Evaluacion Lineamientos Seleccion Proveedores Fmo CA

iUNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA ANTONIO JOS DE SUCRE VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERIA INDUSTRIALPRCTICA PROFESIONAL

EVALUACIN DE LOS LINEAMIENTOS DE SELECCIN DE PROVEEDORES DE LA GERENCIA DE SUMINISTROS Y COMPRAS ESPECIALES DEL ESTADO DE CVG FERROMINERA ORINOCO, C.A.

Autor: Carolina del Valle, Ramos Garca

CIUDAD GUAYANA, FEBRERO DE 2011


UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA ANTONIO JOS DE SUCRE VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERIA INDUSTRIALPRCTICA PROFESIONAL

Ramos Garca, Carolina del Valle


Trabajo de investigacin que se presenta ante el Departamento de IngenieraIndustrial como requisito acadmico para la prctica profesional.

CIUDAD GUAYANA, FEBRERO DE 2011ING. IVN TURMERO MSc

(Tutor Acadmico)

LIC. LUIS MOCC (Tutor Industrial)

Ramos Garca, Carolina del Valle.

Evaluacin de los Lineamientos de Seleccin de Proveedores de la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado de CVG Ferrominera Orinoco, C.A.

Informe de Prctica Profesional

Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos De Sucre Vice-Rectorado Puerto Ordaz. Departamento de Ingeniera Industrial.

Tutor Acadmico: Ing. Ivn Turmero. Tutor Industrial: Lic. Luis Mocc. Ciudad Guayana, Febrero de 2011CAPITULOS: I. El Problema.

II. Generalidades de la Empresa. III. Marco Terico.IV. Marco Metodolgico. V. Situacin Actual.VI. Situacin Propuesta.

DEDICATORIA

A Dios Todopoderoso, sendero de mi vida, pastor de mis actos, el amor ms puro e infinito.A mi Madre, a quien amo y admiro profundamente y la razn por la que jams dejar de luchar.

55

vida.

A mi Padre, luz de mis ojos, tan sabio como humilde, mi ejemplo de

A Vicente Marcel, mi negrito, mi amigo; a quien pretendo servir de ejemplo y adoro infinitamente.

A Hexys Joan, a quien respeto, quiero y espero enorgullecer con el logro de mis metas.

A mi Madrina Amparo, mi segunda madre, para quien siempre he sido su nia, sin importar tamao o edad.

A mis angelitos del cielo, abuelos, abuela y tos quienes se adelantaron al encuentro con Dios, ilumnenme siempre.

AGRADECIMIENTOS

A Dios Todopoderoso, creador de la chispa de vida, por darme fuerzas, el don de la paciencia y la virtud de la perseverancia para cumplir mis propsitos, creando mi destino y encaminndome con mucho tino. De usted seor de la luz, la eterna bendicin.

A mis Padres, Miguelina y Vicente, formadores del amor, instrumentos de mi cario, depsitos eternos de confianza, paciencia, apoyo incondicional, creadores de un hermoso hogar; sus interminables consejos llenos de sabidura y los valores que hoy por hoy marcan mi ser, mi pensar, mi actuar. Me han impulsado a lograr mi xito, a ustedes las gracias, mi vida, mi ser.

A mis tos Joaqun, Yuni y Rosa Ivette, a quienes debo mucho por la confianza y el cario que siempre me han demostrado. Gracias de todo corazn. A mi familia, cuyo tamao no se compara con lo valiosa que es para m. Ustedes son mi gran tesoro.

Al Ing. Ivn Turmero y al Lic. Luis Mocc, por ser mis guas en la realizacin de este trabajo y brindarme toda la ayuda necesaria para mi crecimiento acadmico y profesional.

A CVG Ferrominera Orinoco por permitirme realizar mi Prctica Profesional, y al personal adscrito a la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado, en especial a Osmary, Nardy, Simn, Favio, y dems empleados del Departamento de Control de Gestin e Inventario por el apoyo, amistad, compaerismo, solidaridad y confianza, en el cumplimiento de este objetivo, el cual no solo ha sido profesional, sino tambin personal.

A la Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de Sucre, mi Casa de Estudios, ms que un ente, mi hogar durante estosvi

cuatro aos, formadora de conocimientos tcnicos y preparacin profesional, e incluso de crecimiento personal y espiritual. Mil gracias.

A Andreina Ans, quien con su paciencia, compaa, regaos y apoyo incondicional me dio el regalo que ms se puede apreciar, la amistad, dicen que la hermandad se define por la sangre, ms aqu ests t para comprobar que no es tal. Lagrimas, sonrisas, experiencias y dems, simplemente muchas gracias por all estar. Mi eterna deuda contigo, Hermana.

A mis futuras colegas, Aura y Liseth; compaeras, cmplices, amigas: las quiero. Gracias por su apoyo y cario, y por estar all en todo momento. Adelante nos espera un nuevo mundo, cargado de situaciones y emociones que poco a poco se vuelven realidad. Y por ltimo pero no menos importante, gracias infinitas a quien me acompaa desde lejos, distante pero jams ausente: Eleazar Snchez. Parte de este logro tambin lo comparto contigo, pues el cario sincero y la confianza que en m has depositado las agradecer toda la vida.

999

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITECNICA

ANTONIO JOSE DE SUCRE VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERA INDUSTRIAL


Autor: Carolina Ramos.

Tutor Acadmico: Ing. Ivan Turmero. Tutor Industrial: Lic. Luis Mocc.

RESUMEN

La investigacin est orientada a la Evaluacin de los lineamientos que rigen la Seleccin de Proveedores realizada por la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado de CVG Ferrominera Orinoco, especficamente como funcin del Departamento de Control de Gestin de Inventario. Para esto, se procedi a realizar un Anlisis Estadstico de la Situacin Actual en la aplicacin del Procedimiento, con base a documentos histricos, resultados de Auditora Internas y Listados de Seleccin de Proveedores, apoyados en entrevistas a los analistas as como la observacin directa y un anlisis Causa-Efecto. Una vez procesada tal informacin, se procedieron a plantear las mejoras o propuestas, para la optimizacin del Procedimiento, con la finalidad de proponer un proceso actualizado, el cual supla la necesidad de tener bases definidas de cada una de las actividades, permitiendo adems realizarlas de forma eficaz, eficiente y sencilla al entendimiento de los usuarios y cualquier investigador.

Palabras Claves: Evaluacin, Seleccin de Proveedores, Procedimiento.

