“Estudio Especial sobre los Procedimientos Elaborados por ...

CONSEJO NACIONAL DE RECTORES

AUDITORÍA INTERNA

Informe de Auditoría Interna

“Estudio Especial sobre los Procedimientos Elaborados por la UCAF”

INF-005-2012

Mayo, 2012

Contenido

1. Introducción ................................................................................................................2

1.2. Objetivos ..............................................................................................................2

1.2.1. General .............................................................................................................2

1.2.2. Específicos ........................................................................................................2 1.3. Alcance ................................................................................................................2

2. Responsabilidad de la Administración .........................................................................2

3. Aspectos relevantes de la Ley General de Control Interno ..........................................3

4. Procedimientos Realizados .........................................................................................3

5. Limitaciones ................................................................................................................4

6. Resultados ..................................................................................................................4

7. Conclusión ................................................................................................................26

INF-005-2012 ”Estudio Especial: Revisión de los Procedimientos elaborados por la UCAF” 2

1. INTRODUCCIÓN

El estudio se ejecutó para atender una solicitud planteada por el Director de OPES, misma que fue incorporada en el Plan de Trabajo del año 2011 de la Auditoría Interna. La ejecución de este trabajo se desarrolló cumpliendo lo establecido en la Ley General de Control Interno Nº8292, el Manual de Normas Generales de Auditoría para el sector público (M-2-2006-CO-DFOE) y las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009). De esta forma, las actividades y pruebas realizadas se ejercieron con total independencia funcional y de criterio, respecto al jerarca y demás órganos de la administración activa. 1.2. Objetivos 1.2.1. General

Obtener un grado de conocimiento satisfactorio sobre la efectividad de los Procedimientos y Controles existentes en la UCAF. 1.2.2. Específicos

Determinar que existan los procedimientos adecuados y documentados para las principales funciones asignadas a la UCAF.

Determinar que existan los controles apropiados en los principales procedimientos (documentados) de la UCAF.

Valorar la pertinencia en cuanto a forma de los procedimientos que están documentados.

1.3. Alcance El estudio abarcó la revisión de los ocho procedimientos elaborados por la Unidad de Coordinación Administrativa y Financiera UCAF, y aprobados por el CONARE en el Manual de Procedimientos Institucionales, mediante la sesión 30-2010 del 30 de octubre 2010. Así mismo, se determinaron aquellas actividades que fueron designadas por el CONARE como responsabilidades de la UCAF y que no se encuentran incorporadas en los procedimientos actualmente confeccionados. 2. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para llegar a los resultados obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la administración activa. La responsabilidad de esta Auditoría consistió en evaluar los procedimientos y herramientas de control establecidos por la UCAF en los documentos que preparó e incorporó en el Manual de Procedimientos Institucionales.


3. ASPECTOS RELEVANTES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO

Para conseguir el cumplimiento de los objetivos institucionales, el sistema de control interno existente en cualquier Administración debe aplicar sistemáticamente, cinco componentes funcionales y relacionados entre sí; a saber: Ambiente de Control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento. Asimismo, establece diferentes responsabilidades y deberes, según se detalla a continuación: Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. Artículo 12. Deberes del jerarca y los titulares subordinados en el sistema de control interno. Artículo 16. Sistemas de información. 4. PROCEDIMIENTOS REALIZADOS

4.1. Levantamiento de todas las actividades y funciones asignadas por el CONARE a la UCAF, mediante la revisión y recopilación de las Actas del Consejo entre los años 2008 y 2010.

4.2. Elaboración de una lista de los posibles procesos, considerando las actividades sustantivas en las que participa la UCAF, de acuerdo a las designaciones del CONARE y las propuestas hechas por el primer coordinador de esa Unidad, y que fueron aprobadas por el jerarca.

4.3. Revisión de los procedimientos elaborados por la UCAF y aprobados por el

CONARE, mediante sesión 30-2010 con fecha 30 de octubre del 2010, comunicados al personal en la Intranet institucional e incorporados en el Manual de Procedimientos Institucionales.

4.4. Se elaboró un documento con las generalidades que deben ser contempladas en

la Gestión por Procesos, que incluye Macroprocesos, Procesos, Actividades y tareas; esto, porque el primer Coordinador de la UCAF indicó que definiría tres macroprocesos institucionales, según el acta 41-08 de diciembre del 2008, misma que fue aprobada por el cuerpo colegiado.

4.5. Revisión de la correspondencia de la UCAF que mantuvo con varias dependencias, en los períodos 2009 y 2010, para determinar cambios en los procedimientos y nuevas directrices internas o institucionales.

4.6. Se realizaron consultas a varios funcionarios participantes en algunos procesos en

los que participa la UCAF. 4.7. Se consultó la normativa, así como aspectos técnicos sobre la Gestión por

Procesos en varios documentos, tales como los provenientes del MIDEPLAN, información técnica disponible en el sitio web www.auditool.com y se consultó la documentación recibida de las capacitaciones en las que se participó, sobre


Manual de Procedimientos y Gestión de Procesos, impartidas por la ingeniera

certificada en calidad de la UCR, Srta. Melania Solano, de la empresa CIDI. 5. LIMITACIONES

5.1. La falta de un documento que consolide toda la información aprobada, procesada

y los manuales presentados por parte de la UCAF al CONARE, fueron una limitante pues debió rastrearse documentos claves en donde se hacían propuestas significativas y que no se encontraron adjunto a las actas o a la correspondencia.

5.2. La falta de una adecuada definición e incorporación de Gestión por Procesos a nivel institucional, en el que se pueda identificar adecuada y correctamente todo el esquema de los macroprocesos y procesos del CONARE según sus actividades sustantivas y estratégicas.

5.3. La correspondencia enviada y recibida por la UCAF no contaba con las respectivas disposiciones institucionales dictadas para el manejo y control del archivo, debiéndose iniciar por parte de la nueva Coordinadora de esa Unidad, un proceso de recopilación, clasificación y archivo de los oficios que se lograron localizar y que fueron tramitados durante la gestión del primer Coordinador. Lo cual no garantiza que se haya recuperado la totalidad de los documentos emitidos y recibidos por esa Unidad, que permitiera determinar diferencias o cambios en su gestión o directrices dictadas, durante el periodo de creación e inicio de labores de esa dependencia.

6. RESULTADOS Los primeros cuatro hallazgos de este apartado se referirán a aspectos generales, los siguientes tratarán sobre debilidades detectadas en cada uno de los ocho procedimientos emitidos por la UCAF. Hallazgo 1:

La mayoría de las funciones encomendadas por el CONARE a la UCAF

no se encuentran debidamente redactadas e incorporadas en los

procedimientos institucionales.

Condición Según revisión efectuada a los acuerdos emitidos por el CONARE y las asignaciones que le encomendó a la UCAF, se pudo determinar que varias de las funciones delegadas no han sido incorporadas en los procedimientos, y por ende, en el respectivo Manual de Procedimientos Institucionales. De la revisión y comparación efectuadas se exponen los resultados obtenidos:


a) Los procedimientos elaborados por la UCAF, no contemplan la totalidad de la propuesta inicial presentada y aprobada por el CONARE, en la sesión 41-08 1 en la que se hace referencia a la implementación de tres macroprocesos (contable, financiero y presupuestario) en los cuales se debían abarcar aspectos como la elaboración y emisión de Estados Financieros, confección de la Liquidación Presupuestaria, control presupuestario, registro, control y traspaso de Activos Fijos, entre otros. b) No se observó una propuesta formal y por escrito de la Solución Integral que expuso el primer Coordinador de la UCAF en el 2008. c) No se observó una propuesta formal y por escrito que brinde con claridad y mediante una adecuada evaluación de riesgos, la seguridad de la información presupuestaria, financiera y contable, tal y como fue propuesta por el primer Coordinador de la UCAF ante el Consejo, en la sesión mencionada en el punto a). d) Transcurridos tres años de la propuesta efectuada, y habiéndose dado cambios de personal, a la fecha de la revisión (Diciembre 2011), se pudo documentar que no se han generado los productos originalmente planteados de manera completa y satisfactoria. e) Durante la gestión de su primer Coordinador, la falta de documentar de manera física o electrónica la labor realizada de la ejecución de las propuestas, aunado a que no se elaboraron los procesos en que participa la UCAF, demuestra la falta de claridad sobre las responsabilidades y adecuado manejo de las actividades según las asignaciones que le fueron encomendadas por el CONARE a esa Unidad. f) De haberse dados cambios y modificaciones, no quedó evidenciado si fueron aprobados, tampoco se documentó el desapego o incumplimiento a una propuesta establecida ya que no se contó con ese formalismo. Bajo esta situación es que actualmente está trabajando la UCAF, con otro coordinador. g) Los procedimientos que elaboró la UCAF (ocho), no corresponden a las actividades sustantivas y fundamentales encomendadas a un área que maneja la contabilidad, la tesorería y el control de la ejecución presupuestaria de la Institución. h) Según el acta 01-09 del CONARE, otro encargo fue la implementación de la Administración Electrónica, coordinada por la UCAF, que permitiría que los Libros Legales de la contabilidad estuvieran listos con los ajustes necesarios y actualizados (por la facilidad que brindaría el sistema), no obstante, a la fecha de nuestra revisión, se encontraron elaborados al mes de Diciembre 2010, lo que denota que el sistema no es ágil para preparar en forma automática y correcta los libros legales que muestren de forma actualizada la información financiera y contable del CONARE. Dicha información tampoco se encuentra incorporada en ningún procedimiento.

i) En el Acta 32-09, la UCAF entrega al CONARE un documento llamado "Procedimientos Administrativos, Financieros, Presupuestarios y Contables para el Sistema, su Manual y Cuadro de Cuentas". Dicho documento es de importancia en la

revisión de auditoría ya que el Coordinador de la UCAF, comenta que en él se encuentra la definición de 30 procesos ya establecidos, y solo se requiere de la aprobación de los Sres. Rectores para empezar con la Administración Electrónica y así ponerlos en marcha.

