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GABINETE PARLAMENTAR:
DESAFIOS DA GERÊNCIA
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A pesquisa foi realizada no mês de abril de 2006
10 chefes de gabinetes foram entrevistados
Foram escolhidos por meio de sorteio
Dois aspectos foram abordados: os problemas enfrentados pelo
gabinete e como o chefe de gabinete investe seu tempo
diário
Para responder a primeira questão, foi entregue aos chefes uma
lista de problemas mais comuns, onde ele deveria classificar por
ordem de relevância;
Para o segundo tópico, o chefe deveria relatar quantas horas
semanais ele gasta em cada uma das atividades que estavam
listadas.
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Pesquisa “PROBLEMAS NOS GABINETES”
Quais os problemas no gabinete que mais incomodam o gerente?
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1110Falta de autonomia do chefe de gabinete na tomada de decisões.
2103Vereador tem pouco tempo para a equipe.
3102Há baixo comprometimento ou motivação por parte de alguns funcionários.
496Há baixa qualidade de trabalho por parte de alguns funcionários.
588Os servidores não têm conhecimento das diversas atividades do mandato (comunicação interna).
687O espaço físico é pequeno / mal-distribuído.
774Chefe de gabinete e Vereador não atuam de forma coesa no gerenciamento do gabinete.
870Muita informalidade e pouco profissionalismo no ambiente de trabalho.
961Alguns funcionários não têm perfil para executar as tarefas.
1057Há rivalidade entre os funcionários.
Problema Pontos Posição
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Pesquisa “O TEMPO DO GERENTE”
Como o gerente tem gasto seu tempo no dia-a-dia do gabinete?
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ATIVIDADES GERENCIAIS (reuniões com vereador e servidores, acompanhamento de tarefas e projetos, elaboração de relatórios, agenda
do vereador, controle financeiro)
40,24%
ATIVIDADES NÃO-GERENCIAIS (reuniões com público externo, leitura de emails e jornais, acompanhamento do processo
legislativo, compra de materiais, escrever ofícios, execução de tarefas para atendimento de demandas, produção de material
de comunicação)
59,76 %
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Foco de atuação
Gerência dos resultados
Gerência das pessoas
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Toda Organização precisa de
FOCO
◦ Definir o foco de atuação é dar diretrizes,
estabelecer onde se quer chegar, quais os
objetivos a serem atingidos, qual o caminho a
ser percorrido e ainda estabelecer as
prioridades.
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Quando a finalidade e os objetivos de uma
Organização estão claramente definidos,
eles funcionam como elementos que
orientam e integram, de forma coerente,
todas as ações a serem realizadas,
delimitam o campo de atuação e alinham
as pessoas na realização dos trabalhos.
Quem é o responsável por estas definições?
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“É a gerência que conduz a organização para os seus objetivos”
Chiavenato
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Refere-se à atuação do gerente no
desempenho dos processos de trabalho,
definindo, acompanhando, avaliando,
priorizando os processos chave,
identificando problemas, propondo
melhorias e provendo recursos para
garantir a consecução das metas e
resultados da organização.
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Refere-se à atuação do gerente no
desenvolvimento e na condução da sua
equipe de trabalho, definindo
responsabilidades, orientando,
acompanhando o trabalho, dando
feedback e favorecendo a participação
das pessoas no grupo.
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Não adianta ter um bom plano
de metas e estratégias bem
definidas se você não tem
uma equipe preparada e
comprometida em alcançá-las.
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Habilidades e competências gerenciais
Planejamento
Comunicação
Condução de reuniões
Gerenciamento de
conflitos
Desenvolvimento de
equipes
Coaching, entre outras
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COMUNICAÇÃOCOMUNICAÇÃO
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COMPETÊNCIA ESSENCIAL
COMUNICAÇÃO
GERÊNCIADO
FOCO
GERÊNCIADE
RESULTADOS
GERÊNCIA DE
PESSOAS
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O que é O que é necessário necessário
comunicar às comunicar às pessoas no pessoas no exercício da exercício da gerência??gerência??
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• Objetivos
• Público-alvo
• Diretrizes
• Prioridades
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• Troca de impressões sobre os processos de
trabalho
• Avaliação contínua
• Identificação de problemas
• Busca de soluções
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• Definição conjunta de responsabilidades.
• Explicitação das expectativas mútuas.
• Orientação para a execução das atividades.
• Definição de ações de desenvolvimento.
•Troca de feedback contínua.
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MOTIVAÇÃO LIDERANÇA
ADMINISTRAÇÃODE CONFLITOS AUTOCONHECIMENTO
COMUNICAÇÃO
COMPETÊNCIA ESSENCIAL DA GESTÃO DE PESSOAS
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Dimensões da Comunicação
Informação a Informação a ser transmitidaser transmitida
Forma como essaForma como essaInformação é transmitidaInformação é transmitida..
A Comunicação ocorre quando os conceitos e informações emitidos são recebidos pelo receptor.
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TIPOS DE COMUNICAÇÃOTIPOS DE COMUNICAÇÃO
Linear eUnilateral
o alvo a ser alcançado é a transmissão da informação.
Circular
a meta do emissor é envolver o receptor, considerando-o capaz de contribuir para que determinado resultado seja alcançado.