NDICE GENERAL

Pgina

DEDICATORIA AGRADECIMIENTO RESUMEN INTRODUCCINv vi viii1

CAPTULO I. EL PROBLEMA

1.1 Definicin del Problema

3

1.2 Situacin Actual4

1.3 Antecedentes de la Situacin4

1.4 Causas Probables6

1.5 Objetivos de la Investigacin7

1.5.1 Objetivo General7

1.5.2 Objetivos Especficos7

1.6 Alcance8

1.7 Delimitacin8

1.8 Justificacin9

CAPITULO II. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

2.1 Antecedentes de la Empresa

10

2.2 Ubicacin Geogrfica10

2.3 Estructura Organizativa12

2.4 Poltica de Gestin10

2.5 Operaciones de la Empresa19

11

11

2.5.1 Operaciones Mineras19

2.5.2 Operaciones Ferroviarias20

2.6 Procesamiento del Mineral de Hierro22

2.7 Objetivos de la Empresa25

2.7.1 Objetivo General25

2.7.2 Objetivos Especficos25

2.8 Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado26

2.8.1 Alcance26

2.8.2 Propsito26

2.9 Departamento de Control de Gestin e Inventario28

2.10 Unidad de Atencin al Contratista32

2.11 Descripcin de los Procedimientos33

2.11.1 Procedimiento 860-P-05: Maestro de Proveedores33

2.11.2 Procedimiento 860-P-03: Evaluacin Y Calificacin 41De Proveedores

CAPITULO III. MARCO TERICO

3.1 Mejoramiento de Procesos 47

3.1.1 Caractersticas del Proceso 48

3.1.2 Estandarizacin de Procesos 49

3.2 Planificacin 49

3.2.1 Importancia de la Planificacin 50

3.2.2 Clasificacin de la Planificacin 50

3.2.3 Anlisis FODA 51

3.2.3.1 Anlisis Externo 52

3.2.3.2 Anlisis Interno52

3.2.3.3 Matriz FODA54

3.2.4 Grfica de Gantt54

3.3 Programacin55

3.4 Diagrama de Ishikawa56

3.5 Poblacin y Muestra58

3.5.1 Poblacin58

3.5.2 Muestra59

3.5.3 Importancia del Muestreo60

3.5.4 Tamao de las Muestras61

3.5.5 Grficas para Datos segn el Tipo de Variable63

3.5.5.1 Grfico de Sectores64

3.5.5.2 Grfico de Barras64

3.6 Indicadores de Gestin64

3.6.1 ndice e Indicador65

3.6.2 Atributos de los Indicadores65

3.6.3 Tipos de Indicadores66

3.6.4 Categoras de los Indicadores66

3.6.5 Criterios para Establecer Indicadores de Gestin68

3.6.6 Propsitos y Beneficios de los Indicadores de Gestin68

3.6.7 Importancia de las Mediciones por Medio de 69Indicadores

3.6.7.1 Mediciones de Efectividad 71

3.6.7.2 Mediciones de Eficiencia 71

3.6.7.3 Mediciones de Adaptabilidad 72

3.7 Normas Venezolanas COVENIN ISO-9001:200872

3.8 Conceptos Bsicos73

3.8.1 Abastecimiento o Procura73

3.8.2 Proveedores74

3.8.3 Seleccin de Proveedores74

3.8.4 Evaluacin de Proveedores74

CAPTULO IV. MARCO METODOLGICO

4.1 Tipo de Investigacin75

4.2 Diseo de la Investigacin75

4.3 Poblacin y Muestra76

4.4 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos77

4.5 Recursos79

4.5.1 Materiales79

4.5.2 Recurso Humano79

4.6 Procedimiento79

4.6.1 Conocimiento de las reas Relacionadas con el estudio79

4.6.2 Diagnstico80

4.6.3 Anlisis de las Causas80

4.6.4 Propuesta de Actualizacin del Procedimiento81

CAPTULO V. SITUACIN ACTUAL

5.1 Descripcin de la Situacin Actual82

5.2 Criterios para Seleccin de Proveedores Actual83

5.3 Metodologa para la realizacin de la Seleccinde83

1414

14

Proveedores Actual5.4 Diagrama Causa-Efecto de la Situacin Actual 87

5.5 Anlisis de la Situacin Actual 90

5.6 Porcentajes (%) otorgados a las distintas reas de la 92 empresa

5.6.1 reas funcionales de la empresa 92

5.6.2 Asignacin de Porcentajes 99

5.6.3 Resumen Porcentajes (%) Proveedores Posibles ySeleccionados segn reas de impacto

108

CAPTULO VI. SITUACIN PROPUESTA

6.1 Metodologa Propuesta para la realizacin del Proceso de

112

Seleccin de Proveedores a Evaluar

6.1.1 Matriz FODA112

6.2 Actualizacin de los lineamientos de Seleccin de115

Proveedores a Evaluar

6.2.1 Jerarquizacin de los Criterios

115

6.2.2 Criterios a cumplir118

6.3 Metodologa propuesta para realizar el Proceso de119

Seleccin de Proveedores

CONCLUSIONES139

RECOMENDACIONES141

LISTA DE REFERENCIAS142

APNDICES143

Apndice A:144

Descripcin de Cargo Analista de Planificacin y Control de145

ProveedoresDescripcin de Cargo Analista de Proveedores. 149

Apndice B: 152

Diagnstico (Encuesta) Unidad de Atencin al Contratista 153

Apndice C: 155

rea Funcional: Produccin y Operaciones 156

rea Funcional: Servicios al Personal 157

rea Funcional: Otros 157

Apndice D: 158

Listado de Proveedores Posibles para Seleccin Ao 2008 159



Apndice E: 171

16

16Programa de Evaluacin Ao 2008 (ProveedoresSeleccin)

172

Programa de Evaluacin Ao 2009 (ProveedoresSeleccin)

173

Programa de Evaluacin Ao 2010 (ProveedoresSeleccin)

175

Apndice F: 177

Listado Global de Proveedores a Evaluar Ao 2011178

Apndice G:188

Tabla de Distribucin Normal Estndar189

Apndice H:190

Formato de Porcentajes de Cumplimiento Programa deEvaluacin 191

Diagrama de Gantt Actividades de Seleccin y Evaluacin 192

Formato de Control Interno: Actividades de Seleccin y 193

Evaluacin de Proveedores.

Apndice I:194

Matriz de Indicadores de Gestin195

Formato de Reporte de Indicadores196

Anexo 3. Organigrama Gerencia de Mantenimiento191

NDICE DE FIGURAS

Figura N 1. Ubicacin Geogrfica de los Centros de 11Operaciones de CVG Ferrominera Orinoco, C.A.

Figura N 2. Organigrama de la empresa 12

Figura N 3. Mapa de procesos de la empresa 14

Figura N 4. Estructura Piramidal de la documentacin 18 controlada de CVG Ferrominera Orinoco, C.A.

Figura N 5. Operaciones Mineras y Ferroviarias 22

Figura N 6. Procesamiento del Mineral de Hierro 24

Figura N 7. Estructura de Posicin Gerencia de Suministros 27

Figura N 8. Estructura del Departamento de Control de 28Gestin e InventarioFigura N 9. Matriz FODA. 54

Figura N 10. Diagrama de Gantt 55

Figura N 11. Diagrama Ishikawa utilizado en Ingeniera 56

Figura N 12. Distribucin Normal Estndar 63

Figura N 13. Listado Global de Proveedores 84

Figura N 14. Listado de Proveedores con cinco o ms 85 pedidos de compra

Figura N 15. Listado de Proveedores con cinco pedidos

mayores o iguales a BSF. 200.000 85

Figura N 16. Programa Anual de Evaluacin y Re- 86Evaluacin de Proveedores

Figura N 17. Diagrama Ishikawa del Proceso de Seleccin 88 de Proveedores a Evaluar.

1717

1717Figura N 18. Pantalla SAP Reporte de Empresas Crticas para CVG Ferrominera Orinoco, C.A

119

Figura N 19. Hoja de Clculo Empresas Ganadoras, Seleccin de Proveedores 2011

120

Figura N 20. Cumplimiento (%) del Plan de Anual deEvaluacin y Re-Evaluacin de Proveedores.

126

Figura N 21. Diagrama de Gantt del Proceso de Seleccin de Proveedores.

126

Figura N 22. Hoja de Clculo Control Interno; Seleccin, Aprobacin, Calificacin y Evaluacin de Proveedores Ao2011.

127

NDICE DE TABLAS

Tabla 5.1. Porcentajes (%) Otorgados segn rea de 99Impacto

Tabla 5.2. Porcentajes (%) Otorgados segn rea deImpacto

102

Tabla 5.3. Porcentajes (%) Otorgados segn rea deImpacto

105

Tabla 5.4. Resumen Porcentajes Asignados segn rea deImpacto

108

Tabla 5.5. Promedios de Asignacin Segn reas deImpacto

110

Tabla 6.1. Matriz FODA de la Unidad de Atencin al

Contratista, con respecto al Procedimiento de Seleccin deProveedores a Evaluar.113

Tabla 6.2. Estrategias del Anlisis FODA114

Tabla 6.3. Parmetros Estadsticos para la determinacin de121

Muestra

123

Tabla 6.4. Parmetros Estadsticos para la determinacin deMuestra (Reformulacin)

Tabla 6.5. Tabla de Parmetros Estadsticos Estndar 124

Tabla 6.6. Consideraciones de Gestin de los Indicadores 129

NDICE DE GRFICOS

Grfico N 1. Porcentajes (%) Total de Posibles Ao 2008 100

Grfico N 2. Porcentajes (%) Total Seleccionados Ao2008

100

Grfico N 3. Porcentajes (%) Total Posibles Ao 2009 102

Grfico N 4. Porcentajes (%) Total Seleccionados Ao 2009 103

Grfico N 5: Porcentajes (%) Total Seleccionados Ao 2010 106

Grfico N 6. Porcentajes (%) Total Seleccionados Ao 2010 106

Grfico N 7. Porcentajes (%) Proveedores Posibles Segnreas de Impacto

109

Grfico N 8. Porcentajes (%) Proveedores SeleccionadosSegn reas de Impacto

109

Grfico N 9. Promedios de Asignacin Segn reas deImpacto

111

INTRODUCCIN

CVG Ferrominera Orinoco, C.A, es una empresa lder en Venezuela y el mundo, ya que, permite contribuir con el crecimiento econmico del sector hierro y acero, con la agregacin de valor a la materia prima y el fortalecimiento de la industria en el pas, a travs de las operaciones mineras y ferroviarias que desarrolla.

No obstante, para cumplir con su misin y los objetivos que ao tras ao plantea, debe mantener relaciones efectivas con los proveedores de todos los recursos que son necesarios para que la misma contine con los altos estndares de calidad que persigue.

Como toda empresa, mantiene dentro de sus procesos de gestin, una estrecha relacin con los suministradores de bienes y servicios que impactaran de una u otra forma sus procesos productivos; dicha gestin comprende entre sus parmetros, la evaluacin del desempeo del proveedor, en la cual se define si se estn cumpliendo o no los acuerdos contractuales y si se est cumpliendo con las medidas de servicio esperadas para el xito de sus operaciones. Adicionalmente, como resultado de la evaluacin, se pueden definir planes de mejoramiento y estrategias de negociacin con los proveedores, lo cual se orienta a garantizar el xito de la operacin de toda la cadena de abastecimiento dentro de una empresa.

La evaluacin del desempeo de los mismos es entendida como la estimacin del cumplimiento del proveedor de los criterios definidos por la organizacin como crticos para sus procesos de compras y adquisicin

de bienes y servicios; sin embargo, antes de la evaluacin, la empresa debe considerar una serie de criterios que le permitan definir cules sern los proveedores a estudiar, por lo que incurre en una etapa de seleccin, la cual bsicamente debe inclinarse hacia aquellos cuyo suministro de

x

bienes o prestacin de servicio, impacte directamente en la produccin de la empresa, es decir, dar cumplimiento a la misin de la misma.

La actualizacin de los lineamientos referidos al proceso de seleccin, es considerada una de las primeras etapas para mejorar cualquier proceso, puesto que permitir dar muestra a la gerencia y al departamento al que reportan acerca del funcionamiento de dicho proceso y la manera como estn siendo ejecutadas las tareas. Por tanto, los procedimientos deben contener informacin realista con base en un anlisis cuidadoso de los parmetros que en l se establecen, no estar expuestos a diferentes interpretaciones, ser de fcil comprensin, explicar cada uno de los documentos, su objetivo y su utilizacin, y por ltimo, y en la medida que sea posible, establecer estndares mnimos de desempeo y gestin de las actividades y sus ejecutores.El informe est compuesto por seis captulos resumidos de la siguiente manera: Captulo I, el cual contiene el planteamiento del problema, objetivo general y especficos, alcance, importancia de la investigacin Captulo II por su parte, describe las generalidades de la empresa, su misin, visin, objetivos, estructura, proceso productivo y polticas. Captulo III contiene el marco terico y sustentos del estudio.

Captulo IV presenta la metodologa utilizada en el informe, tipo de investigacin, poblacin y muestra, as como las estrategias para la recoleccin de los datos y los pasos a ejecutar. El Captulo V, se fundamenta en el diagnstico de actual del Procedimiento, problemas presentes y descripcin de las actividades desarrolladas.

El Captulo VI, muestra la propuesta realizada para su posterior ejecucin; y por ltimo, se encuentran las conclusiones y recomendaciones que sern de utilidad para la empresa.

9

9

CAPTULO I

EL PROBLEMA

1.1 DEFINICIN DEL PROBLEMA

La Empresa CVG Ferrominera Orinoco, al constituirse como industria pionera en Venezuela en la Extraccin, Procesamiento y Suministro del mineral de hierro en el mercado nacional e internacional, traza actividades de evaluacin continua de la funcin procura, dada la necesidad de tener un mayor dominio en la obtencin de insumos, que mediante procesos de compra son obtenidos de los proveedores. Sin embargo, evaluar tal funcin no es una tarea sencilla por involucrar una gran cantidad de criterios e implicar una cuidadosa delimitacin de cules de esos recursos son los que tendrn mayor impacto en la produccin de la empresa.

