Fra modstandere til ambassadører -

motorvejen gennem Silkeborg by

En lang vej - kort fortalt

Linjevalgundersøgelse 1998Undersøgte linjer og forslag fra høringen i 1998/99

2003: Forslag om Kombilinien

Projektkarakteristika

• Projektudstrækning er 7 år med afslutning 2016

• Budgetramme 6,7 mia kroner

• Overordnet projekt med 70 aktive deltagere og med ca

60 personer tilknyttet eksternt• projektchef, 5 fagprojektledere og ca. 45 projektmedarbejdere

• 12 tilknyttede rådgivere, 15 tilknyttede

entreprenørfirmaer

• 44 parallelle entrepriser

• Stor fokus på interessenthåndtering både internt og

eksternt.

• Mange lovmæssige krav til løsningen som ikke kan

tilsidesættes

Udfordringer vedr.

overordnet projektledelse

1) Analysere projektet og dets omgivelser

2) Forankre projektet i forhold til bestemmende parter

Kommunikation prioriteres som det centrale

redskab til at få succes

Det kan kun gå galt!

Projektledelsen har fra dag et understøttet en

udadvendt kommunikationskultur for at opnå

projektets centrale succeskriterier. Tid, Økonomi,

kvalitet og omdømme.

Hvorfor prioriterer projektet overhovedet

kommunikationen?

Vores bestiller (Folketinget/Ministeren) beder projektet

om at realisere projektet uden at skabe yderligere

politiske problemer

Vores risikoanalyse forudser at vi kommer til at

mangle arbejdsro fra naboer, trafikanter m.v.

Projektets tidsplan er afhængig af myndigheders og

samarbejdsparters velvilje

Adfærd

Essentielt for projektets succes

Menneskelig

ProfessioneltHvad betyder det for

borgeren og hvad kan

han gøre?

Offentlig service

Interessent analyse

Funder-Låsby Interessent Forventninger, udbytte

Succeskriterium Betydning for projektet Inddragelse i projektet

Behov for påvirkning

Pressen Sælge aviser/ få flere see-

re/lyttere

Public service

Opfylde vagthunderolle

VD’s image

Økonomi

Arbejdsro

VD leverer historien

Samarbejde med pressen

Trafikanter Status Quo mht. fremkomme-

lighed og sikkerhed under an-

læg

Være informeret om kø-

situation og kommende omlæg-

ninger

VD’s image

Økonomi

Arbejdsro

Øjne på vejen

Information på forkant

1. Presse

2. Hjemmeside

3. 1888

4. TIC/TMC/GPS

Borgere i 2. række Information på niveau med direkte

berørte

Påvirker lokalpolitikere

Påvirker pressen

Infobreve

Direkte info om specifik del af

projektet

Hjemmeside til at supplere

Borgere generelt Generel info VD’s image

Presse

Hjemmeside - opdateres

Infomøder på strækningen

Issues management

Issues med krisepotentiale, rangeret efter forventet aktualitet og behov for håndtering

• Debatten om at naturen sættes over mennesker, herunder:– Antal stiunderføringer

– Overdækningens udbredelse

– Støj

– Luftforurening

– Issues igennem hele processen:

• Støj – issue igennem hele processen. Meget sandsynlig

• Børns veje – trafiksikkerhed. Fra år 2012 og

Hovedbudskaber 1

Budskaber ift. issues med krisepotentiale

Støj

Hovedbudskaber:

• Vi ved, at støjen er en belastning, men vi kan desværre ikke fjerne den.

• Med anlæggelsen af motorvejen vil færre blive generet af kraftig støj end før motorvejen kom, men enkelte vil opleve at det larmer mere.

• En række nye tiltag skal mindske generne. (Der er mulighed for tilskud til støjdæmpende foranstaltninger til de borgere, der ikke hjælpes af de nye tiltag).

Issues Management:

• Prioriter de gode historier i pressen vedr. en samlet støjreduktion i området, fokus på de tiltag der gøres på støjreduktion m.v.

Børns veje – trafiksikkerhed

Hovedbudskab:

• Vi sætter børns sikkerhed i højsædet. Og vi lover et sikkerhedsniveau, der som minimum er svarende til det nuværende, men for nogle kan det betyde en lidt længere vej til skole.

Issues Management:

• Etablering af samarbejde med skolerne for at mindske risikoen for at børnene stadig krydser vejen, efter anlægsfasen er begyndt. Opsæt ”forhindringer”, så børnene er nødt til at bruge den nye (eller den midlertidige vej).

