Förfrågningsunderlag · Anbudet skall vara bindande t o m 2016-02-19 ... 15/6 - 22/6 och 13/7 - 3...

Förfrågningsunderlag

2015-06-02

Upphandlande organisation Upphandling

Lunds kommun Schema/omsorgsschema för Lunds kommun

förskolor och skolor

Jeanna Linton-Wahlgren KS2015/0350

Sista anbudsdag: 2015-08-18

Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas

Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen

Texten kommer att ingå i avtalet

Texten ingår i kvalificeringen

Frågan besvaras av köparen

Symbolförklaring:

Texten innehåller sekretessbelagd information

Förfrågningsunderlag

1 Innehåll

1.1 Innehåll

Det här förfrågningsunderlaget innehåller följande delar:

1. Innehåll

2. Allmän information

3. Upphandlingsföreskrifter

4. Kvalificeringskrav

5. Anbudsutvärdering med följande delar:

5.1 Utvärderingsmetod

5.2 Allmän kravspecifikation

5.3 Funktionella ska-krav

5.4 Funktionella bör-krav

6. Avtal

Bilagor:

Funktions- och processbilder

Allmänna villkor

Utvärderingsunderlag

2 Allmän information

2.1 Beskrivning och volym

Lunds kommunala skolor och förskolor inbjuder intresserade marknadsaktörer att lämna

anbud på en digital tjänst för hantering av schema/omsorgschema inklusive

frånvaro/närvaro enligt förutsättningarna i det här dokumentet.

Det här är en av tre (3) upphandlingar som Lunds förskolor och skolor annonserar parallellt.

Upphandlingarna hör ihop så tillvida att de it-stöd som upphandlas kommer integreras och ha

ett informationsflöde mellan sig. De övriga två upphandlingarna rör funktioner för pedagogisk

planering, dokumentation, bedömning och uppföljning för grundskola och förskola respektive

gymnasieskolor och vuxenutbildning.

Sida 1 av 36Utskrivet: 2015-06-02 12:42 Refnr.: KS2015/0350

Det som i detta förfrågningsunderlag efterfrågas kommer att benämnas som Tjänsten.

Det är möjligt att anlita underleverantörer och samarbetspartners enligt beskrivna villkor i

det här dokumentet.

Omfattning:

Upphandlingen omfattar Lunds samtliga kommunala förskolor, skolor och vuxenutbildning

med följande cirka-volym:

Förskola: ca 1200 medarbetare och 11.000 barn

Grundskola: ca 2000 medarbetare och 11.000 elever

Gymnasieskola och vuxenutbildning: ca 1050 medarbetare och 9.000 elever

Tjänsten ska på olika sätt användas av medarbetare, elever och vårdnadshavare.

Vid anbudsutvärdering bedöms kvaliteten på offererade krav i förhållande till pris enligt den

utvärderingsmodell som beskrivs i underlaget. Lunds kommun strävar efter en funktionell,

kostnadseffektiv Tjänst och har satt ett maxpris för priset för Tjänsten fr.o.m. att Tjänsten

är fullt implementerad och i drift, samt ett krav på minsta poäng på bör-kraven för

kvalificering.

Maxpris: 65.000 kr/mån

Anbudspris = månadspris x 24 månader, eventuella införandekostnader samt utbildnings-

och konsultarvoden. Se mer under punkt 5.1 Utvärdering och i Bilaga Utvärderingsunderlag.

2.2 Upphandlande myndighet

Upphandlande myndighet är Lunds kommun.

Upphandlingen administreras av Upphandlingsenheten vid Lunds kommun.

2.3 Avtalets start

Avtalets start är 2015-10-01.

Tjänsten ska vara implementerad och i full drift senast 2015-12-30 (gäller ej de krav

beskrivna som möjliga att införa under 2016).

2.4 Avtalets slut

Avtalets slut är 2018-06-30.

2.5 Uppsägning och förlängning

Avtalet gäller fr.o.m. 2015-10-01 t.o.m. 2018-06-30.

Avtalet kan därefter förlängas upp till fem (5) år med ett (1) år i taget med oförändrade

villkor om Beställaren så begär. Avisering om förlängning ska ske senast 6 månader före

avtalstidens utgång.

2.6 Helt eller delat anbud

Anbud inlämnas för hela upphandlingen.


2.7 Accept av avtalsvillkor

Utöver avtalsmarkerade krav i förfrågningsunderlaget, ligger de avtalsvillkor beskrivna i

Kapitel 6 samt i Bilagan Allmänna villkor, till grund för avtal mellan beställaren och

anbudsgivaren. Anbudsgivaren är införstådd och accepterar förfrågningsunderlaget med

tillhörande avtalsvillkor.

Accepteras avtalsvillkoren? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

3 Upphandlingsföreskrifter

3.1 Upphandlingsform

Upphandlingen genomförs enligt lagen om offentligt upphandling med användande av ett

Öppet förfarande

3.2 Sista dag för inlämnande av anbud

Anbudet skall vara Lunds Kommun, Upphandlingsenheten tillhanda senast 2015-08-18

3.3 Anbudets giltighetstid

Anbudet skall vara bindande t o m 2016-02-19

Accepteras anbudets giltighetstid (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

3.4 Elektroniskt anbud

Anbud skall lämnas elektroniskt genom www.tendsign.com (använd länk "Aktuella

annonser"). Support för hantering av upphandlingssystemet i vilket det elektroniska anbudet

lämnas ges av OPIC.com (013-4747520) Användandet av upphandlingssystemet är

kostnadsfritt för anbudslämnaren.

Endast elektroniska anbud accepteras.

Anbudsgivaren är införstådd med att endast elektroniska anbud

via OPIC TendSign accepteras (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

3.5 Frågor och kompletterande information under anbudstiden

Begäran om förtydligande, komplettering eller frågor skall vara ställda genom OPIC

Tendsigns anbudstjänst.

Anbudsgivare ombeds att tänka på att ställa sina frågor och begäran om förtydligande i så

god tid som möjligt. För frågor som ställs senare än åtta (8) dagar innan anbudstidens

utgång kan inte garanteras att svar hinner ges. Observera frågor kommer ej besvaras under

perioderna: 15/6 - 22/6 och 13/7 - 3/8.

Den upphandlande myndighetens eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlaget

lämnas alltid genom OPIC Tendsigns anbudstjänst.

Frågor avseende format och funktionalitet för att lämna anbud, adresseras direkt till OPIC

Tendsign anbudstjänst: [email protected].


mailto:[email protected]



3.6 Anbudets form och innehåll

Anbudet:

- Skall lämnas elektroniskt i systemet OPIC tendsign via webbplats www.tendsign.com

- Skall vara skrivet på svenska

Om anbudsgivaren avstår från att svara på något av de ställda kraven kommer detta att

tolkas som att kravet inte kan uppfyllas eller att kravet inte accepteras.

3.7 Alternativa anbud

Alternativa anbud accepteras ej.

3.8 Ikraftträdande

Bindande avtal föreligger först sedan ett avtal undertecknats av behörig representant för

båda parter.

3.9 Tilldelningsbesked och Kontaktperson

Tilldelningsbesked kommer att skickas ut via e-post efter det att tilldelningsbeslut är fattat.

I upphandlingssystmet OPIC tendsign registrerar anbudsgivaren en person som användare av

systemet och därmed också som kontaktperson för upphandlingen. Kommunikation under

upphandlingen, inkluderande tilldelningsbesked, sker till denna kontaktperson hos

leverantören. Den epostadress som i systemet är angiven för kontaktpersonen kommer att

användas. Leverantören uppmanas kontrollera att rätt epostadress är angiven och tillse att

denna epostadress bevakas löpande.

Anbudsgivaren är införstådd med att angiven kontaktperson

och e-postadress kommer att användas för all kommunikation

under hela upphandlingsprocessen? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

3.10 Sekretess

De upphandlande myndigheterna omfattas av de regler som sammanfattningsvis brukar

benämnas offentlighetsprincipen. Dessa regler finns bl a i Lag (SFS 2009:400) om

offentlighet och sekretess.

Allmänna handlingar är som huvudregel offentliga vilket innebär att allmänheten som önskar

ta del av dem får göra det. handlingar som rör offentlig upphandling är under den tid

upphandlingen pågår belagda med absolut sekretess tills dess tilldelningsbeslut är

meddelat.

Efter att avtal tecknats är anbudsgivarens möjligheter att erhålla sekretess för uppgifter i

anbudet mycket begränsade. Den anbudsgivare som av något skäl vill att vissa uppgifter i

anbudet skall sekretessbeläggas bör ange det i sitt anbud. Om någon begär att få ta del av

uppgifter i anbud kommer en sekretessprövning att göras vid varje enskilt tillfälle. Det är den

myndighet som ska lämna ut handlingarna som gör sekretessprövningen. Om en

upphandlande myndighet fattar beslut att sekretessbelägga uppgifter i ett anbud kan detta

beslut överklagas. Med anledning av kan inte några garantier lämnas att uppgifter i anbud

inte kommer att lämnas ut.

I det fall sekretess begärs skall begäran namnges sekretessbegäran och bifogas nedan.

I det fall sekretess begärs bifoga sekretessbegäran här. Bilagan

skall vara döpt sekretessbegäran. (Bifogat dokument)

4 Kvalificeringskrav


4.1 Krav på anbudsgivarens ekonomiska och finansiella ställning

Anbudsgivare skall uppfylla samtliga ställda kvalificeringskrav för att kunna delta i

utvärderingen. Anbudsgivare skall uteslutas från deltagande i upphandling om någon av de

situationer som anges i 10:1 LOU föreligger. Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i

upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10:2-3 LOU eller 15:13 LOU

föreligger. Den upphandlande myndigheten kommer att göra erforderliga kontroller att

anbudsgivaren uppfyller ställda krav enligt 10 kap eller 15:13 LOU. För kontroll används i

första hand upplysning genom Creditsafe. Inga intyg behöver bifogas anbudet.

1. Skatter och sociala avgifter

Anbudsgivaren skall vara fri från skuld för svenska skatter och socialavgifter både hos

skattemyndigheten och hos kronofogdemyndigheten.Mindre skuld av typen fordonsskatt för

enstaka fordon kan accepteras. Den upphandlande myndigheten kontrollerar detta.

2. F-skatt

Leverantören ska vara registrerad för F-skatt. Den upphandlande myndigheten kontrollerar

detta.

