Evaluation der Evaluation der StudiengebührenStudiengebühren

KurzüberblickKurzüberblickDurchgeführt von Durchgeführt von

Frau Daniela Dankesreiter, Innenrevision Universität Frau Daniela Dankesreiter, Innenrevision Universität HohenheimHohenheim

Herr Rendlen, Mitglied des UniversitätsratesHerr Rendlen, Mitglied des Universitätsrates

Evaluation der StudiengebührenEvaluation der StudiengebührenDer Prüfauftrag gliedert Der Prüfauftrag gliedert

sich wie folgt:sich wie folgt: Überprüfung des Überprüfung des

VerfahrensVerfahrens Überprüfung der Überprüfung der

Verwendung der Verwendung der GebührenGebühren

Der Prüfauftrag wird unter Der Prüfauftrag wird unter folgenden folgenden Gesichtspunkten Gesichtspunkten durchgeführt:durchgeführt:

WirtschaftlichkeitWirtschaftlichkeit SchnelligkeitSchnelligkeit nach gesetzlichen nach gesetzlichen

VorgabenVorgaben Sicherheit des Sicherheit des

Verfahrensablaufes Verfahrensablaufes (Qualitätssicherung)(Qualitätssicherung)

Teil ITeil IÜberprüfung des VerfahrensÜberprüfung des Verfahrens

Darstellung des bisherigen VerfahrensDarstellung des bisherigen Verfahrens

- Geschäftsprozessdarstellung -- Geschäftsprozessdarstellung -

GeschäftsprozessdarstellungGeschäftsprozessdarstellung

Phase I -Erfassen und Verteilung der Phase I -Erfassen und Verteilung der Einnahmen-Einnahmen-

Phase II -Antragsbearbeitung in den Phase II -Antragsbearbeitung in den Fakultäten und im Zentralbereich bis zur Fakultäten und im Zentralbereich bis zur Weiterleitung an die Studiengebühren-Weiterleitung an die Studiengebühren-kommission und dortige Beurteilung-kommission und dortige Beurteilung-

Phase III -Beschlussfassung durch das Phase III -Beschlussfassung durch das Rektorat-Rektorat-

Phase IV -Umsetzung der Beschlüsse-Phase IV -Umsetzung der Beschlüsse-

Phase I: Erfassen und Verteilung der Phase I: Erfassen und Verteilung der EinnahmenEinnahmen

Empfehlung: Festlegung von festen/regelmäßigen Terminen zum Einnahmestand für die Beschlüsse der Verteilung der Gelder!

Die Ergebnisse der Verteilung müssen auch nach Beschluss des Rektorates an die Fakultäten weitergemeldet werden!

Zuständige Abteilung: AF -Abteilung Finanzen-

Phase II: Phase II: Antragsbearbeitung in den Fakultäten Antragsbearbeitung in den Fakultäten

und im Zentralbereich bis zur und im Zentralbereich bis zur Weiterleitung an die Weiterleitung an die

Studiengebührenkommission und Studiengebührenkommission und dortige Beurteilungdortige Beurteilung

ZentralbereicheZentralbereiche

Empfehlung: Alle Anträge laufen über die Abteilung Finanzen -AF- zur Strukturierung, Vergabe von lfd. Nummern und Finanzplanung. Die Anträge sind von den Antragstellern in Sach- und Personalmittel entsprechend dem Antragsformular zu gliedern. Sofern eine Verlängerung von Personal beantragt wird, ist vom Antragsteller zur Prüfung der rechtlichen Möglichkeiten vorab die Abteilung Personal -AP- einzuschalten.

Die Abteilung Finanzen übergibt die Gesamtübersicht an den Rektor, der ggf. Prioritäten festlegt. Der Rektor bringt die Gesamtübersicht in die Studiengebühren-kommission ein.

Phase II: Phase II: Antragsbearbeitung in den Fakultäten Antragsbearbeitung in den Fakultäten

und im Zentralbereich bis zur und im Zentralbereich bis zur Weiterleitung an die Weiterleitung an die

Studiengebührenkommission und Studiengebührenkommission und dortige Beurteilungdortige Beurteilung

FakultätenFakultäten

Empfehlungen zu Phase IIEmpfehlungen zu Phase II-Fakultäten--Fakultäten-

Neues Verfahren:Neues Verfahren: feste Termine für die Einbringung der Anträge in die Studiengebühren-

kommission und feste Sitzungstermine

Die Sitzungstermine sind von der Studiengebührenkommission im 4. Quartal im Vorjahr für das Folgejahr festzulegen. Eine direkte Mitteilung der Termine muss an das Rektorat, Abteilung Finanzen und an die Fakultäten erfolgen.

jede Fakultäten muss die Anträge mit lfd. Nummern versehen, damit evtl. Folgeanträge nachvollzogen werden können.

Bei Personalmittel mit Verlängerungen von vorhandenem Personal müssen die Anträge der Fakultäten von der Abteilung Personal -AP- geprüft werden. Die Fakultäten haben daher vor Weitergabe der Gesamtübersicht ggf. die Personalabteilung einzuschalten.

Die Fakultäten legen die Gesamtübersicht (aufgeteilt nach Sach- und Personalmittel sowie lfd. Nummern) der Abteilung Finanzen -AF- vor. Diese wird mittels des dort neu eingeführten Gesamtfinanzplan die Anträge in diesen Plan eintragen und dann an die Studiengebührenkommission weitergeben.

