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“2008 – 2012 EL TIEMPO DE LA GENTE” Carrera 45 No. 52-26 Telefax: 274 02 03 - 274 02 80 Copacabana

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MANUAL GESTIÓN HOSPITALARIA SX 2000

AÑO 2010

E.S.E SANTA MARGARITA

Copacabana



TABLA DE CONTENIDO

Pág

1. Menú de Acceso al Sistema 5

2. Menú Principal 7

3. Menú de Facturación Hospitalaria 8

4. Digitación de Usuarios 8

5. Programación Agenda de Profesionales 16

6. Asignación de Citas a Usuarios 21

7. Médicos Programados 24

8. Agenda Actualizada del Profesional 25

9 Movimiento 29

10 RIPS de Consulta Externa 34

11. RIPS de Urgencias 36

12. RIPS de Hospitalización 38

13. RIPS de Procedimiento 40

14. Proceso de Hospitalización 41

14. Admisión 41

14. Egreso 45

15. Informes 50

16. Presentación 50

17. Condiciones Generales 52

18. Condiciones de Impresión 54

19. Campos a Imprimir 56

20. Filtros 57

21. Fórmulas 58

22. Elegir un Configurado 61

23. Grabar Configurados 61

24. Borrar Configurados 62



Pág

25. Imprimir Configurados 62

26. Exportaciones 63

27. Consultas 66

28. Urgencias 68

29. Procedimientos 70

30. Hospitalización 72

31. Recién Nacidos 74

32. Importaciones 76

33. Importación del archivo del régimen subsidiado 78

34. Importación del archivo del régimen Vinculado 79

35. Importación del archivo del régimen contributivo 80

36. Aseguramiento 81

37. Usuarios 81

38. Tipos de Novedades 86

39. Promoción y Prevención 91

40. Creación de Programas 91

41. Enlaces de Programas y actividades 93

42. Enlaces de Programas actividades y subactividades 95

43. Enlaces de programas y causa de egreso 97

44. Programación de agendas de actividades grupales 99

45. Programación de Usuarios a las actividades grupales 101

46. Cierre mensual de promoción y prevención 104

47. Entidades 106

48. Enfermedades 110

49. Tarifas 113

50. Otras Digitaciones 116

51. Digitación de Clientes 116

52. Digitación de facturas y notas 118

53. Recibos y notas 123



Pág

54. Movimiento Farmacia 127

55. Creación de tipo de Documentos de Movimientos0 131

56. Creación de tipo de Documentos de Cartera 137

57 Creación de tipo de afectes de recibos y notas 143



SISTEMA INTEGRADO DE AYUDA GERENCIAL SX2000

FACTURACIÓN HOSPITALARIA

MENU DE ACCESO AL SISTEMA

Para ingresar a una de las opciones de menú principal se necesita tener un código de acceso y

una empresa creada previamente. Luego haga clic en el icono de SX y aparecerá la pantalla de

la figura 1.

FIGURA 1. Menú de Acceso al Sistema SX2000



CAMPOS A DIGITAR

Usuario: Ingrese el nombre o código asignado al usuario.

Clave: Digite la clave de entrada asignada; éste es un número secreto; cada vez que

digite un número aparecerá un asterisco.

Período: Ingrese el mes y año en el formato indicado en el la línea de mensaje para la

cual desea digitar su información.

Terminal: Este campo es necesario si trabaja en red, y debe ser único para cada usuario

del programa. Cuando se crea el usuario se le asigna un número o código de terminal.

Una vez digitada esta información, presione la tecla F4 para continuar con el menú principal

de SX o la tecla ESC si desea salir del programa.

Al presionar F4 el programa presenta el Menú Principal, figura 2, de SX2000, donde se

encuentra los diferentes módulos que brinda XENCO S.A.

FIGURA 2. Menú Principal

Para ingresar al modulo de facturación hospitalaria escoja la opción F del menú.

MENU DE FACTURACIÓN HOSPITALARIA



Este menú proporciona las opciones principales de movimiento, datos básicos, procesos,

informes y utilidades. Para desplazarse a cada una, sólo necesita mover las flecha izquierda o

derecha de su teclado o presionar el número que tiene a la izquierda cada opción. Cada vez que

se desplace a una de estas opciones aparecerá una ventana donde se encuentra las diferentes

alternativas que tiene para brindarle.

FIGURA 3. MENU DE FACTURACIÓN HOSPITALARIA

El desplazamiento en las ventanas se realiza a través de las teclas de flechas (arriba o abajo) o

presionando la letra que se encuentra resaltada.

DIGITACION DE USUARIOS

Contiene información del usuario que se desea ingresar, consultar, modificar o retirar.



FIGURA 4. DIGITACION DE USUARIOS



¿Como llegar a este programa?

Digitar la opción 2 Datos básicos del menú de Facturación hospitalaria

Escoger Usuarios. Presione ENTER si esta ubicado en la opción o la letra resaltada U

Resumen de las teclas mas usadas

TECLA FUNCION

F3 Leer el siguiente registro

F4 Leer el registro anterior

F5 Grabar

F8 Llamar un programa

F11 Limpiar la pantalla o Borrar un registro

ESC Salir

ALT E,V,U,A Ir al Menú de funciones de Ayuda

Descripción de Campos

A continuación se describen los campos digitados en este programa. Tenga presente que para

consultar todos los registro de un campo creados en una tabla, sólo debe limpiar el campo

presionando CTRL X desde el inicio del mismo y luego ENTER, ésto abre una ventana donde

muestra los registros. Para seleccionar uno desplace el cursor con las teclas de flecha arriba o

abajo, o escriba lo que quiere localizar y se resaltara el registro en el cual los caracteres digitados

coincidan (no hay que escribir todo) y luego presione ENTER para llevar el registro al campo.

Tipo de Régimen/zona: Clasificación para organizar los clientes por régimen, un ejemplo

de ello es dividir nuestros clientes en Usuarios y Entidad.

01 Régimen Contributivo (Usuarios)

02 Régimen Subsidiado (Usuarios)

50 Régimen Contributivo (Entidades)

51 Régimen Subsidiado (Entidades)

Sugerimos utilizar para todos los usuarios la zona 99.

Código: Se digita la cédula, tarjeta de identidad, pasaporte, registro civil, o un código

para los menores o adultos sin identificación.

Carnet: Número con el que la E.P.S. identifica al usuario cuando es del régimen

contributivo o la ficha cuando es del régimen subsidiado.



Sucursal: Se usa para los recién nacidos o menores sin identificación, en los cuales se

coloca los datos de la madre y en sucursal el número del hijo en la familia. En caso

contrario se deja en blanco.

Historia: Número asignado en la I.P.S. al usuario para identificar la carpeta donde tiene

los registros médicos de atención realizadas.

Nombre: Identificación de apellidos y nombres del usuario

Entidad: Código que identifica la empresa a la cual esta afiliado el usuario

Sexo: Identificador del sexo del usuario (Masculino o Femenino e Indeterminado)

Estado Civil: Carácter para identificar el estado civil del usuario (Casado, soltero,

Viudo, Unión libre o Divorciado).

Tipo de Usuario: Identificador que determina el tipo de usuario (Contributivo,

Subsidiado, Vinculado, Particular, Otro o Inactivo)

Nivel socioeconómico: Identificador de nivel socioeconómico al que se ha asignado a

usuario

Tipo de Afiliado: Identificador que determina el tipo de afiliado (Cotizante, Beneficiario

y Adicional)

Zona: Código de la característica geográfica del lugar de residencia del usuario (Urbana

o Rural).

Direccion1: Ubicación del lugar donde reside el usuario

Direccion2: Ubicación donde reside el responsable del usuario

Telefono1: Número telefónico donde es posible localizar al usuario

Telefono2: Número telefónico donde es posible localizar al responsable del usuario.

Ciudad: Código del lugar de residencia habitual del usuario

Fecha apertura historia: Día/Mes/Ano en que se abre la historia clínica

Lugar Nace: Código de ciudad o municipio donde nació el usuario

Fecha Nace: Día/Mes/Ano en el que nació el usuario. Es utilizada para calcular la edad

de la persona.

Padres: Nombre de madre y padre. Se utiliza este campo para diferenciar los

homónimos.

Tipo de Documento: Identificación del usuario de acuerdo con su tipo de documento de

identificación

Ocupación: Código de la ocupación del usuario del servicio de salud.

Fch.Actual: Fecha de afiliación en la entidad actual.

Barrio: Código para identificar el barrio donde reside el usuario.



Todos los códigos de las cirugías, exámenes de laboratorio, consultas, medicamentos, material

medico quirúrgico y otros están relacionados en esta base de datos. Cada uno de ellos es tratado

como un articulo en la aplicación.

Esta digitación contiene una serie de campos propios de una hoja de kárdex que es

suministrada al usuario para facilitar la consulta sobre cualquier articulo configurado como

suministro. Como estos campos no son propios de la aplicación de facturación hospitalaria sino

de inventarios (suministros) pasaremos por alto algunos de ellos.

SUMINISTROS Y SERVICIOS




Digitar la opción 2 Datos básicos del menú de Facturación hospitalaria.

Escoger Suministros - Servicios. Presione ENTER si esta ubicado en la opción o la letra

resaltada S


TECLA FUNCIÓN



F5 Grabar



ESC Salir

ALT

E,V,U,A,C

Ir al Menú de funciones de Ayuda





muestra los registros. Para seleccionar uno, desplace el cursor con las teclas de flecha arriba o

abajo, o escriba lo que quiere localizar y se resaltará el registro en el cual los caracteres digitados


Código Artículo: Código de identificación del artículo (servicio o suministro).

Código Alterno: Código de identificación del artículo (servicio o suministro) adicional. Se

usa para escribir el código de barras o un código mas pequeño que el anterior.

Código CUP: Identificador del servicio del manual de CUP. Se utiliza como equivalencia

si el principal es de un manual de servicios diferente.

Descripción: Nombre del servicio o suministro.

