Evenementencommissie RCU Zwolle
description
Transcript of Evenementencommissie RCU Zwolle
Evenementencommissie RCU Zwolle
Even voorstellen
Begin en werving
• Commissie opgestart door huidige coördinator in 2010
• Werving leden via vrijwilligerscentrale en website• Ad-hoc vrijwilligers
Wat houdt lid van evenementencommissie in?
• Vrijwilliger• Gemiddeld 8 uur per maand• Staat achter visie UNICEF• Bedenken, organiseren en uitvoeren
evenementen• Marketing en PR• Fondsenwerving • Flexibel in eigen inbreng
Achtergrond leden
• Enthousiaste vrijwilligers• Verschillende leeftijden, achtergronden en
vaardigheden• Netwerk
Wat doen we?We organiseren evenementen en activiteiten om:• Fondsen voor UNICEF te werven• De naamsbekendheid van UNICEF in onze RCU te
vergroten
Hoe doen we dat?• Door aan te sluiten bij bestaande evenementen• Door zelfstandig evenementen te organiseren
Een aantal voorbeelden op een rij…
UNICEF Stadshagen Run
Opbrengst: € 1.750,-
Zwolle Culinair
Opbrengst: € 2.000,-
Benefietdiner
Opbrengst: € 2.700,-
HighTea
Opbrengst: € 1.100,-
Kinderkunst
Opbrengst: € 700,-
Benefietconcert
Opbrengst: € 2.000,-
Hoe gaan we te werk als evenementencommissie?
• 1x per jaar brainstormsessie • Iedere 6 weken vergadering met hele commissie• Regelmatig e-mailcontact• In projectgroepen werken• Ogen open houden voor mogelijke projecten
Hoe gaan we te werk per project?
• Samenstellen projectgroep• Vergaderen• Projectplan schrijven• Aan de slag: taken verdelen • Regelmatig overleg • Draaiboek voor organisatie op de dag zelf• Evaluatie
Hoe ziet een projectplan eruit?
• Doelstelling• Verwachte opbrengsten en verwachte kosten• Doelgroep• Wanneer & Waar• Programma• Marketing• PR-plan• Sponsorplan• Planning
Tips & Trics
• Alles begint met goede en enthousiaste vrijwilligers
• Eigen netwerk • Sponsoring: juiste partijen benaderen• PR: contacten onderhouden• Social Media inzetten• Gebruik lokale activiteitenkalenders• Maak een ruime planning• Evenementen voor diverse doelgroepen
Wat hebben we inmiddels geleerd?
• Sponsoren gericht benaderen • Sponsoren beperkt incalculeren • Deelname evenementen uit eigen netwerk• Voorwaarden vastleggen derden • Bijverkoop • Beter onderzoek naar slagingspercentage • Tijdige planning marketing en verkoop• Go no-go moment bepalen • Goede kosten-baten analyse maken • Logistieke planning
Toekomstdoelen
• Meer deelname buiten netwerk• Een goed business event organiseren• Meer samenwerking met omliggende
evenementencommissies • Groeien met leden en opbrengsten • Evenementen op herhaling
Trots!
• UNICEF• Deelnemers en donateurs• Op onze leden• Veel op eigen kracht • Groeien • Jullie