Finanšu kontroles institūcija Investīciju uzraudzības …...

Projekta iepirkumu plāns

Finanšu kontroles institūcija

Investīciju uzraudzības departamenta

Teritoriālās sadarbības projektu kontroles nodaļas vadītājas vietniece

Jūlija Bondareva

15.08.2019.

Projekta iepirkumu plāns (1)

10.03.2015. MK noteikumu nr. 124 13.pants - FS, uzsākotprojekta ieviešanu, 10 d/d laikā pēc finansēšanas līgumanoslēgšanas iesniedz FKI attiecīgā FS projekta iepirkumuplānu (MK noteikumu Nr.124 pielikums)

FKI iesniegtos iepirkumu plānus neapstiprina, nesaskaņo unnelabo, tomēr norādīs uz nesakritībām projekta budžetānorādītajai informācijai, iesniegtajos rēķinos utt.

Ja projekta ieviešanas laikā tiek veiktas izmaiņas, kas ietekmēprojekta iepirkumu plānā minēto informāciju, vai projektaiepirkumu plānā ir nepieciešams veikt citas izmaiņas, FSprojekta iepirkumu plānu aktualizē un iesniedz FKI 10 d/dlaikā no dienas, kad veikti grozījumi projektā vai radusiesnepieciešamība veikt citas izmaiņas iepirkumu plānā

2


FS iepirkumu plānu FKI var iesniegt:

nosūtot elektroniski, parakstītu ar drošu elektronisko parakstuvai skenētu, uz e-pasta adresi [email protected];

nosūtot papīra formātā uz adresi Peldu ielā 25, Rīgā, LV-1494.

Iepirkumu plāna oriģinālu iespējams iesniegt kopā ar 1.periodapartnera pārskatu.

3

mailto:[email protected]


Projekta iepirkumu plāns = iepirkumi visāprojekta īstenošanas periodā

Iepirkumi ir jāplāno kopā neatkarīgi no finansējumaavota!

4


5


6

Nr.

p. k.

Iepirkuma līguma

priekšmets1

Atsauce uz

projekta darbību

Atsauce uz izmaksu

pozīcijas numuru

Paredzamā

līgumcena2

Tiesiskais

regulējums3

Plānotā

iepirkuma

procedūra/

iepirkums4

Iepirkuma

procedūras

izsludināšanas

termiņš

1. Projekta vadības

pakalpojumi

Projekta vadības

aktivitāte

BL4 Ārējo ekspertu

un pakalpojumu

izmaksas

5 500 euro MK 28.02.17.

noteikumi

Nr.104-

2020.gada

1.ceturksnis

2. Komunikācijas

pasākumu un

publicitātes

nodrošināšana

Projekta

publicitātes

aktivitāte

BL4 Ārējo ekspertu

un pakalpojumu

izmaksas

11 500 euro MK 28.02.17.

noteikumi

Nr.104-

2020.gada

1.ceturksnis

3. Datortehnika Datortehnika BL5 Aprīkojuma

izdevumi

10 000 euro MK 28.02.17.

noteikumi

Nr.104

Cenu aptauja 2020.gada

4.ceturksnis

4. Krasta

stiprināšanas

būvniecība

Krasta

stiprināšanas

būvniecība

BL6 Infrastruktūra

un būvniecības

darbi

190 000 euro MK 28.02.17.

noteikumi

Nr.104

Paziņojums

par

finansējuma

saņēmēja

iepirkuma

procedūru IUB

2021.gada

1.ceturksnis

Projekta nosaukums Project_title

Projekta identifikācijas numurs EST-LAT 123

Latvijas finansējuma saņēmējs Latvijas finansējuma saņēmēja nosaukums

(Nevalstiskās organizācijas un privātie uzņēmumi)

Bez PVN

Ministru kabineta noteikumi Nr. 104 Rīgā 2017. gada 28. februārī (prot. Nr. 10 7. §)

Noteikumi par iepirkuma procedūru un tās piemērošanaskārtību pasūtītāja finansētiem projektiem

Izdoti - saskaņā ar Publisko iepirkumu likuma 7. panta pirmo daļu;

Nosaka - iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtību, kāarī personas, kuras piemēro šo procedūru, ja līguma izpildi, kas navminēts Publisko iepirkumu likuma 6. pantā, no saviem līdzekļiem vaino Eiropas Savienības politiku instrumentu vai citas ārvalstu finanšupalīdzības un nacionālā līdzfinansējuma līdzekļiem finansē persona,kas ir pasūtītājs Publisko iepirkumu likuma izpratnē.