Presentación: Identificador de presentación en la que viene el articulo Ej.: Caja, unidad,

tableta, frasco, etc. Utilizado para los suministros.

Conf.Facturac: Identificador de características del artículo.

Tarifa: Código de Tarifa base para la liquidación

Grupo: Código de grupo quirúrgico.

PyP: Identificador que determina si el artículo es de promoción y prevención.



Código Servic: Identificador que determina código de servicio asociado al artículo. Se

usa en el archivo plano de la D.S.S.A.

%SMD: Porcentaje de salario mínimo. Utilizado por calcular el valor del servicio. Es

establecido por el Ministerio de Salud.

Tipo Servic: Identificador que asocia a un grupo de artículos determina.



PROGRAMACIÓN AGENDA DE PROFESIONALES

En esta pantalla se programa la agenda diaria de cada profesional con los horarios y actividades

a desarrollar cada día.

FIGURA 5. PROGRAMACIÓN AGENDA DE PROFESIONALES



Escoger Profesionales. Presione ENTER si esta ubicado en la opción o la letra resaltada

O



Escoger opción 2 Progam.Citas * Profesional


TECLA FUNCIÓN



F5 Grabar



SF5 Imprimir agenda del profesional

SF6 Consultar programación de agendas

ESC Salir






muestra los registros. Para seleccionar uno desplace el cursor con las teclas de flecha arriba o

abajo, o escriba lo que quiere localizar y se resaltara el registro en el cual los caracteres digitados


Código: Cédula o código con el que se Identifica el profesional

Fecha: Día/Mes/Ano a programar

Horas Mañana: Programación del tiempo (horas y minutos) del profesional en las horas de la

mangana

Actividad A.M.: Identificador que determina la actividad a desarrollar del profesional en las

horas de la mañana.

Horas Tarde: Programación del tiempo del profesional (horas y minutos) en las horas de la

tarde

Actividad P.M.: Identificador que determina la actividad a desarrollar del profesional en las

horas de la tarde.

Observaciones: Campo utilizado para escribir algún comentario

Duración Cita: Tiempo en minutos en el que se divide la programación del tiempo en la

agenda.

Consultorio: Identificador del lugar asignado para atender el profesional



Cuando la información está completa y se decide grabar el registro aparece la agenda del

profesional detallada de acuerdo a la duración entre las citas que se haya especificado.

NOTA: Si la configuración de la actividad tiene asignar citas “N”, muestra en la columna del

nombre de usuario, la descripción de ésta y si está configurada con “S” ésta columna sale en

blanco.

- No es aquí donde se van a digitar los usuarios que viene a consulta. Solo es la programación del

profesional que queda disponible para realizar la asignación de las citas en otro programa.



PROCESOS SOBRE LA AGENDA DEL PROFESIONAL

Una vez se programa la agenda del profesional y si se considera necesario realizar algún cambio

en ésta, se pueden hacer los siguientes procesos: cambios de actividad, agregar citas a la

programación, trasladar citas y borrar un rango de la programación.

Todas estas utilidades se aplican en la opción de “Programa.Citas * Profesional” ubicado en “Datos

básicos” y “Profesionales”. Consulte la fecha de la agenda del profesional a la cual desea realizar

los cambios y presione las teclas SF6 para consultar la programación de éste. Realice los pasos en

el orden en que se especifica en cada proceso.

Cambio de Actividad

Presionar la tecla F9

Digitar la hora y minutos inicial y final, además ingrese el código de la actividad que de

sea asignar en este rango de tiempo.

NOTA: No cambia la actividad de la programación que tenga asignado un usuario.

Agregar citas

Presionar las teclas SF5

Digitar la hora inicial y final que desea agregar. Esta no puede ser ninguna de las horas

que se visualizan en la agenda.

Traslados de citas

Ubicar el cursor en la hora y minuto que desea trasladar


Digitar la hora y minutos o aceptar la hora que sugiere, ingresar el profesional y la hora

y minuto a la que desea trasladar.

NOTA:

Los traslados son uno a uno

La agenda al igual que la hora y minutos al profesional que se va a trasladar deben estar

creados

Se puede realizar traslados al mismo profesional

Sólo se pueden trasladar citas de usuarios. Las actividades a las que no se le asignan cita

no son trasladables.

Borrar


Ingresar el tiempo inicial y final que desea borrar.

El proceso no borra las citas que estén asignadas



ASIGNACIÓN DE CITAS A USUARIOS

Una vez la agenda del profesional se ha programado se puede separar las citas para atender a los

usuarios en los horarios programados. Esta digitación actualiza en la agenda del profesional la

hora y el día en el que se debe atender al usuario.

FIGURA 6. ASIGNACIÓN DE CITAS A USUARIOS



Escoger Usuarios. Presione ENTER si esta ubicado en la opción o la letra resaltada O

Escoger opción 2 Citas de Usuarios


TECLA FUNCIÓN



F5 Grabar





SF3 Generar (Genera factura)

SF5 Imprimir factura

SF6 Consultar agenda de profesional

SF7 Consultar citas de usuarios

SF11 Anular citas

ESC Salir



Código usuario – Localizar el usuario

La persona encargada de la asignación de cita localiza al usuario en la base de datos al

presionar ENTER en el campo de tipo de régimen o código de usuario (el campo debe estar

en blanco). Aparece una pantalla de consulta donde se digita los apellidos y nombres del

usuario para localizarlo, una vez ubicado se presiona ENTER para aceptarlo y llevar el

código a la digitación de asignación de citas.

Si el usuario no se encuentra en la base de datos, presione ESC para salir de la consulta y

desplace el cursor hasta el campo de código. Situado en este campo presione F8, esto lo

ubica en el programa de usuario. Ingrese los datos de éste y grabe el registro, luego

presione ESC para regresar.

Fecha

Ingreso del día, mes y ano en el que se asigna la cita

Paga

Ingrese la forma de pago de la atención. Esta forma de pago tiene tres alternativas:

S cuando el usuario debe pagar la totalidad de la cita

N si el cargo de la atención corresponde totalmente a la entidad y

C para el cobro de una cuota al usuario.

Especialidad

Continua con el campo de código de especialidad del profesional, el cual se digita o consulta

presionando ENTER (el campo debe estar en blanco). Luego de tener el código de la

especialidad y aceptar el campo aparece una consulta donde muestra los profesionales que

están programados para ese día. ara seleccionar uno de ellos utilice las teclas de

desplazamiento arriba o bajo y presione ENTER.



FIGURA 7. MÉDICOS PROGRAMADOS

A continuación de este paso presenta la agenda del profesional desde la fecha digitada en la parte

de arriba hasta el ultimo día que esté programado en el mes. seleccione la hora y el día

utilizando las teclas de desplazamiento arriba o abajo para situarse en la línea deseada y

presione ESC. Si la fecha que se digitó en la parte de arriba no es igual a la seleccionada, el

programa realiza el cambio automáticamente.



FIGURA 8. AGENDA ACTUALIZADA DEL PROFESIONAL

Observación

Digitar alguna notificación importante para tener en cuenta para la cita. Si no se tiene

alguna déjela en blanco y presione ENTER.

Unidad funcional

Se registra la unidad funcional a la que corresponde la cita. Por defecto trae la que tenga

asignada el documento con el que se va a facturar. Si el campo está en blanco presione

ENTER para consultar y seleccione una, a través de las teclas de flechas.



Centro de Costos

Número de identificación del centro de costos al que se asigna la cita.

Carnet

El programa trae y muestra en este campo el carnet que tiene el usuario grabado. Este

carnet puede ser modificado en éste programa, sin embargo no altera el carnet que el

usuario tiene digitado.

Entidad

El programa trae y muestra la entidad grabada en el usuario. Si se quiere modificar la

entidad, deje en blanco este campo y presione ENTER para consultar y escoger una

diferente. El programa muestra una ventana de advertencia donde le informa que la

entidad seleccionada es diferente a la registrada en el usuario. Sin embargo al presionar

ENTER en el botón “Continuar” acepta el código de la entidad.

GRABAR LA CITA

Una vez digitados los campos el cursor se ubica en la línea de mensaje al extremo derecho de

la línea y sugiere el número “101”. Al presionar ENTER aceptando este número el

programa graba el registro. De la misma forma procede si se presiona la tecla F5.

El proceso de grabar la cita sugiere la opción de generar e imprimir la factura al usuario.

Para ello el programa muestra el siguiente mensaje “Desea Generar a Movimiento S/N”. Si

el usuario hace clic en el botón SI, se genera la factura de lo contrario el programa solo

registra la cita en la agenda del profesional donde adiciona el código y el nombre del usuario

para posteriormente localizarla y generar la factura.

LOCALIZAR CITA

El proceso para buscar una cita es el siguiente:

Digite el código del usuario y la fecha a partir de donde quiere buscar

Presione la tecla F3. El programa presenta una ventana donde le índica si desea

continuar. Presione el botón “SI” confirmando la respuesta o “NO” si quiere

cancelar la orden. Al confirmar con “SI” muestra la cita a partir de esta fecha.

Si desea ver la siguiente cita presione nuevamente la tecla F3

Otra posibilidad de conocer las citas dadas a un usuario es digitando el código del usuario y

presionando las teclas SF7.



ANULAR CITA

El proceso de anulación es el siguiente:

Localice la cita (ver localizar cita)

Cuando tenga la cita (el registro) en pantalla presione las teclas SF11. El programa

se ubica en el campo -Causa An: - causal de anulación.

Digitar el código de anulación o seleccionar la causa de anulación de la cita.

Este proceso anula la cita en el archivo de asignación de citas, borra de la agenda del profesional

el nombre del usuario que estaba asignado y anula el movimiento si éste se había generado.

NOTA: Cuando la cita se anula no se puede volver a digitar el mismo usuario a la misma hora y

el mismo día, porque ya existe un registro que está anulado.