1 Acta 41-08 con fecha 9 de diciembre 2008.


No obstante, no se encontró en dicho documento la descripción de esa totalidad de procesos, únicamente se observaron nueve diagramas, cuyo contenido es similar al de los ocho que fueron integrados en el Manual de Procedimientos Institucionales aprobado por el cuerpo colegiado en octubre 2010, y que se analizan individualmente en el Hallazgo No.5 de este informe.

j) Se carece de un instrumento normativo técnico que contemple las particularidades o disposiciones que tiene la Institución para los registros a base de devengo, y las normas que lo rigen, ya que a la fecha no se ha definido la aplicación de Normas internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) o las NIIF2 para registrar las transacciones y presentar los estados financieros acorde con la realidad y normativa nacional e internacional. Cabe señalar que en el Acta 12-09, del 28 abril 2009, se aprobó el registro de la contabilidad a base de devengo como política institucional, sin embargo se sigue registrando básicamente a base de efectivo.

k) En el Informe Final de Labores que emitió el Sr. Víctor Segura, únicamente hace mención a las actividades encomendadas en el Acta 39-08, no obstante, se le asignaron mas funciones mediante otras actas, de las cuales no indica ningún comentario, avance o estado en que dejaba dichas actividades. Criterio

Los acuerdos del CONARE comunicados entre los meses de octubre 2008 a diciembre 2010, relacionados con las tareas y responsabilidades encomendadas a la UCAF (actas del CONARE No. 19-08, 34-08, 36-08, 39-08, 41-08, 01-09, 04-09, 12-09, 24-09, 32-09, 37-09, 0510, 06-10, todas relacionadas con propuestas y funciones de UCAF)

Ley General de Control Interno, No.8292:

Artículo 13.d. Ambiente de control. (…)Establecer claramente las relaciones de

jerarquía, asignar la autoridad y responsabilidad de los funcionarios y proporcionar los

canales adecuados de comunicación, para que los procesos se lleven a cabo; todo de

conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

Artículo 15. Actividades de control.

a. Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazadas por la institución en el desempeño de sus funciones.

b. Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes: (…)

2 Normas internacionales de información financiera.


iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.

Causas

El primer coordinador de la UCAF presentó al CONARE las propuestas de todas las funciones requeridas para ser ejecutas por esa unidad, pero no se involucró en la confección de los procedimientos, pues no queda evidencia de su firma en la revisión, aprobación y aporte en los documentos presentados.

Falta de formalidad en la gestión realizada, sin dejar debidamente documentado las actividades y procesos elaborados, así como su grado de avance, fechas de implementación y designación de tareas por participante en la creación de la UCAF.

Ausencia de la integración de un equipo interdepartamental que participara, analizara y desarrollara los procedimientos de la UCAF para establecer las conexiones de los procesos y con funciones que estuvieran vinculadas con las otras dependencias, para beneficio de la Institución.

El retiro voluntario y anticipado del anterior Coordinador de la UCAF, no permitió que completara los productos ofrecidos aunque había una fecha límite para su conclusión, aunado a que la coordinación por recargo temporal otorgada a otra funcionaria, no brinda el tiempo de atención suficiente para atender esta Unidad. Efectos reales o potenciales

Desconocimiento de la totalidad de las actividades sustantivas y áreas críticas de la

UCAF, cuyo objetivo al crear esta Unidad era establecer un mejor control a nivel

institucional, que brindara una solución integral a las necesidades del CONARE y

sus programas.

Acuerdos del CONARE incumplidos o aún sin ser implementados a satisfacción,

conforme lo ofrecido al CONARE.

Confusión en las dependencias y personal participante al no definirles con claridad

las actividades que cambian, se eliminan o se mantienen.

Retraso en la “reestructuración” que se planteó, después de invertir

aproximadamente año y medio en cambios, que no se han obtenido completamente

los resultados y productos esperados.


Recomendación A la Dirección de OPES

Definir la pertinencia y ejecutar si corresponde, la restructuración parcial de la UCAF. Una vez definido lo anterior, encomendar a UCAF o a la instancia que asuma sus funciones, retomar los acuerdos emitidos por el Consejo, evaluar su conveniencia y viabilidad, el avance actual y elaborar una nueva propuesta de sus funciones al CONARE, con su plan de implementación, justificando las funciones asignadas, así como aquellas que sean descartadas. La propuesta deberá sugerir la forma de dar por concluidos ya sea como satisfechos o incumplidos, los acuerdos emitidos en el pasado por el CONARE con relación a la UCAF, sus funciones y asignaciones. A la UCAF

Recopilar y analizar las funciones y tareas encomendadas por el CONARE a la

UCAF, y definir la necesidad o deber de continuarlas, así como proceder con la

respectiva formalidad en documentarlas (procedimientos completos), cumpliendo con la

normativa sobre la custodia, disponibilidad y oportunidad de la información institucional.

Es importante definir adecuadamente cuál es el método más conveniente a seguir, para

evitar que por falta de una planeación y definición iniciales, no se obtenga un producto

satisfactorio para la Institución, pese a la inversión en tiempo, recursos (humanos y

económicos) y trastornos operacionales que conllevan estas transformaciones.

Hallazgo 2:

Los procedimientos elaborados por la UCAF, no contemplan la totalidad de uno o varios procesos, solo identifican algunas actividades específicas o elaboran un tipo de instructivo (documento interno).

Condición a) Según una lista que esta Auditoría elaboró considerando las actividades más importantes de la Institución en el área financiero, contable y presupuestario, se definieron siete procesos relevantes en donde se determina la participación de la UCAF (Ver Anexo No.1), de acuerdo con las funciones encomendadas por el CONARE, al establecer esa Unidad como un filtro importante de control en las actividades administrativas y financieras ejecutadas, así como de la información procesada. No obstante, los procedimientos que la UCAF confeccionó, no contemplan en su mayoría

las actividades más importantes y sustantivas en las que participa, mismas que son

necesarias de documentar para definir e implementar los controles más adecuados y

cumplir con las funciones encomendadas de manera uniforme.


b) La UCAF no documentó subprocesos, los cuales son indispensables para poder detallar actividades particulares, pero que pertenecen a un mismo proceso. Como ejemplo, se tiene el trato diferente que se le da al SINAES en las compras desconcentradas3, y que difiere del ejecutado por la Proveeduría Institucional. Pero que de igual manera, deben pasar a la UCAF para trámite de pago, control y ejecución, habiendo aspectos que deben ser claramente definidos e implementados.

Se pudo observar que en ninguno de los documentos de procedimientos elaborados por

la UCAF (tres relacionados) no se detallan las actividades propias y particularidades que

conllevan y se aplican a las operaciones del SINAES.

Criterio

Generalidades y técnicas que deben ser contempladas en la Gestión por Procesos

(incluye macroprocesos, procesos, actividades y tareas), cuya información fue obtenida de la capacitación institucional sobre Manual de Procedimientos y de otras fuentes como la capacitación sobre Gestión de Procesos e información

adicional del MIDEPLAN,

El Acta 41-08 de diciembre 2008, en la que se documenta el planteamiento del Excoordinador de la UCAF, indicando que definiría tres macroprocesos institucionales, a saber: financiero, contable y presupuestario. Propuesta que fue aprobada por el Sres. Rectores.

Causas

No se ha adoptado a nivel institucional la adecuada implementación de la Gestión por Procesos, con la cual se defina correctamente todos los principales procesos

de la Institución.

Falta de conocimiento técnico en el correcto diseño y documentación de procesos

en los que interviene la UCAF.

Efectos reales o potenciales

La Institución no cuenta aún con una adecuada "reestructuración" de la parte

financiero, contable y presupuestaria, que propuso establecer el anterior

Coordinador de la UCAF, y que fue aprobada por los Sres. Rectores desde

diciembre 2008, esto como efecto, de la falta de seguimiento y documentación a

las propuestas hechas y los macroprocesos que se plantearon.

Falta de una clara delimitación de responsabilidades, así como de una correcta

asignación de roles y funciones al no contar con la adecuada definición de

procesos, que los muestre y delimite correctamente.

3 En razón de su ley de fortalecimiento.


Desconocimiento de información y tareas importantes que fueron, comunicadas,

establecidas y autorizadas por distintos medios y personas (correo electrónico,

oficios, memorandos, circulares, reuniones, verbal), al no haber sido incorporadas

en los procedimientos que se confeccionaron.

Recomendación A la UCAF

Identificar los procesos sustantivos, revisarlos y rediseñarlos si corresponde, proceder a documentarlos y aprobarlos, a efecto de promover conocimiento y la aplicación uniforme de los mismos, que contengan los controles efectivos y necesarios para una adecuada ejecución de las actividades y funciones. El anexo No. 1, recopila ya algunas de estas actividades que pueden ser consideradas para esta labor.

