu dipatuhi adalah seperti berikut:
a. Tamat tempohnya pada hari terakhir tahun ianya dikeluarkan.
Bagaimanapun bagi maksud mengadakan pertunjukan atau hiburan awam,
ia mengikut tempoh yang sesuai untuk tujuan tersebut.
b. LPS boleh diperbaharui bagi tempoh tidak melebihi 1 tahun dan tarikh ini
dicatat di atas LPS yang sama.
c. LPS tidak boleh diperbaharui lebih daripada 3 kali melainkan mendapat
kelulusan bertulis PBN terlebih dahulu.
Pengurusan Lesen Pendudukan Sementara
122 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
d. Tidak boleh digunakan bagi maksud lain seperti apa yang dinyatakan.
e. Tidak boleh dipindah milik atau dipusakai.
f. Tamat apabila pemegangnya meninggal dunia atau badan tersebut
dibubarkan.
g. Boleh dibatalkan bila-bila masa tanpa pampasan apabila pelanggaran
syarat.
h. Boleh dibatalkan bila-bila masa dengan pampasan dipersetujui.
7.6 SYARAT PERMIT
Syarat Permit yang perlu dipatuhi adalah seperti berikut:
a. Tamat pada akhir tempoh yang dinyatakan di dalamnya.
b. Tidak boleh digunakan bagi maksud selain daripada mengeluarkan,
memproses dan mengambil bahan batuan seperti mana dinyatakan.
c. Tidak boleh mengambil bahan batu lebih daripada kuantiti yang ditetapkan.
d. Tidak boleh dipindah milik atau dipusakai.
e. Boleh dipinda hak jika syarat itu dinyatakan dalam Kaedah Tanah Negeri.
f. Tamat apabila pemegangnya meninggal dunia atau badan tersebut
dibubarkan.
g. Boleh dibatalkan tanpa pampasan bila perlanggaran peruntukan yang
ditetapkan.
h. Boleh dibatalkan bila-bila masa dengan pampasan dipersetujui atau
ditetapkan menurut peruntukan Seksyen 434, KTN.
Pengurusan Lesen Pendudukan Sementara
123 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
7.7 LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA DAN PERMIT DISATUKAN
Lesen Pendudukan Sementara dan Permit Disatukan boleh dikeluarkan bagi
tempoh tidak lebih 5 tahun atau bagi tempoh seperti dinyatakan dalam Kaedah
Tanah Negeri. Lesen Pendudukan Sementara dan Permit Disatukan boleh
dikenakan deposit (Seksyen 74, KTN) jika diarah PBN sebagai jaminan:
a. Pelaksanaan dan pematuhan peruntukan atau syarat permit.
b. Pemulihan tanah apabila tamat tempoh permit.
7.8 PERUNTUKAN UNDANG-UNDANG
Peruntukan undang-undang yang terlibat dalam Pengurusan Lesen Pendudukan
Sementara adalah seperti berikut:
a. Kanun Tanah Negara (Seksyen 42, 43, 65-67 dan 69-74)
b. Peraturan Tanah Negeri
7.9 PIHAK BERKUASA UNTUK MELULUSKAN LESEN PENDUDUKAN
SEMENTARA
Pihak Pentadbir Tanah Negeri (Pengarah Pejabat Tanah Dan Galian) akan
meluluskan permohonan atau pembaharuan Lesen Pendudukan Sementara.
Pemungut Hasil Tanah akan mendaftar dan membuka fail bagi setiap permohonan
yang diterima dan menyemak, laporan disediakan serta dikemukakan kepada PPT
untuk tindakan selanjutnya mengikut kehendak Seksyen 66-74, KTN, Peraturan
Tanah dan Arahan lain. PPT akan menyemak dan meluluskan atau menolak
permohonan. Kadar bayaran LPS akan ditetapkan oleh PPT berdasarkan kepada
Kaedah Tanah Negeri. Bagi Borang 4B, kadar dan kuantiti bahan batu/tanah yang
boleh dikeluarkan ditetapkan oleh PPT berdasarkan kepada Kaedah Tanah Negeri
masing-masing. Had kelulusan luas tanah di bawah LPS akan ditetapkan melalui
Pekeliling PTG Negeri, jika ada.
Pengurusan Lesen Pendudukan Sementara
124 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
7.10 PROSES KERJA
PROSES KERJA
RUJUKAN
a. Menerima permohonan yang lengkap. b. Mendaftar dan membuka fail. c. Pengedaran fail permohonan kepada Juru Surih
untuk catatan dalam syit litho. d. Pentadbir Tanah mengkaji laporan Juru Surih. e. Pandangan Jabatan Teknikal jika berkenaan f. Pentadbir Tanah Daerah boleh melulus/menolak
permohonan Lesen Tumpangan Sementara yang di luar daripada kawasan majlis.
g. Bagi kawasan yang dipohon di dalam kawasan
majlis, Pentadbir Tanah Daerah hendaklah merujuk kepada jawatankuasa untuk keputusannya sebelum melulus/menolak permohonan itu. Sekiranya ada arahan yang berlawanan dengan maksud apa-apa permohonan Lesen Tumpangan Sementara hendaklah diputuskan oleh Pihak Berkuasa Negeri atau mana-mana pihak berkuasa lain.
h. Kelulusan atau penolakan hendaklah disampaikan
dengan segera kepada pemohon. i. PTD hendaklah memberitahu pemohon untuk
menjelaskan bayaran lesen supaya lesen dalam Borang 4A boleh dikeluarkan kepadanya.
j. Nombor PT hendaklah diberikan dan nombor itu
hendaklah dicatatkan dalam Faharasat PT dan dicatatkan juga dalam syit litho.
k. PTD hendaklah menerima bayaran untuk lesen itu
daripada pemohon. l. PTD hendaklah mengeluarkan lesen dalam Borang
4A dengan nama pemohon. m. Kesemua fail (LTS) ini akan diambil perjalanan di
dalam buku pengedaran.
Pengurusan Lesen Pendudukan Sementara
125 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
PROSES KERJA
n. Menyediakan borang LTS o. LTS disimpan dengan selamat p. Pada awal setiap bulan, laporan LPS dihantar
kepada Setiausaha Kerajaan Negeri dan Pengarah tanah Galian Negeri.
RUJUKAN
7.11 OBJEKTIF PENGAUDITAN
Tujuan pengauditan bagi pemohon baru dan LPS adalah seperti berikut:
a. Permohonan Baru
(i) Menentukan setiap permohonan LPS di bawah Borang 4A dan 4B
telah didaftarkan dan fail dibuka oleh Pentadbir Tanah Daerah.
(ii) Menentukan Pegawai Penempatan telah memeriksa dan melaporkan
terhadap setiap permohonan.
(iii) Menentukan bayaran dikenakan mengikut kadar yang ditetapkan
oleh Peraturan Tanah Negeri.
(iv) Menentukan rekod dan daftar diselenggarakan dengan teratur dan
kemas kini.
b. Pembaharuan LPS
(i) Menentukan pembaharuan LPS dibuat tidak lebih daripada 3 kali
atau 3 tahun tanpa kelulusan.
(ii) Menentukan rekod dan daftar LPS diselenggarakan dengan teratur
dan kemas kini serta bayaran dikenakan mengikut kadar yang
ditetapkan oleh Kaedah Tanah Negeri.
(iii) Menentukan penguatkuasaan dijalankan terhadap LPS yang
diperbaharui.
Pengurusan Lesen Pendudukan Sementara
126 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
7.12 SKOP PENGAUDITAN
Skop pengauditan meliputi permohonan baru dan pembaharuan LPS serta aktiviti
penguatkuasaan yang dilaksanakan. Tempoh pengauditan bergantung kepada budi
bicara dan kebiasaannya 3 tahun ke belakang.
