Formularvorlagen für die Ausschreibung von Veranstaltungen Vorlagen...VERWENDUNG VORLAGEN FÜR DIE...
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FORMULARVORLAGEN FÜR DIE AUSSCHREIBUNG VON VERANSTALTUNGEN
INHALTSVERZEICHNIS
Inhalt
Zweck / Zielsetzung ___________________________________________________________________ 1
Prinzip _____________________________________________________________________________ 2
Illustration(en) _______________________________________________________________________ 3
Formular Freitagstreff __________________________________________________________________ 4
Formular Wandergruppe _______________________________________________________________ 5
Formular Kulturgruppe / Vereinsanlässe ___________________________________________________ 8
Formularsammlung __________________________________________________________________ 11
Schlussbemerkungen_________________________________________________________________ 12
Hinweis
Aus Gründen der sprachlichen Vereinfachung und der besseren Lesbarkeit wird lediglich die männliche
Form verwendet. Die Ausführungen beziehen sich gleichermaßen auf weibliche und männliche Personen.
VERWENDUNG VORLAGEN FÜR DIE AUSSCHREIBUNG VON WANDERUNGEN / AUSFLÜGEN / VORTRÄGEN
21. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 1
Zweck / Zielsetzung
Für die Ausschreibung der verschiedenen, vom Altersforum geplanten Anlässen wie
Freitagstreff
Ausflüge und Besuche
Vereinsanlässe
Wanderungen
werden Formularvorlagen zur Verfügung gestellt. Die Verwendung dieser Formularvorlagen dient
zur Vereinheitlichung (Standardisierung) der Ausschreibung von Anlässen
als Vorlage für
o die Ausschreibung im Internet
o die „papierene“ Ausschreibung, welche zweimonatig per Kurier verteilt wird
Der Anlassleiter wird von den zum Teil aufwändigen Gestaltungsanforderungen befreit, indem die
finale Gestaltung der Anlassausschreibung durch den Webmaster des Altersforums erfolgt.
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Prinzip
Die Formulare werden in 3 Varianten, entsprechend den gängigsten Textverarbeitungsprogrammen,
zur Verfügung gestellt. Es sind dies
Word (u.U. Bestandteil von MS Office ab 2007)
o Dateiendung = *.docx
Word 97-2003 („alte“ Version)
o Dateiendung = *.doc
OpenOffice (Write)
o Dateiendung = *.odt
Die Darstellung der Ausschreibung erfolgt in Form einer Tabelle, was die Übernahme und
Präsentation auf der Homepage massgebend vereinfacht. Zudem ist die Tabelle so ausgelegt, dass
die minimalen Seitenabstände (oben / unten / links / rechts) eingehalten werden, damit der Druck im
Format A5 möglich ist.
Ist eine Anmeldung erforderlich, so werden Anmeldetalon und das elektronische Anmeldeformular
durch den Webmaster selbständig erstellt. Bei der schriftlichen Ausschreibung achtet er darauf,
dass für den Teilnehmer der Vermerk betreffend Auswahl (z.B. Menü) auf dem Formular vermerkt
ist, und dass die Ausschreibungsdaten vom „rückseitigen“ Anmeldetalon nicht betroffen sind.
Bilder (Fotos) können die Ausschreibung positiv beeinflussen. Sind solche Fotos verfügbar, so
können diese als Anhang zur Ausschreibung dem E-Mail beigeheftet werden. Die Gestaltung
übernimmt der Webmaster.
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Illustration(en)
Eine ansprechende „Verpackung“ der Ausschreibung wird u.U. mit einem geeigneten Bild / Foto
positiv beeinflusst. Dabei kann es sich um eigene Fotos oder um solche, welche im Internet
verfügbar sind, handeln. Die gängigsten Bildformate dabei sind:
JPG
BMP
PNG
TIFF
GIF
Die Bilder können selber in die Ausschreibung kopiert werden (Zusatzaufwand bei der Gestaltung)
oder als Anhang zum E-Mail dem Webmaster zugestellt werden.