3. Finansiell och ekonomisk ställning

Anbudsgivare skall ha en god och stabil ekonomi. Om anbudsgivare har sämre ranking än 40

hos Creditsafe finns möjlighet för anbudsgivare att på annat sätt styrka företagets

ekonomiska och finansiella ställning som motsvarar ställt krav. Vid lägre ranking än 40

kommer den upphandlande myndigheten att göra en individuell bedömning av företagets

kreditvärdighet. Denna bedömning kommer att både utgå från uppgifter kring de faktorer

som påverkar rankingen negativt och från övriga av anbudsgivaren inlämnade uppgifter.

Anbudet kommer att diskvalificeras om företaget inte kan anses ha en god finansiell och

ekonomisk ställning. Ranking hos Creditsafe kontrolleras av den upphandlande

myndigheten.

Samma kvalificeringskrav tillämpas för utländska anbudsgivare. Om upplysning inte kan

hämtas via Creditsafe kommer den upphandlande myndigheten att begära likvärdiga intyg

från anbudsgivaren.

Uppfylls kraven på anbudsgivarens ekonomiska och finansiella

ställning? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

4.2 Underleverantör

Om Leverantören avser att anlita en underleverantör för att åberopa dennes ekonomiska,

tekniska och yrkesmässiga kapacitet för att fullgöra kontraktet, ska Leverantören kunna

uppvisa ett åtagande, t ex ett samarbetsavtal, som styrker att denne kommer att förfoga

över nödvändiga resurser.

Leverantören ansvarar för underleverantörens arbete såsom för eget arbete.

Avser Leverantören att under avtalstiden anlita underleverantör eller underkonsult för

utförandet av viss del av åtaganden enligt Avtalet, får detta ske först efter skriftligt

medgivande från Beställaren i varje särskilt fall. Underkonsulter och underleverantörer får

inte bytas ut utan Beställarens skriftliga medgivande. Dock skall Beställaren genom sin

underskrift av detta Avtal ansetts ha lämnat medgivande till de underleveranser av

tredjepartsprodukter och tjänster som uttryckligen framgår av detta Avtal.

Anlitande av underkonsult eller underleverantör befriar inte Leverantören från sina åtaganden

enligt Avtalet, utan Leverantören ansvarar fullt ut såsom för egen prestation för av


underkonsult utfört arbete eller av underleverantör levererade produkter etcetera.

Uppfylls krav avseende ansvar för eventuella

underleverantörer? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

Ange i fritextfältet om underleverantör kommer att utföra del

av uppdraget och i så fall vad. Om underleverantör/er kommer

att anlitas, redovisa företagets namn och organisationsnummer

samt samarbetsavtal. (Fritextsvar)

5 Anbudsutvärdering

5.1 Utvärderingsmetod

5.1.1 Utvärderingsmetod

Vår utvärdering fokuserar på kvalitet och innehåll, hur väl Tjänsten uppfyller våra krav utifrån

ett användbarhetsperspektiv (enkelt, ändamålsenligt, effektivt) och ger användarna ett

mervärde. Vi eftersträvar så bra funktionalitet till så bra pris som möjligt, därför har vi också

satt ett maxbelopp på anbudspriset samt en gräns för minsta möjliga poäng på bör-kraven

för kvalificering.

Grunden är att Tjänstens användargränssnitt ska vara utvecklat med användarens behov i

fokus, så att det uppfattas som enkelt att använda, effektivt och ändamålsenligt.

Användarna förväntar sig både en stabil, men innovativ och smart Tjänst som utgår från och

förenklar deras vardagssituation vid användandet, där de kan koncentrera sig på

arbetsuppgiften i stället för att lägga tid på att komma underfund med hur Tjänsten

fungerar. Som användare ska man helt enkelt få en bra känsla och en god relation till

Tjänsten. Användbarhet och tillgänglighet är alltså en viktig kvalitetsaspekt att ta hänsyn

till. Inte minst grafisk utformning, användarcentrerad design och igenkänningsfaktorn (jmf

med vanlig webbsida) är en viktig komponent i att förmedla denna känsla.

Utvärderingens delar:

1. Samtliga obligatoriska krav (ska-krav) måste vara uppfyllda för att gå vidare till

anbudsutvärdering.

2. Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga digital dokumentation (presentation i bilder,

film, demomiljö e.dyl.) som, t.ex. baserat på processbilderna i bilagan och/eller olika

användarscenarier (schemaläggare, ledning, elev, pedagog, vårdnadshavare), visar hur

Tjänsten uppfyller det som i text beskrivits i följande punkter i förfrågningsunderlaget: 5.2.5

Integration, 5.2.12, Design, struktur, grafisk profil och 5.2.16 Navigation (d.v.s. ska-krav

som kräver fritextsvar) samt av anbudsgivaren uppfyllda och beskrivna bör-krav.

Anbudsgivaren kan inte förutse Beställarens kunskaper kring offererad Tjänsts funktionalitet,

så det är viktigt att hänvisa till var och hur i den digitala dokumentationen det beskrivna

kravet uppfylls.

3. Lunds utvärderingsgrupp ska med hjälp av anbud och digital dokumentation kunna

bedöma om kraven uppfylls eller inte. Anser gruppen att uppfyllnad av kraven är otydligt

beskrivna, bedöms de som att de inte uppfylls. Om det i den digitala dokumentationen skulle

framkomma att ställda ska-krav inte uppfylls av anbudsgivaren, kommer anbudet att

förkastas.

Bedömning och poängsättning av bör-krav:

Lunds utvärderingsgrupp kommer att gå igenom den digitala dokumentationen för att


gemensamt bedöma bör-kraven enligt följande poängskala:

0 poäng = bör-krav uppfylls ej

5 poäng = uppfyller beskrivet bör-krav

8 poäng = uppfyller beskrivet bör-krav över förväntan

Över förväntan = funktionerna som beskrivs finns med och fungerar över förväntan, vilket

betyder att de ger ett mervärde utifrån det användbarhetsfokus vi har i upphandlingen

(enkelt, ändamålsenligt och effektivt).

Maxpoäng är: 320 poäng

Minpoäng för kvalificering: 160 poäng

Anbudspris:

Anbudspriset består av följande delar:

1. Offererad månadsavgift för Tjänsten (i full drift) x 24 månader. Maxpris: 65.000 kr/mån

(d.v.s. 1.560.000 kr för 2 år)

2. Eventuella kostnader, reducerad månadsavgift e.dyl, under såväl pilot/införandeperioden

(fr.o.m. avtalsstart 2015-10-01 t.o.m. 2015-12-31), som för perioden för eventuell

utveckling av bör-krav som inte behöver finnas på plats förrän under 2016. Totalsumman

för perioden summeras och räknas in i anbudspriset.

3. Leverantörens offererade arvode/dag för användarutbildning, utöver det användarstöd

och den utbildning som ingår i Tjänsten (se punkt 5.2.19). En användarutbildning för max 20

deltagare. Totalsumma för 1 utbildningsdag per skolområde/enhet (16 områden) summeras

och räknas in i anbudspriset.

4. Leverantörens offererade timarvode för konsultinsatser enligt Nivå 3 (se Bilaga Allmänna

villkor, punkt 12). En totalsumma för 40 timmars konsulttjänst summeras och räknas in i

anbudspriset.

Se skiss nedan samt Bilaga Utvärderingsunderlag för exempel på hur poäng och

anbudsvinnare räknas fram.

Medverkande vid anbudsutvärderingen kommer att vara från Lunds kommun: en

utvärderingsgrupp ledd av Johanna Karlén, samt upphandlare Emma Nilsson och Jeanna

Linton-Wahlgren.


5.1.2 Pris tjänst

Ange ersättning för Tjänsten i en månadsavgift i SEK.

Ersättningen gäller för samtliga offererade krav, inklusive uppfyllda bör-krav, i upphandlingen.

Ersättningen gäller för samtliga användare (personal, elever, vårdnadshavare) av Tjänsten

när den är fullt implementerad och i full drift.

Ange månadsavgift i SEK för Tjänsten (i full drift). (Fritextsvar)

5.1.3 Pris införande och utvecklingsperiod

Ange eventuella kostnader (reducerad månadsavgift, engångskostnader e.dyl.) i SEK som

gäller under pilot/införandeperioden, fr.o.m. avtalsstsart 2015-10-01 tills dess samtliga

offererade krav är i full drift.

Ange estimerat datum för när samtliga offererade och beskrivna krav kommer att finnas på

plats och vara i drift.

Ange eventuella kostnader i SEK som tillkommer under

införandeperioden, fr.o.m. avtalsstart 2015-10-01 tills dess

Tjänsten är i full drift. (Fritextsvar)

Ange estimerat datum för när samtliga offererade och

beskrivna krav är i drift. (Fritextsvar)

5.1.4 Pris utbildning

Ange arvode för användarutbildning i SEK för en heldag. Deltagarantal max 20 personer.

Ange arvode för användarutbildning i SEK för en heldag.

Deltagarantal max 20 personer. (Fritextsvar)

5.1.5 Pris konsulttjänster

Ange arvode för särskilda konsultinsatser (nivå 3 enligt Bilaga Allmänna villkor punkt 12) i

SEK per timme.


Ange arvode för särskilda konsultinsatser i SEK per timme.

(Fritextsvar)

5.2 Allmän kravspecifikation

5.2.1 Bakgrund

Lunds förskolor, skolor och vuxenutbildning har lång erfarenhet av digitala it-stöd och

upphandlar nu en Tjänst som ska vara ett effektivt och ändamålsenligt stöd när det gäller

schema- och frånvaro/närvaro-hantering. Det handlar om grundläggande och viktiga

funktioner i den pedagogiska vardagen för såväl medarbetare, elever som

vårdnadshavare. Här finns krav på verksamheten som myndighetsutövande, att t.ex.

säkerställa att frånvaron registreras och finns med på betyg.

Eftersom det rör sig om grundläggande funktioner ser Lunds skolor och förskolor flera

vinster med att använda samma Tjänst för samtliga skolformer. Som vårdnadshavare ska

man t.ex. inte behöva bekanta sig med flera olika it-system här, utan man ska via samma

app, webbapplikation, e-Tjänst etc. kunna ange omsorgstider, se barnets schema och

anmäla frånvaro, oavsett om man har barn i förskola, grundskola eller gymnasium.

It-stöd i den pedagogiska processen och pusselbiten schema

När det gäller it-verktyg som stöd i den pedagogiska processen, behöver Lunds skolor och

förskolor en gemensam bas med vissa grundfunktioner, varav några redan finns i befintliga

system, några upphandlas här och några parallellt med den här upphandlingen.