7

https://likumi.lv/ta/id/287760-publisko-iepirkumu-likums

https://likumi.lv/ta/id/287760-publisko-iepirkumu-likums#p7


https://likumi.lv/ta/id/287760-publisko-iepirkumu-likums#p6


LĪGUMCENU ROBEŽAS

8

Piegādes, pakalpojumi < 69 999 EURBūvdarbi < 169 999 EUR

Piegādes, pakalpojumi ≥ 70 000 EURBūvdarbi ≥ 170 000 EUR

Brīvi izvēlēta procedūra Uz sarunām balstīta iepirkuma procedūra

Jāievēro interešu konflikta novēršanas noteikumi

Jāievēro interešu konflikta novēršanas noteikumi

Jāveic izdevumu efektivitātes izvērtēšana

Jāveic izdevumu efektivitātes izvērtēšana

Saskaņā ar MK 28.02.2017. noteikumu Nr.104 pantiem:

16. Finansējuma saņēmējs rakstiski apliecina (1. pielikums), ka neatrodas interešukonfliktā ar tā izraudzīto piegādātāju šo noteikumu 12. punkta izpratnē. procedūrā.

18. Finansējuma saņēmējs šo noteikumu 16. punktā minēto apliecinājumu pievienoiepirkuma procedūras dokumentācijai. Pēc atbildīgās institūcijas vai citasinstitūcijas pieprasījuma, kurai ir normatīvajos aktos paredzētās kontroles un revīzijastiesības un kurai ir pamatotas šaubas par finansējuma saņēmēja un tā izraudzītāpiegādātāja atrašanos interešu konfliktā, finansējuma saņēmējs iesniedz pierādījumus,kas apliecina šo noteikumu 11. punktā minēto nosacījumu ievērošanu.

28. Finansējuma saņēmējs izvēlas piedāvājumu, kas finansējuma saņēmējam irekonomiski visizdevīgākais un vislabāk apmierina tā vajadzības, kā arīnodrošina pasūtītāja piešķirtā finansējuma efektīvu izmantošanu.

9

VIENMĒR IEVĒROT!!!

https://likumi.lv/ta/id/289082-noteikumi-par-iepirkuma-proceduru-un-tas-piemerosanas-kartibu-pasutitaja-finansetiem-projektiem#piel1

https://likumi.lv/ta/id/289082-noteikumi-par-iepirkuma-proceduru-un-tas-piemerosanas-kartibu-pasutitaja-finansetiem-projektiem#p12



Projekta attiecināmās izmaksas un izmaksu pamatojošā dokumentācija


Investīciju uzraudzības departamenta

Teritoriālās sadarbības projektu kontroles nodaļas vadītājas vietniece

Jūlija Bondareva

15.08.2019.

“Spēles noteikumus” nosaka

11

ES normatīvie akti (1)

12

ES normatīvie akti (2)

13

LR normatīvie akti

14

Programmas dokumenti

Igaunijas - Latvijas pārrobežu sadarbības programmas 2014. –2020.gadam (turpmāk - Programmas) dokuments (Estonia - LatviaProgramme Document)

Programmas rokasgrāmata (Programme manual of the Estonia -Latvia programme 2014 - 2020)

Programmas Projektu publicitātes vadlīnijas (Interreg V-A — Estonia–Latvia Cross-border cooperation programme under the EuropeanTerritorial Cooperation objective publicity guidelines)

Vadlīnijas pārskatu ievadīšanai eMS sistēmā (Guidelines for contracting and submitting PP reports in eMS)

15

Visi Programmas dokumenti pieejami Programmas mājas lapā

www.estlat.eu.

http://www.estlat.eu/

FKI izstrādātie dokumenti

Vadlīnijas finansējuma saņēmējiem pareizai finanšu pārvaldībaiEiropas Strukturālo un investīciju fondu mērķa "Eiropas teritoriālāsadarbība" Igaunijas - Latvijas pārrobežu sadarbības programmā 2014. –2020.gada plānošanas periodā.

