ESCUELA NORMAL NO. 3 DE TOLUCA

LICENCIATURA EN EDUCACION PREESCOLAR

ALUMNA:

PAOLA ELIZABETH ROBLES LOPEZ

MAESTRO:

ADRIAN CLEMENTE FABELA

MATERIA:

LA TICS EN EDUCACION PREESCOLAR

1° GRADO GRUPO II

CICLO ESCOLAR:

2012 – 2013

ESTRUCTURA DOCUMENTAL

REPRESENTA LA JERARQUÍA DE LOS DOCUMENTOS QUE SE DEFINEN

PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC) Y SE

REPRESENTAN EN LA SIGUIENTE PIRÁMIDE DOCUMENTAL:

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC): DOCUMENTO

QUE DESCRIBE EN FORMA GENERAL EL SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD DE LA UNIVERSIDAD, LA ESTRUCTURA DE PROCESOS, FICHAS

DE ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO, REFERENCIA A LOS

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS, EL ALCANCE Y LAS EXCLUSIONES

DEL SGC.

FICHA DE ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO: DOCUMENTO EN EL QUE SE

DESCRIBE EL ESQUEMA GENERAL DE UN PROCESO. ESTÁ

IDENTIFICADO CON UN CÓDIGO QUE COMIENZA CON LA LETRA C. LOS

ELEMENTOS QUE LO COMPONEN SON: FINALIDAD Y LÍDER DEL

PROCESO, SECUENCIA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO, ENTRADAS

(INSUMOS) Y SALIDAS (RESULTADO RELEVANTE), APORTE DEL

PROCESO AL PLAN ESTRATÉGICO, SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS

PROCESOS (INDICADORES DE GESTIÓN), INTERACCIÓN CON OTROS

PROCESOS Y RECURSOS.

PROCEDIMIENTO: DOCUMENTO QUE DESCRIBE LAS ACTIVIDADES DE

UN PROCESO, ES DECIR EL CONJUNTO DE TAREAS O ACCIONES

NECESARIAS PARA LA OBTENCIÓN DE UN RESULTADO. ESTÁN

IDENTIFICADOS CON UN CÓDIGO QUE COMIENZA CON LA LETRA P,

TIENEN LA SIGUIENTE ESTRUCTURA: OBJETIVO, ALCANCE,

DESARROLLO. EL DESARROLLO SE HACE EN UNA TABLA, EN LA QUE SE

ENCUENTRAN ASOCIADA LA DENOMINACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

DEL PROCESO, LA DESCRIPCIÓN DE ÉSTAS POR MEDIO DE TAREAS, LOS

RESPONSABLES, DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS A CADA

ACTIVIDAD, LAS DEFINICIONES DE TÉRMINOS TÉCNICOS,

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y CONTROL DE LOS REGISTROS.

SI SE NECESITA AMPLIAR LA INFORMACIÓN DE UNA TAREA, ESTA SE

HACE EN UN INSTRUCTIVO.

EJEMPLO:

HTTP://WWW.UCC.EDU.CO/SGI/PAGINAS/ESTRUCTURA_DOCUMENTAL.

ASPXESTÁ IDENTIFICADOS CON UN CÓDIGO QUE COMIENZA CON LA

LETRA I, TIENE LA SIGUIENTE ESTRUCTURA: EL DESARROLLO QUE SE

HACE EN UNA TABLA, EN LA QUE SE ENCUENTRAN ASOCIADA LA

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD POR MEDIO DE TAREAS, LOS

RESPONSABLES, DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS A CADA

TAREA, ADICIONALMENTE CONTIENE LAS DEFINICIONES DE

TÉRMINOS TÉCNICOS, DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y CONTROL DE

LOS REGISTROS.

EJEMPLO:

MANUAL: DOCUMENTO EN EL CUAL SE ESTABLECEN POLÍTICAS Y

DIRECTRICES PARA UN PROCESO O ACTIVIDAD. ESTÁ IDENTIFICADO

CON UN CÓDIGO QUE EMPIEZA POR LA LETRA M. LOS ELEMENTOS QUE

LO COMPONEN SON: UNA PRESENTACIÓN GENERAL QUE INCLUYE EL

OBJETIVO Y ALCANCE, LA TABLA DE CONTENIDO Y EL DESARROLLO, EN

EL CUAL SE DEBEN ASOCIAR LAS NORMAS INSTITUCIONALES,

PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS, FORMATOS, GUÍAS, Y LOS

ANEXOS ASOCIADOS. ESTOS PUEDEN TENER DISEÑO GRÁFICO PARA

SU PUBLICACIÓN EL CUAL DEBE SER COORDINADO CON LA DIRECCIÓN

NACIONAL DE COMUNICACIONES.

