Fiche 6 _ Gérer la comptabilité de son association - Animafac

1 Décembre 2012

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Fiche 6 : Gérer la comptabilité de son association

On ne s’attardera pas ici sur les mérites d’un suivi comptable précis et écrit noir sur blanc (à

vrai dire, la couleur est à votre discrétion), mais rappelons tout de même que cette

autorégulation est assurément un excellent moyen de susciter un climat de confiance au sein

de l’association. L’esprit associatif se conforte dans la transparence : en ce sens, la tenue d’une

bonne comptabilité est, au-delà de la technique, une nécessité politique... Cela sera aussi

apprécié par les partenaires et financeurs, qui ont en commun d’aimer savoir ce qui est fait de

l’argent qu’ils donnent, voire par les services fiscaux qui, un jour peut-être, auront l’idée de

contrôler l’honnêteté de vos déclarations.

1. Quelques définitions

• La comptabilité se définit comme la gestion des ressources et des dépenses financières de votreassociation. • La trésorerie représente le niveau du compte en banque et de la caisse de l’asso. Elle peut être positiveou négative. • Les charges correspondent aux dépenses de l’association, les produits aux recettes. • Dans le jargon comptable, lorsque l’on parle d’exercice, on fait référence à une période donnée defonctionnement de l’association. Généralement, il s’agit d’une année civile. Mais vous pouvez aussi faire lechoix de fonctionner sur une année universitaire, du 1er septembre au 31 août par exemple. La loi 1901 n’oblige pas les associations à tenir une comptabilité mais celle-ci s’avère tout de mêmenécessaire dès lors que l’on souhaite gérer au mieux son budget et ses projets mais aussi être transparentvis à vis des adhérents. En outre, dès lors que l’on reçoit de l’argent public, l’obligation de rendre comptede l’utilisation des fonds rend obligatoire la tenue d’une comptabilité.

2. Comment s’y prendre ?

L’ENREGISTREMENT

Pour tenir votre comptabilité, vous devez enregistrer les entrées et sorties d’argent de l’association. Ledocument qui sert de support à cet enregistrement est appelé « registre ». Il peut se matérialiser sur un ouplusieurs cahiers (ou un ou plusieurs tableurs) : si vous utilisez une caisse (pour la gestion quotidienne d’unfoyer, d’une coopérative...), il sera en effet plus aisé d’avoir un livre de caisse et un livre de banque (pourles mouvements vers et hors le compte bancaire). Vous n’oublierez pas dans ce cas de mentionner lesmouvements entre la caisse et la banque. Vous devez inscrire dans ce document toutes les dépenses et recettes de l’association. Chaque mois, une page (ou une colonne) est consacrée aux charges, la page qui lui fait face aux recettes.De façon minimale, on prévoit quatre colonnes : • la date• la nature de l’opération : impression flyer X, cotisation M. Y...• le n° de la pièce justificative : chaque enregistrement doit être lié à une pièce justificative, aussi appeléepièce comptable. Nous y reviendrons un peu plus loin.• le montant (qu’on peut séparer en deux colonnes, «caisse» et «banque», s’il n’y a qu’un livre). Cependant, cette disposition peut vite s’avérer insuffisante si les activités de l’association sont multiples etles sources de dépenses et de recettes nombreuses. Vous pouvez alors faire le choix de tenir une comptabilité analytique, scindée en grands secteurs d’activité,qui éclaircira les objectifs financiers et simplifiera certains calculs. Pour cela, chaque dépense et chaquerecette sera affectée à une activité de l’association. À la fin de chaque mois, soldez recettes et dépenses et reportez le résultat sur la double-page suivante :dans la colonne recettes s’il est positif, dans la colonne dépenses s’il est négatif.

LE PLAN COMPTABLE

Il existe un plan comptable des associations (que vous pouvez retrouver ici : www.associanet.com/docs

/plan-compt.html), adopté par le Conseil National de la Comptabilité, qui présente une nomenclature surlaquelle appuyer vos écritures. Vous retrouverez les différents types de dépenses dans le compte 6, lesdifférents types de recettes dans le compte 7. Cela n’est pas exigé à votre niveau pour la tenue de votre comptabilité, mais tout de même bon à savoir.

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LES JUSTIFICATIFS

Vous devez pouvoir retrouver à tout moment un document comptable et son éventuel rapport avec unautre. D’où la nécessité de bien conserver tous vos justificatifs, qui constituent ces pièces comptables etvous serviront à justifier vos enregistrements dans le registre. Parmi les pièces comptables, on retrouve généralement les justificatifs suivants : factures, tickets decaisse, notes de frais mais aussi doubles des reçus de cotisations, relevés bancaires... Toutes ces piècescomptables sont à conserver 10 ans. Pour les notes de frais, tant que vous avez des justificatifs pour expliquer pourquoi vous avez fait un chèqueà une personne plutôt qu’à un prestataire, pas de souci ! Pour les factures, assurez-vous qu’elles comportent les éléments suivants, indispensables : n° facture, nomdu prestataire, adresse du prestataire, n°SIRET, date, montant de la dépense et part de la TVA. APPRENDRE A BIEN CLASSER