Hallazgo 3:

Uso del formulario de Órdenes de Servicio, que no se contempla en

ningún procedimiento elaborado por la UCAF, implementado de

manera informal por dicha Unidad en junio 2009 y que no se encuentra

incorporado en el Manual de Procedimientos que fue elevado a

conocimiento del CONARE.

Condición

Los procedimientos elaborados sobre el Refrendo de Órdenes de Compra (CNR-UCAF-

PRG-07) y el Trámite Interno de Orden de Compra (CNR-UCAF-PRG-06) no hacen

ninguna mención del uso del formulario de Órdenes de Servicio, a pesar de que ambos

procedimientos tienen fecha de 28-07-2010 y las Órdenes de Servicio se empezaron a

utilizar un año antes (junio 2009), lo que demuestra que este otro formulario no fue

considerado dentro de la redacción de los procedimientos.

A pesar de que el formulario de Órdenes de Servicio se ha estado usando desde la

comunicación informal que hizo el Coordinador de la UCAF a los Administradores de los

programas del CONARE, éste no aparece autorizado ni comunicado mediante ninguna

directriz institucional.

Tampoco se hace mención de este formulario en el “Subproceso de Ordenes de Compra”,

que fue comunicado a todas las dependencias mediante la CIRCULAR No. OPES-CIR-1-

2009 del 5-03-2009, por el Director de OPES.


Se extrae este hallazgo por separado, porque este formulario fue usado de manera

frecuente en las compras de boletos aéreos del SINAES, y no fue controlado debidamente

por parte de las dependencias participantes como UCAF en su refrendo, revisión y pago,

por la Proveeduría en el seguimiento de las compras del SINAES y la Administración en

la parte de aprobación de pagos electrónicos.

Criterio

Procedimientos Refrendo de Órdenes de Compra ( CNR-UCAF-PRG-07) y el Trámite Interno de Orden de Compra (CNR-UCAF-PRG-06)

Ley General de Control Interno. No.8292:

Articulo 2.g) Actividades de control: políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de control interno. Artículo 15.a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la Institución en el desempeño de sus funciones.

Artículo 15.b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes: (…)

iii) El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente. (…) 4

La Circular No. OPES-CIR-1-2009 comunicada el 5 de Marzo 2009, informa sobre la implementación del Proceso de Orden de Compra, la cual cuenta con la participación de los funcionarios de los programas, la UCAF y la Proveeduría Institucional.

Causas

Falta de definir y documentar de forma adecuada y completa los procesos institucionales, los insumos, productos y formularios que realmente son necesarios en cada dependencia y para la operación eficiente de la Institución.

Falta de aplicar y cumplir rigurosamente los procedimientos aprobados y publicados, en los cuales se considera únicamente la aplicación de la orden de

compra a nivel institucional.

4 Las palabras resaltadas en negrita no son del original.



Inseguridad y falta de orden en la operación institucional al hacer uso de un formulario no autorizado formalmente, sin haber definido y estableciendo adecuadamente su función y los controles que amerita su implementación, tanto a lo interno como a lo externo (entrega a proveedores y aspectos legales del mismo).

Uso irregular de un documento que al sustituir una Orden de Compra, estaría funcionando como un formulario legal para establecer la obligación de compra y pago con un proveedor.

Facilita el registro de compromisos presupuestarios sin fundamento o que no cuentan con la existencia de una compra que le dé validez.

Recomendación A la UCAF

Proceder a analizar conjuntamente con la Proveeduría y la Administración, la conveniencia de seguir utilizando el formulario de “Orden de Servicios” o descontinuar su aplicación, dejando documentada y comunicada la decisión tomada y su respectiva justificación. Mientras tanto, suspender el uso del formulario, hasta en tanto no se defina su aplicación y cómo se va controlar.

De aprobar su uso, se deberá definir con claridad para qué servicios se aplicará, quiénes los emiten y aprueban, las características del formulario, aspectos legales para su uso y reformar en lo pertinente los procedimientos escritos que correspondan.

Hallazgo 4:

Los procedimientos confeccionados por la UCAF, no cumplen con los

requisitos técnicos y necesarios para su adecuada elaboración.

Condición

En la confección de los ocho procedimientos que están publicados por la UCAF, se omitió

una serie de aspectos de carácter técnico que deben ser contemplados según la

metodología de la Gestión por Procesos. Misma que se difundió a lo interno de la

Institución, como etapa previa para la elaboración del Manual de Procedimientos

Institucionales. A continuación se indican las debilidades observadas:

a) Los procedimientos elaborados no contemplan los requisitos mínimos y necesarios para su correcta elaboración, entre estos, la ficha técnica, el “mapeo” del proceso,


indicadores, etc.. Ver el Anexo No. 2 en donde se contempla una síntesis de aspectos técnicos básicos que deben ser tomados en consideración. b) La UCAF no incluyó en la elaboración de los procedimientos uno de los pasos significativos que es la identificación de sus actividades sustantivas para claridad y

correcto “mapeo” de las mismas. c) La UCAF no dejó documentado en sus procedimientos la identificación de las áreas críticas que de no realizarse o efectuarse incorrectamente, ponen en riesgo el resultado del proceso o al mismo.

d) Al no establecer y analizar las áreas críticas, se carece de una correcta definición e implementación de los controles necesarios y efectivos para cada uno de sus procesos. e) El contenido de los procedimientos no tienen el detalle de las actividades, con la claridad y sencillez necesarias para que cualquier funcionario nuevo o que se encuentre laborando en distintas estancias de la institución, pueda entender las actividades o pasos que se deben desarrollar para la ejecución de un proceso de trabajo. f) Los procedimientos elaborados carecen de la firma o nombre y fecha de revisión y aprobación de la autoridad correspondiente, que demuestre que cumplió con un adecuado proceso de revisión y aprobación por parte de los superiores (Jefatura y/o Dirección) que garantice que la información contenida (instrucciones, actividades, insumos, productos, etc), son completas, correctas y confiables, previo a incorporarlos en el Manual de Procedimientos y elevarlo para la aprobación del jerarca.

Criterios

CNR-PRG-01, Guía para la elaboración de documento del procedimiento.

CNR-IN-1 Instructivo para la Elaboración de la Ficha Técnica del Proceso.

CNR-IN-2 Instructivo para la Elaboración del Mapeo del Proceso.

Acta 30-10 con fecha 05 de octubre 2010, Aprobación de Documento Base del Manual de Procedimientos del CONARE

Literatura y prácticas del curso-taller sobre Gestión por procesos, y Manuales de Procedimientos, impartido por la ingeniera de la UCR, Srta. Melania Solano en el mes de setiembre 2009.

Causas

Falta de definir oportunamente las actividades sustantivas y áreas críticas bajo su responsabilidad.

Carencia de los conocimientos necesarios en Gestión de Procesos, antes y durante la implementación de un proyecto, para operar conforme a las sanas prácticas y bajo los lineamientos aprobados a nivel institucional.


Falta de la construcción y/o desarrollo conjunto de los procedimientos con las demás dependencias que orienten y retroalimente de las situaciones ya observadas y superadas en los temas tratados, y que los complemente.

Falta de involucramiento por parte del ex -coordinador de la UCAF en la confección de los procedimientos, que promoviera una mayor integralidad y apego técnico en el desarrollo y documentación de los procedimientos de su área.

Efectos reales y potenciales

Aún sin definir e identificar las áreas críticas de la Unidad de Coordinación Administrativa y Financiera, la cual abarca las principales actividades financieras, y contables de la Institución, dejándola expuesta a que ocurra cualquier eventualidad.

Los procedimientos documentados son poco funcionales para las necesidades de la Institución y de los usuarios.

Falta de claridad y calidad en los procedimientos comunicados.

Recomendación

Definir las actividades sustantivas de la UCAF y analizar sus áreas críticas,

desarrollar los procesos conforme los lineamientos que dicta la metodología de

Gestión de Procesos (tal y como se sugirió en la recomendación del Hallazgo

número 2).

Definir y establecer los controles necesarios y efectivos una vez analizadas las

áreas críticas de la UCAF, que brinden una seguridad razonable a las operaciones

institucionales.

Documentar los procedimientos conforme los puntos anteriores.

Hallazgos específicos de los procedimientos confeccionados por la UCAF

Hallazgo 5:

Debilidades detectadas en las ocho descripciones de procedimientos

confeccionadas por la UCAF.

Condición

Se procedió a revisar cada uno de los ocho procedimientos confeccionados por la UCAF, y se pudo determinar varias debilidades en la definición de controles y también la omisión


de datos y/o actividades, importantes para la comprensión y trazabilidad de la operación descrita. Al no contar con una estructura adecuada, tal como lo señalan las buenas prácticas indicadas en las guías institucionales5, así como lo establecido en la metodología de Gestión por Procesos, esta Auditoría no está evaluando un proceso desde una perspectiva completa o integral, solamente se cotejó lo indicado por la UCAF en los documentos que elaboró, analizando los puntos que debería contemplar y las omisiones que contiene, según nuestro criterio. En resumen: a) No se enmarcan las actividades sustantivas de la UCAF.

b) La narrativa de los procedimientos dejan varias actividades y puntos de control

sin ser incorporados, y de relevancia para su interpretación y aplicación.

c) No hay una homologación en la confección de los ocho procedimientos escritos

y que fueron elaborados por la UCAF, cuatro de ellos cuentan con el Diagrama de Flujo

para trazar lo narrado, y los cuatro restantes cuentan con la Ficha Técnica pero no

disponen del Diagrama o Mapeo de Procesos.

d) La ficha técnica es el paso inicial para comenzar la redacción del procedimiento,

por lo que las actividades completas no quedaron mostradas en un documento que

muestre la trazabilidad de las actividades descritas y por ende el análisis de los controles.

e) Ninguno de los procedimientos publicados en la Intranet, indica quién lo revisó y

aprobó, aspectos necesarios para garantizar que las instrucciones e información en ellos

contemplada es oficial, real y que existe un responsable a nivel superior que así lo

manifiesta.

f) Los procedimientos no establecen con claridad la intervención y función que

realiza cada funcionario con el sistema ENLACE, siendo que en la ejecución de las

actividades se tiene una interrelación significativa con dicho sistema. Es relevante de

identificar cada intervención, rol y responsabilidad que los usuarios tienen, y la seguridad

que esto representa para el proceso y para la información financiera, contable y

presupuestaria de la Institución.