7.13 METODOLOGI PENGAUDITAN
a. Daripada Daftar Permohonan LPS, pilih secara rawak permohonan
mengikut skop Memorandum Rancangan Audit (MRA).
b. Bagi permohonan yang diluluskan semak:
(i) Kelulusan MMK/PPT Negeri
(ii) Syarat yang ditetapkan
(iii) Kadar dan kuantiti ditetapkan (Borang 4B)
(iv) Tempoh lesen dibenarkan
(v) Tarikh lesen dikeluarkan
(vi) Bayaran dipungut dengan betul (Bayaran Lesen, Permit, Royalti dan
Deposit)
c. Bagi LPS terdahulu, dapatkan Daftar LPS dan tentukan bagi LPS yang
diperbaharui, ianya disahkan oleh Pentadbir Tanah Daerah.
(i) Daftar diselenggarakan dengan lengkap, memuaskan dan kemas
kini.
(ii) Pilih sampel fail mengikut MRA dan periksa.
• LPS tidak diperbaharui lebih daripada 3 tahun sejak lesen itu
dikeluarkan tanpa kelulusan PPT/MMK.
Pengurusan Lesen Pendudukan Sementara
127 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
• Laporan daripada Pegawai Petempatan (Settlement Officer)
untuk menentukan syarat yang ditetapkan dipatuhi atau
kesalahan yang dilakukan oleh pelesen.
• Daripada sampel fail yang disemak di atas, pilih beberapa
fail bagi tanah berhampiran bandar/pekan dan pemeriksaan
fizikal dilaksanakan (semasa) untuk menentukan syarat
dalam LPS dipatuhi.
(iii) Bagi LPS yang tidak diperbaharui pilih sampel fail mengikut MRA:
• Pastikan ianya dibatalkan dalam Daftar dan ianya disahkan
oleh Pentadbir Tanah Daerah.
• Pastikan PTD/Pegawai Penempatan telah
melawat/memeriksa tanah yang terlibat untuk menentukan:
- Pelesen tidak lagi menduduki tanah itu dan
menjalankan operasinya.
- Tentukan bilangan LPS tidak diperbaharui.
- Bilangan kes atas mana tindakan tidak diambil.
- Laporan PTD atas fail tersebut.
- Rancangan PTD untuk masa depan dan sebab
tindakan tidak diambil.
7.14 SENARAI SEMAK
a. Permohonan Lesen Pendudukan Sementara
Tujuan: Untuk menentukan sama ada permohonan LPS adalah mengikut
prosedur dan peraturan. Selain itu rekod dan daftar diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini.
Pengurusan Lesen Pendudukan Sementara
128 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(i) Tentukan satu Daftar Permohonan disediakan bagi merekodkan semua permohonan yang diterima.
Pemerhatian:
(ii) Tentukan Daftar yang diselenggarakan kemas kini dan semua catatan yang dibuat telah disahkan oleh Pentadbir Tanah Daerah dari semasa ke semasa.
Pemerhatian:
(iii) Tentukan Laporan dibuat oleh Pegawai Penempatan terhadap setiap permohonan.
Pemerhatian:
(iv) Tentukan pandangan diminta dari Jabatan tertentu seperti Jabatan Alam Sekitar, JKR, JPS, Penguasa Tempatan berkenaan dan lain-lain agensi berkenaan sebelum permohonan diluluskan.
Pemerhatian:
(v) Tentukan pemohon yang telah menduduki tanah tersebut secara haram dikenakan denda terlebih dahulu sebelum sesuatu lesen itu dikeluarkan.
Pemerhatian:
(vi) Tentukan bayaran yang ditetapkan dalam Peraturan Tanah Negeri dipungut dengan betul.
Pemerhatian:
(vii) Tentukan permohonan-permohonan LPS diproses dalam tempoh dinyatakan dalam piagam pelanggan pejabat tanah berkenaan.
Pemerhatian:
(viii) Jika ada kelewatan dalam mendapatkan keputusan terhadap permohonan LPS, sila dapatkan sebab-sebabnya. Pemerhatian:
Pengurusan Lesen Pendudukan Sementara
129 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
b. Pembaharuan Lesen Pendudukan Sementara
Tujuan: Untuk menentukan pembaharuan LPS dibuat tidak lebih daripada 3 kali atau 3 tahun tanpa kelulusan. Selain itu rekod dan daftar LPS diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini serta bayaran dikenakan mengikut kadar yang ditetapkan oleh Peraturan Tanah Negeri-negeri.
(i) Tentukan LPS yang dikeluarkan diperbaharui setiap tahun (tidak
melebihi 3 tahun) Pemerhatian:
(ii) Tentukan setiap LPS yang diperbaharui disahkan oleh Pentadbir Tanah atau oleh Pegawai yang diberi kuasa.
Pemerhatian:
(iii) Tentukan LPS yang diperbaharui melebihi daripada 3 tahun, adakah kelulusan MMK diperoleh terdahulu. (Sila senaraikan sekiranya tiada) Pemerhatian:
(iv) Jika sebaliknya, adakah lesen dibatalkan dalam Daftar dan disahkan oleh Pentadbir Tanah.
Pemerhatian:
(v) Untuk lesen yang dibatalkan dalam Daftar LPS kerana tidak dibaharui selepas 3 tahun, adakah Pegawai Penempatan menjalankan pemeriksaan bagi memastikan bahawa tanah yang berkenaan tidak diduduki lagi. Pemerhatian:
(vi) Jika ianya masih diduduki, adakah tindakan susulan diambil terhadap kes tersebut. Pemerhatian:
Pengurusan Lesen Pendudukan Sementara
130 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(vii) Tentukan Daftar LPS diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini. Jika tidak, dapatkan sebabnya. Pemerhatian:
(viii) Tentukan Penyata Penyesuaian terhadap LPS disediakan. Pemerhatian:
7.15 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT 7.16 PEGAWAI YANG MENJALANKAN PENGAUDITAN
a. Nama : Jawatan :
b. Nama :
Jawatan :
c. Nama : Jawatan :
7.17 PEGAWAI YANG MENYEMAK a. Nama : Jawatan :
Pengurusan Lesen Pendudukan Sementara
131 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
7.18 CARTA ALIRAN
Mula
Permohonan
PT
Pandangan Jabatan Teknikal
Buka Fail KLMS
Siasatan dan Lapor
Pengesahan PPT
Maklum kepada Pemohon
Kelulusan
Lulus
Kertas Kerja (KLMS)
Kelulusan JK Daerah
Kelulusan PTG
Kelulusan PPT
Tolak
Sambungan LMS
Bayaran K. Hasil
Penyediaan Permit
Penyediaan LMS
Tamat
Per. Permit
132 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
133 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
8
Hak Milik Strata 8.1 PENDAHULUAN
Mengikut Bahagian II Seksyen 6, Akta Hak Milik Strata (AHS) 1985, pecah
bahagi bangunan (PBB) bermaksud mengeluarkan hak milik berasingan iaitu hak
milik strata bagi setiap petak dalam bangunan yang mempunyai 2 tingkat atau
lebih yang terletak di satu lot dan memegang Hak Milik Kekal. Seksyen 8, AHS
mewajibkan pemilik bangunan yang telah siap dibina dan diberi Sijil Layak
Menduduki (CF) memohon hak milik strata dalam tempoh 6 bulan dari tarikh
penjualan atau perjanjian untuk menjual petak dalam bangunan kepada orang
ramai. Lanjutan masa tidak melebihi 3 bulan boleh diberi sekali untuk permohonan
pecah bahagi bangunan Seksyen 8 (4), AHS. Pemilik bangunan yang gagal
mengemukakan permohonan dalam tempoh masa yang ditetapkan boleh didenda
mengikut Seksyen 8(5), AHS. Hak milik tanah akan didaftarkan atas nama suatu
badan yang dikenali sebagai Perbadanan Pengurusan yang wujud secara automatik
sebaik sahaja hak milik strata didaftar kepada petak bangunan itu. Perbadanan
Pengurusan mengambil alih daripada tuan punya petak kewajipan dan tanggungan
berkenaan dengan tanah dan bangunan seperti pembayaran cukai tanah,
menginsuranskan bangunan dan menjaga kemudahan di dalam bangunan.
