Folie: 1

HaushaltsverrechnungHaushaltsverrechnungdes Bundes mitdes Bundes mitSAP R/3SAP R/3

Folie: 2

Projektstatus

1998 Projektvorbereitung 1999 Operationaler Prototyp, CCC im

BRZ 2000 Pilot- und Probebetrieb BMSG 2001 Produktivstart BMSG, BMLFUW 2002 Produktivstart BKA und BMöLS,

BMJ und BMI (in Vorbereitung) 2003 Rollout-Fortsetzung in allen

Ressorts 2004 Rollout-Abschluss

Folie: 3

ReorganisationszieleGesamter Budgetkreislauf in einem SystemRedesign der Ablauf- und AufbauorganisationSchaffung der technisch-funktion. Basis für NPMIntegration der 1. und 2. Ebene der Haushalts-

organisation:oberste Organe, Ministerien, BKAnachgeordnete Mittelbehörden

Deckung des Informationsbedarfes aller Ebenen (Parlament, BMF, Rechnungshof, Ministerien,...)

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Budgetkreislauf mit SAP R/3

BudgetVorbereitung

BudgetErstellung

BudgetVollzug

Liquiditäts-management

Rechnungs-legung

Controlling

ISPSHaushaltsmanagement

BWReporting

PSProjektsystem

MM - BeschaffungSD - VertriebCO - Kosten-

rechnungandere Module

....

FIFinancials

= obligatorische Nutzung

= fakultative Nutzung

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Redesign der Ablauf-/Aufbauorganisation

Eigene Organisationsentwicklung im ProjektStandardisierung/Normierung von

GeschäftsprozessenIdentifizierung geeigneter Prozesse:

durch mengen- und wertmässige Relevanzbundesweiter Anfall bringt bundesweiten Nutzennicht alle Prozesse sind geeignet

Umfang der identifizierten Prozesse (ca. 1,7 Mio)

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Transformation der ReferenzprozesseTransformation der Referenzprozesse

Vorgaben durchReferenzprozesse

Vorgaben durchReferenzprozesse

Vorgaben durchReferenzprozesse

Knowledge-Transfer

im Ressort

Abgleich derAbweichung• Analyse• Umsetzung• Coaching

Ressort-Prozess-Portfolio

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Familien / Kindergeld

Deckung des Informationsbedarfes

Verdichtung auf Bundes-Ebene

Haushalts- und Rechnungs- wesen auf Dienststellen-Ebene (first und second level)

tägliche/periodische Integration der Daten aus

IT-Applikationen:

Abgaben/ Steuern

Zoll

Finanzschulden

Mietzinsberechnung

Gehalts- und Pensionsgebarung

Arbeitslosen-versicherung

Unterhaltsvorschüsse

tägliche/periodische Integration der Daten aus

IT-Applikationen:

......Non-SAP-Systeme Non-SAP-SystemeSAP R/3

Business Information Warehouse

Tagfertig: 93-95% Monatlich (zeitversetzt): 100%

3. Ebene d. HH-Org. Kassen/KBF

Verdichtung auf Ressort-Ebene

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Moduleinsatz im Projekt (1)Eingeschränkter ModuleinsatzGeplanter Moduleinsatz:

Haushaltsmanagement (IS-PS inkl. Budgeterstellung mit allen Ebenen, top-down, bottom-up)

Finanzbuchführung (FI-Financials)Kostenrechnung (CO)Beschaffungswesen (MM - Material Management) Verkaufs/Vertriebswesen (SD - Sales and Distribution)Projektsystem (PS)Business Information Warehouse (BW)

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Moduleinsatz im Projekt (2)Ausweitung des SAP R/3-Einsatzes

in späterer Phase volle Funktionalitäts-Nutzung (Stichwort "Ausreizung“)

restlicher Modul-Einsatz:Anlagenbuchführung (FI/AA - Asset Accounting) Instandhaltungsmanagement (PM - Plant-Maintenance)...

auch bei Dienststellen der 3. Ebene der Haushaltsorganisation (Kassen)

...

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Grundsatzstrukturen (1)Mehrebenenkonzept

mehrere SAP-Mandanten zentrales Referenzsystem für Vorgabewerte

OLG Wien ..... Zentralstelle Landesschulr.

