CAPÍTULO 8 FORMACIÓN DE EQUIPO TIPOS DE EQUIPO Y LIMITACIONES Definir y describir los distintos tipos de equipos (por ejemplo, formal, informal, virtual, multi-funcional, auto-dirigido, etc), y determinar qué modelo de equipo funciona mejor para una situación dada. Identificar los factores limitantes como la geografía, la tecnología, los horarios, etc (Aplicar) Body of Knowledge lll.A.1 Los dos tipos generales de equipos son los informales y los formales. Los equipos formales tienen una meta o metas específicas vinculadas a los planes de la organización. El objetivo se conoce como la misión o declaración de propósito del equipo. El equipo formal también puede tener una carta que incluya su declaración de misión, una lista de los miembros del equipo, y una declaración de apoyo de la dirección. Los equipos informales por lo general no tienen ninguno de estos documentos, y pueden tener una composición de miembros más fluida en función de sus necesidades. Los equipos virtuales se componen de personas en diferentes lugares que podrían nunca conocerse en persona. En su lugar, el equipo se puede reunir con salas de conferencias, o pueden realizar todas las comunicaciones a través de palabras escritas a través del correo electrónico. Estos equipos se utilizan cuando la pericia se separa geográficamente o temporalmente. Los equipos de mejora de procesos se forman para encontrar y proponer cambios en los procesos específicos. Estos equipos suelen ser multi-funcionales, que implica la representación de varios grupos que podrían verse afectados por los cambios. Los equipos autodirigidos y los equipos de trabajo en grupo por lo general tienen una misión más amplia y que involucra a las operaciones del día a día. Por lo general se encuentran en una posición de tomar decisiones acerca de la seguridad, calidad, mantenimiento, programación, personal, etc. FUNCIONES DEL EQUIPO Definir y describir diferentes funciones del equipo y responsabilidades, incluyendo el líder, facilitador, entrenador, miembro individual, etc (Entender) Body of Knowledge lll.A.2 Los equipos parecen funcionar mejor cuando diversos miembros tienen trabajos asignados y otros entienden las reglas y la dinámica del equipo. A continuación se presentan los roles de equipo estándar y deberes típicos. Jefe de Equipo

1. Preside las reuniones del equipo y mantiene la atención del equipo en la meta. 2. Monitorea el progreso hacia la meta y comunica esto a la organización. 3. Gestiona administrativos / detalles de registro. 4. Establece y da seguimiento a las tareas de acción para los miembros individuales del equipo.

Patrocinador / Entidad Autorizadora

1. Selecciona el objetivo y el alcance. 2. Organiza el equipo. 3. Monitorea el progreso a través de la comunicación del jefe de equipo. 4. Organiza los recursos que necesita el equipo.

Facilitador

1. Se asegura de que todos los miembros tienen la oportunidad de contribuir y que un análisis completo de los problemas se produzca. En algunos casos, el facilitador preside la reunión. 2. Ayuda al líder del equipo a mantener al equipo en la pista. 3. Resume los avances usando ayudas visuales como sea apropiado. 4. Proporciona métodos para tomar decisiones. 5. Mitiga el comportamiento no productivo. 6. Ayuda a resolver conflictos.

Escriba / registrador (puede ser una posición temporal o en rotación) 1. Mantiene y publica actas de las reuniones. Puede comunicar recordatorios de asignación de acción de las personas. 2. Puede utilizar ayudas visuales para registrar los puntos de discusión para que todos puedan ver y reaccionar.

