Tugas M.K Manajemen KinerjaDosen: Dr. Ir. Anggraini Sukmawati, MM

EVALUATING FOR ECXELLENCE PERFORMANCEMengevaluasi Untuk Menciptakan Kinerja Unggul Karyawan

Oleh:

Wahyu Yulianto H251150111 Halimatus Sadiah H251150181Mustika Retno Arsyanur H251150261

Program Studi Pasca Sarjana Ilmu ManajemenFakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor2016

ii

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ii

DAFTAR TABEL iii

DAFTAR GAMBAR iii

I. PENDAHULUAN 1

1.1 Latar Belakang 1

1.2 Tujuan 2

II. PEMBAHASAN 3

2.1 Evaluasi Kinerja Dalam Siklus Manajemen Kinerja 3

2.2 Mengumpulkan Dan Menyeleksi Informasi 8

2.3 Mendeskripsikan Dan Mendokumentasikan 10

2.4 Mengembangkan Dan Mengkaji 12

2.5 Melaksanakan Dan Menyimpulkan 14

2.6 Tindakan Koreksi 16

2.7 Beberapa Contoh Sistem Evaluasi Kinerja Di Indonesia 17

III. KESIMPULAN 19

DAFTAR PUSTAKA 20

iii

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Sumber Gagasan Evaluasi Kinerja 9

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Siklus Proses Pembelajaran Berkelanjutan 3Gambar 2. Model Keselarasan Pengukuran 4Gambar 3. Konsep Riset Evaluasi atau Evaluasi 5

1

I. PENDAHULUAN

I.1 LATAR BELAKANG

Penilaian kinerja merupakan proses pengukuran organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Penilaian kinerja dapat juga diartikan sebagai penentuan secara periodik efektivitas operasional suatu organisasi, bagian organisasi, dan personilnya, berdasarkan visi, misi, standar organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi pada dasarnya dioperasikan oleh sumber daya manusia, maka penilaian kinerja sesungguhnya merupakan penilaian atas perilaku manusia dalam melaksanakan peran dalam organisasi.

Salah satu aspek penting dalam pengukuran kinerja organisasi adalah bahwa kinerja organisasi dipakai oleh pihak manajemen sebagai dasar untuk melakukan pengambilan keputusan dan mengevaluasi kinerja manajemen serta unit-unit terkait di lingkungan organisasi organisasi. Pengukuran kinerja organisasi yang terlalu ditekankan pada sudut pandang finansial sering menghilangkan sudut pandang lain yang tentu saja tidak kalah pentingnya. Pengukuran kepuasan pelanggan dan proses adaptasi dalam suatu perubahan, sehingga dalam suatu pengukuran kinerja diperlukan suatu keseimbangan antara pengukuran kinerja finansial dan non finansial. Keseimbangan antara pengukuran kinerja finansial dan non finansial ini akan dapat membantu organisasi dalam mengetahui dan mengevaluasi kinerjanya secara keseluruhan.

Proses penilaian kinerja diawali dengan menentukan tujuan organisasi, kemudian dilanjutkan dengan analisa kinerja untuk mengetahui harapan pimpinan organisasi dalam pelaksanaan. Pada akhir periode, penilai mengukur kinerja dan melakukan evaluasi. Dengan evaluasi, informasi mengenai penilaian tersebut digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil keputusan. Dari penilaian selanjutnya dibandingkan dengan target pekerjaan, kemudian mendiskusikan dan mengkomunikasikan hasil penilaian, dilanjutkan dengan perencanaan program peningkatan kinerja.

Pada proses evaluasi kinerja, organisasi dapat menggunakan berbagai macam ukuran yang berbeda untuk perencanaan, pengukuran, dan evaluasi organisasi. Salah satu penyebab rendahnya kinerja para pegawai dan karyawan adalah evaluasi kinerja tidak dilaksanakan secara sistematis. Jika evaluasi kinerja tidak dilaksanakan dengan baik, maka manajemen kinerjanya juga tidak akan mencapai kinerja yang tinggi,.

Evaluasi kinerja merupakan praktik umum dalam setiap organisasi. Siapa pun yang bekerja dalam organisasi terlibat dalam proses ini. Apabila anda menjadi atasan (baik sebagai supervisor, manajer, atau direktur) sudah pasti anda mengevaluasi kinerja anak buah anda. Bagi orang yang mengevaluasi maupun yang dievaluasi, mengevaluasi kinerja sama-sama tidak mengenakan. Evaluator seringkali merasa tidak enak apabila harus menyatakan keburukan kinerja orang

2

yang dievaluasi. Demikian pula orang yang dievaluasi merasa tidak nyaman apabila kelemahan-kelemahan kinerjanya di diskusikan. Maka tidak mengherankan proses evaluasi kinerja sering menjadi pengalaman buruk bagi evaluator maupun yang dievaluasi.

Bagi anda yang selalu berpendapat bahwa evaluasi kinerja adalah pekerjaan yang tidak menyenangkan, masih ada berita bagus. Anda harus memanfaatkan evaluasi kinerja sebagai sarana untuk menghargai, mendorong, mengembangkan, meluruskan, serta mendokumentasikan kinerja karyawan. Apabila direncanakan dengan baik, proses ini akan berlangsung menyenangkan.

Evaluating for ecxellence performance akan membantu setiap orang yang karena jabatannya harus mendokumentasikan kinerja individual maupun tim, baik ketika melakukan evaluasi kinerja tahunan ataupun untuk melaporkan perkembangan aktivitas sebagai bahan pengambilan keputusan manajemen yang posisinya lebih tinggi.