Hovedbudskaber 2

Identificer succeshistorierne for dine primære interessenter

Hvad er dine interessenter succeskriterie?

1. Sæt dig i interessentens ”stol” og vurder hvad dit projekt kan give af positivt off-spin.

2. Lav en projektstrategi der understøtter dine interessenters succes

3. Implementer strategien i så mange af dit projekts delelementer som muligt.

Ambassadører

Udbred det glade budskab til dine interessenter

• Lav en kommunikationsstrategi der er proaktiv i stedet for reaktiv

• Lav en kommunikationsplan, der fokuserer på opsøgende arbejde med fokus på de interessenter der har en gevinst ud af dit projekt

• Prioriter projektledelsens tid til at være projektets ansigt

• Lav opsøgende arbejde ift. de centrale interessenter(børn, kommunen, erhvervslivet…)

Kommunikationsplan

Fase Begivenhed Målgruppe Budskab Medier Aktør Tid Status

AMBM og

CAC

Sommer 2009

AMBM, CAC

og JNBM

Sommer 2009

MR1, AMBM

og CAC

Efterår og

vinter 2009

Indledende borgermøde Berørte borgere

Borgere i området

Øvrige

interessenter

Præsentation af projektteam

Orientering om anlægslov

Projektets udformning og

tidsplan

Orientering om linje- og

detailbesigtigelse

Orientering om ekspropriation

Vi hører jeres synspunkter

Sådan kommer du i kontakt med

Vejdirektoratet!

Borgermøde med

uddeling af pjecer:

- "Hvem gør hvad

hvornår"

- "Før vejen bygges"

Projektteamet

+ AMBM

Besked til MR1

9. og 10. juni

2009

Afholdt d. 9. og

10. juni

Berørte

interessenter

Status for projektet

Hvad skal der ske den

kommende tid?

Nyhedsbreve AMBM og

CAC m.fl.

Besked til MR1

Ca. hvert

halve år

1. gang

februar 2010

Offentligheden Information og nyheder om

projektet

Hjemmeside MR1 og

AMBM

Regel-

mæssigt

Direkte berørte

borgere

Derfor er vi i området og på

jeres ejendomme

Brev JNBM i

samarbejde

med CWR

Mindst 14

dage inden

arbejdet går i

gang

Opmåling er

afsluttet

Markvandring

er gennemført

27. og 28. maj

2009

Offentligheden Derfor er vi i området Nyhed på

hjemmesiden

AMBM og

MR1

Mens

opmåling er i

gang

Før og efter

markvandring

Linjebesigtigelse inden

længe

Offentligheden Orientering om linjebesigtigelse

Vi ønsker jeres synspunkter på

sagen!

Kontakt til lokale

medier

Nyhed på

hjemmeside

AMBM og

MR1

Så snart EK

har

offentliggjort

dato

Ingen særlig

kontakt til

lokale medier i

denne

anledning

Indvarsling til

linjebesigtigelse

Berørte borgere og

naboer

Projektet skal vurderes og

godkendes af

Ekspropriationskommissionen

Brev med invitation

og besigtigelses-

materiale

Kommissarius

efter

henvendelse

fra ANA

Projektet præsenteres CAC, MBE og

JNBM

Projektet vurderes og

godkendes af

Ekspropriationskommissionen

Kommissarius

Protokol fra

linjebesigtigelsen

Berørte borgere,

naboer og

offentligheden

Det blev besluttet ved

linjebesigtigelsen

Links til protokol på

hjemmeside

MR1 og JNBM

Arkæologiske

forundersøgelser baseret

på frivillige aftaler

Offentligheden Undersøgelser er i gang i

området

Præsentation af arkæologer

Nyhed på

hjemmesiden

AMBM og

MR1

Gennemført

uge 47 og 48 i

2009

Uge 47 og 48

2009

Berørte borgere og

naboer

Fase 3

Projekt til

besigtigelse

Udarbejdelse af kommunikationsstrategi, interessentanalyse og Issues Management-notat

Opmåling

Markvandring

Opsætning af hjemmeside

Udarbejdelse af en ny, revideret kommunikationsplan for faserne 3, 4 og 5

Generel information om

projektet

Borgermøde

Møde i marken

Linjebesigtigelse

Hvad er historien om

motorvejen så?• Fremkommelighed – ja, men den kender vi

• Trafiksikkerhed – ditto

• Ejerskab via fascination – god for børn (og

barnlige sjæle)