MOVIMIENTO

En este programa se digitan las facturas y cargos de hospitalización de los usuarios que son

atendidos en los diferentes servicios de la I.P.S.

FIGURA 9. MOVIMIENTO

¿Cómo llegar a este programa?

Digitar la opción 1 Movimiento del menú de Facturación Hospitalaria

Escoger Movimiento. Presione ENTER si está ubicado en la opción o la letra resaltada

M.



Resumen de las teclas más usadas

TECLA FUNCIÓN



F5 Grabar

F6 Borrar línea

F7 Ir a una Línea del movimiento



SF5 Imprimir factura y genera cuenta de cobro al usuario

SF6 Imprimir copia de factura

SF7 Renumerar líneas

SF11 Anular documento

ALT

E,V,U,A,C



Para consultar todos los registro de un campo creados en una tabla, sólo debe limpiar el campo


muestra los registros. Para seleccionar alguno de estos registros desplace el cursor con las teclas

de flecha arriba o abajo, o escriba lo que quiere localizar y se resaltara el registro en el cual los

caracteres digitados coincidan (no hay que escribir todo).

Tipo de Documento: Identificador de tres caracteres que acompaña al número de del

documento y que de acuerdo a la configuración que se establezca en él afecta o no el

inventario, además de capturar los campos que se deseen.

Número de documento: Campo que identifica el consecutivo del tipo de documento. A través

de su parametrización y/o la del usuario se puede digitar o asumir automáticamente.

Fecha: Día en el que se registra el documento.

Tipo de Régimen: Clasificación para organizar los clientes por régimen, un ejemplo de ello es

dividir nuestros clientes en Usuarios y Entidad.







Código: Se digita la cédula, tarjeta de identidad, pasaporte, registro civil, o un código para

los menores o adultos sin identificación.

Profesional: Código numérico para identificar el encargado que realizó la atención al

usuario.

Entidad: Código que identifica la empresa a la cual se realiza el cargo.

Paga todo el usuario: Identificador para elegir: S si el usuario debe cancelar la totalidad el

servicio, N si el usuario no debe cancelar, cargando su totalidad a la entidad y C cuando el

pago del servicio se divide entre el usuario y la entidad.

CC: Código del centro de costo que realiza el servicio.

U. Funcional: Código del área o lugar de atención en el cual se realiza el servicio ej: urgencia,

laboratorio, odontología, hospitalización, etc.

A.Crae: Número de autorización de las EPS o CRAE para la atención de un usuario.

PyP: Identificador para establecer si el movimiento que se digita es de promoción y

prevención. S Indica que es de Promoción y prevención y N no lo es.

Fecha de Ingreso: Día/mes/ano en que ingresa o se atiende al usuario.

Hora de Ingreso: Identificador que indica la hora de entrada de la atención al usuario.

Fecha Salida: Día/mes/ano en que egresa o fué atendido el usuario.

Hora de Salida: Identificador en que indica la hora de salida de la atención del usuario.

Especialidad: Código de la especialidad del profesional.

Enfermedad: Diagnóstico que el profesional ha detectado al usuario

Artículo: Códigos que identifican los medicamentos, servicios, material médico quirúrgico,

procedimientos, etc. que se van a facturar.

Servicio: Identificador con el cual se agrupa e identifica a los artículos (servicios,

medicamentos, exámenes, etc.).



Bodega: Código para identificar el lugar o inventario de donde salen los artículos.

Cantidad: Valor numérico que determina la cantidad a facturar.

Vr. Unitario: Costo del servicio, medicamento, etc. que se factura.



REGISTROS DE ESTADISTICAS

RIPS DE CONSULTA EXTERNA.

La información clínica que el profesional obtiene en el momento de la atención, es registrada en

esta digitación, la cual es un complemento de la factura individual del usuario.

FIGURA 10. RIPS DE CONSULTA EXTERNA


Digitar la opción 2 Datos básicos del menú de Facturación Hospitalaria

Escoger Registro-Estadística . Presione ENTER si está ubicado en la opción o la letra

resaltada T.

Digitar la opción 1 Consulta Externa.


TECLA FUNCION



F5 Grabar



RIPS DE URGENCIAS

La información clínica que el profesional obtiene en el momento de la atención, es registrada en

esta digitación, la cual es un complemento de la factura individual del usuario.

FIGURA 11. RIPS DE URGENCIAS


Digitar la opción 2 Datos básicos del menú de Facturación Hospitalaria


resaltada T.

Digitar la opción 2 Urgencias.


TECLA FUNCIÓN



F5 Grabar





RIPS DE HOSPITALIZACION



La información clínica que el profesional obtiene durante la hospitalización es digitada en el

egreso, el cual genera al momento de grabar el registro de egreso la información al RIPS de

hospitalización. Cuando la atención es un parto hay que adicionar en este programa la

información de la madre y el bebe (RIPS de recién nacidos).

FIGURA. 12 RIPS DE HOSPITALIZACION




resaltada T.

Digitar la opción 4 Egresos.


TECLA FUNCIÓN





F5 Grabar




ALT

E,V,U,A


RIPS DE PROCEDIMIENTO

La información que presenta esta digitación puede ser generada por el movimiento cuando al

grabar se detecta que el servicio a facturar está configurado como procedimiento o digitando la

información en esta pantalla .



FIGURA 13. RIPS DE PROCEDIMIENTO



PROCESO DE HOSPITALIZACIÓN

ADMISIÓN

Este recurso de la aplicación permite asignarle al usuario una cama y una cuenta de

hospitalización y marcarlo con un caracter de hospitalizado. Una vez la persona esta

hospitalizada es posible digitar los consumos o cargos (con un tipo de documento diferente a la

factura) para su posterior liquidación.

Digitar la opción 2 Datos Básicos del menú de Facturación Hospitalaria

Escoger Usuarios. Presione ENTER si está ubicado en la opción o la letra resaltada U.

Elija del menú de usuarios la opción 3 Admisión Hospitalización


TECLA FUNCIÓN



F5 Grabar

F7 Ir a un campo


F11 Limpiar la pantalla o borrar un registro

SF3 Cambiar el código del usuario

ALT E,V,U,A,C Ir al Menú de funciones de Ayuda





de flecha arriba o abajo, o escriba lo que quiere localizar y se resaltará el registro en el cual los






03 Régimen Vinculado (Usuarios)



Fecha Admisión: Día/mes/ano en que es admite al usuario.

Cond. Usuaria: Identificador que determina si la usuaria se encuentra en embarazo. Se digita

siempre y cuando el sexo sea femenino. Tiene 4 valores permitidos:

<1> Embarazo primer trimestre

<2> Embarazo segundo trimestre

<3> Embarazo tercer trimestre

<4> No embarazada

Hora de Ingreso: Identificador que indica la hora de entrada del usuario. Se digita la hora en

los dos primeros campos y se continua con los minutos.

Cama: Campo en el que se asigna la cama donde se ubica al usuario (a) hospitalizado. Este

posee una consulta (Presione ENTER si el campo está en blanco) en la que se presenta las

camas disponibles y ocupadas.

Sala: Lugar de ubicación en la que se encuentran las camas. Este campo trae del registro de

la cama, la sala en la que se matriculó.

Unid.Funcional: Código del área o lugar de atención en el cual se realiza el servicio ej:

hospitalización.

Vía Ingreso: Identificador para determinar las puertas de entrada del usuario (a) a la

institución. Los valores permitidos en este campo son:

1 = Urgencias

2 = Consulta externa ó programada

3 = Remitido

4 = Nacido en la institución

Profesional: Código numérico para identificar la persona (profesional) que autoriza el

ingreso.

Autorización: Número asignado por la EPS ó CRAE con el cual se autoriza la atención del

usuario. No es obligatorio.

Remitido por: Descripción de la entidad que está enviando al usuario. No es obligatorio.

Diagnóstico: Código de enfermedad (diagnóstico presuntivo) que determina el profesional

para el ingreso del usuario al hospital.

Observación: Comentario que se considere importante obtener en el ingreso. No es

obligatorio.

Cuenta: Consecutivo que le programa maneja internamente para cada entrada de un usuario

a hospitalización. Este enlaza los consumos asignados en el movimiento para su posterior

consolidación y liquidación.



EGRESO

Cuando el profesional autoriza la salida del usuario por alguna de las causales de salida se

procede a realizar el egreso. Este proporciona información estadística que indican varias

aspectos del usuario y de su salida.


Digitar la opción 2 Datos Básicos del menú de Facturación Hospitalaria

Escoger Usuarios. Presione ENTER si está ubicado en la opción o la letra resaltada U.

Elija del menú de usuarios la opción 3 Egreso de Hospitalización


TECLA FUNCIÓN





F5 Grabar

F7 Ir a un campo


F11 Limpiar la pantalla o borrar un registro

SF7 Consulta de los consumos del usuario

ALT

E,V,U,A






de flecha arriba o abajo, o escriba lo que quiere localizar y se resaltará el registro en el cual los






03 Régimen Vinculado (Usuarios)



Fecha Ingreso: Campo que determina el día de ingreso del usuario al hospital. No es

digitable, lo trae del registro de admisión.

Hora de Ingreso: Identificador que indica la hora de entrada de la atención al usuario. No es

digitable, lo trae del registro de admisión

Fecha Salida: Día/mes/ano que el profesional autoriza la salida del usuario (a).

Hora de Ingreso: Identificador que indica la hora de entrada de la atención al usuario.

Cuenta: Consecutivo que el programa maneja internamente para cada entrada de un usuario

a hospitalización. Este enlaza los consumos asignados en el movimiento para su posterior

consolidación y liquidación. No es digitable, lo trae del registro de admisión.

Causa Salida: Identificador que determina el motivo de salida del usuario.

Profesional: Código numérico para identificar la persona (profesional) que autoriza la salida.

Autorización: Número asignado por la EPS ó CRAE con el cual se autoriza la atención del

usuario. Es traído del registro de la admisión, si se digita en éste.

Remitido A: Descripción de la entidad a la cual se envía al usuario. No es obligatorio.