I.2 TUJUAN

Penyusunan makalah ini memiliki beberapa tujuan, yaitu: 1. Mengetahui dan memahami mengenai evaluasi untuk menciptakan kinerja

unggul karyawan; 2. Mengetahui beberapa contoh sistem evaluasi kinerja di Indonesia.

3

II. PEMBAHASAN

2.1 EVALUASI KINERJA DALAM SIKLUS MANAJEMEN KINERJA

Mengevaluasi kinerja adalah bagian dari siklus manajemen kinerja. Manajemen kinerja merupakan aktivitas untuk memastikan bahwa tujuan organisasi secara konsisten dapat dicapai secara efektif dan efisien. Manajemen kinerja mengikuti siklus tiga tahap, yaitu tahap Perencanaan, Coaching, dan Evaluasi. Perencanaan merupakan fase penetapan sasaran dan tujuan, berikut peran dan tanggung jawab performer (pelaku kinerja). Tahap kedua adalah fase Coaching. Dalam Fase Coaching, rencana kinerja yang disepakati diimplementasikan. Manajemen kinerja bukan aktivitas yang pasif. Tahap selanjutnya adalah tahap evaluasi. Dalam tahap ini kinerja yang telah direncanakan (diharapkan) dibandingkan dengan kinerja yang dihasilkan.

Karena manajemen kinerja merupakan proses berkelanjutan, hasil tahap evaluasi merupakan dasar bagi rencana kinerja selanjutnya.

Gambar 1. Siklus Proses Pembelajaran Berkelanjutan

4

Model Keselarasan Pengukuran

Gambar 2. Model Keselarasan Pengukuran

Yang perlu diperhatikan, selama fase coaching kinerja karyawan dapat dievaluasi mengenai kemungkinan pencapaian sasaran kinerja. Hasil dari evaluasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan untuk melakukan perbaikan, untuk memastikan tercapainya sasaran akhir. Pada fase evaluasi, pencapaian akhir kinerja dievaluasi berdasarkan sasaran kinerja.

Siklus manajemen kinerja juga merupakan bagian dari proses yang lebih besar yaitu Meassurement Alignment Model (Model Keselarasan Pengukuran). Model ini menghubungkan tujuan dan sasaran organisasional dengan kinerja kelompok kerja dan individual dengan menetapkan Key Result Area (KRA) dan Key Performance Indicator (KPI).

5

Adapun menurut Wirawan (2009), evaluasi kinerja merupakan gabungan dari dua konsep, yaitu evaluasi dan kinerja. Evaluasi merupakan proses mengumpulkan informasi mengenai objek evaluasi dan menilai objek evaluasi dengan membandingkannya dengan standar evaluasi. Hasilnya berupa informasi mengenai objek evaluasi yang kemudian digunakan untuk mengambil keputusan mengenai objek evaluasi (Gambar 3). Sedangkan kinerja merupakan keluaran yang dihasilkan oleh fungsi-fungsi atau indikator-indikator suatu pekerjaan atau suatu profesi dalam waktu tertentu. Sehingga Wirawan (2009) mendefinisikan evaluasi kinerja sebagai penilaian yang telah melewati proses penilai, mulai dari pejabat yang melakukan penilaian - penilai mengumpulkan informasi mengenai kinerja ternilai - pegawai yang dinilai, yang didokumentasikan secara formal untuk menilai kinerja ternilai dengan membandingkan dengan standar kinerjanya secara periodik untuk membantu pengambilan keputusan manajemen SDM.

Gambar 3. Konsep Riset Evaluasi atau Evaluasi

Tujuan Evaluasi KinerjaEvaluasi kinerja merupakan sasaran untuk menjelaskan bagaimana

anggota tim anda telah melaksanakan pekerjaannya, dan bagaimana cara mereka untuk memperbaiki kinerjanya di masa mendatang sehingga mereka, anda, dan organisasi anda bisa memperoleh manfaat. Evaluasi kinerja menghasilkan dokumentasi untuk mendukung semua keputusan kepersonaliaan (misalnya, promosi, penyesuaian gaji, PHK, dan sebagainya).

Jenis-Jenis Evaluasi KinerjaAda berbagai jenis kesempatan evaluasi kinerja. Alat dan teknik yang bisa

diterapkan secara langsung dalam semua jenis evaluasi. Berikut adalah jenis-jenis evaluasi kinerja pada umumnya:

Objek evaluasi:Kinerja

pegawaiOrangProgramProyekKebijakanMaterialSistem

ManajemenDan lain-lain

Standar evaluasi:Standar kinerjaIndikator

keberhasilan program, proyek, atau kebijakan

Standar kualitas produk

Hasil evaluasi:Informasi

mengenai objek evaluasi dalam kaitannya dengan standar evaluasi

Digunakan untuk:Mengambil

keputusan mengenai objek evaluasi

Dibandingkan dengan

6

1. Evaluasi Kinerja Pengenalan Evaluasi kinerja pengenalan sering dilakukan antara satu sampai dengan enam bulan. Tujuannya adalah untuk menilai apakah karyawan tersebut cocok dengan pekerjaannya atau tidak. Beberapa organisasi menyebut evaluasi ini sebagai tinjauan “percobaan”.

2. Evaluasi Kinerja Tahunan Evaluasi kinerja tahunan adalah evaluasi pekerjaan yang diperoleh oleh hampir semua orang yang bekerja di organisasi.