• Ejerskab via design – der var den

Motorvejen i Silkeborg kommune

Vejens integration i byrummet

Vejen som byens udstillingsvindue

Vejen som byens udstillingsvindue

Skab ejerskab af vejen via ”markeringer”

Vejen bliver til byens fremtidsbillede

Skolesamarbejdet – også ambassadører

• Skolebørn er de bedste ambassadører, idet voksne altid

lytter til deres børn

• Børnene møder projektet uden fordomme

• Projektets størrelse er facinationsfaktor nr. 1 i byen

• En afledt effekt er at vi skaber et rekrutteringsgrundlag til

branchen

Understøt budskaberne ved at skabe

løbende fokus på projektet

29

Informationscenter

30

Digesvaler – surt men en god historie

31

Vær kreativ – brug projektet alternativt

32

Søg de gode historier og få omtalen

Effekten af små

synlige historier er

stor.

Vær proaktiv i at finde

de små succeshistorier

set fra jeres

interessenters side

Prioriter jeres tid som

projektledere til at få

omtale og skabe

positivt omdømme –

det virker.

Projektudfordringer vedr. planlægning af

projektledelsen

Løsningsmodel

• Projektledelsen er blevet delt

• Projektlederens leverancer er blevet klart defineret

• Projektets ledelsesindsats er blevet prioriteret(under 0,5% af projektets samlede omkostning)

Projektorganisation

Uddelegering af PL opgaverne til delprojektledere sikrer fokus på

programledelsen

Projektlederens kvalitetsplan

Id Leverance/Aktivitet Dok. udarb. af KS-Aktivitet Udføres af KS-aktivitet

slutdato

Resultat/KS-dokumentation KS afmeldt

dato

Initialer

1 Projektledelse -

8 Opgaver -

9 Faseopstart -

11 Gennemføre faseopstartsseminar cac NK Deltagere Referat fra faseopstartsmøde -

13 Opdatere interessentanalyse ambm NK cac/mbe/eh3 Afsnit i projektplanen vedr. interessentbilledet-

14 Opdatere risikoanalyse / -håndteringsplancac NK mbe/eh3 Bilag til projektplanen vedr. risikohåndteringsplan-

16 Opdatere projektplan cac NK mbe/jnbm Projektplan -

21 Projektets organisation -

22 Opdatere organisationsplan for fasen ask NK cac/mbe/eh3 Bilag til projektplanen vedr. organisationsplan-

23 Sikre at der udarbejdes opgaveaftaler fpl G cac -

24 Rollebeskrivelser for fasen ask NK cac Bilag til projektplanen vedr. grænseflader-

25 Fastlægge fasens kommunikationsstrategi -

27 Fastlægge og koordinere den eksterne kommunikationambm NK cac/mbe/eh3 Afsnit i projektplanen vedr. ekstern kommunikation-

30 Fasens kvalitetsstrategi -

32 Udarbejde og gennemføre kvalitetsplan for projektledelsen i fase 4ask G cac Bilag til projektplanen, Kvalitetsplan -

33 Projektets tidsplan -

34 Udarbejde og styre projektets tidsplan cac NK mbe/eh3 Bilag til projektplanen, Tidsplan -

39 Projektets økonomi -

44 Ajourføre ændringslog cac NK mbe/eh3 Bilag til projektplanen, Ændringslog -

49 Myndighedsplan -

50 Vurdere myndighedsplanen for projektet agjo NK cac/fpl Bilag til projektplanen, Myndighedsplan -

51 Udbudsstrategi -

52 Vurdere udbudsstrategi for projektet cac G cnh/soan Bilag til projektplanen, Udbudsstrategi -

53 Faseevaluering -

54 Gennemføre evaluering nn NK Deltagere Kommentering af evalueringsnotat -

• Mit fokus ligger i dag på:

– Fokus på uddelegering og klare rammer for delprojekter

– Hvilke delprojekter skal prioriteres for at opnå effekten hurtigere (tidlig

åbning)

– Formål (omdømme) på bekostning af tid, økonomi og kvalitet

– Rammebeskyttelsen er i fokus

– Fokus på virksomhedens politiske, strategiske mål • (beskyttelse af ministeren, ”attraktionsværdi som politisk eksempel ved positivt samspil

mellem privat og offentlig bygherre”, rekruttering)

Forskellen mellem projektledelse og programledelse er, at fokus

flyttes fra tid, økonomi, kvalitet til effekt og omdømme

Fra rødt til grønt eller fra reaktiv/kontrol til proaktiv/risikovillighed

Ledelse af omdømme

Fokus på effekten ikke på leverancen