GABINETES ESPECIALES PARA ARCHIVO

Se consiguen archivadores para cheques, documentos legales, catálogos, tarjetas, cintas magnéticas, planos, microfilmes, radiografías, disquetes y huellas dactilares.Las carpetas del archivador electrónico están ordenadas al azar. Sin embargo, el marcar un numero clave en el tablero hace que la carpeta o expediente que tiene ese número sea empujada automáticamente hacia adelante para extraerla

GUÍAS

Las guías son de cartón o fibra, lo suficientemente rígidas como para sostener documentos y lo bastante flexibles para resistir y evitar que se rompan o se quiebren. Son la clave para que una gaveta los documentos se puedan organizar en forma correcta, porque sirven para dos fines:• Dividen la gaveta en secciones claramente rotuladas, con el fin de facilitar la localización de

documentos específicos. Por esto se dice que sirven como postes de señales para agilizar la búsqueda.

• Sostienen los documentos dentro de la gaveta, evitando que se arqueen y proporcionan mayor visibilidad.

El numero de guías, la posición de la pestaña y su tamaño depende del sistema que se utilicé.

TÍTULOS O ENCABEZAMIENTOS DE LAS GUÍAS

Se les llama así porque sirven para identificar los documentos archivados detrás de las guías. Algunas pestañas tienen los encabezamientos impresos directamente sobre ellas.Los títulos pueden ser: a) simples y b) dobles, lo mismo que los marbetes de las gavetas; además, deben ser cortos para que puedan ser leídos con rapidez.

CARPETAS PARA ARCHIVOEstas tienen un mínimo de espesor y una superficie lisa para las gavetas decorrespondencia activa.Para los documentos voluminosos o pesados, se deberán utilizar carpetas de fibra o decartón con expansión de tela en el fondo.Hay otros tipos de carpetas que están diseñadas para las necesidades especiales, como:• Bolsas para archivos• Para registros médicos y registros personales• Para archivadores de estanterías abiertas• Las carpetas colgantes

PREPARACIÓN DE TÍTULOS PARA EXPEDIENTES

Las cintas de papel de engomado para los títulos de los expedientes, conocidas comomembretes, se consiguen en tiras perforadas, tiras adhesivas o en rollos continuos.Tomen en cuenta las siguientes sugerencias cuando vayan a hacer la rotulación deexpedientes:

I. Se empieza a mecanografiar el encabezamientoII. Las palabras del título deben escribirse a máquina y en el orden de la clasificación deacuerdo con el sistema adaptadoIII. En algunas oficinas, la totalidad de la primera palabra del título se escribe conmayúscula compactaIV. Si el titulo es doble, es decir, si tiene más de una línea, se prefiere el estilo del bloque

PC/GAVETASLa introducción de las computadoras en la oficina moderna ha modificado el control dela información que, tradicionalmente, se hacía solo a través de expedientes archivados dentrode gavetas.

Para el trabajo cotidiano será más eficiente simplificar la localización de documentos tanto engavetas como en los programas de la computadora; con ello, se optimizara el uso del espacioy tiempo.

¿Cómo organizar esta estructura en la computadora?

A los archivos que se crean en la computadora se les debe asignar un nombre lógico, para seralmacenados. Si a los archivos se les asigna nombres lógicos y apropiados, será más fácil yrápida su localización.

Ejemplo:

En la guía de la gaveta PROVEEDORESEn la computadora PROV

TARJETEROS Y FUNCIÓN DE LAS TARJETAS

Para el funcionamiento de un negocio las tarjetas de registro son creadas,almacenadas y utilizadas de acuerdo con los principios del buen manejo de documentos.

Ejemplos de tarjeteros de registroa) Los archivos de directoriosb) Registro de inventarioc) Cuentas de cliente

Los tarjeteros se utilizan como índice o catalogo auxiliares para los sistemas de archivo de correspondencia y también como registros independientes.Aun conjunto de tarjetas de registro debidamente ordenadas se les llama tarjetero y tiene varias ventajas.

CEDULAS DE CATÁLOGOSLos catálogos son los medios de localización de los expedientes en estas clase de sistemas; es la enumeración de nombres de personas físicas y morales, la descripción breve de los asuntos contenidos en los expedientes, redactados en tarjetas ordenadas numéricamente o alfabéticamente.

Las tarjetas utilizadas en los catálogos se conocen técnicamente como cedulas de catalogación y a los datos que se anotan, asientos en cedulas

Contiene:• Formula clasificadora• Encabezamiento• Síntesis o extracto• Fecha de inicio del asunto

TIPOS DE TARJETEROSLos tarjeteros se clasifican en verticales y visibles. En los primeros, las tarjetas se sostienen verticalmente en las tarjetas, como la correspondencia; en los segundos la información que queda cerca de los bordes de las tarjetas se puede leer sin moverlas.