3. Evaluasi Kinerja Khusus Evaluasi kinerja khusus sama dengan evaluasi kinerja tahunan, perbedaannya adalah evaluasi ini dilakukan “sesuai kebutuhan” atas permintaan ketua atau anggota tim.

4. Tindakan Koreksi Tindakan koreksi sering disebut sebagai “peringatan” evaluasi ini merupakan bentuk disiplin progresif.

5. Sesi Umpan Balik Sesi umpan balik merupakan bentuk evaluasi kinerja secara informal. Sesi ini dilakukan pada saat proses coaching sehari-hari oleh ketua (atau manajer) dengan anggota tim.

6. Laporan Status Laporan status adalah laporan periodik (misalnya, mingguan, bulanan, kuartalan) yang biasanya disampaikan kepada manajemen untuk mendokumentasikan kinerja penting yang menonjol dari individu dan tim.

Manfaat Evaluasi KinerjaBerikut ini adalah manfaat umum evaluasi kinerja :

1. Kinerja akan bisa diperbaiki dengan meluruskan perilaku yang tidak diinginkan melalui umpan balik yang konstruktif. Hasil yang dapat dicapai adalah arah yang lebih jelas, motivasi yang meningkat, dan mutu yang lebih baik.

2. Evaluasi kinerja merupakan peluang untuk membangun hubungan yang kuat antara ketua dengan anggota tim.

3. Peran dan tanggung jawab anggota tim bisa diklarifikasi, terutama pada bidang-bidang kekuatan karyawan atau bidang-bidang yang perlu diperbaiki.

4. Berdasarkan hasil evaluasi kinerja, bisa disusun rencana untuk meningkatkan kinerja anggota dalam tugas-tugas yang menjadi tanggung jawabnya saat ini dan menerima tanggung jawab tambahan yang lebih besar.

5. Hasil evaluasi kinerja merupakan dokumen untuk mendukung keputusan-keputusan kepersonaliaan.

7

Formulir Dan FormalitasFormulir evaluasi kinerja akan berbeda-beda sesuai dengan tingkat dan

jenis pekerjaan, organisasi, dan industri dan tak ada satu pun jenis formulir yang dianggap cocok untuk semuanya. Lima komponen utama formulir evaluasi kinerja:1. Rencana kinerja2. Uraian kinerja3. Bidang kekuatan4. Bidang yang perlu diperbaiki5. Profil pengembangan karyawan

Komponen OpsionalKomponen evaluasi kinerja karyawan berikut ini bersifat tidak wajib

(opsional), tetapi akan sangat bermanfaat untuk dimasukkan dalam formulir evaluasi kinerja. 1. Sifat

Banyak sifat yang sulit untuk dijelaskan dalam istilah perilaku. Namun demikian, menilai sifat akan menjadi sangat bermanfaat jika organisasi anda ingin menanamkannya sebagai bagian dari “budaya” organisasi.

2. Tujuan dan nilai organisasi Jika keberhasilan dan kesehatan organisasi tergantung pada kontribusi karyawan pada pencapaian tujuan utama dan nilai inti organisasi.

3. Minat dan Rencana Karier Tujuan karier karyawan adalah salah satu cara untuk meningkatkan kepercayaan mereka, dan mungkin akan memberi wawasan cara memotivasi mereka.

4. Komentar karyawanKomentar karyawan merupakan bagian dimana anggota tim bisa mengisi dengan komentar sesukanya.

Model Evaluasi KinerjaEvaluasi kinerja yang efektif mengikuti empat langkah. Berikut ini

langkah yang harus diikuti secara berdisiplin:1. Mengumpulkan dan Menyeleksi Informasi

Selama langkah ini, anda mencari informasi mengenai kinerja anggota tim selama periode evaluasi.

2. Mendeskripsikan dan Mendokumentasikan Dalam langkah ini, kita menyusun kata-kata untuk menggambarkan perilaku anggota tim secara tepat.

3. Mengembangkan dan MengkajiDalam langkah ini, ketua dan anggota tim memandang ke depan-mengidentifikasi peluang untuk memperluas keterampilan.

8

4. Melaksanakan dan Menyimpulkan Dalam tahap ini, ketua memilih tempat yang nyaman dan bersifat pribadi (tertutup) untuk mendiskusikan evaluasi kinerja.

2.2 MENGUMPULKAN DAN MENYELEKSI INFORMASI

Kita tidak dapat mengevaluasi kinerja karyawan tanpa data. Oleh karena itu, langkah pertama sebelum kita mengevaluasi kinerja karyawan, adalah mendapatkan data yang akurat mengenai cara mereka menjalankan pekerjaannya. Manfaatkan sumber berikut ini untuk mendapatkan informasi untuk evaluasi kinerja karyawan berikutnya: 1. Evaluasi diri karyawan

Mungkin karyawan realistis dalam menilai kekuatan dan kelemahannya sendiri. Bandingkan penilaian diri karyawan dengan informasi lain.

2. Rencana kinerja karyawanUraian pekerjaan, sasaran kinerja, rencana tindakan kinerja.

3. Daftar penugasan/ proyek saat ini4. Pengamatan kinerja saat ini

- Lengkapi sumber gagasan evaluasi kinerja- Kumpulkan lembar kemajuan kinerja yang telah diisi selama periode

kinerja.5. Rencana strategis bisnis (visi, misi, nilai-nilai inti, strategi, tujuan, sasaran,

taktik, dan sebagainya)6. Jadwal proyek, laporan kegiatan/perkembangan/status, serta memo dan surat

administratifDokumen-dokumen ini berisi catatan rinci yang penting mengenai pencapaian, tindakan, peristiwa, atau kejadian karyawan ataupun tim.