A continuación se detalla las debilidades de cada uno de los procedimientos publicados por la UCAF:

5 CNR-PRG-01, Guía para la elaboración de documento del procedimiento, CNR-IN-1 Instructivo para la Elaboración de la

Ficha Técnica del Proceso, CNR-IN-2 Instructivo para la Elaboración del Mapeo del Proceso.


CNR-UCAF-PRG-01 - Emisión y Registro de Cheques y Transferencias:

1) Literalmente, se indica como responsable de varias actividades el puesto de “Contador”, sin embargo, este cargo aún no ha sido debidamente definido por la Institución, se tiene el de “Editor Contable” y el nombre o nomenclatura de cada uno de los puestos que conforman la UCAF, pero no el mencionado. 2) No se indica de qué forma se reciben las solicitudes de pago, si existe algún libro de control con lo que recibe o con el cual se asigna un número para trámite, con la finalidad de detectar cualquier extravío o atraso de algún pago y ayudar a delimitar responsabilidades.

3) Se indica que la asistente contable confecciona el cheque o la transferencia cuando recibe de las Unidades Operativas los trámites para pago, pero no señala el tratamiento y actividades ejecutadas para los pagos fijos como teléfonos, servicios públicos, internet, CCSS, convenios, transferencias a FunCeNAT, etc., que deben efectuarse periódicamente y cuál es el funcionario o el puesto responsable de pasar los documentos para iniciar el trámite. Tampoco se indica si es la UCAF la que mantiene un calendario de pagos para evitar cualquier olvido y cobro de multas, que en el peor de los casos podría llevar a la suspensión de servicios y retraso de las operaciones. 4) No se indica si los documentos para trámite de pago son revisados en el momento en que se reciben, siendo en ese momento que se aceptan o se rechazan, o si posteriormente se revisan y se devuelven; si esto ocurre, tampoco se indica de qué forma son devueltos y cuál control existe para efectuar este trámite. 5) El procedimiento señala que el Asistente Contable confeccionará la transferencia o cheque, en el momento que recibe la documentación enviada por las unidades operativas; pero no aclara, si aplica y cumple con un proceso de revisión, en cuanto a calidad y autenticidad de los documentos.

6) No indica las actividades de control que aplica en el proceso de confección del cheque o TEF, y si la ejecución de dichos pasos afectan automáticamente tanto la contabilidad general como la presupuestaria. Adicionalmente, si el sistema ENLACE vincula la cuenta de ejecución (cta 600 y las “F”) a cada desembolso o si deben ser digitadas manualmente, lo cual es un control y registro sumamente significativo que debe ser claramente detallado en el procedimiento. 7) El procedimiento indica que el Asistente Contable recibe documentos para trámite de las unidades operativas, pero no establece cómo se garantiza que las aprobaciones de los pagos están firmadas por las autoridades competentes. Tampoco se indica si hay controles específicos para la recepción (libro o sistema) y aceptación de documentos (registro de firmas autorizadas) para determinar quiénes son los funcionarios realmente autorizados. 8) El procedimiento indica que el sellado de los documentos soporte de los cheques y transferencias, se hace previo a que la transferencia se haya enviado definitivamente en forma electrónica al proveedor, dando por ejecutado un acto, que en realidad al momento de la impresión del sello, no se ha efectuado. Esto también provoca que si el trámite debe ser anulado, el documento quede con el número incorrecto y deba asignársele uno


nuevo, por ende debe ser sellado por segunda vez, distorsionando la información y transparencia de los documentos. 9) No se indica nada sobre el proceso de control y traspaso de los documentos y de transferencias (documentos para las TEF) a la Administración para ejecutar el pago electrónico en el sistema bancario. Por lo que se desconoce qué actividades realizan el Jefe Administrativo de OPES y el Asistente administrativo con estos documentos. 10) El procedimiento indica que el Contador tiene la responsabilidad de custodiar los cheques, pero no aclara si son los que están en cartera y/o las fórmulas en blanco. Ambos deben tener un tratamiento diferente y no queda indicado en el presente procedimiento. 11) El procedimiento no describe o detalla los controles y restricciones de seguridad que tienen los cheques en cartera y los formularios de cheques en blanco. 12) Según lo que describe este procedimiento, la persona que funge como Contador, tiene actividades que demuestra que hay concentración de funciones incompatibles, tales como: anulación y custodia de cheques en blanco, pero no se mencionan controles para subsanar la debilidad. 13) Se indica en este procedimiento que los Administradores del Programa son quienes aprueban el contenido presupuestario para efectuar los desembolsos. Sin embargo, lo que hacen es verificar y garantizar que se cuenta con los recursos para iniciar el proceso de compra.

14) El procedimiento no indica el control obligatorio (vincular pago a la factura) que se debe efectuar en el módulo de presupuesto cada vez que se emite un pago (sea mediante cheque o mediante transferencia electrónica), para descargar el presupuesto y aplicar la ejecución, lo cual es de relevancia para tener datos exactos del disponible presupuestario y llevar el paralelo en ambas contabilidades. 15) Para hacer la anulación de cheques no queda explicado en qué momento (fecha o mes) se debe ingresar para realizar esta actividad; con qué número y tipo de documento se anula (sea Asiento de Anulación y/o Nota de Débito) para identificar su respectivo registro. Tampoco indica en qué módulo debe hacerse la anulación de los cheques y cuáles son los pasos a seguir. De ser necesario detallarlo más minuciosamente, tampoco se ha elaborado un instructivo al cual referenciarse.

16) No se indica cómo se procede con la anulación física del cheque y su respectiva custodia, así como el tratamiento que se le da a los documentos de ese cheque, pues todos los documentos ya tienen impreso un sello de Cancelado y en algunos casos deben volverse a usar para tramitar el pago.

17) Se indica que los cheques anulados por falta de no recogidos o retirados pero no cambiados, se registrarán en una cuenta de pasivo, pero no aclaran cual cuenta es la utilizada y si dicha cuenta es conciliada con alguna regularidad, para evitar que se convierta en una cuenta contable de “comodín”.

18) El procedimiento indica que la persona que funge como Contador elabora los asientos por anulación de cheques, custodia cheques y es quien aprueba las


conciliaciones que elabora la asistente de contabilidad, funciones incompatibles que señalan una debilidad de control interno.

19) El procedimiento omite indicar sobre el control, asignación y manejo del consecutivo numérico de los cheques y las transferencias, así como si efectúan la revisión y corte de fórmulas al cerrar cada mes.

20) No se menciona ni hace referencia a alguna política institucional escrita sobre el tratamiento dado a las facturas y trámites que son en dólares para los cuales deben efectuar la conversión y el pago correspondiente, toda vez que es de conocimiento que la Institución solo paga en moneda local.

21) En este procedimiento no se menciona en ningún momento las actividades que deben hacerse en el Sistema ENLACE y las que son manuales, para mostrar la seguridad, control y eficiencia en las labores automatizadas. CNR-UCAF-PRG-02 - Elaboración y Registro de Conciliaciones Bancarias:

1) La descripción del procedimiento indica que Contador solo revisa la codificación de cuentas, no se indica que alguien revise la autenticidad y validez de las facturas pagadas, sin embargo, esta actividad no es congruente con este procedimiento ya que forma parte fundamental del procedimiento de la emisión de cheques y transferencias, documentos que son insumo para la confección de conciliaciones bancarias.

2) No se indica si las conciliaciones son impresas o digitales para dejar la evidencia de la firma de quién revisó, fecha en que fueron realizadas, ni se indica tampoco dónde son custodiadas al ser parte del sustento y control contable de las transacciones institucionales, así como la oportunidad y accesibilidad que debe tener la información. 3) No se menciona con claridad las actividades que se realizan en el sistema ENLACE para bajar la información requerida para efectuar las conciliaciones, generar los reportes del libro de bancos y hacer aprobaciones. Siendo parte de las actividades que se realizan, es necesario indicar las automatizadas y cuales son manuales. CNR-UCAF-PRG-03 - Revisión y Registro de Liquidación de Caja Chica:

1) Este procedimiento no se encuentra relacionado ni hace referencia al Reglamento de Caja Chica vigente y aprobado por el CONARE en sesión 80-6 con fecha 26 de marzo de 1980. 2) Se indica que el Contador programa arqueos mensuales al Fondo de Caja Chica sin previo aviso, sin embargo, la figura del Contador aún no ha sido debidamente asignada por la Institución. 3) A pesar que en el procedimiento se indica que el Contador tiene a cargo hacer arqueos, nunca los ha efectuado por cuanto la Administración considera que es su potestad. Por lo tanto, se anotaron en el procedimiento actividades que no se ejecutan y pueden no ser funcionales.