Estado: Identificador para determinar la condición de salida del usuario. Los valores

permitidos son: <1> Vivo (a), <2> Muerto (a).

Tipo Discap.: Identificador para determinar las categorías de discapacidad. Si el personal de

salud no detecta ningún tipo presione ENTER para dejar en blanco este campo.

Causa Externa: Identificador de la causa que origina la atención.

Grado: Identificador para determinar el grado de la discapacidad. Solo se digita si el campo

de tipo de discapacidad fue digitado.

Urgencia: Identificador para indicar si el paciente es remitido con urgencia a otra institución.

Observación: Comentario que se considere importante tener a la salida de usuario. No es

obligatorio.

Diagnóstico de Egreso: Código de enfermedad (diagnóstico presuntivo) que determina el

profesional a la salida del usuario.

Diagnóstico de Complicación: Código de la enfermedad de complicación si la hubo.

Diagnóstico de Sobreagregada: Código del diagnóstico de la enfermedad que no es la causa de

la hospitalización, pero que genera atenciones durante la hospitalización

Días Incapac: Número de días que fue incapacitado el usuario

Entidad: Código que identifica la empresa a la cual se realiza el cargo. Por defecto trae la que

el usuario tiene asignada en los datos de éste.



Paga todo el usuario: Identificador para elegir: S si el usuario debe cancelar la totalidad el

servicio, N si el usuario no debe cancelar, cargando su totalidad a la entidad y C cuando el

pago del servicio se divide entre el usuario y la entidad.



INFORMES

Los listados en esta aplicación, son parametrizables, ésto quiere decir que el usuario puede

configurar ciertas condiciones, escoger los campos de un bloque de variables que se programa

presenta y grabar éstas bajo un código y nombre que se le asigne al listado. Además tendrá las

opciones de borrar y modificar cualquiera de los listados que se encuentre en la ventana de

“Informes definidos”.

A continuación se detallan las opciones generalizadas utilizadas en cada uno de los informes que

la aplicación presenta.

PRESENTACIÓN

Ajuste Títulos: Ajusta los títulos de encabezados del informe. Las opciones que se dan son: C

para centrar los títulos, I para justificar a la izquierda y la D para justificar el encabezado a

la derecha.

Tipo Letra <S/N>: Manejo de tipos de letras. La condición S indica que se van a utilizar los

tipos de letras que estén desde el campo 6 hasta el campo 12 para cada línea de impresión.

La N le indica al programa que no va a imprimir con tipos de letras.

Mostrar <S/N>: La opción S permite ver al usuario los registros que se están procesando en

la línea de mensaje. La opción N no muestra los registros que se procesan.

Cantidad de Líneas por página: Se escribe el número de líneas a imprimir por cada página.

Cantidad de líneas entre renglones: Se indica el número de líneas que debe imprimir en blanco

por cada línea impresa Ej., Si después de imprimir una línea, se quiere dejar una en blanco,

se escribe 02.

Los tipos de letra: Los campos del 6 al 12 describen el código de tipo de letra a imprimir en

cada línea Ej.: Si el nombre de la empresa debe salir en letra grande se escribe DA, esto

quiere decir doble ancho.

CONDICIONES GENERALES

Procesar <S/N>: La condición S le permite generar el listado leyendo los archivos

involucrados. La N no procesa el listado sin embargo, si existe uno que haya sido generado

lo puede visualizar o imprimir.

Número de Copias: Se escribe la cantidad de copias a imprimir. Esta opción sólo es válida si

se procesa el informe con la tecla F4.

Incluir Pasan y Vienen <S/N>: La S le imprime el total a las columnas de valores o cantidades

al terminar la hoja y al empezar el detalle de la próxima le muestra cuánto viene. La N no

imprime en cada hoja los totales.

Imprimir Fecha de Sistema <S/N>: La opción S permite ver impreso la fecha en la que se

proceso el listado. La N no la imprime.

Imprimir Hora Sistema <S/N>: La S muestra en el encabezado la hora desde que se inicio el

proceso en su computador. La N no lo hace.

Imprimir día de la semana <S/N>: La S imprime el día de la semana que se procesó el listado

Ej.: Lunes, Martes, etc. La N no lo hace.

Paginar <S/N>: La letra S permite imprime el número de la página a la derecha del

encabezado. La letra N no muestra ningún número.

Imprimir Títulos <S/N>: La S nos imprime los títulos del informe. La N no los imprime; esta

letra se utiliza con frecuencia cuando se quiere imprimir un informe plano, donde los títulos

no deben hacer parte del archivo.

Caracter Separación para Exportar: Se digita un número, el cual es un código ASCII (carácter)

que separa los campos a imprimir en el detalle. Se utiliza para cuando se va a exportar un

archivo y existe la necesidad de separar los campos a través de un caracter ej.: el código

ASCII 032 indica al programa que debe dejar un espacio en blanco entre campo y campo.

Impresora propia: Se escribe un número que representa la impresora a la cual se va a

direccionar el listado. Este número debe estar creado por configuración de impresoras y

tiene una serie de instrucciones que realizan el direccionamiento. Si no se escribe nada el

programa toma por defecto (default) la impresora conectada al computador.

Pagina de control <S/N>: La S imprime una página (primera) donde muestra todos los filtros

y condiciones que se han escogido para procesar el listado. La letra N omite esta página.

CONDICIONES DE IMPRESION

Totalizar <S/N>: La S totaliza las columnas de valores que se imprimen en el Listado. La N

no realiza el total.

Otros Estadísticas <S/N>: La S imprime otros valores estadísticos. La N no lo hace.

Observaciones Clte <S/N>: La S imprime el campo de observaciones digitado en el cliente.

La N no lo imprime.

Tamaño de impresión de los campos: Desde el campo 4 hasta el campo 19 se escribe un

número, que representa el tamaño de campo a imprimir en el listado. Se utiliza cuando los

campos a imprimir son muchos y no es suficiente el ancho del papel en el cual se va a

imprimir.

Mostrar Inconsistencia <S/N>: La S detiene en pantalla el proceso del listado, al encontrar en

un campo que se este validando que la información que tiene no es correcta o falta. La N

continua con el proceso sin detener el listado.

TITULO: Se escribe el título que necesitamos se imprima en el listado. Si este campo se deja

en blanco, se imprime el título que muestra en la línea de mensaje.



CAMPOS A IMPRIMIR

Presenta una serie de variables enumeradas, las cuales se pueden seleccionar digitando el

código de la variable (número a la izquierda del nombre del campo) en la línea de “Campos a

Imprimir”. Estos campos conforman el detalle del listado los cuales se imprimen en el orden en

que se encuentra en la línea de Campos a Imprimir. Los campos escogidos van separados por un

espacio en blanco y cada listado tiene un límite de campos a seleccionar para la impresión.

Cuando el cursor salta a la próxima línea mientras se digitan los campos, esto informa que ha

llegado al limite de los campos seleccionados.

Con las teclas PgUp o PgDn, página arriba y página abajo respectivamente muestra otros campos

que se pueden escoger.

Los campos elegidos pueden ubicarse en la posición que se desee y aún pueden repetirse si lo

desea.

Si en el primer grupo de campos no están todos los que necesita elegir, antes de utilizar las teclas

PgUp o PgDn para ver más campos, presione ENTER, para indicarle al programa que acepte los



campos que ha elegido hasta el momento. Si no realiza esta operación los campos elegidos se

perderán y deberá volver a seleccionarlos.

FILTROS

Después de la línea separadora donde muestra las palabras Desde y Hasta se escriben los valores

iniciales, desde el cual se desea imprimir, y final, hasta cual valor se desea imprimir, de cada

campo.

Ej.: si se desea imprimir el listado desde el 15 de Dic/99 hasta a el 24 de Dic./99, se ubican estos

datos en un filtro llamado fecha que va sólo a imprimir los registros ubicados entre este rango de

fechas.



FÓRMULAS.

Cuando se necesita realizar una operación matemática (suma, resta,

multiplicación, división) con algunos campos para generar un resultado e

imprimir éste se utiliza esta opción. Antes de crear una fórmula se deben

conocer los campos o variables que van a intervenir en ésta (para agilizar su

creación). Las fórmulas creadas son únicas para cada configurado creado. Para

crear una fórmula en un listado siga los siguientes pasos:

Localizar dentro de las variables a elegir aquellas que se llamen fórmulas. Se deben ir creando éstas en

el orden en que aparecen, es decir, si existen 3 campos denominados 071 Fórmula1, 072 Fórmula2,

073 Fórmula3, debe ser creada primero la fórmula1 antes que la fórmula2 ó fórmula3.



Presione CTRL F para llamar la ventana de “Definición de Campos Virtuales” donde se crean las

fórmulas. En la línea de mensaje de esta ventana índica el formato general que se debe utilizar para

crear fórmulas.

En la siguiente figura se observa un ejemplo de una fórmula creada. A la fórmula 072 Total entidad, se le

asignó la operación de tomar el valor total del documento (campo 034), y restarle el valor cuota

moderadora (campo 019), el valor copago (campo 020) y valor cuota de recuperación (campo 107).



Escriba la fórmula como lo indica la línea de mensaje y cuando termine presione ENTER

Para cambiar el nombre de fórmula1 por Total Entidad se ubica en la línea de la fórmula y presiona la

tecla Tab, el cursor pasa al frente, donde se escribe la descripción.

Para salir de esta ventana presione ESC.

Si el campo de fórmula es parte del detalle del listado el número de la fórmula debe ser incluido en la línea

de Campos a Imprimir.

ELEGIR UN CONFIGURADO.

Cuando se ingresa a un listado lo primero que muestra, es la ventana de informes definidos.

Para escoger alguno de estos informes:

Elija el código de la ventana de informes definidos, utilizando las teclas de flecha arriba o

abajo; o digite el código del informe directamente.



Luego presione ENTER cuando esté sobre él o cuando haya digitado el código. De esta

manera el programa carga en la pantalla las condiciones del informe seleccionado.

