!

Fakulti 8ains Kognitif dan Pembangunan Manusia

HUBUNGAN ANTARAAMALAN KOMUNIKASI DALAM PENILAIAN PRESTASI DAN KEPUASAN KERJA: ADAKAH

KEADILAN PROSEDUR BERTINDAK SEBAGAI MODERATOR?

Rozanariah Bt Mohd Sani

Sar.jana Muda Sains dengan KepujianOF 5549.5 (Pembangunan Sumber Manusia) J63 2007 Jl893 2007

I

~usat Khidmat M k UNIVERSITI MAL~~~matAkaden

Q4100 KOla Sarn~ARAWA

HUBUNGAN ANTARA AMALAN KOMUNIKASI DALAM PENILAIAN PRESTASI DAN KEPUASAN KERJA: ADAKAH KEADILAN PROSEDUR

BERTINDAK SEBAGAI MODERATOR?

ROZANARIAH BT MOHO SANI

, ? 'b -;-q

Projek ini merupakan salah satu keperluan untuk

Ijazah Sarjana Muda Sains dengan Kepujian

(Pembangunan Sumber Manusia)

Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia

UNIVERSITI MALAYSIA SARA W AK

2007

F

J

BORANG PENGESAHAN STATUS TESIS

SESI PENGAJIAN : ~ Co 1­

Saya RQlONABI AH ~1 I\1OI'ID SIINI (HURUF BESAR)

mengaku membenarkan tesis • ini disimpan di Pusat Khldmat Maklumat Akademik, Universiti Malaysia Sarawak dengan syarat-syarat kegunaan seperti berikut:

1. Tesis adalah hakmilik Universiti Malaysia Sarawak

Gred: A II

2. Pusat Khidmat Maklumat Akademik, Universiti'Malaysia Sarawak dibenarkan membuat salinan untuk tujuan pengajian sahaja

3. Pusat Khldmat Maklumat Akademik, Universiti Malaysia Sarawak dibenarkan membuat pendigitan untuk membangunkan Pangkalan Data Kandungan Tempatan

4. Pusat Khidmat Maklumat Akademik, Universiti Malaysia Sarawak dibenarkan membuat salinan tesis ini sebagai bahan pertukaran antara institusi pengajian tinggi

5. .. sila tandakan ( ..; )

DSULIT

DTERHAD

0TIDAK TERHAD

(mengandungi maklumat yang berdarjah keselamatan atau kepentingan seperti tennaktub di dalam AKTA RAHSIA RASMI 1972)

(Mengandungi maklumat Terhad yang telah ditentukan oleh organisasilbadan di mana penyelidikan dijalankan)

-2;Z=(TANDATANGAN PENULIS) (TANDATANGAN PENYEUA)

Alamat Tetap: W ,\l.uteWt i\W4~ \(.C)<; ~l:N.O.btH KG . ~j~,~OCl ~SlAi,

Tarikh: \, /0" / :J.OO 'f -

Tarikh: _£_~_6.L-/V-_VV-+----i__

Catatan: * Tesis dimaksudkan sc:bagai lesis bagi Ijazah Doktor falsafah. Saljana dan Satjana Muda *Jika lesis ini SULIT alau TERHAD. sila lampirkan sural daripada pihak berkuasalorganisasi

berkenaan dengan menyatakan sekali sebab dan ternpoh tesis ini perlu dikelaskan sebagai TERHAD.

Projek bertajuk 'Hubungan antara Amalan Penilaian Prestasi dan Kepuasan KeIja:

Adakah Keadilan Prosedur Bertindak sebagai Moderator' telah disediakan oleh

Rozanariah Bt Mohd Sani dan telah diserahkan kepada Fakulti Sains Kognitif dan

Pembangunan Manusia sebagai syarat untuk memenuhi Ijazah Sarjana Muda

Sains dengan Kepujian Pembangunan Sumber Manusia.

J

k diperiksa ol!lh:

,~ ( Dr. Azman b.Ismail )

Tarikh:

fit (J-CrO.1 ... ... ... ... ... ... ...... ... .................. ]_ ......... ...

