Espacio de trabajo Post-COVID

Volviendo a la oficinaEste artículo forma parte de la serie de actualizaciones de la guía de Steelcase

«Anticipando el futuro: El espacio de trabajo Post-COVID».

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Mientras los gobiernos relajan gradualmente laobligación de quedarse en casa, las

organizaciones planean la vuelta de sustrabajadores a la oficina. La agilidad es

fundamental, afirma el equipo de expertos deSteelcase encargado de desarrollar estrategias

para abordar la dinámica crisis global sinprecedentes. «Todos nos enfrentamos a algo

nuevo y estamos aprendiendo día a día», afirmaSara Armbruster, vicepresidenta de Estrategia

global. Armbruster lidera el equipo centralinterfuncional responsable de la Respuesta

general y global de Steelcase ante el COVID-19.«La pandemia global ha creado este problema desistemas masivos y complejos que afecta a todo:personas, lugares, edificios, viajes y a casi todaslas interacciones que tenemos unos con otros. Al

tomar decisiones es imposible centrarseúnicamente en un único aspecto de ese

sistema».

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Diseño centrado en elusuario

Las organizaciones están decidiendo sobre elritmo de vuelta de sus trabajadores al espacio detrabajo y lo hacen poniendo especial atención ensu bienestar y su seguridad. Según Armbruster,Steelcase está desarrollando un enfoque dediseño centrado en el usuario, como el queutiliza en su práctica de innovación, para abordarel problema. «Creemos que es imprescindibleque los trabajadores vuelvan al espacio detrabajo. El trabajo es una actividad social y laoficina es el lugar donde los trabajadores tienenacceso a las personas y las herramientas quenecesitan para colaborar de manera másefectiva y generar nuevas ideas que conduzcana la innovación. Nos estamos preparando yayudando a nuestros clientes de manera activa avolver a la oficina. Estamos considerando demanera muy rigurosa todos los componentes dela situación y las necesidades de todas las partesinteresadas antes de desarrollar un punto devista», afirma.

Durante semanas, su equipo se ha estadoreuniendo diariamente para resolver losproblemas a medida que han ido surgiendo. Loshorizontes temporales se han reducido demanera drástica. «Ya no observamos las cosas enperiodos de semanas ni días», señalaArmbruster. «Nos dimos cuenta rápidamente deque todos los días hay decisiones a las quedebemos adaptarnos como equipointerfuncional. Las decisiones que tratamos detomar, la velocidad a la que intentamosmovernos y el ámbito global de la forma en laque procuramos comunicarnos y tomar lasdecisiones han requerido que trabajemos de muydistintas maneras».

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El equipo de COVID-19 de Steelcase ha dedicadola mayor parte de su tiempo y energía amantenerse al tanto de la información másreciente de los expertos en salud y deorganizaciones como los Centros para el Controlde Enfermedades (CDC) y la OrganizaciónMundial de la Salud (OMS) para comprendermejor cómo se transmite la enfermedad y cómolograr que el espacio de trabajo sea lo másseguro posible en un momento que planteagrandes incógnitas. «Nuestro objetivo ha sidodesarrollar una respuesta basada en la cienciaen la medida de lo posible», indica Armbruster.«Esto nos ayudó a orientar la estrategia deSteelcase utilizando principios globales que sepudieran personalizar a nivel local, allí donde lalegislación y las políticas fuesen diferentes».

Cómo se sienten lostrabajadores

Para preparar la vuelta de sus trabajadores,Steelcase realizó encuestas y mesas redondaspara tomar el pulso al sentir de los trabajadores.«Nuestros trabajadores nunca hanexperimentado una crisis global de estamagnitud y no sabíamos cómo se sentían laspersonas», afirma Jill Dark, directora de liderazgoy transformación de talento. «Es importante quecomprendamos los problemas de la gente ycuáles son sus motivaciones para volver a laoficina. Debíamos tomar decisiones queafectaban a nuestros trabajadores y quisimosdarles la oportunidad de hacer sus aportacionesal respecto».

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Según Dark, las personas están mentalmenteprogramadas para tomar decisiones queminimicen las amenazas en las crisis. Esto nospuede llevar a tomar decisiones basándonos másen las emociones que en la lógica. Quisimos quenuestras decisiones estuviesen basadas en losdatos. Las encuestas midieron el nivel depreparación de los trabajadores y marcaron elritmo del retorno a la oficina. Observamos unaalta tasa de respuesta (casi el 67%) en unaencuesta voluntaria», apunta Dark. Lostrabajadores están realmente preocupados poreste problema y descubrimos que es un temaque genera polémica».