Grundfunktionerna ska kunna kompletteras med mer anpassade och flexibla verktyg för

pedagogiskt arbete inom respektive skolform.

Parallellt med upphandling av schema och frånvaro, sker en upphandling gällande it-stöd för

Pedagogisk Planering, Dokumentation/Bedömning och Uppföljning. I kombination med dessa

olika it-stöd, kommer Lunds skolor och förskolor att använda molntjänsterna Office365

Education (fortsättningsvis kallat O365) och Google Apps for Education (fortsättningsvis

kallat GAFE), där t.ex. kalenderfunktionerna finns. Kalendern är på många sätt navet till det

som händer på dagarna. I kalendern ska såväl schema som andra aktiviteter synas. Allt ska

gå att samla i en kalender som ska gå att prenumerera på.

Eftersom Tjänsten som upphandlas här kommer vara en avgörande del i

förskolornas/skolornas olika it-stöd är det viktigt att den "pratar" med övriga system som

används och då t.ex. när det gäller allt från konto- och användarhantering till

kalendersynkronisering och att enkelt kunna hämta underlag för statistik och rapporter.

Se skiss (blåa boxar) längre ner över vilka delar det är som är fokus för den här

upphandlingen (schema/omsorgsschema) och för parallellupphandlingarna (Pedagogisk

planering, Dokumentation, Bedömning, Uppföljning).

Förskola och fritids - omsorgsschema, planerad/faktisk närvaro

Lunds förskolor har idag ingen digital hantering av vare sig omsorgsschema eller frånvaro.

Detsamma gäller fritids. Här är det viktigt med en bra e-Tjänst där vårdnadshavarna kan

ange omsorgsbehovet för sitt barn, gärna sammankopplat till eTjänst där kontakt- och

inkomstuppgifter anges, vilket idag delvis kan ske via vårt skoladministrativa system

Procapita. Här finns alltså en del att utreda gällande vilka vägar och verktyg som är de bästa.

Därför ser vi införandet av omsorgsschema och frånvaro för förskola och fritids som ett

utvecklingsprojekt och de funktionella krav vi har behöver inte finnas på plats till avtalsstart,

men ska utvecklas inom ett år.

Modersmål och fakturering

Lunds Modersmålscentrum har en situation idag där fakturering sker till hemskolan, så en


faktureringsfunktion behöver vara kopplad till schema, frånvaro (faktisk närvaro). Idag finns

en specialtjänst på plats som inte fungerar helt tillfredsställande, men här är eventuella

förändringar på gång när det gäller faktureringssätt.

Framtida utveckling - resursbokning

Lunds förskolor och skolor ser också utvecklingsmöjligheter när det gäller schematjänsten

och det är att koppla på en resursbokningsfunktion, vilket efterfrågas av många och som vi

idag inte har någon bra Tjänst för. Att kunna boka lokaler, lärare och andra gemensamma

resurser baserat på vilka som är lediga efter lagt schema, att kunna boka dessa digitalt

skulle underlätta mycket.

Är anbudsgivaren införstådd med bakgrundsbeskrivningen och

vilka övergripande funktioner som eftersöks i upphandlingen?

(Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.2.2 Mål - ett sammanhållet it-stöd i vardagen

Lunds skolor och förskolor har som mål att skapa en sammanhållen portal och bas med

grundläggande och gemensamma funktioner. Tillsammans med en flexibilitet i användandet

av övriga it-stöd som används i den vardagliga pedagogiska processen hoppas vi skapa en

stabil, tillgänglig och ändamålsenlig it-miljö för våra barn, elever, vårdnadshavare och

medarbetare. En it-miljö som erbjuder verktyg för såväl myndighetsutövande som kreativt

skapande.

Tjänsten kommer att ingå som en viktig pusselbit i den målbild och de behov som beskrivs i

våra underlag, varav ett exempel ur elevperspektiv syns nedan (för pedagog-

vårdnadshavare- och rektorsperspektiv, se Behovsspecifikation 0.2:


www.lund.se/Digitala-skolsystem-i-Lund/Folj-vart-arbete/Dokumentation/Behovsspecifikatio

n-ver-02/).

När vi visionerar om "En sammanhållen portal" och hur Tjänsten är en del av den, innebär

det för oss t.ex.:

1. En ingång för personal, elever och vårdnadshavare

Varken elever, personal eller vårdnadshavare ska behöva leta efter grundläggande funktioner

eller ha flera olika inloggningar till eller inom de system som erbjuds, varav Tjänsten är en av

flera. Skolportalen är den gemensamma vägen in till verksamheternas olika it-stöd och här

ska man enkelt hitta det man söker och vill göra (frånvaroanmäla, se sitt schema eller

matsedeln, hitta senaste omdömet osv.). Skolportalens ingång är via Lunds befintliga miljö,

lund.se, och är ett separat utvecklingsprojekt som pågår parallellt med den här

upphandlingen och som ställer krav på att Tjänsten följer standardprotokoll, SAML2.0,

öppna API, RSS-flöden, gadgets/widgets o.s.v. Vi har en Single Sign On lösning och är

medlemmar i Skolfederation, vilket ställer krav på att leverantören/leverantörerna är

medlemmar och använder den teknik som krävs.

2. Individanpassning

Användarna ska se och ha tillgång till det som är relevant för dem, inget annat. En sorts ”min

sida” som fungerar oavsett enhet (mobil, dator, lärplatta) med olika sorters aviseringar att

ställa in efter behov. Användaren ska själv enkelt kunna lägga in de applikationer, hämta de

flöden han/hon själv vill på sin sida. Det förutsätter ett väl fungerande behörighetssystem

och integration mellan de olika system som finns/kommer att finnas.

3. Anpassning till den it-miljö, de integrationer och system vi har idag

Vi behöver integrationer till våra övriga system, för närvarande t.ex: Procapita (barn- och

elevregister), Office365 (e-post) och Qlickview (BI-stöd). När det gäller pedagogisk

planering, dokumentation, bedömning och uppföljning har vi pågående upphandlingar

parallellt med den här. Oavsett vilka andra system vi har, så ska det gå att, efter behov,

skapa ett fungerande informationsflöde mellan dem, antingen via den integrationsmotor

Lund använder (FIM) eller direkt från system till system. Vi behöver Leverantörer som följer

branschstandard, använder öppna API:er och erbjuder system där vi som informationsägare

kan komma åt systemens data för att skapa de informationsflöden som behövs.

4. Ett sammanhållet flöde i det pedagogiska arbetet

Tjänsten ska vara ett bra stöd i den pedagogiska processen när det gäller schema- och

frånvaro/närvarohantering. Det innebär t.ex. att man som elev, vårdnadshavare, pedagog

och ledning lätt ska hitta relevant schema, lätt kunna registrera och se frånvaro/närvaro, ta

ut statistik och rapporter för vidare bearbetning. Schemat ska kunna kopplas samman med

kalendrar och tillgängliggöras på webbsidor. I samverkan med övriga it-verktyg och

samarbetsytor för pedagogiskt genomförande (t.ex. O365/GAFE), ska Tjänsten vara en del i

ett sammanhållet flöde i det pedagogiska arbetet. Det här förutsätter att bakomliggande

stora och viktiga arbete med t.ex. tjänstefördelning och schemaläggning kan ske enkelt och

smidigt tack vare Tjänsten!

5. Minska personalens administrativa börda

Vi har och kommer att fortsätta att ha flera olika it-stöd i verksamheten, vilket ställer krav

på funktionella överlappningar mellan dem utan manuella steg. Som användare ska man

enkelt kunna manövrera mellan olika system, man ska t.ex. inte behöva logga in flera

gånger (såvida inte det data man ska använda kräver säker inloggning) eller skriva ner

uppgifter vid sidan om för att sedan registrera dem i nästa system.

6. Vidareutveckling

När behoven förändras, ska såväl skolportal som de it-stöd som finns samlade (varav


Tjänsten är en) vara så pass flexibla att vi kan lägga till och ta bort funktioner. Lunds skolor

och förskolor vill vara aktivt delaktiga i förändringar och utveckling.

7. Plattformsoberoende och mobilt

Lunds skolor och förskolor använder sig av en mängd olika enheter med olika

operativsystem (Mac, PC, hybriddatorer, Chromebooks, mobiler, lärplattor m.m.) och såväl

skolportal som Tjänst bör fungera oavsett enhet, operativ, webbläsare och oavsett tid, rum

och plats.

8. Sökbart

Det måste vara enkelt att söka efter innehåll i skolportal och Tjänst, inte bara på filnamn,

utan på innehåll och i fritext. Att söka som de flesta är vana vid att söka idag, genom att

börja skriva in ett ord och sedan kommer förslag och söksvar upp.

9. Användarupplevelse – användbarhet

Användarupplevelsen är a och o. Vi behöver en kombination av enkelhet med så få klick som

möjligt och möjligheten för användaren att själv anpassa sina verktyg efter smak och tycke.

Vi eftersträvar igenkänningsfaktorn både när det gäller i jämförelse med hur ”vanliga”

webbsidor fungerar och i förhållande till Lunds grafiska profil. Hellre enkelt och avskalat med

möjligheter att själv påverka, än ett färgsprakande bygge.

Användbarhet är helt avgörande för att användarna lätt ska kunna ta till sig Tjänsten. Design

av användargränssnittet ska göra det konsekvent, lätt att förstå och enkelt att navigera i.

Användargrupper ska känna sig hemma och kunna hitta den information de söker direkt,

oberoende av om de är vana eller ovana användare och om de har funktionsnedsättningar.

Vi ser fram emot anbud från leverantörer med ev. underleverantörer och/eller

samarbetspartners som kan hjälpa oss att nå vår målbild med de krav och behov vi har

enligt ovan (och i resterande del av förfrågningsunderlaget). Vi välkomnar innovativa,

kreativa och nytänkande lösningar för att nå steget längre, förbi nuet och mot

morgondagens digitala lösningar!

Är anbudsgivaren införstådd i beskrivningen av Lunds målbild?

(Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja


Nej

5.2.3 Beskrivning av Lunds kommuns IT-miljö

Lunds it-miljö är en Windowsmiljö, men det finns en teknisk mångfald i skolan med cirka

5000 PC-datorer på gymnasiet (1-1), 3500 PC- och Mac-datorer på grundskolan (1-1 i år

7-9), 500 PC-datorer på förskolan samt närmare 2500 iPads, varav ca 500 på förskolan.

