Where Does The Money Come From

Federal

Kerajaan Persekutuan memberikan kurang dari 10% kepada belanjawan pendidikan di sekolah.

State

Kerajaan negeri menyediakan dana operasi dan dan modal untuk bangunan baru dan pengubahsuaian. Berapa banyak? Bergantung kepada tindakan perundangan dan formula dana yang berbeza dari satu kerajaan negeri dengan kerajaaan negeri yang lain. Sokongan dari kerajaan negeri selalunya tidak mencukupi.

Local

Kerajaan tempatan kadang-kadang, tetapi tidak semestinya memberikan bantuan kepada sekolah melalui cukai harta. Cukai harta berbeza bergantung kepada nilai harta di dalam komuniti.

Private and Public Foundations

Yayasan Awam dan Swasta menyokong projek khas di sekolah. Pengetua yang prihatin akan menggunakan yayasan untuk membangunkan projek-projek di sekolah yang akan memberikan kepentingan kepada kedua belah pihak.

Activity Funds

Kebanyakan sekolah menyokong penjualan produk seperti minuman ringan, gula-gula,makanan ringan dan T-shirt yang akan dibeli oleh ibubapa dan pelajar sendiri. Keuntungan dari penjualan produk-produk ini menyumbang kepada dana sekolah.

Sumber Lain

Sumber lain adalah seperti wang sumbangan contohnya sumbangan pelajar untuk keceriaan kelas, sumbangan pelajar untuk jamuan akhir tahun, sumbangan Tahun 6 dan sumbangan untuk Persatuan Ibu Bapa dan Guru. Sumbangan ini selalunya diurus oleh Bendahari kelas, kelab atau persatuan tersebut. Namun, Pengetua perlu mengambil tahu tentang kedudukan kewangan untuk sumbangan-sumbangan ini kerana ia berkaitan dengan sekolah.

The Building and Grounds

Kajian tentang sekolah yang baik menunjukkan sumber diagihkan dengan baik untuk menyokong secara maksimum kepada peningkatan pengajaran dan kurikulum. Sekolah ini menunjukkan persekitaran yang bersih, selamat, menarik

dan diselenggara dengan baik. Ini jelas menggambarkan bahawa perancangan kewangan dan belanjawan yang efektif yang dilakukan oleh Pengetua.

The Planning And Budgeting Process

Terdapat empat langkah dalam proses pembangunan belanjawan

1) Merancang dan membuat pengagihan awal peruntukan mengikut kategori.2) Pertimbangan semula dan penerimaan belanjawan akhir.3) Pengurusan dan koordinasi belanjawan termasuk penyimpanan rekod

belanjawan4) Ulasan dan penilaian aktiviti dan kecukupan peruntukan.

Tiga teknik utama dalam pembangunan belanjawan

Incremental Budgeting

Incremental Budgeting atau belanjawan bertambah adalah proses pembangunan belanjawan yang merujuk kepada belanjawan pada tahun lepas. Pengagihan sumber juga adalah berdasarkan kepada pengagihan sumber pada tahun lepas. Ia mengandaikan semuanya statik dan tiada perubahan yang ketara. Ia mengandaikan keperluan pelajar, organisasi kurikulum secara asasnya adalah sama seperti tahun lepas. Ia adalah proses pembangunan belanjawan yang paling ringkas tetapi tidak lengkap kerana ia membuat andaian apa yang wujud berfungsi dengan baik. Ia tidak mengambil kira kepada perubahan, contohnya keadaan pelajar yang akan datang dan perubahan pada teknologi pengajaran. Ia bersifat status quo, berstruktur dan tidak menggalakkan inovasi dalam pengajaran dan kurikulum. Jumlah wang yang dibelanjakan dilihat sebagai terhad dan bergantung sepenuhnya kepada pengagihan yang telah ditetapkan oleh sekolah.

Zero-Based Budgeting

Proses pembangunan belanjawan ini menganggap setiap tahun adalah tahun baru. Apabila satu program telah dibiaya pada tahun lepas atau tahun kebelakangan, tiada jaminan yang program tersebut akan dibiaya pada tahun ini atau tahun-tahun seterusnya. Ketua program perlu menjustifikasi program mereka. Justifikasi dibuat berdasarkan penilaian kurikulum, kajian tentang teknologi pengajaran, perubahan keutamaan, keperluan yang dikenalpasti dan matlamat program. Kelebihannya, ia memaksa kepada penilaian semula secara berterusan tentang objektif sesuatu program, tentang keperluan sumber dan keperluan kepada mewujudkan keutamaan baru. Kelemahannya, ia adalah proses pembangunan

belanjawan yang memerlukan masa yang penjang dan menjadikan sekolah tidak mempunyai keperluan asas yang tertentu.

