FALLSTRICKE DER PROJEKTARBEIT · 2018-09-25 · ©UDO P. BITTNER Schlossstraße 1 72202 Nagold...
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FALLSTRICKE DER PROJEKTARBEITVortrag vom 5. Mai 2009HS Albstadt-Sigmaringen
Udo P. Bittner
Schloss Vollmaringen Schlossstraße 172202 Nagold-VollmaringenTel. [email protected]
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"Magisches Dreieck"
Termin
UmfangQualität
Ressourcen
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Führen in 4 Richtungen
Interner Auftraggeber, Kunde
Projektteam
BetroffeneNutzer
Andere ProjektleiterAbteilungsleiter
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Führen in 4 Richtungen: Schlüsselstrategien
Interner Auftraggeber, Kunde• Kommunikationslinien aufbauen
• Symbiose mit Project-Sponsor eingehen
Projektteam• offen kommunizieren
• Verantwortung delegieren• Feedback einholen
• motivieren• das Team entwickeln
Betroffene / Nutzer• informieren
• fragen• mitarbeiten lassen
• mitentscheiden lassen
Andere ProjektleiterAbteilungsleiter
• verhandeln
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Fallen bei der Projekt-Initiierung
Diffuse Projektleiter-Auswahl und fehlende LegitimierungRolle des Projektleiters nicht definiert (Aufgaben, Verantwortung, Befugnisse)Unklare Ziele und RahmenbedingungenProjekt-Startsitzung vernachlässigt die Team-EbeneUnklare Rollen, Zuständigkeiten und Aufgaben im Team
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Rich Picture Analyse
Beispiel: Rich Picture vom Bau der Humber Bridge, London
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Fallen bei der Projekt-Durchführung
Hoffnung auf „Selbstläufer-Projekt“Überlastung: Tagesgeschäft und Projektarbeit können nicht in Einklang gebracht werdenZu starke Konzentration auf die Sacharbeit; Projektmanagement wird vernachlässigt„Boiled Frog“-Phänomen bei ÄnderungenKein methodisches Vorgehen bei ProblemlösungenIneffektive BesprechungenFehlendes ProjektmarketingTeamentwicklung wird vernachlässigtGlaube an Mythen:
– „Mit dem richtigen Tool geht alles einfacher“– „Es gibt eine schnelle, einfache Lösung“
(Trick 17)
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Problemlösezyklus
Zielfestlegen
Problemerkennen
Problemanalysieren
Ideensammeln
Maßnahmenauswählen
planenumsetzen
Kontrolle
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Fallen beim Projekt-Abschluss
Kriterien für Projektende sind nicht eindeutig definiertAbschluss des Projektes wird nicht durchgehend kommuniziertKeine systematische ProjektübergabeErfahrungssicherung (Lessons Learned) unterbleibtEs findet keine Projektabschlussfeier statt
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Fazit: Generelle Lösungsstrategien
Wissen um typische Fallstricke hilft, sie zu vermeidenRealistische Einstellung gegenüber Projektarbeit:– Planen und dennoch improvisieren– Projektmanagement ist People-Management, nicht
Sacharbeit!– Problemen mit Interesse und Neugier begegnen
Methoden des Projektmanagements anwenden– Harte Methoden für Sachthemen– Weiche Methoden für den Faktor Mensch
Klären: Auftrag, Rahmenbedingungen, Rollen…Transparenz herstellen: Projektstatus, Risiken, Probleme, Konsequenzen von Änderungen und ausbleibenden EntscheidungenLösungen erarbeiten und Entscheidungen vorbereitenSymbiose mit internem Auftraggeber (Project-Sponsor) anstreben
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Danke für IhreAufmerksamkeit
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Literaturhinweise
• Heinz Schelle: Projekte zum Erfolg führen. München: dtv, 2004• Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of
Knowledge, 2004• Klaus Tumuscheit: Erste-Hilfe-Koffer für Projekte. Zürich: Orell Füssli, 2004
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Warum Projekte scheitern
(1) Widerstand der Betroffenen
(2) Unzureichende Befugnisse des Projektleiters
(3) Beeinträchtigung bestehender Positionen
(4) Zu wenig Beteiligung von Spezialisten
(5) Ungenau formulierte Ziele
(6) Unzureichende Erfahrungen und Kenntnisse des Projektteams
(7) Projektleiter steht in der Hierarchie unter einem Teammitglied
(8) Zu enger Zeitplan
(9) Zu wenig Beteiligung externer Berater / zu starke Beteiligung externer Berater
(10) Unzureichende Information des Projektteams/der Betroffenen/der Interessenten
(11) „Politisches Kraftfeld“, Machtstrukturen im Hintergrund
(12) Fehlende methodische und soziale Kompetenz des Projektleiters:
(13) Schwierigkeiten mit Lieferanten
(14) Den Mitarbeitern wird kein Zeitfenster für Projektmanagement-Aufgaben eingeräumt
nach: Kirsch, Eser, Gabele: Das Management des geplanten Wandels in Organisationen
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Erfolgsfaktoren
Klar definierte Ziele und RahmenbedingungenEinbindung der BetroffenenEingespieltes ProjektteamTransparente Aufgaben und BefugnissePersonifizierte VerantwortungAusreichende und qualifizierte RessourcenAngemessene PlanungAktive ProjektsteuerungGesonderte RisikobetrachtungUnterstützung durch die Geschäftsleitung
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Führen ohne Macht
Legitimation „von oben“ erhalten; engen Kontakt zu Sponsor halten Projekt muss im Einklang mit strategischen Zielen seinProjektteam sinnvoll zusammenstellen und fortlaufend entwickelnPersönliche Autorität einbringen
– Fachkompetenz; Erfahrung; soziale und Persönlichkeitskompetenz
Kooperativen Führungsstil leben– Informieren; Mitarbeiter einbeziehen und beteiligen– auf abweichende Meinungen / Befürchtungen eingehen
Kommunizieren– Zuhören, Feedback geben, Ideen verkaufen, klären...
Motivierung, indem möglichst auf individuelle Bedürfnisse der Mitarbeiter eingegangen wirdVorbild sein
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Udo P. Bittner
Studium BWL und OrganisationspsychologiePostgraduiertenstudium Project ManagementBerufserfahrung bei HEWLETT-PACKARD, BöblingenSelbständig seit 1995 als Berater, Trainer und Coach u.a. für SIEMENS, SAP sowie mittelständische Firmen, regional wie internationalSchwerpunkte:
– Projektmanagement: Hard und Soft Skills– Einführung von Projektmanagement im
Unternehmen– Organisationsentwicklung– Problemlösetechnik und persönliche
Arbeitsmethodik