EST-OrG-001 Estructura Organizacional Por Procesos - V1.00

5/11/2018 EST-OrG-001 Estructura Organizacional Por Procesos - V1.00 - slidepdf.com

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A G E N C I A E C U A T O R I A N A D E C O O P E R A C I Ó N

I N T E R N A C I O N A L

DOCUMENTO: ESTRUCTURAORGANIZACIONAL POR PROCESOS DE

LA INSTITUCIÓN ECUATORIANA DE

COOPERACIÓN INTERNACIONALVERSIÓN 1.00

A G O S T O - S E P T I E M B R ED E 2 0 0 9



Ficha del Documento

Código EST-ORG-001Nombre Estructura Organizacional por Procesos de la Institución

Ecuatoriana de Cooperación InternacionalVersión

Revisión1.001

Elaborado por Juan Eduardo Chamorro LuceroAprobado por Dirección Ejecutiva

Fecha de elaboración 17 de agosto de2009

Fecha de aprobación

Revisiones

Fecha Funcionario Cargo Ajuste

2009-09-21

Juan EduardoChamorroLucero

Modeloorganizacional

Incorporación de varias seccionesde aporte de Mádison Carrillo,desarrollador de la primeraversión del Modelo de Gestión dela Cooperación Internacional NoReembolsable en el Ecuador.

Actualización de seccionesrelacionadas con el modelo degestión por procesos-manual deprocesos versión 1.0 segundarevisión, desarrollado por PabloRomero.

Derechos

Agencia Ecuatoriana de Cooperación Internacional | Estructura Organizacional por Procesos Página 2



TABLA DE CONTENIDO

Página ANTECEDENTES ................................................................... 5

OBJETIVOS .......................................................................... 7

METODOLOGÍA Y NORMATIVA APLICABLE .............................. 7

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL DEL MODELO DE GESTIÓN PORPROCESOS .......................................................................... 8

DISEÑO CONCEPTUAL DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONALPOR PROCESOS ................................................................. 23

PROCESOS, SUBPROCESOS, COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES DE LAS INSTANCIAS DE LA ESTRUCTURAORGANIZACIONAL .............................................................. 28

ANEXOS ............................................................................ 30

Agencia Ecuatoriana de Cooperación Internacional | Estructura Organizacional por Procesos

Página 4



ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS DE LA

INSTITUCIÓN ECUATORIANA DE COOPERACIÓNINTERNACIONAL

ANTECEDENTES

Mediante Decreto Ejecutivo 699, de 30 de octubre de 2007, se creó elSistema Ecuatoriano de Cooperación Internacional (SECI), el ConsejoDirectivo de la Cooperación Internacional (CODCI) como su instanciarectora y la Agencia Ecuatoriana de Cooperación Internacional (AGECI)como la entidad técnica y ejecutora de la gestión de la cooperación

internacional en el Ecuador.En virtud de las características del SECI en las circunstancias actuales,durante el primer semestre del 2009 la AGECI apostó por iniciar elrediseño integral del Sistema, tomando como punto de partida unadefinición clara y concreta del modelo de gestión institucional acorde conuna nueva misión corporativa y con objetivos estratégicos replanteados.

En este contexto, el esquema integral del modelo de gestión porprocesos a desplegarse en la institución, puede explicarse a partir de lasiguiente ilustración.




El modelo de procesos es un instrumento que permite en primertérmino, vislumbrar la misión de la institución a través de la respuesta ala pregunta: ¿Qué (procesos) va a hacer la organización?,obviamente enmarcado por el Plan Nacional de Desarrollo, el planestratégico, las políticas, directrices y lineamientos, las reglas.

Con esta idea en mente, el principal aporte del modelo de gestión porprocesos a una institución consiste en cambiar la idea de que suscolaboradores (anteriormente denominados “empleados”) solamentedeben “conocer y realizar actividades atómicas independientes”, por unavisión correcta de “responsabilidad de ejecución de procesos integrales”,procesos que en su mayoría están fuertemente relacionados y queatraviesan transversal y verticalmente gran parte de la organización.

Del gráfico anterior, se observa que los productos obtenidos como

resultado del alineamiento institucional al marco que lo rodea, lareingeniería de los procesos y la definición de roles, se utilizan comoinsumos para la elaboración de otros instrumentos del modelo:

• El manual de procedimientos, que señala cómo se deberíanejecutar los procesos, es decir, una serie ordenada y coordinadade actividades que instrumenten los procesos.

• El modelo de gestión va a determinar si la organización necesitacambiar o actualizar su base legal (leyes, reglamentos ynormativa) para que pueda ejecutar los procesos con el sustentocorrespondiente. Ésto es ¿con cuáles reglas se ejecutan estos

procesos en la organización?

• El tercer producto de ello es la nueva estructura organizacionalpor procesos, que indica en dónde (las unidadesorganizacionales) y con quiénes (perfiles) se deberían llevar acabo los procesos.

• Finalmente, el modelo de gestión por procesos deriva en laidentificación de un conjunto de infraestructura y sistemas desoftware (modelo tecnológico) que señala con cuálesherramientas automatizadas de soporte las personas pueden

ejecutar los procesos definidos.Estos cuatro elementos, debidamente articulados e implantados en laorganización, permiten poner en marcha el modelo integral y obtener, enconsecuencia, una mejora u optimización en la gestión institucional.

En ese sentido, el presente documento utiliza y traduce el modelo degestión por procesos a una estructura organizacional adecuada, queresponda eficaz y eficientemente a los requerimientos de productos yservicios de sus clientes externos.

La formulación de una nueva estructura organizacional para la

institución se justifica técnicamente en razón que la institución haentrado en un proceso integral de:


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• Replanteamiento de la razón de ser de la institución, cuyascompetencias y atribuciones estén alineadas a los objetivos delPlan Nacional de Desarrollo;

• Evolución de la misión y visión institucionales y en consecuencia

de sus objetivos estratégicos;• Revisión de la tipología a la cual responde el sector, en

concordancia con las competencias, atribuciones, facultades,productos y servicios institucionales, así como los niveles dedesconcentración y descentralización que permitan acercar losservicios públicos a los ciudadanos, todo ello formulado en unamatriz de competencias;

• Definición de los macro procesos que la institución considerasustantivos para el cumplimiento del nuevo rol.

Finalmente, cabe señalar que la estructura organizacional por procesos,propuesta en este documento, está en concordancia con los estándaresy lineamientos de la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo(SENPLADES) y de la ex-Secretaría Nacional Técnica de Desarrollo deRecursos Humanos y de Remuneraciones del Sector Público (SENRES),esta última incorporada como parte del Ministerio de RelacionesLaborales.

OBJETIVOS

Objetivo general:

Disponer de una nueva estructura organizacional para la instituciónregente de la cooperación internacional no reembolsable, que permitaalcanzar los objetivos estratégicos institucionales y cuya agregación devalor, dentro del subsector de la cooperación internacional noreembolsable, esté enmarcado por los lineamientos establecidos dentrodel proceso de reforma democrática del Estado.