Es por ello, que la empresa, con el fin de cumplir con sus compromisos en el mercado, asegurando alta calidad y confiabilidad en sus productos, delega en el Departamento de Control de Gestin e Inventario, especficamente en la Unidad de Atencin al Contratista, la responsabilidad de redactar, accionar y llevar a cabo los lineamientos que rigen el proceso de Seleccin de proveedores a evaluar con la definicin de criterios en base a la relacin comercial que se haya establecido en un perodo pasado, de manera que puedan mantener y desarrollar a los proveedores o aliados de negocios existentes y evaluar su capacidad de suministro de los productos y/o servicios en la oportunidad o tiempo requerido.

1.2 SITUACIN ACTUAL

La Unidad de Atencin al Contratista, adscrita al Departamento de Control de Gestin e Inventario, la cual ser sometida a estudio, es la encargada de realizar las actividades de ejecucin de los Procedimientos860-P-05 y 860-P-03 referidos al Maestro de Proveedores y a la Evaluacin y Calificacin de Proveedores, respectivamente, de CVG Ferrominera Orinoco, C.A., una vez que se verifique que se haya ejecutado una Obra o Servicio, o el suministro de un Bien, que impacte directamente los procesos de produccin de mineral fino y grueso y producto final, adems de la provisin de los mismos al resto de las reas que componen la empresa.

En la actualidad, dicha Unidad, realiza las actividades contempladas en tales procedimientos tomando de forma aleatoria diversos aspectos tales como: porcentaje de proveedores que corresponden a las reas operativas de la empresa, definicin de criterios de seleccin de proveedores a evaluar, el nmero de proveedores que deben ser sometidos a escrutinio y la planificacin de dicha evaluacin durante un ao, lo que incurre en interrogantes para el Departamento acerca de la sustentacin de cada una de esas actividades.

Por tanto, el Problema de Investigacin est referido a la necesidad de Evaluar la Situacin Actual que maneja la Unidad de Atencin al Contratista, concerniente a la ejecucin de las actividades relacionadas con el Procedimiento de Seleccin de Proveedores a Evaluar por la Gerencia, con la finalidad de plantear mejoras para el ptimo desarrollo de tales actividades.

1.3 ANTECEDENTES DE LA SITUACIN

Algunos de los factores que a lo largo del tiempo, han determinado que existen deficiencias en la aplicacin de los lineamientos de Seleccin de Proveedores, se ven reflejados en los Reportes de Accin emitidos

por las Auditoras aplicadas a la Gerencia de Suministros y Compras especiales del Estado, las cuales se traducen en No Conformidades para las distintas Unidades y Departamentos que componen dicha Gerencia.

En el Informe o Reporte de Auditora, presentado en el ao 2009, se reflej el incumplimiento con el Manual de Sistema de Gestin de CVG. Ferrominera Orinoco, C.A., vigente a la fecha, donde se establece en el elemento 7.4.1 Proceso de Compras: el tipo y el grado de control aplicado al proveedor estn direccionados a aquellos que puedan afectar las operaciones de produccin de mineral fino y grueso y que tengan impacto sobre la posterior realizacin del producto o el producto final. Igualmente en el proceso de suministros se selecciona del Maestro de Proveedores, aquellos a evaluar de acuerdo a la normativa establecida en los procedimientos 860-P-03 Evaluacin y Calificacin de Proveedores y 860-P-05 Maestro de Proveedores en las cuales se establecen los criterios para la Seleccin, la Evaluacin y la Re- Evaluacin. Sin embargo, durante dichas auditorias se evidenci lo siguiente:

No haban sido determinados los proveedores cuyos productos tuviesen un impacto en la realizacin del producto de la empresa.

Incumplimiento de los criterios de evaluacin y re-evaluacin establecidos por la gerencia de suministros:

o N Pedidos Colocados > 5

o Montos Colocados que Sumen > BsF. 100.000,00.

o Recomendacin del rea Usuaria.

Por otra parte, en el Reporte de Accin presentado para el ao

2010, se evidencia una No Conformidad referida al Procedimiento 860-P-

03 Evaluacin y Calificacin de Proveedores, el cual seala en su

Norma N 1, que El Departamento de Control de Gestin e Inventario

debe elaborar anualmente un programa de evaluacin de proveedores, tomando en consideracin los criterios que para este fin sean establecidos por la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado, sin embargo se evidenci en el Programa de Evaluacin de Proveedores Ao 2010 que los proveedores que fueron seleccionados, se encontraban incluidos en el programa, a pesar de que se comprob que incumplan con lo establecido en el documento CRITERIO PARA SELECCIONAR Y EVALUAR PROVEEDORES AO 2010, donde se estableci que para incluir a un proveedor en esta lista, el mismo debe cumplir con al menos dos de los criterios planteados, verificndose entonces que estos proveedores:

No fueron recomendados por las reas usuarias.

No tienen pedidos de compras iguales o mayores a 5, durante el ao anterior.

El monto total de los pedidos del ao anterior no es igual o superior a los Bs.F 200.000,00.

1.4 CAUSAS PROBABLES

La Unidad de Atencin al Contratista desconoce o no posee herramientas de planificacin y programacin de actividades, lo que ocasiona incumplimientos del Programa de Evaluacin y Calificacin Anual.

Falta de identificacin de los proveedores cuyos insumos tengan un impacto en la realizacin del producto y el porcentaje que stos representan.

No se realiza una revisin estricta de los criterios utilizados para seleccionar proveedores que sern sometidos a evaluacin, verificando su actualizacin y el cumplimiento de las normativas.

La Unidad desconoce bases tericas que sustenten la muestra de proveedores que deben seleccionar para evaluar.

Poco personal para el desarrollo de las actividades de evaluacin, lo que se presume, tiene un efecto significativo en el porcentaje de proveedores que selecciona la Unidad, anualmente.

1.5 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

1.5.1 OBJETIVO GENERAL

Evaluar los lineamientos del procedimiento de Seleccin de Proveedores, formulado por la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado, de la empresa CVG Ferrominera Orinoco, C.A., a travs de un anlisis de la situacin actual y optimizacin de la misma.

1.5.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Analizar los Procedimientos que contemplan la Evaluacin y Calificacin de Proveedores y Maestro de Proveedores, formulados y utilizados por la empresa.

2. Recopilar la informacin acerca de las actividades que realiza el personal adscrito a la Unidad de Atencin al Contratista mediante entrevistas no estructuradas.

3. Plantear los lineamientos o parmetros actuales de Seleccin de

Proveedores a evaluar.

4. Identificar las debilidades presentes en los lineamientos de Seleccin de Proveedores mediante un anlisis Causa-Efecto y realizacin de Encuestas al personal.

5. Evaluar la Situacin Actual del Procedimiento de Seleccin de Proveedores a Evaluar, a travs de un anlisis estadstico de los datos histricos del Departamento.

6. Formular estrategias de mejora del procedimiento, en conformidad con los requisitos de la empresa y la NVC-ISO 9001:2008.

1.6 ALCANCE

El desarrollo del presente estudio permitir lo siguiente:

Satisfacer las necesidades de entes Auditores de la empresa y otros acreditados para tal fin, a razn del cumplimiento de los procedimientos de seleccin de proveedores. Controlar las actividades que rigen a la Unidad de Atencin al Contratista, adscrita al Departamento de Control de Gestin de Inventario. Proporcionar herramientas de administracin de los procesos, bajo los conceptos de Planificacin, Organizacin, Direccin y Control de las actividades, en la Unidad de Atencin al Contratista. Promover la participacin y cumplimiento de la planificacin y programacin de las actividades.

Mostrar criterios de seleccin sustentados bajo diferentes tipos de anlisis y que sean de fcil comprensin para los Usuarios.

1.7 DELIMITACIN

El estudio se desarrollar en la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado de CVG Ferrominera Orinoco C.A., y el departamento de Control de Gestin e Inventario, en el cual se encuentra la Unidad de Atencin al contratista, adscritos a esta Gerencia, cuyo alcance est referido a cubrir la adquisicin de materiales, repuestos, equipos y la contratacin de obras y servicios, tanto en el pas como en el exterior, as como la administracin de los almacenes de materiales y repuestos, para satisfacer la demanda de sus clientes internos (Unidades Usuarias), y dentro de tales actividades, manejar los procedimientos referidos al Maestro de Proveedores y Evaluacin y Calificacin de

Proveedores, adems de la redaccin de los criterios de seleccin y evaluacin especificados para aplicar tales procedimientos.

1.8 JUSTIFICACIN

El presente estudio, se fundamenta en la importancia que tiene para la empresa CVG Ferrominera Orinoco, C.A., mantener proveedores que determinen en gran medida su xito y consolidacin en el mercado nacional e internacional, ya que, el contar con ellos no slo significa tener insumos de calidad y, por tanto, poder ofrecer productos con tal caracterstica, sino tambin la posibilidad de tener bajos costos, o la seguridad de contar siempre con los mismos productos en la oportunidad y tiempos requeridos, cumpliendo con los estndares que marcan pauta en cuanto a satisfaccin del cliente y ordenanzas ambientales, adems poder suplir la demanda existente del mineral de hierro y dems productos que realiza la empresa, con miras a contribuir con el desarrollo del pas.

La actualizacin de los procedimientos o prcticas de trabajo resulta de gran importancia ya que permitir verificar que todos los trabajadores, actuales y futuros, adscritos a la Unidad sometida a estudio, utilicen las mejores formas para llevar a cabo actividades relacionadas con el Proceso de Evaluacin y Calificacin de Proveedores.

Por tanto, se plantea una revisin y anlisis del procedimiento de seleccin de proveedores a evaluar, con la finalidad de proponer un proceso actualizado, el cual supla la necesidad de tener bases definidas de cada una de las actividades, permitiendo adems realizarlas de forma eficaz, eficiente, con fcil aplicacin, sencilla al entendimiento de los usuarios y cualquier investigador, e innovar en el proceso antes descrito, dando cumplimiento a los objetivos que contempla el Departamento de Control de Gestin e Inventario.