Seksyen 9, AHS memberi kuasa kepada Pengarah Tanah dan Galian untuk
meluluskan pecah bahagian bangunan setelah diperakui oleh Pengarah Ukur
Negeri.
8.2 SYARAT PERMOHONAN PECAH BAHAGIAN BANGUNAN
Pengarah Tanah dan Galian meluluskan permohonan untuk memecah bahagi
bangunan sekiranya permohonan memenuhi syarat berikut:
a. Permohonan dibuat oleh tuan punya tanah (Seksyen 7, AHS).
Hak Milik Strata
134 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
b. Tanah di atas mana bangunan itu terletak adalah berdaftar di bawah Hak Milik
Kekal sebagai satu lot. Jika dipegang di bawah Hak Milik Sementara, lot ini
mestilah diukur halus dan Pelan Akui (C.P) telah disediakan.
c. Bangunan hendaklah mempunyai 2 tingkat atau lebih. Walau bagaimanapun,
bangunan yang mempunyai satu tingkat di atas tanah yang sama boleh
dipecahkan bahagi dan dikeluarkan Hak Milik Strata ataupun sebagai petak
aksesori.
d. Bangunan hendaklah terletak dalam sempadan satu lot dengan tidak
mengambil kira apa-apa bahagian seperti cucur atap, kajang atau langkan yang
tidak merupakan sebahagian daripada sesuatu petak yang dicadangkan, yang
menganjur ke ruang udara sesuatu rizab jalan dan bahagian bangunan itu ada
dikeluarkan dengan permit ruang udara di bawah Seksyen 75/A, KTN
(Seksyen 9(1)(a), AHS).
e. Pecah bahagian bangunan tidak bertentangan dengan sebarang sekatan
kepentingan (Seksyen 9(1)(c), AHS).
f. Pecah bahagian bangunan tidak bertentangan dengan peruntukan undang-
undang bertulis yang berkuat kuasa dan segala kehendak telah dipatuhi
(Seksyen 9(1)(d), AHS).
g. Semua hasil tanah telah dijelaskan (Seksyen 9(1)(c), AHS).
h. Pembahagian unit syer kepada petak adalah saksama (Seksyen 9(1)(g), AHS).
i. Tiap petak mempunyai jalan keluar masuk dan jalan perhubungan dalaman
yang memadai (Seksyen 9(1)(h), AHS).
j. Jika tanah masih di bawah pajakan untuk tempoh beberapa tahun, baki tempoh
pemilikan tanah itu hendaklah tidak kurang daripada 21 tahun (Seksyen 9(1)(i),
AHS).
Hak Milik Strata
135 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
k. Tanah berkenaan hendaklah tidak tertakluk kepada mana-mana gadaian atau
lien (Seksyen 9(1)(j), AHS).
8.3 KEWAJIPAN MEMOHON PECAH BAHAGIAN BANGUNAN (SEKSYEN 8,
AHS)
a. Pemilik tanah/pemaju bagi bangunan berbilang tingkat yang telah menjual atau
membuat perjanjian jual mana-mana petak, adalah diwajibkan di bawah
Seksyen 8, AHS untuk memohon PBB dalam tempoh 6 bulan dari tarikh
tertentu berasas kepada 3 faktor berikut:
(i) Tarikh 23 Februari 1990 iaitu tarikh berkuat kuasa pindaan AHS Akta
A753.
(ii) Tarikh bangunan siap iaitu tarikh CF penuh dikeluarkan.
(iii) Tarikh jualan atau perjanjian jualan petak pertama.
b. Bagi bangunan siap sebelum 23 Februari 1990 (tarikh kuat kuasa Akta A753-
23.2.1990):
(i) Permohonan mesti dibuat dalam tempoh 6 bulan dari tarikh 23 Februari
1990 jika jualan atau perjanjian jualan petak pertama dibuat sebelum 23
Februari 1990.
(ii) Permohonan mesti dibuat dalam tempoh 6 bulan dari tarikh jualan atau
perjanjian jualan petak pertama jika jualan atau perjanjian jualan petak
pertama dibuat selepas 23 Februari 1990.
c. Bagi bangunan siap selepas 23 Februari 1990:
(i) Permohonan mesti dibuat dalam tempoh 6 bulan dari tarikh siap jika
jualan atau perjanjian jualan petak pertama dibuat sebelum tarikh siap.
Hak Milik Strata
136 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(ii) Permohonan mesti dibuat dalam tempoh 6 bulan dari tarikh jualan atau
perjanjian jualan petak pertama jika jualan atau perjanjian jualan dibuat
selepas tarikh siap.
8.4 PERUNTUKAN UNDANG-UNDANG
a. Kanun Tanah Negara, 1965
b. Akta Hak Milik Strata, 1985
c. Kaedah Hak Milik Strata, 1987 (Pulau Pinang)
d. Pekeliling Ketua Pengarah Tanah Dan Galian:
(i) Bil. 4 Tahun 1988 - Pecah Bahagian Bangunan Di Bawah Akta
Hak Milik Strata, 1985.
(ii) Bil. 4 Tahun 1994 - Keutamaan Pengeluaran Hak Milik Kekal
Bagi Tanah-tanah Dengan Bangunan
Berbilang Tingkat Di bawah Hak Milik
Sementara.
e. Pekeliling Ketua Pengarah Ukur Dan Pemetaan:
(i) Bil. 2 Tahun 1991 - Peraturan Ukur dan Garis Panduan Pecah
Bahagian Bangunan.
(ii) Bil. 1 Tahun 1993 - Peraturan Ukur dan Garis Panduan Pecah
Bahagian Bangunan (Pekeliling membuat
pindaan kepada peruntukan dalam
Pekeliling Bil. 2/91)
Hak Milik Strata
137 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
8.5 PROSES KERJA
PROSES KERJA RUJUKAN a. Permohonan Pecah Bahagi Bangunan (PBB)
(i) Pejabat Tanah dan Daerah (PT) dan Pejabat Tanah dan Galian (PTG) menerima permohonan
• Permohonan dibuat di Borang 1 AHS, 1985
(Permohonan Untuk Pecah Bahagi Bangunan).
• Permohonan disertakan dengan
- Bayaran permohonan - Pelan strata (pelan lokasi dan pelan
tingkat yang telah disahkan oleh Juru Ukur Berlesen.
- Pelan bangunan yang diluluskan oleh
Pihak Berkuasa Tempatan. - Perakuan Juru Ukur Tanah untuk
mengesahkan permohonan petak terletak di dalam sempadan lot.
- Perakuan Arkitek berdaftar atau Jurutera
berdaftar bahawa bangunan telah dibina mengikut pelan dan spesifikasi yang telah ditetapkan.
- Pelan tanah yang diperakui oleh Jabatan
Ukur bagi tanah di bawah hak milik sementara.
- Salinan Sijil Layak Menduduki (CF). - Persetujuan bertulis daripada orang
berkepentingan atas tanah tersebut. PROSES KERJA
- Dokumen Hak Milik Keluaran daripada
pemilik tanah.
Seksyen 10 (1), A.H.S
Peraturan Hak Milik Strata, 1987
Hak Milik Strata
138 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
- Perakuan daripada Pihak Berkuasa
Negeri bahawa bangunan dikelaskan sebagai skim strata kos rendah.
- Bukti bahawa semua hasil tanah telah
dipungut.
• Bagi permohonan blok sementara (pembangunan berperingkat), perlu disertakan dengan maklumat berikut:
- Perakuan Juru Ukur bahawa semua
tapak blok sementara terletak dalam lingkungan lot.
- Kuantum unit syer sementara terhadap
blok sementara adalah saksama. - Pemohon telah memberikan tarikh blok
sementara dijangka siap. - Deposit telah dibayar terhadap setiap
blok sementara.
(ii) Pendaftaran Fail Permohonan
• Fail permohonan dibuka dan rujukan dibuat kepada Pentadbir Tanah dan Juruukur Berlesen.
(iii) Pengendosan Dokumen Hak Milik Daftar
• Nota dicatat di Dokumen bahawa
permohonan pecah bahagi bangunan telah dibuat.
