F's & R's nos Lions - Funções Gerais - versão jfr
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LIONS CLUBS INTERNATIONAL
HONRAR O PASSADO PREPARAR O FUTURO
Dirigentes: F & R 2
F & R dos dirigentes
Eficácia Sucesso
Saúde / Bem estar dos CL’s
LIONS CLUBS INTERNATIONALO Vosso Clube à Vossa Maneira
DA- YCYW EN 9/14
Personalizar as Reuniões
dos Clubes
LIONS CLUBS INTERNATIONALO Vosso Clube à Vossa Maneira
DA - YCYW EN 9/14
A escolha é vossa... Cada clube tem a liberdade de estruturar as reuniões da maneira que entender e sejam mais adequadas aos interesses dos associados.
Muitos clubes valorizam as tradições, que tem sido passadas de geração em geração, mas é bom que se saiba, que a maioria dessas tradições são opcionais e os associados podem optar por alterar esse modelo, para que as reuniões sejam mais motivadoras e produtivas, bem como utilizar as novas tecnologias para comunicar com os companheiros e facilitar a gestão dos clubes.
Dirigentes: F & R 5
Dirigentes do clubeDirecção:
PresidentePast presidente1º Vice-presidente 2º Vice- presidente3º Vice-presidenteSecretárioTesoureiroPresidente comissão de sóciosDirector socialDirector animadorAssessor relações públicasAssessor formação
Conselho fiscal:PresidenteVice-presidenteVogal
Obs.O presidente do clube preside à AG, como o apoio do secretário da direcção.
Dirigentes: F&R 6
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades
Presidente
• Presidente é o principal dirigente do clube
• Preside a todas as reuniões do clube e da direcção.
• Convoca todas as reuniões ordinárias e extraordinárias ( de
acordo com os regulamentos e procedimentos ).
• Assegura, aos companheiros, uma boa informação das actividades de
cada uma das comissões
• É responsável pela convocação, notificação, e realização de eleições.
• Colabora com o Presidente da Divisão do Distrito, como membro activo da
Divisão a que o seu clube pertence
Dirigentes: F&R 7
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades
Presidente - início do ano lionístico:
• Organizar uma reunião de brainstorming
• Facilitar a escolha das actividades de serviço
• Coordenar o planeamento das actividades e acções • Metas / objectivos• Actividades• Designar comissões e responsáveis• Fixar datas • Facilitar recursos• Informar sobre o desenvolvimento das acções
• Definir o processo administrativo, arquivos e registos
• Conhecer os estatutos, regulamentos, formulários e relatórios
etc. ( Manual Dirigentes )
Dirigentes: F&R
8
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades
Presidente - início do ano lionístico – PLANO DE ACTIVIDADES
O QUE – Etapas da acção QUEM – CL coordenador
RECURSOS- necessários
QUANDO- data limite RESULTADOS – como sabemos estar concluído
1. Participação na Feira Santiago
Direcção FolhetosPresenças – CL’sPlasma
21/7 a 05 /8-12 PROMOÇÃO Lionismo
2. Sardinhada JR, Luis, Jorge, Adérita Definir pela comissão Sábado 08 ou 15 setembro-2012
Fundo Bolsa / convívio
3. Acções de motivação a desenvolver pela direcção para conseguir 80 % de presença, CL’s activo , nas actividades
Direcção A identificar , nas reuniões e no site do LCI.
Realizar pequenas acções de formação durante as reuniões de café
Durante o AL Motivação
4. Feira do Agasalho Silvina, Manuela Espaço, roupas, expositores etc
29/ 9 a 07 / 10 -2012 Cáritas
5. Feira da Ladra Luisa, ... Espaço ( Inatel, IPJ , BV), mesas, Bar, etc.
1,2,3,4 de Novembro 12 Casa do gaiato
6. S. Martinho numa Adega
Luis e Jorge Identificar adega e programa
10 Novembro Convívio
7. Acção Avio Guilherme Recolha de gêneros alimentícios
Durante o ano Centro Paroquial / Patrimônio dos pobres
Dirigentes: F&R 9
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades
Presidente - durante o ano
• Presidir ás reuniões de direcção e do clube
• Usar formas de comunicação assertiva
• Tomar conhecimento da correspondência do clube
• Acompanhar e motivar os sócios
• Acompanhar as responsabilidades financeiras do clube
• Promover o clube na sua comunidade
• Assistir às reuniões da governadoria para que for convidado
nomeadamente às reuniões de divisão
• Aprofundar o relacionamento com o governador de distrito
• Participar nas convenções
• Realizar o inquérito “ como avalia o seu clube “
Dirigentes: F&R 10
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades
Presidente – final do ano
• Organizar o processo de transferência para a nova equipa de liderança
• Encomendar de material à sede ( pins, diplomas, etc, )
• Reconhecimento de sócios que se tenham distinguido ( jantar )
• Atribuição de prémios de excelência
Dirigentes: F&R 11
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades
Presidente - recursos
• Programas Formação GLT/GMT ( CEP )• Estrutura do Clube, Estatutos e Regulamentos ( Manual Normas Directoria-LCI )• Manual dirigentes do Clube – LCI• Programa Mentoring• Reunião de reflexão – exercício de brainstorming• Reuniões do clube• Levantamento de necessidades da comunidade • Questionário “ Como classifica o seu clube “• Comunicação assertiva / motivação• Site LCI : www.lionsclubs.org - Recursos do Clube• Plano de trabalho / acção do clube• Blog: http://lionsmentoringplus.blogspot.com
Dirigentes: F&R 12
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades
Secretário
• Toda a correspondência que chega e sai do clube passa pelo secretário.