CAPITULO II

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

2.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

La CVG Ferrominera Orinoco C.A., inicia sus operaciones a partir del primero de enero de 1976. Es una empresa del estado venezolano, filial de la Corporacin Venezolana de Guayana (C.V.G.), la cual cuenta con una filosofa de gestin, fundamentada en una:

2.1.1 Misin: Extraer, beneficiar, transformar y comercializar mineral de hierro y derivados con productividad, calidad y sustentabilidad, abasteciendo prioritariamente al sector siderrgico nacional, manteniendo relaciones de produccin que reconozcan como nico valor creador al trabajo y apoyando la construccin de una estructura social incluyente.

2.1.2 Visin: Ser una empresa socialista del pueblo venezolano, administrada por el Estado, base del desarrollo siderrgico del pas, que responda al bienestar humano, donde la participacin en la gestin de todos los actores, el reconocimiento del trabajo como nico generador de valor y la conservacin del medio ambiente, sean las fortalezas del desarrollo de nuestra organizacin.

2.2 UBICACIN GEOGRFICA:

Geogrficamente, la organizacin se encuentra distribuida entre Ciudad Piar y Puerto Ordaz. Las operaciones mineras incluyen las siguientes actividades: exploracin geolgica (que consiste en la prospeccin y exploracin de los yacimientos, con el propsito de identificar cantidad y caractersticas fsicas- qumicas), perforacin, voladura, excavacin y acarreo, que se ejecutan en el distrito ferrfero

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Piar. La ejecucin del procesamiento, almacenaje, despacho de mineral de hierro y sus derivados se realiza en Puerto Ordaz. La sede administrativa de la empresa se encuentra en la Va Caracas, Edificio de Administracin N 2, Puerto Ordaz, Estado Bolvar, Cdigo Postal 8050,Venezuela. (Ver Figura N 1).

Figura N 1: Ubicacin Geogrfica de los Centros de Operaciones de

CVG Ferrominera Orinoco, C.A.

Fuente: Intranet Corporativo.

La capacidad de produccin de la empresa est en el orden de los 23 millones de toneladas al ao y cuenta con aproximadamente 6.327 trabajadores activos.

Las negociaciones de Venta de Mineral de Hierro de C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A., se han extendido a clientes de Europa, Amrica del Norte, Asia y Venezuela, contando con un nmero aproximado de veinticinco (25) clientes, siendo los principales: Corus UK, Corus Steel, Arcelor, Lucchini en Europa. Nipn Kokan (NKK), Crown V,

limited en Asia y Sidor, Orinoco Iron, Comsigua, Venprecar en

Venezuela, entre otros.

2.3 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:

CVG Ferrominera Orinoco C.A., cuenta con la Estructura

Organizativa mostrada a continuacin. (Ver Figura N 2):

2.4 POLTICA DE GESTINLa organizacin define su Poltica Integral de Sistemas de Gestin, tal como se expresa en el siguiente texto, la misma es copia fiel y exacta del aprobado en el Plan Corporativo Vigente.

Figura N 2: Organigrama de la empresa.

Fuente: Portal intranet corporativo.

2.4 POLTICA DE GESTIN

La poltica en CVG Ferrominera Orinoco, es extraer, procesar y suministrar mineral de hierro y derivados, cumpliendo con la normativa legal, los compromisos acordados con nuestros clientes y los requisitos aplicables relacionados con: la calidad, el medio ambiente, la seguridad y la salud ocupacional.

Demostramos nuestro compromiso al mejorar continuamente el sistema de gestin, con el objeto de:

Satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

Evitar, reducir y controlar los riesgos e impactos ambientales asociados a las actividades, productos y servicios.Promover la participacin y el bienestar de nuestros trabajadores, contratistas, proveedores, visitantes y el entorno donde operamos.

Para cumplir con esta poltica CVG Ferrominera Orinoco C.A. se establecen los Objetivos de Gestin en nuestra empresa, los cuales son medibles y coherentes con las estrategias de la empresa, con la finalidad de conducir a la organizacin hacia la mejora del desempeo. Estos objetivos se encuentran disponibles en la Intranet de la empresa.

CVG Ferrominera Orinoco C.A. establece, documenta, implementa, mantiene y mejora continuamente la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la Norma ISO9001:2008, para lo cual se han determinado los siguientes procesos: (Ver

Figura N 3).

MAPA DE PROCESOSPROCESO DE ALTA DIRECCIN

DIRECCIN ESTRATGICA

CLIENTE

PROCESOS CLAVES COMERCIALIZACIN Y VENTAS

CLIENTE

PRODUCCIN FINOS Y GRUESOS

PRODUCCIN DE PELLAS

PRODUCCIN DE BRIQUETAS

DESARROLLO ENDGENO

COMUNIDAD

PROCESOS DE SOPORTE

AUDITORIA INTERNA

ADMINISTRACIN Y FINANZAS

INVESTIGACIN Y DESARROLLO

JURDICO

CONTROL DE PROPIEDADESPERSONAL

PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

SEGURIDAD PATRIMONIAL

GESTIN DE SEGUROS SUMINISTROS

GESTIN DE MEDIO AMBIENTE

SERVICIOS

SISTEMAS DE GESTIN

IMAGEN

Proceso de vigilancia y seguimiento del Control Fiscal

Procesos no declarados en el Sistema de Gestin de la Calidad

Figura N 3: Mapa de procesos de la empresa.


La secuencia e interaccin de los procesos que conforman el Sistema de Gestin de la Calidad mencionados se describe a continuacin:

DIRECCIN ESTRATGICA: A partir de los lineamientos provenientes de la CVG, con la informacin sobre el desempeo de los procesos, aspectos del entorno externo y con la informacin y los recursos (financieros, humanos, infraestructura y ambiente de

trabajo) derivados de los procesos de soporte, establece las directrices estratgicas a corto, mediano y largo plazo que agreguen valor a la organizacin, las cuales son dirigidas a todos los proceso de la organizacin.

PRODUCCIN MINERAL FINO Y GRUESO: A partir de las directrices estratgicas emanadas del proceso de Direccin Estratgica, la estimacin de demanda proveniente del proceso de Comercializacin y Ventas y con la informacin y los recursos ( financieros, humanos, infraestructura y ambiente de trabajo) derivados de los procesos de soporte produce mineral de hierro el cual es entregado al mercado nacional y cargado para el mercado de exportacin, dicho producto va dirigido al proceso de Comercializacin y Ventas.

COMERCIALIZACIN Y VENTAS: A partir de las directrices estratgicas emanadas del proceso de Direccin Estratgica, los requisitos, necesidades y expectativas de los clientes los productos a vender provenientes del proceso de Produccin Mineral Fino y Grueso y con la informacin y los recursos (financieros, humanos, infraestructura y ambiente de trabajo) derivados de los procesos de soporte, comercializa y vende mineral de hierro y sus derivados en aquellos mercados considerados convenientes para la organizacin.

SISTEMAS DE GESTIN: A partir de las directrices estratgicas emanadas del proceso de Direccin Estratgica y con la informacin y los recursos (financieros, humanos, infraestructura y ambiente de trabajo) derivadas de los procesos de soporte implanta y mantiene los sistemas de gestin de la organizacin.

ADMINISTRACIN Y FINANZAS: A partir de las directrices estratgicas emanadas del proceso de Direccin Estratgica, las ventas realizadas provenientes del proceso de Comercializacin y

Ventas y con la informacin y los recursos (financieros, humanos, infraestructura y ambiente de trabajo) derivados de los procesos de soporte procura y administra eficientemente los recursos financieros requeridos por la organizacin, a fin de garantizar la disponibilidad de recursos a toda la organizacin.

SERVICIOS: A partir de las directrices estratgicas emanadas del proceso de Direccin Estratgica, solicitudes de servicios de todos los procesos de la organizacin y con la informacin y los recursos (financieros, humanos, infraestructura y ambiente de trabajo) derivadas de los procesos de soporte atiende las necesidades de servicios de toda la organizacin.

PERSONAL: A partir de las directrices estratgicas emanadas del proceso de Direccin Estratgica, las necesidades en materia de personal de todos los procesos de la organizacin y con la informacin y los recursos (financieros, humanos, infraestructura y ambiente de trabajo) derivados de los procesos de soporte; proporciona, mantiene y desarrolla al personal de toda la organizacin para satisfacer las necesidades de cada unidad.

INVESTIGACIN Y DESARROLLO: A partir de las directrices estratgicas emanadas del proceso de Direccin Estratgica, solicitudes provenientes de otros procesos y con la informacin y los recursos (financieros, humanos, infraestructura y ambiente de trabajo) derivadas de los procesos de soporte realiza actividades de Investigacin y desarrolla proyectos que cumplen con las normas de calidad requeridas, para proporcionar y adecuar tecnolgicamente la infraestructura del proceso productivo; tomando en cuenta, las normativas que regulan la materia ambiental y salud e higiene ocupacional, que ayuden a mitigar el impacto contra el ambiente y proteger la integridad fsica del trabajador.

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JURDICO: A partir de las directrices estratgicas emanadas del proceso de Direccin Estratgica, de las solicitudes de asistencia Jurdica de todos los procesos de la organizacin, de los requisitos legales y reglamentarios que rigen la organizacin y con la informacin y los recursos (financieros, humanos, infraestructura y ambiente de trabajo) derivados de los procesos de soporte, presta asistencia jurdica a toda la organizacin.

SUMINISTROS: A partir de las directrices estratgicas emanadas del proceso de Direccin Estratgica, las solicitudes de pedido de compras aprobadas, las solicitudes de despachos de todos los procesos de la organizacin y con la informacin y los recursos (financieros, humanos, infraestructura y ambiente de trabajo) derivados de los procesos de soporte abastece a toda la organizacin de los insumos necesarios.

AUDITORA INTERNA: A partir de las directrices estratgicas emanadas del proceso de Direccin Estratgica, el contexto Interno de todos los procesos de la organizacin, los lineamientos de los rganos externos (CVG, CGR, SNAI), las denuncias provenientes de las partes interesadas y con la informacin y los recursos (financieros, humanos, infraestructura y ambiente de trabajo) derivados de los procesos de soporte, genera resultados de la vigilancia y seguimiento del control fiscal y resultados de investigaciones (multas, reparos y responsabilidad administrativas).

IMAGEN: A partir de las directrices estratgicas emanadas del proceso de Direccin Estratgica, las solicitudes de imagen de todos los procesos de la organizacin, los lineamientos de la CVG y con la informacin y los recursos (financieros, humanos, infraestructura y ambiente de trabajo) derivados de los procesos de soporte, genera y mantiene una matriz de opinin favorable en toda la organizacin.

PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES: A partir de las directrices estratgicas emanadas del proceso de Direccin Estratgica, con la informacin de higiene, seguridad y salud ocupacional de todos los procesos de la organizacin, los lineamientos de la CVG y con la informacin y los recursos (financieros, humanos, infraestructura y ambiente de trabajo) derivados de los procesos de soporte, genera y mantiene la prevencin de riesgos laborales.

La documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad incluye declaraciones documentadas de la poltica y objetivos de gestin; manual de sistema de gestin, procedimientos documentados requeridos por la norma, los documentos y registros necesitados por la organizacin para asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos. Adems se ha convenido establecer la siguiente estructura piramidal de la documentacin (Ver Figura N 4):

Figura N 4: Estructura Piramidal de la documentacin controlada de

CVG Ferrominera Orinoco, C.A.


La organizacin ha establecido y mantiene este Manual de Sistema de Gestin de la Calidad que incluye: el alcance del Sistema de Gestin de la Calidad incluyendo los detalles y la justificacin de cualquier exclusin, referencia a los procedimientos documentados y una descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de gestin de la calidad.

2.5 OPERACIONES DE LA EMPRESA

CVG Ferrominera Orinoco, C.A se dedica principalmente a la extraccin, procesamiento, comercializacin y venta de mineral de hierro y sus derivados en el territorio venezolano, donde provee a una acera y cinco plantas de reduccin directa y exporta a diversos pases ubicados en Europa, Asia y Amrica Latina (Ver Figura N 5).

2.5.1 OPERACIONES MINERAS

La produccin del mineral de hierro, se realiza en base a los planes de minas a largo, mediano y corto plazo, los cuales se elaboran tomando como base la cantidad y calidad de las reservas y la demanda exigida por los clientes. Para la evaluacin de recursos, planificacin y diseo de la secuencia de excavacin en las minas se utilizan sistemas computarizados. Los procesos involucrados en la explotacin del mineral son:

Exploracin: El paso inicial en la explotacin del mineral de hierro consiste en la prospeccin y exploracin de los yacimientos, con el propsito de identificar la cantidad de recursos as como sus caractersticas fsicas y qumicas.

Perforacin: Esta operacin se realiza con 4 taladros elctricos rotativos que perforan huecos con brocas entre 0,11 m y 0,31 m de dimetro a profundidades de 17,5m y patrones de perforacin de 7mx12m y 10mx12m lo que permite bancos efectivos de explotacin de 15 m de altura.

Voladura: Se utiliza como explosivo el ANFO, sustancia compuesta por 94% de nitrato de amonio, mezclado con 6% de gasoil y el ANFOAL compuesto por 87% de nitrato de amonio, 3% de gasoil y 10% de aluminio metlico.

Excavacin: Una vez fracturado el mineral por efecto de la voladura, es removido por palas elctricas desde los frentes de produccin. Se cuenta con 5 palas elctricas con baldes de 10,70 m3 y 3 con baldes de 7,6 m3.

Acarreo: Se cuenta con 22 camiones de 90 t de capacidad que se encargan de acarrear el mineral para depositarlo en vagones gndola ubicados en las plataformas o muelles de carga. El suministro de mineral de hierro a la Planta de Trituracin Los Barrancos se realiza con camiones de 170 t.

2.5.2 OPERACIONES FERROVIARIAS

Los vagones gndola, una vez cargados en los muelles de las minas, son llevados al patio del ferrocarril donde se conforman trenes con tres locomotoras de 2000 HP y 125 vagones de 90 t, para luego ser trasladados hacia Ciudad Guayana a una distancia de 130 km.

Sistema Ferroviario: Comprende las redes de la va frrea de Puerto Ordaz - Ciudad Piar, interconexin Puerto Ordaz con el Puerto de Pala, la red ferroviaria hacia las plantas de reduccin directa en el sector Industrial de Matanzas (Sidor, Planta de Pellas de Ferrominera, Orinoco Iron, Comsigua y Posven). Con un total de320 km de va frrea constituye la mayor red ferroviaria del pas.

Recursos: Anualmente se transporta alrededor de 30 millones de toneladas de mineral de hierro no procesado (todo-en-uno), fino, grueso, pellas y briquetas hacia y desde las plantas siderrgicas lo cual se realiza con 38 locomotoras con potencias que oscilan entre1750 y 2000 HP de capacidad y 1784 vagones: 1300 vagones

gndola de 90 toneladas de capacidad para el transporte de mineral desde las minas, 467 vagones tolva o de descarga por el fondo para el transporte de mineral fino, pellas y briquetas y 17 vagones de volteo lateral para el transporte de mineral grueso.

Control de Operaciones: El control central de las operaciones se realiza con un sistema de trfico centralizado (CTC) y un sistema de trfico automtico de bloques. La comunicacin se realiza mediante radio enlace. Todas las operaciones son controladas desde la oficina central en Puerto Ordaz.

Caractersticas de la Va Frrea: La carga mxima por eje es de

32,5 toneladas, la pendiente mxima es de 3,1% y la mnima

0,045%. La trocha o ancho de la va es de 1.435 mm. Los rieles son de 132 libras por yarda. La velocidad mxima permitida para el trfico actual es de 45 km/h en trenes cargados y 55 km/h en trenes vacos.

Figura N 5: Operaciones Mineras y Ferroviarias.

Fuente: Portal www.ferrominera.com

2.6 PROCESAMIENTO DEL MINERAL DE HIERRO

Al llegar a Puerto Ordaz los trenes cargados con mineral no procesado proveniente de la mina (Todo en Uno) con granulometra de hasta 1 m son seccionados en grupos de 35 vagones, que luego son vaciados individualmente, mediante un volteador de vagones con capacidad para 60 vagones por hora. Una vez volteados los vagones, el

mineral es transferido al proceso de trituracin para ser reducido al tamao mximo de 44,45 mm.

Cernido: Luego de la etapa de trituracin del mineral Todo en Uno, el mineral fino se transporta hacia las pilas de homogeneizacin y el mineral grueso hacia la Planta de Secado y de all va a los patios de almacenamiento de productos gruesos.

Homogeneizacin y Transferencia: En esta etapa, el mineral fino es depositado en capas superpuestas hasta conformar pilas de mineral homogeneizado fsica y qumicamente de acuerdo con las especificaciones de cada producto, de all el producto es despachado a los clientes o transferido hacia los patios de almacenamiento, los cuales estn ubicados en: Pila Norte (Finos), Pila Sur (Gruesos), Pila Principal (Finos y Pellas) y Pila Clientes Locales (Gruesos y pellas). (Ver Figura N 6).

Despacho: El producto destinado para la exportacin se encuentra depositado en las pilas de almacenamiento en Puerto Ordaz y en la Estacin de Transferencia. El embarque de mineral se realiza por medio de sistemas de carga compuestos bsicamente por equipos de recuperacin y carga de mineral, correas transportadoras y balanzas de pesaje, para registrar la cantidad de mineral despachada.

Figura N 6: Procesamiento del Mineral de Hierro.

Fuente: Portal www.ferrominera.com.

2.7 OBJETIVOS DE LA EMPRESA

2.7.1 OBJETIVO GENERAL

El objetivo principal de la empresa C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A., es extraer, procesar y suministrar mineral de hierro, al mercado nacional e internacional.

2.7.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Cumplir con los programas de produccin y despacho que permitan satisfacer los volmenes requeridos por nuestros clientes.

Satisfacer los requisitos de calidad del producto. Exigido por los clientes.

Suministrar oportunamente los volmenes de mineral exigido por el cliente.

Mantener un programa de capacitacin, desarrollo y motivacin del personal para el mejoramiento continuo de su produccin.

Desarrollar, integrar y consolidar, en forma sistemtica y continua todos los procesos productivos de la empresa.

Alcanzar niveles de productividad y calidad que mantengan a la empresa en los segmentos del mercado donde participa.

Garantizar oportunamente en trminos cualitativos y cuantitativos el recurso humano requerido para el desarrollo de las actividades normales.

No disminuir el nivel de empleo en la industria del hierro e incorporar venezolanos capacitados a las ms altas posiciones directivas.

Mantener un sistema de calidad que cumpla con los requisitos de la norma ISO vigente (9001:2000).

2.8 GERENCIA DE SUMINISTROS Y COMPRAS ESPECIALES DEL ESTADO:

La Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado es una administracin dependiente en lnea directa de la Gerencia General de Apoyo y Logstica de CVG Ferrominera Orinoco, C.A.

2.8.1 ALCANCE:

Garantizar que los procesos de contratacin de obras, bienes y servicios, se realicen mediante la Ley de Contrataciones Pblicas, lineamientos de CVG, procedimientos internos de la empresa y cualquier otro lineamiento que rige en materia de compras, conforme a la visin de la empresa o por instrucciones de la mxima autoridad, adems de cubrir la adquisicin de materiales, repuestos, equipos y la contratacin de obras y servicios, tanto en el pas como en el exterior, as como la administracin de los almacenes de materiales y repuestos, para satisfacer la demanda de sus clientes internos.

2.8.2 PROPSITO:

Abastecer a la organizacin de los insumos, obras y servicios necesarios para mantener la operatividad de las actividades de la empresa.

La Gerencia comprende las actividades de:

Planificacin de la Gestin de Suministros.

Gestin de Compra.

Gestin de Almacenaje y Control de Inventarios.

Seguimiento y Control de Gestin.

La Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado est estructurada de la siguiente forma (Ver Figura N 7):

Departamento de Control de Gestin e Inventario.

Departamento de Sustitucin e Importaciones.

Departamento de Contrataciones.

Departamento de Planes Especiales de Compras del Estado.

Departamento de Compras Nacionales.

Departamento de Compras Internacionales.

Departamento de Aduana y Trfico.

Departamento de Contratos y Servicios.

Departamento de Materiales y Almacenes.

Figura N 7: Estructura de Posicin Gerencia de Suministros.

Fuente: Portal Intranet Corporativo.