Objetivos específicos:

• Diseñar el modelo organizacional con enfoque en procesos, como laforma adecuada para orientar el desarrollo de las acciones

institucionales hacia la satisfacción de las necesidades de susclientes, tanto internos cuanto externos, en términos de eficiencia,eficacia y efectividad.

• Asegurar que el diseño de la estructura organizacional por procesosesté basado en la normativa técnica definida por los organismoscompetentes y que se obtenga a partir de la cadena de valor, cadenade soporte y cadena de asesoría, así como del mapa de los procesosinstitucionales resultante de la reingeniería aplicada a éstos.

METODOLOGÍA Y NORMATIVA APLICABLE

En lo concerniente al aspecto metodológico, a la estructuraorganizacional por procesos se llega a partir de:




• La determinación de la planificación estrategia institucional, queincluye entre otros, la misión, visión y objetivos institucionales (uobjetivos estratégicos).

•

La identificación y descripción –a un nivel suficiente de detalle- de losprocesos institucionales que permitirán responder a la misión, visióny objetivos institucionales, en lo que se denomina modelo deprocesos.

• La definición del nuevo rol y la tipología institucional en el sectorcorrespondiente, tanto en el nivel central cuanto en el nivel territorial;la definición de las facultades, competencias, productos y serviciospor cada nivel de desconcentración y descentralización; así como elmapa de relacionamiento interinstitucional, todo ello dentro delnuevo modelo de gestión.

El modelo y el arreglo organizacional (estructura organizacional porprocesos) están regulados por la normativa, metodología y lineamientosestablecidos por la SENPLADES, constante en los siguientesinstrumentos:

• Esquema metodológico para la revisión de matriz de competencias ymodelos de gestión, Subsecretaría de Reforma Democrática delEstado e Innovación de la Gestión Pública, SENPLADES.

• Lineamientos estructurales para organizar las unidadesadministrativas en los niveles de dirección, asesoría, apoyo yoperativo de los ministerios de coordinación y sectoriales, secretaríase institutos nacionales pertenecientes a la Función Ejecutiva,SENPLADES.

• Glosario de términos de entidades, atribuciones e instancias decoordinación y participación de la Función Ejecutiva, SENPLADES.

El estatuto orgánico de gestión organizacional por procesos estáregentado por la normativa técnica dispuesta por la ex-SENRES en lasiguiente norma:

• Norma técnica de diseño de reglamentos o estatutos orgánicos de

gestión organizacional por procesos; resolución No. 46, RO 251 de 17de abril de 2006, SENRES.

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL DEL MODELO DE GESTIÓN PORPROCESOS

1.1. Caracterización de la cooperación internacional noreembolsable en el Ecuador

El Ecuador concibe a la Cooperación Internacional No Reembolsablecomo un recurso fundamental de las relaciones internacionales entre lospueblos, para lograr el desarrollo humano, fortalecer capacidades,transferir tecnología y generar equidad y cohesión social, y la considera




como un complemento de los esfuerzos del Estado nacional paraimpulsar el desarrollo1.

En el contexto del Sistema Nacional de Competencias y la concepción dela Cooperación Internacional No Reembolsable, ésta se sitúa como unsubsector del Sector de Relaciones Exteriores, en el ordenamientotemático del país.

La Cooperación Internacional No Reembolsable en el Ecuador es un subsector, en el ordenamiento temático del país, dentrodel sector de las Relaciones Exteriores.

La Cooperación Internacional No Reembolsable, en el marco de lasrelaciones soberanas entre los pueblos, identifica al menos cuatro tiposclaramente diferenciados: Asistencia Técnica, Cooperación Financiera,Ayuda Humanitaria y de Emergencia, y Donación en Especies.

Actualmente la configuración y desarrollo de la CooperaciónInternacional No Reembolsable se articula e implementa a través de lapresencia de múltiples actores públicos y privados, en el ámbito nacionale internacional, que requieren de una estructuración sistémica, un marcoconceptual claro y la delimitación por temáticas de las competencias dela institución; ello genera la necesidad de diseñar, estructurar, implantary fortalecer un “Sistema” de Cooperación Internacional NoReembolsable.

La caracterización del Sistema de Cooperación Internacional NoReembolsable puede ser expresada desde dos perspectivas, unaconceptual y otra instrumental, es decir, una visión que idealiza lo que elSistema debería ser y otra visión que identifica la forma en la cual elSistema plasma en la realidad dicha concepción. El siguiente cuadroresume las características conceptuales e instrumentales másimportantes del Sistema.

Característica conceptual Característica instrumentalEl sistema es de interéspúblico

Por tanto debe ser un sistemapúblico

Atraviesa transversalmentelos sectores temáticos delpaís

En consecuencia debe estarintegrado y articulado al resto desistemas de la gestión pública

El sistema tiene coberturaen todo el país El sistema entonces tienecompetencia a nivel nacional

Su nivel de alcance esintegral

Tiene competencia a nivel nacional,supone disponer de unarepresentación técnica a nivelinternacional, con un ámbito deaplicación diferenciado queincluya a todas las funciones delEstado, niveles de gobierno ygrupos de la sociedad civil,llegando a ser desconcentrado ydescentralizado

1 Principios para la Cooperación Internacional para el Ecuador. AGECI




Requiere ser ampliamenteparticipativo

Interviene en todo el ciclo de lapolítica: en su definición,implementación, y evaluación yseguimiento

Tiene un carácter

especializado

Es entonces un sistema

específico, que se refiere a unsector/subsector dentro de latemática del país, y que requiere deuna rectoría y regulación

En consecuencia, las condiciones de interés, transversalidad, cobertura,alcance, participación y especialización, motivan que el Sistema deCooperación Internacional No Reembolsable tenga el carácter denacional y descentralizado, por lo cual llega a establecerse como un“Sistema Nacional Descentralizado de Cooperación Internacional NoReembolsable en el Ecuador - SNDCI”.

La Cooperación Internacional No Reembolsable en el Ecuador,requiere un sistema público de carácter nacional y descentralizado.

En este contexto, como requisito fundamental y orgánico para la gestióndel Sistema Nacional Descentralizado de Cooperación Internacional NoReembolsable en el Ecuador, se requiere de una instancia que lidere,coordine e implemente su desarrollo, una instancia que asuma larectoría del subsector de Cooperación Internacional No Reembolsable,dictando políticas, regulaciones, estrategias, mecanismos e instrumentosde ejecución, que encaminan las actividades de los actores hacia el logro

de los objetivos y metas de desarrollo.

La institucionalidad para la Cooperación Internacional NoReembolsable en el Ecuador, requiere de una instancia rectora

y reguladora del sistema.

