Formation tableau de bord Excel

Le tableau de bord de la société Nivelma

Le tableau de bord avec Excel ®

L’essentiel du tableau de bord avec Microsoft Excel

Formation Nodesway

www.tableau-‐de-‐bord.org ©Nodesway © Alain Fernandez

La vidéo est disponible sur : http://www.youtube.com/user/Nodesway/ Excel, Office, sont des marques déposées de Microsoft Corp

On commence toujours par la conception !

!   Le tableau de bord de « Nivelma » ouvrant cette séquence vidéo est le fruit du déroulement d’une démarche complète privilégiant… !   …les exigences stratégiques… !   …les besoins des utilisateurs… !   …et les réalités du terrain.

!   Il correspond aux attentes des décideurs, il est donc opérationnel.

!   Il n’existe pas d’autre moyen de réaliser un instrument de pilotage utile, utilisable et utilisé.

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Un instrument de progrès

!   Un tableau de bord est un instrument de progrès.

!   C’est un outil indispensable pour une démarche d’amélioration continue.

!   Toute entreprise, quelle que soit sa taille, se doit de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.

!   C’est aujourd’hui une garantie de survie.


!  On commence toujours un tableau de bord par la phase de conception !

!  Seulement ensuite on le réalise…


Comment faire ?

Insistons sur ce point essentiel…

!   Le tableau de bord de « Nivelma » ouvrant cette séquence vidéo est le fruit du déroulement d’une démarche complète privilégiant… !   …les exigences stratégiques… !   …les besoins des utilisateurs… !   …et les réalités du terrain.

!   Il correspond aux attentes des décideurs, il est donc opérationnel.


Insistons sur ce point essentiel…

!   Il n’existe pas d’autre moyen de réaliser un instrument de pilotage utile, utilisable et utilisé.


Concevoir… avant de réaliser !

!   Aussi, un tableau de bord n’est pas un assemblage d’indicateurs piochés ici ou là.

!   Il doit être conçu avant d’être réalisé.

!   Autrement dit, on identifie précisément les besoins avant de se lancer à corps perdu dans la réalisation de l’outil.

!   Ça tombe sous le sens ?

!   Au vue du nombre de projets où l’on commence directement par réaliser l’outil, il faut croire que non, ça ne tombe pas sous le sens.


Phase de conception

!  La conception du tableau de bord se déroule ici en 5 temps majeurs.


Une démarche de conception en 5 temps et 15 outils

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1 • Sélectionner les axes de progrès

2 • Déterminer les points d’intervention

3 • Sélectionner les objectifs du décideur

4 • Sélectionner les indicateurs du tableau de bord

5 • Structurer le tableau de bord

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Concevoir avant de réaliser

!   Ces 5 temps sont incontournables…

!   …Même pour concevoir le tableau de bord d’une petite Pme, d’une TPE ou celui de l’indépendant malin qui a tout compris au pilotage...

!   …On utilisera la même démarche pour concevoir le tableau de bord d’un service spécifique (RH, qualité, marketing…) ou pour piloter un projet aussi complexe soit-‐il.

! Á noter, la démarche est généralement appréciée des contrôleurs de gestion qui, eux, ont tout compris au pilotage d’activité.


Concevoir avant de réaliser

!  Développons ensemble la première étape et les cinq outils associés…


Une démarche de conception en 5 temps









!   Commençons par le début, c’est-‐à-‐dire par fixer la direction à suivre…

!   Temps 1 Sélectionner les axes de progrès !   Autrement dit, définir les orientations de développement

les plus opportunes. !   C’est cette démarche d’amélioration, une fois choisie, qu’il

s’agit d’implanter et d’équiper d’un système de mesure de la performance.


1 Sélectionner les axes de progrès

!   Chaque entreprise est unique !   Elle a ses propres clients, ses produits, ses

compétences et… ses concurrents.

!   Les voies de progrès sont donc personnelles !   Qu’il s’agisse de résister à la concurrence, !   de mieux fidéliser ses clients, !   de conquérir de nouveaux marchés, !   de s’adapter (ou d’anticiper) les attentes des clients, !   il importe de consulter largement dans l’entreprise et de

sélectionner les axes de progrès qui semblent les plus opportuns.