4) No se indica cómo proceder en caso de detectar faltantes y sobrantes cuando se realiza el arqueo.

5) Se indica que normalmente, el monto del fondo de caja chica no tiene modificaciones, excepto que, previa autorización del Consejo, sufra un cambio, sin embargo, no es práctico, que sea a ese nivel, que se lleve una decisión, que es más de nivel administrativo. Decisiones de este tipo, agobian al Jerarca, con aspectos de poca relevancia y los distraen de asuntos de mayor importancia. 6) No indica la forma y documentación requerida para ser tramitada una modificación del monto de la caja chica, ni hace referencia a la normativa respectiva. 7) El procedimiento indica que el Contador revisa que cada erogación por caja chica, esté debidamente codificada en la partida correspondiente, pero omite indicar lo referente a la revisión de la autenticidad y validez de las facturas pagadas, para otorgar confianza en el pago efectuado y en el gasto que se realiza. CNR-UCAF-PRG-04 - Contabilización de Inversiones

1) Se indica que para invertir se requiere de la asesoría de la Comisión de Inversiones, sin embargo, la misma no está funcionando prácticamente desde su fecha de creación por el CONARE 6 , por lo que no se aplica lo aprobado y tampoco se ha gestionado el cambio pertinente, ni se ha cambiado la descripción del procedimiento autorizado. En la actualidad, el manejo y análisis para realizar la inversión de los fondos de la Institución, está siendo realizado por el Asistente Administrativo de la Sección Administrativa.

2) No se indica cuál es la forma aprobada para valuar las inversiones transadas en moneda extranjera al cierre de cada mes.

3) Se indica que para clasificar una inversión hasta el vencimiento, se valora la solvencia de la institución, pero no se aclara quién es el responsable de determinar esa característica y qué aspectos deben ser considerados.

4) No se elaboró el Diagrama de Flujo o el Mapeo del Proceso para este procedimiento, únicamente se elaboró la Ficha Técnica, por lo que no mantiene uniformidad con todos los procedimientos elaborados por la UCAF.

5) En la narrativa del procedimiento no se incluye nada sobre conciliaciones bancarias a pesar que son anotadas en la Ficha Técnica como “inicio del proceso”.

6) El procedimiento señala que la documentación para el registro de las inversiones, se obtiene de la Jefatura Administrativa, pero en la práctica, se está registrando con base en los estados de cuenta bancaria emitidos por la entidad bancaria, siendo estos reportes inadecuados para un registro y control contable ya que no incluyen toda la información necesaria y no son el documento fuente que se emitió con la transacción efectuada.

6 Sesión 12-09 del 28 de abril 2009.


7) No se indica quién realiza las conciliaciones de las inversiones con los saldos emitidos por el ente emisor y quién es el responsable de revisarlas y aprobarlas. Tampoco se menciona la existencia o elaboración de auxiliares como medida de control y seguimiento.

8) Es documento es omiso sobre cómo proceder, en caso de tener diferencias en la conciliación con los reportes o documentos emitidos por los entes bancarios quienes emitieron las inversiones.

CNR-UCAF-PRG-05 - Modificaciones Presupuestarias

1) El objetivo del procedimiento es definir la sistemática establecida por CONARE, para la solicitud y elaboración de las modificaciones presupuestarias institucionales. Sin embargo, no contempla la totalidad de los participantes institucionales que intervienen, no integrando de esta manera las actividades que realiza la Unidad de Plan Presupuesto (UPP), así por ejemplo, no indica cómo se le notifica a dicha dependencia o de dónde toman ellos los datos para integrarlo a la ejecución presupuestaria institucional y sus programas. Tampoco indica si se le notifican las variaciones hechas a la Proveeduría, insumo importante de considerar para cualquier cambio en el Plan Institucional de Compras, ya que este se elabora con base en la información del Presupuesto Ordinario y es “subido” a la red de transparencia, por lo que debe haber coincidencia en la información institucional que se publica.

2) En la descripción del “procedimiento”, hay varias actividades que las realiza UCAF, por funcionarios con rangos diferentes, pero en el Diagrama de Proceso todas se incorporan en una misma casilla denominada “unidad ejecutora” sin que muestre la debida separación por puesto en esa unidad y que facilite identificar las responsabilidades para la determinación de los riesgos y los controles establecidos. Se debe tener en cuenta que es indispensable la claridad del “Mapeo”, para la consulta, interpretación y comprensión por parte de cualquier lector del procedimiento. 3) No se establece una comunicación formal para el trámite de las solicitudes de modificaciones presupuestarias, éstas pueden hacerse mediante correo electrónico y no contar con el visto bueno del Director del respectivo Programa, quien es el responsable de los fondos asignados, pudiendo desconocer los cambios o alteraciones que esté efectuando el Administrador del Programa. 4) No se establece en la descripción del procedimiento, el uso un formulario (número, detalle, fecha, monto, partidas, justificación, hecho, revisado y aprobado) que sirva para homologar el trámite de las modificaciones y los documentos que debe contener como respaldo con la respectiva justificación.

Cabe señalar que para la primera modificación presupuestaria del período 2012, se emitió un instructivo por parte de la UPP, que establece un formulario que busca vincular los cambios en los montos, con las metas o productos esperados de PAO, pero carece de los aspectos antes señalados para un debido control.


5) No se indica en qué momento se le notifica al Programa solicitante si la modificación fue aprobada e ingresada en el sistema, para que puedan hacer uso de los nuevos recursos en cada una de las partidas afectadas y de esta forma evitar posibles rechazos de trámites ante la Proveeduría, y en la UCAF al refrendar alguna O.C. y/o O.S7. por partidas que no cuentan con contenido suficiente. 6) No se indica cómo es archivada y custodia la documentación que sustenta las modificaciones, ni a cuál puesto le corresponde esa actividad. Esto es de importancia incluirlo como parte del cumplimiento de la normativa referente a respaldos y accesibilidad de la información. CNR-UCAF-PRG-06 - Trámite interno de la orden de compra.

1) El objetivo del procedimiento es definir la sistemática establecida por CONARE, para la solicitud y elaboración de la orden de compra institucional, desde que el usuario requiere un bien o un servicio, hasta que se elabora la orden de compra, se registra en el sistema contable-presupuestario y financiero. Sin embargo, este subproceso es parte del proceso de contratación administrativa, que está bajo la responsabilidad de la Proveeduría, en el cual la UCAF únicamente participa con la actividad de refrendar físicamente la Orden de Compra. 2) En la descripción de este procedimiento solo se hace mención a la Orden de Compra, y no indica el uso del formulario alterno llamado Orden de Servicios, que la UCAF implementó de manera informal, pero no la menciona en ninguno de los procedimientos que elaboró, para establecer la forma de uso, control, consecutivo y requerimientos para su aprobación. Siendo así, que este documento conlleva un factor de riesgo porque no reúne las condiciones necesarias para substituir la Orden de Compra y no cuenta con la cantidad de copias al carbón adecuadas para su archivo, consulta y seguimiento, tal y como sucedió en el proceso de compra de boletos aéreos en el SINAES. 3) La narrativa de este procedimiento tampoco indica las particularidades en el refrendo de las Órdenes de Compra y Órdenes de Servicio que confecciona el SINAES, pero que igualmente deben ser entregadas a la UCAF para que sean refrendadas. En cuanto al uso de la Orden de Servicios y su manejo en el SINAES, no queda documentado ni aclarado en ninguno de los procedimientos preparados por la UCAF, dado que se aplica una excepción con respecto a los otros Programas de la Institución. Al respecto, el SINAES confecciona sus propias Órdenes de Compra en todo lo relacionado con la contratación de pares evaluadores y otros servicios y bienes afines, las cuales no pasan por la Proveeduría de la Institución, aspecto que no ha quedado bien definido operativamente a nivel institucional. 4) En la descripción del procedimiento se indica que la orden de compra debe ser firmada, sin embargo, no existe un registro de firmas con el cual se pueda comprobar quiénes son las personas autorizadas (nombre, puesto y firma registrada) en cada uno de los Programas; y quiénes son los sustitutos en caso de ausencia comprobada del titular.