La relación natural que tiene la Cooperación Internacional NoReembolsable, por un lado con la política exterior del país (regido por elMinisterio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración), y por otro,con la planificación del desarrollo (gobernado por la Secretaría Nacionalde Planificación y Desarrollo), determina un arreglo institucional(denominado también como “estructura organizacional”) que permitauna relación horizontal entre la instancia rectora de la CooperaciónInternacional No Reembolsable y la Secretaría Nacional de Planificación yDesarrollo, así como con el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercioe Integración. La interacción directa de las tres instituciones, en ladefinición de la Política de Cooperación Internacional No Reembolsableen el Ecuador, alineada al Plan Nacional de Desarrollo y en el Marco de laPolítica de Relaciones Exteriores, se asegura con la existencia de unainstitucionalidad bien posicionada en el marco de la ReformaDemocrática del Estado, y se materializa en el Consejo Directivo deCooperación Internacional – CODCI. El CODCI, podría alimentarse delinsumo proveniente de un Consejo Consultivo Ampliado de la

Cooperación Internacional (CCCI), temático y coyuntural, donde converjala participación de todos los actores nacionales públicos y de la sociedadcivil, así como cooperantes gubernamentales y privados.




El arreglo organizacional de la institucionalidad de laCooperación Internacional No Reembolsable en el Ecuador,requiere una instancia directiva CODCI, donde participen:SENPLADES, el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio eIntegración, los Ministerios de Coordinación y una

representación de los Gobiernos Autónomos Descentralizados(GADs).

Además, el arreglo organizacional de la institucionalidad de laCooperación Internacional No Reembolsable en el Ecuador,requiere una instancia consultiva CCCI, donde participen deforma amplia actores nacionales públicos y de la sociedad civil,así como cooperantes gubernamentales y privados.

Este arreglo organizacional permitirá que tanto la planificación nacional,como las relaciones exteriores, comercio e integración, cuanto lacooperación internacional no reembolsable cuenten con una política

específica, pero estrechamente relacionada, bajo principios decomplementariedad, armonización, articulación y alineación, donde lasrelaciones interinstitucionales, tengan un carácter “horizontal” y unainfluencia de doble vía en la formulación de políticas públicas.

Es necesario, incluir en el CODCI una representación de los GobiernosAutónomos Descentralizados – GADs. Esta participación permitiráconsiderar de manera concertada, la incorporación de la cooperacióninternacional descentralizada, bajo la concepción de un sistema deservicio público.

La integración institucional y el rol de la INSTITUCIÓN ECUATORIANA DECOOPERACIÓN INTERNACIONAL, garantizan la participación activa y denivel de decisión de la SENPLADES, el MRECI y los GADs, eliminando lafigura de “adscripción múltiple” que podría representar una limitantepara el adecuado ejercicio de la rectoría del subsector.

La facultad de rectoría de la Cooperación Internacional en elEcuador, requiere considerar la eliminación de la adscripciónde la INSTITUCIÓN ECUATORIANA DE COOPERACIÓNINTERNACIONAL a cualquier otra entidad pública.

1.2. La nueva razón de ser de la institucionalidad decooperación internacional no reembolsable del Ecuador

En relación con la competencia sobre la “cooperación internacional noreembolsable”, dentro del Plan Nacional de Desarrollo existen tresobjetivos que podrían obtener contribución de las acciones, medidas ygestiones que el Estado ecuatoriano realice a través de la cooperacióninternacional. En ese sentido, el cuadro que se presenta a continuacióndetalla aquellas atribuciones del Sistema Nacional Descentralizado deCooperación Internacional No Reembolsable en el Ecuador -dentro de lacompetencia referida- que coadyuvan al cumplimiento de dichosobjetivos del Plan Nacional de Desarrollo.

OBJETIVOS DEL PLAN

NACIONAL DE

DESARROLLO

COMPETEN

CIAS

RELACIONA

ATRIBUCIONES DEL SECI




DAS

• Objetivo 2. Mejorar las

capacidades y

potencialidades de la

ciudadanía

• Objetivo 5. Garantizar la

soberanía nacional, la paz

y auspiciar la integración

latinoamericana

• Objetivo 8. Afirmar la

identidad nacional y

fortalecer las identidades

diversas y la

interculturalidad

• Objetivo 12. Reformar el

Estado para el bienestar

colectivo

COOPERACIÓ

N

INTERNACIO

NAL

• Definir la política de Cooperación Internacional

del país

• Gestionar la articulación, armonización y

alineamiento de la Cooperación internacional

(CI) a las prioridades nacionales del Ecuador

• Gestionar los proyectos y programas con los

organismos de la cooperación internacional ( o

comunidad internacional)

• Gestionar la Cooperación Internacional en

situaciones de emergencia

• Gestionar el seguimiento y la evaluación de la

Cooperación Internacional en el Ecuador y de la

Cooperación Ecuatoriana, orientándolos al

impacto

• Gestionar el portafolio de capacidades locales,

los convenios de cooperación y los instrumentos

de gestión de la Cooperación Ecuatoriana

• Gestionar la información y el conocimiento de la

Cooperación Internacional en el Ecuador

• Asumir la rectoría del Sistema Ecuatoriano de

Cooperación Internacional

• Instrumentar la política de Cooperación

Internacional, aprobada por la INSTITUCIÓN

ECUATORIANA DE COOPERACIÓN

INTERNACIONAL

• Definir e instrumentar la regulación y normativa

técnica en materia de cooperación internacional

en el Ecuador, para el SECI

• Definir e implementar la estrategia nacional en

materia de Gestión de la Cooperación

Internacional

• Coordinar la interoperabilidad de la

INSTITUCIÓN ECUATORIANA DE COOPERACIÓN

INTERNACIONAL con los actores del Sistema

Ecuatoriano de Cooperación Internacional

• Ejercer el control del SECI

La nueva razón de ser de la institucionalidad de la cooperacióninternacional no reembolsable, pasa también por la reformulación de lamisión, visión y objetivos estratégicos. En este contexto y fruto de unesfuerzo realizado por todos los colaboradores de la AGECI, bajo elmando de la Dirección Ejecutiva, se logró construir al interior de lainstitución las directrices que marcan su nuevo rumbo.

Los cuadros que se presentan a continuación reproducen la últimaversión de la nueva concepción de la misión, visión y objetivosestratégicos; aunque éstos no han sido oficializados por la DirecciónEjecutiva a la fecha de elaboración del presente documento, constituyenelementos referenciales importantes para el análisis de la nuevainstitucionalidad de la cooperación internacional en el Ecuador.

MISIÓN INSTITUCIONAL: Armonizar, alinear, apropiar y articular la cooperación




internacional no reembolsable a las prioridades del país, en elmarco de las políticas, objetivos y procedimientos nacionales,dentro de un sistema nacional y mundial.

VISIÓN INSTITUCIONAL:

Ecuador contribuyendo a la configuración de una agendasolidaria de cooperación internacional y de mutuaresponsabilidad entre los pueblos y naciones, para el desarrollosostenible.

OBJETIVOS INSTITUCIONALES:• Alinear la cooperación internacional a las metas y políticas

del Plan Nacional de Desarrollo, promoviendo suapropiación a través de los sistemas nacionales y lacomplementariedad de la intervención.

•

Articular y armonizar las políticas, prácticas y modalidadesde la cooperación internacional no reembolsable en elEcuador, velando por la corresponsabilidad entre los actoresdel SECI.

• Potenciar la cooperación internacional no reembolsable enel Ecuador.

• Desarrollar capacidades y fortalecer la institucionalidad dela INSTITUCIÓN ECUATORIANA DE COOPERACIÓNINTERNACIONAL y del SECI.