GRABAR CONFIGURADOS

Para guardar una serie de condiciones, campos y filtros con el que frecuentemente se imprime

un tipo de listado se procede de la siguiente forma:

Primero establecer los filtros, condiciones y campos a imprimir en el listado que se está

configurando.

Segundo presionar CTRL F1 o ir al menú de Edición y localizar la opción de Grabar

Configuración.

Asignar el código con el que se desea grabar la configuración del listado. Esto para localizar

el listado en otra oportunidad que se quiera el mismo modelo.

Escribir el nombre con el cual desea identificar el listado

Esta configuración aparece en la ventana de informes definidos cada vez que ingrese al

programa de impresión.

BORRAR CONFIGURADOS

Elija primero el código que necesita borrar de la ventana de informes definidos

Luego presione ENTER para leer la configuración

Presione las teclas Shift F6 para eliminarlo. Esto le mostrará el código de preconfigurado a

borrar.

Y por ultimo presione ENTER si es el deseado o digite otro código.

IMPRIMIR UN INFORME

Elegir uno de los informes definidos (ver escoger un configurado)

Determinar los rangos de los filtros que se desea imprimir

Presione F3 para ver el listado por pantalla, F4 o F5 para enviarlo a la impresora y F6 para

realizar un archivo plano de exportación sin tipos de letras.



EXPORTACIONES

La información digitada en los rias de consulta, urgencias, egresos (hospitalización), recién

nacidos y procedimientos pueden exportarse para enviar a las entidades promotoras de salud de

acuerdo a la normatividad que el Ministerio de Salud a realizado a través de los decretos 2546 y

1832, para que sean aplicados por todas las instituciones prestadoras de salud.

Como los programas de exportación de los archivos de: consulta, urgencia, hospitalización,

recién nacidos y procedimientos piden la misma información con la excepción del nombre del

archivo, se explican las opciones a continuación de éstos.

Para ver por pantalla cualquiera de estos archivos, sólo necesita abrir éste a través de un editor

de texto.

Opciones:

Archivo: Caracteres iniciales de identificación del archivo de consulta (AC). A este nombre,

el programa adiciona los caracteres que se digitan en el campo de número de remisión.

Comando: Lo que hay al frente de las letras AC, junto con la instrucción que se encuentra en

la línea de comandos, es una orden que se le dá al programa, indicando que una vez

generado el archivo lo envié a un disquete. Este comando uniendo las dos instrucciones

queda de la siguiente forma:

copy.bat \sx2000\lst\AC123 a:\ > null

copy.bat, es un archivo en lotes para ambiente Windows o D.O.S., que contiene el comando

para enviar el archivo al drive que se indique. Este archivo contiene las siguientes

instrucciones:

echo off

copy %1 %2

El directorio \sx2000\lst, es la carpeta donde va se ha generado el

archivo plano.

AC123, es el nombre del archivo generado

A:\ > null, es el drive donde debe enviar el archivo

Orden: Es la forma en que se va a leer el archivo de estadística de consulta externa. Tiene

dos opciones: 1 por fecha y 2 por documento. Se recomienda por fecha.

Art/Cup: Es la posibilidad de mostrar en el archivo plano el código de servicio del manual

tarifario ó el código de CUP. Se elige “A” si necesita generar el archivo plano con el código

digitado en el movimiento, o “C” si desea imprimir el código asociado al digitado en el

movimiento (CUP).

Mostrar: <S> Muestra los registros procesados en la línea de mensajes. <N> No muestra los

registros procesados en la línea de mensajes.

Código de Entidad: Código del prestador de servicio (I.P.S). Este código es asignado por la

Supersalud a todas las IPS, EPS, ARS.

Capacidad del Medio Magnético: Cantidad de caracteres que puede almacenar el dispositivo

en el cual se envía la información. Ej: un disquete de alta densidad puede almacenar hasta

1.400.000 caracteres.

Fecha de Remisión: Fecha en la que se realiza el envío de la información.

Número de remisión: Es un consecutivo asignado a los archivos que se envían a las EPS. Este

número debe ser administrado (controlado) por el usuario en forma manual; cada vez que se

envié el archivo debe digitar el número que continua.

Filtros: Después de la línea separadora donde muestra las palabras “Desde” y “Hasta” se

escriben los valores iniciales, desde el cual se desea procesar, y final, hasta cual valor se

desea procesar, de cada campo ej.: si se desea tener en cuenta para el proceso los registros

digitados desde el 1 febrero de 2000 hasta el 29 febrero de 2000, se ubican estos datos en un

filtro llamado fecha que va sólo a generar al plano los registros ubicados entre este rango de

fechas.

CONSULTAS

El programa realiza una búsqueda de la información digitada en la estadística de consulta

externa, a través de ésta lectura realiza los enlaces con los diferentes archivos (movimiento,

usuarios, etc) de los cuales necesita sacar la información para armar el archivo plano del RIPS

de consulta que el Ministerio de Salud a determinado para enviar a las E.P.S.



EXPORTACIÓN DE DATOS ARCHIVO DE CONSULTAS


Digitar la opción 3 Procesos del menú de Facturación hospitalaria

Escoger Exportaciones. Presione ENTER si esta ubicado en la opción o la letra resaltada

E.

Escoger la opción 1 IPS a EPS

Digite la opción 1 de Consultas



URGENCIAS

El programa realiza una búsqueda de la información digitada en la estadística de urgencias, a

través de ésta lectura realiza los enlaces con los diferentes archivos (movimiento, usuarios, etc)

de los cuales necesita sacar la información para armar el archivo plano del RIPS de urgencia que

l Ministerio de Salud a determinado para enviar a las E.P.S.

EXPORTACIÓN DE DATOS ARCHIVO DE URGENCIAS




E.


Digite la opción 2 de Urgencias



PROCEDIMIENTOS

El programa realiza una búsqueda de la información digitada en la estadística de

procedimientos, a través de ésta lectura realiza los enlaces con los diferentes archivos

(movimiento, usuarios, etc) de los cuales necesita sacar la información para armar el archivo

plano del RIPS de procedimiento que el Ministerio de Salud a determinado para enviar a las

E.P.S.

EXPORTACIÓN DE DATOS ARCHIVO DE PROCEDIMIENTOS




E.


Digite la opción 3 de Procedimientos



HOSPITALIZACIÓN

El programa realiza una búsqueda de la información digitada en la estadística de

hospitalización, a través de ésta lectura realiza los enlaces con los diferentes archivos

(movimiento, usuarios, etc) de los cuales necesita sacar la información para armar el archivo

plano del RIPS de hospitalización que el Ministerio de Salud a determinado para enviar a las

E.P.S.

EXPORTACIÓN DE DATOS ARCHIVO DE HOSPITALIZACIÓN




E.


Digite la opción 4 de Hospitalizacion



RECIEN NACIDOS

El programa realiza una búsqueda de la información digitada en la estadística de recién nacido

que es digitada en hospitalización, a través de ésta lectura realiza los enlaces con los diferentes

archivos (movimiento, usuarios, etc) de los cuales necesita extraer la información para armar el

archivo plano del RIPS de recién nacidos que el Ministerio de Salud a determinado para enviar a

las E.P.S.

EXPORTACIÓN DE DATOS ARCHIVO DE RECIÉN NACIDOS




E.


Digite la opción 5 de Recien nacidos



Las archivos de exportaciones relacionados en el submenú de EPS a Ministerio de Salud son los

mismos que relacionamos en el submenú del IPS a EPS. La diferencia con éstos últimos radica en

la estructura del archivo plano. Este contiene algunos campos adicionales y 2 tipos de registros

que los archivos generados en el submenú de IPS a EPS no tienen.

Las opciones 3, 4, 5, 6 y 7 del menú de exportaciones son archivos planos sugeridos por empresas

(planos propios) para realizar tareas internas a través de la información que en ellos se registra.

Los detalles de cada uno de ellos y el propósito por el cual fueron realizados son propios de la

empresa que los ha sugerido.

IMPORTACIONES

Para realizar la importación de los datos del régimen subsidiado, vinculado y las EPS, la

aplicación cuenta con programas que pueden subir la información desde archivos planos que

estas entidades deben generar de acuerdo a la determinado por el Ministerio de Salud.

Como los programas de importación de los archivos del régimen subsidiado, vinculado y

contributivos piden la misma información con la excepción del nombre del archivo, se explica las

opciones a continuación de éstos.

La información que se importa de estos archivos no es guardada directamente en el archivo de

usuarios, si no que es almacenada en archivos independientes.

Archivo a Migrar: Identificación de la ruta y el nombre del archivo plano que se va a

importar.

Tipo de archivo: Identificador utilizado en la importación de los datos del régimen

contributivo diferenciar los cotizantes de los beneficiarios y adicionales. Las opciones que

maneja son: <1> Cotizantes <2> Beneficiarios y adicionales.

Código de la Entidad: Identificador del código de la entidad que se maneja en la aplicación y

de la cual se desea importar los datos.

Caracter de Separac: Identificador que índica el caracter con el que viene separado cada

campo en el archivo plano. Ej: “,” (coma).

Regrabar: Opción que permite regrabar registros duplicados. Las alternativas son: <S>

Regrabar registros duplicados<N> No regrabar registros duplicados.

Además proporciona una serie de contadores que indican los registros leídos, grabados,

regrabados y no grabados en el proceso.



IMPORTACION DEL ARCHIVO DEL REGIMEN SUBSIDIADO

IMPORTACIÓN DEL ARCHIVOS DEL REGIMEN SUBSIDIADO



Escoger Importaciones. Presione ENTER si esta ubicado en la opción o la letra resaltada

I.

Digite la opción 2 de Datos de Subsidiados



IMPORTACION DEL ARCHIVO DEL REGIMEN

VINCULADO

MPORTACIÓN DEL ARCHIVOS DEL REGIMEN VINCULADO.




I.

