EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI · PDF fileevaluasi sistem informasi akuntansi terhadap...
Transcript of EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI · PDF fileevaluasi sistem informasi akuntansi terhadap...
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TERHADAP PEMBELIAN
OBAT PADA RUMAH SAKIT KASIH IBU SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh:
YASHINTA HAYU SEKARASRI
NIM F3308180
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
“Selalu berhati-hatilah dalam bertindak maupun bertutur kata, karena setiap kita
melakukan kesalahan sekecil apapun, hal itu mengakibatkan kemudahan yang kita
dapatkan di dunia ini selalu berkurang sedikit demi sedikit.”
“Tidak ada masalah yang tidak dapat dihadapi manusia. Selalu percaya bahwa
segala masalah dan cobaan yang diberikan oleh Tuhan dapat kita lewati asalkan
kita mau bersabar dan tidak putus asa.”
“Benar jika Tuhan menciptakan rasa penyesalan di akhir, karena jika rasa
penyesalan itu hadir di awal, kita tidak akan pernah mau belajar menjadi orang
yang bijak.”
Penulis mempersembahkan karya ini kepada:
1. Allah SWT yang selalu memberikan kemudahan.
2. Ayah Ibu yang senantiasa memberi dukungan
dan do’anya.
3. Adik yang memberi warna berbeda dalam hidup.
4. Almamater.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan atas kehadiran Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir dengan judul “Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Terhadap
Pembelian Obat pada Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta” dengan tepat waktu. Tugas
Akhir yang disusun oleh penulis ini merupakan persyaratan untuk mencapai derajat
Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Terlepas dari kekurangan yang ada, penyusun Tugas Akhir ini tidak akan
berjalan dengan baik tanpa bimbingan, pengarahan, dan bantuan dari berbagai pihak.
Untuk itu dengan setulus hati penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Allah SWT yang selalu memberikan kemudahan bagi penulis sehingga mampu
menyelesaikan Tugas Akhir dengan tepat waktu.
2. Wisnu Untoro, Dr, MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
3. Agus Budiatmanto, Drs, MSi, Ak selaku ketua Program Studi Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Rani Rahmantari, SE, Ak selaku pembimbing akademik.
5. Evi Gantyowati, Dra, MSi, Ak selaku pembimbing magang.
6. Agus Budiatmanto, Drs, MSi, Ak selaku pembimbing Tugas Akhir.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
7. Bapak ibu Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta yang
telah membekali ilmu pengetahuan selama perkuliahan.
8. Segenap staf karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
9. Ari Dartoko, Drs, selaku manajer personalia yang telah berkenan memberikan
ijin untuk melakukan magang di Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta.
10. Bondan Jati Laksono, SE selaku manajer akuntansi yang telah berkenan
memberikan kesempatan untuk melakukan magang.
11. Bapak Sulis selaku kepala bagian akuntansi Rumah Sakit Umum Kasih Ibu
Surakarta yang telah memberikan bimbingan selama magang.
12. Segenap staf bagian akuntansi yang telah memberikan bimbingannya selama
aktivitas magang.
13. Kedua orang tua yang telah memberikan do’a, dukungan dan semangat kepada
penulis.
14. Semua pihak yang telah membantu namun tidak dapat penulis sebutkan satu
persatu.
Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini jauh dari sempurna. Untuk
itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk penulisan Tugas
Akhir ini. Penulis juga berharap semoga penulisan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat
bagi kita semua, khususnya bagi penulis sendiri.
Surakarta, 2 Juli 2011
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL i
ABSTRACT ii
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING iii
HALAMAN PENGESAHAN iv
HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN v
KATA PENGANTAR vi
DAFTAR ISI viii
DAFTAR TABEL xi
DAFTAR GAMBAR xii
DAFTAR LAMPIRAN xiii
BAB I (PENDAHULUAN) 1
A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 1
1. Sejarah Rumah Sakit 1
2. Data Dasar Rumah Sakit 6
3. Data Tenaga Medis Rumah Sakit 10
4. Falsafah, Visi, Misi, dan Motto 11
5. Struktur Organisasi 12
6. Deskripsi Jabatan 13
B. LATAR BELAKANG 21
C. RUMUSAN MASALAH 23
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
D. TUJUAN PENELITIAN 23
E. MANFAAT PENELITIAN 24
BAB II (ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN) 25
A. TINJAUAN PUSTAKA 25
1. Pengertian Sistem dan Prosedur 25
2. Pengertian Sistem Akuntansi 26
3. Pengertian Sistem Pengendalian Intern 28
4. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian 29
5. Fungsi yang Terkait 30
6. Dokumen yang Digunakan 31
7. Catatan Akuntansi yang Digunakan 32
8. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pembelian 32
B. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN 34
1. Fungsi yang Terkait 35
2. Dokumen yang Digunakan 36
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan 37
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pembelian 38
5. Flowchart 39
6. Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian Obat di Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta 44
C. EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN OBAT 46
1. Evaluasi terhadap Unit Organisasi yang Terkait 46
2. Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan 47
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
3. Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi yang Digunakan 47
4. Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Akuntansi Pembelian 48
5. Evaluasi terhadap Sisitem Pengendalian Intern 48
BAB III (TEMUAN) 50
A. KELEBIHAN 50
B. KELEMAHAN 52
BAB IV (PENUTUP) 53
A. SIMPULAN 53
B. REKOMENDASI 54
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
TABEL
I.1. Jenis Ruang Perawatan di Rumah Sakit Kasih Ibu 8
I.2. Data Tenaga Medis Rumah Sakit Kasih Ibu 10
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR
I.1. Struktur Organisasi Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta 12
II.1. Gambaran Umum Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Akuntansi Pembelian Obat 35
II.2. Bagan Alir Fungsi Gudang Medis 40
II.3. Bagan Alir Fungsi Akuntansi 41
II.4. Bagan Alir Fungsi Pembelian 42
II.5. Bagan Alir Fungsi Farmasi 43
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Pernyataan
2. Surat Keterangan telah melakukan Kegiatan Magang dari Instansi
3. Kartu Stok
4. Bukti Penerimaan Pembelian
5. Order Pembelian Obat
6. Daftar Kode Perkiraan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
ABSTRACT EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TERHADAP PEMBELIAN
OBAT PADA RUMAH SAKIT KASIH IBU SURAKARTA
YASHINTA HAYU SEKARASRI F3308180
Kasih Ibu Hospital is private hospital has purpose to give service public health. The hospital has some facilities such as pharmasi. Pharmasi is important function to save and prepare medicine inventory. To save inventory of medicines always ready, so the hospital must has accounting system, to take care of transaction purchased. Purchasing system has relation with inventory, therefore it is possible that the system has weaknesses that may lead to that fraud. From this reason, the author is interested in conducting this research. The objective of research is to find out how is the application of purchasing system and to find out the strength and weakness.
The problems that will be answered in this research is to find out and to obtain an overview of medicinal purchasing procedure in Kasih Ibu Hospital and to evaluate the strength and weakness of medicinal purchasing procedure in Kasih Ibu Hospital so that it can give an alternative problem solution according to the existing standard.
The result of research conducted in Kasih Ibu Hospital shows that the procedure
of medicinal purchasing has been conducted well although there are still some weaknesses including: accounting division has not made preparation cards due to the new system applied, the procurement committee and Order Form had not been made doubly and the large amount of regulation restricting the purchasing nominal.