Informācijai un pašpārbaudei MS Excel formāta dokuments «Partnerapārskatam pievienojamie izmaksu pamatojošie dokumenti»

Dokumenti pieejami VARAM tīmekļvietnes adresē: http://www.varam.gov.lv/lat/fondi/ets_1420/1__limena_kontrole/igaunijas_latvijas_parrobezu_sadarbibas_programma/

16

http://www.varam.gov.lv/lat/fondi/ets_1420/1__limena_kontrole/igaunijas_latvijas_parrobezu_sadarbibas_programma/

FKI iesniedzamie dokumenti un to termiņi

[email protected]

[email protected]

17

5darba

dienu laikā

10darba

dienu laikā



No pārskata iesniegšanas līdz atzinumam

18

≤ 30 dd

10 dd

10 dd

3 mēneši

10 dd

Pārskata perioda beigas

Kopā ar pirmo partnera pārskatu iesniedzamie dokumenti

• Dokumentācija, kas reglamentē ar Projekta ieviešanu saistītās lietvedībasdokumentācijas un grāmatvedības nodalīšanu no iestādes kopējāslietvedības un grāmatvedības organizācijas (t.sk. Grāmatvedības politikaun/vai metodika, kontu plāns, lietu nomenklatūra (t.sk. atbilstoši noteiktsdokumentu glabāšanas temiņš) u.c);

• Foto, kas apliecina projekta informatīvā plakāta (minimālais izmērs A3formāts) izvietošanu projekta īstenošanas telpās un saiti uz finansējumasaņēmēja tīmekļa vietni (ja tāda pastāv), kurā publicēts īss apraksts parprojektu atbilstoši Eiropas Parlamenta un padomes 17.12.2013. regulas(ES) Nr.1303/2013 XII Pielikuma 2.2.punktam.

19

Projekta grāmatvedībai ir jābūt nodalītai atsevišķi (jāpiešķir atsevišķsgrāmatvedības kods).

Grāmatvedības sistēmas izdrukas kopsumma par pārskata periodu nedrīkst būtmazāka, kā periodā attiecinātās tiešās izmaksas

PVN nav attiecināms, ja to ir iespējams atgūt LR normatīvajos aktos noteiktajākārtībā

Dokumenti glabājami ne mazāk, kā 4 gadus pēc pēdējā maksājuma veikšanasVadošajam partnerim. (State aid gadījumā – 10 gadus no atbalsta piešķiršanasdatuma). Tie ir:

Projekta lieta – Partnera pārskats, aktivitātes pamatojošo dokumentu un galarezultātu/nodevumu apkopojums

Grāmatvedības dokumentu oriģināli (rēķini, čeki, pavadzīmes, komandējuma norēķinudokumenti, u.c.)

Līgumu, vienošanos oriģināli

Rīkojumu oriģināli

Iepirkumu dokumentācija

20

Atgādinām

Izdevumu attiecināmības pamatprincipi

21

Attiecināmo izmaksu veidi

Personāla izmaksas

Administratīvās izmaksas

Ceļa un uzturēšanās izmaksas

Ārējo ekspertu un pakalpojumu izmaksas

Aprīkojuma izmaksas

Infrastruktūra un būvniecības darbi

22

23

Personāla izmaksas

Darbs projektā saskaņā ar:

Darba līgumuPapildvienošanosun/vai rīkojumu

par darbu projektā

Personāla izmaksu aprēķināšanasmetodes (1)

Izvēlēto metodi rekomendējam piemērot visā Projekta īstenošanas laikā! 24

25

Personāla izmaksu aprēķināšanas metodes (2)

Pilna laika darbs

• Strādā tikai projektā

• Visas darba samaksas izmaksas (t.sk. DD soc. Nod)

Stundas likme

• Stundas likme noteikta nodarbinātības dokumentā

• Stundas likme reizināta ar nostrādātajām h (papildus attiecināms dd.socnod., atvaļinājuma un slimības nauda)

Ar fiksētu mēnesī nostrādāto laika %

daļu

• Noteikts fiksēts darba laika % darbam projektā

• % no visām darba samaksas izmaksām (t.sk. dd soc. nod)

Ar mainīgu mēnesī nostrādāto stundu

skaitu

• Mainīgs darba laiks, kas atšķiras pa mēnešiem

• Stundas likme reizinātas ar nostrādātajām h

26

Darbinieks mēnesī strādā mainīgu stundu skaitu, tikai daļu novisa darba laika veltot darba pienākumiem Projektā, bet pārējādarba laikā veic citus nodarbinātības dokumentā noteiktospienākumus.