7 O.C.= Orden de Compra, O.S.= Orden de Servicios


Es necesario indicarlo en el procedimiento para claridad de todo lector y conocer quienes participan en la elaboración y aprobación de este formulario y la correspondiente delimitación de responsabilidades. A manera de ejemplo en el SINAES, la persona que confeccionaba la Orden de compra, solicitaba a otra persona que firmara como responsable de su elaboración, distrayendo y diluyendo la responsabilidad. 5) La descripción del procedimiento señala que el Administrador de cada Programa, debe adjuntar un “reporte de presupuesto” al formulario Solicitud de Bienes y Servicios, sin embargo, no indica el nombre específico del reporte. Lo anterior es importante para no correr el riesgo de adjuntar cualquier documento generado del sistema y cumplir con un requisito, pero sin valor probatorio de la reserva presupuestaria. Tampoco la descripción del procedimiento, adjunta como anexo un ejemplar de ese reporte para su conocimiento y aplicación. Adicionalmente, el reporte que indica que se debe adjuntar, no cuenta con información completa, ya que el emitido actualmente por el sistema presupuestario solo muestra los registros de movimientos efectuados con la Orden de Compra cuando se ha finalizado y adjudicado un procedimiento de Contratación Administrativa; todos aquellos formularios de “solicitud de Bienes y servicios” que estén en proceso y no se hayan adjudicado o hayan sufrido un atraso, aunque estén antes de otra solicitud, no se verán reflejados en los saldos de dicho reporte, por lo que este informe no garantiza un adecuado control del saldo de la partida utilizada y por ende que existe la disponibilidad de los recursos. Cabe indicar, que algunos Administradores llevan un control del saldo presupuestario de su Programa mediante hojas de Excel, sin embargo, éste no es un registro confiable y no garantiza la separación de los fondos, ya que es elaborado manualmente, no se ha establecido un formato estandarizado para todos los Programas y es fácilmente modificable. 6) La UCAF refrenda la Orden de Compra simplemente revisando la existencia de un contenido presupuesto en el sistema ENLACE, y firma el formulario de Orden de Compra. Sin embargo, la narrativa del procedimiento no indica cómo se garantiza quien da el visto bueno, que realmente existe un procedimiento de contratación que ampare dicho formulario, y quién es el responsable de realizarlo. Existiendo el riesgo de que no se detecten errores o acciones indebidas por parte de otros funcionarios. Adicionalmente, y como se indicó en el punto 6, el refrendo se está dando a un disponible presupuestario que no es confiable, ya que no tiene todos los trámites de solicitudes de bienes que estén en proceso y que aún no cuentan con la respectiva orden de compra. 7) El refrendo a la Orden de Compra que realiza la funcionaria de UCAF es solamente en el formulario físico, no en el sistema ENLACE, por lo que dicho refrendo no bloquea o rebaja de forma definitiva el monto en el sistema, ya que el mismo no cuenta con controles de esa naturaleza, siendo necesario que se busquen mecanismos alternos para realizarlo.


8) El Director de OPES en la circular OPES-CIR-1-2009 (comunicada el 5 de marzo 2009), comunicó oficialmente el Subproceso de Compras en el cual se estableció que quien refrendaba las órdenes de compra era el Coordinador de la UCAF, esto por el grado de responsabilidad que asume la persona que da el visto bueno de que se cuenta con los recursos presupuestarios para que se realice el pago correspondiente, no obstante, la descripción del procedimiento bajo análisis, indica que es la Editora Financiera quien debe refrendarla, existiendo discrepancia entre ambos documentos y no quedando debidamente autorizado el cambio de responsables. 9) Tal y como se indicó en el punto 1), este procedimiento no le corresponde a la UCAF, sin embargo, analizando la narrativa y diagrama elaborados por la UCAF hacen referencia a que la Proveeduría recibe la Solicitud de Bienes y Servicios elaborada por el Administrador, pero no indica ni aclara el puesto que es responsable y autorizado en la Proveeduría de recibirlas y enumerarlas (control numérico asignado por Proveeduría), para evitar el extravío de este documento y que se garantice que se inicie el procedimiento de contratación.

10) No se indica si el formulario de Solicitud de Bienes y Servicios que recibe la Proveeduría tiene alguna identificación en particular (si está pre numerado, cuántas copias contienen, si se permiten tachones o alteraciones, etc.), esto para saber cuántas copias son y qué tratamiento se les da, y si existe un control adecuado para su seguimiento, dado que no se registran en el sistema ENLACE.

11) La descripción del procedimiento no indica si al Director de Programa se le entrega un expediente de contratación o auxiliar para aprobar una orden de compra o de servicios, como medida de control que le brinde seguridad de la existencia de dicha compra. 12) La narrativa del procedimiento, indica que si se cuenta con el disponible presupuestario se refrenda la orden de compra, de lo contrario se devuelve a la Proveeduría, pero no indica nada sobre las que deben ser devueltas al SINAES, porque existen proceso de compras que son ejecutados por ese Programa. 13) La descripción del procedimiento indica que si se cuenta con el disponible presupuestario se refrenda la orden de compra, de lo contrario se devuelve a la Proveeduría, pero no aclara si existe un control para efectuar esa devolución en el cual se anote el motivo por el cual se devuelve, así como la fecha de traspaso para medir los indicadores de tiempo de una OC en otras dependencias y para el refrendo en particular CNR-UCAF-PRG-07 - Refrendo de la Orden de Compra

1) UCAF elaboró un procedimiento solo para el refrendo de la Orden de Compra (OC), lo cual es solo una actividad que forma parte del proceso institucional de Contratación Administrativa, que está bajo la responsabilidad de la Proveeduría. 2) Este procedimiento indica que se debe aplicar a todo el CONARE el refrendo de todas las órdenes de compra, esto significa que incluye las del SINAES, pero no menciona ninguna particularidad para ese Programa, adicionalmente se debe señalar que estos formularios se le devuelven en la mayoría de los casos al Administrador y no al Proveedor, lo cual tampoco queda indicado en la descripción de este procedimiento.


3) El procedimiento no hace ninguna referencia, definición ni mención alguna al refrendo de Órdenes de Servicio que también se utilizan para el pago a proveedores, sin embargo, ese formulario tiene ciertas particularidades y también es refrendado por la UCAF.

4) La revisión del disponible presupuestario que hace la funcionaria de la UCAF en el Sistema Enlace, solo tiene registradas las Ordenes de Compra por contrataciones ya adjudicadas, no se incluyen los formularios de Solicitudes de Bienes y Servicios que están en trámite en la Proveeduría.

5) Se indica que la UCAF recibe la Orden de Compra de la Proveeduría con las firmas de esa dependencia, así como del Administrador y Director de Programa, pero no aclara sobre la existencia de un control o registro para la recepción de esos documentos, que alerte en cado de darse el traspapeleo o extravío de documentos.

6) Tampoco señala el procedimiento cuáles pasos seguir y qué registros completar cuando devuelve las Órdenes de compra, a la Proveeduría, sean estos formularios refrendados o no.

CNR-UCAF-PRG-08 - Emisión de Informes de Ejecución Presupuestaria

1) La descripción del procedimiento no indica que los Informes de Ejecución

Presupuestaria se le deben remitir o presentar a los Directores de cada Programa para su

conocimiento, seguimiento y revisión periódica del Plan Anual y metas que tienen a

cargo.

2) La narrativa del procedimiento no indica de qué manera se envían los informes a la

Contraloría General de la República (CGR), ya sea físico, digital o en disco, quién debe de

firmarlos (aprobarlos) y si debe acompañarse de un oficio, esto con la finalidad de

garantizar transparencia y correcto proceso de revisión y aprobación internas.

3) No se indica en qué consiste la validación en el sistema SIPP que hace el

Coordinador(a) de la UCAF de los informes de ejecución, con el fin de garantizar que la

información enviada es confiable, y que no se esté duplicando la actividad con las

funciones que hace la Editora Financiera.

4) Indica que la Editora Contable de la UCAF, digita los informes de ejecución

presupuestaria una vez revisados por el Coordinador, pero es omiso al señalar que es en

el sistema “SIPP” de la CGR.

5) La descripción del procedimiento no indica nada sobre la preparación del cuarto y

último informe, o sea sobre la Liquidación Presupuestaria, de suma relevancia para el

cierre del período económico, ni existe otro procedimiento que lo detalle.

6) Se señala que la Editora Financiera revisa que la información que se generó

coincida completamente con la información de los reportes del sistema Enlace. No indica


cómo debe procederse si hay diferencias y quién es el funcionario responsable de

hacerlo.

7) No se indica de qué forma el Coordinador (a) le comunicará a la Editora Financiera

que realice los cambios, con la finalidad de dejarlos documentados y facilitando la revisión

posterior de las modificaciones solicitadas.

8) Indica que el Coordinador (a) prepara el análisis del informe trimestral y la Editora

Financiera lo incluye en el documento final, pero no se aclara en qué consiste ese análisis

ni hace referencia a ningún otro documento que lo detalle.

Criterio

Ley General de Control Interno. No.8292, Artículo 15. —Actividades de control,

aplican en su totalidad.

Normas generales de Control Interno (R-CO-9-2009.), referentes a 1.4 (c) Responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el SCI, sobre la emisión de instrucciones, 2.5.2 Autorización y aprobación, 4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional, 4.4.2 Formularios uniformes, 4.4.3 Registros contables y Presupuestarios

Causas

Falta de definición las actividades sustantivas y áreas críticas de la UCAF, para documentar lo pertinente.

Inadecuada descripción de los procesos para su correcta interpretación y aplicación.


Procedimientos poco funcionales para la necesidad institucional y de los usuarios.

Análisis inadecuado por desconocimiento de cuáles son las actividades sustantivas y áreas críticas de la UCAF.

Recomendación A la UCAF:

Establecer y documentar todas las actividades sustantivas de la UCAF, y a partir

de ellas proceder a revisar y rediseñar los procedimientos confeccionados.

Asimismo, elaborar aquellos que son relevantes en su operación. Es menester

incorporar las actividades que se realizan con y en el sistema ENLACE en cada

proceso.


Particularmente, considerar en esta revisión los aspectos señalados en este

informe de auditoría para cada uno de los procedimientos que ya se encuentran

documentados, y determinar los riesgos de cada proceso para definir e

implementar los controles adecuados.

Esta recomendación es complementaria a la brindada en el Hallazgo No. 1.