1 Sélectionner les axes de progrès !   Pour réaliser au mieux cette phase stratégique, il est

nécessaire de maîtriser les 5 outils suivants :

Étape

1

Outil 1

Outil 2

Outil 3

Outil 4

Outil 5

1 Identifier les principales sources de revenus

2 Situer l’entreprise sur son marché

3 Évaluer les attentes des clients

4 Repérer les principaux leviers

5 Évaluer et choisir les axes de projet


Outil nº1 Identifier les principales sources de revenus

!   Avant de fixer la direction à suivre, encore faut-‐il

savoir d’où l’on part, mieux se connaître en quelque sorte.

!   Pour réaliser efficacement cette indispensable phase initiale, il est hautement recommandé de consulter très largement dans l’entreprise, et d’inviter tout aussi largement à la participation.



!   Qui sont les clients à la plus forte rentabilité ?

!   Connaître et faire connaître les principaux clients

!   Quels sont leurs produits favoris ? !   Ils sont prioritaires pour toutes les actions de

fidélisation

!   Quels sont les produits les plus rentables ? !   Connaître et faire connaître les produits phares

!   Qui sont les clients méritant une attention particulière ? !   Connaître et faire connaître les clients à fort potentiel



!   Un outil classique : la matrice du BCG

!   C’est un bon outil de communication interne



!   Mieux connaître ses clients pour orienter les actions de fidélisation

!   C’est aussi un bon outil de communication interne


Outil nº2 Situer l’entreprise sur son marché

!   Maintenant que l’on connaît un peu mieux l’entreprise, c’est le moment de se positionner sur le marché, et de se comparer à la concurrence réelle et potentielle.

!   Défaut des entreprises et surtout des PME : !   elles sont trop introverties !   elles ne connaissent pas leur marché !   seuls les commerciaux en ont une appréciation, mais bien

trop partielle !   c’est pour cela que la démarche doit impliquer le maximum

d’acteurs de l’entreprise


Outil nº2 Situer l’entreprise sur son marché

!   Positionner les produits phares vis-‐à-‐vis de la concurrence !   Connaître et faire connaître ses rapports à la concurrence

!   Identifier les perspectives de croissance !   Connaître et faire connaître les potentialités du marché

!   Analyser les opportunités !   Étudier en équipe les actions d’amélioration possibles

!   Analyser les menaces potentielles !   Connaître et faire connaître les possibilités de croissance des

concurrents


Outil nº:2 Situer l’entreprise sur son marché

!   Positionner les produits phares vis-‐à-‐vis de la concurrence !   Comparaison des produits selon la part de marché et le

potentiel de croissance !   C’est un outil de travail en équipe



Outil nº3 Évaluer les attentes des clients

!   L’entreprise ne vit que de ses clients

!   Autant bien les connaître !   Écouter ce qu’ils pensent de nous et de

nos produits !   Saisir leurs attentes !   Décoder leur échelle de valeur



Outil nº3 Évaluer les attentes des clients

!   Recueillir les avis et points de vue des clients sur l’entreprise et ses produits !   Préparer et déployer un questionnaire de satisfaction

client

!   Identifier les attentes des clients !   Utiliser une table de critères comme crible

!   Décoder l’échelle de valeur des clients !   Mieux comprendre ce qui est important au sens des

clients


Outil nº4 Repérer les principaux leviers

!   Identifier les forces et faiblesses de l’entreprise !   La qualité de cette étude est directement dépendante

du nombre de ses participants.

!   Mettre en évidence les facteurs de succès !   Ce n’est pas la poignée de dirigeants qui déroulent

seuls ce point.

!   Mettre en évidence les faiblesses à combattre !   De même, il importe de consulter et de fédérer les

points de vue.


Outil nº4 Repérer les principaux leviers

!   Classiquement, on utilise une matrice SWOT

!   Un outil à manipuler avec précaution. Il doit être personnalisé. Voir la page suivante…


Outil nº4 Repérer les principaux leviers !   Exemple de diagramme : évaluation des forces et

faiblesses

!   C’est aussi un instrument de communication qui mérite d’être rapporté à ce que l’on sait des principaux concurrents.