Planning, Programming and Budgeting System (PPBS)

Teknik PPBS memerlukan kepada penetapan matlamat yang khusus untuk sesuatu program dan ia juga melibatkan satu siri proses yang perlu dijalani untuk mencapat matlamat yang khusus tersebut.

Proses yang dimaksudkan adalah :

1) Unjuran keperluan, contohnya keperluan pelajar dan keperluan kepada teknologi pengajaran yang baru.

2) Penjanaan dan analisis idea.3) Unjuran data tentang kos elemen-elemen dalam program4) Proses alternatif yang boleh digunapakai dalam mencapai matlamat5) Sumber dana yang lain6) Kakitangan atau kemudahan tambahan dan kos untuk pertambahan ini

Lima langkah dalam PPBS

1) Penetapan matlamat umum yang perlu dicapai2) Mengenalpasti objektif yang spesifik yang mendefinisikan matlamat3) Membangunkan program dan proses yang dipercayai boleh mencapai

objektif dan matlamat4) Membuat penilaian secara formatif dan sumatif5) Membuat ulasan dan mengitar semula prosedur yang akan menunjukkan

samada program mencapai matlamat, dan jika tidak, membentu dalam menentukan prosedur dan program lain dalam mencapai matlamat tersebut.

Pendekatan PPBS dibentuk untuk menolong guru-guru membuat keputusan secara spesifik tentang apa yang hendak dicapai sesuatu matlamat dan bagaimana cara untuk mencapai matlamat tersebut. PPBS berbeza dari prosedur pembanguna belanjawan yang lain kerana ia mefokuskan kepada output sesuatu usaha itu kemudian baru mengambilkira tentang perkara-perkara lain : contohnya bilangan guru yang terlibat, peralatan yang diperlukan yang terlibat dalam mencapai keputusan akhir yang diingini. Proses –proses di dalam PPBS memberikan banyak peluang dan ruang untuk penglibatan guru tentang sesuatu isu yang menarik minat guru dan memberikan kesan kepada sebilangan guru. Sebagai contoh jika

Pengetua mensasarkan untuk mencapai ‘New Deal’ bagi tahun berikut, semua guru akan tertarik dengan imbuhan yang bakal diterima dan sederap berusaha ke arah matlamat tersebut.

Pelanggan sekolah, khususnya ibu bapa, sangat berminat untuk mengetahui adakah perlaburan mereka kepada program sekolah memberikan kesan kepada anak mereka dan apakah perubahan yang perlu dibuat. Oleh itu, teknik PPBS dapat memberikan data dan maklumat yang penting untuk menjawab persoalan ibu bapa dan membentuk asas yang kukuh dalam mendapatkan sokongan pelanggan untuk sekolah.

The Five Year Plan

Proses perancangan bermula dengan rancangan lima tahun ke hadapan daripada apa-apa cadangan belanjawan tertentu bagi tahun fiskal. Proses boleh bermula dengan menganjurkan seminar atau bengkel antara Guru Kanan, Ketua Panitia dan guru untuk menjana idea yang mefokuskan kepada kurikulum dan keberhasilan murid. Contohnya, guru-guru matapelajaran Sains bersama Ketua Panitia dan Guru Kanan Matapelajaran boleh mengadakan bengkel untuk membincangkan topik seperti ‘di akhir tahun 6, apakah yang murid perlu tahu?’. Susulan dari perjumpaan,bengkel atau seminar ini, guru-guru menjana idea kepada siri matlamat dan objektif melalui proses mengsintesis, membuat rumusan dan penggabungan. Setelah matlamat dan objektif dapat dinyatakan dengan jelas, guru-guru mengenalpasti proses, bahan dan individu yang terlibat dalam melaksanakan matlamat dan objektif ini dalam masa lima tahun yang akan datang.