2.9 DEPARTAMENTO DE CONTROL DE GESTIN E INVENTARIO:

El Departamento de Control de Gestin e Inventario es una unidad de adscripcin a la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado, cuyo propsito es asegurar el seguimiento y control de las actividades de gestin, inventario, asistencia tcnica y administrativa de la Gerencia, as como la emisin de informes, a fin de apoyar y contribuir en el establecimiento de metas y objetivos; evaluacin de procesos, resultados de gestin, mantenimiento y desarrollo de los sistemas de informacin de suministros, estudios estadsticos, los proyectos especiales que se le asignan de acuerdo con las prcticas y procedimientos establecidos; as como el Registro, Control y Evaluacin de los proveedores de la Empresa.

El Departamento de Control de Gestin e Inventario, est representado de la siguiente forma (Ver Figura N 8):

Seccin Control de Gestin.

Seccin de Inventario.

Unidad de Atencin al Contratista

Figura N 8: Estructura del Departamento de Control de Gestin e

Inventario.

Fuente: Portal Intranet Corporativo.

La Seccin de Control de Gestin comprende las siguientes actividades:

1. PLANIFICACIN DE LA GESTIN DE SUMINISTROS:

ENTRADAS:

Solicitudes de Bienes, Obras y Servicios aprobadas.

Presupuesto aprobado de FMO.

Necesidades de los clientes internos (Unidades usuarias de

FMO).

Movimiento de los inventarios de materiales en stock.

Solicitudes de Inscripcin de Proveedores.

Informe de actuacin de proveedores.

Documentacin de proveedores.

Solicitud de Programacin de Compras del SNC.

Solicitudes de desarrollo de procesos de Sustitucin de

Importaciones emergentes.

ACTIVIDADES:

Formular y elaborar el Plan de Compras de Stock de la

Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado.

Consolidar y gestionar la aprobacin del Plan de Compras de FMO.Definir objetivos, metas internas, indicadores de gestin, formulacin del presupuesto, mantenimiento de los niveles de inventarios, planificacin de las solicitudes de exoneracin de impuestos y planificacin de la sustitucin de partes y piezas de naturaleza importada. Inscripcin de nuevos proveedores.

Evaluacin y calificacin de proveedores.

Actualizacin de registros de proveedores.

Realizacin de eventos referentes al proceso de sustitucin de importaciones.Asignacin de partes, piezas o equipos a los proveedores: Anlisis de los resultados de las evaluaciones realizadas.Conformacin de la parte, pieza o equipo desarrollado, de acuerdo al informe de aprobacin de la empresa como proveedor nacional confiable.

SALIDAS:

Plan de Compras.

Objetivos de Gestin.

Plan de Inventario.

Presupuesto de gastos formulado.

Plan de Sustitucin de Importaciones

Informe de Evaluacin y/o Calificacin de proveedores.

Proveedores potenciales para el suministro de bienes, obras y servicios.Proveedores no aptos para el suministro de bienes, obras y servicios.Carta compromiso entre CVG Ferrominera Orinoco y la empresa a la que se le asigna el desarrollo de la parte, pieza o equipo.Informe de aprobacin de prototipo, serie corta y proveedor confiable.Correspondencia solicitando la compra de la parte, pieza o equipo al proveedor que le fue asignado su desarrollo, o el contrato marco para los proveedores que han desarrollado la parte, pieza o equipo.

2. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE GESTIN.

ENTRADAS:

Resultados de gestin del Proceso de Suministros.

Registros del Sistema SAP.

Solicitudes de reformulaciones al Plan de Compras.

Solicitud de Sumarios al Servicio Nacional de

Contrataciones.

Informe de Gestin Mensual por Departamento.

Consumo Telefnico.

Consumo de Combustible.

Horas de sobre tiempo y ausentismo.

Solicitud de Evaluacin a Proveedores.

Desempeo de proveedores.

Presupuesto formulado.

ACTIVIDADES:

Revisar indicadores y objetivos de gestin.

Identificar desviaciones y causas de las mismas.

Determinar acciones correctivas y preventivas e implementar. Medir peridicamente satisfaccin de clientes internos.

Seguimiento a la ejecucin del plan de compras.

Seguimiento a los tiempos de procura comprometidos.

Modificaciones e inclusiones de partidas en el plan de compras. Elaboracin y envi de los Sumarios Trimestrales al

Servicio Nacional de Contrataciones.

Seguimiento a la ejecucin presupuestaria.

Elaboracin de Informes solicitados.

SALIDAS:

Informe de gestin mensual.

Seguimiento a los Objetivos de Gestin.

Acciones preventivas y correctivas.

Recomendaciones de mejoras al proceso de Suministros (metas, parmetros de inventario, indicadores y Plan de Compras). Transferencias de partidas en el plan de compras.

Sumarios trimestrales enviados al Servicio Nacional de

Contrataciones.

Informe de Consumo Telefnico.

Informe de Consumo de Combustible.

Informe de solicitudes pendientes por colocar.

Informe de Pedidos Colocados.

Informacin del Desempeo de Proveedores a SNC.

Es responsabilidad del Departamento de Control de Gestin e Inventario, a travs de sus Analistas de Planificacin y Control de Proveedores (Ver Apndice A), realizar el anlisis de los indicadores de gestin, planes y programas de las diferentes unidades de su rea de adscripcin, as como, prestar apoyo general en la implantacin y mantenimiento de los sistemas computarizados, a fin de contribuir a controlar la gestin y el logro de las metas comprometidas, de acuerdo a los programas de trabajo que les son asignados.

2.10 UNIDAD DE ATENCIN ALCONTRATISTA.

La Unidad de Atencin al Contratista, unidad perteneciente al Departamento de Control de Gestin e Inventario, tiene como propsito, mantener actualizado el Registro nico de Proveedores de la empresa, as como atender a las Unidades Usuarias que requieran informacin acerca de los proveedores. Las actividades son realizadas por Analistas

de Proveedores (Ver Apndice A), quienes para dar cumplimiento a los objetivos, se rigen por los procedimientos 860-P-05 y 860-P-03, de CVG Ferrominera Orinoco, C.A.

2.11 DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Los Procedimientos que rigen las funciones desempeadas por la

Unidad de Atencin al Contratista son los siguientes:

2.11.1 PROCEDIMIENTO 860-P-05: MAESTRO DE PROVEEDORES

A. PROPSITO

Establecer normas y procedimientos para el registro, control y actualizacin del Maestro de Proveedores de CVG Ferrominera Orinoco C.A. que garantice la disponibilidad de la informacin de Proveedores de bienes y servicios contribuyendo de esta manera a asegurar la operatividad integral de la Empresa. Cubre las acciones referentes al registro y control de los proveedores, las cuales se reflejan en las siguientes fases: Registro del proveedor, Desactivacin del proveedor, Suspensin del proveedor y actualizacin de toda la informacin que se obtiene de un proveedor o suministro as como el de informacin oportuna y confiable de los proveedores de CVG Ferrominera Orinoco C.A.

B. UNIDADES INVOLUCRADAS



C. NORMAS

C.1- REGISTRO FORMAL DE PROVEEDORES

1- Todo proveedor nacional que solicite registrarse en el Maestro de Proveedores de CVG Ferrominera Orinoco, C. A. (Sistema de Informacin mySap-IS-Mining), debe estar previamente inscrito en el Registro Nacional de Contratistas (RNC), salvo aquellos casos de excepciones establecidos en la Ley de Contrataciones Pblicas.2- El proveedor que solicite inscribirse en el Maestro de Proveedores de CVG Ferrominera Orinoco, C. A., debe llenar la planilla FERRO-5066 Registro del Proveedor y anexar a la planilla FERRO-5071 Recaudos de acuerdo a la actividad comercial de la empresa, la documentacin establecida en el Registro Nacional de Contratistas (RNC)para:

Personas Naturales Comerciantes.

Personas Jurdicas.

Firmas Personales.

Asociaciones Civiles.

Empresas Extranjeras Con Sucursal

Venezuela.en

Empresas Extranjeras Sin Domicilio

Venezuela.en

Distribuidores o Servicios Autorizados.

Distribuidor Autorizado de Empresas Fabricantes

Nacionales

Asociaciones Cooperativas.

3- En los casos, en que se soliciten servicios, construccin de obras o suministros de bienes a un proveedor internacional

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y la colocacin del pedido se realice a travs de CVG Internacional, el Analista de Proveedores debe verificar que est registrado en la base de datos de CVG Internacional, a fin de cumplir con los requisitos mnimos (nombre y direccin de la empresa, apartado postal, telfono, fax, e- mail, persona de contacto) para la asignacin de un cdigo en el Registro de Maestro de Proveedores de CVG Ferrominera Orinoco, C. A.,4- Todo Proveedor que requiera la inscripcin en el Maestro de Proveedores de CVG Ferrominera Orinoco, C. A., a efecto de realizar un pago de un bien y/o servicio prestado o suministrado, debe consignar los requisitos mnimos (nombre y direccin de la empresa, apartado postal, telfono, fax, e-mail, persona de contacto), a fin de asignarle un cdigo en el Registro de Maestro de Proveedores.

C.2- INSCRIPCIN PROVISIONAL DE PROVEEDORES

1- Para la inscripcin provisional de proveedores el Gerente de la unidad usuaria debe enviar al Gerente de Suministros y Compras Especiales del Estado, la solicitud de inscripcin provisional de proveedores con la siguiente informacin:

1.1-Para las empresas nacionales: nombre de la empresa, representante legal, nmero de cdula de identidad del representante legal, telfonos, e-mail, nmero de solicitud de pedido, monto y objeto de la misma y anexar los siguientes documentos:

- Copia del Certificado RIF.

- Copia del certificado de Registro Nacional de

Contratistas (RNC).

1.2-Para las empresas internacionales: nombre de la Empresa, direccin, apartado postal, telfonos, fax, e-mail, datos bancarios para efectos de pago, nombre del representante legal y nombre de la persona contacto y cargo.

2- La revisin de los proveedores con inscripcin provisional se realizar mensualmente y se bloquearan en el Maestro de Proveedores de CVG Ferrominera Orinoco, C. A., de acuerdo a los criterios establecidos por el Gerente de suministros y Compras Especiales del Estado.