REPUPLIK ÖSTERREICH

Bereich: Justiz

Zentralstelle

Bereich: Unterricht

FIKR / KOKR / BUKR FIKR / KOKR / BUKR FIKR / KOKR / BUKR FIKR / KOKR / BUKR

REFERENZSYSTEM

- Budgetstruktur (FiPo)

- Finanzstellenstruktur

- Sachkontenrahmen

- Bundesdebitoren-/

Kreditorenstamm

- Deckungsringe

- ...

FIKR / KOKR / BUKR

BUNDESEBENE

KONSOLIDIERUNGSEBENE

OPERATIVEEBENE

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Grundsatzstrukturen (2)SAP- Organisationselemente

ein Mandant je Ressort (Gruppe)

ein Finanzkreis, ein Kostenrechnungskreis und ein Buchungskreis je anweisendes Organ

Einbindung externer SystemeStandardisierte Schnittstellen Vermeidung von Medienbrüchen

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Haushaltsmanagement (IS-PS) Budgeterstellung/-änderungen

Unterstützung der Budget- Erstellungsprozesse auf allen EbenenBottom-Up-Erstellung, Top-Down-Korrektur, VorgabewerteBudgetstände der jeweiligen Ebenen sind mit Versionen abbildbar und

nur für die Zuständigkeitsbereiche einsehbar.auch Budgetprovisorium

BudgetvollzugUnterstützung bei allen Budgetvollzugsprozessen

(auch der anderen Module)

Buchung = "Abfallprodukt" des Geschäftsprozesses

aktive/passive Budgetverfügbarkeitskontrolle

Budgetstatus/forecast

Folie: 13

Stand des Budgetvollzugs differenzierte Dokumentation des Ist-Standes und Ausblicks (Phase) des Budget-Vollzugsstandes

(Finanzbedarf) aus wertemäßiger, sachlicher und zeitlicher Sicht

Mittelbindung• einzelne finanzielle

Verpflichtung• Bestellung ohne MM• Darlehens- /

Förderungszusagen

Mittelvorbindungverwaltungsinterne Mittelbindung für späteren Bedarf, wie Ausschreibung, Kauf in der zweiten Jahreshälfte

Mittelreservierungaus Dauerschuldverhältnissen, Mieten, Wartungs- / Versicherungsverträgen, Energie, Telefon, Nutzungs- leasing, hochgerechnete Gehälter, Transfers

Rechnung/Vorerfassung (MM-Bezug)

Wareneingang/Leistungs-erbringung (MM-Bezug)

Obligo aus Bestellung(MM-Bezug)

Bestellanforderung(MM-Bezug)

Budgetplanung

Genehmigtes Originalbudget

Aktuelles BudgetZuweisung, Erhöhung,Verminderung, Umschichtung

Verfügbares (Rest-) BudgetAktive / Passive Verfügbarkeitskontrolle

Mittelsperre Vorläufige/endgültige Bindung des BMF, HHLO, ANWO

Rechnungseingangmit Bezug zu Mittelreser-vierung, -vorbindung,-bindung

ZahlungsanordnungZahlungsauftragserteilung

Zahlung

BUDGETSTEUERUNG

INFORMATION

Je Einzel- /Aggre-

gationselement

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Finanzbuchführung (FI)Allgemein

analog der kaufmännischen Buchführungautomatisierter Zahlungsverkehr einheitlicher Debitoren/Kreditoren-Stamm (Referenzsystem)

GeschäftsprozesseSimultanprozesse aus dem Haushaltsmanagementauch reine kaufmännische Buchungsvorgänge (Abschreibungen,

Vermögensabgang...)