J

PENGHARGAAN

B ismillahirrahmanirrahim ....

Syukur kepada Allah dan selawat ke atas Nabi Muhammad S.A.W atas limpah

dan keizinannya kerana akhirnya projek ini dapat disempurnakan seperti mana

yang telah dirancang. Pertama sekali ucapan penghargaan ini ditujukan khas

kepada penyelia projek tahun akhir saya iaitu Dr. Azman Ismail kerana telah

memberikan bimbingan dan tunjuk ajar kepada saya dalam menyiapkan projek

mini ini. Tidak lupa kepada kesemua pensyarah-pensyarah program

Pembangunan Sumber Manusia di Universiti Malaysia Sarawak yang telah

banyak memberi nasihat dan sokongan moral kepada saya agar penyelidikan ini

berjalan dengan lancar.

Penghargaan yang tidak terhingga juga saya tujukan kepada pihak Pejabat Pos

Pending, Sarawak terutamanya kepada Puan Roslina Alwi dan semua kakitangan

di Pejabat Pos Pending kerana sudi memberikan kerjasama yang sepenuhnya

kepada saya dalam mengumpulkan maklumat bagi tujuan kaj ian ini.

Ucapan terima kasih juga ditujukan kepada semua ahli keluarga saya yang

tersayang yang selama ini memberikan dorongan dan kata-kata semangat dalam

menyiapkan tugasan ini. Terima kasih kepada rakan-rakan seperjuangan, Shery,

Najib, Kak su, Shiela, Sofiah dan semua individu yang terlibat secara lang sung

atau tidak lang sung dalam menyiapkan kajian ini. Sesungguhnya jasa dan

pengorbanan kalian semua tidak akan dapat saya lupakan. Terima kasih atas

segala-galanya. Wassalam ...

11

t"US3[ Khidmat Maklumat Akadenm lINIVERSITI MALAYSIA SARAWAI(

Q4 ~OO l(Ola Samarahan

lSI KANDUNGAN

Penghargaan

Jadual Kandungan iii-v

Senarai Jadual vi

Senarai Rajah vii

Abstrak viii

Abstract ix

1. BAB 1: PENDAHULUAN

1.0 Pengenalan

1.1 Latar Belakang kajian 1-2

1.2 Kenyataan Masalah 3

1.3 ObjektifKajian J

1.3.1 ObjektifUmum Kajian 3-4

1.3.2 ObjektifKhusus Kajian 4

1.4 Kerangka Konseptual 4

1.5 Hipotesis Kajian

1.5.1 Hipotesis Umum Kajian 5

1.5.2 Hipotesis Khusus Kajian 5

1.6 Definisi Istilah 5-6

1.7 Kepentingan Kajian

1.7.1 Kepentingan kepada teori 6

1.7.2 Kepentingan kepada penyelidikan 7

1. 7.3 Kepentingan kepada pengamal 7

1.8 Kesimpulan 8

2. BAB 2 : SOROTAN KAJIAN LEPAS

2.0 Pengenalan 9

2.1 Komunikasi dalam Penilaian Prestasi 9

2.2.1 Defmisi Komunikasi dalam Penilaian Prestasi 9

III

,.....

