ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL DOCUMENTACION
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Diseño de Procedimientos
Diseño de Sistemas industriales
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Estructura Procedimental
• Se le conoce como documentación
• Si no esta escrito es chambre
• Para el logro de la estandarización debe existir la repetición exacta de los hechos.
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Estructura ProcedimentalTipos de Documentos
• Políticas• Normas• Indicaciones• Procedimientos PEO`S
• Conforman el manual de procedimientos o de documentación
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Estructura Procedimental• Política: es una indicación escrita de orden general
que regula actividades , actuaciones y decisiones que atañen a toda la organización.
• Norma: es una indicación escrita de orden limitada o puntual que restringe actividades, actuaciones y decisiones que atañen a un sector de la organización.
• Indicación; es una regulación o señalamiento escrito , que puede actuar independiente o como parte de un procedimiento.
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Estructura Procedimental
• Procedimientos: son documentos que describen paso a paso procesos administrativos o productivos formados por varias actividades productivas y no productivas con el fin de lograr su estandarización, mediante la repetición indicada en el procedimiento.
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Estructura ProcedimentalContenido de los procedimientos
• Descripciones generales• Objetivo general• Objetivos específicos• Alcance o delimitacion• Justificación• Parte operativa• Indicaciones• Control• anexos
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Estructura ProcedimentalContenido de los procedimientos
• Descripciones generales:• Estas aparecen en la carátula del procedimiento• Como el nombre de la empresa y su logotipo• Nombre del procedimiento y su código• Unidad o sección a la que pertenece • Numeración de paginas ( 1 de 25)• Numero de Edición del PEO• Fecha de emisión y de vencimiento (2 años)• Cuadro de firmas
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Estructura ProcedimentalContenido de los procedimientos
• Objetivo General: Es la razón de ser del procedimiento. Se debe definir el propósito para el cuál se crea el procedimiento. Es recomendable iniciar con un verbo, como: Sistematizar, Reglamentar, Lograr.
• Objetivos Específicos: definen el contenido del procedimiento indicando lo que pretende hacer en su desarrollo.
• Alcance o delimitacion: En este renglón se debe definir la amplitud que tiene el procedimiento. Se debe especificar desde donde se inicia hasta donde concluye el procedimiento.
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Estructura ProcedimentalContenido de los procedimientos
• Justificación: nos muestra el para que es necesario elaborar este procedimiento.
• Parte Operativa del Procedimiento:• Se debe pormenorizar cada uno de los actores que intervienen en el
procedimiento, así como las actividades que realizan, utilizando la técnica playscript.
• Materiales: Preferentemente en la Instrucciones de trabajo debe detallarse la lista de materiales o insumos a utilizarse para desarrollar el procedimiento.Responsabilidad y Autoridad:
• Cuando sea pertinente se puntualiza en forma sintética la responsabilidad y autoridad particular de cada funcionario en la realización del procedimiento.Frecuencia
• Cuando sea pertinente se establece el período de tiempo con el que debe repetirse el procedimiento.
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Estructura ProcedimentalContenido de los procedimientos
• Indicaciones: deben reflejar aspectos importantes como seguridad del personal o de los procesos, como colocarse dispositivos de protección personal o de la maquina en operación.
• Control: debe indicar el responsable de controlar el procedimiento, su actualización y edición.
• Anexos: contiene elementos que apoyan los procedimientos como flujo gramas, tablas y dibujos, formularios y su descripción y otros.
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DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS
Cómo será construido el Sistema de Información desde el punto de vista del usuario.
Considerar los procesos computacionales como “Caja Negra”
- DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS
Diseño de formularios/documentos
Diseño de Sistemas de codificación.
- REQUERIMIENTOS Y/O CONDICIONES PARA EL DISEÑO
INTERNO.
Definir Información que manejará el S.I.