VERTICAL

MECANOGRAFIADO DE LAS TARJETAS

Se debe utilizar un formato estándar para simplificar el trabajo de archivo. Así, la informaciónqueda ubicada en cada tarjeta en el mismo lugar y da una apariencia uniforme y profesional.

MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACION DEEXPEDIENTES

La correspondencia escrita es la piedra angular de las comunicaciones para los negocios. De acuerdo con su fuente existen diferentes clasificaciones; por esto, la organización de la correspondencia depende de la recepción, registro, jerarquización y seguimiento que se le da, con base en el procedimiento de archivo que consiste en inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar todos los documentos que se reciben o generan en una oficina.

DEFINICION DE CORRESPONDENCIA

• Correspondencia recibida es la que llega de empresas externas.• Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o compañías externas; se acostumbra

retener para los archivos por lo menos una copia al carbón o fotocopia del original.• Correspondencia interna (interdepartamental) es la que incluye aquella correspondencia entre

departamentos de la misma empresa.

¿En qué forma se organiza la correspondencia? El tipo de sistema y los títulos utilizados dependerán de la información que requiere el negocio. Un médico ésta interesado principalmente en la información sobre pacientes; por lo tanto, los títulos serán los nombres, y los documentos que pertenezcan a ellos deberán ser guardados.

ORGANIZACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

RECEPCION DE LA CORRESPONDENCIA.

En la mayor parte de las grandes organizaciones existe un departamento central de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a los departamentos o individuos indicados. Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas asistentes ejecutivas o secretarias abren este correo y lo leen, excepto aquellos sobres marcados con “confidencial” o “personal”.

Las cartas que no están dirigidas a personas o departamentos específicos deben ser abiertas por el Departamento receptor de correspondencia, a fin de determinar a quién se le debe entregar la correspondencia.

Quien sea la persona que abra el correo, debe revisar en primer lugar que haya dirección del remitente en la correspondencia. Si no existe ésta, el sobre con la dirección del remitente debe engraparse a la correspondencia. La persona que abre el correo debe también marcar en él la fecha y la hora en que fue recibida. Una razón importante para registrar éstas es proporcionar un control interno de la correspondencia. Donde se maneja un gran volumen de correo, se utilizan máquinas automatizadas para abrir y sellar la correspondencia. En las oficinas pequeñas se utiliza el sello fechador manual.

Las copias al carbón de cartas enviadas y documentos internos no requieren las iniciales de autorización para ser archivadas.

La asistente ejecutiva o secretaria engrapa las copias de la respuesta al original de la carta; si ella se ocupa de los archivos, coloca la correspondencia en su carpeta rotulada “para archivar”. Si los archivos los manejan especialistas, ella pone la correspondencia en su charola de archivo rotulada “salida”Muchas notas de acuse de recibo rutinarias a las comunicaciones poco importantes, se descartan después de que han sido leídas y contestadas.

PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO

Después de que la correspondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco etapasdiferentes:

1. Inspección.2. Clasificación.3. Codificación.4. Distribución.

5. Archivo.

INSPECCION.Antes de ser archivada, la correspondencia debe examinarse para comprobar que tienelas iniciales de autorización. Si un documento llega hasta el archivo sin las iniciales deautorización, es costumbre devolverlo a la persona a quien estaba dirigido.

CLASIFICACION.La clasificación es una técnica para la identificación y agrupación sistemática dedocumentos semejantes, con características comunes, que pueden ser posteriormentediferenciados según su tipología fundamental.La clasificación de documentos es uno de los trabajos mas importantes en una oficina,y existe el establecimiento de un plan previo y una atención minuciosa.Se ha dicho que la identificación del nombre es el fin principal de la clasificación, por lo queresulta oportuno indicar que el nombre es, en este caso, una frase genérica que comprendetodos los caracteres por los cuales se llega a distinguir una clasificación.

CODIFICACION.El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en lacorrespondencia recibe el nombre de codificar.

DISTRIBUCION.Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Pueden ser el grupo de unaletra, un número, un tema, una fecha. Para facilitar esta clasificación preliminar de losdocumentos, se utilizan los clasificadores.

ARCHIVO.Es la colocación de los documentos en los expedientes y la guarda dentro de las gavetas.

CONFORMACION DE EXPEDIENTES

También es importante que cuando estamos con la correspondencia o con los documentos conformando un expediente, tomemos en consideración ciertos lineamientos generales, que siempre serán de utilidad para que los expedientes luzcan pulcros y ordenados.