J

2.2.2 Tujuan Komunikasi dalam Penilaian Prestasi

2.2 Maklumbalas di antara penilai dan yang dinilai

2.2.1 Definisi Maklumbalas di antara penilai

dan yang dinilai

2.2.2 Tujuan Maklumbalas di antara penilai

dan yang dinilai

2.2.3 Kepentingan Maklumbalas di antara

penilai dan yang dinilai

2.3 Interaksi antara penilai dan yang dinilai

2.3.1 Defmisi Interaksi antara penilai dan yang dinilai

2.3.2 Kepentingan Interaksi antara penilai

dan yang dinilai

2.3.3 Impak Interaksi antara penilai dan yang dinilai

2.4 Keadilan Prosedur

2.4.1 Definisi Keadilan Prosedur

2.4.2 Kepentingan Keadilan Prosedur

2.4.3 Impak Keadilan Prosedur

2.5 Kepuasan Kerja

2.5.1 Definisi Kepuasan Kerja

2.5.2 Kepentingan Kepuasan Kerja

2.5.3 Impak Kepuasan Kerja

2.6 Bukti Perhubungan

2.7 Kesimpulan

3. BAB 3 : METODOLOGI KAJIAN

3.0 Pengenalan

3.1 Rekabentuk Kajian

3.2 Teknik Pengumpulan Data

3.2.1 Teknik Kualitatif

3.2.l.1 Fasa 1: Temubual

3.2.2 Teknik Kuantitatif

3.2.2.1 Fasa 2: Kajian Rintis

lV

10

11

11

11

11

11

12

12

12

13

13

13-14

14

14

14

14

15-16

16

17

17

18

18

18

)

3.2.2.2 Fasa 3: Kajian Sebenar 19

3.3 Lokasi dan sampe1 kajian 20

3.4 Teknik Analisa Data

3.4.1 Penapisan Data 21

3.4.2 Ana1isis Psikometrik Skala Pengukuran 22

3.4.3 Analisis Kore1asi 22

3.4.4 Menguji Model Moderator 22-23

3.5 Kesimpulan 23

4. BAB4: HASIL DAPATAN DAN PERBINCANGAN

4.0 Pengenalan 24

4.1 Analisis Keputusan T emubual 2426

4.2 Keputusan Pengedaran Borang Kaji Selidik 26

4.3 Ciri-ciri Demografi Responden 27-28

4.4 Dapatan Kajian

4.4.1 Keputusan Penapisan Data 28-29

4.4.2 Keputusan Ujian Kesahan dan Kebolehpercayaan 30-31

Pembolehubah Kajian

4.4.3 Keputusan Pengujian Korelasi Pearson 31-32

4.4.4 Keputusan Pengujian Hipotesis Moderasi 33

4.5 Kesimpulan 34

5. BAB 5 : RUMUSAN, CADANGAN DAN KESIMPULAN

5.0 Pengenalan 35

5.1 Rumusan Kajian 35-36

5.2 Implikasi Kajian 36-37

5.3 Cadangan 37-38

5.4 Kesimpulan 38

6. BIBLIOGRAFI

7. LAMPIRAN

v

I

J

SENARAI JADUAL HALAMAN

Jadua11 : Dapatan Temubual 25-26

ladua12 : Keputusan Pengedaran Borang Kaji Selidik 26

ladua13 : Taburan ciri-ciri Responden Kajian 27

ladua14 : Keputusan Penapisan Data 29

ladua15 : Keputusan Ujian Kesahan dan Kebolehpercayaan Pembolehubah Kajian 30

ladua16: Keputusan Ujian Korelasi dan Statistik Berskriptif 31

ladua17 : Keputusan Analisis Regresi Hirarki yang menunjukkan Kepuasan 32

Kerja Sebagai Pembolehubah Bersandar

VI

4

SENARAI RAJAH HALAMAN

Rajah 1 :

Keadilan Prosedur Mempengaruhi Perhubungan antara Komunikasi

dalam Penilaian Prestasi dan Kepuasan Kerja

J

VB

,....

ABSTRAK

HUBUNGAN ANTARA AMALAN KOMUNlKASI DALAM PENILAIAN

PRESTASI DAN KEPUASAN KERJA: ADAKAH KEADILAN PROSEDUR

BERTINDAK SEBAGAI MODERATOR?

Rozanariah Bt.Mohd Sani

Kajian ini dilakukan bagi mengkaji peranan keadilan prosedur yang bertindak sebagai moderator di dalam perhubungan di antara komunikasi dalam penilaian prestasi dan kepuasan kerja. Kajian ini telah menggunakan dua kaedah iaitu temubual dan borang kaji selidik. Sampel kajian sebanyak 300 orang yang dipilih secara rawak di kalangan pekerja bahagian pengurusan dan bukan pengurusan di Pejabat Pos Pending, Sarawak. Keputusan analisis regresi hierarki moderasi telah menunjukkan bahawa keadilan prosedur dalam analisis telah meningkatkan kesan komunikasi di dalam penilaian prestasi ke atas kepuasan kerja. Implikasi dapatan kajian ini penting kepada teori di dalam penilaian prestasi, kaedah penyelidikan dan pengamal dan ia dihuraikan di dalam kajian ini.