7. Evaluasi kinerja sebelumnyaCari tahu apakah sasaran kinerja tahun sebelumnya berhasil dicapai atau tidak, dan apa penyebabnya. Kajilah informasi lain untuk mendapatkan informasi dan pola yang bermanfaat. Jangan membuat asumsi mengenai keakuratan dokumen tersebut.

8. Survei kepuasan pelanggan dan berbagai bentuk umpan balik yang lain9. Berkas-berkas kepersonaliaan 10. Umpan balik dari orang lain11. Perubahan yang mungkin telah mempengaruhi kinerja karyawan, seperti

perubahan:- Organisasi- Susunan staf - Anggaran- Jadwal

9

- Fasilitas- Pasar/ kompetisi- Hubungan dengan pelanggan, pemasok- Prosedur departemental- Rencana kinerja karyawan- Kebijakan perusahaan atau hukum bisnis- Peristiwa kepersonaliaan yang penting.

Mem-Brainstorming-Kan Deskiripsi KinerjaKetika membuat CV (Curriculum Vitae) untuk melamar kerja, orang

sering mencontoh format CV orang lain. Hasilnya mungkin tampak baik, dan bahkan sesuai dengan semua pedoman yang diinginkan dan bisa diterima. Namun demikian, isi CV tersebut tidak berhasil menonjolkan hal-hal penting yang membuatnya bisa diterima kerja. Maka dia tidak akan diterima kerja.

Hal yang sama juga berlaku untuk evaluasi kinerja. Orang sering mengikuti format evaluasi kinerja orang lain, mengisinya secara lengkap, tetapi ketika oleh karyawan yang dievaluasi dikonfrontasikan dengan fakta yang dijalankan selama satu tahun dan terbukti bahwa isian dalam formulir evaluasi tidak mewakili kenyataan.

Sumber gagasan evaluasi kinerja sebagai berikut (Tabel 1):SUMBER GAGASAN EVALUASI KINERJA

Karyawan Ini Harus :MENINGKATKAN Mengambil inisiatif untuk

memecahkan masalah Menetapkan tahapan penting

proyek Mendelegasikan aktivitas kerja Menegosiasikan harga yang lebih

baik

MELANJUTKAN Menjadi anggota tim yang baik Bersifat inovatif Berorientasi mutu Mencari peluang pendidikan di luar

MENGURANGI Aktivitas “ABC” Meminta izin Menggunakan jasa pendukung “Kerja lepas” untuk departemen

lain tanpa didukung dokumentasi yang memadai

MEMPELAJARI Aplikasi komputer baru (terutama

spreadsheet) Masalah pelanggan internal Proses penganggaran departemen Bauran produk

MEMULAI Melakukan pertemuan teratur

dengan pelanggan internal Memimpin pertemuan kelompok

kerja Melakukan kunjungan pelanggan

MENAMBAH TANGGUNG JAWAB Memimpin proyek Aktivitas pengembangan anggota

tim Mengkoordinasi pemasok Meneliti analisis biaya/ manfaat

10

Mengukur sasaran

SUMBER GAGASAN EVALUASI KINERJA (Lanjutan)MENGHENTIKAN

Melewatkan batas waktu proyek

Melakukan terlalu banyak hal Melampaui batas ketetapan

biaya Menerima penugasan kerja

baru

LAINNYA Mencari peluang untuk

mengembangkan keterampilan “XYZ”

Menyelesaikan laporan aktivitas bulanan

Mempresentasikan topik pada pertemuan tahunan departemen

Menghadiri dua seminar publikDeskripsi Karyawan PLUS

Sangat kreatif dan inovatif Kerja berkualitas Anggota tim yang sangat

cermat dan peduli Senang mempelajari

keterampilan baru

MINUS Melewati batas waktu Ingin melakukan terlalu banyak

hal Enggan memimpin proyek Memanfaatkan waktu secara

tidak efisien

Memilih Data Penting untuk DicatatBerikut ini adalah beberapa kriteria untuk membantu kita memilih data

yang akan digunakan: 1. Cari data yang mendukung kecenderungan umum2. Pertimbangkan untuk memasukkan “peristiwa penting” dalam kinerja

anggota tim jika dampaknya pada kinerja adalah signifikan3. Pilihlah informasi yang faktual dan dari tangan pertama

2.3 MENDESKRIPSIKAN DAN MENDOKUMENTASIKAN

Mendeskripsikan Kinerja dengan “Tulisan yang Jelas”Masalah yang banyak ditemukan dalam evaluasi kinerja adalah

deskripsinya terlalu “sedikit bicara” dan bisa diinteprestasikan macam-macam. Bagaimana agar deskripsi kinerja yang dibuat di formulir mudah dipahami, berikut teknik untuk menghasilkan tulisan yang jelas:1. Gunakan jurnalisme sederhana

Deskripsikan perilaku yang teramati dengan kata-kata yang singkat, mudah dipahami, tepat, dan akurat.

2. Berupaya agar akuratBersikaplah jujur dan objektif, namun dengan tetap menghindari menyakiti perasaan orang dalam menyampaikan detail umpan balik konstruktif.

3. Memastikan konsistensi

11

Deskripsi lisan dan tulisan harus saling mendukung. Hindari penyampaian pesan yang tidak jelas, bertentangan, atau mengejutkan.