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Predisposición paravolver

Los resultados de Steelcase se desglosanprácticamente por tercios: un tercio de lostrabajadores tiene muchas ganas de volver altrabajo en la primera semana que puedanhacerlo. Otro tercio no está seguro de cuándopodría regresar, y el último tiene sus dudas conrespecto a la vuelta, sobre todo debido aproblemas de salud subyacentes de ellos mismoso de algún familiar. Aquellos que ansían volverechan de menos las relaciones sociales y lasherramientas que ofrecen las oficinas, como lospuestos de trabajo ergonómicos, las mesasregulables en altura, la tecnología decolaboración a gran escala, las pizarras y lasimpresoras.

Según Dark, el espacio de trabajo al que laspersonas regresarán tendrá que ser un «lugarmuy diferente y transformado. Una cosa que nocambiará será la necesidad de las personas deconectar con el propósito de la organización y dedesarrollar un sentido de pertenencia que puedehaberse debilitado mientras trabajaban desdecasa», afirma. «Estar en la oficina es una formatangible de satisfacer esa necesidad; Nosesforzamos por encontrar formas de hacerlo demanera segura, porque los trabajadores nosdijeron que necesitaban sentirse más segurosantes de volver. Las organizaciones deberáncrear un espacio de trabajo en el que laspersonas se sientan seguras».

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El equipo de Steelcaseencargado de definir laexperiencia de vuelta al

trabajo ha tomado ladecisión de empezar con

normas de seguridadmás estrictas que seirán relajando según

vaya siendo oportuno.

Como resultado, el «equipo de vuelta al espaciode trabajo» de Steelcase decidió que adoptaríauna posición sólida con respecto a la seguridaddesde el principio y que la relajaría más tarde siasí lo permitían las condiciones y las pruebascientíficas, explica Dark. «Ninguna organizaciónquiere ser un foco de rebrote. Las personasdeben sentir que sus empresas han hecho todolo posible para garantizar su seguridad antes desu vuelta», afirma.

Por este motivo, y basándose en lasrecomendaciones gubernamentales, Steelcasedecidió hacer obligatorio el uso de mascarillas alcomienzo de la vuelta a la oficina. Algunostrabajadores que no están acostumbrados a ellashan manifestado ciertas dudas, pero Dark afirmaque la empresa ha aprendido de los equipos deoperaciones que ya habían vuelto que «losprimeros cuatro días son los peores y que lagente se acaba acostumbrando a llevar lasmascarillas».

A finales de mayo, el primer grupo detrabajadores ha sido invitado a volver de maneravoluntaria al trabajo en Múnich, Madrid, París yLondres.

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Nuevos protocolos yhábitos

Para crear el entorno más seguro posible,Steelcase ha implantado protocolos que hanpasado a formar parte de la normativa demuchas organizaciones para fomentar losnuevos hábitos:

• Las mascarillas son obligatorias para lostrabajadores y visitantes siempre que en losentornos compartidos e individuales no se puedagarantizar la distancia mínima de 2 metros entrelas personas. También se requerirándependiendo de factores como la calidad de lacirculación del aire. Todos reciben su mascarilla ala entrada a las oficinas.

• Todos los trabajadores deben completar uncuestionario on line de detección previa antes deacudir al trabajo y someterse a un control detemperatura al llegar para mostrar que nopresentan ningún síntoma.

• También hemos implementado muchos de estosprotocolos y hábitos en todas nuestrasinstalaciones de fabricación a nivel mundial.

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Uso de la tecnología: Unenfoque de limpiezabasado en los datos

La limpieza es un elemento fundamental paramitigar la propagación de la enfermedad por loque el equipo de instalaciones de Steelcase estáadoptando un enfoque estratégico para afrontareste problema. Para ayudar a identificar losespacios más utilizados y que probablementerequieran una limpieza más profunda y frecuentedentro de las instalaciones se están utilizandolos datos de Workplace Advisor de Steelcase, unsistema de gestión de análisis del espacio.