Digite la opción 3 de Datos de Vinculados



IMPORTACION DEL ARCHIVO DEL REGIMEN

CONTRIBUTIVO

MPORTACIÓN DEL ARCHIVOS DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO




I.

Digite la opción 4 de Datos de Contributivo



ASEGURAMIENTO

USUARIOS

Este programa registra la información de los usuarios que las diferentes entidades suministran

para la verificación de la existencia del usuario en la base de datos. Es importada desde un

archivo plano con los especificaciones de la resolución 2390. Debe ser actualizado cada vez que

las entidades envíen la información.

El programa de digitación de usuarios puede extraer información de este archivo, habilitando en

las preferencias (SF1) de ese programa (f2-201), la opción Validar aseguramiento. Al digitar el

código, el programa realiza una búsqueda en la base de datos de aseguramiento, al localizar el

registro, trae la información de éste, para luego registrarla en la base de datos del usuario.

Para importar los registros a esta base de datos existen las opciones de: importar datos de

subsidiados, vinculados y contributivos. Cada una de ellas se encuentra en el menú de Proceso y

la opción de Importación.



USUARIOS



Escoger Usuarios. Presione ENTER si esta ubicado en la opción o la letra resaltada U

Digite la opción 6 Usuarios (Aseguramiento).




TECLA FUNCION



F5 Grabar


F9 Otros Datos


ESC Salir

ALT

E,V,U,A









Código: Se digita la cédula, tarjeta de identidad, pasaporte, registro civil, o un código

para los menores o adultos sin identificación.

Tipo de Documento: Identificación del usuario de acuerdo con su tipo de documento de

identificación.

Tipo de Usuario: Identificador que determina el tipo de usuario (Contributivo,

Subsidiado, Vinculado, Particular, Otro o Inactivo)

Apellidos: Identificación de los apellidos del usuario

Nombres: Identificación de los nombres del usuario

Entidad: Código que identifica la empresa a la cual esta afiliado el usuario.

Fecha Nace: Día/Mes/Ano en el que nació el usuario. Es utilizada para calcular la edad

de la persona.

Tipo discapac.: Identificador del tipo de discapacidad del usuario (Física, Mental o

psíquica, Sensorial, Sin discapacidad)

Clase de Incapacidad: Identificador de la clase de incapacidad. (Incapacidad permanente,

Incapacidad temporal).

Sexo: Identificador del sexo del usuario (Masculino, Femenino e Indeterminado)



Documento: Identificación del tipo y documento de identificación del conjugue.

Cotizante: Identificador para determinar si es cotizante o no.

Depto-Municip: Código del lugar de residencia habitual del usuario.

Barrio: Código para identificar el barrio donde reside el usuario.

Zona: Código de la característica geográfica del lugar de residencia del usuario (Urbana

o Rural)

Dir: Ubicación del lugar donde reside el usuario

Tel: Número telefónico donde es posible localizar al usuario

Tipo Cotizante: Identificador que indica si el usuario es un cotizante: dependiente,

independiente, pensionado o mixto.

Fch.SGSS: Día/Mes/Ano en la que se afilio el usuario al Sistema General de seguridad

social.

F.EPS: Día/Mes/Ano en la que se afilio el usuario a la E.P.S ó A.R.S.

Entidad Anter.: Código de identificación de la entidad anterior donde estaba afiliado.

Tipo Afiliado: Identificador que determina el tipo de afiliado que es: beneficiario o

adicional.

Cotizante: Identificador para determinar si es cotizante o no.



TIPOS DE NOVEDADES

Los registros almacenados en esta tabla proporcionan información de los códigos que el

Ministerio de Salud a designado para el manejo de los diferentes movimientos que las entidades

realizan a la base de datos de sus usuarios. Estos movimiento pueden ser: ingresos, traslados,

retiros etc.

TIPOS DE NOVEDADES





Escoger Tablas auxiliares-2. Presione ENTER si esta ubicado en la opción o la letra

resaltada I.

Digite la opción 1 Tipo de Novedades de aseguramiento.


TECLA FUNCION



F5 Grabar


ESC Salir



Código: Identificador del tipo de novedad.

Nombre: Descripción de la novedad.

IMPORTACIÓN NOVEDADES

Los diferentes movimientos en las bases de datos de los usuarios realizadas en cada entidad

deben ser registradas en un archivo, llamado archivo de novedades; el cual proporciona

información actualizada de las transacciones que se registren del usuario.

Las novedades son suministradas por las entidades que manejan los usuarios de los diferentes

régimen de seguridad social (contributivo, subsidiado y vinculado) a las I.P.S.



Estas envían la información en archivos planos, teniendo en cuenta la estructura de la resolución

2390, la cual es importada para realizar la actualización de los registros del archivo de usuarios

de aseguramiento.

El proceso de importación se ha divido en tres opciones para dar mayor facilidad al usuario que

va a realizar el proceso. Aunque las opciones de los programas son las mismas, la única

diferencia radica en el nombre del archivo plano que se suministra. Por esta razón sólo se va a

explicar las opciones de una de ellas.

IMPORTACION DE LAS NOVEDADES




I.

Digite la opción Novedades de aseguramiento.


Archivo Novedades: Se especifica el lugar (path) y el nombre del archivo plano que debe

leer el programa. Ej: \SX2000\LST\CONTR.PRN

Código Entidad: Identificador de la entidad que suministra la información.

Carácter de Separac.: Identificador con el cual se separa un campo de otro en el archivo

plano.

Regrabar: Identificador que proporciona al proceso la posibilidad de regrabar los

registros duplicados. Tiene dos opciones: <S> Regraba los registros duplicados, <N> No

regraba.

La línea divisoria de la pantalla, después del campo regrabar, suministra información estadística

de la cantidad registros que el proceso esta: leyendo, grabando, regrabando, etc.



PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

CREACIÓN DE PROGRAMAS

Esta digitación almacena los diferentes códigos y descripciones de los programas manejados en

promoción y prevención. Además suministra información de cuantas personas ingresan, egresan

y se encuentran en el programa.

CREACIÓN DE PROGRAMAS



Escoger Menú de promoción y Prev. Presione ENTER si esta ubicado en la opción o la

letra resaltada R.

Digite la opción Creación de programas.




Programa: Código de identificación del programa.

Descripción: Nombre del programa

Activ.Ingreso: Código del manual de SOAT ó CUP

P.Objeto Vinc: Número de personas que se toman como población objeto para el régimen

vinculado.

P.Objeto Subs: Número de personas que se toman como población objeto para el régimen

Subsidiado.

P.Objeto Cont: Número de personas que se toman como población objeto para el régimen

contributivo.

P.Objeto Part: Número de personas que se toman como población objeto para los

particulares.

P.Objeto Otros: Número de personas que se toman como población objeto para Otros.

La consulta de saldos: Para la consulta de saldos de un programa se deben presionar las teclas

Shift y F6 y al momento se presenta una pantalla donde se observa los acumulados de éste.

Además tiene la posibilidad de poder observar los saldos de un mes que ya ha sido cerrado. Esto

lo logra digitando el código 105 en el extremo inferior derecho de la pantalla. Una vez digitado, el

cursor se ubica en el campo de Periodo para que se ingrese el mes y año que se desea consultar.




TECLA FUNCION



F5 Grabar


SF6 Consultar saldos de programas de P y P

ESC Salir


ENLACES DE PROGRAMAS Y ACTIVIDADES

Para realizar un encadenamiento entre el programa y las actividades asociadas a él, se ha creado

esta digitación.

ENLACES DE PROGRAMAS Y ACTIVIDADES


letra resaltada R.

Digite la opción Enlace de Programa Actividad.



Actividad: Código de la actividad que se va a asociar.

Tipo Activid: Identificador del tipo de actividad para determinar si es: individual

<G> grupal.


vinculado.


Subsidiado.


contributivo.


particulares.



TECLA FUNCION



F5 Grabar



ESC Salir


ENLACES DE PROGRAMAS , ACTIVIDADES Y SUBACTIVIDAD

Hay subactividades que están relacionadas a una actividad y éstas a su vez a un programa. Este

encadenamiento lo podemos realizar en esta digitación. A través de éste enlace se logra obtener

información acerca del número de subactividades que han sido realizadas en las diferentes

actividades y en los diferentes programas.

ENLACES DE PROGRAMAS,ACTIVIDAD Y SUBACTIVIDAD




letra resaltada R.

Digite la opción Enlace de Prog-Activ-Subactivid.



Actividad: Código de la actividad que se va a asociar.

SActividad: Código de la subactividad que se va a asociar.

Nombre: Descripción de la subactividad

Tipo activ: Tipo de actividad: Individual, <G> Grupal.


vinculado.




Subsidiado.


contributivo.


particulares.


ENLACES DE PROGRAMAS Y CAUSA DE EGRESO.

Existen varias causas de que un usuario se retire de un programa. Aquí se hace el enlace entre el

programa y los diferentes causas de retiros que son validos para dicho programa.

ENLACE DE PROGRAMAS Y CAUSALES DE EGRESO




letra resaltada R.



Digite la opción Enlace Prog-Causales Egresos.


Código Programa: Identificador del programa.

Código causal: Identificador de la causa de egreso.

PROGRAMACIÓN AGENDAS DE ACTIVIDADES GRUPALES

Las diferentes actividades y subactividades de los programas a nivel de grupo, son desarrolladas

a través de profesionales expertos, a los cuales se les programa una agenda con anticipación.

Esta programación es digitada en este programa.

PROGRAMACIÓN AGENDAS DE ACTIVIDADES GRUPALES



Escoger Profesionales. Presione ENTER si esta ubicado en la opción o la letra resaltada

O.



Digite la opción Programación de Actividades.



consultar todos los registro de un campo, creados en una tabla, sólo debe limpiar el campo

presionando CTRL X desde el inicio del mismo y luego presione ENTER, ésto abre una ventana

donde muestra los registros. Para seleccionar uno desplace el cursor con las teclas de flecha

arriba o abajo, o digitados coincidan (no hay que escribir todo) y luego presione ENTER para

llevar el registro al campo.