PROSES KERJA
(iv) Rekod permohonan di Daftar Kemajuan
Permohonan
RUJUKAN
Seksyen 10A, AHS
Hak Milik Strata
139 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
• Rekodkan permohonan Hak Milik Strata di Rekod Kemajuan Permohonan Hak Milik Strata mengikut daerah.
(v) Ulasan Jabatan Ukur
• Jabatan Ukur menyemak dan menetapkan
bayaran ukur dan bayaran pelan. • Menyediakan perakuan untuk kelulusan
Permohonan. b. Kelulusan Permohonan Hak Milik Strata
(i) Bagi permohonan yang diluluskan, PTG/PT membuat perkara berikut:
• Memaklumkan kepada pemohon • Mengemukakan permohonan kepada Jabatan
Ukur untuk penyediaan Hak Milik Strata • Memungut bayaran pelan dan bayaran ukur • Memungut bayaran penyediaan dan
pendaftaran hak milik strata.
• Menandatangani Pelan Strata.
(ii) Bagi permohonan yang ditolak, PTG/PT
• Memaklumkan kepada pemohon • Membatalkan pengendosan dalam Dokumen
Hak Milik Daftar
(iii) Tindakan Jabatan Ukur PROSES KERJA
• Meminta Juruukur Berlesen menyediakan
Pelan Strata yang diakui c. Pendaftaran Hak Milik Strata
(i) Hak Milik Strata bagi petak hanya boleh didaftarkan jika:
RUJUKA
N
Seksyen 12, AHS
Hak Milik Strata
140 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
• Permohonan pecah bahagi bangunan
diluluskan • Semua bayaran telah dijelaskan • Satu salinan Pelan Akui strata diterima
daripada Jabatan Ukur • Dokumen hak milik strata diterima daripada
Jabatan Ukur • Nama dan alamat Perbadanan Pengurusan
(PP) diterima daripada pemilik tanah
(ii) PTG/PT mengadakan Buku Daftar Hak Milik Strata
• Buku Daftar Hak Milik Strata dilengkapi dengan komponen berikut:
- Borang 2 A.H.S (Indeks Daftar Strata) - Borang 3 A.H.S (Penyata Strata) - Salinan Pelan Akui - Borang 4 A.H.S (Dokumen Hak Milik
Strata) - Borang 4A A.H.S (Dokumen Hak
Milik Strata Sementara) untuk blok sementara.
PROSES KERJA
(iii) Hak Milik Strata yang telah didaftar dihantar oleh
PTG/PT kepada pemohon.
(iv) Bahagian bangunan atau tanah yang didaftarkan hak milik strata diuruskan oleh Perbadanan Pengurusan.
(v) Hak milik asal dibatalkan.
RUJUKAN
Seksyen 15, AHS
Seksyen 15, AHS
Hak Milik Strata
141 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
RUJUKAN
Bahagian VII Seksyen 39,
AHS
8.6 OBJEKTIF PENGAUDITAN Untuk menentukan proses permohonan dan pendaftaran hak milik strata dilaksanakan
mengikut peraturan yang ditetapkan.
8.7 SKOP PENGAUDITAN
Pengauditan akan dijalankan di pejabat tanah yang dipilih dengan menyemak fail
permohonan Hak Milik Strata. Sampel Audit yang dipilih adalah 50 permohonan
yang diterima dan diluluskan hingga pendaftaran Hak milik.
8.8 METODOLOGI PENGAUDITAN
Teknik pengauditan merangkumi semakan fail permohonan Hak milik strata, rekod
dan dokumen yang berkaitan serta temu bual dengan pegawai yang terlibat.
Hak Milik Strata
142 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
8.9 SENARAI SEMAKAN
a. Permohonan Pecah Bahagi Bangunan
Tujuan : Untuk menentukan proses permohonan Pecah Bahagi Bangunan (PBB) dibuat mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan oleh Akta Hak Milik Strata, 1985 (AHS)
(i) Tentukan permohonan dibuat di borang yang ditetapkan mengikut
Akta Hak Milik Strata. Pemerhatian :
(ii) Tentukan permohonan disertakan dengan dokumen yang lengkap. Pemerhatian :
(iii) Tentukan permohonan PBB telah dibuat dalam tempoh 6 bulan
setelah Sijil Layak Menduduki dikeluarkan bagi bangunan yang siap sepenuhnya.
Pemerhatian :
(iv) Tentukan permohonan PBB dibuat bagi tanah yang telah dikeluarkan Hak Milik Kekal
Pemerhatian :
(v) Tentukan bayaran permohonan seperti yang ditetapkan di AHS telah dipungut. Pemerhatian :
(vi) Tentukan tanah yang dipegang di bawah Hak Milik Sementara telah
diambil tindakan oleh Pentadbir Tanah untuk mengeluarkan Hak Milik Kekal.
Pemerhatian :
Hak Milik Strata
143 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(vii) Tentukan bagi permohonan PBB yang melibatkan blok sementara pemohon telah menetapkan tarikh dijangka siap dan bayaran deposit telah dikenakan dan dibayar dalam tempoh 1 bulan dan pemohon membenarkan perlucutan hak deposit sekiranya bangunan tidak disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan.
Pemerhatian :
(viii) Tentukan permohonan PBB tidak melibatkan tanah yang dipegang di bawah gadaian/lien dan Pejabat Tanah Dan Galian telah bertindak meminta pemohon tanah di bawah gadaian/lien melepaskan gadaian dan menamatkan lien dalam tempoh sebulan.
Pemerhatian :
(ix) Tentukan Rekod Kemajuan Permohonan Hak Milik Strata diselenggarakan bagi merekodkan semua permohonan yang diterima mengikut daerah.
Pemerhatian :
(x) Tentukan PTG/PT mengendos Dokumen Hak Milik Daftar (DHD) mengenai permohonan PBB.
Pemerhatian :
(xi) Tentukan PTG merujuk kepada Jabatan Ukur untuk mendapatkan maklumat berkenaan bayaran pengukuran dan bayaran penyediaan Hak milik.
Pemerhatian :
b. Kelulusan Permohonan Hak Milik Strata
Tujuan : Untuk menentukan permohonan Hak Milik Strata diluluskan mengikut prosedur yang tetapkan oleh AHS
Hak Milik Strata
144 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(i) Tentukan permohonan yang diluluskan oleh PT atau PTG telah dimaklumkan kepada pemohon dan permohonan dikemukakan kepada Jabatan Ukur untuk penyediaan Hak Milik Strata.
Pemerhatian:
(ii) Tentukan bayaran pelan, bayaran ukur dan bayaran pendaftaran Hak Milik Strata telah dipungut dalam tempoh 1 bulan selepas Notis tuntutan disampaikan. Jika tidak adakah denda tidak melebihi RM1,000 dan denda tambahan tidak melebihi RM50 kenakan bagi setiap hari kesalahan berlaku.
Pemerhatian :
(iii) Tentukan bagi permohonan yang ditolak, PTG/PT telah memaklumkan kepada pemohon. Pemerhatian :
(iv) Tentukan tindakan membatalkan pengendosan dalam Dokumen Hak milik Daftar telah dibuat oleh PT/PTG bagi permohonan yang ditolak.
Pemerhatian :
(v) Tentukan PTG telah mengemukakan permohonan kepada Jabatan Ukur untuk penyediaan Pelan Strata yang diakui.
Pemerhatian :
(vi) Tentukan Jabatan Ukur menyedia dan mengemukakan Pelan Akui kepada PTG dengan segera.
Pemerhatian :
c. Pendaftaran Hak Milik Strata
Tujuan: Menentukan pendaftaran Hak milik adalah mematuhi prosedur yang ditetapkan dalam AHS.
Hak Milik Strata
145 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(i) Tentukan pendaftaran Hak Milik Strata dibuat hanya selepas permohonan PBB diluluskan oleh PTG.
Pemerhatian:
(ii) Tentukan Hak Milik Strata didaftarkan oleh Pendaftar/PTG dengan segera.