• Promover la inserción del Ecuador al Sistema Mundo, comoun actor proactivo en los foros, instancias y la agendainternacional de desarrollo.

Consecuentemente, cualquiera que fuese la INSTITUCIÓN ECUATORIANADE COOPERACIÓN INTERNACIONAL con la competencia en el subsectorreferido, dentro del marco de las atribuciones del SECI, debería ser“revisada” y eventualmente “reforzada” en aras de cumplir con su nuevorol.

Por revisión, se entiende al conjunto de acciones encaminadas a

determinar si las unidades organizacionales actuales (entendidas comoprocesos), contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales.Por reforzamiento, aquellas encaminadas a potenciar las capacidadesque le permitan a la institución llegar a ellos.

Finalmente, hay que expresar que el análisis del actual modelo degestión institucional es consecuente además con el proceso denormalización, reforma e innovación de la gestión pública ydesconcentración de la Función Ejecutiva, conducida por SENPLADES.

1.3. Los procesos de la cooperación internacional noreembolsable




El insumo principal para la definición del nuevo modelo de gestión, lanueva razón de ser de la institución, es el modelo de procesos denegocio, que identifique qué es lo que realiza la institución, cuál es suárea de negocio, o simplemente qué beneficio obtienen de ella susclientes (internos y externos, entendidos como aquellos quienesdemandan servicios o productos de la institución).

En los pasados meses, la AGECI ha trabajado en la estructuración delmodelo de procesos2 que le permita enfrentar su nuevo rol dentro delSECI. Uno de los resultados instrumentales de dicho trabajo ha sido elmapa de procesos (dispuesto en una cadena de valor) y presentado en lasiguiente ilustración.

Direccionamiento Estratégico

A c t o r e s d e l S E C I

Gestión de Asesoría

Gestión Directiva

Gestión de Apoyo

Gestión de la CooperaciónInternacional

Gestión de laCooperación Ecuatoriana

InvestigaciónProspectiva de la

C.I.

Gestión Estratégica de laC. I.

Seguimiento yEvaluación de la

C.I.

PROCESOS GOBERNANTES

PROCESOS AGREGADORES DE VALOR

PROCESOS HABILITANTES

El diagrama expuesto, identifica tres tipos de procesos: gobernantes,agregadores de valor y habilitantes.

Proceso Según la norma ISO 9000:2000: conjunto deactividades mutuamente relacionadas o queinteractúan, las cuales transforman elementos deentrada en resultados.

Según el modelo EFQM: secuencia de actividades quevan añadiendo valor mientras se produce undeterminado producto o servicio a partir dedeterminadas aportaciones

Procesogobernante

Conocido también como proceso estratégico, procesogobernador, proceso de dirección, proceso de

2 Para mayores detalles, referirse al documento “Modelo de Gestión por Procesos - Manual deprocesos, AGECI, septiembre de 2009”




regulación, proceso de gerenciamiento:

Proceso que encamina la gestión institucionalmediante la emisión de políticas, directrices, planesestratégicos, normas, procedimientos, acuerdos,

resoluciones e instrumentos para una adecuadaadministración y ejercicio de la representación legal dela organización.

Procesoagregador

de valor

Proceso específico, proceso institucional, procesoprimario, proceso principal, proceso productivo,proceso de producción, proceso de línea, proceso deoperación, proceso clave, proceso sustantivo, procesogenerador de valor, proceso misional:

Proceso que genera, administra y controla losproductos y servicios destinados a los clientes

externos, y que responden a la misión y objetivosestratégicos de la organización.

Proceso responsable de generar el portafolio deproductos y servicios destinados a clientes externos yque permiten cumplir con la misión institucional y losobjetivos estratégicos; constituye la razón de ser de laorganización.

Procesohabilitante deapoyo

Proceso habilitante de sustento, proceso habilitante delogística, proceso habilitante accesorio, procesohabilitante de soporte, proceso habilitante

administrativo:Proceso responsable de otorgar apoyo logístico paragenerar el portafolio de productos y serviciosrequeridos por los procesos gobernantes, por losprocesos agregadores de valor o por sí mismos, deforma tal que posibiliten la gestión de la organización.

Procesohabilitante deasesoría

Proceso responsable de otorgar asesoría para generarel portafolio de productos y servicios requeridos por losprocesos gobernantes, por los procesos agregadoresde valor o por sí mismos, de forma tal que posibiliten la

gestión de la organización.

El siguiente gráfico ilustra el segundo nivel de desglose de los procesosoperativos de la Institución Ecuatoriana de Cooperación Internacionalque apuntan hacia la consecución de su misión. Este nivel de detalle,conjuntamente con los conocidos procesos gobernantes y habilitantes,es suficiente para la determinación de la estructura organizacional(también conocida como arreglo organizacional) que debe responder alnuevo modelo de gestión.




Gestión de laCooperaciónInternacional

Gestión Estratégica de la C.I.

Armonización yAlineamiento de la C.I.

Gestión descentralizadade la Coop. Internacional

Gestión de Riesgos yEmergencias

Coordinación de laCooperación NoGubernamental

Gestión de Conveniosde C.I.

Gestión EstratégicaIntersectorial

ASIA

AMERICA

EUROPACiencia

Tecnolo

FronteraNorte

Galápagos

AprobaciónProg. Proy -CI

Gestión de laCooperaciónEcuatoriana

Gestión del Portafoliode Capacidades

Endógenas

Promoción de laCooperaciónEcuatoriana

Gestión de Convenios

Coordinación einstrumentación de la

Ejecución

Investigación Prospectiva de la Cooperación Internacional

Análisis, Investigación Administración de Servicios de Información

Seguimiento y Evaluación de la C.I.

Coop.Horizontal

Coop. Triangular

Coop.Multilat

Desarrolloprofesion

La descripción de los procesos, es la siguiente:

Procesos gobernantes:

Direccionamiento estratégico.- Ejerce la rectoría y regulación de laCooperación Internacional No Reembolsable en el Ecuador medianteel establecimiento de la política pública, estrategias, planes einstrumentos de la materia; lidera la gestión institucional mediante laorientación estratégica y el establecimiento de políticas, normas,procedimientos y demás instrumentos de ejecución.Gestión directiva.- Coordina y facilita la implementación de laspolíticas y las estrategias de gestión técnica, administrativa yfinanciera en el ámbito de la cooperación internacional noreembolsable, a través de las correspondientes unidadesadministrativas.

Procesos habilitantes:De asesoría:

Planificación.- Diseña, coordina y elaborar la planificaciónestratégica institucional así como define, consolida, controla ymonitorea los planes, programas y proyectos institucionales; formulala política pública en materia de cooperación internacional noreembolsable.Comunicación.- Gestiona los medios, las relaciones públicas y laimagen corporativa a fin de mantener informado al público interno yexterno a la institución respecto a la gestión institucional, los logros e

impacto de la cooperación internacional no reembolsable en elEcuador.