Aprēķinot stundas likmi projektā darbiniekam, kas nodarbinātsProjektā nepilnu darba laiku (ar mainīgu mēnesī nostrādātostundu skaitu), mēneša bruto darbaspēka izmaksas jāizdalaar mēneša darba laiku, kas noteikts nodarbinātības dokumentāun izteikts stundās (ja darbiniekam nodarbinātības dokumentā irnoteikts normālais darba laiks, tad tās ir apmaksājamās stundasmēnesī, kas, piemēram, 2019.gada jūlijā ir 184 h)

Nepilna laika darbs ar mainīgu mēnesī nostrādāto stundu skaitu

Pozitīvs paraugs % likmei

27

Darba laika uzskaite un pamatojošie dokumenti

28

Dokumenta veids/

nodarbinātības veids

Pilns

darba laiks

Nepilns darba laiks Stundas

likme

In-

kind% Mainīgas h

Nodarbinātības dokuments + + + + +

Vienošanās par darbu projektā+ + + + +

Amata apraksts + + + + +

Iestādes DLU lapa + + + + -

Projekta Time sheet - - + + +

Konta izdruka par visu algu + + + - -

Algu saraksts + + + + -

Rīkojumi par papildu

maksājumiem + + + + -

Personīgais konts + + + - -

Atvaļinājuma aprēķins + + + + -

Slimības naudas aprēķins + + + + -

Personāla izmaksu apraksts

(Description of staff costs) + + + + +

Jābūt aizpildītām par katru Projekta darbinieku atsevišķi;

Jāsatur informācija par darbinieka Projektā nostrādāto stundu

skaitu un veiktā darba aprakstu atbilstoši projektā plānotajam;

Jābūt darbinieka un viņa vadītāja parakstītām;

Jāpilda ne retāk kā reizi mēnesī.

29

Projekta darba laika uzskaites lapa

Darba samaksa un saistītie nodokļi;

veselības apdrošināšana;

papildu maksājumi darbiniekam ( ja attiecas uz iestādes vispārējo praksi);

ikgadējais apmaksātais atvaļinājums;

ar darba nespēju saistītas prombūtnes izmaksas;

virsstundu darbs (īpaši pamatotos gadījumos).

30

Attiecināmās personāla izmaksas

Papildu maksājumi darbiniekam (piemēram, piemaksas, naudas balvas) pie darbiniekam noteiktās mēnešalgas vai atalgojuma izmaiņas, pamatojoties tikai uz dalību Projektā

Atšķirīga darba samaksa par līdzīgiem pienākumiem attiecīgajā iestādē (piemēram, projekta vadītājam pamatdarbā stundu likme ir 8 eiro, bet Interreg EST-LAT projektā – 15 eiro)

Attiecināt projektā darbinieka izmaksas, kurš veic vispārējo grāmatvedības uzskaiti, piemēram, uz projektu nevarattiecināt grāmatveža darba algu par šādiem amata aprakstā noteiktiem pienākumiem:

Veikt algu aprēķinus un izmaksu;

Veikt grāmatvedības uzskaiti.

31

Nav pieļaujams!

Neapmaksāts brīvprātīgs darbs ir vienīgais Programmas atbalstītais ieguldījumunatūrā (in-kind) veids.

Ieguldījumi natūrā (neapmaksāts brīvprātīgais darbs) projektā nedrīkst pārsniegtprojekta nacionālā līdzfinansējuma apmēru. Saņemot 85% Programmaslīdzfinansējumu, maksimālais ieguldījumu natūrā apjoms var būt līdz 15%.

Lai iekļautu neapmaksāta brīvprātīgā darba vērtību projekta attiecināmajās izmaksāsFinansējuma saņēmējam ir:

• jānoslēdz līgums/vienošanās ar brīvprātīgo par brīvprātīgā darba veikšanu,kurā būtu atrunāti veicamie pienākumi. Jāņem vērā, ka darbinieki, kuri jaustrādā iestādē uz darba līguma pamata, nevar veikt līdzīgu neapmaksātubrīvprātīgo darbu;

• jāveic neatalgotā brīvprātīgā darba stundu uzskaite (jāaizpilda Projektadarba laika uzskaites lapa Time sheet), līdzīgi kā tiek veikta apmaksātā darbalaika uzskaite;

• jāiesniedz brīvprātīgā darba vērtības aprēķinu. Saskaņā ar Programmasprasībām, aprēķinam jābūt balstītam uz valstī apstiprinātās konkrētā gadaminimālās bruto darba algas;

• jāiesniedz darba rezultātu pierādījumi (piemēram, fotogrāfijas).

32

Neapmaksāts brīvprātīgs darbs (in-kind)

Komisijas deleģētajā regulā Nr.481/2014 (04.03.2014.) noteiktās personālaizmaksu aprēķināšanas metodes nosaka, kā ir jāaprēķina un jāattiecina projektāiesaistītā personāla darba samaksa uz projektu, bet tas nemaina darbasamaksas aprēķināšanas kārtību saskaņā ar Latvijas Republikas darba samaksaskārtību regulējošajiem normatīvajiem aktiem.

Finansējuma saņēmējam, nodarbinot darbinieku projektā, ir jāizvēlas kāda noregulā minētajām metodēm.