Hinweis betreffend Bilder suchen im Internet:
Geeignete Bilder findet man u.a. über Google / Bilder
PT. Beschreibung
1 www.google.ch
2 Eingabe Stichwort(e)
3 Auswahl Menüpunkt „Bilder“
- zum Stichwort passende Bilder werden angezeigt
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Formular Freitagstreff
FORMULAR
ANLEITUNG
Pt. Beschreibung
1 Kopfzeile mit Signet „Freitagstreff“ und allgemeinen Hinweisen.
keine Anpassung erforderlich
2 Bilder zur Illustration (zum Anlass passend) können hier eingefügt werden.
Es genügt aber auch der Hinweis auf ein dem E-Mail angeheftetes Foto
3 Datum
Angabe (ergänze mit) Tag, Monat und Jahr
4
Ort / Zeit
keine Anpassung erforderlich, da Ort und Zeiten (in der Regel) verbindlich / einheitlich.
5
Referent: Angaben zum Referenten
Vorname und Name des Referenten u.U. Kurzvorstellung des Referenten, wo sinnvoll
6 Thema:
Kurzbeschreibung des Vortrags
7
Homepage
Hinweis zur persönlichen Homepage des Referenten Hinweise betreffend interessanten/informativen Webseiten im Internet, welche zum
Thema passen.
8 Bemerkungen/Hinweise
zusätzliche Information (nicht zwingend!)
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Formular Wandergruppe
FORMULAR
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ANMELDETALON
Ist eine Anmeldung erforderlich, so wird diese durch den Webmaster der Ausschreibung
„angehängt“, welche aus folgenden Komponenten besteht / bestehen kann:
Anmeldung:
Anmeldetalon
(Nicht benötigte Angaben werden selbstverständlich gelöscht)
ANLEITUNG
Pt. Beschreibung
1
Kopfzeile mit Signet „Wandergruppe“ / rechte Spalte Titel der Wanderung und Datum.
Angabe Typ der Wanderung (Spaziergang, Wanderung, Wanderung+) und Wanderroute (z.B. Gais – Hirschberg – Gais)
Angabe Wochentag und Datum (z.B. Dienstag, 2. September 2014)
2
Bilder / Kartenausschnitte, etc. zur Illustration (zum Anlass passend) können hier eingefügt werden.
Die Bilder (Fotos) können aber auch als Anhang zum E-Mail geschickt werden. Die Gestaltung übernimmt dann der Webmaster.
3 Route
Kurzbeschreibung der Route (z.B. „Wir wandern von …. nach ….“)
4 Datum
Wochentag mit Datum im Format Tag, Monat und Jahr
5
Zeiten
Spalte 1: Zeitangabe im Format hh:mm (Beispiel: 08:05h) Spalte 2: Beschreibung (Beispiel: Treffpunkt / Gleis 2, S7 nach Winterthur /
Schlusstrunk / etc..)
Das Löschen von nicht benötigten Zeilen kann dem Webmaster überlassen werden. Zusätzliche Zeilen können nach Belieben eingefügt werden.
6 Wanderprofil
Wanderzeit
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Pt. Beschreibung Wegbeschaffenheit (Schwierigkeitsgrad) Steigung Gefälle Profilbild (nur wenn vorhanden – Bild kann auch als Anhang dem E-Mail angeheftet
werden)
Das Löschen von nicht benötigten Zeilen kann dem Webmaster überlassen werden.
7 Tenue
Spezieller Hinweis wenn besondere Wanderausrüstung erforderlich
8/10 Znüni-/ Zvierihalt
Hinweis ob geplant und allenfalls Örtlichkeit
9
Mittagessen
Wenn ein Mittagessen im Restaurant eingenommen wird, dann Adresse des Restaurants einsetzen (ev. zusätzlich Internetadresse wenn vorhanden)
Menü (sofern zwischen 2 Menüs gewählt werden muss – in Absprache mit Restaurant)
Menü Fleisch: Beschreibung und Preis Menü Vegi: Beschreibung und Preis
„□“ links vom jeweiligen Menü ist ein Auswahlkästchen angebracht, damit sich der
Teilnehmer das gewählte Menü selber merken kann.
11
Billett
Angaben betreffend dem am Bahnschalter (vorgängig) zu lösenden Bahnbillett Tarifverbund / Tageskarte / ….. Angabe Fahrpreis ½-Tax
In der Regel ist jeder Teilnehmer selber für die Beschaffung der Fahrkarten verantwortlich.
12 Haftung
Hinweis betreffend Haftung muss zwingend übernommen werden
13
Wanderleitung
Angaben betreffend Haupt- und Co-Leiter der Wanderung, damit Interessenten allenfalls telefonisch oder per E-Mail Kontakt aufnehmen können.