7. CONCLUSIÓN

Al ser la UCAF, la unidad que tiene a cargo las actividades de contabilidad, tesorería, ejecución presupuestaria y el registro de las planillas, por su naturaleza debe contar con procedimientos más detallados y completos, para brindar uniformidad, seguridad, exactitud y claridad en las actividades que ejecuta. Para la aplicación y uso de los funcionarios que desempeñan las labores, así como de otros usuarios internos y externos. En este sentido, se ha observado que:

Los procedimientos que la UCAF confeccionó, no contemplan las actividades sustantivas

en las que participa, de ahí se puede colegir que éstas no han sido claramente

identificadas, ya sea porque se originan en diversos acuerdos del CONARE o porque no

hay claridad en la Institución sobre a cuál dependencia le corresponden, por ende no han

sido analizadas y documentadas en su ejecución, careciendo de la identificación e

implementación de los controles más adecuados, para asegurar el cumplir de las

funciones encomendadas.

Dado lo anterior se pudo determinar que los Macroprocesos en los que interviene la UCAF no fueron elaborados adecuada y completamente, partiendo de una "reestructuración" de la actividad financiero-contable y presupuestaria de la Institución, tal y como fue planteado inicialmente por la UCAF ante el CONARE, en la cual su creación temporal fue para cumplir con ese fin, entre otros. Es la práctica institucional, emitir directrices por distintos medios y por varias personas (subordinados autorizados), siendo los medios utilizados el correo electrónico, acuerdos, circulares, oficios o comunicados en reuniones, pero dichas directrices no han sido incorporadas en los procedimientos, lo que hace que esos documentos no cuenten los cambios establecidos a nivel institucional.

Los procedimientos que se encuentran documentados tienen omisiones y aspectos que requieren de una mayor precisión en las instrucciones o pasos que señala el mismo, ya que dejan aspectos a diversa interpretación o ejecución. En cuanto a los aspectos de forma, se denota que no se confeccionaron tomando en cuenta las regulaciones institucionales aprobadas en el CNR-PRG-01 Guía para la elaboración de procedimientos y las sanas prácticas de Gestión por Procesos.


Por lo tanto:

Se desconoce la totalidad de las actividades sustantivas y áreas críticas de la UCAF, cuyo objetivo al crear esta unidad era establecer un mejor control a nivel institucional, que brindara una solución integral a las necesidades del CONARE y sus Programas.

No se han integrado de forma completa las actividades de la UCAF a los procesos institucionales, brindando y recibiendo los respectivos insumos y productos, tal y como se propuso según acta 41-08, del 09 de diciembre 2008

Existen solicitudes de los Rectores aún sin ser implementadas a satisfacción.

La UCAF es el área que tramita y custodia los fondos de la Institución, por lo que al carecer de procedimientos bien definidos y coordinados con otros, no se integra plenamente a los procesos institucionales, trabajando de una manera aislada.

Finalmente, es necesario recopilar la totalidad de las funciones encomendadas a la UCAF

por el CONARE, y analizarlas y definir la conveniencia institucional de iniciar o continuar

su ejecución, documentarlas, o si es preferible dejar de hacerlas. Es importante definir

cuál es el plan más conveniente, para evitar realizar una inversión adicional en recursos

(humanos y económicos), tiempo y trastornos operacionales y no llegar a un producto

satisfactorio.

ANEXOS

ANEXO No.1

Estudio: Revisión de los Procedimientos Elaborados por la UCAF

Propuesta de los procesos en los que interviene la UCAF, según las responsabilidades y actividades que le fueron asignadas.

Este Anexo cuenta con la definición de 7 procesos e incorpora las actividades que se consideran de importancia en el área financiero, contable y presupuestario para la institución. Se definieron para observar y ubicar la participación de la UCAF de acuerdo a las funciones encomendadas por el CONARE, en donde la UCAF se convierte en un significativo filtro de control en las actividades administrativas y financieras ejecutadas, así como de la información procesada.

Se identifican con color amarillo, aquellas actividades que la UCAF ha incorporado en alguno de los 8 “procedimientos” que confeccionó. Se identifican con color rosado, aquellas actividades que la UCAF no ha considerado en alguno de los procedimientos y que son relevantes en su actuar.

Macr

o- proce

so

Nombre del

Proceso

Subprocesos

Instructivos y/o Actividades importantes

Otras Actividades a contemplar

# Proced. UCAF en el q se incluyó

Sin

Definir

I. Elaboración y emisión de Estados Financieros

Registro contables SP

Registro, Control y Liquidación de Garantías de Participación y de Cumplimiento (provenientes del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios)

Elaboración de los Estados Financieros

Mensuales SP (1)

Elaboración de los Estados Financieros para la Contabilidad Nacional y Liquidación Presupuestaria

Confección y control de Conciliaciones Bancarias (intervienen otras dependencias y entes externos) CNR-02

Confección periódica de Conciliaciones de las principales cuentas del Mayor Contable (intervienen otras dependencias y entes externos).

Registro, control, reportes y comunicación de las transacciones y acuerdos generadas por los

Cronograma de actividades

Seguridad de la Información contable –financiera y presupuestaria

Uso y Manejo del Tipo de Cambio Parcialmente en

CNR-04 (4)

Definición, documentación y aprobación de

ajustes contables

Firma de Libros Legales, autorización, comunicación a las entidades y superiores.

Elaboración del Cierre Mensual

Elaboración del Cierre Anual

Aseguramiento de que la información contable actualiza en línea el presupuesto

Registro de Firmas de autorización para gastos y trámites.

Control de Otros Ingresos recibidos.

Adecuada Segregación de funciones entre el funcionario que ingresa, concilia, revisa y modifica información del sistema.

Registro contable a base de Devengo

Manejo, aplicación y actualización de Políticas Contables y Notas a los Estados Financieros.

Debida separación de funciones de

Contabilidad y Tesorería, como por ejemplo custodia de fórmulas en blanco de los cks. CNR-01, (3)

Control, Revisión, Conciliación y Registro de Intereses ganados en instrumentos Financieros.

Confección de indicadores

SP= Sin Procedimiento CNR-04-Parcial CNR-02 CNR-01

diferentes Convenios (DAAD, UNA, FUNDEVI, OFDA, etc)

Apertura, roles, perfiles y accesos al sistema Contable ENLACE

Trámite, confección y cronograma para las Declaraciones de Impuestos y de Información (de Proveedores, Retenciones a la fuente, Retención a Proveedores 2%, etc)

Registro, control y capitalización de Activos Fijos SP

(2)

Confección de Libros Legales

Elaboración y manejo de un Auxiliar de

Garantías (Control) en la UCAF de lo que recibieron y liquidaron

Manejo, archivo y Custodia de la documentación contable.

Aprobación y Comunicación, de los Estados Financieros.

Control y Reportes periódicos de bitácoras por cambios, ajustes, modificaciones y eliminaciones en el sistema financiero-contable ENLACE

Registro y/o comunicación de contingencias con el soporte del asesor legal.

Trámite para reposición de Libros Legales, por

extravío, cierre y conclusión.

Sin Defini

r

II.Adquisición de Bienes y Servicios (PROVEEDURÍA)

Contratación Directa

Licitación Abreviada Contratación Pública

Uso, autorización y políticas para el manejo de

Órdenes de Compra Abiertas. Entrega del activo o del servicio (por las tipos de

bienes y servicios existentes: muebles, equipo electrónico, tiquete aéreos, servicios de catering,

Registro de Proveedores-requisitos que se requieren y actualización periódica de la información y/o documentación

Uso de formularios

Cierre del plazo y Apertura de Ofertas (acta)

Manejo y requisitos de las Invitaciones a proveedores Confección y control de Órdenes de Compra

Contemplar las Particularidades de las compras del SINAES

Contemplar las Particularidades de las

compras del Cenibiot Refrendo de la Orden de Compra física y

en el sistema automatizado (5) Refrendo de la Orden de Servicios física y

en el sistema automatizado

CNR-07 CNR-06

Registro, roles, autorizaciones y registros en el

SIAC.

Elaboración, comunicación y seguimiento del Plan de Compras (incluidas las modificaciones presupuestarias y presupuesto extraordinario)

Trámite, control y registro de compras por

Internet.

Parcial CNR-06

Confección y Control de Ordenes de Servicio

Cronograma de las actividades y plazos de

Proveeduría con las dependencias y entes externos

Conciliación de la información procesada

internamente y la procesada en el SIAC (Cumplimiento del Plan de Aseguramiento de la Calidad, directriz de la CGR)

Reglamento de Compras

Custodia y manejo de formularios y

documentación utilizados

Manejo de Leasing y Subcontrataciones

Registro de Firmas de autorización por monto, por área y en caso de ausencia de alguno de los firmantes titulares.( TESORERÍA) 2

Trámite, condiciones y uso de formularios para

devolución y Reclamo de mercadería (en parte Amparado con a las garantías de cumplimiento)

Adquisición y cotejo de la información con las otras

dependencias (ejemplo Compromisos Legales del

presupuesto, al Cierre del período) (LIQUIDACION

PRESUPUESTARIA) 4

Revisión, justificación y seguimiento periódicos a los Compromisos que aparecen vigentes en el sistema por algún procedimiento de contratación. (Mayor importancia a los que son de periodos anteriores)


Plaqueo,de Activos Fijos

Custodia, Traslado, préstamo y control de Activos Fijos

Manejo de Activos de las Comisiones (FS)

Manejo de inventarios

Control y manejo de Contratos por Servicios

Profesionales

Trámite para Pago a Proveedores (TESORERIA) 1

Sin

Definir

III.Formulación, Ejecución, Control y Liquidación del Presupuesto:

Formulación, control y comunicación del Presupuesto

Ordinario

Formulación, control y comunicación del Presupuesto

Extraordinario


Ejecución Presupuestaria Comunicación de los resultados de las Ejecuciones al jerarca y directores, fechas, discusiones, etc

Control Presupuestario Control de adelanto y Liquidación de viáticos

Revisión y control de las cuentas y su verificación con las metas, de forma periódica.