Pemerhatian:
(iii) Tentukan Buku Daftar Hak Milik Strata (BDS) diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.
Pemerhatian:
(iv) Tentukan Hak milik yang telah didaftar dihantar oleh PTG kepada pemohon.
Pemerhatian:
d. Pemantauan
Tujuan: Untuk menentukan pemilik bangunan bertingkat yang telah siap dibina serta telah dikeluarkan Sijil Layak Menduduki telah memohon Hak Milik Strata serta peraturan yang ditetapkan di AHS dipatuhi.
(i) Tentukan semua bangunan bertingkat yang siap dibina di daerah yang dipilih (Maklumat daripada Pihak Berkuasa Tempatan) telah dikeluarkan Hak Milik Strata pada tempoh yang ditetapkan.
Pemerhatian:
(ii) Tentukan tindakan yang diambil terhadap pemilik bangunan yang gagal memohon Hak Milik Strata seperti peruntukan di Seksyen 8(5), AHS iaitu denda RM10,000 atau RM100,000 dan denda tambahan bawah RM100 hingga RM1,000 setiap hari kesalahan terus berlaku.
Pemerhatian:
Hak Milik Strata
146 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
8.10 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT
8.11 PEGAWAI YANG MENJALANKAN PENGAUDITAN
a. Nama :
Jawatan :
b. Nama :
Jawatan :
c. Nama :
Jawatan :
8.12 PEGAWAI YANG MENYEMAK
a. Nama :
Jawatan :
Hak Milik Strata
147 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
8.13 CARTA ALIRAN PERMOHONAN DAN PENDAFTARAN PECAH BAHAGI
BANGUNAN MENGIKUT SEKSYEN 10, AKTA HAK MILIK STRATA, 1985
Tidak
Mula
Lengkap/
PTG terima permohonan
Terima bayaran dan keluarkan resit
Ya
Buka fail dan rekodkan dalam Buku Rekod Permohonan Hak Milik Strata mengikut daerah
Mengendos Dokumen Hak Milik Daftar bagi nota
permohonan
JUPEM menyemak pelan strata, kemukakan ulasan dan jumlah fee pengukuran dan
penyediaan pelan
Lengkap?
Tidak
Ya
Penyediaan Kertas Perakuan
A
Hak Milik Strata
148 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
A
Kelulusan PTG dan tandatangan pelan strata
Lulus ?
Tidak
Maklumkan kepada
pemohon dan batalkan endorsan
Ya
a. Beri notis kepada pemohon b. Memungut bayaran cukai,
bayaran pelan, penyediaan dan pendudukan hak milik
c. Kemukakan kepada Jabatan Ukur untuk sediakan Pelan Akui(CP) dan Hak Milik Strata
Bayaran Notis Tuntutan oleh pemohon
(dalam tempoh 1 bulan)
Bayar ?
Batalkan Permohonan
Tidak
Ya
Terima bayaran dan Keluarkan resit
Jabatan Ukur sediakan Pelan Akui (Strata)
JUPEM menyemak dan mengesahkan Pelan Akui
Sediakan dokumen Hak Milik Strata dan serah
kepada Pendaftar untuk mendaftar hak milik
B
Hak Milik Strata
149 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
Pendaftaran
B
Rekodkan dalam Buku Rekod Kemajuan
Permohonan Hak Milik
Tukar nama tuan punya kepada Perbadanan
Pengurusan
Mencetak dokumen Hak Milik DHK dan DHKK
Membatalkan Hak Milik Asal
Keluarkan Hak Milik Asal
Jilid dan rekodkan dalam Buku Daftar Strata
Tamat
150 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
151 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
9
Pengambilan Balik Tanah
9.1 PENDAHULUAN
Tanah merupakan satu elemen penting dalam pembangunan negara. Ianya
diperlukan bagi membolehkan kerajaan, perbadanan atau orang perseorangan
melaksanakan projek pembangunan. Tanah ini boleh diperoleh melalui kurniaan
daripada kerajaan negeri, membeli tanah bermilik atau mengambil mana-mana
tanah milik melalui proses undang-undang. Bagaimanapun pengambilan tanah
secara paksa dengan bayaran pampasan yang mencukupi adalah sering digunakan
bagi mengelakkan kesukaran mendapat tapak yang sesuai. Agensi yang terlibat
dalam pengambilan tanah perlulah menyediakan peruntukan yang mencukupi
untuk membayar pampasan kepada pemilik tanah.
9.2 TUJUAN PENGAMBILAN TANAH
Secara umumnya pengambilan tanah boleh dilakukan bagi tujuan berikut:
a. Untuk maksud awam;
b. Untuk kemudahan awam yang dilaksanakan oleh mana-mana orang atau
perbadanan bagi pihak Berkuasa Negeri;
c. Pihak Berkuasa Negeri berpendapat PBT tersebut memberikan keuntungan
kepada kemajuan ekonomi Malaysia atau mana-mana bahagian
daripadanya atau mana-mana kelas orang ramai; dan
d. Tujuan perlombongan, perumahan, perniagaan dan perusahaan.
9.3 TANAH YANG BOLEH DIAMBIL MELALUI AKTA PBT, 1960
a. Tanah bermilik mengikut takrif Kanun Tanah Negara, 1965
Pengambilan Balik Tanah
152 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
b. Tanah yang diduduki mengikut hak di sisi adat
c. Tanah yang diduduki dengan harapan mendapat hak milik
d. Tanah yang diduduki di bawah Akta Kawasan Tanah Berkelompok (GSA),
1960
9.4 UNDANG-UNDANG
Kuasa pengambilan tanah adalah termaktub dalam Akta Pengambilan Tanah, 1960
(Akta 486) dan Kaedah Pengambilan Tanah (Pampasan) (Peruntukan Khas) 1948.
Bagi proses perakaunan dan tatacara pembayaran pampasan kepada pemilik tanah
adalah tertakluk di bawah Arahan Perbendaharaan, Akta Acara Kewangan dan
Pekeliling Perbendaharaan.
9.5 PROSES KERJA PENGAMBILAN TANAH
Proses kerja pengambilan tanah dilakukan oleh Pentadbir Tanah Daerah yang
menerima permohonan pengambilan tanah daripada agensi. Permohonan ini
diproses mengikut tahap berikut :
a. Permohonan, pemeriksaan dan pewartaan
b. Siasatan dan perintah
c. Pembayaran pampasan
d. Mengambil milik
e. Rujukan ke Mahkamah
f. Pindaan cukai dan hak milik sambungan
Proses Pengambilan Tanah dibuat menggunakan borang khas yang dikehendaki
dalam Akta Pengambilan Tanah, 1960. Borang ini digunakan mengikut tahap
kemajuan proses yang bermula dengan cadangan pengambilan tanah sehinggalah
pendudukan secara rasmi. Borang tersebut adalah seperti berikut:
Pengambilan Balik Tanah
153 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
Nama
Borang
Tujuan/Perihal
Rujuk Akta PBT, 1960
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
O
P
Q
Notis Bahawa Tanah Berkemungkinan Akan
Diambil
Kebenaran Untuk Masuk Mengukur
Jadual Tanah Yang Terlibat Oleh
Pengambilan
Pengisytiharan Pengambilan Yang
Dicadangkan
Pengambilan Yang Dicadangkan : Notis
Siasatan
Notis Menghendaki Keterangan Secara
Bertulis
Award Pampasan Bertulis
Notis Award Dan Tawaran Pampasan
Perakuan Kedesakan
Arahan kepada Pemilik Tanah berhubung
perakuan kedesakan.