Neues Verfahren:Neues Verfahren: Änderung des VerfahrensÄnderung des Verfahrens

Studiengebührenkommission erhält evtl. Studiengebührenkommission erhält evtl. 2 Übersichtslisten pro Fakultät 2 Übersichtslisten pro Fakultät und Zentralbereicheund Zentralbereiche

Das bedeutet:Das bedeutet:1.1. ÜbersichtslisteÜbersichtsliste der Fakultäten und Zentralbereiche über die durch die der Fakultäten und Zentralbereiche über die durch die

Positiv-/Negativ-ListePositiv-/Negativ-Liste unmittelbar und unzweifelhaft abgedeckten unmittelbar und unzweifelhaft abgedeckten MaßnahmenMaßnahmen

2.2. ÜbersichtslisteÜbersichtsliste der Fakultäten und Zentralbereiche über Anträge, die über der Fakultäten und Zentralbereiche über Anträge, die über die Positiv-/Negativ-Liste hinausgehen die Positiv-/Negativ-Liste hinausgehen (Sonderfälle).(Sonderfälle).

Die Anträge sindDie Anträge sind über über beiden Listenbeiden Listen hinweg fortlaufend zu hinweg fortlaufend zu nummerieren.nummerieren. Die Die GliederungGliederung muss trotzdem in muss trotzdem in Sach-/ und PersonalmittelSach-/ und Personalmittel gegliedert gegliedert

werden.werden. Die Die ÜbersichtenÜbersichten werden werden über Abteilung Finanzenüber Abteilung Finanzen in die in die

Studiengebührenkommission eingebracht.Studiengebührenkommission eingebracht. Terminvorgaben sind einzuhaltenTerminvorgaben sind einzuhalten, keine Tischvorlagen, ggf. sind Anträge , keine Tischvorlagen, ggf. sind Anträge

in der nächsten Sitzung einzubringen oder über die Handkasse in der nächsten Sitzung einzubringen oder über die Handkasse abzuwickeln.abzuwickeln.

Phase III: Beschlussfassung durch Phase III: Beschlussfassung durch das Rektoratdas Rektorat

Empfehlung:Sowohl vor Einbringung in die Studiengebührenkommission als auch vorab vor Weiterleitung der Ergebnisse an das Rektorat gehen die Übersichten und die dazugehörigen Anträge an die Abteilung Finanzen zur Erstellung einer umsetzungsfähigen Beschlussvorlage (Gliederung, finanzielle Übersicht).

Vorteile:• Das Rektorat und auch der Rektor selbst haben die Möglichkeit, sich einen schnellen Überblick zu verschaffen um schnell und effizient darüber entscheiden zu können.

• Die Abteilung Finanzen hat immer die finanzielle Übersicht über die Studien- gebühren und kann bei Fehlentwicklungen eingreifen.

• Von der Abteilung Finanzen ist gegenüber den Zentralbereichen und Fakultäten immer eine Auskunft über die Geldabflüsse und von längerfristigen Bindungen einzelner Maßnahmen möglich.

Phase IV: Umsetzung der Phase IV: Umsetzung der BeschlüsseBeschlüsse

Sofortmaßnahme -neu-:

Einführung der jährlichen Betrachtung (keine semesterweise Betrachtung)• Begründung zu § 4 LHGebG „Die Hochschulen haben über die Höhe und Verwendung der Einnahmen in ihrem jährlichen Rechenschaftsbericht (§ 13 Abs. 9 Satz 2 LHG) zu informieren.“• Landtagsdrucksache 14/771 vom 05.01.2007, Anfrage über semesterweisen umfassenden BerichtAntwort Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst:„Eine gesonderte unterjährige Rechenschaftslegung durch die Vorlage eines Berichtes pro Semester ….. ist dagegen weder aus haushaltsrechtlichen Sicht sinnvoll, da die Rechenschaftslegung grundsätzlich an das Haushaltsjahr gebunden ist, noch trägt es zum Bürokratieabbau an den Hochschulen bei.“

• Eigene Erfahrungen und Kenntnisse

Weitere Vorgehensweise:Weitere Vorgehensweise: LösungsvorschlägeLösungsvorschläge für die Problematiken für die Problematiken

- Umwidmung der Mittel- Umwidmung der Mittel- Überziehung der Mittel- Überziehung der Mittel- Nicht verwendete Mittel am 31.12. - Nicht verwendete Mittel am 31.12.

LösungsvorschlagLösungsvorschlag für die Herstellung des Benehmens mit den für die Herstellung des Benehmens mit den Studierenden Studierenden (zeitlicher Horizont zur Herstellung)(zeitlicher Horizont zur Herstellung)

Prüfung der Verwendung der Studiengebühren Prüfung der Verwendung der Studiengebühren -Teil 2--Teil 2-

Umsetzung der Vorschläge/Empfehlungen bis Umsetzung der Vorschläge/Empfehlungen bis 01.10.200801.10.2008

Die Umsetzung erfolgt von der Die Umsetzung erfolgt von der Innenrevision gemeinsam mit der Innenrevision gemeinsam mit der Abteilung FinanzenAbteilung Finanzen unter unter EinbindungEinbindung der der StudiengebührenkommissionStudiengebührenkommission und den und den FakultätenFakultäten

Vorstellung des Endergebnisses in der Vorstellung des Endergebnisses in der Universitätsratssitzung am Universitätsratssitzung am 01.10.200801.10.2008, bei Bedarf in der Senatssitzung am 05.11.2008, bei Bedarf in der Senatssitzung am 05.11.2008