The One Year Plan

Adalah cadangan yang secara spesifik mengenalpasti apa yang perlu berlaku pada tahun hadapan supaya pelan lima tahun boleh menjadi kenyataan. Gambar menunjukkan contoh bagi format One Year Plan. Pelan ini menerangkan keperluan kepada peralatan, bekalan, peralatan tambahan, pertukaran dan pertambahan personal, pembentukan semula atau sumber lain yang diperlukan. Justifikasi untuk setiap item akan dilampirkan bersama dalam bentuk kenyataan ringkas yang menjelaskan bagaimana cadangan belanjawan ini konsisten dengan pelan lima tahun. Item disusun mengikut keutamaan kerana jika berlaku keadaan di mana di mana belanjawan perlu dikurangkan, pemotongan akan bermula dengan item yang mempunyai keutamaan yang paling rendah di dalam senarai.

Expectations and Product

Apabila kita melihat kepada proses pembangunan belanjawan, kita akan merasakan bahawa tanggungjawab pengetua akan menjadi lebih mudah kerana kebnayakkan proses melibatkan guru-guru sahaja. Tetapi sebenarnya tidak, kerana setelah proses permulaan, Ketua Panitia dan Guru Kanan akan memberikan hujah-hujah dalam mempertahankan cadangan belanjawan masing-masing. Pengetua perlu bijak dalam menganalisis dan menilai hujah-hujah guru. Pengetua juga perlu mempunyai maklumat dan data yang mencukupi untuk mewajarkan cadangan belanjawan yang diserahkan kepada central office.

Boleh dirumuskan, proses pembangunan belanjawan boleh didefinisikan sebagai percubaaan untuk mencapai tiga perkara ini:

1) Ia memberikan kuasa kepada personal yang sesuai yang mempunyai kepakaran dalam bidang pengajaran tersebut untuk menyediakan rancangan belanjawan yang awal.

2) Ia menjangkakan perancangan kurikulum untuk masa akan datang3) Ia memberikan bukti kepada komuniti di mana wang cukai yang dibayar oleh

mereka dibelanjakn secara efektif.

Accounting for Financial Resources and Expenditures

Peruntukan sumber dan perbelanjaan secara umumnya dibahgikan kepada tiga kategori besar :

1) Capital OutlayItem yang mempunyai jangkahayat lebih dari setahun secara umumnya dikategorikan dalam akaun perbelanjaan modal. Akaun ini mengandungi peralatan dan semua tambahan yang dibuat pada bangunan dan persekitaran sekolah yang kekal.

2) Debt ServiceSemua pinjaman jangka panjang dan jangka pendek, pembayaran balik dan bunga dilaporkan dalam akaun ini.

3) Current ExpensesSemua perbelanjaan yang dibuat untuk barang-barang gunapakai yang akan habis dalam tahun semasa. Contoh adalah bekalan alat tulis dan kertas.

Setelah belanjawan diluluskan, adalah menjadi tanggungjawab Pengetua untuk memastikan ia diurus dengan baik. Semua sistem sekolah telah menetapkan prosedur perakauanan, pengetua perlu mahir dengan prosedur ini untuk menyelia pendapatan dan perbelanjaan.

Tidak semua warga sekolah memahami selok belok sistem perakaunan sekolah, dan kadang kala menganggap sistem ini sebagai halangan untuk program pengajaran. Pengetua perlu meluangkan masa dalam perjumpaan secara formal dan tidak formal untuk memaklumkan mengapa prosedur perakaunan yang baik penting untuk program pengajaran.

Bab ini mengunjurkan pengetua untuk mempunyai jurnal sendiri bagi merekodkan resit dan pembayaran. Walaupun akan ada personal yang bertanggungjawab di atas jurnal ini, Pengetua perlu sentiasa menyemak jurnal ini dari semasa ke semasa.

Mungkin berlaku situasi dimana sumber kewangan kekurangan di pertengahan tahun. Oleh itu, menjadi tanggungjawab Pengetua untuk memantau pengeluaran wang konsisten dengan rancangan belanjawan. Dana perlu mencukupi untuk menampung pembelian item dengan keutamaan yang tinggi sepanjang tahun persekolahan.

Kebanyakan sekolah menggunakan sistem perakauanan tertunggak di mana sebaik saja Purchase Order dibuat dan tuntutan diluluskan, ia terus direkodkan ke dalam Buku akaun. Melaui proses ini, Pengetua dapat mengetahui baki wang di dalam sesuatu akaun dan perbelanjaan seterusnya tidak akan dibuat melebihi baki ini.

Activity and Other Funds

Dana lain adalah seperti sumbangan PIBG, akaun kelas, penjualan makanan ringan dan sumbangan dari program kebajikan yang diadakan. Secara individu, sumbangan ini nampak kecil, tetapi secara kolektif, ia akan menunjukkan suatu angkan yang besar. Oleh itu, buku akaun perlu diwujudkan untuk dana-dana ini. Di Amerika Syarikat, di kebanyakan negeri atau di perinkat daerah, mereka telah membangunkan polisi dan prosedur untuk memberi panduan kepada sekolah dalam menguruskan akaun bagi dana-dana ini.