Ja darbinieks iestādē strādā pirms projekta uzsākšanas, darbiniekam nav jāslēdzjauns darba līgums ar iestādi, bet gan papildvienošānās/ grozījumi;

Uzsākoties projektam darbiniekam jānosaka pienākumi projektā (amataaprakstā vai vienošanās);

Izvēloties personāla izmaksu atskaitīšanās metodi - stundas likme, kasnoteikta nodarbinātības dokumentā, lūdzam, norādīt vai darba devēja sociālaisnodoklis ir ietverts stundas likmē;

33

Ieteikumi projekta nodarbinātības dokumentu noformēšanai (1)

Izvēlēto personāla izmaksu atskaitīšanās metodi rekomendējam piemērot visāProjekta īstenošanas laikā;

Lūdzam iesniegt maksājumu apliecinošus dokumentus par visu kopējosamaksāto algu un nodokļiem, ja ir izvēlēta personāla izmaksu atskaitīšanāsmetode:

• pilna laika darbs;• nepilna laika darbs ar fiksētu mēnesī nostrādātā laika procentuālo daļu;• nepilna laika darbs ar mainīgu mēnesī nostrādāto stundu skaitu.

Nodarbinātības dokumentā, nosakot darbiniekam nepilna laika darbu ar fiksētumēnesī nostrādātā laika procentuālo daļu, lūdzam norādīt procentuālo daļu nomēneša darba laika. Šajā gadījumā FKI jāiesniedz darbinieka iestādes darba laikauzskaites lapa par visu mēnesi un nav jāizdala stundas uz konkrēto projektu.

2014.-2020.gada plānošanas periodā personāla izmaksas par darbu projektājānosaka par mēnesi. Lūdzam izvairīties no darba laika, kas noteikts par nedēļu.

34

Ieteikumi projekta nodarbinātības dokumentu noformēšanai (2)

Neiesniedz personāla izmaksu aprakstu (description of staff costs of a project partner)

Nekorekti piemēro personāla izmaksu aprēķina metodi

Neprecīzi aprēķina personāla izmaksas

Noapaļo uz projektu attiecināmās izmaksas

Miksē dažādas metodes vienā nodarbinātības dokumentā

‘Slodze’ ir tikai akadēmiskajam personālam!

Noslēgti divi darba līgumi

35

Biežāk pieļautās kļūdas (1)

Personāla aprēķina metodes tiek bieži mainītas

Izmaksas nav iegrāmatotas uz projektu

Timesheets norādītās stundas nesakrīt ar darba laika uzskaites tabeli

Timesheets nav iekļauts paveiktā darba apraksts

Nenosaka darba pienākumus projektā

Nav darba laika uzskaites

Projekta nodarbinātības dokumentos nav noteikts darba laiks mēnesī

36

Biežāk pieļautās kļūdas (2)


Personāla izmaksas






37

Programma pielieto administratīvo izmaksu vienoto likmi (flat rate)

Aprēķins tiek veikts automātiski Projekta iesniegumā un katrā Partnera pārskatā attiecināts 15% apmērā no konkrētā pārskata perioda attiecināmajām personāla izmaksām

38

Piemērojot flat rate, Projektu partneriem Finanšu kontrolesinstitūcijai nav jāiesniedz dokumentācija, kas pierādaizmaksu rašanos un apmaksu vai arī to, ka administratīvoizmaksu vienotā likme atbilst faktiskajām biroja unadministratīvajām izmaksām.


Izmaksas, kuras nevar iekļaut citās budžeta līnijās (tās var finansētno BL2 aprēķinātās summas no tiešajām BL1 izmaksām)

Biroja telpu noma;

Apdrošināšana un nodokļi, kas saistīti ar ēkām, kurās izvietots personāls unbiroja aprīkojums;

Komunālie pakalpojumi (piem., elektrība, apkure, ūdens apgāde);

Kancelejas un biroja piederumi (t.sk. kafija un uzkodas partnera iekšējosanāksmju/tikšanos organizēšanai);

Vispārējā grāmatvedības uzskaite, kas tiek nodrošināta Finansējumasaņēmēja organizācijā;

Arhīvi;

Biroja telpu tehniskā apkope, uzkopšana un remonti;

Biroja apsardze;

IT sistēmas;

Sakari un komunikācija;

Bankas pakalpojumu maksa par Projekta konta atvēršanu, apkalpošanu unpar starpvalstu finanšu darījumiem.