Asesoría jurídica.- Coordina las acciones que brindan y sustentan elasesoramiento legal y jurídico en el marco de la misión institucional,así como en las áreas de derecho constitucional, contratación pública,derecho administrativo, laboral, procesal y otros, orientados agarantizar la seguridad jurídica en los actos administrativosinstitucionales.Auditoría interna.- Examina, verifica y evalúa con independencia yobjetividad, el cumplimiento de la misión, visión y objetivosestratégicos institucionales así como de la utilización eficiente,efectiva, económica y ética de los recursos institucionales, consujeción a las disposiciones legales, normas nacionales einternacionales.Gestión de mesas de coordinación del SECI.- Genera y consolidaun espacio de coordinación y trabajo conjunto entre el Estado y losorganismos de cooperación con el fin de asegurar la eficiencia de lacooperación no reembolsable, valorada por el cumplimiento de losindicadores de la Declaración de París en el sector temático

correspondiente, y como complemento de las iniciativas nacionales,enmarcadas en el Plan Nacional de Desarrollo y las agendassectoriales respectivas.

De apoyo:

Gestión Administrativo-Financiera.- Gestiona y coordina lasfinanzas, el talento humano y los recursos materiales institucionales,para coadyuvar al cumplimiento de los objetivos y metas, dentro delmarco legal vigente.

Procesos agregadores de valor:

Investigación Prospectiva de la Cooperación Internacional.-Administra y ejecuta los procesos de análisis e investigación de lainformación de la cooperación internacional no reembolsable, así como de los servicios de información, requeridos para la gestiónintegral de la cooperación internacional no reembolsable en elEcuador.Gestión de la Cooperación Internacional Hacia el Ecuador.-Armoniza y alinea la cooperación internacional no reembolsabledisponible, conveniente y concretada, en relación con las necesidadesnacionales y prioridades estratégicas; gestiona los convenios de

cooperación internacional no reembolsable.Gestión Estratégica de la Cooperación Internacional.- Identificalas necesidades nacionales y prioridades estratégicas del país querequieren de cooperación internacional no reembolsable; gestiona ycoordina la cooperación internacional para la gestión de riesgosnaturales y antrópicos, especialmente en situaciones de emergencia;coordina la cooperación internacional no gubernamental y apoya lagestión descentralizada de la cooperación internacional en losgobiernos autónomos descentralizados.Gestión de la Cooperación Ecuatoriana Hacia el Mundo.-Administra el portafolio de capacidades endógenas o locales delEcuador, los convenios de cooperación con otros países y la

instrumentación de su ejecución; promociona y difunde lascapacidades endógenas del Ecuador en el Mundo.


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Seguimiento y Evaluación del Impacto de la CooperaciónInternacional.- Evalúa los resultados e impactos de la intervenciónde la cooperación internacional y de la cooperación ecuatoriana yrealiza el seguimiento de los instrumentos internacionales.

Sin embargo, de forma previa a determinar la necesidad de disponer deuna nueva estructura organizacional, se debe verificar si la actualdisposición orgánica responde a los procesos identificados dentro delnuevo rol institucional. Los dos insumos que se utilizan para ello son: laestructura organizacional actual de la AGECI y los nuevos objetivosestratégicos (según lo señalado en la sección 4.2).

La estructura organizacional actual de la AGECI, por procesos, puedeapreciarse en la siguiente ilustración.

De esta forma, el siguiente cuadro registra los procesos agregadores devalor que aportan o contribuyen a la consecución de los objetivosestratégicos; en este cuadro, la intervención a la obtención de losobjetivos estratégicos por parte de un proceso agregador de valor se

marca con una cruz.

Políticas yNegociaci

ón

Enlace,Seguimient

o yEvaluación

Alinear la cooperación internacional a las metas y políticas del Plan

Nacional de Desarrollo, promoviendo su apropiación a través de los

sistemas nacionales y la complementariedad de la intervención

X

Articular y armonizar las políticas, prácticas y modalidades de la

cooperación internacional no reembolsable en el Ecuador, velando

por la corresponsabilidad entre los actores del SECI

X

Potenciar la cooperación internacional no reembolsable en elX




Ecuador

Desarrollar capacidades y fortalecer la institucionalidad de la

INSTITUCIÓN ECUATORIANA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL y del

SECI

Promover la inserción del Ecuador al Sistema Mundo, como un actor

proactivo en los foros, instancias y la agenda internacional dedesarrollo

En el cuadro anterior se puede apreciar que existen dos objetivosestratégicos que no encuentran correspondencia con los procesosagregadores de valor, el primero tiene que ver con el desarrollo decapacidades, mientras que el segundo con el ofrecimiento decooperación ecuatoriana hacia el Mundo. Apreciaciones como ésta,apuntan a que se debe reformular y/o complementar la estructuraorganizacional de la AGECI con el fin de incluir dentro de la cadena devalor y por consiguiente en la institución los nuevos procesos

identificados; además, la reformulación de la estructura organizacionaldebe observar las directrices y lineamientos de Reforma Democrática delEstado e Innovación de la Gestión Pública, de SENPLADES.

Tomando en cuenta las consideraciones y definiciones previas, sedeterminan los nuevos roles de cada uno de los actores de laCooperación Internacional No Reembolsable en el Ecuador:

Actor RolINSTITUCIÓN

ECUATORIANA DE

COOPERACIÓN

INTERNACIONAL

Entidad pública, con facultad rectora, que dicta la política

de cooperación internacional no reembolsable, reguladora

del SECI para la gestión de la Cooperación Internacional No

Reembolsable en el Ecuador y que coordina, planifica,

gestiona, monitorea y evalúa la cooperación internacional

no reembolsable.EJECUTORES Entidades públicas, solicitantes y/o ejecutoras de los

programas y proyectos con Cooperación Internacional No

Reembolsable. Entidades privadas como ONGs.

La sociedad civil.GOBIERNOS AUTÓNOMOS

DESCENTRALIZADOS

(GAD)

Entidades públicas de gestión descentralizada de la

Cooperación Internacional No Reembolsable, con las cuales

la INSTITUCIÓN ECUATORIANA DE COOPERACIÓN

INTERNACIONAL coordina acciones, en el marco del SECI.1.4. Tipología institucional, matriz de competencias y

relacionamiento institucional

La tipología aplicable al Sistema Nacional Descentralizado deCooperación Internacional debe respetar las competencias de gestión dela cooperación internacional, entendida comoagenciamiento/negociación/ejecución/seguimiento/evaluación, que losartículos 262, 263, 264, 266 y 267 de la Constitución del Ecuadorreconocen para los Gobiernos Autónomos Descentralizados, de acuerdocon las respectivas circunscripciones territoriales.

En la siguiente perspectiva, se debe concebir la desconcentración a nivelregional de la gestión de la cooperación internacional con el fin de




acercar y potenciar la operatividad de la cooperación internacional en lasdiferentes regiones de planificación del país, cde acuerdo con su propiarealidad y capacidad.

En consecuencia, el Sistema Nacional Descentralizado de CooperaciónInternacional (SNDCI) se traduce en una tipología institucional quedistribuye las competencias de cooperación internacional de la siguientemanera:

En el nivel central

Competencias Responsable• Definición y establecimiento de las políticas en cooperación

internacional en el Ecuador.• Seguimiento y evaluación estratégicos al alineamiento de la

cooperación internacional a las políticas definidas.