4. Jagalah kerahasiaannyaJangan membuka informasi apapun yang bisa mengundang resiko hukum.

5. Langsung, tetapi tidak konfrontatifUntuk mencapai tujuan ini, beberapa hal yang dapat dilakukan, antara lain:a. Fokuskan untuk mendeskripsikan perilaku spesifik dan bukan menilai

kepribadian karyawanb. Gunakan kata “persepsi” ketika membicarakan pendapat orang lain

mengenai kinerja anggota timc. Gunakan fakta, contoh, pertanyaan langsung, dan data untuk mendukung

kesimpulan atau kritik6. Hindari kata-kata yang membingungkan

Kata-kata teknis, berlebih-lebihan, slang, atau kata yang tidak jelas yang dapat melahirkan banyak penafsiran hendaknya dihindari.

Menghubungkan Perilaku, Dampak, dan Contoh mengikuti “Hukum 2,5”Ketika menjabarkan kinerja tim dalam tulisan, pastikan bahwa Anda

menggunakan dua setengah kalimat untuk menjabarkan “bidang kekuatan” atau “bidang yang perlu diperbaiki”. Tujuannya adalah untuk memfokuskan umpan balik pada perilaku aktual dan dampaknya pada pekerjaan.

Menerapkan “Hukum 2,5”Gunakan paling tidak dua setengah kalimat untuk menjabarkan perilaku,

dengan penjelasan seperti dibawah ini:1. Perilaku

Jabarkan perilaku dengan istilah yang jelas2. Dampak

Jelaskan dampak dari perilaku tersebut secara spesifik(0,5) Contoh

Kutiplah paling tidak satu sampai dua contoh yang spesifik dan meyakinkan.Jangan membuang waktu untuk menciptakan sesuatu yang baru, jika

pimpinan telah mendokumentasikan kinerja anggota tim selama ini, gunakan data yang telah ada. Informasi yang telah ada pada file karyawan merupakan data yang cukup adil, termasuk catatan dan sesi umpan balik coaching, lembar kemajuan kinerja, dan sebagainya.

Menjelaskan “Bidang yang Perlu Diperbaiki”Jika pimpinan menginginkan anggota tim memperbaiki kinerja, maka

perlu menuliskan “bidang yang perlu diperbaiki”. Berhati-hatilah dalam

12

menggunakan kata “tidak” dan “perlu”. Penggunaan kata-kata tersebut menyebabkan keterbatasan pemahaman dan pilihan untuk memperbaiki. - Penggunaan kata “tidak”, bisa menyebabkan konfrontasi atau terkadang

menyesatkan- Penggunaan kata “perlu”, bisa berlebih-lebihan atau menyebabkan

pertentangan

Mengisi Deskripsi ke Dalam FormulirSetelah memilih gagasan terbaik dan telah menguraikannya menggunakan

“hukum 2,5”, lihat formulir evaluasi kinerja organisasi yang telah disusun. Setiap formulir memiliki bagian-bagian yang bernomor, gunakan nomor-nomor tersebut sebagai kode. Kode menunjukkan letak dalam formulir yang paling cocok bagi informasi yang dimiliki.

Memainkan Angka Seringkali karyawan mengeluh bahwa sistem penilaian numeriknya sangat

subjektif, karena karyawan terkadang tidak mampu memahami angka-angka evaluasi kinerja yang diterimanya. Letak kegagalan supervisor adalah pada komunikasi dan dokumentasi harapan, prioritas, dan pengamatnnya. Jika formulir evaluasi kinerja menggunakan sistem penilaian numerik, gunakan secara bijaksana. Hal lain yang perlu dipertimbangkan ketika menggunakan sistem penilaian numerik adalah strategi berikut:1. Buatlah draf dan nilai dengan meminta pendapat pihak ketiga yang objektif,

yang mengenali kinerja anggota tim 2. Beberapa anggota tim yang masuk dalam kategori “perlu perbaikan” bukan

berarti kinerja mereka buruk3. Dilihat dari sudut penilaian kinerja keseluruhan, harus diingat beberapa fakta

memiliki bobot yang lebih tinggi dibanding yang lain dalam mempengaruhi nilai keseluruhan

2.4 MENGEMBANGKAN DAN MENGKAJI

Karyawan adalah aset yang sangat berharga, namun memanfaatkan aset manusia bukanlah pekerjaan yang mudah. Ada anggota yang self starter, yaitu mereka yang memiliki kemauan yang sangat kuat dan mengetahui persis keinginannya, adapula anggota tim yang memiliki sedikit keterampilan, tetapi tidak tahu persis cara memanfaatkan dan meningkatkannya. Namun tidak sedikit orang yang memiliki dorongan batin untuk memperbaiki atau meningkatkan kemampuan di bidang tertentu. Apapun pemimpin berpeluang untuk mendapatkan yang terbaik dari anggota tim dan meningkatkan nilainya dengan melakukan tugas berikut:1. Mengidentifikasi peluang pertumbuhan karyawan

13

Ada pemikiran bahwa setiap karyawan bertanggung jawab atas pengembangan dirinya sendiri, namun yang benar adalah tak seorangpun bisa melakukan apapun sendirian. Memberi pengarahan merupakan peran ketua tim. Pilih bidang-bidang pengembangan yang langsung berpengaruh pada kinerja dan dapat diukur hasilnya.