Cotejo y análisis periódico de lo Planeado y lo

ejecutado (unidades y montos)

Ingreso y registro del Presupuesto aprobado en el sistema ENLACE (ordinario, extraordinario, modificaciones, ND y NC etc) (6) Parcial CNR-05

CNR-05

Registro, Control, autorización y comunicación de

Modificaciones Presupuestarias-(7) Parcial CNR-05

Uso de Formularios, fechas de entrega, homologación de la información procesada, etc

CNR-05

Control, trámite, aplicación, documentación,

aprobación y Comunicación de Notas de Débito y

Notas de Crédito Presupuestarias en el Sistema

ENLACE (limpieza de saldos)

Liquidación Presupuestaria Conciliación del Superávit con las cuentas del Mayor

Normativa, Formato y modelos de informes y

Reportes que deben adjuntarse.

Adquisición y cotejo de la información con las otras

dependencias (ejemplo Compromisos Legales del

presupuesto, al Cierre del período)

(PROVEEDURIA) 4

Sin Definir

IV.PAGOS (TESORERÍA)

Manejo, responsabilidades y sanciones incumplimiento

o retraso en pagos y generaciones de multas

Control, trámite, registro, auxiliares y comunicación de

Inversiones y/o Instrumentos Financieros. (8) Parcial

CNR-04

Control, aprobación, registro y manejo de pagos

automáticos (9) Parcial CNR-01

Control, registro y aprobación de Caja chica (10)

Parcial CNR-03

Manejo de pagos electrónicos, (TEF, SINPE)

Anulación, plazos, traspasos con fecha específicas, etc.

(11) Parcial CNR-01

Trámite, aprobación, apertura, cierre, registro y

comunicación a proveedores de Cuentas Bancarias.

Apertura de cuentas para pago a Proveedores

Trámite y control para Apertura de cuentas para

pago a Proveedores

Trámite para Pago a Proveedores

(PROVEEDURÍA) 1

Anulación de cheques, su registro, control,

justificación, y respaldo (incluido en la ejecución

presupuestaria, si un ck es anulado y la misma partida

es luego cancelada con otro número de documento).

(12) Parcial CNR-01

Trámite control y Requisitos para la entrega de Cks

Conciliación periódica de Inversiones

Política de inversiones, aplicación. CNR-04

Parametrización para que todo ck emitido sea automáticamente incluido en el sistema contable y presupuestario. (13)

Custodia de las formulas en Blanco de Cks,

Recibos, títulos, garantías y otros valores Parcial CNR-01

Mutilación (sellos)y oportunidad de la documentación soporte de los pagos (Cks y TEF)

Manejo, archivo y custodia de las copia y originales de formularios y documentación generada.

Registro de Firmas de autorización por monto, por área y en caso de ausencia de alguno de los firmantes titulares (PROVEEDURÍA) 2

Control y Custodia de los Cks en cartera y aviso a los proveedores de su existencia, antes de anularlos (RECEPCION INSTITUC) 3

Trámite para la recuperación y revisión de Cks

Cambiados por los bancos (endosos)

Elaboración de Arqueos de Caja chica. CNR-03

Documentación que requieren en los

diferentes tipos de pago

Aprobación de los diferentes tipos de pagos

Sellos o timbraje de los diferentes tipos de

pagos y/o facturas

Registro en línea entre la contabilidad y el

ejecución del presupuesto (aplicación de la

Orden de compra)

Contemplar el trámite para el Rechazo de los

pagos por inadecuado contenido y claridad de

la información. (proceso de calidad)

Contemplar dentro de la documentación que

se tramita, se adjunte el documento del

sistema que indique, la fecha, el número, el

monto de cuándo fue registrado el

compromiso o reserva presupuestaria de dicho

pago)

Confección de indicadores.

CNR-04 CNR-01 CNR-03 CNR-01 CNR-01 CNR-03

Sin

Definir

V.REGISTRO, CONTROL Y PAGO DE NOMINA (SALARIOS) (14)

Confección, definición y entrega de Acciones de

Personal

Confección de la Planilla quincenal, mensual y especial

Registro y Confección de las Retenciones Patronales y

Empleados (Cargas Sociales y otras)

Trámite para Pago de las Retenciones Patronales y

Conciliaciones periódicas de los de datos procesados

y reportes generados

Reglamento y/o Política para pagos extraordinarios

(Condiciones y situaciones en que están autorizadas)

Detalle, descripción, referencia (Normativa interna y

universitaria) y Cálculo de cada rubro que se incluye

en la planilla.

Identificación de Roles, definición de

funciones y asignación de responsabilidades

de cada uno de los funcionarios participantes

en el proceso. (Este punto debe ser bien

identificado en cada uno de los apartados

indicados)


Empleados (Cargas Sociales y otras)

Confección y entrega de Comprobante de pago a los

funcionarios

Trámite, aprobación y Registro de datos de cada

funcionario en el sistema ENLACE

Trámite y solución para Reclamos de planillas

Cálculo, aprobación, registro y Pago de Horas Extras.

Particularidades en planillas, mensuales, quincenales,

semanales, etc.

Trámite para rebajos de préstamos, liquidación de

préstamos.

Cálculo, registro, control y pago del Salario Escolar.

Cálculo, registro, control y pago del Aguinaldo.

Evaluación periódica de proveedores (control en el

archivo del expediente del Registro de proveedores)

Elaboración, actualización y justificación de la Lista

Negra de Proveedores.

Aplicación de normativa, permisos, y beneficios por

Licencia de Maternidad.

Trámite y Asignación de claves para el uso de

sistemas y expedientes (ejemplo para el manejo del

SIAC y actualización de proveedores)

Sin

Definir

VI.RECURSOS HUMANOS

Manejo de expedientes Electrónicos

Control de asistencia

Control de Permisos e incapacidades

Control, trámite y registro de Vacaciones

institucionales y por solicitud del funcionario (incluye

el incremento por años laborales)

Control, registro y aplicación de Anualidades

Manejo de información y confidencialidad de los datos

de los empleados

Trámite, aprobación y documentación de las

Recalificaciones

Trámite, aprobación y documentación de los

Nombramientos

Aprobación para el cambio de funciones y nuevas

asignaciones (caso de Roy y administradores de

programa, Jonathan, entre otros)

Trámites y conciliación con SICERE y/o con

Operadoras de Pensiones.

Trámite, Aprobación y Seguimiento a los permisos con

goce y sin goce de salario.

Trámite, Cálculo, Registro y Generalidades de las

Liquidaciones Laborales, por Jubilación, renuncia y

despido.

Sin Definir

VII.RECEPCIÓN INSTITUCIONAL

Trámite, controles y entrega de documentos, facturas,

correspondencia, etc recibida

Trámites especiales de información

Trámite para la recepción de Ordenes Patronales,

Recibos de servicios públicos, etc

Trámite y control para la entrega de CKs, (incluye

firma y cédula del que retira, autorización de

mensajeros, solicitud de cédula o personería jurídica,

etc)

Control y Custodia de los Cheques en cartera (TESORERIA) 3

Determinar en qué momento se adjuntan los

recibos de Dinero y las Facturas por pagos

efectuados antes de recibir el servicio, como

por ejemplo las Capacitaciones.

Aclaraciones:

(1) Mensualmente solo se emite el Balance de Comprobación que genera el Sistema ENLACE, no hay procedimiento pero se tienen conocimiento por estudios anteriores y por el mismo uso que

hacemos en la Auditoría del Sistema ENLACE, que se puede generar directamente del sistema, aunque éstos no se cierran para evitar registros posteriores después de concluido el mes .

(2) Hay Acta pero no existe ningún instructivo que lo regule adecuadamente

(3) Se Contempla en el CNR-01, (3) pero de manera general e inapropiada

(4) Parcialmente considerando en el Procedimiento de Inversiones.

(5) Se refrenda Orden de Compra física pero no en el Sistema Automatizado

(6) Se considera Parcialmente en CNR-05, el Ingreso y registro del Presupuesto aprobado en el sistema ENLACE solo hay un procedimiento general para Modificaciones.

(7) No se observó en le procedimiento la comunicación al interesado (programa)

(8) Se contempla en forma parcial en el CNR-04, ya que No se indica nada sobre los Auxiliares y las conciliaciones de Inversiones como control, además que no está funcionando la Comisión de

inversiones, supuestamente quien debe analizar y asesorar sobre la mejor alternativa para invertir los fondos.

(9) Parcial CNR-01, ya que no detalla el Control y aprobación por parte de la Administración para enviar los pagos de forma electrónica.

(10) Parcial CNR-03, ya que no detalla cómo proceder en caso de detectar faltantes y sobrantes cuando se realiza el arqueo.

(11) Parcial CNR-01, no indica nada sobre la descarga en el presupuesto de los pagos efectuados, para llevar la Ejecución.

(12) Parcial CNR-01, no se comenta cómo se reversa en la Ejecución los cks anulados, para le respectivo paralelo entre las 2 contabilidades.

(13) No se contempló en el procedimiento CNR-01 de Emisión y Registro de Cks y Transferencias.

(14) No existe ningún procedimiento sobre Planillas elevado a CONARE.

“Estudio Especial sobre los Procedimientos Elaborados por ...

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