«Estos datos son fundamentales para ayudarnosa identificar los espacios más utilizados ydeterminar los lugares en los que debemosintensificar los protocolos de limpieza», afirmaDan White, director de Instalaciones y EspaciosGlobales. La empresa también ha colocadopuntos de limpieza por todo el recinto para quelos trabajadores puedan limpiar los espaciosellos mismos antes y después de su uso. Se hacontratado a personal de limpieza adicional paradesinfectar las áreas de más afluencia durante eldía. «Nos hemos comprometido a mantener laoficina lo más limpia posible y a garantizar demanera visible a nuestros trabajadores que ladesinfección es una prioridad», afirma White.

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Cambios físicos:Densidad, geometría y

división

Todos los espacios fueron analizados paraidentificar los cambios necesarios para cumplirlas pautas de distanciamiento social. Para lograrlos dos metros de distancia requeridos y reducirla densidad, se separó el mobiliario siempre queeste lo permitió o se retiró completamente. «Enzonas donde teníamos productos como los deSteelcase Flex Collection, no tuvimos que hacermucho. El producto es bastante móvil, y lostrabajadores pueden realizar los cambios ellosmismos para aumentar la distancia o modificar laorientación (geometría) de sus mesas».

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«En zonas dondeteníamos productos de

Steelcase FlexCollection, no tuvimosque hacer mucho. Elproducto es bastante

móvil, y lostrabajadores puedenrealizar los cambiosellos mismos para

aumentar la distancia omodificar la orientación

de sus mesas».

Se han añadido mamparas de cartón temporales(desarrolladas específicamente para estasituación y disponibles para nuestros clientes) ybiombos separadores de Steelcase para creardivisiones adicionales en las zonas en las que nose podía garantizar la distancia de dos metros.Hemos señalizados los puestos que sí se puedenutilizar con pegatinas y marcando los sensorescon un color específico para identificar su uso. Enlas salas de proyectos y de reuniones hemosidentificado el 50% de las sillas para que quedeclaro cuáles sí se pueden utilizar. Es preferiblehacerlo así, que quitarlas del todo, ya que conuna silla por medio es más difícil juntarse.

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Los carteles en paredes y suelos recordarán a laspersonas que deben permanecer a ciertadistancia e indicarán los patrones de circulaciónrecomendados en los pasillos concurridos paraevitar el contacto frontal. La empresa tambiénestá acelerando su inversión para sustituirdeterminados dispositivos (p.ej., los grifos, losdispensadores de jabón, las fuentes, etc.) porsoluciones que no requieran contacto y realizarcambios en los sistemas de climatización en casonecesario para mejorar la ventilación.

Comunicación ytransparencia

La comunicación continua y frecuente esfundamental para que las personas vuelvan a laoficina de manera correcta. Las personas debencomprender qué van a encontrar a su vuelta yqué es lo que se espera de ellas. «En estasituación no existe la hipercomunicación», afirmaKatie Woodruff, gerente de ComunicacionesCorporativas. «Tienes que ser muy transparentesobre lo que estás haciendo, por qué lo haces ycómo lo haces».

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Información Corporativa+

Customer Care+

Aviso legal+

A su regreso, todos los trabajadores recibirán unmanual del trabajador y asistirán a una sesión deorientación. La comunicación viene de lejos, deantes de que las personas fueran enviadas a suscasas. Los trabajadores han estado recibiendomensajes de vídeo y blogs diariamente para quetodos estuviesen informados sobre la respuestade la empresa frente a la crisis. NuestroCEO anterior Jim Keane ha hecho uso del vídeocon frecuencia para hablar directamente a lostrabajadores y darles información actualizadasobre el negocio, nuestro plan y nuestrasmedidas. La empresa también ha creado uncanal de bienestar del trabajador en su intranety ha ofrecido consejos sobre cómo guiar apersonas y equipos en tiempos difíciles.

«Durante la actual crisis global, la situación vacambiando cada día e intentamos responderrápidamente a medida que vamos aprendiendo.No tenemos todas las respuestas», señalaArmbruster. «Pero, como la mayoría de lasorganizaciones, estamos en un viaje, y estamosaprendiendo cada día a tomar las mejoresdecisiones posibles para nuestros trabajadores ynuestra empresa en este momento deincertidumbre».

Descargar la guíaPara ver las pautas de diseño, descarga la guía completa, «Anticipando el futuro: El

espacio de trabajo Post-COVID».

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