• Participar nas reuniões do clube, da divisão e da região
• Apoiar o presidente na preparação das agendas das reuniões da direcção e do clube
• Elaborar as actas das reuniões
• Organizar e manter em ordem os arquivos de corresp. do clube
• O secretário do clube é o responsável pelos relatórios e outras comunicações que possuem prazos (ex. inform mensal e PU 101).
Dirigentes: F&R 13
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades
Secretário – Quando aplicável, relatórios via MyLCI * e Emails
• Informe mensal de movimento de sócios • Relatório de atividades • Relatórios de sócios fundadores• Formulário de transferência de sócio• Relatório de dirigente de clube (PU-101)• Actas das reuniões de direcção e Assembleias de clube
Outros :• Lista de sócios : Presenças e Quadro social actualizado• Credenciais companheiros eleitos, ex: delegados e suplentes às convenção• Solicitar Prémio de Excelência de Dirigentes do Clube e outros• Encomendar Pin’s e kits de novos sócios• Manter em devida ordem e disponível para os CL’s os livros de actas e toda a
documentação do clube.
* Enviar cópia dos relatórios ao gabinete do governador de distrito
Dirigentes: F&R 14
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidade
Secretário – recursos
No clube:• Ex-secretários • Dirigentes de Clube • Coordenador desenvolvimento da liderança de distrito
Publicações : • Estatuto e Regulamentos Padrão de Clube ( LA-2 )• Manual de Dirigente de Clube - LCI• Estatutos e Regulamentos Pardão do Distrito ( LA-4)• Estatutos e Regulamentos Internacionais (LA-1)• Diretório do distrito contendo dirigentes de outros clubes • Catálogo (Materiais para clubes)• Arquivos do clube • Site LCI : www.lionsclubs.org• Blog: http://lionsmentoringplus.blogspot.com
Dirigentes: F&R 15
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades
Tesoureiro : É responsável pelos assuntos Financeiros do clube
• Manter os registos financeiros actualizados e também as contas bancárias
do clube. • O tesoureiro deve estar presente nas reuniões de direcção e do clube• Assegurar que todos os pagamentos são aprovados pela direcção e registados nas actas
das reuniões de direcção.• Informar os membros da direcção, dos saldos bancários, de cada um dos fundos do
clube, e apresentar um resumo demonstrativo de receitas e despesas.• Manter os sócios informados regularmente ( mensal ou trimeste), da situação finaceira
do clube.• Estar preparado para dar informações financeiras durante as reuniões de clube, sempre
que solicitado pelos CL’s ( relatórios verbais devem ser concisos e informativos )• Colaborar e controlar os resultados das acções de recolha de fundos .
Dirigentes: F&R 16
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades
Tesoureiro • Trabalhar com o secretário no envio das facturas / recibos das quotas e outras • Trabalhar com a direcção do clube no processo de organização dos fundos.• Preparar e administrar os orçamentos
• Definir a recolha periódica das quotas (anuais, semestrais ou outras)• Determinar o valor a ser coberto pelas quotas do clube:
• Quotas de distrito, distrito múltiplo e internacionais• Todas as outras despesas administrativas
• Orçamento para actividades• Antecipar receitas e despesas para cada projeto de actividade
• Apresentar, ao Conselho Fiscal, no final do AL um relatório detalhado sobre as verbas recebidas, para cada um dos fundos, no início do AL, os resultados de receitas e despesas do ano e as verbas a transitar, de cada um dos fundos, para o ano seguinte.
Dirigentes: F&R 17
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades
Tesoureiro
• A contabilidade dos fundos das atividades e administrativo deve manter-se, rigorosamente, separada . Fundo Administrativo – resultado de jóias, quotas, taxas e fundos internos. Verbas deste fundo podem ser transferidas para a conta de atividades, desde que aprovadas pelo clube.
Fundo de Atividades – resultado de recolhas ou dádivas na comunidade• Os fundos da conta atividades não podem ser utilizados para despesas
administrativas.• Todos os recursos recebidos da comunidade devem ser devolvidos à
comunidade.• Coordenar o processo de assinatura e co-assinatura de cheques.• No final do ano. Transferir para o novo tesoureiro :
• Registos dos depósitos bancários, extratos e saldos de todas as contas
.