14
Anmeldung
Angabe ob eine Anmeldung erforderlich ist oder nicht. Ist eine Anmeldung erforderlich, erstellt der Webmaster einen Anmeldetalon für die papierene Ausschreibung und ein elektronisches Anmeldeformular.
15 Anmeldefrist
Angabe nur, wenn eine Anmeldung erforderlich ist
16
Hinweise/Bemerkungen
zusätzliche Informationen zur Ausschreibung – wenn kein Bedarf, kann Zeile auch gelöscht werden.
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Formular Kulturgruppe / Vereinsanlässe
FORMULAR
Wichtiger Hinweis: Bitte Bilder als Anhang zum E-Mail mitsenden, da die Gestaltung durch den
Webmaster erfolgen muss (unterschiedliche Gestaltung bei der Präsentation im Internet und der
schriftlichen Ausschreibung (Platzierung des Bildes bei Vorder- und Rückseite des
Anmeldeformulars!).
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ANMELDETALON
Der Anmeldetalon wird vom Webmaster der Ausschreibung „angehängt“. Dieser besteht aus
folgenden Komponenten (nicht benötigte Angaben werden selbstverständlich gelöscht):
ANLEITUNG
Pt. Beschreibung
1 Kopfzeile mit Signet „Kulturgruppe“ / rechte Spalte Bezeichnung Ausflug / Besuch
Angabe Art des Anlasses (z.B. Herbstausflug / Besichtigung ….)
2 Datum
Wochentag mit Datum im Format Tag, Monat und Jahr (z.B. Freitag, 4. Juli 2014)
3 Thema
Beschreibung Ausflug / Besuch
4
Zeiten
Spalte 1: Zeitangabe im Format hh:mm (Beispiel: 08:05h) Spalte 2: Beschreibung (Beispiel: Treffpunkt / Mittagessen / …) Das Löschen von nicht benötigten Zeilen kann dem Webmaster überlassen werden.
Zusätzliche Zeilen können nach Belieben eingefügt werden.
5
Kosten
Angabe des Unkostenbeitrages unter Berücksichtigung allfälliger Vergünstigungen (z.B. Museumspass / ½-Tax / GA / …)
6
Mittagessen
Wenn ein Mittagessen im Restaurant eingenommen wird, dann Adresse des Restaurants einsetzen (ev. zusätzlich Internetadresse wenn vorhanden)
7 Verantwortliche
Name, Telefon und E-Mail-Adresse des Organisationsteams für Rückfragen
8 Anmeldeschluss
Datum
9
Anmeldung
Möglichkeiten für die Anmeldung (mit Name/Adresse des Anlassleiters) und Abgabedaten Freitagstreffen ergänzen
10 Hinweise/Bemerkungen
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21. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 10
Pt. Beschreibung
Möglichkeit für ergänzende Bemerkungen / Präzisierungen (z.B. Führung Villa Abegg auf 12 Besucher begrenzt)
Wenn kein Bedarf, kann Zeile auch gelöscht werden.
11 Haftung
Hinweis betreffend Haftung muss zwingend übernommen werden.
12
Abmeldung
Regelung betreffend kurzfristiger Abmeldung von einem Anlass muss übernommen werden. Allenfalls ist der Unkostenbeitrag (Fr. 10.-) anzupassen.
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21. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 11
Formularsammlung
Die aktuellen Vorlagen für die Ausschreibungen befinden sich im geschützten Bereich der
Homepage (Aktenablage). Sie stehen nur den Vorstandsmitgliedern und den
Ressortverantwortlichen zur Verfügung. Für den Zugriff sind Benutzername/Passwort erforderlich.
Anlassleiter, die nicht über die notwendigen Rechte verfügen, können das Formular bei ihrem
Ressortverantwortlichen (Freitagstreff / Wandergruppe / Kulturgruppe) oder beim Webmaster
anfordern.
VERWENDUNG VORLAGEN FÜR DIE AUSSCHREIBUNG VON WANDERUNGEN / AUSFLÜGEN / VORTRÄGEN
21. August 2014 / Peter Nünlist (Webmaster) Seite 12
Schlussbemerkungen
Für weitergehende Fragen, bei Problemen, etc. wende dich bitte direkt an den
Webmaster Altersforum Bassersdorf
Peter Nünlist
Brunnenstrasse 48
8303 Bassersdorf
Telefon: 079 / 330 38 16
E-Mail: [email protected]