Programa: Código del programa

Actividad: Código con el que se identifica el evento a realizar del programa.

Subactividad: Código de la subactividad a programar

Fecha: Dia/mm/aaaa en el cual se realiza la subactividad

Hora: HH/MM, horas y minutos

Día: Día de la semana en que se realiza la actividad

Cupos: Limite máximo de personas que pueden participar de la subactividad.

Disponible: Cantidad de personas que pueden ingresar a la subactividad. Este campo es

actualizado cada vez que se ingresa una persona al programa.

Lugar: Descripción del lugar donde se realiza la subactividad

Barrio: Barrio en el cual se realiza la subactividad

Entidad Responsable: Código de la entidad responsable de la subactividad.

Profesionales: Códigos de los profesionales que van a participar de la actividad. Se

pueden digitar hasta cuatro, siendo el primero, el profesional encargado de la actividad.

Hora duración: Tiempo considerado en cumplir la subactividad.

Observación: Comentario importante a tener en cuenta


TECLA FUNCION



F5 Grabar


SF5 Imprimir agenda


CF5 Duplicar agenda

ESC Salir




PROGRAMACIÓN DE USUARIOS A LAS ACTIVIDADES GRUPALES

El ingreso de un usuario a un programa y el registro en cada una de las actividades de éste, es

realizada en este programa.

PROGRAMACIÓN DE USUARIOS A LAS ACTIVIDADES GRUPALES



Escoger Prog.usuarios act-grupal. Presione ENTER si esta ubicado en la opción o la letra

resaltada P.


Código del usuario: Identificación del usuario. Se digita la cédula, tarjeta de identidad,

pasaporte, registro civil, o un código para los menores o adultos sin identificación.

Programa: Número de identificación del programa



Actividad: Código con el que se identifica el evento a realizar del programa. Este es el

número asignado en el instructivo del Formato Único de reporte de Actividades de

Promoción y Prevención. El campo se valida con la tabla de programa –actividad, si no

lo encuentra muestra una venta de error.

Sub-Actividad : Código que identifica la tarea a realizar de la actividad anterior. El

campo se valida con la tabla de programa -actividad.- subactividad, si no lo encuentra

muestra una venta de error.

Fecha Actividad: Día/Mes/Año en que se realiza la actividad o subactividad del evento.

Es tomada de la programación de actividades.

Hora Actividad: La hora y minuto en que se realiza la actividad o subactividad.

Observaciones: Comentario importante para resaltar en el registro. Es tomada de la

programación de actividades.

Fecha Digitac.: Día/Mes/Año en que se realiza el registro.

Confirmada: Estado del registro que indica que el usuario ha asistido a la evento. Este

campo es actualizado cuando se utiliza las teclas de función SF3 para confirmar la

asistencia de las personas al evento.

PVez Prog. Identificador que determina si la persona ingresada está por primera vez o

repite en el programa. Este campo es calculado por el programa al momento de grabar

el registro.

Pvez Act.: Identificador que determina si la persona ingresada está por primera vez o

repite en la actividad. Este campo es calculado por el programa al momento de grabar el

registro.

Pvez SubA.: Identificador que determina si la persona ingresada está por primera vez o

repite en la subactividad. Este campo es calculado por el programa al momento de

grabar el registro.

Documento: Número de documento que identifica que el registro a sido generado al

movimiento.

Egreso (cuasal): Código de la causal de egreso del programa. Es ingresado el código al

presionar las teclas Shift F7.


TECLA FUNCION



F5 Grabar




SF3 Confirmación

SF5 Imprimir agenda

SF7 Egreso del programa

ESC Salir


CIERRE MENSUAL DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

Para llevar un control mensual del número de personas que ingresan, salen y permanecen en los

diferentes programas, se debe realizar mensualmente un cierre de éstos. De esta forma se puede

consultar en cualquier mes (cerrado) cual fue el movimiento (ingresos y egresos) de persona que

se tuvo en el programa. El proceso genera un archivo de estadísticas donde guarda esta

información.


Digitar la opción 3 Procesos del menú de Facturación hospitalaria.

Escoger Procesos varios. Presione ENTER si esta ubicado en la opción o la letra

resaltada V.

Escoger la opción 8 Promoción y Prevención.

Para ejecutar el proceso de cierre, el programa solicita el mes y el año que se va a cerrar, y al

confirmar si desea continuar, inicia el cierre de cada programa, actividad y subactividad.



ENTIDADES

Esta digitación registra las entidades como: ARS, Aseguradoras, EPS, entidades particulares y

demás, con las cuales la empresa (IPS) puede contratar y/o facturar.

ENTIDADES



Escoger E.P.S. Presione ENTER si esta ubicado en la opción o la letra resaltada E.


TECLA FUNCIÓN



F5 Grabar



ESC Salir

Código: Identificador de la entidad.

Razón Social: Nombre de la entidad.

Representante: Nombre del representante legal de la empresa.

Dirección: Dirección de la entidad.

Teléfono: Número telefónico de la entidad.

Ciudad: Identificador de la ciudad donde está ubicada la entidad.

Configuración: Característica de la entidad: Los campos no detallados no están en uso en

esta variable. <2> Tipo de entidad: Contributivo, Subsidiado, Vinculado, Particular <4>

Maneja contrato: <S> Indica al programa de movimiento que debe verificar en

contratos si existe para la entidad uno que contenga el tipo de servicio y el artículo que

se está facturando. De lo contrario no dejará grabar el movimiento. <N> No evalúa el

archivo de contratos.

Contacto: Persona con la que se comunican en la entidad.

Código Tarifa: Identificador de la tarifa que es manejada para esta empresa. Este código

determina los precios con los cuales se va a facturar a esta entidad.

Porcentaje: Valor negativo ó positivo para disminuir o aumentar el valor de la tarifa.

Liquidar Copago: Identificador que determina si se cobra copago. <S> Esta opción indica

al programa de movimiento que debe ir a la tabla de copagos y liquidar de acuerdo al

tipo de servicio y nivel de usuario. <N> No liquida.

Liquidar Cuota Moderadora: Identificador que determina si se cobra cuota moderadora.

<S> Esta opción indica al programa de movimiento que debe ir a la tabla de cuota

moderadora y liquidar de acuerdo al tipo de servicio. <N> No liquida. Indica al

programa de movimiento que debe ir a la tabla de cuotas recuperadoras y realizar los

cálculos de acuerdo al nivel del usuario.



Cod.Super: Identificador de la entidad. Este código es suministrado por el ministerio de

salud. Se utiliza en los archivos planos que se deben enviar a las EPS.

Código Cliente: Identificador que proporciona información para realizar la interfase que

hay entre la facturación y cartera. Es utilizado cuando se realiza la consolidación de la

factura o cuenta de cobro a la Entidad. Este código debe existir en el archivo de clientes.

ENFERMEDADES

Esta pantalla proporciona los diferentes diagnósticos que existen del manual de enfermedades

(CIE novena revisada). Además proporciona información acerca del sexo y rangos de edad en

que se puede presentar; esto para realizar las diferentes validaciones de acuerdo al usuario.

ENFERMADADES


Digitar la opción 2 Datos Básicos del menú de Facturación hospitalaria.

Digitar la opción de Tablas auxiliares.

Escoger Enfermedades. Presione ENTER si esta ubicado en la opción o el número 4.

Digitar la opción 1 Enfermedades 999 causas


TECLA FUNCIÓN



F5 Grabar



ESC Salir









Código: Identificador del diagnóstico (CIE novena actualizada).

Nombre: Nombre del diagnóstico.

Configuración: Características del diagnóstico. <1> Sexo: Femenino, Masculino, Todos.

<3> Notificación: Inmediata, Semanal, Ninguna. <4> Tipo de diagnóstico: Parto,

Aborto.

Edad mínima: Edad desde la cual se puede presentar el diagnóstico.

Edad máxima: Edad hasta la cual se puede presentar el diagnóstico.

Clasificación 183: Clasificación de los diagnóstico en 183 causas.



TARIFAS

Los diferentes valores de cada servicio, medicamento, etc. que se contratan con las entidades son

relacionadas en este archivo, bajo un identificador de tarifa, la cual da la posibilidad de tener un

número de precios diferentes de cada servicio. El programa de movimiento (factura) localiza en

esta tabla el valor del servicio.

Los registros de esta tabla pueden ser ingresados en esta pantalla o ejecutando una utilidad del

menú de procesos: “Actualizar tarifa con SMLV”.

TARIFA POR ARTICULO


Digitar la opción 2 Datos Básicos del menú de Facturación hospitalaria.

Escoger Tarifa por artículo. Presione ENTER si está ubicado en la opción o la letra

resaltada F.

Digitar la opción 1 Enfermedades 999 causas




TECLA FUNCIÓN



F5 Grabar



ESC Salir









Código: Identificador de la tarifa.

Artículo: Código del servicio, medicamento, etc.

Fecha: DD/MM/AA. Fecha desde la cual se establece el precio.

Valor: Precio establecido

Estado: Identificador que indica si la tarifa está activa. <S> Activa. <N> No está activa.

Los registros marcados con “N” no los tiene en cuenta cuando se realiza la búsqueda.

Observaciones: Comentario importante para tener en cuenta en la tarifa.

OTRAS DIGITACIONES

DIGITACION DE CLIENTES Contiene la información acerca del cliente que se desea Ingresar, consultar, modificar o retirar.

DIGITACION DE CLIENTES



Digitar la opción 1 Movimientos del menú de Facturación hospitalaria.

Escoger Clientes. Presione ENTER si esta ubicado en la opción o la letra resaltada L.


TECLA FUNCIÓN



F5 Grabar



SF7 Consulta de facturas y notas

207 Consulta de hoja de vida de cliente

ESC Salir



Zona: Clasificación considerada para organizar los clientes, un ejemplo de ello es dividir

nuestros clientes en Usuarios y Entidad.