Offene Posten- Verwaltung je Debitor/Kreditor und Geschäftsvorgang Forderungsüberwachung/Mahnwesen

Nachweis und Abstimmung des Geldvermögens

Folie: 15

Beschaffungswesen (MM)Klassische Vorfeldintegration (ausgabenseitig)

Beschaffung mit Nutzung Haushaltsmanagement und Materialwirtschaft

Unterstützung des Beschaffungsvorgangs (Ratiopotential)

Simultane Auswirkungen im Haushaltsmanagement zur weiteren Dokumentation des Standes (Phase) des Budgetvollzuges

Bestellanforderung Bestellung als Obligo Wareneingang/Leistungserbringung Rechnungseingang Zahlung als Abschluß

EINSATZKONZEPT NACH KOMPLEXITÄTSKLASSEN

Folie: 16

Cost Controlling (CO) Kostenrechnung (Betriebsabrechnung)

zur Abdeckung der Bedürfnisse des Verwaltungs-/ Leistungs-Controlling

Ablöse der derzeit installierten Kostenrechnungssysteme

Beibehaltung der bisherigen Ordnungsmerkmale, Hierarchien und Schlüssel (zumindest zu Beginn)

"Dummy"-Kostenrechnung generell alsVorbereitung für spätere Einführung (Bundeskosten- und Leistungsrechnung in Planung)

EINSATZKONZEPT NACH KOMPLEXITÄTSKLASSEN

Folie: 17

Support für Liquiditäts-ManagementProjektabgrenzung

Debt-Management ist derzeit nicht Projektinhalt Einbeziehung erfolgt später

Unterstützung des Cash-Managementsuntrennbare Verbindung zwischen Budgetmanagement,

Zahlungsverkehr und Bank-Kontoführung

Zahlungsverkehrüber Bankkonten der Buchhaltungen automatisiert,

automatischer Zahlungsvorschlag, automatische Skontofindung/ Zahlung Netto-Kassa

Folie: 18

Liquiditätsbedarf (ausgabenseitig)

Zukunft

~ 15%

~ 15%

IT-Applikationen Gehälter PensionenTransferleistungen...

Debt-Management Kapital Zinsen ..

? %

Org. MaßnahmenKontoguthaben,Termingelder, Erfahrungswerte,Schätzungen, zentraleLiquiditätsreserve,Überziehungsrahmen,kurzfr. Geldbeschaffung, ...

~ 50%

FIRechnungsobligosSchuldenobligos...

SAP R/3

MMBestellvorgängeAnzahlungsan-forderungen, ...

ISPSMittelreservierungMittelbindungZahlungsanordnung...

Erwartete Ausgaben (1 Bill. ATS) -Datenbasis der Zeit und Höhe nach

Ziel: < 20%

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Nutzenpotential Echter Nutzen

Personal in Buchhaltungen/VorfeldbereichVerbessertes LiquiditätsmanagementVermeidung von Eigenentwicklung und Insellösungen

Qualitativer Nutzeneinheitliches Haushalts- und RechnungswesenStandardisierung der Verwaltungs-/GeschäftsprozesseErhöhung der GebarungsicherheitVerbesserung der Datenaktualität und -qualität

Strategischer NutzenEinführung von E-Procurement, vollelektr. ZahlungsverkehrELAK.Connectivity

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Eckdaten des Projekts (1)Projektorganisation

Auftraggeber BMFMitwirkung Rechnungshof, BMöLSgesetzlich beauftragter IT-Dienstleister BRZ GmbH

Generalunternehmer (Siemens Business Services GmbH)Betroffene Bereiche

Oberste Organe, Bundeskanzleramt und alle Ministeriennachgeordnete Mittelbehörden

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Eckdaten des Projekts (2)Mengengerüst (derzeit)

19 Haushaltsleitende (strategische) Organe135 anweisende (operative) Organe900 SAP-Benutzer (5000 erwartet)50 Mio. Buchungen (jährlich)4 Mio. Konten650 Mrd. Ausgabenseitiger Zahlungsverkehr (ATS)

eingesetztes Projektpersonal (full-time-Basis)BMF: 8 BediensteteBRZ-GmbH: 30 Beschäftigte (steigende Tendenz)Generalunternehmer: 24 Berater gesamt (fallende Tendenz)

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§ 9-Prüfung - Probleme

SchulungVerfahrensvorschriftenAbfrageberechtigung (Info-User)Vollständigkeit Berichte (Filter)Berichtswesen allgemeinNachvollziehbarkeit Gebarungsfälle

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Anforderungen des RH

RH-User-BerechtigungErstellung geeigneter Standard-BerichteBeschreibung Berichte und GeschäftsprozesseGebarungsfalldokumentationBerichte für RechnungsabschlussRegelungen für Mängelbehebungsverfahren