39

Attiecināmās izmaksas


Personāla izmaksas






40


Teritoriālās sadarbības projektu kontroles nodaļas vecākā eksperte

Elza Arkle

15.08.2019

41

Ceļa un uzturēšanās izmaksas: pamatprincipi

Plānotas SaistītasRadušās

Finansējuma saņēmējam

Ar projekta aktivitātēm saistītas personas

Efektivitātes un ekonomiskuma

princips

Biļešu iegāde (sabiedriskais transports, ieskaitot prāmis)

Aviobiļešu iegāde (ekonomiskā klase)

Taksometra izmaksas

Ceļojuma apdrošināšana

Degvielas izmaksas

Automašīnas noma/patapinājums

Ceļa nodevas

Stāvvietu maksa

Dienas nauda

Naktsmītņu izmaksas

Vīzas izmaksas

42

Attiecināmās izmaksas

Paredzētas Projekta iesniegumā;

Nav paredzētas Projekta iesniegumā, bet bijanepieciešamas, lai:

• tiktos ar Projekta partneriem, kas atrodasārpus Programmas teritorijas;

• tiktos ar Programmas iestādēm Tallinā;

• pārvadātu ar projektu tieši saistītaspersonas/materiālus;

• piedalītos Programmas organizētospasākumos;

• piedalītos pasākumos, kas ir saistīti arProjekta aktivitātēm un sekmē projektamērķa sasniegšanu (iepriekš saņemot Kopīgāsekretariāta saskaņojumu).

43

Komandējumi ārpus programmas teritorijas un ES

Nav attiecināmas sekojošas izmaksas:

Ceļojumi biznesa klasē

Projekta darbinieku ikdienas transporta izdevumi,pārvietojoties no mājām uz biroju un atpakaļ

Ārējo ekspertu un pakalpojumu sniedzēju ceļa unuzturēšanās izmaksas

Izmaksas ārpus ES un Programmas teritorijas, ja tāsnav atrunātas un apstiprinātas Projekta iesniegumāvai saskaņotas ar KS pirms komandējuma

44

Ceļa un uzturēšanāsizmaksas (1)

Finanšu kontrolei iesniedzamie dokumenti:

Samaksu apliecinošie dokumenti

Izmaksu rašanos apliecinošie dokumenti (rēķini, čeki, u.c.)

Transporta biļetes

Apmeklētā pasākuma programma vai cits līdzvērtīgs dokuments

Rīkojums par nosūtīšanu komandējumā un komandējuma izmaksu segšanu

Komandējuma atskaite (saturiskā un finanšu)

Maršruta lapas, automašīnas patapinājuma līgumi vai līdzvērtīgi dokumenti, kas atrunā degvielas patēriņa normu (ja attiecināms)

45

Ceļa un uzturēšanās izmaksas (2)

Nav iesniegti komandējuma rīkojumi un atskaites

Attiecināti ārējo ekspertu un pakalpojuma sniedzēju komandējuma izdevumi

Nepamatota vietējā transporta izmantošana komandējuma laikā t.sk. biežataksometra izmantošana

Iesniegti čeki bez avansa norēķina

Transportlīdzekļa ceļazīmēs iekļautā maršruta garums neatbilst reālajam

Nav pareizi piemērotas diennakts normas

Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem saistītie izdevumi

(MK Nr.969, spēkā no 12.10.2010.)

46

Biežāk pieļautās kļūdas


Personāla izmaksas






47

Pamatprincipi:

Izmaksas plānotas Projekta iesniegumā

Izmaksas ir tieši saistītas ar projektu

Izmaksas, kuras rastos arī gadījumā, ja projekts netiktu realizēts, navattiecināmas

Iepirkumu normatīvo aktu ievērošana

Svarīgi atcerēties!

Projekta ietvaros nav atļauts slēgt ārpakalpojumu līgumus starp Projektapartneriem (izņemot ar Saistītajām organizācijām) un ar Finansējumasaņēmēja iestādes darbiniekiem, kuri jau strādā projektā.

48

Ārējo ekspertu un pakalpojumu izmaksas (1)

Izmaksu veidi:

Pētījumi vai datu apkopojumi

Apmācības

Tulkošanas pakalpojumi

IT sistēmas un tīmekļa vietnes izstrāde, izmaiņas un atjauninājumi, IT programmatūra

Ar Projekta īstenošanu saistīta reklāma, komunikācija, publicitāte, informēšana

Projekta finanšu vadība

Ar pasākumu organizēšanu saistīti pakalpojumi

Ārējo ekspertu ceļa un uzturēšanās izmaksas, ja atrunātas līgumā

Dalības maksa pasākumos

u.c. izmaksas

49


Svarīgi!