Notis Bahawa Tanah Telah Diambil Milik
Notis Untuk Mengemukakan Dokumen
Rujukan Kepada Mahkamah
Permohonan Supaya Bantahan Dirujukkan
Kepada Mahkamah
Rujukan Pada Mahkamah
Notis
Notis Pendudukan Atau Penggunaan
Sementara Tanah
Seksyen 4
Seksyen 5
Seksyen 7
Seksyen 8
Seksyen 10
Seksyen 11
Seksyen 14
Seksyen 16
Seksyen 19
Seksyen 20
Seksyen 22
Seksyen 24
Seksyen 36
Seksyen 38 (1)
Seksyen 38(5)
Seksyen 43
Seksyen 58
Pengambilan Balik Tanah
154 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
9.7 OBJEKTIF PENGAUDITAN
Objektif pengauditan adalah aktiviti ini adalah:
a. Untuk menentukan permohonan pengambilan tanah didaftarkan dan
dikawal proses kemajuannya.
b. Menentukan aliran kerja pengambilan tanah diproses mengikut peraturan
yang telah ditetapkan dalam Akta Pengambilan Balik Tanah (PBT), 1960
dan Kanun Tanah Negara
c. Menentukan bayaran pampasan yang dibayar mengikut keputusan penilaian
yang telah ditetapkan dan tanpa kelewatan.
d. Untuk menentukan perakaunan wang deposit diselenggarakan mengikut
Arahan Perbendaharaan
9.8 SKOP PENGAUDITAN
Pemeriksaan audit dijalankan di Pejabat Tanah Daerah yang terlibat dengan aktiviti
pengambilan tanah dan Pejabat Pengarah Tanah dan Galian (PTG) Negeri. Kriteria
pemilihan adalah berdasarkan fail permohonan PBT yang telah didaftarkan pada
tahun 2002 atau 3 tahun kebelakangan daripada tarikh pengauditan dicadangkan.
9.9 METODOLOGI PENGAUDITAN
Metodologi Pengauditan adalah berasaskan kepada konsep Pengauditan
Pematuhan. Pengauditan ini berasaskan kepada sistem dan prosedur Pengambilan
Tanah sebagaimana dalam Akta Pengambilan Tanah, 1960 dan proses kerja PBT
yang dikeluarkan oleh Pejabat Tanah negeri masing-masing.
9.10 SENARAI SEMAKAN
a. Pendaftaran Permohonan Pengambilan Tanah
Tujuan :Menentukan permohonan pengambilan tanah didaftarkan dan dikawal
proses kemajuannya mengikut prosedur pengambilan tanah.
Pengambilan Balik Tanah
155 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(i) Tentukan semua permohonan pengambilan tanah didaftarkan dalam Buku
Daftar Kemajuan Pengambilan Tanah.
Pemerhatian :
(ii) Senaraikan bilangan fail permohonan pengambilan tanah seperti jadual di bawah :
Tahun Nama Projek Mukim
Pemerhatian :
(iii) Pastikan buku daftar ini diselenggarakan dengan kemas kini.
Semua ruangan dipenuhi mengikut kemajuan proses PBT Disemak oleh Pegawai Penyelia
Pemerhatian :
(iv) Pastikan permohonan pengambilan tanah dikemukakan kepada Pihak
Berkuasa Negeri melalui Pentadbir Tanah yang menggunakan surat biasa
sama ada dari:
Jabatan Negeri
Jabatan Persekutuan
Badan Berkanun Negeri
Badan Berkanun Persekutuan
Pemerhatian :
(v) Jika permohonan daripada Kerajaan Persekutuan, tentukan ianya dibuat
melalui Ketua Pengarah Tanah dan Galian Persekutuan (KPTG).
Permohonan dikemukakan kepada Setiausaha Kerajaan Negeri dengan
Pengambilan Balik Tanah
156 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
satu salinan kepada Pesuruhjaya Tanah Dan Galian Negeri, Pentadbir
Tanah dan Jabatan terlibat.
Pemerhatian :
b. Proses Pengambilan Tanah
Tujuan :Menentukan proses pengambilan tanah dibuat mengikut prosedur yang
telah ditetapkan dalam Akta pengambilan Tanah, 1960.
(i) Pastikan dalam fail permohonan mengandungi laporan daripada Pegawai
Petempatan ada mengandungi maklumat berikut:
Apa yang ada di atas tanah Apa yang ada di sekeliling tanah Anggaran Nilai Pasaran Kesesuaian penggunaan yang dicadangkan Laporan Jabatan
Pemerhatian :
(ii) Bagi pengambilan tanah untuk tujuan ekonomi Malaysia atau
perlombongan, atau mana-mana kombinasi sama ada bertujuan kediaman,
perumahan, perdagangan dan perindustrian di bawah Seksyen 3(1)(b)(c),
tentukan permohonan ini dibuat dalam Borang 1 yang mengandungi
maklumat berikut:
Cadangan projek Pelan bangunan dan pelan pengambilan tanah Laporan penilaian kerajaan terhadap tanah yang akan diambil Bayaran deposit.
Pemerhatian :
Pengambilan Balik Tanah
157 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(iii) Jika permohonan pengambilan tanah dibuat di bawah Seksyen 4, Akta
PBT tentukan Pentadbir Tanah Daerah menyediakan Borang A selepas
mendapat kelulusan daripada MMK untuk tujuan pewartaan. Pastikan
Borang A ditandatangani oleh Pesuruhjaya Tanah Negeri dan
dimaklumkan kepada umum.
Pemerhatian :
(iv) Pastikan pemohon mengemukakan Borang B kepada Pentadbir tanah
untuk memaklumkan mana-mana orang atau pegawai memasuki tanah
tersebut untuk membuat kajian kesesuaian tanah.
Pemerhatian :
(v) Selepas mendapat kelulusan MMK Borang D disediakan untuk
mengisytiharkan dan mewartakan tanah yang terlibat. Pengisytiharan ini
akan luput selepas dua tahun dari tarikh disiarkan.
Pemerhatian :
(vi) Catatan dalam Dokumen Hak milik Daftar dibuat selepas Pentadbir Tanah
Daerah menandakan kawasan yang terlibat
Pemerhatian :
c. Notis dan Penyerahannya
Tujuan : Untuk memastikan Notis mengenai pengambilan tanah disampaikan
kepada pemilik tanah dan orang yang berkepentingan.
Pengambilan Balik Tanah
158 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(i) Tentukan Notis untuk membuat siasatan disediakan dalam Borang E dan
mesti disampaikan kepada pemilik tanah serta pemohon.
Pemerhatian :
(ii) Tarikh tempoh siasatan ini adalah tidak melebihi 21 hari daripada tarikh
Notis dikeluarkan.
Pemerhatian :
(iii) Borang Perakuan Segera disediakan dan ditandatangani oleh Pesuruhjaya
Tanah Negeri selepas 15 hari dari tarikh Notis Siasatan.
Pemerhatian :
d. Siasatan dan Perintah
Tujuan : Untuk menentukan sama ada siasatan telah dilakukan terhadap tanah
yang diambil oleh kerajaan.
(i) Tentukan bahawa perkara yang diambil semasa siasatan adalah:
Nilai kesemua tanah yang diambil kira Mentaksirkan amaun pampasan Kepentingan semua orang yang menuntut pampasan Bantahan sekiranya ada.
Pemerhatian :
(ii) Tentukan kesemua maklumat semasa siasatan dijalankan direkodkan.
Pemerhatian :
(iii) Berikutnya pastikan Borang G disediakan untuk proses bayaran pampasan
Pengambilan Balik Tanah
159 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
kepada semua tanah yang terlibat
Pemerhatian :
e. Pembayaran Pampasan
Tujuan: Untuk menentukan bayaran pampasan dibuat mengikut prosedur
pembayaran yang ditetapkan.
(i) Pastikan Pentadbir Tanah menyerahkan award bertulis diserahkan dalam
bentuk Notis melalui Borang H.
Pemerhatian :
(ii) Tentukan bayaran pampasan dibayar melalui baucar yang disediakan dan
telah disahkan oleh Pentadbir Tanah. Sebelum menerima persetujuan
pampasan Pemilik Tanah akan membuat pilihan sama ada menerima,
menerima dengan bantahan atau membantah.
Pemerhatian :
(iii) Sekiranya penerima membantah 25 % daripada wang pampasan akan
ditahan oleh Pentadbir Tanah dan diperakaunkan dalam kira-kira deposit.