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INSTRUMENTO QUE DESCRIBE LOS PASOS A SEGUIR PARA CUMPLIR UNA FUNCION ADMINISTRATIVA.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DEFINICIONES
OPERACIONES :
Es una acción administrativa simple ejecutada por una persona de acuerdo a una orientación superior.
ACTIVIDAD :
Es un conjunto de operaciones combinadas con un fin específico, realizado por una o más personas, en un solo lugar y de acuerdo a una norma escrita que la especifica.
PROCEDIMIENTO :
Es una secuencia detallada de las actividades y de los flujos de información que las relacionan, que deben ser ejecutadas en una o varias unidades organizativas como parte del cumplimiento de sus funciones.
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VENTAJAS
Facilita la uniformidad de acción
Efectos negativos por relevo de personal se minimizan
Instrucción de personal nuevo se facilita y se acelera
Apoya o establece buena base para el control de las operaciones.
Ayuda a la evaluación del trabajo.
Permite detectar errores, inconsistencias o cuellos de botella en los flujos de información o actividades.
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QUE SE DEBE TENER CLARO(Para especificar un procedimiento)
¿QUE SE DEBE HACER?
Significa precisar su objetivo y coordinarlo con el resto de la acción administrativa
¿QUIEN LO HACE?
Significa identificar a los responsables de las operaciones ya sea unidades organizativas, cargos o personas.
¿COMO HAY QUE HACERLO?
Significa reconocer las actividades a ejecutar, los documentos que se emplean y los flujos de información o de material que deben ocurrir.
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CARACTERISTICAS DE UN BUEN PROCEDIMIENTO
1. PRECISION
LENGUAJE O SIMBOLOIGÍA ADECUADA
2. SENCILLO
TODOS DEBEN ENTENDERLO DE LA MISMA MANERA.
3. INTEGRIDAD
DEBE ABARCAR TODAS LAS TAREAS COMPROMETIDAS EN
LA ACTIVIDAD.
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IMPORTANTE
EL DIAGRAMA RESULTANTE DEBE SER FACIL DE ENTNDER Y AL INTERIOR DE UNA INSTITUCION SE DEBE UTILIZAR UN SOLO TIPO DE SIMBOLOGIA PARA QUE TODOS TRABAJEN HACIENDO USO DEL MISMO LENGUAJE.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
EXISTEN PROCEDIMIENTOS :
GENERALES : DESCRIBEN PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTER-AREAS.
INTERNOS : DESCRIBEN PROCESOS ADMINISTRATIVOS DENTRO DE UN AREA
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
SON UTILES PARA :
PERSONAS NUEVAS EN LA FUNCION
QUIENES REALIZAN AUDITORIAS,
ASESORIAS, SISTEMAS DE INFORMACION.
ESTABLECER RESPONSABLES EN PROCESOS
INTER-AREAS.
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DESCRIBE EN FORMA
GRAFICO-NARRATIVA :
Para qué, Qué, Quien, Circunstancia condicionantes
(lógica, de tiempo, de lugar), Cómo se cumple una función.
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DISEÑAR UN PROCEDIMIENTO
IMPLICA DEFINIR :- Tareas Involucradas
- Secuencia entre tareas
- Oportunidad de realización
- Recursos Humanos, Logísticos, etc. Necesarios para
implementarlos.
- Unidad Administrativa donde se realizan las tareas.
- Cargos o funciones involucrados.
- Formularios, Documentos, Archivos que se utilizan.
- Características operacionales de los formularios, etc.
(volumen, oportunidad, frecuencia, formato, contenido).
- Interrelación entre formularios y las unidades
Administrativas, Funciones.
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PROCEDIMIENTOS PARA ESPECIFICAR UN PROCEDIMIENTO
1° REALIZAR LAS TAREAS QUE SE PRETENDEN REFLEJAR
EN ESTE.
2° ESPECIFICARLO (DIAGRAMARLO Y/O ESCRIBIRLO).
3° SEGUIR EL PROCEDIMIENTO ESPECIFICADO PARA
PROBARLO.
