Presentado por

MARTHA LUCIA RUIZ        

Presentado a: NANCY CUELLAR

           

   

FOMACION DE ARCHIVOS SEGÚN SU CICLO VITAL

Presentado por  MARTHA LUCIA RUIZ

 Presentado a:

NANCY CUELLAR  

 

 

 UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA BOGOTA 2015

   

 

 

 

 

 

 

 

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

BOGOTA 2015

 

 

 

 

CAMPO ESCRITO

INTRODUCCION

Este los muestra la importancia de uno de los aspectos el ciclo vital de los documentos.

También nos enseña como las características de un documento se pueden ver reflejada en el tratamiento documental .

Nos brinda una serie de herramientas para dar un mejor uso en los procesos que se realizan en cada empresa

OBJETIVOS

Estos nos permiten tener claridad de como se realiza el manejo de un archivo con todos los componentes para un mejor manejo y claridad

Nos verifica que normas debemos tener en cuenta para la conformación de estos

Cual es su importancia en la clasificación y producción de estos

Conformación pautas y modificaciones que se pueden realizar para un mejor manejo de este

ARCHIVOS PUBLICOS

Estos prestan un servicio público, depende de instituciones dentro del Derecho Publico, sus documentos son generados por las instituciones administración en el ejercicio de su función .

Archivo parque automotor de Bogotá sim dirección calle 94c 61 ,Personal a cargo ingeniero Oscar reina

se resguardan los documentos de tramite de el parque automotor de Bogotá

la clasificación documental del archivo la institución es responsable organizar y custodiar,describir, controlar y prestar el servicio de consulta de documentos recibidos Prestar el servicio de atención de trámites del registro distrital, automotor.

Algunos tramites que se realizan o se expedición

• Registro de conductores

• Registro de automotores.

• Registro de operación

• Registro único de nacional de transito

Los formatos únicos fun ,marcación de carpetas marcas con l placa del vehiculo,inventarios documentales tablas de valoración, TRD ,CCD , acta de eliminación , cajas ordenación numérica cronológica.

Etapa Pre archivística Esta se realiza durante el tratamientos de los fondos documentales los cuales se caracterizan por la definición en sus presupuestos.

La etapa del desarrollo archivístico se ve reflejada en como la teoría y el tratamiento de los fondos documentales a logrado unos niveles suficientes de autonomía para poder hablar propiamente de la archivística

Principio de procedencia

Este conserva los documentos dentro de los fondo documental al que naturalmente permanecen y donde se han producido

Principio de orden original es la ordenación interna de un fondo documental manteniendo su estructura .

Las tablas de valoración estos son instrumentos utilizados en la organización de fondo acumulado

Las tablas de TRD esta son instrumentos que permiten la racionalidad de la producción documental con estas se evidencia el ciclo vitad de los documentos

valor primario este se compone de todo documento que sirve a la empresa o unidad productora.

Valor secundario: es aquel valor cultura o histórico que tiene algunos documentos

Algunos tramites que se realizan o se expedición

• Registro de conductores ,Registro de automotores.

• Registro de operación, Registro único de nacional de transito

Los formatos únicos fun ,marcación de carpetas marcas con l placa del vehiculo,inventarios documentales tablas de valoración, TRD ,CCD , acta de eliminación , cajas ordenación numérica cronológica.

Estas carpetas contiene el historial de cada vehículo automotor de Bogotá

inicial con la creación al momento de registra el vehículo con la documentación requeridos por la ley debe con tener la carpeta de cada automotor bien sea carro, camión,,automóvil,,motocicleta de cualquier marca o color que se encuentre

registrada en la carpeta al iniciar la matricula inicial de cada uno de estos automotores debe encontrarse en cada carpeta

fun de registro único total mente diligenciado ,cedula del propietario del vehículo, pago de respectivo tramite y Fotocopia de la licencia de conducir.

Proceso de organización de la carpeta en su inicio

Selección de documentos se realiza un alistamiento de los documentos para procede a foliar .

Foliación se prepara la documentación de manera evidenciar esta se realiza enumerando los folios de solo por una cara se debe efectuar en el extremo superior de la hoja con lápiz de mina negra .

Cuál es el proceso desde la creación de un documento hasta la disposición final?.

la clasificación documental del archivo la institución es responsable organizar y custodiar describir, controlar y prestar el servicio de consulta de documentos recibidos, prestar el servicio de atención de trámites del registro distrital, automotor.

Algunos tramites que se realizan o se expedición

• Registro de conductores ,Registro de automotores.

• Registro de operación, Registro único de nacional de transito

Los formatos únicos fun ,marcación de carpetas marcas con l placa del vehiculo,inventarios documentales tablas de valoración, TRD ,CCD , acta de eliminación , cajas ordenación numérica cronológica.

Estas carpetas contiene el historial de cada vehículo automotor de Bogotá

inicial con la creación al momento de registra el vehículo con la documentación requeridos por la ley debe con tener la carpeta de cada automotor bien sea carro, camión,automóvil,motocicleta de cualquier marca o color que se encuentre

registrada en la carpeta al iniciar la matricula inicial de cada uno de estos automotores debe encontrarse en cada carpeta

fun de registro único total mente diligenciado ,cedula del propietario del vehículo, pago de respectivo tramite y Fotocopia de la licencia de conducir.

Digitalización: se procede a pasar los documentos sin importar su tamaño por el scanner y verificar nombre de la carpeta es decir la placa donde quedara registrado el automotor y nuevamente disponer en caso de un nuevo tramite.