När det gäller Mac (ca 1400 st) är de inte managerade, så det finns olika versioner av OSX,

webbläsare m.m. Linux är representerat som operativ, men endast i ett fåtal enheter.

Lärarna använder antingen:

· våra interna plattformsdatorer (ca 6000 PC) med BK5-installation = Windows7 + IE10

eller

· Mac (ca 800 st) och iPads som inte är managerade, men där vi har ett pågående projekt

för VPP- och MDM-lösning.

Eleverna använder antingen:

· våra interna PC-plattformsdatorer (ca 2000 st) med Elevinstallation = Windows7 +

IE9/IE10 och eventuellt vad eleverna själva installerar,

· inte managerade PC-datorer (ej installerade av it-avdelningen och ej med i AD, ca 5000 st)

med Windows7 + IE8 – IE11 samt eventuellt vad eleverna själva installerar eller

· iPads och Mac, som inte är managerade (ca 2500 st), men där vi har ett pågående projekt

för VPP- och MDM-lösning.

Vi har en katalogtjänst AD på insidan med ADFS på utsidan. ADFS är kopplad till

Skolfederation och koppling till Bank-id kommer troligen att ske under 2015. Sirius är idag

Lunds e-Legitimationsleverantör.

FIM (Microsoft Forefront Identity Manager) används för att synkronisera konton för elever,

lärarna, klasser, grupper, behörigheter mellan katalogtjänsten, interna skolsystem och de

externa skolsystemen (t.ex. Tjänsten som kravställs i denna upphandling).

När det gäller e-post har vi idag Office365 för @utb.lund.se (elever, pedagoger) och

on-prem @lund.se (övrig personal). Detta kommer under 2015 att förändras för

pedagogerna till en hybrid Office365 där både @utb.lund.se och @lund.se ingår.

Procapita (leverantör Tieto) är vårt skoladministrativa system/barn- och elevregister för

samtliga skolformer.

Novaschem är det system vi för närvarande använder för schemahantering inom

grundskola, gymnasium och vuxenutbildningen.

Skola24 används för närvarande som frånvarosystem för grundskola, gymnasium och

vuxenutbildning.

its learning och Unikum används för närvarande för funktioner kring det pedagogiska

genomförandet inklusive planering, dokumentation, omdöme/bedömning. Funktioner som

delvis upphandlas parallellt med den här upphandlingen.

W3D3 är vårt system för Digitala dokument och ärendehantering.

BOOK-IT/FreeLib är bibliotekssystem där det på vissa håll även registreras läromedel.

När det gäller Lunds intranät är det under utveckling och anpassning. Grunden är EpiServer

och det framtida målet är att all personalinformation ska gå via intranätet.


Qlikview och Stratsys kommer att användas som verktyg för ledningsstöd och möjlighet att

hämta statistik/summering av resultat, elever som riskerar att inte nå målen eller dylikt, från

Lösningen för vidare bearbetning i Qlikview ska finnas.

För kursutvärdering inom gymnasieskolan använder ett par skolor idag UTV5, men här pågår

en direktupphandling för att kunna utöka användandet av kursutvärdering till övriga skolor.

Se även skiss nedan över våra system, systemberoenden och informationsflöden.

Är anbudsgivaren införstådd med bakgrundsbeskrivningen av

Lunds it-miljö? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.2.4 Informationsäkerhetklassning

En informationssäkerhetsklassning och risk- och sårbarhetsanalys är gjord inför

denna upphandling. Utöver klassificeringsnivån så kravställer Lunds kommun en Tjänst med

extern drift. Det här ställer krav på att Leverantören är insatt i de krav och riktlinjer som

finns, i t.ex. ISO 27002:2014. Leverantören ska bl.a. ha ett regelverk

för informationssäkerhet i sin organisation.

Leverantören ska också utse en driftsansvarig och en informationssäkerhetsansvarig person

som kontaktpunkt för Beställaren när det gäller avtal, drift och säkerhet samt ansvar att

följa upp lagring, behandling, överföring av information, att det sker i enlighet med

avtal samt relevanta lagar och förordningar.

Leverantören är införstådd med ISO 27002:2014 och kan

leverera en Lösning som tillgodoser de åtgärder som krävs och

krav som finns gällande informationssäkerhet. (Ja/Nej svar)


Kravgräns Ja

Nej

5.2.5 Integration

Alla objekt i Tjänsten ska gå att synkronisera (skapa, läsa, uppdatera, radera) mot våra

interna verksamhetssystem med standardprotokoll. Exempel på objekt som ska

synkroniseras är: användarkonto, klasser, skolor, grupper. Användare med skyddade

personuppgifter och tillfälliga personnummer ska också gå att hantera enligt de krav vi har.

Indata:

Tjänsten ska matas med data från våra interna verksamhetssystem. Vi har en FIM on-prem

som är vår centrala motor för all synkronisering för användarrelaterad data.

1. Administrativa åtgärder som görs i Tjänsten ska även kunna skötas genom systemets API

så att all daglig administration kan automatiseras.

2. Alla objekt i systemet ska kunna gå att synkronisera (skapa, läsa, uppdatera, radera)

genom API. Exempel (men inte fullständig lista) på objekt som ska kunna synkroniseras är:

användare, skolor, klasser, grupper.

3. API:t ska använda ett (1) av följande protokoll: WCF eller WS. Flera protokoll kan

accepteras, men behöver stämmas av i så fall.

Utdata:

1. Aktiviteter och händelser/notiser på data som Tjänsten hanterar ska kunna hämtas och

synkroniseras på individnivå med standard API och pushas med standardprotokoll till 3:e part

system.

2. All data ska kunna hämtas med standard API i öppna format för vidare bearbetning i andra

system, t.ex. för statistik/rapporter (BI-stöd).

E-post:

1. Tjänsten ska förhålla sig till Lunds e-postsystem, t.ex. är det önskvärt att

notiser/meddelande som skickas från Tjänsten har lund.se som avsändare.

Kalender

Målet är att all kalenderaktivitet för individen ska kunna samlas i Office365- och

GAFE-kalendern.

1. Schema från offererad Tjänst ska kunna presenteras och synkroniseras i O365- och

GAFE-kalendern.

2. Elevers individuella schema får inte vara sök- och läsbara för andra än eleven själv.

e-Tjänster:

Definition av e-Tjänst: http://www.rikstermbanken.se/rtb/visaTermpost.html?id=180624

I de fall Tjänsten levererar e-tjänster gäller följande:

1. Användaren autentiserar sig med sina ordinarie användaruppgifterna, men om behov

uppstår ska autentisering kunna hanteras med säker inloggning (två-faktorsinloggning,

e-Legitimation).

2. Det ska gå att direktlänka till specifika e-tjänster i Lösningen så att vi kan lägga upp

e-Tjänsterna i vår e-Tjänsteportal.

3. Alla e-tjänster som Lösningen tillhandahåller ska kunna användas genom ett API.

4. Öppna ärenden för en individ ska kunna hämtas med API.

Arkivering och gallring:


http://www.rikstermbanken.se/rtb/visaTermpost.html?id=180624















Data i Tjänsten ska kunna tas ut för leverans in i ett av kommunen hanterat digitalt arkiv

enligt OAIS-modellen

1. Information ska kunna sparas i Tjänsten till dess gallring och arkivering ska ske enligt

dokumenthanteringsplaner för respektive förvaltning.

2. Tjänsten ska ha stöd för regelstyrd selektiv gallring av information utan hjälp av

Leverantören.

3. Det ska vara möjligt att flytta information ur Tjänsten. Export av information ska kunna

ske utan omfattande åtgärder och vid valfri tidpunkt för och av användaren

själv.

4. Dokument (även scannade) ska kunna tas ut i PDF/A-1 (ISO 19005-1:2005) och i raster

format TIFF Grupp 4.

5. Om informationen innehåller data med kopplade dokument ska kopplingen vara kvar även

efter uttag.

6. Det ska vara möjligt att ta bort överflödig information innan information flyttas ur

Tjänsten.

7. Det ska vara möjligt att knyta metadata till informationen.

8. Det ska vara möjligt att permanent ta bort information ur Tjänsten (gallra).

Uppfylls kraven på integration? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

Beskriv kortfattat hur kraven på integration uppfylls. Hänvisa

till var i den digitala dokumentationen detta tydliggörs.

(Fritextsvar)

5.2.6 Kontohantering, autentisering, behörighetshantering

1. Tjänstens behörighetskontrollsystem ska stödja ”Single Sign On” enligt specifikationen

SAML 2.0 (Security Assertion Markup Language) och vara integrerat med Lunds

identitetshanteringssystem ur vilket användarens identitet, autentiseringsmetod, grupper och

roller ska kunna hämtas.

2. Tjänsten ska stödja skolfederation.se (se webbplats

www.skolfederation.se/teknisk-information).

3. Användare av Tjänsten ska kunna identifieras och autentiseras via Lunds ID-portal (SAML2

baserad) innan åtkomst medges.

4. Användarattribut (som används t.ex för rollbaserad behörighetshantering i systemet) ska

kunna synkroniseras med standard API från vårt AD /FIM.

5. Åtkomst till varje del av Tjänsten, inklusive skriv- och läsrättigheter till information, ska

kunna styras med hjälp av ett anpassningsbart rollbaserat behörighetskontrollsystem. Nivån

av åtkomst ska även kunna styras på basis av använd autentiseringsmetod (stark

autentisering, engångslösenord, etc.).

6. Interna användare ska kunna använda samma kontouppgifter som man har i Lunds

interna katalogtjänst för inloggning till Tjänsten.

7. Hantering av lösenord och lösenordsåterställning för interna användare m.m. ska kunna

ske genom vår plattform.

8. Externa användare, t.ex. vårdnadshavare kommer autentiseras genom Lunds IDp med

t.ex. e-Legitimation eller BankID. Vid första inloggningen ska vårdnadshavaren verifiera sina


uppgifter och ge sitt samtycke till registrering av konto. Information om samtycket ska

synas väl, vara tydligt formulerat samt ifyllt som default.

9. Behörighetsgrupper och roller ska kunna skapas, läsas, uppdateras och raderas genom

API.

10. Användare ska kunna läggas in och tas bort i behörighetsgrupper/roller genom API.

11. Kopplingen mellan vårdnadshavare och barnet/barnen ska kunna skapas, läsas,

uppdateras och raderas genom API.