Audit

Di Amerika Syarikat, Buku Akaun diunjurkan untuk diaudit setahun sekali oleh akauntan luar dan laporan audit perlu bertepatan dengan laporan audit oleh pejabat daerah. Tujuan audit bukanlah untuk mempersoalkan integriti sesiapa. Tujuan audit adalah untuk :

1) Memberikan maklumat dalam penambahbaikan prosedur perakauanan2) Melindungi orang-orang yang bertanggungjawab dalam mengendalikan

dana sekolah

Perkara pertama penting dibuat oleh Pengetua yang baru adalah mengaudit semua dana untuk mengetahui amalan semasa dan penambahbaikan yang perlu dibuat.

Care of The School Plant

Samada bangunan itu menunjukkan rekabentuk bangunan yang terkini, yang moden atau rekabentuk bangunan pada tahun 70an,tanggungjawab Pengetua tetap sama iaitu menggunakan kawasan sekolah secara efisien dan maksimum

untuk aktiviti pengajaran dan pembelajaran, menceriakan kawasan sekolah dan merangsang ke arah aktiviti pengajaran dan pembelajaran. Bangunan yang terbiar, tidak diselenggara, mempunyai warna yang tidak menarik, bau yang kurang menyenangkan akan memberikan impak negatif kepada warga sekolah dari segi moral dan produktiviti.

Dua kumpulan sokongan yang bertanggungjawab kepada bangunan

1) Penjaga bangunan dan pekerja pembersihan2) Personal dari bahagian pembangunan sekolah

Seperti di Malaysia, kita mempunyai pekerja pembersihan dan Pegawai Pelajaran Daerah dari bahagian pembangunan. Bekerja dengan personal bukan akademik memerlukan kemahiran perhubungan kemanusiaan yang sama dengan warga akademik untuk memastikan mereka memberikan yang terbaik dalam tugas mereka.

Maintenance

Di Amerika Syarikat, di kebanyakan daerah, mereka mempunyai pegawai penyelenggaraan dan operasi yang bertanggungjawab untuk memastikan mereka yang berkemahiran digajikan untuk membaikpulih dan menyelenggara bangunan dalam daerah. Tetapi menjadi tanggungjawab Pengetua dengan pekerja untuk memastikan penyelenggaraan semasa berjalan lancar. Kesemua warga sekolah perlu prihatin dengan keperluan penyelenggaraan dan melaporkan apa-apa kerosakan kepada pihak atasan.

Ground and Playground

Persekitaran sekolah perlu sentiasa diselenggara untuk nampak menarik. Di Amerika Syarikat, nilai hartanah yang tinggi menyebabkan kebanyakan sekolah di kawasan bandar tidak mempunyai kawasan luas yang mencukupi untuk bermain dan meneroka alam semulajadi. Di sini kekreatifan Pengetua diperlukan untuk memastikan rekaan landskap yang boleh memberikan ruang bermain yang diperlukanmenarik dan selamat. Berbeza dengan Malaysia, standard bangunan sekolah selalunya besar, luas dan dilengkapi dengan padang. Pemeriksaan berkala adalah kunci kepada keselamatan. Peralatan permainan yang tidak selamat perlu dielakkan. Tiga peralatan permainan yang selalunya mengakibatkan kecederaan adalah buaian, climbing bars dan gelongsor. Ini dapat dielakkan dengan penyeliaan secara berkala untuk memastikan peralatan dalam keadaan baik.

Evaluating the Appearance of the Building

Garis masa dan perancangan yang sistemik untuk menyiapkan kerja-kerja penyelenggaraan dan pembaikan perlu ditambah dalam jadual kerja harian dan mingguan supaya kerja-kerja dapat disiapkan dalam jangka masa yang dikehendaki.

Working with Classified Personnal

Pemilihan, latihan dan penilaian pada pekerja-pekerja adalah tugas pengurusan yang penting. Pekerja yang tidak dilatih dengan sempurna, tidak jelas dengan tugas mereka dan tidak memahami matlamat organisasi adalah suatu liabiliti untuk sekolah. Skop kerja, pampasan yang cukup dan kemudahan lain perlu diberikan supaya pekerja ini bekerja secara efektif.