Dirigentes: F&R 18
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidade
Tesoureiro – recursos
No clube:• Ex-Tesoureiros • Dirigentes de Clube • Coordenador desenvolvimento da liderança de distrito
Publicações : • Estatuto e Regulamentos Padrão de Clube ( LA-2 )• Manual de Dirigente de Clube - LCI• Estatutos e Regulamentos Pardão do Distrito ( LA-4)• Estatutos e Regulamentos Internacionais (LA-1)• Diretório do distrito contendo dirigentes de outros clubes • Catálogo (Materiais para clubes)• Arquivos do clube • Site LCI : www.lionsclubs.org• Blog: http://lionsmentoringplus.blogspot.com
Dirigentes: F&R 19
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades
Comissão de Sócios Clubes - Síntese das F & R*
Membro de primeiro ano– Responsável pelo quadro social - aumento sócios– Vogal da Comissão
Membro de segundo ano– Foca-se na liderança do clube e conservação– Vice-presidente da Comissão
Membro de terceiro ano– Concentra-se na extensão– Presidente da Comissão– Membro da Direcção do Clube
* O ideal é que esta equipa assuma no Clube a coordenação GLT/GMT
Dirigentes: F&R 20
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades
Director Social – É o responsável pelo protocolo no Clube
• Director Social é responsável pelos material / acervo do clube ( bandeiras, sino, martelo, colar, etc.).• Compete ao Director Social o arranjo da sala das reuniões • Durante as reuniões o Director Social actua como “mestre de cerimónias “• Compete ao Director Social a distribuir boletins e outra documentos• Director Social deve dar especial atenção aos novos associados, quanto à sua integração no clube.
Dirigentes: F&R 21
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades
Protocolo - Básico :
Ordem de Precedência –Protocolo oficial LCI
1. Presidente Internacional
2. Ex-Presidente Internacional Imediato
3. Vice-Presidentes Internacionais
4. Ex-presidentes Internacionais (b)
5. Diretores Internacionais (a)
6. Ex-diretores internacionais (c)
7. Presidentes do Conselho de Governadores (a)
8. Governadores de Distrito
9. 10. 11. 12.13. Ex-Presidente de Conselho (a)
14. Ex-Governadores de Distrito Imediatos (a)
15. Primeiro Vice-Governador de Distrito
16. Segundo Vice-Governador de Distrito
17. Ex-Governadores de Distrito (a)
Dirigentes: F&R 22
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades
Protocolo - Básico :
18. Secretários de Distrito Múltiplo
19. Tesoureiros de Distrito Múltiplo (a)
20. Secretários de Distrito (a)
21. Tesoureiros de Distrito (a)
22. Presidente de Região (a)
23. Presidente de Divisão (a)
24. Coordenadores e Assessor do Distrito ( LCIF) e Equipe GMT/GLT (a)
25. Presidentes de Clube (a)
26. Ex-Presidentes de Clube Imediatos (a)
27. Secretários de Clube (a)
28. Tesoureiros de Clube (a)
29. Ex-Presidentes de Clube (a)
30. Secretários de Distrito Múltiplo (Funcionários)(a)
31. Tesoureiros de Distrito Múltiplo (Funcionários)(a)
Dirigentes: F&R 23
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades
Director Social – Decreto-Lei n.º 150/87, de 30 de Março
Dirigentes: F&R 24
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades
Outras funções importantes :
• Director Animador
• Directores de Actividades
• Assessor Relações Públicas
• Assessor de Formação
Dirigentes: F&R 25
DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades
Recursos dos Dirigentes LCI: www.lionsclubs.org • Estatutos e Regulamentos Internacionais ( LA-1)• Estatutos e Regulamentos Padrão de Clube ( LA-2)• Centro Leonístico de Aprendizagem
• Tudo sobre formação Lions à distância
BLOG * : lionsmentoringplus.blogspot.com• Manual Dirigentes de Clube• Curso para Presidente de Clube• Curso para Secretário de Clube • Curso para Tesoureiro de Clube • Como alcançar Metas/ Objectivos • Gestão do Tempo ( reuniões )• Trabalho em Equipa• Tudo sobre os Lions• Programa CEP• Programa Mentoring• Informação sobre Institutos/ Seminários Liderança
* Estave previsto ser o blog do GLT a partir de 3 de Julho de 2014
Gestão do Tempo 26
O que podemos fazer?
• Reconhecer que os obstáculos existem
• Identificá-los
• Empregar estratégias para superá-los
Gestão do Tempo 27
Estabelecer Metas
OUSADAS E SMART !
Gestão do Tempo 28
• Alcançáveis• Realísticas• Temporizadas ( quando )
Estabelecer Metas
• eSpecíficas• Mensuráveis
Gestão do Tempo 29
Definir prioridades
• Fazer• Delegar• Adiar• Eliminar
Gestão do Tempo 30
Concentre-se na tarefa
• Foca-se na sua meta• Desligue-se das distrações
Gestão do Tempo 31
Celebre o seu sucesso
Gestão do Tempo 32
As grandes pedras da vida