Uppfylls kraven på kontohantering, autentisering och

behörighetshantering? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.2.7 Dataskydd

Användarinformation som läggs in i systemet ska vara förenligt med de PuL-krav som finns.

Ingen känslig användarinformation ska läggas in. Synkroniseringsnyckel ska ej vara baserad

på personnummer.

Uppfylls kraven på dataskydd? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.2.8 Indatavalidering

Tjänsten ska stödja indatavalidering så att felaktiga inmatningar kan förhindras och att

användaren själv hjälps till rätt inmatning(t.ex. mobilnummer, e-postadresser, namn)

Uppfylls krav på indatavalidering? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.2.9 Klientåtkomst

Användarna av Tjänsten kommer att bestå av användare med olika behov, förväntningar

och olika nivå av digital vana. Tjänsten ska tillmötesgå allt från den ovana användaren till den

mycket vana samt användare med olika funktionsnedsättningar. Användarna kommer också

använda olika enheter (dator, lärplattor, smarta telefoner etc.) för att ta del av vissa

funktioner så som t.ex. visa schema och göra frånvaroanmälningar i Tjänsten. Leverantören

ska följa klientutvecklingen så att merparten av alla användare kan använda Tjänsten. Med

merparten menar vi att klientapplikationer/plattformar med mer än ett visst antal användare

ska fungera. Gränsen definierar vi olika för webbläsare och appåtkomst och vi baserar

kraven på data från statcounter.

Generella krav:

1. Webbläsaråtkomst: de funktioner i Tjänsten som tillgängliggörs genom webbgränssnitt

som nås via webbläsare ska göra så oavsett klientoperativsystem inklusive mobila

plattformar.

2. Appåtkomst: för andra gränssnitt än webbgränssnitt (native appar m.m.) ska

funktionaliteten som dessa appar levererar även vara tillgänglig i webbgränssnittet.

3. Tjänsten ska så långt som det är möjligt följa WCAG 2.0 enligt

http://www.w3.org/Translations/WCAG20-sv/.


Webbläsaråtkomst

1. Tjänsten ska anpassas kontinuerligt så att nya webbläsare som får mer än 1,5 %

användning under de senaste 3 månader enligt

http://gs.statcounter.com/#all-browser_version_partially_combined-SE-monthly-201503-2

01505-bar (notera att denna länk ger en fast tidsperiod som behöver justeras med tiden).

2. Tjänsten ska anpassas kontinuerligt så att senaste major webbläsarversion samt näst

senaste major webbläsarversion fungerar. För mobila enheter (där den inbyggda

webbläsarversionen ofta är kopplad till OS) betyder detta kravet att senaste samt näst

senaste major OS version ska fungera.

I dagsläget betyder ovanstående att följande krav gäller för webbläsaråtkomst;

Chrome 41.0+ (senaste stable major-1)

IE 9+ (2,12% användning enligt statcounter)

Firefox 37+ (senaste stable major– 1)

OSX Safari 7.1+ (senaste stable major– 1)

Iphone: Safari för IOS7+ (senaste major OS – 1 regel)

Android: Default browser för Android 3.0+ (senaste major OS – 1)

3. Tjänsten ska kunna användas utan att externa plug-ins behöver installeras i webbläsaren.

Appåtkomst

Om appar offereras gäller följande krav:

1. Tjänsten ska anpassas kontinuerligt så att appar fungerar på enheter med mer en 10%

användning under de senaste 3 månader enligt

http://gs.statcounter.com/#mobile+tablet-os-SE-monthly-201503-201505-bar (notera att

denna länk ger en fast tidsperiod som behöver justeras med tiden).

2. Tjänsten ska anpassas kontinuerligt så att appar fungerar på enheter med senaste samt

näst senaste major OS version installerade.

I dagsläget betyder ovanstående att följande krav gäller för appåtkomst;

Iphone: IOS7+ (senaste major OS – 1)

Android: Android 3.0+ (senaste major OS – 1)

Uppfylls kravet på klientåtkomst? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.2.10 Sökfunktion

1. Allt innehåll och material (dokument i olika filformat) i Tjänsten ska vara sökbart

2. Tjänsten levererar en yta där sökresultaten presenteras.

3. Om det ingår andra system (via underleverantör) i offererad Tjänst, ska Tjänsten innehålla

en huvudsökyta som ska kunna göra innehåll och material från eventuella övriga system

sökbart, inklusive individualiserat innehåll och behörighetsfiltrering av de andra systemens

innehåll.

4. Leverantör av huvudsökytan ansvarar för integrationerna för de olika systemens

indexering.

5. Sökresultaten ska kunna filtreras på kategorier/aspekt m.m.

6. Innehåll som kräver åtkomstbehörighet ska vara sökbart och sökträffar ska

behörighetsfiltreras innan sökresultatet presenteras för användaren

Uppfylls krav på sökfunktion? (Ja/Nej svar)


Kravgräns Ja

Nej

Beskriv kortfattat hur kraven på sökfunktion uppfylls. Hänvisa

till var i den digitala dokumentationen det tydliggörs.

(Fritextsvar)

5.2.11 Administratörsfunktioner

Systemförvaltarnas och eventuella skoladministratörers administration av Tjänsten ska vara

minimal eftersom användarkonton, grupper, klasser etc. skapas, läses, uppdateras och

raderas per automatik. Fokus för systemförvaltare ska vara på innehåll, att ge stöd och råd i

användandet av Tjänsten

1. Administratörsrättigheter ska finnas i olika nivåer (kommunadministratör,

skoladministratör t.ex.) och med olika lämpliga behörigheter beroende på nivå (skapa,

radera, återskapa konton etc).

2. Administratörsvyn ska vara grafiskt enkel där man tydligt ser vilka olika funktioner man

har rättighet att arbeta med och de ska vara kompletterade med hjälpmanualer, FAQ och

övrigt lämpligt stödmaterial.

3. Det ska gå att söka efter användarkonton på olika nivåer, i olika grupper och det ska gå

att se om kontot skapats manuellt eller inte. Kontohanteringen ska vara spårbar.

4. Det ska gå att söka upp användarkonto utifrån olika parametrar (t ex roll, namn, grupp,

klass, år) och markera flera konto samtidigt samt koppla dem till en eller flera olika

funktioner samtidigt.

5. Det ska gå att ställa in vilka behörigheter en skoladministratör ska ha.

Uppfylls krav på administratörsfunktioner (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.2.12 Design, struktur och grafisk profil

1. Viktigt är ett visst mått av enhetlighet inom kommunen – en röd tråd. Som användare

ska man känna igen att man befinner sig på en skola/förskola i Lunds kommun. En

vårdnadshavare med barn i olika skolformer, ska kunna känna igen sig oavsett om det är

förskolans eller skolans tjänst de befinner sig i. Således krävs ett visst mått av anpassning till

Lunds grafiska profil, att man där det behövs, kan hämta in Lunds profil, skolor/förskolors

logotyp etc.

2. Utseende och design inne i Tjänsten ska gå att anpassa utifrån såväl användarnas behov

och de olika enheternas (skolor, förskolor). Olika funktioner ska kunna lyftas fram baserat

på just den enhetens behov.

3. Tjänsten ska vara intuitiv och lätt att förstå med en tydlig och konsekvent struktur.

Designen av användargränssnittet ska vara inbjudande, nytänkande och kreativ med en

balans mellan layout, text och struktur. Det är viktigt att designen är tydlig och har en

pedagogisk grafik som guidar besökaren genom de moment som ska utföras. Vidare måste

gränssnittet ge en bra helhetsupplevelse.

Uppfylls krav på design, struktur och grafisk profil? (Ja/Nej

svar)

Kravgräns Ja


Nej

Beskriv kortfattat hur Tjänsten uppfyller kraven kring Design,

struktur och grafisk profil. Hänvisa till var i den digitala

dokumentationen detta tydliggörs. (Fritextsvar)

5.2.13 Användargränssnittets flexibilitet

Användargränssnittet ska ha en responsiv design, vara fullt användbart och läsbart

vid förstoring, fungera i olika skärmbredder och vid områden som innehåller text, ska

bredden anpassas efter fönsterstorlek.

Uppfylls kraven på användargränssnittets flexibilitet? (Ja/Nej

svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.2.14 Presentation av användargränssnitt

Endast funktioner som användare har tillgång till ska synas i användargränssnittet.

Uppfylls kravet på användargränssnitt? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.2.15 Användningen av ramar

Frame och Frameset ska inte användas. Om särskilda skäl föreligger får iframes användas.

Syftet med varje iframe ska vara beskrivet i attributet title.

Uppfylls kravet på ramar? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.2.16 Navigation

1. När det gäller navigation i Tjänsten, så ska den vara logisk och intuitiv med hög

igenkänningsfaktor (jmf ”vanlig webbsida”). Det innebär t.ex. att gränssnittet ska kunna

styras valfritt med mus, tangentbord och pekskärm. Tabbordningen ska vara logisk,

klickbara ytor tillräckligt stora och nya fönster ska inte öppnas utan att användaren initierat

det.

2. Genvägar och snabbkommandon ska finnas för att möjliggöra snabbare navigering via

tangentbordet.

3. Vid automatiska händelser eller tidsgränser ska användaren förvarnas om detta och det

ska finnas en möjlighet att förlänga tidsintervallet.

Uppfylls kraven gällande Navigation? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

Beskriv kortfattat hur kraven på navigation uppfylls. Hänvisa till

var i den digitala dokumentationen det tydliggörs. (Fritextsvar)

5.2.17 Utskrifter

Dokument som skrivs ut på skärmen eller på skrivare ska vara utformade så att de vid

behov kan vara identifierbara (exempelvis användarnamn, tid, system/funktion, innehåll).

Utöver detta ska de vara tydliga (kontrast, layout och läsbarhet).


I de fall då dokument av olika slag skapas inom Tjänstens egna ramar, ska de gå att skriva

ut från olika enheter (dator, lärplatta) och i olika format (pdf, tabeller etc).

Användaren skall kunna välja att skriva ut flera filer samtidigt.

Uppfylls kravet på utskrifter? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.2.18 Språk

1. Användargränssnittet ska vara på svenska, men gå att ställa in på engelska.

2. Information i Tjänsten ska kunna matas in och presenteras på flera olika språk, inklusive

språk med olika teckenuppsättningar.

3. Användning av befintliga webbverktyg för maskinöversättning av information från svenska

till andra språk ska vara möjlig.