Visām papildu izmaksām, kas saistītas ar ārējo ekspertu pakalpojumusniegšanu (piemēram, ceļa un uzturēšanās izmaksas), jābūt paredzētāmpakalpojumu līgumā un attiecinātām šajā budžeta līnijā.

Avansa maksājumi ir attiecināmi tikai pēc daļējas vai pilnīgaspakalpojuma/preču saņemšanas, izņemot gadījumus, kad līgumā irparedzēts avansa maksājums, nepārsniedzot 1/3 no līguma summas.

Līguma tekstā un rēķinos jābūt skaidrai atsaucei uz Programmu unprojektu.

50



Ēdināšanas izmaksas projekta pasākumos:

Ēdināšanas pauzēm jābūt norādītām pasākuma programmā

Alkohols attiecināms īpašos gadījumos un tikai kopā arēdienreizi (alkohola izmaksas nevar pārsniegt ¼ no rēķinasummas)

Iekšējo darba sanāksmju ēdināšanas izmaksas navattiecināmas – tās ietvertas administratīvajās izmaksās (BL 2 -flat rate 15%)

51

Dalītās izmaksas (shared costs):

Pirmais modelis:

PP pārskaita savu daļu Ieviešanas partnerim pirms tas ir veicis norēķinus ar Pakalpojuma sniedzēju

Otrais modelis:

Ieviešanas partneris veic norēķinus ar pakalpojuma sniedzēju un pēc tam izraksta rēķinus PP

Trešais modelis:

Pakalpojuma sniedzējs izraksta rēķinus visiem iesaistītiem PP

Dalīto līgumu paraugi: https://estlat.eu/en/for-projects/agreements

52


https://estlat.eu/en/for-projects/agreements

Kontrolei iesniedzamie dokumenti:

Samaksu apliecinošie dokumenti

Pakalpojuma izpildi / piegādi apliecinošie dokumenti

Starpnodevumu / gala nodevumu (ja radušies) kopijas, fotogrāfijas

Uzņēmuma (pakalpojuma) līgumu / vispārīgo vienošanos kopijas

Līgumcenas izmaksu kalkulācija / tāme (ja attiecināms)

Iepirkuma dokumenti (ja attiecināms)

Programmas publicitātes prasību ievērošanu apliecinošas fotogrāfijas

Dalībnieku saraksts ar parakstiem un pasākuma dienaskārtība

53


Nav iesniegti komandējuma rīkojumi par projektā iesaistīto personu došanos komandējumā;

Tiek iekļautas administratīvās izmaksas;

Tiek attiecināts avansa maksājums, kas nav paredzēts līgumā;

Tiek attiecināts avansa maksājums bez vismaz daļēja nodevuma, kas pārsniedz 1/3 no summas;

Netiek ievērotas publicitātes prasības uz nodevumiem;

Netiek piemērotas līgumā noteiktās soda naudas;

Netiek iesniegts pasākuma dalībnieku saraksts ar parakstiem, dienas kārtība;

Pasākuma programmā nav norādītas ēdināšanas pauzes (ja iesniegts rēķins par ēdināšanas pakalpojumiem);

Tiek apmaksāti ārējo ekspertu ceļa un uzturēšanās izmaksas gadījumos, kad noslēgtais līgums to neparedz.

54



Personāla izmaksas






55

PlānotsTiek izmantots projekta mērķa sasniegšanai

Atbilstoša iepirkumu procedūra

Atbilstoša cenaNav pirkts/

nomāts no cita partnera

Nav iegādāts cita ES

finansēta projekta ietvaros

56

Pamatprincipi

Aprīkojuma veidi:

• Biroja aprīkojums

• Datortehnika un programmatūra

• Mēbeles un inventārs

• Laboratorijas aprīkojums

• Iekārtas un instrumenti

• Rīki un ierīces

• Specializētās mašīnas

• Cits aprīkojums, kas nepieciešams Projekta mērķu sasniegšanai

57

Aprīkojuma izdevumi (1)


Pilnu iegādātā aprīkojuma vērtību var attiecināt, ja:

aprīkojums ir svarīgs projekta mērķu sasniegšanai un ir iegādāts attiecināmajā laika periodā

Iegādātā aprīkojuma nolietojumu var attiecināt, ja:

aprīkojums ir iegādāts pirms projekta uzsākšanas

58


Lietota aprīkojuma iegāde ir attiecināma, ja:

attiecībā uz to nav saņemts nekāds cits, arī daļējs, atbalstsno citiem ES, starptautiskajiem vai nacionālajiem finanšuinstrumentiem (to apliecina pārdevēja izsniegtsapliecinājums)

tā cena atbilst attiecīgā reģiona tirgus cenai

tam ir darbībai vajadzīgās tehniskās īpašības, un tas atbilstpiemērojamām normām un standartiem