Based on such findings, it is proposed some suggestion that could be taken as a consideration for Kasih Ibu Hospital including: the accounting division should make the preparations card step by step both in computerization and manual manners from the drugstore existing in each installation to keep the reliability and accuracy of medicine number recorded, Order Form should be make double to avoid the drugs misusing, purchasing should be done consistent with the maximum limit to anticipate the high needs in the future and to keep predicting the important needs. Keywords: system, procedure, purchasing system, and pharmasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
1. Sejarah Rumah Sakit
Berangkat dari idealisme yang berkeinginan untuk mengabdi kepada
masyarakat dan memberikan pelayanan kesehatan tanpa memandang latar
belakang penderita/pasien, serta didukung oleh prakarsa beberapa tokoh
masyarakat Surakarta untuk mewujudkan serta meningkatkan pelayanan
kesehatan maka di hadapan Notaris Soehartinah Ramli, para pendiri:
1. Bapak Hadi Soebroto
2. Bapak Robby Soemampow
3. Bapak Dr. H. Abdullah Hafid Zaini, SPOG
Sepakat mendirikan Yayasan “Kasih Ibu” pada hari Sabtu tanggal 16 Juni
1979 di Surakarta. Adapun maksud dan tujuan pendirian Yayasan Kasih Ibu
adalah untuk dimanfaatkan bagi kemanusiaan dan membantu pemerintah di
bidang kesehatan dan bidang sosial. Untuk itu diambil langkah usaha
dengan mendirikan poliklinik dan rumah sakit, khususnya rumah sakit
bersalin. Selanjutnya Yayasan ini dipimpin dan diurus oleh satu Badan
Pengurus/Pengurus Harian untuk pertama kali dijabat oleh:
Ketua : Hidajat Tjokro Susanto
Sekretaris : Herry Sumampow
Bendahara : Hadi Subroto
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
Komisaris :
1. Robby Sumampow
2. Dr. H. Abdullah Hafid Zaini
3. Ny. Maria Theresia Budi Santoso, SH
Pada tanggal 2 Februari 1981 diresmikan Rumah Bersalin Kasih Ibu
oleh Bapak Walikota yaitu Bapak Soekamto, SH dengan kapasitas 60
tempat tidur dengan Direksi Dr, Risjard Sudradjad, Drs. V. Budi Santosa,
dan Ibu Sugiantoro.
Dalam perkembangannya Rumah Bersalin Kasih Ibu mengalami pasang
surut dan berbagai perubahan terus terjadi, pada tahun 1981 Dr. Lo Siauw
Ging bergabung, dengan demikian terjadi perombakan struktural dan pada
tahun 1982 ditingkatkan menjadi Rumah Sakit Umum atas pertimbangan
kebutuhan akan jasa layanan kesehatan masyarakat dan atas usul IKES
(Inspektur Kesehatan). Sebagai Rumah Sakit Umum, Kasih Ibu memberikan
layanan kesehatan tidak hanya seputar masalah kebidanan dan penyakit
kandungan tetapi juga berbagai jenis penyakit yang lain, sehingga sejak
tahun 1982 semakin berkembang dalam memberikan layanan kesehatan.
Klinik umum, klinik gigi, dan beragam poliklinik spesialis mulai dirintis.
Dokter-dokter spesialis dan umum yang pertama kali berkarya diantaranya
adalah:
1. Dr. Budi Kadarto ahli Bedah
2. Dr. Hafidh Zaini ahli Kebidanan dan Kandungan
3. Dr. Arini S. ahli Penyakit Dalam
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
4. Dr. Sabdo Waluyo ahli Penyakit Anak
5. Dr. Paul Hardjono sebagai Dokter Umum
Di bawah kepemimpinan Dr. Lo Siauw Ging, pada tahun 1983-1984
dilakukan perluasan sehingga kapasitas menjadi 95 tempat tidur. Dengan
adanya kemajuan yang pesat maka direksi mengusulkan perluasan gedung 5
lantai dan usulan ini disetujui oleh Yayasan Kasih Ibu. Program perluasan
ini memang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang tercantum Garis Besar
Haluan Negara dan Sistem Kesehatan Nasional Departemen Kesehatan
Republik Indonesia, yaitu bahwa masyarakat termasuk swasta ikut
bertanggung jawab dalam memelihara dan mempertinggi derajat kesehatan
masyarakat.
Atas petunjuk, dorongan, dan pengarahan Gubernur Jawa Tengah
Bapak H. Ismail dalam tahun 1987-1988 telah dirintis dan diselesaikan
pembebasan tanah pemerintah di lokasi di belakang Rumah Sakit Umum
Kasih Ibu dengan System Ruil Sla. Dalam tahun 1988-1989 telah pula
diselesaikan design rencana perluasan Rumah Sakit Umum Kasih Ibu oleh
sebuah biro Arsitek Jakarta yang telah berpengalaman dalam pembuatan
design rumah sakit. Rencana perluasan ini dibuatdalam sebuah Master Plan
yang meliputi 2 (dua) tahap.
Pelaksanaan pembangunan tahap I adalah pembangunan gedung 5 lantai
dengan beratap joglo yang merupakan jati diri kota Surakarta dimulai pada
tanggal 20 September 1989 ditandai pemancangan tiap pancang pertama
oleh bapak Walikota Kotamadya Surakarta, bapak R. Hartomo dan selesai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
tepat waktu tanggal 20 Desember 1990 (15 bulan). Bangunan tahap I
mempunyai luas bangunan 5 x +1400 m2 = 7000 m2 dengan biaya investasi
total Rp 6 milyar dimana 3 milyar rupiah untuk bangunan dan 3 milyar
rupiah untuk peralatan medis dan non medis. Dengan selesainya
pembangunan perluasan tahap I maka Rumah Sakit Umum Kasih Ibu
mempunyai kapasitas tempat tidur sebanyak 145 buah dan mempunyai
fasilitas-fasilitas baik kamar perawatan maupun peralatan-peralatan medis
canggih dan cukup modern serta bertaraf internasional, hal mana dapat
mendukung kepariwisataan khususnya menjelang Visit Indonesia Year
1991. Diharapkan pula dengan fasilitas-fasilitas yang cukup baik ini, Rumah
Sakit Umum Kasih Ibu dapat menjaring penderita-penderita masyarakat
Surakarta yang biasa berobat ke kota-kota besar atau bahkan ke luar negeri.
Gedung baru hasil perluasan tahap I telah mulai digunakan pada tanggal
30 Desember 1990 dengan memindahkan semua kegiatan dari gedung lama
ke gedung baru. Sedangkan peresmian pemakaian gedung baru dilakukan
oleh Gubernur Jawa Tengah pada tanggal 2 Februari 1991 tepat sepuluh
tahun setelah peresmian Rumah Sakit Bersalin Kasih Ibu.
Pembangunan tahap II direncanakan akan dimulai pada awal tahun1992
dengan membongkar dengan lama dan membangun bangunan berlantai 5
(lima) yang akan menyatu dengan bangunan perluasan tahap I. Setelah
selesai pembangunan tahap II Rumah Sakit Umum Kasih Ibu akan
mempunyai kapasitas + 300 tempat tidur.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
Pada tahun 1991 dalam lomba Bidang Pelayanan Kesehatan,
Kebersihan, dan Ketertiban Rumah Sakit, Rumah Sakit Umum Kasih Ibu
mendapat Juara I tingkat Jawa Tengah dan pada tahun yang sama mendapat
juara I Lomba Rumah Sakit tingkat Nasional dalam Kategori Rumah Sakit
Swasta Kelas Utama. Pada tahun 2001 sampai dengan Februari 2002,
dilakukan pembangunan sistem pengolahan pembuangan limbah medis cair
Dewats System untuk menggantikan Sewage Treatment System. Dengan
menggunakan sistem yang baru ini, hasil tes pengujian air limbah medis
lebih sesuai dengan peraturan kadar maksimum yang diperbolehkan oleh
Standar Baku Mutu Limbah Cair Bagi Kegiatan Pelayanan Kesehatan
Golongan II, SK GUB DIY No. 65 Tahun 1999. Tahun 2004 dilakukan
renovasi ruangan menjadi 2 ruangan ICU isolasi, sehingga dapat merawat
pasien infeksius/kondisi tertentu di perawatan insentif (tidak di bangsal).
Dalam perkembangan selanjutnya Rumah Sakit Umum Kasih Ibu
berupaya untuk terus menambah jumlah dokter tetapnya baik tenaga dokter
spesialis maupun umum.