Uppfylls kraven på språk? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

Beskriv kortfattat hur kravet på olika språk uppfylls. Hänvisa till

var i den digitala dokumentationen det tydliggörs. (Fritextsvar)

5.2.19 Användarstöd och utbildning

1. Tjänsten ska i grunden vara självinstruerande och med olika möjligheter till hjälp

till självhjälp, t.ex. med förklarande hjälptexter direkt i användargränssnittet e.dyl.

2. Det ska finnas en meny för ”hjälp” där hjälpen är kontextbaserad och med möjlighet

att söka i samt en sökbar FAQ

3. Användarstöd genom t.ex. film, bild, manualer och webbseminarium ska

finnas lättillgängligt kontinuerligt, uppdaterat och kostnadsfritt för alla användare och roller

(elever, personal, vårdnadshavare, skolansvariga).

4. Utbildningar och genomgångar som finns i Tjänsten ska vara konstruerade på ett

sätt som leder till kollegialt lärande och learning by doing. Det ska finnas självstudiekurser

som på ett pedagogiskt och lättillgängligt sätt beskriver de huvudsakliga funktionerna, hur

de används och även ger tips och råd. Kurserna nås enkelt via t.ex. ”hjälp” eller

motsvarande.

5. I samband med införandet av Tjänsten ska utbildning ingå för centrala systemförvaltare (2

st) samt för verksamhetsområdenas/skolområdenas schemaläggare (2-3/område = 30-40

pers).

6. Utbildning för övriga förskole- och skolansvariga och nya schemaläggare ska erbjudas till

ett fast pris. Pris för utbildning bifogas anbudet och räknas in i det totala anbudspriset.

Uppfylls krav på användarstöd och utbildning? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.2.20 Information om förändringar och driftstörningar

Det ska finnas en funktion för att förvarna och informera samtliga användare


om uppdateringar, driftstörning och driftavbrott, såväl planerade som oplanerade.

Stora uppdateringar och förändringar i Tjänsten som påverkar användarna avsevärt

ska meddelas Systemförvaltarna i god tid så att vi i samarbete på bästa sätt

förbereder verksamheten. Uppdateringar och förändringar bör inte ske under kritisk

verksamhetstid.

Mindre uppdateringar och förändringar i Tjänsten ska informeras direkt till

användarna. Information som kompletteras med instruktioner och hjälpmaterial.

Uppfylls krav på information om förändringar och

driftstörningar? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.2.21 Införande

En gemensam plan för införande av Tjänsten ska göras tillsammans med systemförvaltare

och andra berörda i Lunds kommun. Båda parter ska ha utsedda projektledare som

tillsammans tar fram en projektplan och leder införandet av Tjänsten. I införandeplanen ska

det ingå en tidsplan för arbetet som ska vara klart för skolornas del senast december 2015

och för förskolor och fritidsverksamhet under 2016. Införandeplanen bör vara klar och

godkänd av båda parter en (1) månad efter avtalsstart. I planen ingår t.ex. att sätta upp en

demomiljö för utbildning, att få nödvändiga integrationer på plats, att (om behov finns) i

samarbete med nuvarande Leverantörer kunna föra över eventuell data samt övriga

kommunikations- och utbildningsaktiviteter för att skapa de bästa förutsättningarna för ett

bra införande!

Kompetenser som ska kunna erbjudas från leverantörens sida är:

- Projekt- och förändringsledning

- Teknisk kompetens (integrationer, programmering, utveckling, support etc)

- It-arkitektur

- Pedagogisk kompetens

Uppfylls kravet på gemensam införandeplan? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

Uppfylls kravet att Tjänsten ska vara på plats senast i

december 2015 för skolorna och under 2016 för förskolor och

fritidshem? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.2.22 Samverkan leverantör och beställare

För att på ett tidseffektivt och bra sätt införa Tjänsten och säkerställa fortsatt användande

och kvalitet, krävs ett bra samarbete och samverkan mellan Leverantör och Beställare. En

kontinuerlig dialog och kommunikation mellan av Leverantören utsedda kontaktpersoner och

systemförvaltare/systemägare är en förutsättning. Det ska finnas utsedda personer hos

Leverantören för Lunds ansvariga att vända sig till och en förankrad plan för dialog och

kommunikation kring t.ex. fortbildning, utveckling och annat som skapar förutsättningar för

såväl Lund som leverantör att ligga "steget före" och arbeta proaktivt istället för reaktivt.

Se även Avtal, punkt 6 och Bilagan Allmänna villkor för kontaktpersoner, ansvar och

åtaganden m.m.


Uppfylls kravet på samverkan leverantör och beställare?

(Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.2.23 Utvecklingsprojekt tillsammans med Lund

Pågående och kommande projekt där Leverantören kommer vara mer eller mindre

involverade:

1. Skapandet av en kommungemensam Skolportal

2. Införandet av O365 och GAFE på skolor och förskolor

3. PTS innovationstävling "Förenkla för föräldrar". Certec, avdelningen för

rehabiliteringsteknik på Lunds tekniska högskola, är en av vinnarna i PTS innovationstävling

"Förenkla för föräldrar" och Lunds skolors IKT-team är delaktiga i projektet, eftersom det

handlar om att utveckla ett it-stöd som integreras i övriga it-stöd skola och förskola

använder. Läs mer här:

http://www.pts.se/sv/Bransch/Internet/Anvandbarhet-och-tillganglighet-/Innovation-i-host/

Utlysningar/Forenkla-for-foraldrar/

Se även Bilagan Allmänna villkor gällande Anpassningar och förändringar samt Utveckling.

Leverantören kan vara delaktiga i de utvecklingsprojekt som

beskrivs. (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.3 Funktionella ska-krav för Tjänsten

5.3.1 Övergripande funktions- och bakgrundsbeskrivning

Lunds skolor och förskolor upphandlar en digital Tjänst som ska vara ett stöd i delar av den

pedagogiska processen. De delar som handlar om schema- och

frånvaro/närvarohantering.

Ett tillgängligt schema är på flera sätt en av grunderna i den pedagogiska vardagen. Ett

schema måste vara pålitligt och uppdaterat. Det ska vara enkelt att arbeta med funktioner

som tjänstefördelning och schemaläggning, med möjlighet till samarbete enheter

emellan. Det ska finnas en koppling till frånvaro- och närvarorapportering, där man enkelt

ska kunna summera frånvaro kopplat till valbara parametrar, få ut statistik för vidare

bearbetning i andra system, göra uppföljningar av planerad respektive faktisk närvaro

osv.

Självklart ska schemat gå att publicera och presentera på webbsidor och i kalendrar.

Funktioner för vårdnadshavare att ange omsorgstider och för förskola och fritidshem att

planera bemanning, följa upp faktisk och planerad närvaro kommer också att

behövas inom snar framtid (under 2016).

Se Bilaga Funktions- och processbilder för skisser över de olika processerna,

systemberoenden och önskade informationsflöden

Är anbudsgivaren införstådd med ovanstående

funktionsbeskrivning? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja


Nej

5.3.2 Övergripande ska-krav

Nedan de övergripande ska-kraven verksamheten har på funktionalitet gällande

tjänstefördelning, schemahantering och frånvaro/närvaro. Bör-kraven beskrivs under rubrik

5.4.2

1. Det ska finnas funktioner i Tjänsten så att man enkelt och effektivt kan arbeta med

tjänstefördelning.

2. Det ska finnas funktioner i Tjänsten så att man enkelt och effektivt kan arbeta med

schemahantering.

3. Det ska finnas funktioner i Tjänsten som gör att man enkelt och effektivt kan arbeta med

frånvaro/närvaro kopplat till schema och skoladministrativt system (för närvarande

Procapita).

Uppfylls de Övergripande ska-kraven? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.3.3 Tjänstefördelning, ska-krav

Nedan de mer specifika ska-kraven verksamheten har på funktionalitet gällande

tjänstefördelning. Bör-kraven beskrivs under rubrik 5.4.3.

1. Tjänstefördelning ska kunna läsas in via excel-fil enligt specifika och valda parametrar

Uppfylls kravet gällande Tjänstefördelning? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.3.4 Schemaläggning, ska-krav

Nedan de mer specifika ska-kraven verksamheten har på funktionalitet gällande

schemaläggning. Bör-kraven beskrivs under rubrik 5.4.4.

1. Det ska finnas funktioner för att lägga in olika villkor som styr tillgängliga resurser.

Villkoren ska kunna vara både tvingande och prioriterande och kunna ignoreras vid behov.

2. Grunddata som enheter, klasser, grupper, lärare, tjänstgöringsgrad, ämnen, kurser etc.

ska kunna läggas in såväl manuellt som hämtas automatiskt från relevant system (t.ex.

Procapita).

3. Det ska vara möjligt att schemalägga på individ-, grupp- och klassnivå.

4. Det ska vara möjligt att manuellt ignorera generella prioriteringar/villkor.

5. Det ska finnas funktioner för att lägga upp läsårstider och perioder.

6. Man ska kunna skapa samlingsschema, dvs flera klasser, elever, lärare, salar, ämnen och

grupper ska kunna visas samtidigt i vilka kombinationer som helst.

Publicera schema:

7. Det ska finnas en funktion för att enkelt publicera/integrera schemafilerna för visning för

elever, vårdnadshavare, lärare, administrativ personal och dyl. på webbsida.


8. Schemavisningen ska vara plattformsoberoende, d.v.s fungera oavsett operativ,

webbläsare etc. Se kraven beskrivna under punkt 5.2.9 Klientåtkomst.

9. Schemat ska ha koppling till frånvaro, d.v.s. att frånvarorapporteringen ska baseras på

schemafilen.

Uppfylls kraven gällande schemaläggning? (Ja/Nej svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.4 Funktionella bör-krav för Tjänsten

5.4.1 Bakgrundsbeskrivning bör-krav

I det här avsnittet beskrivs de bör-krav verksamheten har på Tjänsten. Bör-kraven kommer

att utvärderas och poängsättas enligt beskriven utvärderingsmetod under punkten 5.1

Anbudsgivaren ska i underlaget beskriva om och hur bör-kraven uppfylls, samt till anbudet

bifoga digital dokumentation (presentation i bilder, film, demomiljö e.dyl.) som tydligt visar

hur Tjänsten uppfyller kraven.

Anbudsgivaren kan inte förutse Beställarens kunskaper kring offererad Tjänsts funktionalitet,

så det är viktigt att hänvisa till var i den digitala dokumentationen kraven beskrivs och hur de

uppfylls.