Pemerhatian :
f. Mengambil Milik Tanah.
Tujuan : Untuk memastikan tanah-tanah yang dicadangkan untuk diambil telah
dibuat pengambilan.
Pengambilan Balik Tanah
160 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(i) Pastikan Borang H dikeluarkan sebagai pengambilan tanah telah
dilakukan. Bagi pengambilan segera, Sijil Perakuan Segera disediakan
sebagaimana Borang I.
Pemerhatian :
(ii) Pastikan selepas ini Borang K dikeluarkan sebagai bukti secara rasmi
tanah yang diambil telah menjadi tanah kerajaan.
Pemerhatian :
f. Rujukan Ke Mahkamah
Rujukan ke Mahkamah dilakukan oleh Pentadbir Tanah sekiranya terdapat
bantahan sama ada daripada inisiatif Pentadbir Tanah sendiri atau daripada orang
yang berkepentingan.
Tujuan : Untuk menentukan kes yang melibatkan bantahan dibuat mengikut
prosedur yang ditetapkan.
(i) Sekiranya rujukan ke Mahkamah dilakukan atas inisiatif Pentadbir Tanah
Daerah, tentukan Borang M digunakan dan rujukan ini hanya terhad
untuk memutuskan perkara berikut :
Tafsiran sebenar atau kesahan atau kesan apa-apa Suratcara Orang yang ada hak atau kepentingan pada tanah Habuan pampasan bagi hak atau kepentingan itu. Takat atau jenis hak atas kepentingan Orang yang dibayar pampasan Kos atas siasatan dan orang yang menanggung kos itu.
Pemerhatian :
Pengambilan Balik Tanah
161 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(ii) Sekiranya bantahan daripada orang yang berkepentingan, tentukan
Pentadbir tanah menggunakan Borang N dan bantahan hanya di atas
perkara berikut :
Sukatan Tanah Amaun Pampasan Siapa yang layak menerima Pembahagian pampasan
Pemerhatian :
(iii) Pastikan bantahan daripada orang yang berkepentingan ini disertai dengan
deposit RM3,000.00 atau 10% daripada jumlah pampasan yang
ditawarkan mengikut yang mana lebih rendah.
Pemerhatian :
(iv) Pastikan deposit dijelaskan dalam tempoh 30 hari daripada tarikh yang
diminta oleh Pentadbir Tanah.
Pemerhatian :
(v) Pastikan Borang N ini diserahkan kepada Pentadbir Tanah mengikut
jangka masa berikut:
Sekiranya pemohon hadir adalah 6 minggu dari tarikh
Pentadbir Tanah membuat award.
6 minggu selepas menerima Borang H atau 6 bulan selepas
award diterima.
Pemerhatian :
Pengambilan Balik Tanah
162 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
(vi) Tentukan Pentadbir Tanah menjilid semua notis dan borang N dan
merujuk dokumen ini bersama Borang O untuk difailkan di mahkamah.
Pemerhatian :
h. Pindaan Cukai, Pengeluaran Hak Milik Sambungan dan Permohonan Ukur
Tujuan : Untuk menentukan sama ada pindaan cukai, pengeluaran hak milik
sambungan dan permohonan ukur dibuat terhadap tanah yang diambil.
(i) Sekiranya pengambilan tanah ini melibatkan sebahagian sahaja lot tanah,
pastikan Pentadbir Tanah mengemukakan PU kepada Jabatan Ukur.
Pemerhatian :
(ii) Selepas pengukuran semula hak milik sambungan dikeluarkan dan
didaftarkan berserta dengan kadar cukai baru.
Pemerhatian :
9.11 SOAL SELIDIK
Bagi menyokong senarai semak dan memudahkan pengauditan, soal selidik
disediakan seperti berikut:
SOAL SELIDIK
YA
TIDAK
ULASAN
a.
Rekod Diselenggarakan
(i) Adakah Buku Daftar Kemajuan
Pengambilan Balik Tanah Disediakan
Pengambilan Balik Tanah
163 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
b.
c.
(ii) Adakah seorang pegawai ditugaskan untuk
menyelenggarakan Daftar tersebut
(iii) Adakah Rekod Kemajuan PBT direkodkan
dengan kemas kini dalam Buku daftar
tersebut.
(iv) Adakah Buku daftar ini disemak oleh
Pegawai Penyelia.
(v) Adakah Fail PBT dibuka bagi setiap projek
PBT.
(vi) Adakah semua borang yang terlibat dalam
proses kemajuan PBT disimpan dalam Fail
ini.
Permohonan PBT
(i) Adakah surat permohonan dikemukakan
oleh Agensi yang memohon PBT
(ii) Adakah permohonan yang disertakan
mengandungi maklumat:
• Cadangan projek
• Pelan Bentangan dan Pelan
Pengambilan Balik Tanah
• Laporan Penilaian Kerajaan
• Fee dan deposit yang ditetapkan.
Proses Pewartaan (i) Adakah Pegawai Petempatan telah
menyediakan laporan dan laporan ini
disimpan dalam fail.
Pengambilan Balik Tanah
164 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
d.
e.
f.
g.
(ii) Adakah Borang A disediakan sebagai
Notis Umum dan diwartakan.
(iii) Adakah tempoh yang mencukupi selama
12 bulan disediakan untuk Notis ini.
Kuasa Mengukur dan Membuat Siasatan
(i) Adakah Borang B disediakan sebagai
kuasa yang diberikan oleh Pengarah Negeri
untuk membuat pengukuran mengukur dan
siasatan tanah.
Pewartaan
(i) Adakah Borang D disediakan untuk tujuan
pewartaan.
(ii) Adakah maklumat borang dalam borang ini
dicatatkan dengan lengkap dan jelas
(Perihal tanah, tarikh, tujuan pengambilan
dan tandatangan Pengarah Negeri)
Permulaan Prosiding
(i) Adakah Notis Awam sebagai bermulanya
prosiding pengambilan disediakan melalui
Borang E
(ii) Adakah tempoh yang mencukupi selama
21 hari diberikan kepada tarikh prosiding
ini.
Penyampaian Notis
(i) Adakah Borang D, E dan F disampaikan
Pengambilan Balik Tanah
165 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
h.
i.
kepada pemilik tanah melalui Penyampai
Notis Pejabat Tanah.
(ii) Adakah tempoh notis disampaikan
mematuhi peraturan yang ada.
Kemasukan Segera
(i) Sekiranya pemohon memerlukan
kemasukan segera, adakah Borang I
disediakan dan dirujuk kepada PTG untuk
kelulusan selepas I5 hari daripada
pemberian notis kepada tuan tanah.
(ii) Adakah Borang K disediakan untuk
mengarahkan tuan tanah mengemukakan
Hak Milik untuk diendos
(iii) Adakah Borang I telah disampaikan
kepada pemohon.
(iv) Adakah Borang K telah disampaikan
kepada tuan tanah dan faedah 8% dibayar
kepada tuan tanah.
Pemberitahu Pampasan Tanah
(i) Adakah surat dimajukan kepada Jabatan
Penilaian Harta untuk menghadiri
perbicaraan.
(ii) Adalah PTD menjalankan siasatan dalam
perbicaraan bagi menentukan award dan
kepada siapa pampasan perlu dibayar.
(iii) Adakah Borang G disediakan untuk
Pengambilan Balik Tanah
166 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
j.
makluman bertulis award yang dibayar.
Bayaran Pampasan Tanah
(i) Adakah baucar disediakan dengan segera
oleh agensi pembayar untuk bayaran
pampasan.
(ii) Adakah Borang H yang mengandungi
maklumat sama seperti di Borang G
disediakan untuk disampaikan kepada tuan
tanah atau orang yang berkepentingan.
Bantahan Pemberian Pampasan
(i) Sekiranya tuan tanah membuat bantahan,
adakah Borang N disediakan beserta wang
deposit RM3,000.00
(ii) Adakah Borang N ini diterima dalam
tempoh 6 minggu dari tarikh Borang H
disampaikan kepada tuan tanah.