Pada tahun 1989 Rumah Sakit Umum Kasih Ibu mendapat Sertifikat
Akreditasi Penuh dari Departemen Kesehatan Republik Indonesia sebagai
pengakuan bahwa Rumah Sakit telah memenuhi standar pelayanan Rumah
Sakit yang meliputi 5 pokja, yaitu:
1. Administrasi dan Managemen
2. Pelayanan Medis
3. Pelayanan Gawat Darurat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
4. Pelayanan Keperawatan
5. Rekam Medis
Tahun 2009 Rumah Sakit Umum Kasih Ibu telah berhasil memperoleh
Sertifikat Akreditasi Rumah Sakit yang dikeluarkan oleh Departemen
Kesehatan Republik Indonesia dengan Nomor: YM.01.10/III/2742/09
tertanggal 22 Juli 2009 meliputi 12 pokja, antara lain:
1. Administrasi Manajemen
2. Pelayanan Medis
3. Pelayanan Gawat Darurat
4. Pelayanan Keperawatan
5. Rekam Medis
6. Farmasi
7. K3
8. Radiologi
9. Laboratorium
10. Kamar Operasi
11. Pengendalian Infeksi di Rumah Sakit
12. Perinatal Resiko Tinggi
2. Data Dasar Rumah Sakit
1. Nama Rumah Sakit : Rumah Sakit Umum Kasih Ibu
2. Jenis Rumah Sakit : Rumah Sakit Umum
3. Kelas Rumah Sakit : Madya (setingkat kelas C)
4. Direktur Rumah Sakit : Dr. Sugandi Hardjanto, SpB
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
5. Alamat : Jl. Slamet Riyadi No. 404 Surakarta
6. Surat Ijin Penetapan :
a. Nomor : YM.02.04.2.2.1479
b. Tanggal : 07 Juli 2000
c. Oleh : Departemen Kesehatan
d. Sifat : Tetap
7. Penyelenggara : Yayasan Kasih Ibu
8. Luas Lahan & Bangunan:
a. Luas Lahan : 8387 m2
b. Bangunan : 8659 m2
9. Rawat Jalan yang dimiliki:
a. Klinik Umum
b. Klinik Gigi dan Mulut
c. Klinik Ibu dan Anak (BKIA)
d. Klinik Keluarga Berencana
e. Klinik Nyeri dan Akupuntur
f. Klinik Spesialis :
- Penyakit Dalam
- Bedah Umum
- Bedah Ortopedi
- Kebidanan dan Kandungan
- Anak
- THT
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
- Jantung dan Pembuluh Darah
- Mata
- Paru
- Saraf
- Jiwa
- Kulit dan Kelamin
g. Klinik Khusus : Penyakit Kencing Manis
h. Instalasi Gawat Darurat (Pelayanan 24 jam)
Memiliki fasilitas sebagai berikut :
- Ruang Triase : 6 Kamar
- Ruang Tindakan & Bedah Minor : 1 Kamar
- Ruang Resusitase : 1 Kamar
- Ruang Observasi : 1 Kamar
Melakukan Pelayanan Home Care dan Home Visit 24 jam
10. Rawat Inap yang dimiliki
Tabel I.1. Jenis Ruang Perawatan di Rumah Sakit Kasih Ibu
NO. JENIS RUANG TIPE TOTAL
PERAWATAN S.VIP VIP I II III
1 Umum 4 12 14 20 26 76
2 Isolasi Umum - 6 - 2 2 4
3 Anak - 6 6 12 11 35
4 Isolasi Anak - - - 1 1 2
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
5 Kandungan - - 3 6 6 15
6 ICU/ICCU - 3 4 - 3 10
7 Isolasi ICCU - 2 - - - 2
8 Kamar Bayi 6 6
TOTAL 150
11. Fasilitas Kamar Tindakan (24 jam)
a. Kamar Bedah : 4 kamar
b. Kamar VK/Bersalin : 4 Kamar
12. Fasilitas Penunjang Medis :
a. Radiologi (Pelayanan 24 jam)
- Alat Rontgen
- USG
- CT Scan
b. Laboratorium (Pelayanan 24 jam)
- Unit Hematologi
- Unit Kimia Klinik
- Unit Sekresi Ekskresi
- Unit Analisa Gas Darah dan Elektrolit
- Unit Mikrobiologi
- Unit Imunoserologi
- Unit Patologi Anatomi
- Unit Bank Darah (dalam perintisan)
c. Instalasi Farmasi (Pelayanan 24 jam)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
d. Fisioterapi
e. Endoskopi
3. Data Tenaga Medis Rumah Sakit
Data tenaga medis di Rumah Sakit Umum Kasih Ibu pada tahun 2004
adalah sebagai berikut:
Tabel I.2. Data Tenaga Medis Rumah Sakit Kasih Ibu
NO. JENIS TENAGA MEDIS SIFAT JUMLAH
1 DOKTER UMUM Tetap 12 ORANG
2 DOKTER GIGI Tetap 2 ORANG
3 DOKTER SPESIALIS BEDAH Tetap 2 ORANG
4 DOKTER SPESIALIS PENYAKIT DALAM Tetap 1 ORANG
5 DOKTER SPESIALIS KEBIDANAN DAN
KANDUNGAN Tetap 1 ORANG
6 DOKTER SPESIALIS ANESTESI Tetap 1 ORANG
7 DOKTER SPESIALIS RADIOLOGI Tetap 1 ORANG
SUBTOTAL 20 ORANG
8 DOKTER UMUM Paruh
Waktu 8 ORANG
9 DOKTER SPESIALIS Mitra 42 ORANG
TOTAL 70 ORANG
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
4. Falsafah, Visi, Misi, dan Motto
a. Falsafah
Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta adalah sarana untuk
memberikan pelayanan kesehatan kepada seluruh masyarakat dengan
tujuan meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.
b. Visi
Terwujudnya derajat kesehatan yang optimal bagi seluruh masyarakat
dengan memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas tinggi.
c. Misi
Melaksanakan pelayanan kesehatan dan administrasi secara profesional
tanpa memandang latar belakang penderita.
d. Motto
Kasih dalam pelayanan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6. Struktur Organisasi
Gambar I.1. Struktur Organisasi Rumah Sakit Ibu Surakarta
12
DIREKTUR Dr. Sugandi Hardjanto, SpB
WADIR PELAYANAN MEDIS & KEPERAWATAN
Dr. Nd. Pangesti, SpPD
WADIR PENUNJANG MEDIS
Dr. Irveta Kania C. M Kes
WADIR UMUM Dr. Yulius Widiyarta
MANAJER PELA-YANAN MEDIS
Dr. Umar B. SpAn
MANAJER PERAWATAN
S u k i n i, AMK.
SUPERVISOR REKAM MEDIK
Dr. Enie S.
Kepala Instalasi - Kamar Bedah - Kamar
Bersalin - Rawat Jalan - Rawat Inap - ICU / ICCU - IGD
KASI Ayodya KASI Amarta KASI Wirata KASI Narada / Ismaya /
Unit Stroke KASI Kamajaya KASI Rama / Krisna KASI Nakula / Sadewa KASI OBS / VK KASI PERINAT. KASI POLI/BKIA KASI IGD KASI OK
MANAJER DIAGNOSTIK & TERAPI
Dr. Irveta Kania C. MKes
MANAJER INSTALASI FARMASI
Dra. Dwi Astuti, Apt.
Kepala Instalasi - Laboratorium - Radiologi
Kepala Instalasi Farmasi
MANAJER SARANA & R UMAH TANGGA
A A A. Raka
Kepala Instalasi Prasarana dan
Sarana
KASI PEMBELIAN
KASI GUDANG
FARMASI
MANAJER AKUNTANSI P. Bondan Jati Laksono, SE.
MANAJER KEUANGAN Drg. Haryani.
KASI KOMPUTER
(EDP )
SEKRETARIS RS Dr. Yohanes Benny
MANAJER PEMASARAN &
HUMAS
KASI TU STAF HUKUM
KOMITE MEDIS
PEMASARAN & HUMAS
OPERATOR INFORMASI
KASI AKUNTANSI
KASI KEUANGAN
KASI BILLING
Kepala InstalasiI
Gizi
MANAJER GIZI
KASI PEMELIHARAAN KASI RUMAH TANGGA
KASI KEAMANAN
SUPERVISOR PEMASARAN &
HUMAS Dr. Hendro A.K.
KASI REKAM MEDIK
KASI RADIOLOGI KASI MIKRO BIO KASI PATH.. KL ENDOSCOPY FISIOTERAPI
KASI INS. FARMASI KASI
MANAJER H R D Dr. Ari Dartoko
KASI
PERSONALIA
KASI
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
7. Deskripsi Jabatan
1. Direktur
Mengkoordinasi serta bekerjasama dengan para Wadir, Manajer, dan
Staf rumah sakit dalam memimpin rumah sakit, serta menampung dan
mempertimbangkan semua rencana/usulan yang diajukan oleh para
Wadir, Manajer, dan Staf rumah sakit sesuai dengan kebijaksanaan
yang ditetapkan.