• Definición y establecimiento de la regulación y normativatécnica para la gestión operativa de la cooperacióninternacional.

• Coordinación de las acciones de todos los actores del SECI(entidades públicas del nivel central y local).

• Control y vigilancia del uso y aplicación de la regulación ynormativa técnica a nivel nacional.

• Planificación de los aportes de la cooperación internacionalen complementariedad con los planes de desarrollonacionales y locales.

• Manejo de la relación, Ecuador – Resto del Mundo, enmateria de cooperación internacional oficial, concretándolaa través de convenios marco o acuerdos internacionalesmacros.

• Agenciamiento operativo de la cooperación internacionalpor cada uno de los programas, proyectos y demásinstrumentos de implementación.

INSTITUCIÓNECUATORIANA

DECOOPERACIÓN

INTERNACIONAL

• Gestión de la cooperación internacional, en observancia dela planificación, regulación y normativa técnica.

• Rendición de cuentas al nivel central.

GobiernoCentral, otrasFunciones del

Estado

En el nivel territorial

Competencias Responsable

• Articulación de la planificación de los aportes de lacooperación internacional en complementariedad con losplanes de desarrollo regionales y locales.

• Agenciamiento operativo de la cooperación internacionalpor cada uno de los programas, proyectos y demáselementos de implementación.

• Rendición de cuentas al nivel central.

INSTITUCIÓNECUATORIANA

DECOOPERACIÓN

INTERNACIONALDESCONCENTRA

DA• Gestión de la cooperación internacional, en observancia de

la planificación, regulación y normativa técnica.• Rendición de cuentas al nivel central.

GobiernosAutónomos

Descentralizados,

Otras Funciones

del Estado




De acuerdo con las competencias señaladas, se pueden establecer lasatribuciones, facultades, productos/servicios, actores externos, ejecucióndesconcentrada y ejecución descentralizada de la cooperacióninternacional no reembolsable. El instrumento que visualiza estosniveles, se conoce como matriz de competencias, cuyo primer grado dedesglose puede apreciarse en la sección de anexos.

Finalmente, la mayor parte de los elementos analizados en el presentedocumento, pueden ser resumidos en un mapa que muestre lasrelaciones entre cada uno de los actores de la cooperación internacionalno reembolsable, así como los niveles de ejercicio de facultades de cadaactor; en el siguiente gráfico se visualiza este relacionamiento, tomandoen cuenta que las líneas verticales señalan las facultades que puedenser ejercidas por cada actor, las líneas horizontales marcan lasrelaciones interinstitucionales (inter-actores) de coordinación que debendarse, mientras que las líneas de retorno desde los niveles inferioreshacia los superiores marcan acciones de reporte de rendición de

cuentas.

Según el documento “Esquema metodológico para la revisión de matrizde competencias y modelos de gestión, de la Subsecretaría de ReformaDemocrática del Estado e Innovación de la Gestión Pública, SENPLADES”y en observancia del análisis técnico previo, se determina que latipología aplicable al SNDCI es la tipología 3: alta descentralización ypoca desconcentración.

Dentro de este esquema, la estructura institucional requiere un nivel dedesconcentración regional, y relación con los Gobiernos AutónomosDescentralizados consecuente con el mandato constitucional de disponer




de un alto nivel de descentralización, apoyado por el principio deintegralidad sistémica (alineación, articulación y homogeneidad) quecoadyuve a la prestación de productos y servicios a través de losgobiernos autónomos descentralizados, en una organización que seadministra de manera descentralizada.

1.5. Representación gráfica de una estructura organizacionalpor procesos

Uno de los productos resultantes del modelo de procesos institucionales,es el modelo organizacional, que ordena y ubica a cada uno de losprocesos identificados dentro de una estructura jerárquica estándar, queseñala el grado de contribución de cada uno de ellos dentro de la cadenaproductiva de la institución.

La estructura organizacional por procesos, dispone en consecuencia, alos procesos gobernantes, agregadores de valor y habilitantes dentro de

“unidades administrativas” (departamentos, áreas, direcciones, etc.), detal forma que cada persona que se ubique en una u otra unidadadministrativa conozca las atribuciones, responsabilidades, productos yservicios que tiene que desempeñar y ofrecer, respectivamente, dentrode una misión específica de la unidad. La definición típica de losprocesos debe complementarse con un criterio de territorialidad, esto es,aquellos que se ejecutarán en la planta central de la institución yaquellos que se ejecutarán de forma desconcentrada en ubicacionesgeográficas dispersas.

Con el fin de identificar fácil y claramente a cada tipo de proceso, seutiliza una diagramación estándar como la siguiente.

Los procesos desconcentrados, a nivel de estructura organizacional,recurren a la misma lógica de distribución de los procesos centrales, conla única característica de que deben agregar valor, es decir, deben teneral menos procesos al nivel operativo.

Además, dependiendo de la complejidad de la misión institucional, losprocesos gobernantes usualmente se dividen en dos, uno para el

“direccionamiento estratégico” y el segundo para la “gestión directivainstitucional”. Con ese mismo criterio, los procesos habilitantes de apoyo




suelen colocarse sobre o bajo esta segunda instancia, para indicar si esel proceso de direccionamiento estratégico el que tiene su control y siéste es delegado o no a la segunda instancia.

DISEÑO CONCEPTUAL DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

POR PROCESOSResumiendo todos los acápites anteriores, se obtienen las característicasdel arreglo organizacional correspondiente a la INSTITUCIÓNECUATORIANA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL y constantes en elsiguiente cuadro:

Compendio de las características de la Estructura Organizacionalde la Institución Ecuatoriana de Cooperación Internacional

La institucionalidad para la Cooperación Internacional No Reembolsable en el Ecuador,requiere de una instancia rectora y reguladora del sistema, responsable de dictar lapolítica pública de cooperación internacional no reembolsable

La facultad de rectoría de la Cooperación Internacional en el Ecuador, requiere considerarla eliminación de la adscripción institucional a cualquier otra entidad públicaRequiere de una instancia consultiva CCCI, donde participen de forma amplia actoresnacionales públicos y de la sociedad civil, así como cooperantes gubernamentales yprivados

Tiene que liderar el Sistema Nacional Descentralizado de Cooperación Internacional NoReembolsableDebe ser responsable de coordinar con los Ministerios de Coordinación y los GADs, laejecución, seguimiento y evaluación de la Cooperación Internacional No Reembolsable enel EcuadorDebe tener la facultad de asistir y facilitar las decisiones de Estado, promover elcumplimiento de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo, en materia de Cooperación

Internacional No Reembolsable en el EcuadorDebe tener la facultad de gestionar la C.I. de forma desconcentradaDebe poder controlar y vigilar el uso y aplicación de la regulación y normativa técnica anivel nacionalDebe tener las facultades de coordinación, planificación, agenciamiento, ejecución,seguimiento y evaluación de la cooperación internacional no reembolsable en el Ecuador

Dentro de la reforma democrática del Estado, SENPLADES se encuentracoordinando a nivel de las instituciones del gobierno central, un procesode innovación de la gestión pública, que trata de estandarizar los tiposde instituciones públicas pertenecientes a la Función Ejecutiva.