EXISTEN BASICAMENTE TRES FORMAS PARA ESPECIFICAR UN PROCEDIMIENTO :
- NARRATIVOS
- ESQUEMATICOS O GRAFICOS
- MIXTOS.
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RECOMENDACIONES GENERALES
- NO ESPECIFICAR NOTAS EN LA ESCRITURA DE UN PROCEDIMIENTO
LA SECUENCIA DEBE SEGUIR FIELMENTE LA DE LOS PASOS PARA
REALIZAR LA TAREA.
- CADA PASO DEBE DISPONER DE UN PARRAFO SEPARADO Y SI UN
PASO LOGICO, CLARAMENTE DEFINIDO, TIENE UN CIERTO NUMERO
DE SUBDIVISIONES DEBEN APARECER TANTOS SUBPARRAFOS,
DENTRO DEL PARRAFO, COMO SUBDIVISIONES EXISTAN EN LA
DESCRIPCION DE LA TAREA.
- NO DEBE INTENTARSE CONSEGUIR EXPRESIONES LITERARIAS PERO SI
CALIDAD EN LA ESPECIFICACION TECNICA.
. LA ESPECIFICACION DEBE SER FACIL DE ENTENDER Y ESTANDAR
PARA TODOS. ( === >UTILIZAR UNA SOLA SIMBOLOGIA Y/O
NORMATIVA).
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Simbología para los flujo gramas
FLUJO / TRANSFERENCIA
DOCUMENTOS
PROCESO
ARCHIVAR
SACAR DE ARCHIVO
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CONECTOR DENTRO DE PAGINA
CONECTOR FUERA DE PAGINA
DECISION
DISKETTE
TERMINAL
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Diseño de PEO`Scomo se va archivar
• Hay que considerar de que manera los procedimientos serán archivados, si serán archivados en fólder individuales o en cartapacios y de que manera, con el fin de dejar los espacios correspondientes para hacer perforaciones de 2 o 3 agujeros y que estas no mutilen la información, o afecten el acceso a la lectura del documento.
• 1.5 a 2.5 cm. es lo indicado para esto.
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Como se va a escribir
• La forma mas común es la de playscript
• El lenguaje debe ser sencillo
• El tamaño de la letra debe ser adecuado (12) y el tipo de letra convencional
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Como se va editar• Participantes, se debe tomar en cuenta a todos los
involucrados y si fuera posible involucrarlos.• Firmas, deben aparecer las firmas de quien
elaboro, reviso y aprobó el procedimiento.• Numero de versión, que indica las veces que el
procedimiento ha sido actualizado.• Divulgación, es la manera de cómo el
procedimiento ha sido dado a conocer entre los participantes y esto debe que dar registrado.
• Archivo, el procedimiento debe indicar donde se va archivar
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Como se va a controlar• Donde se centraliza la documentación
• Quienes deben tener copia autorizada
• Control sobre la actualización, según su vida útil (2 años) cada vez que sea necesaria su actualización por cambios importantes.
• Control sobre la distribución, a quienes se debe entregar una copia registrada
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Técnica de elaboración • Paso 1: observación directa del proceso y toma de datos.• Paso 2: consulta en detalle de cada actividad• Paso 3: elaboración del flujo grama• Paso 4: describir en detalle cada paso y su secuencia• Paso 5: diseñar los formularios si fueran parte del procedimiento y la forma
en que se llenaran.• Paso 6: prueba en vivo del procedimiento para detectar ajustes necesarios.• Paso 7: hacer los ajustes encontrados• Paso 8: editar el procedimiento como definitivo• Paso 9: divulgación entre los participantes y registrar la divulgación• Paso 10: Distribución de las copias establecidas y esta debe hacerse bajo
control• Paso 11: archivo de la documentación en los lugares de uso y de control.• Paso 12: control sobre su vencimiento, actualización, distribución y buen
uso en la implementación.