2. Sekretaris
Mengkoordinasikan dan mengatur kegiatan-kegiatan khusus rumah
sakit, kegiatan kesekretariatan.
3. Wadir Penunjang Medis
Mengawasi dan bertanggung jawab atas segala kegiatan yang
berhubungan dengan penyediaan fasilitas dan pengembangan pelayanan
penunjang diagnostik dan terapi, farmasi, dan gizi.
4. Wakil Direktur Umum
Mengkoordinasi, mengawasi, dan bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan kegiatan pelayanan sarana umum rumah sakit, kegiatan
pengelolaan personalia, dan diklat serta kegiatan pemasaran dalam
menunjang kegiatan pokok rumah sakit.
5. Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Keperawatan
Merumuskan visi dan kebijakan-kebijakan rumah sakit pada bidang
yang dikendalikannya. Memimpin dan mengkoordinasi para Manajer
dan Kasi beserta staf di bawahnya pada bidang yang dikendalikannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
6. Manager Akuntansi
Mengambil keputusan-keputusan strategis yang lebih bersifat jangka
panjang dan tidak bersifat rutinitas operasional, baik itu yang
berhubungan dengan penyajian laporan keuangan, manajemen
persediaan maupun masalah komputerisasi.
7. Manager Instalasi Farmasi
Mengawasi dan bertanggung jawab atas penyediaan, penyimpanan, dan
pelayanan penjualan obat serta bahan medis bagi penderita.
8. Manager Sarana dan Rumah Tangga
Mengkoordinasi, mengawasi, dan bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan kegiatan pelayanan pemeliharaan perlengkapan, peralatan,
kendaraan, gedung, keamanan, kebersihan, pencucian, boga serta sarana
dan pelayanan umum rumah sakit lainnya.
9. Manager Diagnostik dan Terapi
Mengawasi dan bertanggung jawab atas segala kegiatan pelayanan
pemeriksaan dan fisioterapi yang ada di bagiannya.
10. Manager Keperawatan
Mengatur dan mengendalikan kegiatan pelayanan keperawatan di
rumah sakit.
11. Manager pelayanan Medis
Mengkoordinasi, mengawasi, dan bertanggung jawab atas kegiatan-
kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan medis teknis,
pengawasan profesional medis, pengembangan staf, dan profesi medis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
serta administrasi data medis sesuai dengan kebijaksanaan dan
ketentuan rumah sakit.
12. Manager Human Resources Departement
Mengkoordinasi, mengawasi, dan bertanggung jawab terhadap seluruh
kegiatan yang berhubungan dengan penyediaan tenaga yang memadai,
penentuan sistem personalia, penggajian, segala urusan karyawan serta
pendidikan dan pelatihan.
13. Manager Keuangan
Mengkoordinasi, mengawasi, dan bertanggung jawab atas:
- Administrasi piutang penderita, administrasi penagihan serta
penyediaan data biaya penderita.
- Keuangan rumah sakit baik pemasukan, penggunaan, penyimpanan
serta adanya pencatatan yang memadai.
- Pengadaan barang dan perlengkapan medis/nonmedis yang
dibutuhkan untuk kegiatan rutin rumah sakit.
14. Kepala Seksi Bagian Pelayanan Medis
Mengawasi dan mengendalikan kegiatan pelayanan keperawatan di
seksi yang berada di wilayah tanggung jawabnya.
15. Kepala Seksi Laboratorium Mikrobiologi
Mengatur, menyusun, dan melaksanakan rencana kerja seksinya sesuai
dengan rencana kerja bagian laboratorium mikrobiologi. Bertanggung
jawab terhadap efisiensi dan kelancaran kerja dibagiannya, ketepatan,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
kualitas, dan kepuasan pelayanan penderita serta atas penyampaian
hasil pemeriksaan mikrobiologi pada penderita.
16. Kepala Seksi Instalasi Gizi
Mengatur, menyusun, dan melaksanakan rencana kerja seksinya sesuai
dengan rencana kerja bagian gizi. Memimpin, mengarahkan, dan
mengawasi segala kegiatan bawahannya sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
17. Kepala Seksi Radiologi
Mengatur, menyusun, dan melaksanakan rencana kerja seksinya sesuai
dengan rencana kerja bagian radiologi.
18. Kepala Seksi Laboratorium Patologi Klinik
Mengatur, menyusun, dan melaksanakan rencana kerja seksinya sesuai
dengan rencana kerja bagian laboratorium patologi klinik. Bertanggung
jawab terhadap efisiensi dan kelancaran kerja dibagiannya, ketepatan,
kualitas, dan kepuasan pelayanan penderita serta atas penyampaian
hasil pemeriksaan patologi klinis pada penderita.
19. Kepala Seksi Rekam Medis
Mengkoordinasi, mengawasi, dan bertanggung jawab terhadap
pencatatan, pengumpulan, pengolahan, pelaporan serta penyimpanan
semua data kegiatan medis rumah sakit dan peraturan pemerintah yang
berlaku.
20. Kepala Seksi Akuntansi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
Mengkoordinasi dan mengawasi siklus akuntansi dari pertama kali
dokumen masuk sampai dengan penyajian laporan keuangan.
21. Kepala Seksi EDP
Melakukan supervisi terhadap pemeliharaan dan pengembangan
hardware maupun software komputer yang ada di Rumah Sakit Umum
Kasih Ibu Surakarta.
22. Kepala Seksi Keuangan
Mengawasi dan bertanggung jawab atas keuangan rumah sakit baik
pemasukan, penggunaan, penyimpan serta adanya catatan yang
memadai.
23. Kepala Seksi Personalia
Mengawasi dan bertanggung jawab atas pelaksanaan absen, perhitungan
gaji, pajak karyawan, pelaksanaan penilaian berkala karyawan, data
karyawan, pelaksanaan, kesejahteraan, pengembangan, dan kesehatan
karyawan.
24. Kepala Seksi Billing
Mengawasi dan bertanggung jawab atas administrasi piutang penderita,
administrasi penagihan serta penyediaan data biaya penderita.
25. Kepala Seksi Gudang
Mengelola persediaan di gudang sehingga dapat dikontrol dengan
semestinya, baik dari segi kuantitas maupun kualitas yang ada.
26. Kepala Seksi Pembelian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap pengadaan barang dan
perlengkapan medis/nonmedis yang dibutuhkan untuk kegiatan rutin
rumah sakit.
27. Kepala Seksi Rumah Tangga
Mengkoordinasi, mengawasi, dan bertanggung jawab terhadap
penyediaan, pemeliharaan urusan kebersihan, lenen, kantin, laundry,
dan kendaraan.
28. Kepala Seksi Diklat
Mengkoordinasi, mengawasi, dan bertanggung jawab terhadap seluruh
kegiatan yang berhubungan dengan pendidikan dan pelatihan.
29. Kepala Seksi Keamanan
Mengkoordinasi, mengawasi, dan bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan dalam menjaga keamanan dan ketertiban di rumah sakit.
30. Kepala Seksi Pemeliharaan
Mengkoordinasi, mengawasi, dan bertanggung jawab terhadap
penyediaan, pemeliharaan, dan perbaikan urusan gedung dan prasarana,
alat medis elektro dan komputer, AC, urusan listrik, dan operator lift.
31. Kepala Seksi Tata Usaha
Mengkoordinasikan seluruh kegiatan kesekretariatan, administrasi, dan
surat-menyurat yang berhubungan dengan pihak intern maupun ekstern
rumah sakit.
32. Kepala Instalasi Farmasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
Mengawasi dan bertanggung jawab bahwa penyimpanan, peramuan
maupun syarat-syarat administrasi instalasi farmasi sesuai dengan
peraturan yang berlaku baik dari rumah sakit, pemerintah maupun
lembaga medis terkait lainnya.
33. Kepala Instalasi Kamar Bersalin
Mengkoordinasikan semua kebutuhan di instalasi kamar bersalin baik
sarana dan prasarana yang meliputi sumber daya manusia, pendidikan
dan latihan, kebutuhan obat-obatan serta alat-alat kesehatan.