Sistema disipación final se realiza cuando se cancela la matricula del automotor se ingresa la carpeta al archivo inactivo teniendo por 10 años máximo la carpeta en poder del archivo automotor de Bogotá

Bajo que normas se rige cada uno de estos archivos en la formación de los archivos.

Art. 22, Ley 594 del 2000, Capitulo IV – ley 1437- 2011, Art.6 Decreto 2909 del 2012

Art. 5 decreto 2609 de 2012, acuerdo 060 del 2001.

Explique brevemente, con sus propias palabras, en que consiste cada una de las etapas de la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos

Son etapas que debe enfrentarlos documentos como lo tipos de archivo las diferentes clases de como lo son Archivo histórico , central y de gestión, tablas de valoración y TRD para un buen funcionamiento de la empresa estas son etapas que debe enfrentar un documento desde su producción hasta su destino final nos proporcionan una clara herramienta de trabajo que nos permite tener soluciones rápidas para clasificar y organizar nuestro archivo.

ARCHIVOS PRIVADOS Entidad Privada Nombre Medplus en este archivo se

encuentra en su totalidad 2500 historias laborales cada una organizada por numero de cedulación el cual se le asigna a dad Historia laboral Datos Encargada Magdalena Loaiza calle 10 -65-75 teléfono 7477222

Maneja historiales las cuales deben ser resguardadas de una manera pertinente cumpliendo con las leyes estipuladas para la conservación de las historias laborales la ordenación esta a cargo de gestión documental la cual es responsable de garantizar la adecuada disposición y control de los documentos

Dos tipos de documentos en cada una de las etapas de formación del archivo: Etapa pre-archivística, archivística

Los documentos encontrados en el archivo de gestión son historias laborales una sola área custodia las historias laborales de la empresa el área encargada de selección y contratación de personal verifica y trabaja de la mano con el área jurídica de la empresa esta determina funciones que se determinan o se implementan en el archivo

Elija 2 series documentales que deban conservar de los archivos visitados y explique el porqué de su conservación

En el la historias laborales se debe conservara por reclamaciones en el ente laboral y su conservación es vital

Esta debe mantenerse en un lugar adecuado y con todas las condiciones La conservación del documento de una forma adecuada en la manipulación y cuidado del documento

La conformación de estos archivos se realiza según su ciclo vital estos procesos de gestión documental consisten cada uno

Principio de procedencia este fondo documental debe mantenerse en un sitio adecuado debe estar situado en una unidad e independencia de cada fondo y ella mantener su integridad. Estos se utilizan tanto para archivos históricos como para administrativos

Los documentos encontrados en el archivo de gestión son historias laborales una sola área custodia las historias laborales de la empresa el área encargada de la contratación se verifica y trabaja de la mano con el área jurídica de la empresa esta determina funciones que se determinan o se implementan en el archivo

Principio de orden original este es el cargado de disponer los documentos de un fondo debe mantenerse a lo largo de su vida útil para el orden correspondiente de acuerdo a las actividades desarrolladas por la identidad y sus propias estructuras.

Los valores del archivo

Las tablas de valoración se utilizan los listados documentales con sus diferentes series y sub series con anotación de fechas extremas y respectivos procedimientos para así poder dispone el documento se verifica por cuanto tiempo debe esta en archivo inactivo y luego se dispone su tiempo de retención de la historia laboral.

Valor Primario se verifica el documento que sirve ala empresa los documentos que possen se conservan permanentemente .

Valor secundario este surge cuando se agota el valor primario

Las tablas TRD esta se realizan según la producción documental de cada dependencia

Cuál es el proceso desde la creación de un documento hasta la disposición final?.

Como son organizados los documentos dentro cada una de las carpetas

1) se verifica lista de cheque la cual suministra el área de selección y contratación del personal el cual se encuentre completa la documentación del candidato a contratar o contratado

2) ingresa a su archivo activo o nomina actual verificando en base de datos toda la información de la carpeta .

3) método de préstamo, búsqueda y consulta solicita la historia laboral al área de archivo por correo o telefónicamente se procede a su verifica su estado y localización en bases de datos por numero de cedula se procede a su búsqueda medio manual.

4) Por ultimo se procede a su préstamo el solicitante debe diligenciar un formato en el cual se registra fecha nombres, apellidos y cedula de la historia laboral solicitada nombre firma y área del solicitante

5) Cuando la persona deja de laborar para la empresa se ingresa inactivo y inicia la terminación de el contrato se liquida la persona se procede a retira la carpeta de el archivo activo se procede a retiran ganchos y demás residuos metálicos para archivar en cajas debidamente marcada

• Bajo que normas se rige cada uno de estos archivos en la formación de los archivos.

Acuerdo 003 de 2013. Art. 22, Ley 594 del 2000, Art. 22, Ley 594 del 2000, Capitulo IV – ley 1437- 2011, Art.6 Decreto 2909 del 2012

Art. 5 decreto 2609 de 2012, acuerdo 060 del 2001.

• investigue que cambio en la encuesta estudio unidad documental

Se verifica el ajuste en los tipos documentales los cuales en algunas series se modificaron y se ve diferencia con los códigos disposiciones, retenciones cambian los procedimientos en la tabla de TRD de la encuestas

CONCLUSIONES

• Este trabajo nos enseña una manera más forma de clara de cómo ver los pasos principales a seguir de un análisis documental .

•Proporcionadnos una clases de pasos básicos para en el mantenimiento de los documental

•Este también no las pautas ha seguir nos enseña la normativa que rigüe los archivos documentales.