C.3- ACTUALIZACIN DE DATOS DEL PROVEEDOR ASOCIADOS A CUENTAS POR PAGAR

1- Los Indicadores de Retencin de Impuesto del Proveedor deben ser creados y/o actualizados por el analista de proveedores en el Maestro de Proveedores de CVG Ferrominera Orinoco, C. A., de acuerdo con la informacin que indique por escrito, el Jefe del Departamento de Cuentas por Pagar o el Jefe de Seccin de Anlisis de Cuentas.2- La cuenta mayor en el Maestro de Proveedores de CVG Ferrominera Orinoco, C. A., solo debe modificarse con los datos que indique, por escrito, el Jefe de Departamento de Cuentas por Pagar o el Jefe de Seccin de Anlisis de Cuentas.

C.4- DESACTIVACIN DE PROVEEDORES EN EL MAESTRO DE PROVEEDORES.

1- La Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado atravs del Departamento de Control de Gestin e Inventario debe revisar cada dos (02) aos el Maestro de

Proveedores de CVG Ferrominera Orinoco, C. A., con la finalidad de desactivar a aquellos proveedores que cumplan con algunos de los siguientes criterios:

- Estn suspendidos por el RNC (Registro

Nacional de Contratistas).

- Presenten desactualizacin de los documentos que mantienen con el Maestro de Proveedores de CVG Ferrominera Orinoco, C. A.-Aquellos proveedores con ms de tres (3) evaluaciones consecutivas con calificacin C, excepto si el proveedor es nico o critico.- Proveedores que hayan Incumplido con un contrato.- Presenten cdigo provisional con ms de un (1)

pedido colocado.

C.5- SUSPENSIN DE PROVEEDORES

1- El tiempo mximo para suspender a un proveedor del Maestro de Proveedores de CVG Ferrominera Orinoco C.A., ser el mismo lapso establecido por el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) y se proceder cada vez que se reciba comunicacin de dicho organismo, indicando nombre de la empresa a suspender, motivo y tiempo de suspensin.2- Para reactivar un Proveedor en el Maestro de Proveedores de CVG Ferrominera Orinoco C.A., cumplido el tiempo de suspensin, el Proveedor debe dirigir una comunicacin al Gerente de Suministros y Compras Especiales del Estado con copia al Departamento de Control de Gestin e Inventario, anexando copia del oficio emitido por el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) donde este organismo deje sin efecto la suspensin aplicada.

D. PASOS A SEGUIR

D.1- REGISTRO DEL PROVEEDOR

Analista de Proveedores

1- Recibe y revisa la planilla de inscripcin con los recaudos presentados por el proveedor, y verifica que la informacin requerida est acorde con el FERRO-5071 Recaudos; igualmente comprueba que los rubros, Obras y Servicios que ofrece de acuerdo a la informacin obtenida del RNC y a los anexos al FERRO-5066 Registro del Proveedor, estn descritos de acuerdo al Catlogo de Rubros del Maestro de Proveedores, sellando los documentos en conformidad de recibo.

1.1- Si es proveedor internacional y tiene orden de compra colocada a travs de C.V.G. Internacional, verifica la informacin de acuerdo a lo indicado en el Captulo C. Normas, Subcaptulo C.1 Registro Formal de Proveedores, numerales 3 y 4 de este procedimiento y procede a crear el proveedor en el Maestro de Proveedores de CVG Ferrominera Orinoco, C. A.

2 Si est conforme procede a ingresar todos los datos en el Maestro de Proveedores de CVG Ferrominera Orinoco, C. A., utilizando la Instruccin de Sistemas LOMM-I-0038 Proveedores: Creacin/Modificacin; genera el ZREP-PROV Reporte de Empresas y el FERRO-5058 Constancia de Inscripcin en el Maestro de Proveedores.

3 Entrega a la Secretaria del Departamento de Control de Gestin e Inventario el expediente del proveedor inscrito debidamente identificado y el FERRO-5058 Constancia de Inscripcin en el Maestro de

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Proveedores, a fin de que gestione la firma del Jefe del Departamento de

Control de Gestin e Inventario.

Secretaria del Departamento de Control de Gestin e Inventario.

4 Recibe el expediente del proveedor inscrito y solicita al Jefe del

Departamento de Control de Gestin e Inventario la firma del FERRO-

5058 Constancia de Inscripcin en el Maestro de Proveedores, una vez obtenida la firma la devuelve al Analista de Proveedores para su posterior entrega al proveedor y la copia la resguarda en el archivo fsico de Proveedores de la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado en el expediente correspondiente.

Jefe del Departamento de Control de Gestin e Inventario

5. Firma el FERRO-5058 Constancia de Inscripcin en el Maestro de Proveedores y lo devuelve a la Secretaria del Departamento de Control de Gestin e Inventario.

D.2- ACTUALIZACIN DE DATOS DEL PROVEEDOR ASOCIADOS A CUENTAS POR PAGAR


1- Crea y/o actualiza los Indicadores de Retencin de Impuestos del Proveedor en el sistema de Maestro de Proveedores de acuerdo a lo indicado en el Captulo C. Normas, Subcaptulo C.3 Actualizacin de Datos del Proveedor Asociados a Cuentas por Pagar, numeral 1 de este procedimiento.2- Modifica la cuenta mayor en el Maestro de Proveedores de CVG Ferrominera Orinoco, C. A. de acuerdo a lo indicado en el Captulo C. Normas, Subcaptulo C.3 Actualizacin de Datos del Proveedor Asociados a Cuentas por Pagar, numeral 2 de este procedimiento.

D.3- DESACTIVACIN DE PROVEEDORES NACIONALES DEL

MAESTRO DE PROVEEDORES.


1- Revisa cada dos (02) aos el sistema de Maestro de Proveedores con la finalidad de desactivar a aquellas empresas que cumplan con algunos de los criterios sealados en el subcaptulo C.4 Desactivacin de Proveedores en el Maestro de Proveedores. Si hay alguna empresa que cumple con estos criterios, procede a bloquear en el Maestro de Proveedores de CVG Ferrominera Orinoco, C. A.

E. ANEXOS

DEFINICIONES

1- REGISTRO EN MAESTRO DE PROVEEDORES: Se refiere al archivo fsico y al sistema de informacin electrnico utilizado por CVG Ferrominera Orinoco, C.A. para ingresar, actualizar y consultar la informacin bsica de los proveedores.2- INSCRIPCIN PROVISIONAL DE PROVEEDORES: Se refiere a la asignacin de un cdigo temporal que se le concede a aquellas empresas que no estn registradas en el Maestro de Proveedores de CVG Ferrominera Orinoco, C.A., y de las cuales se requiere la contratacin de sus Servicios para casos de emergencias y/o paradas de mantenimiento.

2.11.2 PROCEDIMIENTO 860-P-03: EVALUACIN Y CALIFICACIN DE PROVEEDORES

A. PROPSITO

Establecer las normas y procedimientos aplicados en el proceso de seleccin, evaluacin y calificacin de los proveedores de bienes, obras y/o servicios que afectan las operaciones, la calidad del producto final que comercializa CVG Ferrominera Orinoco C.A. o los sistemas de gestin de la empresa. Aplica a todas las Unidades de la Empresa.

B. UNIDADES INVOLUCRADAS



Unidades Usuarias.

C. NORMAS

1- El Departamento de Control de Gestin e Inventario debe elaborar anualmente un programa de evaluacin de proveedores, tomando en consideracin los criterios que para este fin sean establecidos por la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado.2- El Departamento de Control de Gestin e Inventario debe solicitar anualmente a las Unidades Usuarias de FMO, un listado con los posibles proveedores a ser evaluados. La Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado debe seleccionar y aprobar el listado definitivo.3- El tipo y grado de control aplicado a los proveedores de Ferrominera que impactan directamente los procesos de produccin de mineral fino y grueso y por consiguiente el producto final, se realiza mediante inspecciones, visitas

tcnicas y/o evaluaciones que se ejecutan de acuerdo al

Plan de Evaluacin de Proveedores una vez al ao.

4- En el caso de que se considere necesario o sea requerido para la evaluacin a los proveedores seleccionados, se debe realizar una visita tcnica al proveedor utilizando el formato FERRO-5017 Visitas Tcnicas.5- La Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado es la nica autorizada para solicitar y suministrar informacin al proveedor en materia de evaluacin en todas sus modalidades.6- En caso de que la Gerencia de Suministros y Compras Especiales de Estado considere necesario realizar una auditora de sistemas de gestin a un proveedor, debe solicitar a la Gerencia de Sistemas de Gestin / Departamento Auditoria de Sistemas de Gestin, la asignacin de los auditores que realizan la mencionada auditoria.7- La Unidad Usuaria, debe evaluar el bien adquirido, el servicio u obra contratada, para lo cual debe utilizar los formatos FERRO-4186 Evaluacin de los Bienes Suministrados / Obras o Servicios Ejecutados.8- La Unidad Usuaria debe aplicar instrumentos de control para garantizar la entrega de acuerdo a lo establecido en el pedido de compras, en caso de Evaluacin de los Bienes por Entregar / Obras o servicios en Ejecucin.9- Si transcurridos quince (15) das hbiles contados a partir de haberse solicitado a la Unidad Usuaria la realizacin de la evaluacin del proveedor, la misma no ha respondido, el Departamento de Control de Gestin e Inventario debe proceder a obtener la evaluacin de los parmetros concernientes a Calidad del Producto y Tiempo de Entrega

de la(s) entrada(s) de servicio registrada(s) por el usuario en el sistema de informacin mySAP -IS Mining.10-Aquellos proveedores que una vez evaluados obtengan calificacin C son desactivados del maestro de proveedores en el sistema mySAP -IS Mining, y su futura reevaluacin queda a consideracin de la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado; salvo los casos en que dicho proveedor sea nico o crtico para la empresa.11-Re-evaluacin de proveedores.

A. Para aquellos proveedores que hayan obtenido calificacin A en el formato FERRO-5006 Matriz de Evaluacin, su seguimiento o re-evaluacin queda a criterio de la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado.B. Para aquellos proveedores que hayan obtenido calificacin B en el formato FERRO-5006, su futura re-evaluacin queda a criterio de la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado; no obstante, su inclusin en un nuevo programa de evaluacin no puede ser antes de transcurrido un (1) ao desde la fecha de la ltima visita.C. Aquellos proveedores que hayan obtenido calificacin C en el formato FERRO-5006, deben ser desactivados del sistema Maestro de Proveedores en el sistema de informacin mySAP-IS Mining, no obstante, su futura re- evaluacin o su inclusin en un nuevo programa de evaluacin, queda a criterio de la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado y no puede ser antes de transcurridos dos (2) aos desde la fecha de la ltima visita.12-La Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado debe informar el resultado de la evaluacin o la visita tcnica al proveedor a travs de una correspondencia dirigida al representante legal.