Outil nº5 Évaluer et choisir les axes de Progrès

!   Évaluer et choisir les axes de Progrès !   Ce cinquième outil exploite les résultats produits par

les quatre outils précédents. !   Pour bien apprécier la pertinence des axes les plus

opportuns, il est indispensable de bien estimer les coûts prévisionnels et les délais de rentabilité des investissements.


Une bonne part du travail

!   Arrivé à ce stade, une bonne part du travail est déjà réalisée

!   On se connaît mieux

!   On cerne les attentes des clients

!   On connaît les concurrents

!   On sait se positionner sur le marché

!   On sait aussi ce qu’il faut développer pour réussir


Eh dites… le tableau de bord, on le réalise quand ?

!   Patientez encore un peu , nous ne sommes pas prêts.

!   Maintenant que l’on sait où l’on va, voyons quels sont les acteurs de l’entreprise concernés.

!   Ce sont eux qui seront équipés d’un tableau de bord pour mesurer et donc guider leurs progressions selon les directions fixées.

!   C’est là l’objet de la seconde étape.

!   (on va aller un peu plus vite pour dérouler les 4 étapes suivantes)



!   2 Déterminer les points d’intervention !   Tous les processus ne sont pas concernés par la démarche

engagée. Il importe d’identifier les activités et les processus concernés , ils sont alors « critiques ».

!   On utilisera l’outil nº6 pour identifier les activités et les processus critiques.

!   En conclusion, on disposera d’une cartographie précise des processus et des activités concernés par le projet d’amélioration.

!   On connaît maintenant les acteurs clés du projet, on poursuit avec eux le travail de conception.


Outil nº6 Identifier les activités et les processus critiques

!   Le rôle de cet outil :

!   Identifier le plus exhaustivement possible les processus et les activités impliqués dans la démarche de progrès.

!   Comment faire ?

!   Réaliser la cartographie des processus.

!   Identifier les acteurs clés.



!   3 Sélectionner les objectifs des décideurs !   Chaque décideur, ou équipe de décideurs concernée par la

démarche, se doit de fixer ses propres objectifs de progrès. !   Les objectifs fixent la direction à suivre et matérialisent

l’apport de chacun et de chaque équipe au processus d’amélioration continue.


3. Sélectionner les objectifs des décideurs

!   L’étape de choix des objectifs est la plus délicate du projet. !   Il s’agit de choisir des objectifs réalisables, !   que l’on a envie de réaliser, !   et qui contribuent à la finalité globale. !   Pour cela, nous allons utiliser 3 outils.


3. Sélectionner les objectifs des décideurs !   Pour réaliser au mieux cette phase d’identification, il

est nécessaire de maîtriser les 3 outils suivants :

Etape 1

Outil 7

Outil 8

Outil 9

7 Choisir les objectifs

8 Mesurer les risques 9 Élaborer les plans d’action


Les outils 7, 8 et 9

!   Outil nº7 Une méthode pour choisir en équipe les objectifs les plus adéquats

!   Outil nº8 Une méthode d’analyse de risques pour anticiper et ainsi mieux se préparer

!   Outil nº9 Une aide à la préparation des plans d’actions !   Pas de place pour les velléitaires ! !   Chaque action et chaque responsable seront

parfaitement identifiés… !   ...tout comme les moyens nécessaires, les délais,

les dépendances et les résultats attendus. ©Nodesway © Alain Fernandez







4 • Sélectionner les indicateurs




!   4 Sélectionner les indicateurs du tableau de bord !   Le choix des indicateurs n’intervient que maintenant. !   Les indicateurs sont les « passeurs de sens » !   Pour que le tableau de bord soit un véritable assistant du

décideur, il faudra … !   …se méfier des conseilleurs externes… !   …éviter les listes d’indicateurs types. !   L’outil 10 présente une méthode pour choisir les indicateurs

pertinents.


!   Outil nº10 Une méthode pour choisir les indicateurs de performance conformément aux besoins précis

!   Outil nº11 Présenter les indicateurs sur le poste le travail !   Les types de présentation ne sont pas

interchangeables : courbes, radars, histogrammes, sparklines n’ont pas du tout le même rôle.