Anbudsgivaren är införstådd i ovanstående beskrivning. (Ja/Nej

svar)

Kravgräns Ja

Nej

5.4.2 Övergripande bör-krav

Utöver övergripande ska-krav, beskrivna i punkt 5.3.2, finns följande bör-krav som kommer

att utvärderas och poängsättas:

1. Det bör finnas möjligheter att använda Tjänsten som resursbokningssystem för att boka

lokaler, gemensamma utrymmen.

2. Det bör finnas funktioner för samverkan kring olika resurser mellan skolenheter; salar,

grupper, lärare, elever etc bör vara möjlig.

3. Funktioner som inte används och/eller inte finns med i Kravställningen, bör kunna kopplas

bort och inte vara synliga för användarna.

Beskriv kortfattat om och hur bör-kravet nr 1 uppfylls och

hänvisa även till var i den digitala dokumentationen detta

tydliggörs. (Fritextsvar)

Beskriv kortfattat om och hur bör-kravet nr 2 uppfylls och

hänvisa även till var i den digitala dokumentationen detta

tydliggörs. (Fritextsvar)

5.4.3 Tjänstefördelning, bör-krav

Utöver ska-krav, beskrivna i punkt 5.3.3 finns följande bör-krav som kommer att

utvärderas och poängsättas:

1. Tjänstefördelning bör gå att göra direkt i Tjänsten (i schemafilen t.ex.)


2. Tjänstefördelningen som är gjord i Tjänsten bör kunna ligga som grund för personalbudget

och fakturering (t.ex. modersmål)

3. Det bör finnas en funktion för att kunna stämma av tiden i tjänstefördelningen allt

eftersom lektioner/vistelsetider läggs ut, d.v.s man bör enkelt kunna arbeta med bemanning

och resursfördelning.

Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 1 uppfylls och

hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som

bifogas, detta tydliggörs. (Fritextsvar)







5.4.4 Schemaläggning, bör-krav

Utöver ska-krav beskrivna i punkt 5.3.4, finns följande bör-krav som kommer att

utvärderas och poängsättas:

1. Arbetet med schemaläggning bör vara plattformsoberoende, d.v.s. fungera oavsett enhet,

operativ, webbläsare etc.

2. Tjänsten bör kunna hantera behörighet på lärare och deras lärarlegitimation per

ämne. Dessa bör kunna importeras i bulk antingen automatiskt eller manuellt.

3. Tjänsten bör vara ett hjälpmedel i schemahanteringen genom att föreslå och tydligt visa

lediga positioner att använda vid schemaläggning samt varna då lektionsutlägg inte är möjlig

eller när tjänstefördelning, timplaner etc. inte stämmer med lagda positioner.

4. Det bör vara möjligt att göra avbokningar av specifika schemapositioner vid t.ex.

temadagar eller andra schemabrytande aktiviteter.

5. Det bör finnas funktioner för att arbeta samtidigt och parallellt med flera arbetsytor/vyer.

6. Schemafilen man arbetar med bör sparas per automatik med jämna mellanrum för att

minimera risken att förlora information.

7. Det bör vara möjligt att döpa positioner även efter att en integration har skett mot

elevregistret. Det ska också finnas fritextfält för noteringar/förklaringar.

8. Det bör finnas såväl titt- som redigerarvyer baserat på behörighet.

Samarbete:

9. Olika skolenheter bör kunna samarbeta i olika alternativt samma schemafiler, för t.ex.

delade resurser. Det bör vara valbart vilka ämnen, salar etc. som man ska kunna se och dela

på mellan enheterna.

10. Flera användare bör kunna arbeta i schemafilen samtidigt och det ska vara spårbart vem

som arbetar och när arbetet skett.

11. Under processen att gemensamt skapa en schemafil bör det finnas en funktion för att se

vilka olika versioner som finns och vem som har arbetat med vilka och när.


12. Det bör finnas en funktion för att låsa en specifik version av schemafilen.

Publicera:

13. Det bör finnas funktioner för att välja vad som ska visas på webbsidan och hur (elevers

schema får t.ex. inte vara sökbara).

14. Schemat bör kunna publiceras och finnas tillgängligt i en webbapplikation/app.

Notiser:

15. Det bör finnas funktioner för notiser till användarna vid förändringar av schema.

Funktioner som går att aktivera och avaktivera på skol- som på individnivå. Det bör vara

valbart vilka poster som ska kopplas samman med en notis.

Import, export, statistik, rapporter

16. Det bör finnas funktioner för enkel export av data, baserat på parametrar man som

användare väljer själv.

17. Export av data bör vara i ett format som gör det enkelt att importera i system som

QlickView och Procapita för vidare bearbetning.

För ytterligare krav gällande in- och utdata se punkt 5.2.5 Integration, samt kommande

SIS-standard TK450, AG9.




























Beskriv kortfattat om och i så fall hur bör-krav nr 10 uppfylls

och hänvisa även till var i den digitala dokumentationen som
























Leverantören planerar att följa kommande SIS-standard

TK450, AG9 (Fritextsvar)

5.4.5 Frånvaro/närvaro, bör-krav

När det gäller funktionalitet gällande frånvaro- och närvarohantering finns följande bör-krav:

1. Det bör finnas funktioner för enkel och ändamålsenlig digital frånvarohantering. Det bör

finnas funktioner för de olika moment som ingår i frånvarohanteringen: registrera och följa

upp frånvaro/närvaro, meddela ogiltig frånvaro samt hantera frånvaroanmälan.

2. Frånvaro bör kunna anmälas/registreras via telefon, webbsida och via

webbapplikation/app av personal, vårdnadshavare och myndig elev.

3. Som vårdnadshavare bör du få en vy där du enkelt kan välja vilket av dina barn som ska

frånvaroanmälas.

4. När en elev blir myndig bör eleven få ett meddelande för att kunna besluta om

vårdnadshavaren ska ha fortsatt tillgång till frånvarosystemet eller inte.

5. En vy där ansvarig pedagog tydligt ser anmäld frånvaro för aktuell klass/grupp och enkelt

kan registrera eventuell frånvaro bör finnas. En vy som bör finnas oavsett om pedagogen

väljer att registrera frånvaro via webbsida eller webbapplikation/app.

6. Notiser till elev och/eller vårdnadshavare bör gå ut vid oanmäld frånvaro. Det bör gå

att, på enhetsnivå, ställa in för vilka frånvaroanledningar och när notisen ska gå ut.

7. Det bör finnas funktion för varningsmeddelande om elevs frånvaro överstiger ett definierat

gränsvärde. Varningsmeddelande som bör gå till valbara berörda personer (elev,

vårdnadshavare, skolledning, mentor m.fl.). Varningsmeddelandet bör inte döljas i en

rapport, utan kunna visas i en egen presentationsvy.

8. Det bör finnas funktioner som aggregerar frånvaron på olika nivåer och inom olika typer

(giltig, ogiltig etc.)


9. Baserat på behörighet bör användaren kunna se frånvaron aggregerad och på mer

detaljerad nivå

10. Summerad frånvaro bör med enkel export föras över till det skoladministrativa systemet

Procapita för registrering i betyg.

11. Plattformsoberoende in- och utcheckningsfunktion för barn på förskola och fritidshem

bör finnas.

12. Det bör finnas en funktion för enkel uppföljning av planerad respektive faktisk närvaro.

En koppling mellan in- och utcheckningsfunktionen och omsorgschema, vårdnadshavarens

rapporterade vistelsetid för barnet/barnen.





































5.4.6 Resursbokning, bör-krav

När det gäller resursbokning finns följande bör-krav:


1. Resursbokning bör vara kopplat till schemafilen.

2. Resursbokningar bör kunna göras av de som får behörighet.

3. Det bör finnas en funktion som enkelt och överskådligt visar såväl upptagna som lediga

resurser att boka och det bör vara spårbart vem som bokat vad.

4. Vid bokning av resurser bör en bekräftelse skickas till den som bokat.

5. Det bör vara möjligt att lägga in gemensamma resurser och göra dem bokningsbara för

valda användare.

Beskriv kortfattat om och hur bör-krav nr 1 uppfylls. Hänvisa


(Fritextsvar)



(Fritextsvar)



(Fritextsvar)



(Fritextsvar)



(Fritextsvar)

6 Avtal

6.1 Formalia

6.1.1 Avtalet

Avtalet som tecknas mellan Leverantör och Beställare består av avtalsgrundande delar i

detta förfrågningsunderlag samt Bilaga Allmänna villkor.

6.1.2 Avtalets parter

Detta avtal har upprättats mellan Beställaren och Leverantören, tillsammans benämnda

parterna.

6.1.3 Avtalets omfattning

Detta Avtal omfattar leverans av tjänst av xx (nedan kallat Tjänsten).

Avtalet avser en digital Tjänst för Lunds kommunala förskolor och grundskolor.

Omfattning:

Förskola: ca 1200 medarbetare och 11.000 barn

Grundskola: ca 2000 medarbetare och 11.000 elever

Gymnasieskola och vuxenutbildning: ca 1050 medarbetare och 9.000 elever

Tjänsten ska på olika sätt användas av medarbetare, elever och vårdnadshavare.

6.1.4 Avtalets undertecknande

Detta avtal har upprättats i två exemplar, varav parterna tagit var sitt.


6.2 Avtalstid

6.2.1 Avtalets start

Avtalets startdatum är 2015-10-01

6.2.2 Avtalets slut

Avtalet gäller till och med 2018-06-30

6.2.3 Förlängning

Avtalet gäller fr.o.m. 2015-10-01 t.o.m. 2018-06-30

Avtalet kan därefter förlängas upp till fem (5) år med ett (1) år i taget med oförändrade

villkor om Beställaren så begär. Avisering om förlängning ska ske senast 6 månader före

avtalstidens utgång.

6.3 Tjänsten

6.3.1 Allmänt om Tjänsten

I Tjänsten ingår följande funktioner (specificeras noggrannare vid avtalsskrivande):

- Schemahantering, inklusive tjänstefördelning, omsorgsschema

- Frånvaro- och närvarohantering

Tjänsten omfattar följande integrationer:

1. Integration via FIM för synkronisering av användardata (utreds i samband med införande)

2. Ev. ytterligare integration gentemot övriga verksamhetssystem i Lunds it-miljö

(specificeras noggrannare vid avtalsskrivande)

Tjänsten produceras i Leverantörens lokaler eller i lokaler hos underleverantör, som uppfyller

Leverantörens IT-policy.