D. PASOS A SEGUIR

D.1- PLANIFICACIN DE EVALUACIN DE PROVEEDORES

Jefe Departamento de Control de Gestin e Inventario

1- Solicita la informacin a las reas Usuarias de los posibles proveedores que impactan directamente los procesos de produccin de mineral fino, grueso y producto final para ser evaluados, la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado revisa, selecciona y aprueba de acuerdo a los criterios establecidos, quienes son los proveedores a evaluar.2- De acuerdo a los criterios establecidos y a la seleccin realizada, elabora el Programa Anual de Evaluacin a los proveedores y los somete a la aprobacin del Gerente de Suministros y Compras Especiales del Estado.

D.2- PLANIFICACIN DE LA RE-EVALUACION A PROVEEDORES

Jefe Departamento de Control de Gestin e Inventario

1- Tomando en consideracin las normativas 11.A, 11.B, y

11.C de este procedimiento, Planifica la re-evaluacin de los proveedores que a criterio de la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado sean necesarios re-evaluar.

D.3- EVALUACIN Y RE-EVALUACION, CALIFICACIN DE PROVEEDORES


1- Recopila la informacin requerida para llenar el formato

FERRO-5006 Matriz de Evaluacin.

2- Calcula la puntuacin de los parmetros evaluados con base en la informacin recopilada y aplicando los criterios de evaluacin establecidos.3- Registra en el formato FERRO-5006 la puntuacin obtenida en cada uno de los parmetros evaluados.4- Determina la calificacin de la evaluacin realizada.

5- Actualiza en el sistema de informacin mySAP-IS Mining, Maestro de Proveedores, la calificacin obtenida.6- Prepara correspondencia al proveedor indicando el resultado de la calificacin obtenida.

E. ANEXOS

DEFINICIONES

1- PROVEEDOR POTENCIAL

Empresa que no tiene relacin comercial con CVG Ferrominera Orinoco C.A. y sta tiene inters en evaluarla sin que ello implique un compromiso de invitarla a participar en algn proceso de procura.

2- PROVEEDOR ACTUAL O PROVEEDOR

Empresa que est inscrita en el Registro Maestro de Proveedores de CVG Ferrominera Orinoco C.A. y ha tenido o tiene relacin comercial con CVG Ferrominera Orinoco C.A.

3- VISITA TCNICA PARA EVALUAR Y CALIFICAR PROVEEDORES

Es el contacto que establece el personal de la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado con el proveedor actual o potencial cuando se traslada a las instalaciones de ste para conocer y

levantar informacin sobre los aspectos definidos en el FERRO-5017

Visitas Tcnicas.

4- CALIDAD DEL PRODUCTO

Se refiere a los rechazos de los productos, a la evaluacin de los trabajos mecnicos, elctricos y civiles realizados y a la evaluacin de los servicios en proceso, en el perodo a evaluar.

5- MAESTRO DE PROVEEDORES

Se refiere al archivo fsico y al sistema de informacin electrnico utilizado por CVG. Ferrominera Orinoco C.A. para ingresar, actualizar y consultar la informacin bsica de los proveedores.

CAPTULO III

MARCO TERICO

Para dar continuidad al desarrollo de la investigacin, en el presente captulo se plantear la informacin bsica necesaria para el anlisis del Proceso de Seleccin de Proveedores a Evaluar y establecimiento de las mejoras en el mismo, dando cumplimiento a los objetivos que en el informe se plantean.

3.1 MEJORAMIENTO DE PROCESOS

El mejoramiento de procesos es una metodologa que permite a las empresas identificar los procesos importantes en la cadena de valor, para luego mapearlos e identificar las mejoras estructurales. Las mejoras usualmente tienen que ver con la eliminacin de:

Cuellos de botella.

Re-procesos.

Actividades que no aaden valor.

Esfuerzos perdidos.

Divisin del trabajo innecesaria.

Inconsistencia

El mejoramiento de procesos es una metodologa orientada a aumentar la productividad, reducir el tiempo de ciclo de los procesos, incrementar la velocidad en el funcionamiento del proceso y buscar la optimizacin.

3.1.1 CARACTERSTICAS DEL PROCESO

El Empleado y el Proceso

Las personas le dan vida al proceso. El personal hace que el proceso funcione; sin l obtenemos nada. Necesitamos entender qu sienten acerca del proceso las personas que le dan vida a ste. Qu obstaculiza su camino?, qu partes del proceso les agradan?, qu les causa molestia? El proceso final tiene que ser un matrimonio homogneo entre personas y metodologas, en el cual el equipo es esclavo de las personas no al contrario.

Revisin del Proceso

En la revisin de los procesos suelen ocurrir los siguientes casos significativos:

1. Los empleados malinterpretan los procedimientos.

2. No conocen los procedimientos

1. Descubren una manera mejor de hacer las cosas.

2. Es difcil poner en prctica el mtodo documentado.

3. Les falta entrenamiento.

4. Se les entren para realizar la actividad en forma diferente.

5. No cuentan con las herramientas indispensables.

6. No disponen del tiempo suficiente.

7. Alguien les dijo que lo hicieran en forma diferente.

8. No comprenden por qu deben seguir los procedimientos.

La nica manera de comprender realmente lo que sucede en los procesos de la empresa es a travs de un seguimiento personal del flujo de trabajo, analizando y observando su desarrollo. Esto se conoce como revisin del proceso.

3.1.2 ESTANDARIZACIN DE PROCESOS

Una tarea especfica que las empresas precisan para el Mejoramiento de los Procesos, resultan de abordar las fallas oportunamente con la exactitud y lo adecuado de la documentacin que cubre dicho proceso. Con frecuencia, los procesos de la empresa no estn bien documentados y por lo general, no incluyen una serie de programas detallados as como instrucciones de trabajo o planes de entrenamiento como ocurre en los procesos de produccin. Por tanto, la estandarizacin de los procedimientos de trabajo es importante para verificar que los trabajadores, actuales y futuros, utilicen las mejores formas para llevar a cabo las actividades relacionadas con el proceso. La estandarizacin es uno de los primeros pasos para mejorar cualquier proceso. Esto se logra mediante el uso de procedimientos acertados.

Deben existir procedimientos para realizar la mayor parte de las actividades y con bases que lo fundamenten, a fin de dar una idea a las lneas superiores de cmo funcionan en relacin a los objetivos que han sido trazados.

Por tanto, para llevar a cabo la Estandarizacin del Proceso de Seleccin de Proveedores a Evaluar por la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado, se plantea la utilizacin de las siguientes herramientas:

3.2 PLANIFICACIN

Planear, es la funcin administrativa que determina anticipadamente cules son los objetivos a ser alcanzados y qu debe hacerse para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planeacin est orientada hacia la continuidad de la empresa y se centra en el futuro. Su importancia radica en esto: sin planeacin la empresa queda prdida en el caos. As, al partir de la determinacin de los objetivos a ser alcanzados, la planeacin determina a priori lo que se debe hacer, cundo hacerlo,

quin debe hacerlo y de qu manera. Y se hace en base a un conjunto de planes.

La Planificacin representa el inicio del proceso administrativo y en ella se establecen las premisas requeridas y se definen las metas y objetivos que se quieren lograr proporcionndose el procedimiento detallado para lograrlo.

En la Planificacin se dan respuestas a preguntas claves como el

Qu?, Cmo?, Dnde?, Quin?, Cundo?, Por qu?

3.2.1 IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN

Evita las improvisaciones.

Coordina acciones.

Detalla e ntegra eficazmente el objetivo.

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos.Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten.Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin. Permite un mejor control.

3.2.2 CLASIFICACIN DE LA PLANIFICACIN

Estratgica:

- Establece los lineamientos generales de la empresa.

- Es diseada por los miembros de mayor jerarqua.

- Es a largo plazo.

Tctica o Funcional:-Planes ms especficos referidos a cada departamento de la empresa.

-Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio.- Se dan a mediano y corto plazo.

Operativa:

-Las actividades detalladas que ejecutan los ltimos niveles jerrquicos de la empresa.- Son a corto plazo.

-Se refieren a cada una de las unidades en que se divide un rea de actividad.

3.2.3 ANLISIS FODA

Tambin conocido como Matriz Anlisis "DOFA" o tambin llamado en algunos pases "FODA" es una metodologa de estudio de la situacin competitiva de una empresa en su mercado (situacin externa) y de las caractersticas internas (situacin interna) de la misma, a efectos de determinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. La situacin interna se compone de dos factores controlables: fortalezas y debilidades, mientras que la situacin externa se compone de dos factores no controlables: oportunidades y amenazas. Esta es la herramienta estratgica por excelencia ms utilizada para conocer la situacin real en que se encuentra la organizacin.

Este recurso fue creado a principios de la dcada de los setenta y produjo una revolucin en el campo de la estrategia empresarial. El objetivo del anlisis FODA es determinar las ventajas competitivas de la empresa bajo anlisis y la estrategia genrica a emplear por la misma que ms le convenga en funcin de sus caractersticas propias y de las del mercado en que se mueve. El anlisis consta de cuatro pasos:

Anlisis Externo, tambin conocido como "Modelo de las cinco fuerzas de Porter". Anlisis Interno

Confeccin de la matriz DAFO

Determinacin de la estrategia a emplear

3.2.3.1 ANLISIS EXTERNO

La organizacin no existe ni puede existir fuera de un ambiente, fuera de ese entorno que le rodea; as que el anlisis externo permite fijar las oportunidades y amenazas que el contexto puede presentarle a una organizacin.

Oportunidades

Las Oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que, una vez identificadas, pueden ser aprovechadas.

Amenazas

Las Amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra ste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario disear una estrategia adecuada para poder sortearla. Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son:

A qu obstculos se enfrenta la empresa?

Qu estn haciendo los competidores?

Se tienen problemas de recursos de capital?

Puede algunas de las amenazas impedir totalmente la actividad de la empresa?

3.2.3.2 ANLISIS INTERNO

Los elementos internos que se deben analizar durante el anlisis

FODA corresponden a la

Evaluacion Lineamientos Seleccion Proveedores Fmo CA

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