59

Samaksu apliecinošo dokumentu kopijas;

Piegādi apliecinošo dokumentu kopijas (rēķini,

pavadzīmes, pieņemšanas- nodošanas akti u.c.);

Līgumu kopijas (ja attiecināms), kuros ir atsauce uz

projektu un Programmu;

Līgumcenas izmaksu kalkulācija / tāme (ja attiecināms);

Iepirkuma dokumenti;

Pamatlīdzekļu uzskaites kartītes;

Fotogrāfijas ar iegādāto aprīkojumu (t.sk. programmas

publicitātes prasību ievērošanu apliecinošas fotogrāfijas);

Nolietojuma aprēķins (ja attiecināms).

60

Kontrolei iesniedzamie dokumenti:

Iegādātais aprīkojums neatbilst specifikācijai

Nekorekti piemērota nolietojuma likme

Netiek ievērotas publicitātes prasības

Nav norādīts inventāra numurs

Plānotās aprīkojuma vienības vietā iegādājas citu

61



Personāla izmaksas






62

Definīcija:

Izmaksas, kas saistītas ar investīcijām infrastruktūrā un ir apstiprinātas projektā

Piemēram:

• tehniskās dokumentācijas sagatavošanas izmaksas

• celtniecība vai remontdarbi (būvdarbi)

• vietas sagatavošana

• piegādes

• apstrāde

• instalācijas

• atjaunošana (renovācija)

63


Ko mums aizmirst iesniegt…bet mēs tik un tā prasām!

Partnera apliecinājums (iesniedzams ar katru pārskatu)

Iestādes grāmatvedības politika

Projekta lietas nomenklatūra

Projekta kontu plāns

Grāmatvedības sistēmas izdrukas -par periodu un kumulatīva (no projekta sākuma līdz attiecīgā pārskata perioda beigām)

Informatīvais plakāts (vismaz A3 formāts, foto)

Informācija par projektu iestādes mājas lapā

Apliecinājumus par Interešu konflikta neesamību

Vai ir saņemts maksājums no Vadošā Partnera

64

Ieņēmumi

Neto ieņēmumi, kas var rasties Projekta īstenošanas laikā unrezultātā, jāizvērtē Projekta sagatavošanas posmā un jāiekļaujProjekta iesniegumā.

Ieņēmumu gadījumā piešķirtais Programmas līdzfinansējumstiek proporcionāli samazināts.

Projekta īstenošanas laikā visi ieņēmumi ir jāuzrāda Projektaprogresa pārskatā.

Detalizētāk - Programmas rokasgrāmatas 7.4. sadaļā «Projektaieņēmumi».

65

Finanšu kontroles institūcija veic pārbaudi projektaīstenošanas vietā:

Augsta riska projektiem – vismaz reizi projektaīstenošanas laikā

Ar nejaušās izlases metodi izvēlētiem zema riskaprojektiem, nodrošinot, ka pārbaudes veikšanai varizvēlēties jebkuru zema riska projektu

66

Pārbaude projekta īstenošanas vietā (1)

Kontroles laikā tiek:

Izvērtēta dokumentu oriģinālu atbilstība iesniegtajām kopijām

Izvērtēta iestādes grāmatvedības uzskaites sistēma unpārbaudīti grāmatvedības organizācijas dokumenti

Izvērtēts, vai tiek nodrošināts dokumentu glabāšanas laiksatbilstoši Programmas prasībām (iestādes Lietu nomenklatūrā unpraksē)

Pārbaudīta iegādāto vērtību un veikto investīciju esamība unpublicitātes prasību nodrošināšana uz tām

67

Pārbaude projekta īstenošanas vietā (2)

Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija


Investīciju uzraudzības departaments

Jautājumu gadījumā lūdzam sazināties ar Finanšu kontroles institūcijas darbiniekiem:

zvanot uz tīmekļa vietnē norādītajiem tālruņu numuriem: http://www.varam.gov.lv/lat/kontakti/darb/pud/?doc=11953;

vai

sūtot e-pastu uz: [email protected].

Oficiālo dokumentu iesniegšanai lūdzam izmantot e-pasta adresi: [email protected].

Peldu iela 25, Rīga, LV-1494

69

Kontaktinformācija

http://www.varam.gov.lv/lat/kontakti/darb/pud/?doc=11953



Paldies par uzmanību!

Finanšu kontroles institūcija Investīciju uzraudzības …...

Documents

Transcript of Finanšu kontroles institūcija Investīciju uzraudzības …...