Övervakning av Tjänsten sker under Servicetid.

Leverantören ansvarar för att Tjänsten är tillförlitlig, vilket innebär att den

totala informationsmängden i Tjänsten, inklusive databasernas transaktionsloggar,

ska kunna återskapas.

Leverantören ska ha rutiner för backup samt rutiner för återställande av databaserna vid

inträffad informationsförlust. Leverantören ska alltid innan återställning av databaser från

backup samråda med Beställaren.

Svarstider:

Tjänsten ska vara dimensionerat för att uppnå följande Svarstider:

1. Under 2 sekunder från enter-tryckning till svar för minst 90 % för presentation av

information om t.ex.

…..skapa ny schemafil

…..skapa ny schemaposition

2. Under 4 sekunder från enter-tryckning till svar för rapportering där kontroll, beräkningar

eller databasläsning krävs, för följande transaktioner, t.ex.

….skapade schemafiler på klass- och individnivå

….frånvarosummering på klass- och individnivå


3. Under 5 sekunder från enter-tryckning till svar för rapportering där komplex kontroll,

beräkningar eller databasläsning krävs, för följande transaktioner.

4. Under 5 sekunder från enter-tryckning till svar för sammansatta aktiviteter där

flera personers uppgifter är inblandade och det sker kontroll, beräkningar eller databasläsning

krävs.

5. Under 5 sekunder från enter-tryckning till standardrapport.

Ingen garanterad svarstid för t.ex.

….i samband med utskrift av rapporter

….för rapporter som inte är standardrapporter

….för stora beräkningar, t ex resursjämförelser

….för start av Tjänsten

6.3.2 Tjänstens skalbarhet och flexibilitet

Tjänsten ska vara flexibel och skalbar med avseende på volym och antalet fysiska platser. I

det fallet att förändringen överstiger 20% (+/-) mot den uppskattade volymen och / eller 1

fysisk plats, ska Parterna genom förhandling överenskomma om nytt pris för aktuell volym.

Justerad avgift träder i kraft fr o m månaden efter avtalad förändring.

Leverantörens åtagande vad avser drift med avseende på omfattning innebär …(ifylles vid

avtalstecknande: beskriv volym på tjänst t ex körningar per tidsperiod, transaktioner,

användare etc)

Svarstider mäts av leverantören vid ….(ifylles vid avtalstecknande: beskriv var mätning sker

och vilka parametrar som mäts t.ex. extern anslutningspunkt…) och redovisas på begäran

för Beställaren.

6.3.3 Tjänstens servicenivå

Den avtalade servicenivån för Tjänsten är 5 (enligt nivå 1-6 beskrivna i Bilagan Allmänna

villkor punkt 10)

6.3.4 Brister i tillgänglighet/vite

Se Bilaga Allmänna villkor punkt 10.3.

6.4 Helpdesk och Support

6.4.1 Kundansvarig support

Leverantören ska ansvara för en supporttjänst för frågor från utsedda kontaktpersoner hos

Beställaren.

Kontaktperson hos Leverantören är ….,

telefonnummer ….

email …..

6.4.2 Helpdesk

Leverantören ska ansvara för en Helpdesk för felanmälan och utredningar av

frågeställningar från utsedda kontaktpersoner hos Beställaren. Tydliga kontaktuppgifter ska

finnas och olika kanaler kunna användas (telefon, e-post, webbportal) Fel som har prioritet 1

ska kunna felanmälas via telefon, men vanligtvis används webbportal och/eller e-post i

första hand.


Helpdesk nås via

…. företag

…. adress

Telefon: ….

Webb: ….

I första hand ska ….(webbportalen, email, telefon) användas vid kontakt med

Helpdesk. Fel Prioritet 1 kan felanmälas via telefon under Drifttid.

6.5 Ersättning

6.5.1 Ersättning för tjänsten

Ersättning för tjänsten anges i en månadsavgift i SEK, baserad på samtliga krav offererade i

upphandlingen och ska gälla för samtliga användare av Tjänsten (medarbetare, elever,

vårdnadshavare) fr.o.m. att Tjänsten är i full drift.

Särskild månadsavgift under eventuell pilotdrift, införande och utvecklande.

Pris / månad:...... SEK (enligt anbud)

6.5.2 Ersättning: engångsavgift införande

Engångsavgifter för införande av Tjänsten uppgår till …..SEK (enligt anbud).

6.5.3 Ersättning för utbildning

För utbildning, utöver den utbildning som ingår i samband med införandet, gäller följande

priser:

Pris / dag ……. SEK (enligt anbud).

6.5.4 Ersättning för särskilda konsultinsatser

För ersättning för särskilt överenskomna konsultinsatser utöver Leverantörens åtagande

enligt detta Avtal har Leverantören rätt till ersättning enligt

följande.

För konsultinsatser gäller följande timpriser:

Ersättning utgår med Nivå 3 med ….. SEK / tim (enligt anbud) enligt vad som framgår av

Allmänna villkor punkten 12.

6.5.5 Prisjustering

Månadsavgiften gäller under hela avtalsperioden (avtalsslut 2018-06-30) från att full

implementering och leveransavstämning av offererad tjänst skett. Under införandet fr.o.m.

avtalsstart gäller särskild månadsavgift.

Vid eventuell förlängning får priserna justeras en gång per år med 90% av den årliga

förändringen i TPI (tjänsteprisindex) för databehandlingstjänster. Basmånad är oktober

2014. I det fall då överenskommelse om justerade priser inte kan träffas av parterna, gäller

senast avtalade priser till dess ny överenskommelse träffats. Under eventuell uppsägningstid

gäller den senast träffade prisöverenskommelsen.


6.6 Ombud och kontaktpersoner

6.6.1 Ombud och kontaktpersoner

Beställaren och Leverantören ska vardera utse ombud för detta Avtal. Ombud äger

behörighet att på sin huvudmans vägnar och med bindande verkan före-träda honom i

frågor rörande detta Avtal.

Beställarens ombud är ….

Leverantörens ombud är …..

Beställaren och Leverantören ska utse kontaktpersoner som skall finnas tillgängliga inom de

tider som gäller för överenskommelsen och vara beslutsmässiga i operativa frågor.

Beställarens kontaktperson är ….

Leverantörens kontaktperson är ….

I olika sammanhang finns särskilda kontaktpersoner utsedda hos Beställaren och

Leverantören. Dessa kontaktpersoner ska vara namngivna och respektive Part har

skyldighet att skriftligen informera den andra Parten vilka kontaktpersoner som utsetts samt

för vilka uppdrag. Samma förfaringssätt ska användas om kontaktperson ändras.

6.7 Kommersiella villkor

6.7.1 Avtalets ikraftträdande

Avtalet träder ikraft först då bägge parter undertecknat avtalet

6.7.2 Viljeinriktning

Parterna är medvetna om att avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och händelser

som kan tänkas uppkomma till följd av en ständig utveckling och förändrade förhållanden.

Parterna strävar efter att anpassa sig till de nya förhållanden som kan uppstå under

avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov. Avtalet

bygger på ömsesidigt förtroende mellan parterna.

6.7.3 Avtalstolkning

Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara

motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen

föranleder till annan, sinsemellan i följande ordning

1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal

2. Detta avtal inklusive bilagor (Allmänna villkor)

3. Eventuella skriftliga förtydliganden till förfrågningsunderlaget med bilagor

4. Förfrågningsunderlaget med bilagor

5. Eventuella skriftliga förtydliganden till leverantörens anbud i tidsordning

6. Leverantörens anbud

7. IT Företagens Avtal 90 version 2008

8. IT Företagens IT tjänster version 2008

6.7.4 Förändringar

Ändringar och tillägg till detta Avtal, inklusive eventuella bilagor, ska för att gälla mellan

Parterna anges i särskilt upprättat tillägg till detta Avtal, vilket ska vara undertecknat av

behörig företrädare för vardera Parten. Tillägget ska innehålla uppgift om hur ändringen eller


tillägget påverkar övriga delar av Avtalet.

6.7.5 Antidiskriminering

Säljaren skall i sin verksamhet i Sverige följa vid varje tillfälle i Sverige gällande

antidiskrimineringslagstiftning. Exempel på rättsregler som avses är:

- artikel 141 EU-fördraget

- 16 kap. 9 § brottsbalken

- Diskrimineringslag (2008:567)

Köparen anser att brott mot dessa lagar är väsentliga avtalsbrott och har rätt att häva

avtalet om en domstol eller annan myndighet i en dom eller beslut konstaterar

att Leverantören inte följt den vid varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning.

6.7.6 Särskilda villkor

På det sammanlagda fakturerade värdet exklusive moms för Lund kommun utbetalas 1 %

administrationsavgift. Administrationsavgiften utbetalas, inklusive moms, specificerad till

Lunds kommun, Upphandlingsenheten, Bankgiro 991-1355, betalning skall ske senast 30

juni för varje år som avtalet löper. Inbetalning skall markeras med "Bonus" och avtalsnamn,

d v s Digitala system för Lunds skolor och förskolor KS2014/0297 samt projektnummer

vilket tilldelas leverantören vid avtalsstart och innan inbetalning sker skall statistik och

information om inbetalning skickas till avtalsansvarig i Lunds kommun.

6.7.7 Dröjsmålsränta

Se Bilaga allmänna villkor punkt 14.8.

6.7.8 Elektronisk faktura

Faktura skall, om så efterfrågas, levereras som en elektronisk faktura i Swefakturaformat

och/eller SFTI scenario 6.1.

6.7.9 Administrativa avgifter

Se Bilaga Allmänna villkor punkt 14.8

6.7.10 Betalningsvillkor


6.7.11 Faktura


6.7.12 Mervärdesskatt


6.7.13 Ansvar för skada

Se Bilaga Allmänna villkor punkt 15

6.7.14 Försäkring


6.7.15 Befrielsegrund



6.7.16 Underleverantörer


6.7.17 Förtida upphörande


6.7.18 Överlåtelse av avtalet


6.7.19 Tvistelösning



Förfrågningsunderlag · Anbudet skall vara bindande t o m 2016-02-19 ... 15/6 - 22/6 och 13/7 - 3...

Documents

Transcript of Förfrågningsunderlag · Anbudet skall vara bindande t o m 2016-02-19 ... 15/6 - 22/6 och 13/7 - 3...