Afin de pouvoir vous y retrouver, il faut trouver une manière de classer vos justificatifs. Quelle que soit la façon dont vous les classerez, ces documents doivent être identifiés par une lettre et unnuméro (correspondant à celui de leur arrivée) qui permette de les représenter et de les retrouver sur leregistre, en regard de l’opération qui les concerne. Le numéro d’une pièce devra par ailleurs être reporté sur tout autre document correspondant. Parexemple, le numéro d’ordre d’une facture d’un fournisseur devra être reporté sur le talon du chèqueréglant cette facture. Et cette facture comportera également la date et le mode du règlement (ex : chèquen°x le ...). Pour votre classification, vous pouvez par exemple décider de diviser vos justificatifs en quatre grandsgroupes (et ainsi quatre classeurs), chacun identifié par une lettre :

• un pour les cotisations, les dons et les subventions immatriculé A. Il contiendra les doubles des reçusde dons, les carnets à souches correspondant au versement des cotisations, les lettres d’engagementde vos partenaires financiers, les bordereaux de versement... ; • un pour les recettes d’activités immatriculé B. Il regroupera factures clients, relevé de billetterie... ; • un pour les dépenses immatriculé C, qui contiendra factures fournisseurs, quittances de loyer,factures de téléphone, notes de frais... ; • un pour la banque immatriculé D, qui regroupera talons de chéquiers, relevés de banque...

Ce n’est là qu’un exemple, à vous de trouver la classification qui vous convient le mieux et qui est la plusadaptée à vos activités. En effet, si votre association ne donne lieu qu’à quelques rares mouvementsfinanciers, une classification en deux groupes (R pour recettes et D pour dépenses par exemple) suffiraamplement. Et n’oubliez pas, même si des programmes informatiques du très simple au très complexe sont adaptés àla gestion de la comptabilité d’une association, cela ne vous exonère pas de la nécessité de bien archiverl’ensemble des justificatifs.

3. Un outil indispensable : le plan de trésorerie

Ce n’est pas un document officiel qui pourra vous être demandé par un partenaire, mais c’est pourtant unoutil indispensable pour la bonne gestion d’une association. À partir d’un calendrier, il s’agit en effet desavoir à l’avance quand s’effectueront vos dépenses et vos rentrées financières, et surtout à quel momentvous vous approcherez dangereusement d’un découvert sur votre compte en banque.

Libellé Janvier Février Mars Avril

Dépenses graphiste

impression

salle

500

1000500(acompte)

700

TOTAL dépenses 500 1500 700

Recettes entrées

buvette

FSDIE

300

4001000

1000

TOTAL recettes 300 1400 1000TOTAL (recettes

- dépenses)

-500 -1200 700 1000

Niveau compte

en banque

+ 540 au 01/12 40 -1160 -460 540

On ne peut que vous encourager à parler de vos difficultés à votre banquier et d’entamer des négociationsavant qu’il ne soit trop tard. En cas de retard dans le paiement d’une subvention, il peut notamment vousautoriser un découvert sur présentation d’un document officiel d’attribution.


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4. Pour les trésoriers force 4...

LE COMPTE DE RESULTAT

Généralement présenté en fin d’exercice et parfois réclamé par les partenaires, le compte de résultatcomplète le travail quotidien de classement des recettes et dépenses, en replaçant les échanges d’argentdans le contexte global de l’association. Il dresse donc un panorama de l’ensemble des dépenses etrecettes liées au fonctionnement de l’association sur une année. Le compte de résultat concerne uniquement l’exercice en cours (une charge est donc intégrée même si sonrèglement n’a lieu qu’à l’exercice suivant). Dans le compte de résultat, et à votre échelle, on distingue deux grands types de charges :• les charges d’exploitation, correspondant au fonctionnement routinier de l’association ;• les charges exceptionnelles. Le principe est le même pour les produits. Aux charges doivent cependant s’ajouter les «dotations auxamortissements » et les provisions. Les premières représentent la valeur d’un achat, considéré commeinvestissement pour l’association, divisée par le nombre d’années estimé pour son amortissement (on parleici d’amortissement linéaire). Pas de panique, ce n’est pas aussi compliqué que ça en a l’air : si vous achetez un ordinateur à 1500 euros,vous pouvez amortir son coût sur trois ans, c’est à dire que chaque année, vous placerez 500 euros dans laligne « Dotations aux amortissements » de votre compte de résultat. Cela donne une idée du patrimoinede l’association et de son usure au fil du temps. Les provisions représentent des précautions que vous prenez devant des risques financiers qui vousmenacent. Si vous craignez qu’un client ne vous règle pas une somme due, vous la « provisionnez » et, enl’inscrivant comme une charge, vous l’ôtez de votre résultat. L’année suivante, vous la passerez sansdouleur ni conséquence en « perte » si vous n’avez pas été réglé, ou, au contraire, vous aurez la bonnesurprise d’être payé, et «reprendrez » la provision en l’inscrivant en produit ! Le résultat (bénéfice ouperte) représente quant à lui la différence entre l’ensemble des produits et l’ensemble des charges.