34. Kepala Instalasi Kamar Rawat Jalan
Mengkoordinasikan semua kebutuhan di instalasi rawat jalan baik
sarana dan prasarana yang meliputi sumber daya manusia, pendidikan
dan latihan, kebutuhan obat-obatan serta alat-alat kesehatan.
35. Kepala Instalasi Prasarana dan Sarana
Bertanggung jawab kepada Manager Rumah Tangga. Memimpin,
mengarahkan, dan bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan
prasarana dan sarana rumah sakit.
36. Kepala Instalasi Gawat Darurat
Mengkoordinasikan semua kebutuhan di instalasi gawat darurat baik
sarana dan prasarana yang meliputi sumber daya manusia, pendidikan
dan latihan, kebutuhan obat-obatan serta alat-alat kesehatan.
37. Kepala Instalasi Kamar Operasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
Mengkoordinasikan semua kebutuhan di instalasi kamar operasi baik
sarana dan prasarana yang meliputi sumber daya manusia, pendidikan
dan latihan, kebutuhan obat-obatan serta alat-alat kesehatan.
38. Kepala Instalasi Laboratorium
Memimpin, mengarahkan, mengawasi, dan bertanggung jawab atas
kegiatan di laboratorium patologi klinik dan mikrobiologi.
39. Kepala Instalasi Radiologi
Menentukan kebijaksanaan umum dengan mengatur dan mengendalikan
kelancaran organisasi dan administrasi dalam rangka pelayanan di
instalasi radiologi.
40. Kepala Instalasi Gizi
Menyelenggarakan pelayanan gizi di ruang rawat inap,
mengembangkan tenaga pelaksana gizi rumah sakit, menyelenggarakan
administrasi, dan tata usaha pelayanan gizi.
41. Kepala Instalasi Rawat Inap
Mengkoordinasikan semua kebutuhan di instalasi rawat inap baik
sarana dan prasarana yang meliputi sumber daya manusia, pendidikan
dan latihan, kebutuhan obat-obatan serta alat-alat kesehatan.
42. Kepala Instalasi Perawatan Intensif
Mengkoordinasikan semua kebutuhan di instalasi perawatan intensif
baik sarana dan prasarana yang meliputi sumber daya manusia,
pendidikan dan latihan, kebutuhan obat-obatan serta alat-alat kesehatan.
43. Supervisor Marketing Rumah Sakit
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
Mengkoordinasi, mengawasi, dan bertanggung jawab terhadap
perencanaan kebutuhan dan program di bagian marketing. Memberikan
informasi kepada masyarakat umum tentang fasilitas dan pelayanan
unggulan yang ada di Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta.
44. Supervisor Pembelian
Mengkoordinasi, mengawasi, dan bertanggung jawab atas pengadaan
obat bahan peralatan medis serta nonmedis.
45. Supervisor Rekam Medis
Memimpin dan bertanggung jawab atas pengumpulan data, pengolahan,
pelaporan serta penyimpanan semua data kegiatan medis rumah sakit
sesuai dengan kebijaksanaan dan ketentuan rumah sakit dan peraturan
pemerintah yang berlaku.
B. LATAR BELAKANG
Di era globalisasi sekarang peranan instansi rumah sakit diperlukan dalam
menjaga kesehatan masyarakat. Rumah sakit merupakan suatu bentuk
perusahaan jasa yang dikelola oleh pemerintah maupun pihak swasta (yayasan)
yang bertujuan memberikan pelayanan kesehatan bagi masyarakat. Rumah sakit
menitikberatkan bukan pada pencapaian tingkat laba atau keuntungan tetapi juga
pada pemenuhan pelayanan jasa masyarakat.
Rumah sakit memiliki berbagai fasilitas medis yang ditujukan untuk
memenuhi kebutuhan para pasien baik pasien pasien rawat jalan ataupun pasien
rawat inap. Diantara fasilitas-fasilitas yang disediakan adalah farmasi. Farmasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
merupakan bagian penting untuk menyimpan dan menyediakan persediaan obat.
Persediaan obat merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi kualitas
pelayanan yang ada di rumah sakit. Besar kecilnya jumlah persediaan akan
mempengaruhi jumlah keuntungan yang akan diperoleh. Untuk menjaga agar
persediaan obat selalu ada, maka pihak rumah sakit harus memiliki manajemen
yang baik untuk mengadakan transaksi pembelian.
Proses pembelian dimulai ketika pihak gudang mengajukan permintaan
order pembelian kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF). Kemudian dilanjutkan
dengan pengiriman barang oleh pemasok dan diakhiri dengan pencatatan
transaksi pembelian. Sistem akuntansi pembelian obat yang baik diperlukan,
karena pentingnya transaksi pembelian obat yang ada di rumah sakit. Dengan
adanya sistem pembelian obat yang baik, dapat menghasilkan informasi-
informasi akurat meliputi informasi mengenai jenis, kualitas, kuantitas, dan
harga obat. Keakuratan informasi tersebut sangat bermanfaat bagi manajemen
dalam pengambilan keputusan. Disamping itu dengan adanya penerapan sistem
akuntansi pembelian obat, maka berbagai tindakan yang bertujuan melakukan
kecurangan dalam proses pembelian barang dapat dicegah.
Berdasarkan uraian di atas, penulis bermaksud melakukan magang dan
penelitian di Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta untuk mengetahui
bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi pembelian obat di rumah sakit
tersebut. Meskipun semua pihak rumah sakit memiliki sistem dan prosedur
tersendiri, penulis mencoba untuk mengevaluasi dan mengidentifikasi kelebihan
serta kelemahannya. Untuk itu penulis menyusun Tugas Akhir dengan judul
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
“Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Terhadap Pembelian Obat pada
Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta”.
C. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang di atas, dalam penyusunan tugas akhir ini
penulis memerlukan pokok-pokok permasalahan yang digunakan sebagai acuan
dalam melakukan penelitian ini. Pokok-pokok permasalahan tersebut meliputi:
1. Bagaimana sistem informasi akuntansi pembelian obat pada Rumah Sakit
Umum Kasih Ibu Surakarta?
2. Bagaimana sistem pengendalian intern pada Rumah Sakit Umum Kasih Ibu
Surakarta?
3. Apa kelebihan dan kelemahan dari sistem informasi akuntansi terhadap
pembelian obat yang diterapkan di Rumah Sakit Umum Kasih Ibu
Surakarta?
D. TUJUAN PENELITIAN
Berdasarkan rumusan masalah yang dijabarkan oleh penulis di atas, maka
tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui tentang penerapan sistem informasi dan prosedur
pembelian obat pada Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta.
2. Untuk mengetahui sistem pengendalian intern pada Rumah Sakit Umum
Kasih Ibu Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
3. Untuk mengidentifikasi kelebihan serta kelemahan dari sistem informasi
akuntansi pembelian obat pada Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta.
E. MANFAAT PENELITIAN
Penelitian ini dilakukan sebagai aplikasi dari teori sistem informasi
akuntansi yang telah dipelajari di bangku kuliah dalam kehidupan bisnis yang
nyata. Dalam penelitian ini penulis berharap adanya manfaat sebagai berikut:
1. Bagi Penulis
Penelitian ini merupakan sarana untuk menambah dan menerapkan ilmu
yang telah penulis peroleh di bangku kuliah. Penelitian ini juga dapat
memotivasi penulis untuk menambah atau meningkatkan pengetahuan
akuntansinya maupun sistemnya.
2. Bagi Rumah Sakit
Dapat memberikan masukan atau saran-saran mengenai hal-hal yang
berkaitan dengan instansi, sehingga rumah sakit dapat berusaha untuk lebih
meningkatkan mutu usahanya dan mencapai tujuan yang diharapkan.
3. Bagi Pembaca
Dengan diadakan penelitian ini, penulis berharap laporan yang dibuat dapat
menambah perbendaharaan referensi bacaan bagi mahasiswa dan pembaca
lainnya, khususnya bagi para peneliti lain yang permasalahannya saling
berkaitan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian Sistem dan Prosedur
Sistem informasi akuntansi terdiri atas catatan-catatan dan metode yang
digunakan untuk memulai, mengidentifikasi, menganalisis, dan mencatat
transaksi organisasi untuk memperhitungkan aktiva dan kewajiban terkait.
Dalam membentuk sistem akuntansi perlu dibedakan pengertian antara
sistem dan prosedur agar dapat memperoleh gambaran yang semakin jelas
mengenai berbagai sistem yang menghasilkan berbagai macam formulir
yang diolah dalam standar akuntansi.
Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh
untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan (Drs.
Zaki Baridwan 1981: 1).
Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang
terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi 2001: 5).
Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani, biasanya
melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk
menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi
perusahaan yang sering terjadi (Drs. Zaki Baridwan 1981: 1).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
Prosedur adalah urutan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang
atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam
transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi 2001: 5).
Masing-masing prosedur dalam suatu sistem biasanya mempunyai
hubungan yang erat dan saling mempengaruhi sehingga kadang-kadang sulit
untuk dipisahkan sendiri-sendiri.
Kesimpulan yang dapat diambil dari definisi tersebut di atas bahwa
suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan
urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari
kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam
formulir, buku jurnal, dan buku besar:
a. menulis
b. menggandakan
c. menghitung
d. memberi kode
e. mendaftar
f. memilih (mensortasi)
g. memindah
h. membandingkan
2. Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, buku-buku catatan,
prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
berhubungan dengan usaha suatu perusahaan dengan tujuan untuk
menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan
oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain
yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-
lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi perusahaan (Drs. Zaki
Baridwan 1981: 2).
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan
(Mulyadi 2001: 3).
Dari pengertian sistem akuntansi yang dijelaskan di atas, dapat
diperoleh kesimpulan bahwa sistem akuntansi terdiri dari beberapa elemen,
yaitu formulir, buku catatan, prosedur-prosedur serta laporan.
Pengembangan sistem akuntansi mempunyai beberapa tujuan umum, di
antaranya adalah sebagai berikut:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur
informasinya.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern,
yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi
akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai
pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
3. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi 2001: 163).
Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang
hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem
tersebut.
Tujuan sistem pengendalian intern menurut definisi tersebut adalah
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian, dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi, mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen.
Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan
biaya.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
4. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian
Pembelian merupakan transaksi yang dilakukan oleh suatu perusahaan
baik perusahaan jasa maupun manufaktur untuk menjaga agar persediaan di
gudang selalu ada baik bertujuan untuk dijual kembali ataupun digunakan
dalam kegiatan operasional perusahaan. Proses pembelian bertujuan untuk
menyediakan sumber daya yang dilakukan organisasi perusahaan dengan
cara yang efektif dan efisien (Widjajanto 2001: 353). Tujuan tersebut dapat
diterima sebagai berikut:
a. Melaksanakan pembelian dari rekanan yang handal.
b. Membeli barang dengan kualitas yang baik sesuai yang diinginkan.
c. Memperoleh harga yang pantas.
d. Hanya membeli barang yang diotorisasi dan sesuai dengan tujuan
perusahaan.
e. Mengelola barang secara sehat sehingga selalu tersedia jika dibutuhkan
perusahaan.
f. Hanya menerima barang yang sudah dipesan dan harus menerima
semua barang yang sudah dipesan.
g. Menetapkan pengendalian barang yang disimpan dan diterima secara
sehat untuk melindungi berbagai kemungkinan yang merugikan.
Untuk menjaga agar proses pembelian berjalan efektif dan efisien,
sistem akuntansi pembelian harus dirancang sebaik mungkin melalui
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
jaringan prosedur dan bukti-bukti transaksi serta catatan akuntansi yang
memadai. Unsur-unsur yang berkaitan dalam sistem pembelian harus
direncanakan melalui kebijaksanaan yang sesuai dengan keadaan dan tujuan
perusahaan.
Transaksi pembelian dapat dilakukan secara tunai maupun kredit.
Apabila dilakukan dengan sistem kredit, maka akan menimbulkan utang
kepada pemasok. Apabila utang tersebut jatuh tempo maka perusahaan akan
melakukan pengeluaran kas untuk membayar utang tersebut. Prosedur
pembelian digunakan untuk melaksanakan pengadaan barang kebutuhan
perusahaan (Mulyadi 2001: 299).
5. Fungsi yang Terkait
a. Fungsi Gudang
Bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai
dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan menyimpan barang
yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
b. Fungsi Pembelian
Bertanggung jawab memperoleh informasi mengenai harga barang,
menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan
mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
c. Fungsi Penerimaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu,
dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan
dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
d. Fungsi Akuntansi
Mencatat utang dan mencatat persediaan.
6. Dokumen yang Digunakan
a. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau
fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan
pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang
tercantum dalam surat tersebut.
b. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga barang yang
pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut
jumlah rupiah pembelian yang besar.
c. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
dipilih.
d. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa
barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, mutu,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
spesifikasi, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order
pembelian.
e. Surat Perubahan Order Pembelian
f. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang
sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur
mengenai maksud pembayaran.
7. Catatan Akuntansi yang Digunakan
a. Register Bukti Kas Keluar
Digunakan untuk mencatat biaya administrasi dan umum, biaya yang
berupa pengeluaran kas.
b. Jurnal Pembelian
Untuk mencatat transaksi pembelian.
c. Kartu Utang
Untuk mencatat utang kepada pemasok.
d. Kartu Persediaan
Untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
8. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pembelian
a. Prosedur Permintaan Pembelian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian
dalam formulir surat permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga
kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga
barang dan berbagai syarat pembelian lain, untuk memungkinkan
pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang
diperlukan oleh perusahaan.
c. Prosedur Order Pembelian
Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok
yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain
dalam perusahaan.
e. Prosedur Penerimaan Barang
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas,
mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat
laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari
pemasok tersebut.
f. Prosedur Pencatatan Utang
Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau
mengarsipkan dokumen sumber atau dokumen yang dipakai sebagai
dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu sebagai catatan
utang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
g. Prosedur Pencatatan Dokumen
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
B. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
Obat adalah salah satu bagian persediaan yang penting yang digunakan
dalam kegiatan operasional Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta. Transaksi
pembelian obat selalu dilakukan untuk menjaga agar persediaan obat di Rumah
Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta selalu terpenuhi. Pembelian obat dilakukan
dengan menggunakan anggaran rutin. Anggaran pembelian dibuat pada awal
tahun oleh bagian farmasi, sedangkan untuk pembelian langsung kepada
pemasok dilakukan oleh bagian pembelian. Untuk pembelian obat rutin tidak
perlu menggunakan surat penawaran harga karena telah dibuat kesepakatan
harga untuk selama 2 tahun setiap pemasoknya. Secara garis besar jaringan
prosedur yang membentuk sistem pembelian obat pada Rumah Sakit Umum
Kasih Ibu Surakarta adalah sebagai berikut:
(1) (2)
(3)
(4) (5)
Fungsi Pembelian
Fungsi Gudang Medis
Fungsi Akuntansi
Supplier
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
Gambar II.1. Gambaran Umum Jaringan Prosedur yang
Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Obat
Keterangan:
(1) Bukti permintaan pembelian
(2) Surat pembelian
(3) Penerimaan barang dari supplier
(4) Laporan penerimaan obat
(5) Faktur dari supplier
1. Fungsi yang Terkait
Fungsi-fungsi yang terkait dalam kegiatan pembelian obat di Rumah Sakit
Umum Kasih Ibu Surakarta adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Gudang Medis
Dalam kegiatan pembelian obat di Rumah Sakit Umum Kasih Ibu
Surakarta, fungsi gudang medis bertangggung jawab untuk mengajukan
permintaan dengan membuat bukti permintaan pembelian berdasarkan
kartu persediaan yang telah menunjukkan batas order kembali,
menerima barang yang datang, memeriksa barang yang datang apakah
telah sesuai dengan barang telah diorder, dan menyimpan barang.
b. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mengotorisasi permintaan
pembelian yang dibuat oleh fungsi gudang medis, membuat kartu utang,
dan membuat jurnal pembelian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
c. Fungsi Pembelian
Dalam sistem akuntansi pembelian obat, fungsi pembelian bertanggung
jawab untuk memproses otorisasi bukti permintaan pembelian,
mencetak surat pesanan, dan melakukan order pembelian obat ke
pemasok yang telah dipilih.
d. Fungsi Farmasi
Fungsi farmasi bertanggung jawab untuk mengotorisasi surat pesanan
pembelian.
2. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam kegiatan pembelian obat pada Rumah
Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta adalah sebagai berikut:
a. Bukti Permintaan Pembelian
Bukti permintaan pembelian merupakan surat yang dibuat dan diisi oleh
fungsi gudang medis untuk meminta fungsi pembelian melakukan
pembelian obat dengan jenis, kualitas, dan kuantitas sesuai dengan
bukti tersebut. Bukti permintaan pembelian dibuat 2 rangkap untuk
setiap permintaan, lembar pertama untuk fungsi pembelian, dan lembar
kedua untuk fungsi akuntansi yang kemudian akan diarsip.
b. Surat Pesanan
Surat pesanan pada sistem pembelian obat di Rumah Sakit Umum
Kasih Ibu Surakarta dibuat oleh fungsi pembelian untuk memesan obat
pemasok yang telah dipilih. Dokumen tersebut dibuat 2 rangkap, lembar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
pertama diberikan kepada pemasok, sedangkan lembar kedua untuk
diarsip.
c. Laporan Penerimaan Barang
Laporan penerimaan obat adalah sebagai bukti bahwa barang yang
diorder telah diterima sesuai dengan jenis, kualitas, dan kuantitas yang
dipesan. Dokumen ini dibuat oleh fungsi gudang medis. Dokumen
tersebut dibuat 2 rangkap yaitu lembar pertama untuk fungsi pembelian
dan lembar kedua diserahkan fungsi akuntansi yang kemudian diarsip.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pembelian obat pada
Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta adalah sebagai berikut:
a. Kartu Persediaan atau Kartu Stock
Dalam sistem akuntansi pembelian obat, kartu persediaan digunakan
untuk mencatat penambahan, pengurangan, dan saldo akhir dari setiap
barang persediaan. Kartu persediaan ini dibuat oleh fungsi gudang
medis.
b. Kartu Utang
Kartu utang adalah suatu catatan yang dibuat oleh fungsi akuntansi
digunakan untuk mencatat jumlah utang kepada pemasok.
c. Jurnal Pembelian
Jurnal pembelian adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
4. Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian
Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian obat pada Rumah
Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur permintaan pembelian fungsi gudang medis
mengajukan permintaan pembelian obat dalam bukti permintaan
pembelian ditujukan kepada fungsi pembelian yang sebelumnya telah
diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemillihan Pemasok
Prosedur permintaan penawaran harga dan pemasok dilakukan oleh
fungsi pembelian setiap dua tahun sekali.
c. Prosedur Order Pembelian
Fungsi pembelian membuat surat pesanan pembelian dan mengirimkan
kepada pemasok barang yang telah dipilih.
d. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan kualitas
barang yang diterima dari pemasok dilakukan oleh fungsi gudang
medis. Kemudian fungsi gudang medis membuat laporan penerimaan
barang ditujukan kepada fungsi akuntansi dan fungsi pembelian.
e. Prosedur Pencatatan Utang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
Dalam prosedur pencatatan utang fungsi akuntansi mencocokkan bukti
permintaan pembelian, surat pesanan pembelian, laporan penerimaan
barang, dan faktur dari pemasok kemudian mencatatnya di kartu utang.
f. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur distribusi pembelian dilakukan oleh fungsi akuntansi dengan
mencatat transaksi pembelian tersebut di buku jurnal pembelian.
5. Flowchart
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
Fungsi Gudang Medis
Gambar II.2. Bagan Alir Fungsi Gudang Medis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
Fungsi Akuntansi
Gambar II.3. Bagan Alir Fungsi Akuntansi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
Fungsi Pembelian
Gambar II.4. Bagan Alir Fungsi Pembelian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
Fungsi Farmasi
Keterangan :
BPP : Bukti Permintaan Pembelian
SP : Surat Pesanan
LPB : Laporan Penerimaan Barang
Gambar II.5. Bagan Alir Fungsi Farmasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
6. Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian Obat di Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta
a. Organisasi
1. Adanya pemisahan fungsi dalam fungsi pembelian dengan fungsi
gudang medis. Karena fungsi pembelian adalah fungsi yang
bertanggung jawab untuk memesan barang yang benar-benar
dibutuhkan. Sedangkan untuk pengecekan secara independen
terhadap kesesuaian jenis, kualitas, kuantitas, dan tanggal
pengiriman barang oleh pemasok dengan yang tercantum dalam
surat order pembelian harus dilakukan oleh fungsi lain yaitu fungsi
gudang medis. Pemisahan fungsi ini mengurangi risiko diterimanya
barang yang tidak dipesan oleh rumah sakit yang tidak sesuai
dengan yang dipesan oleh rumah sakit, atau pun tidak sesuainya
tanggal waktu yang ditentukan dalam surat pesanan.
2. Adanya pemisahan fungsi pembelian dengan fungsi akuntansi.
Karena fungsi akuntansi adalah fungsi yang melaksanakan
pencatatan utang dan persediaan (stock) sehingga harus dipisahkan
dari fungsi operasi yang berhubungan dengan transaksi pembelian.
Pemisahan fungsi ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan
perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi
pada Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta.
3. Transaksi pembelian obat dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi
yaitu fungsi gudang medis, fungsi pembelian, fungsi akuntansi, dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
fungsi farmasi. Tidak ada transaksi yang dilaksanakan secara
lengkap oleh satu fungsi.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1. Bukti permintaan pembelian diisi oleh fungsi gudang medis dan
telah diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Adanya persetujuan dari
fungsi akuntansi merupakan sebagai bukti bahwa barang yang
diajukan merupakan barang yang dibutuhkan oleh Rumah Sakit
Umum Kasih Ibu Surakarta.
2. Surat pesanan pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian dan
fungsi farmasi. Hal ini dimaksudkan untuk mengurangi
kemungkinan diterimanya barang dan timbulnya kewajiban yang
tidak dibutuhkan oleh perusahaan.
3. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada faktur dari pemasok,
bukti permintaan pembelian, surat pesanan, dan laporan
penerimaan barang.
4. Pencatatan ke dalam kartu utang telah diotorisasai oleh bagian
akuntansi.
c. Praktik yang Sehat
1. Bukti permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang medis.
2. Surat pesanan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
3. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang medis.
4. Fungsi gudang medis memeriksa barang yang diterima dari
pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang barang
tersebut dan membandingkan dengan tembusan surat pesanan.
5. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan
ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur
tersebut diproses untuk dibayar.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Bagian personalia melakukan penyeleksian terhadap calon karyawan,
sehingga karyawan yang direkrut merupakan karyawan yang
berkualitas dan dapat mengerjakan tugasnya dengan baik. Namun
setelah perekrutan karyawan baru jarang sekali dilakukan pelatihan
khusus.
C. EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN OBAT
Tujuan pokok dilakukan pengendalian intern akuntansi adalah untuk
menjaga kekayaan dan kewajiban perusahaan serta untuk menjamin ketelitian
dan keandalan data akuntansi. Evaluasi terhadap sistem informasi akuntansi
terhadap pembelian obat adalah dengan mengevaluasi sistem akuntansi yang
ditetapkan oleh Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta terhadap unsur sistem
pengendalian intern adalah sebagai berikut:
1. Evaluasi terhadap Unit Organisasi yang Terkait
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
Organisasi merupakan salah satu unsur pokok pengendalian intern
akuntansi yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian. Menurut
Mulyadi (2001: 299) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian
adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi
akuntansi. Sedangkan dalam fungsi yang terkait dalam sistem pembelian
obat pada Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta adalah fungsi gudang
medis, fungsi akuntansi, fungsi pembelian, dan fungsi farmasi. Hal ini telah
menunjukkan bahwa tidak ada transaksi pembelian secara lengkap yang
dilakukan oleh satu fungsi.
2. Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan
Praktik yang sehat dapat dilihat dari penggunaan dokumen yang dilakukan
dalam suatu perusahaan. Menurut Mulyadi (2001: 303) dokumen yang
digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah surat permintaan
pembelian, surat penawaran harga, surat order pembelian, laporan
penerimaan barang, surat perubahan order, dan bukti kas keluar. Sedangkan
dalam sistem akuntansi pembelian obat pada Rumah Sakit Umum Kasih Ibu
Surakarta, dokumen yang digunakan adalah bukti permintaan pembelian,
surat pesanan, dan laporan penerimaan barang. Dokumen ini telah bernomor
urut tercetak dan dibuat rangkap. Pembuatan dokumen rangkap
memungkinkan terjadinya pengarsipan dan memudahkan pengecekan ulang
untuk fungsi bagian yang memerlukan.
3. Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi yang Digunakan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
Menurut Mulyadi (2001: 308) catatan akuntansi yang digunakan dalam
sistem akuntansi pembelian adalah register bukti kas keluar, jurnal
pembelian, kartu utang, dan kartu persediaan. Sedangkan pada kegiatan
pembelian obat di Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta adalah kartu
stock, kartu utang, dan jurnal pembelian. Dengan demikian dapat
disimpulkan bahwa catatan akuntansi yang digunakan Rumah Sakit Umum
Kasih Ibu Surakarta dalam sistem akuntansi pembelian obat sudah cukup
lengkap.
4. Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001: 301) jaringan prosedur yang membentuk sistem
akuntansi pembelian adalah prosedur permintaan pembelian, prosedur
penawaran harga, dan pemilihan pemasok, prosedur order pembelian,
prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan utang, dan prosedur
distribusi pembelian. Sedangkan dalam kegiatan pembelian obat pada
Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta, prosedur yang membentuk adalah
prosedur permintaan pembelian, prosedur permintaan penawaran harga yang
dilakukan setiap dua tahun sekali, prosedur order pembelian, prosedur
penerimaan barang, prosedur pencatatan utang, dan prosedur distribusi
pembelian. Hal ini menunjukkan bahwa jaringan prosedur yang digunakan
oleh Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta sudah lengkap.
5. Evaluasi terhadap Sistem Pengendalian Intern
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
Sistem pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem akuntansi
pembelian obat pada Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta sudah cukup
baik karena:
a. Adanya pemisahan fungsi antara fungsi pembelian, fungsi
penyimpanan, dan fungsi pencatatan.
b. Adanya sistem otorisasi dari fungsi yang bersangkutan atau dari pihak
wewenang yang lebih tinggi dan adanya prosedur pencatatan.
c. Adanya praktik yang sehat dibuktikan dengan dokumen yang bernomor
urut tercetak dan pembuatan rangkap sehingga penggunaannya dapat
dipertanggungjawabkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
BAB III
TEMUAN
Berdasarkan analisis data, pembahasan, dan evaluasi mengenai sistem informasi
akuntansi terhadap pembelian obat pada Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta
yang penulis kemukakan dalam bab sebelumnya, maka dapat diperoleh kelebihan
dan kelemahan sebagai berikut:
A. KELEBIHAN
Kelebihan yang penulis temukan dalam sistem informasi akuntansi
pembelian obat pada Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta adalah sebagai
berikut:
1. Struktur organisasi yang diterapkan dalam Rumah Sakit Umum Kasih Ibu
Surakarta sudah cukup baik. Hal ini dibuktikan dengan adanya pemisahan
fungsi pada sistem pembelian obat yaitu fungsi gudang medis, fungsi
pembelian, dan fungsi akuntansi. Untuk setiap prosedur pembelian
dilakukan oleh fungsi yang berbeda.
2. Semua dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian obat
telah bernomor urut tercetak dan telah dibuat rangkap.
3. Setiap transaksi pembelian obat, fungsi akuntansi telah melakukan otorisasi
pada bukti permintaan pembelian yang sebelumnya telah dilakukan
pegecekan antara kartu stock manual dan secara elektronik, sehingga barang
yang dipesan adalah barang yang benar-benar dibutuhkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
4. Catatan akuntansi yang digunakan pada Rumah Sakit Umum Kasih Ibu
Surakarta sudah cukup lengkap dan pencatatannya dilakukan dalam bentuk
manual yang kemudian di-input secara komputerisasi.
5. Jaringan prosedur yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian obat
diselenggarakan dengan cukup baik dan sederhana sehingga dapat mudah
dipahami.
6. Kelebihan pengendalian intern yang diterapkan dalam oleh unit yang terkait
dalam pembelian obat pada Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta yaitu:
a. Adanya pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dengan fungsi
gudang medis dimaksudkan agar dapat dilakukan pengecekan intern
terhadap berbagai informasi terhadap barang yang dibeli dan yang
diterima.
b. Adanya pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi akuntansi
dimaksudkan untuk menjaga kekayaan Rumah Sakit Umum Kasih Ibu
Surakarta dan menjamin ketelitian serta keandalan data akuntansi.
c. Telah adanya otorisasi dokumen dari pihak yang bersangkutan atau
pihak berwenang yang lebih tinggi.
d. Semua dokumen yang digunakan dalam prosedur pembelian obat telah
bernomor urut tercetak dan dibuat rangkap sehingga penggunaannya
dapat dipertanggungjawabkan.
e. Adanya seleksi perekrutan calon karyawan sehingga karyawan yang
dipekerjakan merupakan karyawan yang berkualitas.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
B. KELEMAHAN
Kelemahan yang penulis temukan dalam sistem informasi akuntansi
pembelian obat pada Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta adalah sebagai
berikut:
1. Tidak adanya pemisahan fungsi antara fungsi penerimaan barang dan fungsi
penyimpanan. Kedua kegiatan ini dilakukan oleh satu fungsi yaitu fungsi
gudang medis.
2. Tidak semua karyawan mampu menggunakan komputer secara mahir. Hal ini
ditunjukkkan dengan adanya beberapa karyawan yang tidak bisa
menggunakan komputer khususnya untuk program yang digunakan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
BAB IV
PENUTUP
A. SIMPULAN
Berdasarkan analisis data dan pembahasan, evaluasi yang dilakukan penulis,
serta temuan terhadap sistem informasi akuntansi pembelian obat pada Rumah
Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta, maka penulis dapat mengambil kesimpulan
sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang diterapkan sudah cukup baik. Hal ini dapat
dibuktikan dengan adanya pemisahan fungsi untuk setiap prosedur.
2. Dokumen di Rumah Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta telah diotorisasi,
bernomor urut tercetak, dan telah dibuat rangkap sehingga penggunaannya
dapat dipertanggungjwabkan.
3. Catatan akuntansi yang digunakan telah cukup lengkap. Pencatatan ini
dilakukan dengan sistem manual kemudian di-input secara komputerisasi.
4. Jaringan prosedur yang digunakan dalam sistem pembelian obat
diselenggarakan dengan cukup baik, sederhana, dan dapat dipahami dengan
mudah.
5. Sistem pengendalian intern yang diberlakukan telah dilakukan dengan cukup
baik. Hal ini dibuktikan dengan adanya penyelenggaraan catatan akuntansi
dengan cukup lengkap dan untuk mengurangi terjadinya kesalahan dapat
dilakukan pengecekan intern dan pengecekan ulang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
6. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian obat pada Rumah
Sakit Umum Kasih Ibu Surakarta adalah fungsi gudang medis, fungsi
akuntansi, fungsi pembelian, dan fungsi farmasi. Sedangkan untuk dokumen
yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian obat adalah bukti
permintaan pembelian, surat pesanan, dan laporan penerimaan barang.
Sedangkan untuk catatan akuntansi yang digunakan adalah kartu persediaan
(stock), kartu utang, dan jurnal pembelian.
B. REKOMENDASI
Dari simpulan yang dijabarkan di atas, penulis telah melakukan analisis
terhadap sistem informasi akuntansi pembelian obat pada Rumah Sakit Umum
Kasih Ibu Surakarta, disamping penulis menemukan kelebihan, penulis juga
menemukan beberapa kelemahan dalam sistem informasi akuntansi tersebut.
Maka penulis memberikan beberapa saran yang diharapkan dapat membangun
agar sistem informasi akuntansi pembelian obat dapat menjadi lebih baik. Saran
dari penulis adalah sebagai berikut:
1. Sebaiknya dilakukan pembagian tugas karyawan untuk bagian sistem
penerimaan barang dan sistem penyimpanan barang di gudang, sehingga
fungsi penerimaan barang dan fungsi penyimpanan dapat lebih terkontrol
dan untuk menghindari adanya penggunaan barang untuk kepentingan
pribadi karyawan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
2. Sebaiknya diadakan pelatihan kepada karyawan yang belum mahir
menggunakan komputer khususnya untuk program yang digunakan
sehingga penggunaan program tersebut menjadi memudahkan karyawan.