(iii) Bantahan ini perlu dirujuk kepada
Mahkamah Tinggi. Adakah Borang O dan
salinan Borang D, E, F, G, H, I (sekiranya
ada) dan K serta salinan warta pelan,
laporan penilaian oleh penilai tuan tanah
disediakan untuk Perujukan Tanah.
(iii) Adakah perujukan tanah ini dirujuk kepada
P.U. untuk semakan dan kemudiannya
dirujuk kepada Mahkamah Tinggi.
(iv) Adakah Perintah Mahkamah ini difailkan,
sama ada keputusan mengekalkan award
Pengambilan Balik Tanah
167 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
k.
pampasan, menaikkan award Pentadbir
Tanah atau bayaran pampasan tambahan
dan faedah 8%.
(v) Sekiranya Perintah Mahkamah
mengarahkan supaya pampasan tambahan
dibayar, adakah baucar bayaran disediakan
dan dimajukan bersama-sama salinan
Perintah kepada pemohon.
(vi) Sekiranya tiada bantahan dan apabila cek
pampasan diterima, adakah surat panggilan
dikeluarkan untuk menghubungi dan
disampaikan kepada tuan tanah.
Bayaran Pampasan Lewat
(i) Bayaran faedah 8% dituntut daripada
pemohon jika award pampasan yang
dibayar lewat 3 bulan dari tarikh Borang H
disampaikan kepada Tuan Tanah. Adakah
bayaran faedah ini dikira dari tarikh
Borang H disampaikan sehingga tarikh
surat pemberitahu bahawa cek pampasan
perlu diambil.
Akaun Amanah
(i) Adakah buku tunai amanah
diselenggarakan untuk mengakaunkan
wang amanah bantahan.
(ii) Adakah Akaun Lejar individu
diselenggarakan.
Pengambilan Balik Tanah
168 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
l.
m.
(iii) Adakah akaun ini diselenggarakan dengan
kemas kini.
(iv) Adakah Akaun Lejar Individu dan akaun
kawalan disahkan oleh Pegawai Penyelia
selepas sesuatu urus niaga.
(v) Adakah rekod akaun kawalan amanah ini
disesuaikan dengan flimsi Perbendaharaan.
(vi) Pada 31 Disember setiap tahun adakah
senarai individu disediakan dan
disesuaikan bersama flimsi Perbendaharaan
dan akaun kawalan ini ditutup.
9.12 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT
Pengambilan Balik Tanah
169 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
9.13 PEGAWAI YANG MENJALANKAN KAJIAN
a. Nama :
Jawatan :
b. Nama :
Jawatan :
c. Nama :
Jawatan :
9.14 PEGAWAI YANG MENYEMAK
a. Nama :
Jawatan :
Pengambilan Balik Tanah
170 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
Mula
9.15 CARTA ALIRAN PENGAMBILAN TANAH
Pendaftaran Fail Permohonan
Permohonan Seksyen 3(1)(a)
Permohonan Seksyen 3(1)(B) atau (O)
Pihak Berkuasa Negeri
Jawatankuasa Khas Pengambilan Tanah
(Seksyen 3A)
Unit Perancangan Ekonomi Negeri (Seksyen 3A)
Tolak
Setuju
Charting
Carian Rasmi
Laporan Tanah
Penyediaan Kertas Ringkasan
Persetujuan Pengarah Tanah dan Galian
Semak
Keputusan
A
Ulasan Jabatan Teknikal
Pengambilan Balik Tanah
171 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
Keputusan BBN
Warta Seksyen 8
(Borang D) Seksyen A (Borang A)
Masuk dan Ukur/Kaji Kesesuaian
(Borang B, Seksyen 5) Catatan dalam Dokumen Hak Milik Daftar
Pengeluaran Borang E dan F (Jika Perlu)
(Seksyen 10 dan 11)
Laporan Jabatan Perkhidmatan Penilaian Harta
(Seksyen 17) dan Perancangan Bandar dan Desa
(Seksyen 9A)
Pengeluaran Perakuan Segera (Borang 1, Seksyen 18)
Pengeluaran Borang J (Jika terdapat bangunan)
(Seksyen 5)
Siasatan Pengambilan Tanah
(Seksyen 12 dan 13)
Pengeluaran (Borang H, Seksyen 15)
Award Pampasan (Borang G, Sksyen 14)
Menaikkan/Menurunkan Award Pentadbir Tanah
Penerimaan Borang N dan Bayaran Deposit (Seksyen 38(1)
Tuntut/Bayar Pampasan dan Faedah
Kekalkan Award
Pentadbir Tanah
Penyelesaian Surihan Alih dan Surihan Penempatan
Penyediaan Permohonan Ukur (Seksyen 25)
Pemilikan Rasmi (Borang K, Seksyen 20)
Bayaran Pampasan (Seksyen 28 & 29A)
Pelarasan Pampasan (Seksyen 26)
A
Sesuai
Ya
Perlu?
Ya
Tidak
Bantahan
Tiada
Pemilikan Rasmi (Borang K, Seksyen 22)
Penyediaan Pendaftaran dan Pengeluaran Hak Milik
Sambungan (Seksyen 25)
Tamat
Pengeluaran Borang D ke Mahkamah (Seksyen 38(5)
Tidak
Ada
Tiada
Perintah Mahkamah
Ada
Pengambilan Balik Tanah
172 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
9.16 CARTA ALIRAN KERJA PROSES PENGAMBILAN TANAH DI BAWAH SEKSYEN 3(1)(b) ATAU 3 (1)(c), AKTA PENGAMBILAN TANAH, 1960 (PINDAAN 1997)
Permohonan Borang 1
Pentadbir Tanah
Unit Perancangan Ekonomi Negeri
Projek Kemudahan Awam
(Seksyen 3A(2)
LAPORAN PERUNDINGAN (Seksyen 3A(6)
Projek Pembangunan Lain
(Seksyen J(B)
Perakuan UPEN
JKPT
PBN
Seksyen JE(1)
Seksyen JE(5) Kaedah 10(2) Borang 6
(14 hari)
Seksyen JD(1) dan (3) (2 bulan)
Seksyen JA (7) Kaedah 7 Borang 4
(14 hari)
Seksyen JA(5) Kaedah 9
Seksyen 3(4) dan Seksyen 3A(1) Kaji Pemohonan a. Kepentingan awam b. Keupayaan dan kemampuan pemohon c. Daya maju projek d. Kelulusan pembangunan
Tidak
Seksyen3(2) Kaedah 3, Seksyen3(3) Kepilkan : a. Kertas cadangan projek b. Plan teratur & plan pemgambilan c. Lapuran awal nilaian tanah d. Fee dan Deposit
a. Pentadbir Tanah (Seksyen .3(5) dan (6) b. Rundingan berjaya (Seksyen3A(5) c. Tolak firma syarikat PBN (Seksyen 3E(5) dan
Kaedah 10(2)
Mula
Kelulusan Pembangunan
Ya
Perundingan (Seksyen 3A(3)
Sesuai
Kaedah 6 Borang 3
(8 minggu)
Berjaya ?
Ya Tidak
Tidak
Keputusan
Tolak
A
Lulus
Pengambilan Balik Tanah
173 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia
Pentadbir Tanah
Tamat
Pengambilan Tanah
Siasatan oleh Pentadbir Tanah
Deposit akan dirampas
PBN
Pemulangan Baki Deposit kepada
Pemohon (3 bulan)
Kaedah 5 (1)(b) dan Kaedah 10(1) Baki deposit 75%
(30 hari)
Seksyen 3 F (2) Kaedah II(1)
(21 hari)
Kaedah II (2) Borang 7 (14 hari)
Kaedah II(3)
Kaedah II (5) (14 hari)
A
Pemohon Seksyen JE(4)
(30 hari)
Setuju?
Tidak
Setuju?
Ya
Ya
Tidak
Kaedah II(4) Borang 8 (30 hari)
174 Garis Panduan Pengauditan Pejabat Tanah Februari 2005 Jabatan Audit Negara Malaysia