CHARGES (les dépenses) PRODUITS (les recettes)

Charges d'exploitationCharges exceptionnelles Dotations aux amortissementsProvisions

Produits d'exploitationProduits exceptionnels

TOTAL TOTAL

LE BILAN

Le bilan est une photographie du patrimoine de l’association à un instant T (souvent au dernier jour del’exercice écoulé). Il présente l’actif (la façon dont l’association a employé ses ressources) et le passif(l’origine des ressources de l’association). L’actif se compose notamment :• des immobilisations matérielles : acquisitions pérennes telles que mobilier, équipement etc, dont lavaleur doit tenir compte de l’amortissement ;• des stocks ;• des sommes qui vous sont dues ;• de votre encours en banque. Le passif est quant à lui composé :• des fonds propres : sommes investies ou prêtées, résultat de l’exercice et « report à nouveau » (lerésultat des années précédentes) ;• des provisions ;• des dettes de l’association : envers des fournisseurs ou des organismes sociaux notamment.

ACTIF PASSIF

Actif immobilisé

Immobilisations matérielles (équipement,mobilier...) Actif circulant

Stocks, créances clients...Disponibilités (ce qu'il y a sur le compte enbanque)

Fonds propres

Sommes investies ou prêtéesRésultat de l'exerciceReport à nouveauProvisions

Dettes

Dettes à court termeEmprunts

TOTAL TOTAL

Cette présentation reste évidemment succincte, et nous ne vous avons pas livré ici toutes les subtilités dela comptabilité des associations, mais ces quelques principes vous permettront de gérer au mieux vosdépenses et recettes, et d’être ainsi le plus transparent possible auprès de vos différents partenaires. Si vous souhaitez néanmoins approfondir ces questions et devenir un pro du plan comptable desassociations et de la comptabilité analytique, des formations sur ces questions sont généralementdispensées par des structures telles qu’Animafac, les Points Information Jeunesse, les Maisons des Etudiantsou encore la Maison des Associations de votre ville. N’hésitez pas à les contacter, et n’oubliez pas qu’unecomptabilité bien ficelée, c’est la promesse d’un projet bien engagé !


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Envoyé par brahim hizani, 21/10/2013 4:20pm (il y a 9 jours )

je vous remercie bcp pour votre effortmerci et bon continuationface: [email protected]

Envoyé par , 29/08/2013 11:35am (il y a 2 mois )

bonjour a vousje gere une association loi 1901 avec un budjet annuel de 2000 euros .mon verificateur exterieure à l'association me reproche que mes factures ou ticket de caisse ne sont signéest ce normalmerci pour votre reponse mon email [email protected]

Envoyé par vion dury, 02/07/2013 5:43pm (il y a 4 mois )

Topo très interessant. Merci

Envoyé par Hélène, 22/06/2013 10:31pm (il y a 4 mois )

Bonjour,J'aimerais savoir quelles sont les modalités à suivre pour passer d'une comptabilité de recette à unecomptabilité d'engagement ? Auriez-vous de la documentation sur ceci ?Voici mon e-mail : [email protected]

Envoyé par Jérémy F, 14/06/2013 9:49am (il y a 5 mois )

Bonjour,

pourriez-vous préciser la nature de votre demande ?

Cordialement.

Envoyé par APETO KOMLA FOLY EDEM, 13/06/2013 3:39pm (il y a 5 mois )

Les écritures comptables dans les ONG Associations au Togo pays membre de l'UEMOA.

e-mail: [email protected]; [email protected]

Envoyé par Jérémy F, 07/06/2013 11:13am (il y a 5 mois )

Bonjour Fabrice,

la rubrique Boîte à outils d'Animafac est faite pour ça. Vous y trouverez des guides et des fiches pratiquesqui vous permettront de développer sereinement votre projet associatif. Par ailleurs, Animafac organiserégulièrement des formations dédiées à de nombreuses thématiques et modes d'action. N'hésitez pas àrevenir vers nous pour en savoir plus.

Enfin, rien ne vous empêche de vous connecter dans la section Communauté et d'échanger avec lesmembres d'Animafac.net. C'est généralement une bonne solution pour attirer l'attention sur un projet,poser une question concrète et bénéficier des conseils d'autres porteurs de projets.

Bonne chance et à bientôt.

Envoyé par fabrice, 07/06/2013 10:24am (il y a 5 mois )

mon email [email protected] cè fabrice merci

Envoyé par fabrice, 07/06/2013 10:23am (il y a 5 mois )

Slut je mets en place une association humanitaire qui a pour objectif soutenir les démunis sur tous lesplans. Donnez moi les démarches possibles à suivre et tt ce qu'il faut mettre en place pour la bonne marchede l'association. Je précise que c'est du bénévolat

Envoyé par Jérémy F, 03/06/2013 2:22pm (il y a 5 mois )

Bonjour Djamel,


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Tout au long de l'année, Animafac organise des formations à la conduite de projets comprenant notammentdes ateliers sur l'épineuse question de la comptabilité. Elles reprendront à la rentrée pour la saison2013/14.

En attendant, n'hésitez pas à puiser quelques ressources utiles dans notre Boite à outils.

Cordialement.

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