!   Le type de présentation est directement dépendant de la nature de l’information à communiquer et du sens porté par ladite information.


Les outils 10 et 11


!   7 conseils ergonomiques ①  Respecter la structure de l’information ②  Choisir et concentrer l’information ③  Se focaliser sur l’information essentielle ④  Eliminer le bruit ⑤  Faciliter le passage du sens ⑥  Choisir le bon graphique ⑦  Assurer la cohérence du tableau de bord


Outil nº12 Adopter les principes ergonomiques


Le tableau de bord d’un seul coup d’oeil

!   Temps 5 Structurer le tableau de bord !   Un tableau de bord est structuré. Les indicateurs sont

organisés de manière à mieux faire passer le sens. !   Pour ne pas fausser l’information, les indicateurs sont

équilibrés. !   Un tableau de bord est suffisamment bien conçu et bien

équilibré s’il ne suffit que d’un seul coup d’oeil pour prendre connaissance de la situation.



Accélération des temps de traitement

Développement du marché Fonctionnement

courant

De la conception à la réalisation

!   Nous sommes maintenant fin prêts pour réaliser le tableau de bord.

!   On utilisera Excel de Microsoft, un outil aux multiples possibilités, bien suffisant pour réaliser un véritable instrument de pilotage et d’aide à la décision, tel que nous l’avons conçu.


Recommandations de réalisation

!   Un tableau de bord doit être « SIMPLE ».

!   Les « bricolos » Excel ne manquent pas. Adeptes des programmes « read only », ils réalisent des « gadgets » tellement tarabiscotés que personne d’autre ne peut ensuite les corriger.

!   On évitera de toutes façons tous les gadgets…

!  …de toute façon, ils ne sont jamais bien utiles.

!   On intègrera uniquement les modules dont on comprend le rôle, l’usage et le fonctionnement.



!   Il est en effet préférable de réaliser son tableau de bord « soi-‐même », quitte à se faire aider par quelqu’un d’un peu plus expérimenté.

!   Faire soi-‐même son tableau de bord, c’est gagner son autonomie.

!   On peut l’adapter et le modifier dès que le besoin se fait sentir.

!   Plus besoin d’attendre le bon plaisir des « experts ».



!   C’est là l’objet de la deuxième partie du livre de référence qui ne présente que des outils réalisables sans trop d’efforts.

!   Voir l’exemple fourni ci-‐après…


Le livre de référence…

Méthode complète et mise en pratique en pratique avec Microsoft Excel

Editions Eyrolles 2013 4ème édition 250 pages 20,90 Euros http://www.tableau-‐de-‐bord.org

L’essentiel du tableau de bord

Interactif

http://tb2.eu/n

Excel, Office, sont des marques déposées de Microsoft Corp

Un livre guide !   Ce livre vous guide pas à pas pour réaliser un tableau de

bord tout à fait en phase avec vos attentes.

!   La première partie décrit les 5 étapes et les 15 outils pour concevoir le tableau de bord.

!   La seconde partie décrit les 5 temps et les 15 fiches pratiques pour réaliser soi-‐même le tableau de bord avec Excel ® .

!   Tous les exemples, dont le tableau de bord Nivelma, sont à télécharger gratuitement pour les lecteurs du livre.


Excel, Office, sont des marques déposées de Microsoft Corp

Bonne lecture…

Merci de votre attention

Alain Fernandez

! http://www.tableau-‐de-‐bord.org

! http://tb2.eu/e

Á propos de l’auteur !   Au cours de sa carrière, Alain Fernandez a formé

plusieurs centaines de managers, consultants et chefs de projet et a enseigné en France et à l'étranger. Consultant, expert et formateur international, spécialiste du déploiement de projets IT, il a conçu et réalisé maints systèmes décisionnels et tableaux de bord de pilotage, en utilisant la méthode GIMSI(r) développée dans ce livre (Les nouveaux tableaux de bord des managers).

!   Bibliographie www.alain-‐fernandez.info

Cette présentation est sous copyright : © Alain Fernandez & © Eyrolles

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