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TIPOS DE COMUNICAÇÃOTIPOS DE COMUNICAÇÃO
Linear e Unilateral
MENSAGEM
EMISSOR RECEPTOR
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Comunicação Circular
EMISSOR RECEPTOR
MENSAGEM
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““FEEDBACK é um fluxo FEEDBACK é um fluxo de influência recíproca”de influência recíproca”
Peter SengePeter Senge
FEEDBACK
Instrumento fundamental da Comunicação ealavanca do conhecimento intra e interpessoal
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ATENÇÃO
ISENÇÃO
OBJETIVO DE REFLEXÃO
SOLICITAR FEEDBACK AUTÊNTICO
Saber escutar
DAR FEEDBACK EFICAZ
•Constância
•Aplicabilidade
•Consideração
•Oportunidade
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COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL
Compartilhar idéias e
sentimentos, valorizando
o indivíduo em sua
singularidade e
potencialidade .
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Quem é responsável por essas ações gerenciais?
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• Chefe de gabinete e Vereador devem atuar CONJUNTAMENTE
no gerenciamento do gabinete
•O Chefe de Gabinete é o principal responsável pela GESTÃO
DOS RESULTADOS e GESTÃO DAS PESSOAS (gerenciamento
cotidiano gabinete), mas atua junto ao Vereador na GESTÃO DO
FOCO
•O Vereador é o principal responsável pela GESTÃO DO FOCO,
mas também tem responsabilidades na GESTÃO DE
RESULTADOS E DE PESSOAS
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O Vereador TAMBÉM é responsável por ações
gerenciais na GESTÃO DE RESULTADOS e NA
GESTÃO DE PESSOAS, mas atua de forma distinta:
De modo mais eventual
Em momentos mais importantes
Em momentos mais difíceis
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Exemplos da atuação do Vereador no Gerenciamento de RESULTADOS E PESSOAS:
• Nos encontros anuais ou semestrais com a equipe toda para planejamento das ações do mandato
•Na reunião mensal com a equipe toda, para avaliação dos trabalhos;
• Na comunicação de um novo projeto para o mandato;
• Dando feedback individual, negativo ou positivo, eventualmente ou em casos especiais.
• Em reuniões freqüentes com o chefe de gabinete para avaliação dos trabalhos e da gerência.
Tempo estimado para a realização das atividades gerenciais por parte do Vereador: 2 a 3 horas semanais
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Boa parte da equipe foi escolhida pelo próprio Vereador. O
Vereador muitas vezes tem uma relação pessoal com os
colaboradores, além de ser a figura central do mandato.
Ou seja, a equipe necessita de contato direto com o Vereador, mesmo que eventual, para receber feedback, para falar sobre o trabalho, para receber orientações.
A falta desse contato gera
DESMOTIVAÇÃODESMOTIVAÇÃO
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O Vereador tem responsabilidades gerenciais na gestão do FOCO, de
RESULTADOS e de PESSOAS
MAS
Deve ter o cuidado para que suas ações gerenciais não invadam a
responsabilidade gerencial do CHEFE DE GABINETE, minando sua autoridade
CONFLITOS NO GERENCIAMENTO
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O TEMPOO TEMPO
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GERENCIAMENTO
XEXECUÇÃO
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Além das atividades de gerenciamento, sabemos que o chefe de gabinete acaba realizando outras atividades inerentes ao cargo, como:
- Representar o Vereador em encontros e reuniões;
- Fazer contatos com Secretarias, partidos e outros.
- Cuidar da comunicação do mandato
- Atender pessoas no gabinete, etc
O Chefe de Gabinete dispõe de tempo para realizar todas estas tarefas?
O CHEFE DE GABINETE
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Como resolver esta questão?
1. Ter consciência de que as atividades gerenciais devem ser feitas. Elas são realmente necessárias!
2. Lembrar que, se o chefe não atuar no gerenciamento, ninguém mais irá fazê-lo.
3. Não abrir mão do gerenciamento em favor da execução de tarefas
a. Delegar maisb. Aumentar o envolvimento da equipe nas decisõesc. Desenvolver a equipe
Alguns gabinetes têm se utilizado da prática de DIVIDIR a função gerencial entre duas ou
mais pessoas
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Estratégias para o alcance de Estratégias para o alcance de resultadosresultados
Foco do mandato
Etapas
Gerência dos
resultados
Gerênciade
pessoas
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Estratégias para o alcance de Estratégias para o alcance de resultadosresultados
1. Alinhamento de objetivos entre Vereador e o Chefe de Gabinete
2. Compartilhamento com a equipe3. Planejamento individual4. Compartilhamento cronograma geral
Foco do mandatoEtapas
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1. Acompanhamento individual do trabalho
2. Acompanhamento conjunto do trabalho
3. Sincronia contínua entre Chefe de Gabinete e Vereador
4. Macro-avaliação periódica
Gerência dos
resultados
Gerênciade
pessoas
Estratégias para o alcance de Estratégias para o alcance de resultadosresultados
Etapas
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Recursos possíveisRecursos possíveis
Oficinas
Coaching
Assessoria técnica
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“Não sabendo que era impossível, ele foi lá e fez”
Jean Cocteau
In Djalma Pinho Rebouças, Planejamento Estratégico