En el mismo sentido, la propia SENPLADES define los conceptos de variostipos de instituciones; estos tipos se convierten a su vez, enposibilidades para la nueva institucionalidad de la AGECI, más aúnconsiderando que dentro de la estandarización de instituciones se haeliminado la figura denominada “agencia”:

Instituto Organismo público, adscrito a un Ministerio Sectorial o

Secretaría Nacional, creado para el ejercicio y la ejecución de

actividades especializadas, preferentemente en las áreas de

investigación, promoción, normalización, ciencia y tecnología

Secretaría

Técnica

Organismo público que, por delegación y bajo la supervisión del

ente al cual está adscrito, tiene la facultad de asesorar, dictar ygestionar política transversal a un Sector. Estará adscrita a un

Ministerio Sectorial o a una Secretaría Nacional, y la máxima




autoridad será designada por el Ministro Sectorial o el

Secretario Nacional correspondiente

Secretaría

Nacional

Entidad que tendrá la rectoría sobre temas que superan la

cobertura de un sector de la administración pública; formula y

determina política, planes, programas y proyectos. El ejerciciode sus competencias puede ser desconcentrado y compartido

con otras carteras de Estado. Su dirección está a cargo de un

Secretario Nacional con rango de Ministro de Estado, a quien

serán aplicables las mismas disposiciones constitucionales y

legales que a un Ministro de Estado

Agencia deregulación y

control

Organismo técnico que tiene por funciones la regulación

(emisión de normas para el desarrollo y cumplimiento de la

política pública y la prestación de los servicios, con el fin de

dirigir, orientar o modificar la conducta de los agentes

regulados) de las actividades del sector, el control técnico de

las actividades realizadas por los agentes que operan en él y la

preparación de informes sobre las normas que debería observar

el respectivo organismo de control, de acuerdo con su ley. Su

ámbito de acción es específico a un sector determinado y

estará adscrita a un Ministerio Sectorial o Secretaría Nacional

Ministerio de

CoordinaciónEntidad encargada de coordinar y concertar las políticas y

acciones que adopten las diferentes instituciones que integran

sus áreas de trabajo. Para su funcionamiento no requieren de

entidades desconcentradas o adscritas

Ministerio

Sectorial

Entidad encargada de la rectoría de un sector, del diseño,

definición e implementación de políticas; de la formulación e

implementación de planes, programas y proyectos, y de su

ejecución de manera desconcentradaCon estas definiciones y las características de la institucionalidad de lacooperación internacional no reembolsable, es posible identificar cuál delas instituciones públicas es la candidata idónea para acoger el nuevo rolinstitucional. El siguiente cuadro detalla, para cada característica, si cadainstitución tiene o no la capacidad de cumplirla.

Característica de la institución de

C.I.

Tipo de Institución Pública

INSTITUTO SECRETARÍA TÉCNICA

SECRETARÍ

A

NACIONAL

MINISTERIO

DECOORDINACI

ÓN

MINISTERI

O

SECTORIAL

Entidad rectora y reguladora de la

política pública de cooperación

internacional no reembolsable

No

Sí, por

delegación

del ente al

cual está

adscrito

Sí No Sí

Considera la eliminación de la

adscripción a otra entidad pública

No No, pero la

adscripción

puede ser

sustituida

por ladelegación

de la

Sí Sí Sí




facultad de

rectoría

Permite instancias consultivas Sí Sí Sí Sí Sí

Líder del SECI Sí Sí Sí Sí Sí

Coordinar con los Ministerios de

Coordinación y los GAD´s la

ejecución, seguimiento y

evaluación de la C.I. en el Ecuador

Sí Sí Sí No No

Asistir y facilitar las decisiones de

Estado, promover el cumplimiento

de los objetivos del PND, en

materia de C.I. no reembolsable

Sí Sí Sí Sí Sí

Debe tener la facultad de gestionar

la C.I. de forma desconcentradaSí Sí Sí No Sí

Debe poder controlar y vigilar el

uso y aplicación de la regulación y

normativa técnica a nivel nacional

No Sí Sí No No

Debe tener las facultades de

coordinación, planificación,agenciamiento, ejecución,

seguimiento y evaluación de la

cooperación internacional no

reembolsable en el Ecuador

No Sí Sí No Sí

El ejercicio de sus competencias

puede ser compartido con otras

carteras de Estado

No No Sí No No

Del cuadro anterior se desprende que la INSTITUCIÓN ECUATORIANA DECOOPERACIÓN INTERNACIONAL tiene dos posibilidades deinstitucionalidad para cumplir con el nuevo rol: SECRETARÍANACIONAL (sin condicionamiento alguno) o SECRETARÍA TÉCNICA

(con algunas condiciones). En el cuadro anterior, se puede colegir quela diferencia entre ambas es que la SECRETARÍA TÉCNICA necesita deuna adscripción a otra entidad pública de mayor jerarquía, en este caso,a la institución rectora del subsector de cooperación internacional noreembolsable (dentro del sector de las relaciones exteriores), es decir alMinisterio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, así comouna delegación expresa de ésta de la facultad de rectoría sobre elsubsector.

En definitiva, las posibilidades de la nueva institucionalidad de lacooperación internacional no reembolsable se reducen a las siguientes:

a) Ser una SECRETARÍA NACIONAL, sin adscripción alguna a otro entepúblico, con rectoría sobre la cooperación internacional noreembolsable; con capacidad para formular y determinar política,planes, programas y proyectos. El ejercicio de sus competenciaspuede estar desconcentrado y ser compartido con otras carteras deEstado.

b) Ser una SECRETARÍA TÉCNICA, adscrita al Ministerio de RelacionesExteriores, Comercio e Integración (en razón que el subsector de lacooperación internacional no reembolsable es parte del sector de lasrelaciones exteriores del Ecuador); por delegación y bajo lasupervisión del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e

Integración como entidad adscriptora, puede tener la facultad de




asesorar, dictar y gestionar la política de cooperación internacional noreembolsable.

Para los dos casos, los lineamientos estructurales para organizar lasunidades administrativas en los niveles de dirección, asesoría, apoyo yoperativo de los ministerios de coordinación y sectoriales, secretarías einstitutos nacionales pertenecientes a la Función Ejecutiva, deSENPLADES, establecen que:

• En las secretarías nacionales las unidades administrativas queintegran los niveles de dirección, asesoría, apoyo y operativo seestructurarán de la siguiente manera:

a. Despacho del Secretario Nacionalb. Subsecretaría Generalc. Coordinación General de Asesoría Jurídicad. Coordinación General de Planificación, integrada por:

Dirección de Planificación e InversiónDirección de Información, Seguimiento y Evaluación

e. Dirección de Auditoría Internaf. Dirección de Comunicación Socialg. Coordinación General Administrativa Financiera,

integrada por:Dirección AdministrativaDirección FinancieraDirección de Tecnologías de la Información yComunicacionesDirección de Recursos Humanos

Las secretarías nacionales podrán incorporar subsecretarías deEstado en su estructura, de acuerdo con las áreas temáticas de sucompetencia legalmente asignada. Las subsecretarías técnicaspodrán integrarse por direcciones operativas que se gestionarán através de equipos de trabajo interdisciplinarios.