Vlll

l

J

ABSTRACT

RELATIONSHIP BETWEEN COMMUNICATION IN PERFORMANCE

APPRAISAL AND JOB SATISFACTION: IS PROCEDURAL JUSTICE ACT

AS THE MODERATOR?

R01.anariah Bt. Mohd Sani

The research is done to find out the roles ofprocedural justice that act as the moderator in the relationship between communication in performance appraisal and job satisfaction. This research used two methods, which are in-depth Interview and survey methods. The sample of this study consisted of 300 respondents that are chosen randomly from management and non-management employees in Pejabat Pos Pending, Sarawak. The outcome of moderated hierarchical multiple regression analysis showed that the procedural justice in the analYSIS give an effect to the communication in performance appraisal on job satisfaction. The result will give the implication to the theories, research methodology and help human resource practitioners to improve the way to conduct performance appraisal.

IX

J

BAB1 PENGENALAN

1.0 Pengenalan

Bab ini mengandungi lapan bahagian. Oi bahagian pertama diterangkan

tentang latar belakang kajian, bahagian kedua ialah kenyataan masalah. Bagi

bahagian ketiga pengkaji membincangkan tentang objektif kajian iaitu objektif

umum dan objektif khusus. Manakala di bahagian empat pula pengkaji

melampirkan kerangka konseptual kajian dan di bahagian kelima ialah hipotesis

kajian yang dibangunkan hasil daripada kerangka konseptual. Kepentingan kajian

dan definisi istilah pengkaji diterangkan dalam bahagian enam dan tujuh.

Bahagian yang terakhir ialah kesimpulan bab ini.

1.1 Latar belakang kajian

Sistem penilaian prestasi digunakan untuk menilai setiap tugasan yang

telah dilakukan oleh pekerja. Ia juga merupakan sebahagian daripada sistem

pengurusan sumber manusia dan menjadi perhatian pihak pengurusan sejak tujuh

dekad yang lalu (Landy & FaIT,1980). Sistem penilaian prestasi ialah suatu proses

mengenalpasti, memerhati, mengukur dan membangunkan sumber manusia dan ia

dilakukan secara formal yang membolehkan satu ulang kaji dan penilaian dibuat

ke atas prestasi kerja (Cardy & Dobbins, 1994; Abd. Aziz, 1999). Menurut Abd.

Aziz juga penilaian prestasi ini merupakan salah satu proses kerja individu yang

diperhati, dinilai, dicatat, dilapor, dibincang dan disusuli dengan tujuan untuk

meningkatkan kualiti atau kuantiti kerja yang dilakukan.

,...

J

Menurut kajian. penilaian prestasi pada asalnya hanya melihat kepada

pembangunan skala, format skala dan cara untuk mengurangkan berlakunya berat

sebelah di kalangan penilai (Austin, 1992; Edwards, 1957; Guilford, 1954)

Di dalam kajian yang telah dilakukan di Great Britain, terdapat 3 tujuan

sistem penilaian prestasi ini dilakukan. Antaranya ialah untuk meningkatkan

prestasi keIja terkini untuk menentukan objektif serta tujuan organisasi dan untuk

mengenalpasti latihan dan keperluan yang sesuai bagi pembangunan sesebuah

organisasi (DeVaries et aI. , 2000). Ia juga dilakukan bagi memberikan nasihat

dan arah tuju berkenaan pembangunan keIjaya seseorang individu serta

memberikan persepsi tentang sistem keadilan berkaitan dengan keIja, bahagian,

pengurus dan juga organisasi (Erdogan, 2002; Longenecker,1997). Oleh itu

proses penilaian prestasi ini mesti dilak'Ukan oleh majikan ataupun orang atasan

dengan adil dan telus (Abd. Aziz, 1999).