GUÍAS: DOCUMENTOS IDENTIFICADOS CON UN CÓDIGO QUE

COMIENZA CON LA LETRA G, EN ELLOS SE DESCRIBE DE MANERA

ESPECÍFICA EL MANEJO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE

SOPORTE TECNOLÓGICO, LA OPERACIÓN DE UN EQUIPO, ENTRE OTROS,

EJEMPLO: GUÍA DE USUARIO DE FINANZAS ESTUDIANTILES, GUÍA DE

MANEJO DEL ESPECTROFOTÓMETRO. DEBE CONTENER UNA

DESCRIPCIÓN GENERAL QUE INCLUYA EL ALCANCE (BIEN SEA PARA

USUARIOS EXTERNOS DE LA HERRAMIENTA O FUNCIONARIOS DE LA

UNIVERSIDAD), TABLA DE CONTENIDO, EL DESARROLLO Y

DEFINICIONES, EN LOS CASOS QUE APLIQUE. ESTOS PUEDEN TENER

DISEÑO GRÁFICO PARA SU PUBLICACIÓN EL CUAL DEBE SER

COORDINADO CON LA DIRECCIÓN NACIONAL DE COMUNICACIONES.

ANEXOS: DOCUMENTOS IDENTIFICADOS CON UN CÓDIGO QUE

COMIENZA CON LA LETRA A, ESTÁN ASOCIADOS A UN

PROCEDIMIENTO O A UN INSTRUCTIVO. EN ELLOS SE DOCUMENTA

TODA INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA QUE NO AMERITA SER

DESCRITA COMO PROCEDIMIENTO O INSTRUCTIVO, EJEMPLO: UN

LISTADO DE NOMBRES DE CARGO, LA EXPLICACIÓN DE CÓMO SE

CODIFICA UN DOCUMENTO, UN LISTADO DE PROCESOS ENTRE OTROS.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: SON DOCUMENTOS QUE NO TIENEN LA

ESTRUCTURA DEFINIDA POR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD,

PERO SON NECESARIOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS PUES

EN ELLOS SE ENCUENTRAN DATOS E INFORMACIÓN DE APOYO O

CONSULTA PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES; PUEDEN SER

ORIGEN INTERNO O EXTERNO A LA UNIVERSIDAD. SE CONSIDERAN DE

ORIGEN EXTERNO LA NORMATIVIDAD COMO LEYES, DECRETOS,

ORDENANZAS Y METODOLOGÍAS O MODELOS NECESARIOS PARA EL

CUMPLIMIENTO DE LAS REGULACIONES PROPIAS DE LOS SERVICIOS

QUE SE PRESTAN EN LA INSTITUCIÓN, TALES COMO LINEAMIENTOS

DE ACREDITACIÓN DEL CONSEJO NACIONAL DE ACREDITACIÓN (CNA),

METODOLOGÍAS PARA LA FORMULACIÓN DE PROYECTOS, LAS NORMAS

TÉCNICAS COLOMBIANAS APLICABLES (NTC-ISO 9001), ENTRE OTRAS.

ENTRE LAS ORIGEN INTERNO SE ENCUENTRAN LOS ACUERDOS DEL

CONSEJO SUPERIOR Y LAS RESOLUCIONES RECTORALES. SE

IDENTIFICAN EN EL SISTEMA HACIENDO REFERENCIA AL NÚMERO Y

NOMBRE DE LA NORMA O DOCUMENTO.

FORMATOS: ES UNA PLANTILLA O DOCUMENTO PREESTABLECIDO QUE

CONTIENE LOS CAMPOS PARA REGISTRAR DATOS QUE EVIDENCIEN LA

EJECUCIÓN DE UNA ACTIVIDAD. ESTÁN IDENTIFICADOS CON UN

CÓDIGO QUE COMIENZA CON LA LETRA F. SU ESTRUCTURA INTERNA

SE DISEÑA SEGÚN LAS NECESIDADES DE CADA PROCESO.

EJEMPLO:

REGISTROS: DOCUMENTO QUE EVIDENCIA LA EJECUCIÓN DE UNA

ACTIVIDAD O TAREA DESCRITA. NO SON MODIFICABLES Y PUEDEN SER

DOCUMENTADOS EN UN FORMATO PREVIAMENTE ESTABLECIDO.

REFERENCIA ELECTRÓNICA:

HTTP://WWW.UCC.EDU.CO/SGI/PAGINAS/ESTRUCTURA_DOCUMENTAL.ASPX