• En las secretarías técnicas las unidades administrativas que integranlos niveles de dirección, asesoría, apoyo y operativo se estructuraránde la siguiente manera:

a. Despacho del Secretario Técnico

b. Coordinación General Técnicac. Dirección de Asesoría Jurídicad. Dirección de Planificacióne. Dirección de Auditoría Internaf. Dirección Administrativa Financierag. Dirección de Desarrollo Institucional y Recursos Humanosh. Dirección de Comunicación Social

Las secretarías técnicas, en el nivel operativo, estarán integradas pordirecciones técnicas de acuerdo con las áreas temáticas de sucompetencia legalmente asignada, que se gestionarán a través deequipos de trabajo interdisciplinarios.




• En los diversos niveles de organización interna podrán incorporarseotras dependencias previo justificativo técnico y aprobación mediantedictamen favorable por parte del Ministerio de Relaciones Laborales ydictamen presupuestario del Ministerio de Finanzas.

De esta manera, la INSTITUCIÓN ECUATORIANA DE COOPERACIÓNINTERNACIONAL debe asumir la competencia sobre la cooperacióninternacional no reembolsable y por tanto eliminar la necesidad deadscripción a otra entidad pública, con lo cual se convierte en laSECRETARÍA NACIONAL DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL.

La estructura organizacional por procesos de la SECRETARÍA NACIONALDE COOPERACIÓN INTERNACIONAL requiere un tercer nivel de detalle delas unidades administrativas (desde el proceso directivo hasta llegar alnivel de direcciones y unidades); la siguiente ilustración muestra dichonivel de detalle:

En el ámbito regional, donde se ejecutan los procesos desconcentradosde la cooperación internacional, la estructura organizacional de unaDIRECCIÓN REGIONAL DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL compatiblecon la matriz de competencias, puede ser ilustrada de la siguientemanera:




En virtud del relacionamiento de procesos, niveles de coordinaciónrequeridos, estrategias institucionales de optimización de recursos,presupuesto institucional y otros criterios aplicables, las unidadesadministrativas de la SECRETARÍA NACIONAL DE COOPERACIÓNINTERNACIONAL, podrán fusionarse o incorporar nuevos niveles (esteúltimo previa aprobación del Ministerio de Relaciones Laborales);acciones como la primera, sin embargo, no podrán generar una altaconcentración de procesos con el consecuente congestionamiento queello podría causar dentro de la cadena productiva institucional; por otrolado, una atomización demasiado grande podría ocasionar que losprocesos se dividiesen en actividades atómicas y que la visión integraldel proceso se perdiere.

Finalmente, solo a manera referencial y como elemento de comparacióncon la estructura organizacional planteada, se presenta a continuación elarreglo organizacional por procesos que la INSTITUCIÓN ECUATORIANA

DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL tendría como SECRETARÍA TÉCNICA;en el caso planteado, se mantiene la adscripción a SENPLADES y lapermanencia del CODCI.

PROCESOS, SUBPROCESOS, COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES DE LAS INSTANCIAS DE LAESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Los procesos, subprocesos, misión, competencias, atribuciones,responsabilidades, productos y servicios de cada unidad organizacionalde la SECRETARÍA NACIONAL DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL, seconjugan en un documento denominado “Estatuto Orgánico de

Gestión Organizacional por Procesos”.Este documento se encuentra conformado por las siguientes secciones:




• Sección de considerandos• Definición de los tipos de procesos existentes• Misión, visión y objetivos estratégicos de la institución• Estructura básica alineada a la misión• Representaciones gráficas y organigrama

• Estructura descriptiva de cada unidad administrativa (misión,responsable, atribuciones y responsabilidades, estructura internabásica, productos y servicios)

• Disposiciones generales, transitorias y finales

En la sección de anexos, en consecuencia, se incorpora el ESTATUTOORGÁNICO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS DE LASECRETARÍA NACIONAL DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL.

Este documento contiene el máximo nivel de detalle de los procesos, taly como lo requiere una Secretaría Nacional. Sin embargo, en caso denecesitarse su adaptación para una institución de tipo Secretaría

Técnica, se deberán recortar las secciones correspondientes al últimonivel (en lo relativo a misión, atribuciones y responsabilidades) paradejar únicamente constantes en el documento los productos y serviciosde cada unidad organizacional a este nivel.

Consecuente con ello y para disponer de un modelo genérico delestatuto referido, se ha obviado colocar en él el texto “SecretaríaNacional de Cooperación Internacional”; en su lugar, se utiliza“Institución Ecuatoriana de Cooperación Internacional” (inclusiveresaltado en otro color), así como los niveles directivos correspondientes,que cambian entre una u otra denominación (subsecretarías o

direcciones). Solamente en el documento final que debe presentarse alMinisterio de Relaciones Laborales, deberá colocarse la denominaciónapropiada y la identificación de los niveles directivos respectivos.

Para la descripción de los productos y servicios ofrecidos por cadaproceso desconcentrado, a nivel regional, en el estatuto orgánico degestión organizacional por procesos se ha utilizado la misma lógica deagregación de valor que tienen los procesos de la planta central; sinembargo, el estudio específico de las atribuciones y responsabilidades(junto con sus productos y servicios) que efectivamente serándesconcentradas, forma parte de un modelo de gestión desconcentradaque deberá ser elaborado por la AGECI a partir del modelo de procesos y

del modelo de gestión estructurados hasta el momento.

La descripción de la misión, atribuciones, responsabilidades, estructurainterna así como el detalle de los productos y servicios de cada unidadorganizacional correspondiente a los procesos agregadores de valor,toma como fuente el documento denominado “Manual de Procesos”versión 1.0 segunda revisión, desarrollado por la AGECI. En tal razón,cualquier modificación al referido instrumento deriva también en larevisión del documento del estatuto orgánico de gestión organizacionalpor procesos y transitivamente al presente.

Además, hay que observar que en este documento se han dejadointencionalmente en blanco las secciones correspondientes a losCONSIDERANDOS, DISPOSICIONES GENERALES y DISPOSICIONES




TRANSITORIAS, en virtud que estas secciones son eminentemente decarácter legal y deben ser redactadas por el Área Jurídica de lainstitución.

ANEXOS

• Anexo 1 : Matriz de competencias de la InstituciónEcuatoriana de Cooperación Internacional

• Anexo 2 : Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional porProcesos de la Institución Ecuatoriana de CooperaciónInternacional




ANEXO No. 1

MATRIZ DECOMPETENCIAS DE LA

INSTITUCIÓNECUATORIANA DE

COOPERACIÓNINTERNACIONAL

(EN EL ROL DE SECRETARÍANACIONAL)




ANEXO No. 2ESTATUTO ORGÁNICO DE

GESTIÓNORGANIZACIONAL POR

PROCESOS DE LAINSTITUCIÓN

ECUATORIANA DECOOPERACIÓN

INTERNACIONAL


EST-OrG-001 Estructura Organizacional Por Procesos - V1.00

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