2. Menyusun konsep Profil Pengembangan Karyawan (PPK)PPK bukan sekedar alat bantu anggota tim untuk menjalankan peran saat ini, tetapi juga untuk mendapatkan keterampilan dalam menjalankan peran, tanggungjawab atau memanfaatkan peluang terbaru. PPK juga meningkatkan kepastian dilaksanakannya pengembangan karyawan yang telah direncanakan secara tertulis. Tiga langkah untuk membangun PPK, antara lain:a. Bidang Pengembangan Apa bidang yang akan dikembangkanb. Tindakan Pengembangan Cara untuk mengembangkanc. Hasil yang diharapkan Identifikasi hasil yang diharapkan untuk

kemudian dievaluasi

Meskipun PPK disajikan dalam bentuk formulir, namun formulir hanya sekedar penduan untuk mempersiapkan diskusi mengenai keterampilan yang dipilih untuk dikembangkan dengan anggota tim. Formulir dapat membantu membuat profil pengembangan sesuai kebutuhan. Kembangkan PPK sesuai kebutuhan tim dan organisasi. Berusahalah menghindari jebakan yang sangat umum ditemukan dalam penyusunan PPK, antara lain:a. Mendeskripsikan perilaku untuk “bidang pengembangan” dengan tidak

mengikuti “hukum 2,5”. Dengan tidak mengikuti hukum 2,5, pendeskripsian akan menyita banyak waktu.

b. Menyarankan “tindakan pengembangan” yang tidak terkait dengan “bidang pengembangan”. Program pelatihan memang merupakan sumber yang efektif untuk pengembangan karyawan, tetapi sebelum menentukan “tindakan pengembangan” (pelatihan), tentukan dulu apakan tindakan pengembangan tersebut terkait langsung dengan bidang kekuatan yang harus dikembangkan

c. Mengidentifikasi hanya satu “tindakan pengembangan”. Identifikasikan tiga atau lebih tindakan pengembangan untuk meningkatkan kemungkinan keberhasilan.

d. Tidak menetapkan “hasil yang diharapkan” atau keliru menentukan “hasil yang diharapkan”.

3. Mencari dukungan dari organisasi AndaSetelah mengkonsep PPK dan menyelesaikan evaluasi kinerja, kemungkinan perlu menemui beberapa orang untuk membahas hasil kerja dan meminta

14

persetujuan dokumentasi yang dihasilkan. Alasan perlunya mencari dukungan antara lain:a. Mereka bisa bertindak sebagai pihak ketiga yang netral untuk membantu

memastikan bahwa deskripsi kinerja yang dibuat bersifat langsung, tidak menghakimi, dan tepat

b. Mungkin mereka tidak menyetujui deskripsi yang dicantumkan dalam evaluasi kinerja, jangan sepelekan ketidaksetujuan mereka. Mungkin pimpinan harus mengubah kata-kata untuk melindungi karyawan yang dievaluasi, untuk meyesuaikan dengan kebijakan perusahaan, atau untuk mengurangi resiko hukum. Sepanjang perubahan yang diinginkan oleh manajer tidak mengubah makna keseluruhan deskripsi yang telah dibuat, maka ikuti saja, namun bila perubahan yang disarankan akan membuat deskripsi yang anda buat menjadi salah, maka pertahankan pendapat yang telah ada

c. Mereka mungkin telah mengetahui perubahan yang akan terjadi dalam organisasi, kemungkinan penugasan khusus, peluang untuk memimpin proyek, kemungkinan promosi, atau pemindahan dan sebagainya, yang secara langsung akan mempengaruhi pimpinan dan anggota tim

d. Efektifitas kepemimpinan tergantung pada seberapa erat pimpinan dapat bekerja sama dengan anggota tim dan dengan mereka yang memiliki wewenang lebih kuat.

2.5 MELAKSANAKAN DAN MENYIMPULKAN

Menciptakan Lingkungan Pertemuan yang NyamanKeberhasilan pertemuan evaluasi kineja sangat ditentukan oleh sebelum

pertemuan evaluasi kinerja, tingkatkan keberhasilannya dengan menciptakan lingkungan yang tepat. Pertimbangkan hal-hal berikut ini:1. Pesan tempat pertemuan yang nyaman, netral dan bersifat pribadi

Lingkungan pertemuan harus membuat anda dan anggota tim merasa nyaman, yaitu lingkungan yang mendorong kesetaraan kedudukan dan partisipasi terbuka. Hindari tempat yang bisa mengintimidasi, cari tempat yang netral, ruang bersifat pribadi dan bebas dari gangguan luar. Jangan sampai sampai memilih di open cubicle (ruang kerja terbuka yang hanya disekat tanpa ada pintu yang bisa ditutup) atau kafetaria perusahaan.

2. Alokasikan waktu yang cukupPertemuan evaluasi kinerja harus dilakukan paling sedikit satu kali dalam setahun.

3. Sampaikan pemberitahuan yang cukup kepada karyawanMenyampaikan informasi mengenai waktu dan tempat pertemuan, apa saja yang perlu anggota tim bawa, dan sebagainya.

4. Mengumpulkan semua dokumentasi yang anda butuhkan

15

Menyiapkan contoh spesifik (gagasan dan cetakan formulir, surat, laporan, dan sebagainya) untuk mendukung penyampaian. Memberikan satu salinan formulir evaluasi kinerja kepada karyawan yang akan di evaluasi, sehingga karyawan tersebut bisa dengan mudah mengikuti jalannya proses evaluasi.

5. Rencanakan kata pembukaBisa memulai dengan mengucapkan terima kasih atas upaya anggota tim selama ini, atau memberitahukan kepada mereka bahwa evaluasi tidak dilakukan satu kali, tetapi suatu proses berkelanjutan. Bisa juga menyampaikan hal apa saja yang akan dibicarakan dalam diskusi ini.