Tanpa proses penilaian prestasi yang adil dan telus, ia akan memberikan

kesan kepada beberapa bahagian iaitu pertama kesan ke atas penilaian kualiti

psikometrik, kedua ialah kesan ke atas ketepatan penilaian, ketiga ialah kesan ke

atas proses penilaian dan pertimbangan, dan yang terakhir ialah kesan ke atas

struktur dan amalan pentadbiran di dalam penilaian prestasi ( DeCotiis et aI.,1978

& Landy et aI .,1980).

Kajian lepas menunjukkan bahawa proses penilaian prestasi yang

dilakukan akan mengurangkan kekaburan peranan (Brown dan Peterson, 1993;

Dubinsky dan Mattson,1979; Jawaorski et aI.,1993) dan ini akan meningkatkan

kepuasan keIja, komitmen dan akan mengurangkan pemberhentian kerja di

kalangan pekeIja (Babakus et aI. , 1996; Behrman dan Perreault, 1984; Brown dan

Peterson, 1994; Cotton dan Tuttle, 1986; Dubinsk), dan Mattson, 1979; Jaworski

et aI., j 993; Jones et aI., 1996; Michaels et aI., 1988).

2

I

,....

1.2 Kenyataan masalah

Kajian-kajian lepas banyak menekankan kepada ciri-ciri komunikasi yang

wujud dalam sistem penilaian prestasi. Sebagai contoh kebanyakan pengkaji

menghuraikan cara suatu sistem penilaian prestasi itu dibuat (Fisher, 1 979;

Klimoski & Inks, 1990). Kajian selanjutnya mendapati bahawa ciri-ciri

komunikasi di dalam penilaian prestasi mempunyai kaitan yang amat rapat dengan

kepuasan kerja (Feldmen,1981;Bies & Shapiro,1998; Bass& Avo1io,1994).

Antara ciri komunikasi yang penting ia1ah maklumbalas di antara penilai dan

individu yang dinilai dan interaksi di antara penilai dan individu yang dinilai.

Sekiranya ciri komunikasi ini dipraktikkan dengan betul oleh pengama1 sumber

manusia, ia akan dapat meningkatkan kepuasan kerja (DeNisi & Kluger,

2000;Hackman & Olldham, 1980; McDowall & Fletcher, 2004; Fletcher &

William, 1996).

Pemerhatian yang mendalam terhadap perhubungan ini menunjukkan

bahawa apabi1a wujudnya perasaan adil di dalam diri pekerja terhadap prosedur

penilaian prestasi, ini akan mendorong meningkatkan kepuasan kerja (Masterson

et al.,2000; Massho1der et a1.,1998; Tyler, 1980). Sungguhpun kajian ini te1ah

banyak dijalankan, namun peranan keadilan prosedur sebagai moderator tidak

diberi penekanan yang mendalam (Keeping & Levy, 2000). Keadaan ini

mendorong pengkaji untuk mengkaji dengan lebih mendalam sifat perhubungan

ini.

1.3 Objektif kajian

Terdapat dua objektif di dalam kajian ini iaitu objektif umum dan objektif

khusus.

3

J

1.3.1 Objektif Umum

Objektif umum bagi kajian ini ialah untuk mengukur peranan keadilan

prosedur sebagai moderator dalam perhubungan di antara amalan komunikasi

dalam penilaian prestasi dengan kepuasan kerja.

1.3.2 Objektif Khusus

Secara khususnya, objektifkajian ini ialah untuk :

a) mengukur peranan keadilan prosedur sebagai moderator dalam

perhubungan di antara maklumbalas antara penilai dan yang dinilai

dengan kepuasan kerja.

b) mengukur peranan keadilan prosedur sebagai moderator dalam

perhubungan di antara interaksi antara penilai dan yang dinilai dengan

kepuasan kerja.

1.4 Kerangka konseptual

Rajah I menunjukkan perhubungan di antara komunikasi di dalam penilaian

prestas~ keadilan prosedur dan kepuasan kerja.