Entrenador 1. Trabaja con el líder del equipo y facilitador para mover el equipo hacia su objetivo. 2. Ayuda a proporcionar recursos para la realización de las acciones asignadas a los miembros del equipo Miembro del Equipo 1. Participa en las reuniones del equipo. 2. Comunica ideas y conocimientos. 3. Escucha abiertamente a todas las ideas. 4. Completa las misiones de acción en la fecha prevista. SELECCIÓN DE MIEMBROS DEL EQUIPO Definir y describir los diversos factores que influyen en la selección de los miembros del equipo, incluyendo las habilidades requeridas conjuntas, la experiencia en la materia, la disponibilidad, ctc. (Aplicar) Body of Knowledge Ill.A.3 Cada proyecto debe contar con representantes de los diferentes actores del proyecto (véase el capítulo 3). En adición, los equipos necesitan los miembros con conocimientos técnicos y acceso a recursos técnicos externos, según sea necesario. Además, es fundamental que todos los miembros del equipo tengan la formación básica de trabajo en equipo. En algunas situaciones, la composición del equipo va a cambiar con el ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo, los ingenieros de diseño pueden estar involucrados en la fase de concepto y el personal de producción sería traído para la fase de pre-producción / lanzamiento. Algunos miembros del equipo pueden estar en una, algunas o todas las fases, dependiendo de la naturaleza del proyecto. Por supuesto, se debe tener cuidado para asegurarse de que los miembros del equipo sean traídos en el momento apropiado. Esperar demasiado tiempo para involucrar al personal de producción puede dar lugar a un producto elegante, pero no realizable.

Un equipo debe estar dotado de los recursos necesarios para completar las actividades y tareas del equipo. Esto incluye garantizar que la participación de los miembros del equipo se considere como parte del trabajo de un miembro del equipo y que el tiempo adecuado sea asignado para completar las tareas del equipo. LANZAMIENTO DE EQUIPOS Identificación y descripción de los elementos necesarios para el lanzamiento de un equipo, incluyendo el tener apoyo de la gestión, el establecimiento de objetivos claros, reglas básicas y plazos, y cómo estos elementos pueden afectar el éxito del equipo. (Aplicar) Body of Knowledge Il |. A.4 Utilizar equipos para llevar a cabo proyectos de Six Sigma se ha convertido en algo común. Los miembros del equipo y la dinámica del equipo aportan recursos para influir en un proyecto que las personas que trabajan individualmente no serían capaces de producir. Los mejores equipos con las mejores intenciones realizarán sin embargo un trabajo subóptimo sin una cuidadosa preparación. No parece haber ninguna lista estándar de los pasos de preparación, pero, como mínimo, se debe realizar lo siguiente: Establecer objetivos y metas que se relacionan directamente con la carta del

proyecto. A los equipos no se les debe pedir a definir sus propios fines, aunque objetivos y plazos intermedios se pueden generar. Los equipos a menudo fracasan cuando los propósitos son demasiado vagos.

Los miembros del equipo necesitan una formación básica de creación de equipos. Sin una comprensión de cómo funciona un equipo y el comportamiento individual que avanza el progreso del equipo, el equipo a menudo quedan atrapado en preocupaciones de personalidad y guerras individuales.

Un calendario de las reuniones del equipo debe ser publicado pronto, y se le debe pedir a los miembros del equipo que se comprometan a asistir a todas las reuniones. Reuniones adicionales de subgrupos se pueden programar, pero las reuniones de equipo completo se realizarán en la fecha prevista en un principio.

Los equipos sólo pueden tener éxito si la administración así lo quiere. Sí no hay claro apoyo de la gestión, la conveniencia de iniciar el equipo entra en tela de juicio. Los miembros del equipo deben saber que tienen la autoridad para reunir información, hacer preguntas difíciles, y, en general, pensar afuera de la caja.

Las reuniones del equipo deben cerrar con una revisión de las actividades de los miembros del equipo a completar antes de la próxima reunión. Minutos destacando estas actividades deben realizarse con cada reunión.

Todos los equipos deben tener un patrocinador que tiene un interés personal en el proyecto. El patrocinador revisa el progreso del equipo, proporciona recursos, y elimina barreras organizativas.

Hay un aumento en el uso de equipos virtuales - equipos mantienen reuniones a través de Internet u otros medios electrónicos. Estos equipos requieren un poco más atención a las actividades de comunicación y documentación.