6. Siapkan pertanyaan terbuka yang memancing diskusiMempersiapkan pertanyaan terbuka dan spesifik yang bisa menjaring informasi yang secara tepat menggambarkan ketrampilan, pengetahuan, kemampuan dan pengalaman yang relevan. Agar karyawan bisa bercerita banyak selama evaluasi, kinerja dan untuk memastikan bahwa masukannya akan membantu diskusi, maka disusun pertanyaan terbuka yang bisa memancing informasi yang berkaitan dengan informasi yang telah terdokumentasikan (tercatat) dalam masing-masing bagian formulir evaluasi kinerja.

7. Mulailah pertemuan tepat waktuMenganggap karyawan sebagai aset yang paling berharga maka mereka juga harus sangat dihargai.

Menyampaikan hal-hal penting untuk membangun pemahaman dan apresiasi

Selama pertemuan evaluasi kinerja, berusaha untuk membangun pemahaman dan apresiasi terhadap kinerja anggota tim pada periode evaluasi sebelumnya. Fokuskan perhatian pada anggota tim, bukan pada formulir evaluasinya dan jangan sampai membacakan isi formulir evaluasi kepada anggota tim. Berikan satu salinan formulir evaluasi kinerja, dan lakukan hal-hal berikut ini:1. Gunakan pertanyaan untuk mengarahkan pembahasan pada hal-hal yang

menonjol dalam kinerja2. Perkuat kesamaan dalam deskripsi3. Selesaikan perbedaan pemilihan kata4. Sampaikan deskripsiyang belum terbahas.

Mencapai komitmen dan bekerja sama menuju tujuan bersamaPada akhir (dan setelah) pertemuan evaluasi kinerja, persiapkan untuk

melakukan langkah berikutnya. Disini perlu:1. Memfinalkan profil pengembangan karyawan

Profil Pengembangan Karyawan (PPK) memang bertujuan untuk mengembangkan anggota tim, maka beri kesempatan anggota tim yang

16

mengambil inisiatif, tapi jangan serahkan semua padanya. Agar bisa mendapatkan hasilnya, harus dibahas secara cermat. Finalkan semua tindakan pengembangan dan hasil yang diharapkan yang utama dan cek pemahamannya.

2. Mendiskusikan rencana kinerja dan aspirasi karierDalam pertemuan evaluasi kinerja, alokasikan waktu bagi anggota tim untuk menyampaikan pemikirannya mengenai peran dan tanggung jawabnya saat ini, berikut aspirasinya.

3. Amankan penerimaan anggota timTak ada peraturan, hukum atau kebijakan yang mengharuskan anggota tim harus bersedia menandatangani formulir evaluasi kinerja pada akhir pertemuan. Beberapa karyawan merasa lebih enak kalau diberi kesempatan membacanya kembali dalam beberapa jam, satu hari atau lebih sebelum mengembalikannya.

2.6 TINDAKAN KOREKSI

Melaksanakan Konseling Kinerja ProgresifKonseling atau pendisiplinan kinerja progresif sangat tepat untuk

diterapkan apabila semua tindakan untuk membantu karyawan memenuhi sasarannya. Disiplin yang baik menggambarkan kondisi ketika “aturan main” bersifat adil, konsisten, dipahami dan dipatuhi. Karyawan memilih bekerja di bawah “peraturan” yang tertata dan rasional. Mereka ingin mengetahui secara persis posisinya dan apa yang diharapkan darinya.

Tindakan koreksi harus seragam dan progresif. Dengan demikian, semua karyawan dalam organisasi mengetahui apa yang diharapkan darinya. Jika karyawan mengetahui apa yang diharapkan darinya, kemungkinan besar mereka merasa terancam dan bersedia mendidiplinkan dirinya sendiri.

Menerapkan proses standar tindakan koreksiLangkah-langkah yang diterapkan organisasi pada proses pendisiplinan:1. Nasihat lisan

Pertama, jelaskan bidang yang perlu diperbaiki. Apa yang telah dilakukan karyawan bermasalah tersebut, apa saja dampak negatifnya. Diskusikan perilaku alternative yang harus dilakukan karyawan tersebut, kemudian meluruskan perilaku yang keliru dan mencapai hasil yang diinginkan. Diskusi akan berjalan mengikuti model profil pengembangan karyawan ketika bersama-sama membuat rencana pengembangan untuk memecahkan masalah.

2. Peringatan lisanSetelah memberi nasihat lisan, karyawan tersebut tetap mengulangi perilaku yang tidak diharapkan maka diskusi berfungsi sebagai peringatan lisan. Jika

17

setelah peringatan lisan disampaikan, karyawan tersebut tidak menunjukkan perbaikan nyata, maka dia akan menerima konsekuensi yang lebih berat.

3. Peringatan tertulisKomunikasi lisan harus mencerminkan komunikasi tertulis, demikian pula komunikasi tertulis juga harus mencerminkan komunikasi lisan. Rencana dan kesepakatan yang didokumentasikan harus menjadi model komitmen lisan untuk menyelesaikan masalah-masalah kinerja yang muncul. Setelah memberi nasihat lisan dan peringatan lisan kemudian menyusun peringatan tertulis dengan meminta bantuan manajer yang lebih tinggi dan dari departemen SDM.

4. SkorsingJika setelah peringatan tertulis karyawan tersebut tetap tidak melakukan perubahan dan atau jika ada dugaan melakukan kejahatan (misalnya tuduhan melakukan pencurian) karyawan tersebut bisa di skorsing dari pekerjaan dengan atau tanpa dibayar sebagai tindak pendisiplinan.

5. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)Sebelum memutuskan hubungan kerja karyawan harus berkonsultasi dengan manajemen senior, bagian SDM dan ahli hukum.

2.7 BEBERAPA CONTOH SISTEM EVALUASI KINERJA DI INDONESIA

1. Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 46 Tahun

2011 Tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil, maka setiap Pegawai Negeri Sipil (PNS) dinilai prestasi kerjanya oleh pejabat penilai sekali dalam 1 (satu) tahun. Penilaian prestasi kerja PNS merupakan suatu proses penilaian secara sistematis yang dilakukan oleh pejabat penilai terhadap sasaran kerja pegawai dan perilaku kerja PNS. Penilaian prestasi kerja dilakukan dengan cara menggabungkan penilaian SKP dengan penilaian perilaku kerja.

Penilaian prestasi kerja PNS bertujuan untuk menjamin objektivitas pembinaan PNS yang dilakukan berdasarkan sistem prestasi kerja dan sistem karier yang dititikberatkan pada sistem prestasi kerja. Penilaian prestasi kerja PNS terdiri atas unsur:a. Sasaran Kerja Pegawai (SKP)

SKP adalah rencana kerja dan target yang akan dicapai oleh seorang PNS. Setiap PNS wajib menyusun SKP berdasarkan rencana kerja tahunan instansi.

SKP memuat kegiatan tugas jabatan dan target yang harus dicapai dalam kurun waktu penilaian yang bersifat nyata dan dapat diukur.

18

Penilaian SKP paling sedikit meliputi aspek kuantitas, kualitas, dan waktu, sesuai dengan karakteristik, sifat,dan jenis kegiatan pada masing-masing unit kerja

Penilaian SKP dilakukan dengan cara membandingkan antara realisasi kerja dengan target.

b. perilaku kerja Perilaku kerja adalah setiap tingkah laku, sikap atau tindakan yang

dilakukan oleh PNS atau tidak melakukan sesuatu yang seharusnya dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penilaian perilaku kerja meliputi aspek: orientasi pelayanan; integritas; komitmen; disiplin; kerjasama; dan kepemimpinan.

Penilaian perilaku kerja dilakukan melalui pengamatan oleh pejabat penilai terhadap PNS sesuai kriteria yang ditentukan.

2. Sistem Penilaian Kinerja Pegawai (SPKP) Bank IndonesiaSistem Penilaian Kinerja Pegawai (SPKP) Bank Indonesia yang dijelaskan

pada Wirawan (2009), ditetapkan melalui Peraturan Dewan Gubernur Bank Indonesia Nomor 7/12/PDG/2005 tentang Sistem penilaian Kinerja Pegawai Bank Indonesia. Penilaian kinerja pegawai dilakukan untuk mencapai tujuan yaitu mengukur prestasi dan perilaku kerja pegawai dalam periode penilaian tertentu, dan meningkatkan motivasi kerja pegawai.

Penilaian SPKP dilakukan oleh penilai yang secara umum dapat dikelompokkan menjadi empat kelompok, yaitu:a. Anggota dewan gubernur yang membawahi satuan kerja terkaitb. Anggota dewan gubernur yang dibantuc. Pemimpin Bank Indonesia koordinatord. Pemimpin satuan kerja

Model evaluasi kinerja yang digunakan adalah Management by Objective (MBO) dan Behavior Anchor Rating Scales (BARS). Pencapaian indeks kerja utama bagi pemimpin satuan kerja, dinilai dari presentase pencapaian target rencana kerja disamping perilaku kerjanya dalam bentuk anchor pada skala lima perilaku (BARS). Dalam SPKP, dimensi kinerja yang dinilai terdiri atas prestasi kerja dan perilaku kerja yang disesuaikan pada setiap jenjang jabatan. Adapun indikator untuk mengukur perilaku kerja, yaitu pengembangan diri, integritas, membangun kepercayaan, profesionalisme, kerjasama tim, dan tingkat kehadiran.

19

III. KESIMPULAN

Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan ada beberapa hal yang penting terkait evaluasi kinerja, yaitu evaluasi kinerja merupakan: Proses berkelanjutan dan interaktif, bukan sebuah formulir atau pertemuan

tahunan. Secara konsisten dan objektif memfokuskan pada perilaku kinerja, bukan

pada orangnya. Deskripsi lengkap kinerja dan ketrampilan, yang menjelaskan dampaknya

pada bisnis, dan menunjukkan contoh-contohnya. Proses bersama dan partisipatif dalam mendokumentasikan kinerja masa

lampau dan menggali potensi masa depan. Alat yang bermanfaat dan penting untuk mendorong atau meluruskan

perilaku. Didukung oleh riset yang solid, sehingga secara hukum bisa melindungi

keputusan kepersonaliaan. Merupakan bagian penting dari siklus manajemen kinerja, yaitu perencanaan,

coaching dan evaluasi kinerja karyawan.

20

DAFTAR PUSTAKA

Jerome, P. J. 2011. Evaluating for Excellence Performance, Mengevaluasi untuk Menciptakan Kinerja Unggul Karyawan. Jakarta (ID): Penerbit PPM.

Republik Indonesia. 2011. Peraturan Pemerintah No. 46 Tahun 2011 Tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai negeri Sipil. Sekretariat Negara. Jakarta.

Wirawan. 2009. Evaluasi Kinerja Sumber Daya Manusia, Teori Aplikasi dan Penelitian. Jakarta (ID): Penerbit Salemba Empat.