Rajah 1: Kerangka Konseptual Kajian

------------------~~I~___

Pembolehubah tidak Pembolehubah bersandar Moderator Pembolehubah

bersandar

Komunikasi di dalam Penilaian Prestasi

K_e_p_u_a_s_a_n_k_e_r_ja__~ ~ Maklumbalas

antara penilai dan yang dinilai r

~ Interaksi antara penilai dan yang Keadilan prosedur dinilaj

4

J

Terdapat dua bentuk hipotesis kajian iaitu hipotesis umum kajian dan hipotesis

khusus kajian.

1.5.1 Hipotesis umum kajian

HAl: Keadilan prosedur mempengaruhi perhubungan di antara amalan

komunikasi dalam penilaian prestasi dengan tahap kepuasan kerja.

1.5.2 Hipotesis Khusus Kajian

HA2: Keadilan prosedur mempengaruhi perhubungan di antara maklumbalas

antara penilai dan yang dinilai dengan kepuasan kerja

HA3: Keadilan prosedur mempengaruhi perhubungan di antara interaksi antara

penilai dan yang dinilai dengan kepuasan kerja.

1.6 Definisi lstilah Operasi

Pengkaji hanya menerangkan defmisi operaSl istilah sahaja. Defmisi

konseptual istilah akan dibincangkan dalam Bab 2.

1.6.1 Penilaian Prestasi

Ketua terdekat menilai prestasi pekerja yang berada di bawah tanggungjawab

mereka.

1.6.2 Maklumbalas antara penilai dan yang dinilai

Segala bentuk teguran atau pujian yang berkaitan dengan prestasi kerja seseorang

pekerja.

5

,...

1.6.3 Interaksi antara penilai antara yang dinilai

Interaksi pengurus dan pekerja yang berada di bawah jagaan mengenai penilaian

prestasi kerja.

1.6.4 Keadilan Prosedur

Perasaan adil di dalam diri pekerja terhadap maklumbalas daripada pengurus

kepada pekerja dan interaksi di antara penilai dan individu yang dinilai.

1.6.5 Kepuasan kerja

Individu berasa suka ataupun sebaliknya terhadap kerja yang dilakukan.

1.7 Kepentingan Kajian

Kepentingan kajian ini dapat dibahagikan kepada 3 kategori iaitu

kepentingan kepada teori, kepentingan kepada kaedah penyelidikan dan

kepentingan kepada pengamal sumber manusia.

1.7.1 Kepentingan kepada Teori

Bagi kepentingan kepada teori, kajian ini amat penting bagi men yokong

dan menerangkan dengan lebih mendalam tentang teori-teori dan model-model

yang digunakan. Sebagai contoh ialah model 'group-value of procedural justice'

digunakan untuk menyokong perhubungan di antara interaksi penilai dan yang

dinilai, keadilan prosedur dan juga kepuasan kerja seseorang pekerja.

Selain itu, kajian ini juga akan dapat menerangkan kekurangan sesuatu

teori yang diketengahkan. Maklumat yang diperolehi adalah sangat penting untuk

dijadikan panduan dalam menentukan arah tuju kajian, iaitu kenyataan masalah,

6

I

objektif kajian dan kerangka konseptual. Dapatan kajian ini akan dapat

rnenjelaskan sarna ada teori-teori dan dapatan kajian telah disokong ataupun

ditolak.

1.7.2 Kepentingan kepada Kaedah Penyelidikan

Kajian ini menggabungkan kaedah temubual dan borang kaji selidik

sebagai prosedur untuk pengumpulan data. Ini bagi mengurangkan kesilapan

dalarn pengumpulan data. Kaedah ini juga dapat memastikan pembolehubah­

pernbolehubah kajian mempunyai tahap kesahan dan kebolehpercayaan yang

tinggi. Ini akan menghasilkan kesimpulan kajian yang lebih mantap.

1.7.3 Kepentingan kepada Pengamal

Kajian ini dapat digunakan oleh pengamal sumber manUSla untuk

rnenarnbah baik gaya berkomunikasi dalam proses penilaian prestasi yang

dilakukan. Pengamal sumber manusia perlu menyedari bahawa keadilan prosedur

perlu dipertingkatkan bagi rnemastikan amalan penilaian prestasi menerima

sokongan penuh oleh para pekerja.

Selain itu juga kajian ini akan dapat membantu organisasi dalam membaiki

dan rneningkatkan pengetahuan, kemahiran dan sikap pekerja (KSA). Ini kerana

dengan memberikan penilaian yang efektif kepada pekerja, ia akan dapat

digunakan dalam pembangunan kerjaya mereka. Ini juga akan meningkatkan

motivasi berkenaan terhadap tugasan yang mereka lakukan.

7

J

1.8 Kesimpulan

Di dalam bahagian ini, kita dapat mengetahui secara terperinci mengenai

kajian yang akan dijalankan. Antara perkara-perkara yang dibincangkan ialah

latar belakang kajian, kenyataan masalah, objektif kajian, kerangka konseptual,

hipotesis kajian, kepentingan kajian dan juga beberapa definisi istilah o perasi.

Daripada perkara yang dibincangkan ini, ia dapat memberikan gambaran yang

lebih jelas berkenaan kajian yang akan dilakukan ini. Seterusnya, kajian yang

lebih mendalam berkaitan dengan sorotan kajian lepas akan dibincangkan di

dalam bab 2.

8

)

BAB2

SOROTAN KAJIANLEPAS

2.0 Pengenalan

Bab ini mengandungi tujuh seksyen. Seksyen pertama menerangkan

tentang definisi konseptual berkaitan komunikasi. Manakala seksyen kedua pula

menerangkan takrifan dan tujuan bagi komunikasi dalam sistem penilaian

prestasi. Seterusnya, seksyen ketiga akan membineangkan tentang konsep bagi

elemen-elemen yang wujud di dalam proses penilaian prestasi iaitu maklumbalas

di antara penilai dan yang dinilai dan interaksi di antara penilai dan yang dinilai di

dalam proses penilaian prestasi. Seksyen keempat menerangkan tentang keadilan

prosedur dan diikuti dengan seksyen kelima yang mengulas tentang kepuasan

kerja. Seksyen keenam pula membineangkan bukti kajian lepas dan ketujuh akan

ialah kesimpulan keseluruhan bab ini.

2.1 Komunikasi di dalam Sistem Penilaian Prestasi

2.1.1 Definisi Komunikasi di dalam Sistem Penilaian Prestasi

Komunikasi boleh ditakritkan sebagai proses berinteraksi di antara

pemberi dan penerima maklumat mengenai sesuatu tujuan (Me Anley, 1979).

Sistem penilaian prestasi pula didefmisikan sebagai suatu proses

mengenalpasti, memerhati, mengukur dan membangunkan sumber manusia di

9

J

dalam sesebuah organisasi (Cardy & Dobbins, 1994). Ia juga turnt ditakrifkan

sebagai suatu sistem formal yang membolehkan satu ulangkaji dan penilaian

dibuat ke atas prestasi keIja (Abd. Aziz, 1999).

Dalam konteks penilaian prestasi, komunikasi merujuk kepada proses

memberikan nasihat kepada pekerja dan mengubah persepsi mereka tentang

sistem keadilan di dalam organisasi berkenaan yang berkaitan dengan kerja,

bahagian, pengurus dan juga organisasi (Endrogan, 2002; Holbrook, 2002;

Longenecker, 1997).

1.1.1 Tujuan Komunikasi dalam Penilaian Prestasi

Menurut Walsh dan Fisher (2005), terdapat empat tujuan proses penilaian

prestasi ini dilal'llkan. Pertama ialah untuk memberikan maklumbalas tentang

kekuatan dan kelemahan yang ada pada pekerja Tujuan kedua penilaian prestasi

dilakukan ialah untuk membezakan di antara seseorang individu dalam

memberikan penghargaan di atas tugasan yang dilakukan. Selain itu, penilaian

prestasi ini juga diaplikasikan adalah untuk menilai dan mengekalkan sistem

sumber manusia di dalam organisasi berkenaan. Tujuan yang terakhir ialah untuk

menghasilkan dokumen berkaitan pekerja di organisasi berkenaan (Milkovich dan

Boudreau, 1994).

Maklumbalas di dalam sistem peniJaian prestasi ini juga memainkan

peranan yang amat penting di dalam beberapa aktiviti organisasi. Menurut

McCarthy dan Garavan (2001), maklumbalas ini amat penting di dalam

pembangunan ketjaya pekeIja, memberikan motivasi, kepuasan kerja dan

pengurusan prestasi pekerja

10

J

2.2 Maldumbalas antara Penilai dan Individu yang Dinilai

2.2.1 Defmisi Maklumbalas antara Penilai dan Individu yang

Dinilai

Maklumbalas ditakrifkan sebagai penjelasan yang berkaitan dengan

prestasi kerja seseorang individu yang dilakukan oleh pengurus ataupun rakan­

rakan (Desimone,Wemer,Harris,2002).

2.2.1.2 Tujuan Maklumbalas antara Penilai dan Individu yang Dinilai

Maklumbalas biasanya digunakan untuk memberikan nasihat kepada

seseorang bagi tujuan untuk berubah tetapi ia juga digunakan untuk menggalakkan

kepada perubahan yang positif terhadap tugasan yang dilakukan (Kavanagh, 1997;

Walsh & Fisher 2005). Dalam konteks kajian ini, maklumbalas bererti

penjelasan yang diberikan oleh penilai kepada individu yang dinilai bagi

memastikan pekerja dapat meningkatkan prestasi kerja ke arab pembangunan

kerjaya mereka

2.2.1.3 Kepentingan dan impak kepada organisasi serta individu

Kajian mendapati babawa maklumbalas di dalam proses penilaian prestasi

akan mempengaruhi sikap dan tingkahlaku pekerja seperti kepuasan kerja dan

motivasi kerja (Hackman & Olldham, 1980; DeNisi dan Kluger, 2000).

2.J Interaksi antara Penilai dan Individu yang Dinilai

2.3.1 Defmisi Interaksi antara Penilai dan Individu yang Dinilai

Interaksi di antara penilai dan yang dinilai ditakrifkan sebagai

perilUbungan yang wujud di antara majikan dan pekerja dan berlakunya

pertukaran maklumat (Podsakoff et al.,1990,1996; Simon, 1995; Butler et

al., 1999; Gillespie dan Mann,2000).

II

I

2.3.2 Kepentingan Interaksi antara PenUai dan Individu yang Dinilai

Antara kepentingan interaksi di antara penilai dan individu yang dinilai

ialah untuk memberikan kepuasan kepada kedua-dua pihak, memastikan

berlakunya pertukaran makJumat dan meningkatkan kornitmen kepada organisasi

(Bijlsma dan Bunt, 2003)

Interaksi antara penilai dan yang dinilai juga memainkan peranan yang

&mat penting di dalam proses penilaian prestasi. Interaksi antara penilai dan

individu yang dinilai akan meningkatkan rasa adil di dalam diri pekeIja (Dorfman

dan Howell, 1988; Clugston et aI., 1997). Seterusnya ini akan mempengaruhi

kepuasan keIja seseorang pekeIja (McFarlin dan Sweeney,1992).

2.3.3 Impak Interaksi antara Penilai dan Individu yang Dinilai

Interaksi yang negatif di antara penilai dan individu yang dinilai akan

menyebabkan timbulnya ketidakpuasan hati di kalangan pekeIja dan ini akan

mendorong pekeJja untuk meninggalkan organisasi berkenaan (Schnake dan

Dumler, 2000).

2.4 IUadilan Proseclur

Keadilan prosedur merupakan salah satu daripada keadilan organisasi.

Keadilan organisasi adalah memfokuskan kepada persepsi keadilan yang wujud di

dalam sesebuah organisasi dengan mengkategorikan pendapat dan pandangan

pekeJja berkenaan dengan layanan yang diberikan di dalam organisasi

(Greenberg, 1987).

12