Código: o nit para identificarlo en cartera

Tercero: Código para relacionarlo con contabilidad

Nombre1: Identificar el nombre de la empresa o persona

Nombre2: Se usa para colocar el representante legal o puede ser el mismo nombre de la empresa,

para esto presione ENTER en este campo.

Direccion1: Campo para ubicar al cliente

Direccion2: Campo para ubicar al cliente

Teléfono: Numero telefónico del cliente

Fax: Numero del Fax del Cliente

Ciudad: Nombre de la ciudad donde se ubica

Estatus: Campos varios donde se relaciona otros datos importantes del Cliente

Primer Contacto: Fecha de primera vez que se tubo contacto con el cliente.



DIGITACION DE FACTURAS Y NOTAS Se registran en este programa las facturas, notas débitos y notas créditos que deben registrarse

al cliente.

Los documentos que se encuentran en este programa pueden ser registrados:

- Digitando la información en esta pantalla

- Generando el registro desde el programa de movimiento, siempre y cuando la configuración

del documento de inventarios esté preparado para afectar cartera.

DIGITACION DE FACTURAS Y NOTAS



Escoger Facturas y notas. Presione ENTER si está ubicado en la opción o la letra

resaltada F.




TECLA FUNCIÓN



F5 Grabar




TECLA FUNCIÓN


SF5 Imprimir formato de Notas

SF11 Anular el documento

ESC Salir








Tipo de Documento: Identificador de tres caracteres que acompaña al número de del documento

y que de acuerdo a la configuración que se establezca en él, afecta o no el inventario, además de

capturar los campos que se deseen.

Número de documento: Campo que identifica el consecutivo del tipo de documento. A través de

su parametrización y/o la del usuario se puede digitar o asumir automáticamente.

Fecha: Día, mes y año (ddmmaaaa) en el que se registra el documento. El documento puede se

configurado para que a partir de esta, calcule la fecha de vencimiento .

Fecha Llegada: Día, mes y año (ddmmaaaa) en el cual se desea registrar la fecha en la llega el

documento. El documento puede se configurado para que a partir de esta, calcule la fecha de

vencimiento .







Código: Se digita la cédula, tarjeta de identidad, pasaporte, registro civil, nit de la entidad, con

la que se identifica el usuario o la entidad.

Interfase: Código de la maqueta de la interfase. A través de ésta se comunica con contabilidad la

información que se digite en este registro.

Cuenta: Código de la cuenta contable a la se asocia este registro.

Centro de Costos: Código del centro de costo al que se asignó este documento.

Estatus: Estado del documento. Este campo pide cuatro opciones:

Interes <S/N>: Si cobra intereses a esta factura

Estado: <A> Anulado < > Activo

Tipo de Garantía: <R> Real Personal y < > Ninguna

Código de Comisión: Código con el que se identifica la comisión que se va a liquidar.

Forma de Pago: Código con el que se identifica la forma de pago asociada a este documento. De

acuerdo a su configuración se puede digitar o parametrizar los días de plazos, porcentajes de

descuentos pronto pago y porcentajes de descuentos incluidos en la factura y otra cantidad de

campos. Luego de digitar la forma de pago el programa calcula la fecha de vencimiento.

Valor Gravado: El valor digitado en este campo es el valor base que el programa toma para el

calculo del iva.

Valor Exento: El valor digitado en este campo pertenece al valor base que no se gravable para

cálculos de iva.

Total: Corresponde al valor total del documento luego de realizar los diferentes cálculos con los

valores digitados o calculados del documento que se hayan registrado. Este campo no es

digitado.

Saldo Actual: Se registra el valor del saldo del documento luego que se han digitado a éste

recibos, notas débitos y créditos. Este campo no es digitado.



RECIBOS Y NOTAS Se digitan en este programa los recibos, notas débitos y notas créditos que deben registrarse al

cliente y deben afectar los documentos que se encuentran en opción de facturas y notas. Para el

ingreso de una nota débito ó nota crédito se realiza de la misma manera que el recibo, sólo

cambia el tipo de documento que ha sido creado para tal fin.

RECIBOS Y NOTAS



Escoger Recibos y notas. Presione ENTER si está ubicado en la opción o la letra resaltada

F.


TECLA FUNCIÓN





F5 Grabar



SF5 Imprimir formato de Notas

SF7 Consulta de documentos pendientes por cancelar. Se utiliza luego de

digitar el usuario o en la línea de detalle donde se digitan los afectes y

documentos.


ESC Salir












su parametrizacion y/o la del usuario se puede digitar o asumir automáticamente.

Fecha: Día, mes y año (ddmmaaaa) en el que se registra el documento. El documento puede se

configurado para que a partir de esta, calcule la fecha de vencimiento.

Banco: No. de cuenta que afectará el módulo de cuentas en tesorería

Configuración: Estado del documento. Marca con “A” cuando el documento está anulado ó lo

deja en blanco si está activo. Además si el documento está impreso le adiciona una “I”.

Cuenta: Código de la cuenta contable hacia donde va el dinero Ej: Caja, Banco

C.Costos: Código del Centro de Costos al que recibe el recaudo.

Cliente: Código del Usuario o cliente que va a cancelar ó abonar a su cuenta.

Concepto: Notas u observaciones de interés para conservar en el documento.

Valor: Valor del documento o abono que se realice al mismo

Iva: Valor del Iva. Utilizado cuando se realizan notas débitos o créditos para cobrar o descontar

respectivamente dicho valor.

Otras deduciones: Valor de otras deducciones.



Descuentos: Valor otorgado por el propietario o descontado por el cliente por descuentos

concedidos.

Retención: Valor legal que el cliente se descuenta de acuerdo al concepto de retención que debe

aplicarse a la factura a cancelar.

Intereses: Valor de intereses cobrado

NC/Otros: Valor de notas débitos o créditos.

Retención del iva: Valor legal de retención sobre el iva que el cliente se debe descontar.

Cambio: Valor a devolver. Utilizado en puntos de venta.

Efectivo: Valor entregado para cancelar o abonar por el cliente, en dinero.

Tarjeta: Valor cancelado para cancelar o abonar por el cliente, en tarjetas.

Cheque: Valor cancelado para cancelar o abonar por el cliente, en cheques. Cuando este valor se

digita, el programa muestra una ventana adicional donde captura el número de cheque, la plaza

, la fecha del cheque y el valor.

C: Código de afecte. Utilizado para distinguir dentro del recibo los conceptos por los cuales se ha

recaudado el valor en éste. Ejemplos: Abono a cartera, anticipos, otros ingresos, intereses, etc.

Esta letra o número puede afectar o no el cliente y el saldo del documento, según lo decida el

usuario que cree el afecte.

Documento: Número de documento al cual se va a cancelar.

Cuo: Número de la cuota a que se va a cancelar del documento. Esto aplica a las empresas que

manejan sus pagos por cuotas Ejemplo: Almacenes que venden por Club o por cuotas mensuales.

Valor Abono: Valor que se aplica a la cuota o al documento a cancelar o abonar. El valor

máximo que asume es el saldo que tenga el docuemento.

Saldo de Factura: Indicador del saldo del documento. Este se visualiza una vez se registra el

documento que va ser abonado a cancelado.

Valor Faltante: En la línea de mensaje existe un indicador que registra el valor que aún está

pendiente por abonar a la cuenta. Una vez este indicador quede en cero, el programa pide al

usuario si desea imprimir el documento.

MOVIMIENTO-FARMACIA. Esta digitación contiene la información de las diferentes entradas y salidas que se registran en el

inventarios de una empresa. Cada concepto de entrada y salida está determinado por un tipo de

documento que de acuerdo a su configuración aumenta o disminuye el inventario de un artículo.



MOVIMIENTO – FARMACIA





Escoger Movimiento-Farmacia. Presione ENTER si está ubicado en la opción o la letra

resaltada V.


TECLA FUNCIÓN



F5 Grabar

F6 Borrar una línea

F7 Ir a una línea



SF5 Imprimir formato

SF7 Renumerar líneas


ESC Salir












su parametrizacion y/o la del usuario se puede digitar o asumir automáticamente.

Fecha: Día (dd) en el que se registra el documento.

Concepto: Observación importante para registrar en el documento.

Artículo: Código del suministro o artículo que se desea registra en el movimiento para sumar o

restar del inventario.

Bodega: Código de la bodega a la cual se registra la entrada o salida del inventario del artículo.

Cantidad: Cantidad de entrada o salida del artículo en el inventario.



Valor Unitario: Valor al que ingresa o sale un artículo del inventario. Si es una salida toma el

costo que tenga el articulo en el momento y lo registra en una variable adicional

automáticamente para posteriormente conocer el valor en costo de las salidas registradas en el

inventario. Si es una entrada y el documento está configurado para el manejo de promedios, el

programa realiza los cálculos necesarios para actualizar el nuevo costo del artículo.

Valor Total: Indicador que muestra el valor total de la línea que se ha registrado.

CREACION DE TIPO DE DOCUMENTOS DE MOVIMIENTOS

La información digitada en los programas de movimientos (movimientos–farmacia, movimiento)

están ligados a un tipo de documento, el cual con su configuración realiza una tarea de entrada o

salida del módulo de inventarios. La configuración que se realiza en estos depende de lo que el

usuario desee. Se pueden dejar de capturar campos, o adicionar aquellos que estén

deshabilitados, o realizar otra serie de serie de configuraciones.

Es importante aclarar que si la configuración del documento no es la apropiada, los resultados

no van a ser los deseados.

CONFIGURACIÓN DE TIPO DE DOCUMENTOS DE INVENTARIOS



AFECTES DEL TIPO DE DOCUMENTO


Digitar la opción 2 Datos Básicos del menú de Facturación hospitalaria

Escoger Tablas auxiliares. Presione ENTER si está ubicado en la opción o la letra

resaltada X.

Digitar la opción 1 Otros módulos

Escoger Tipos de documentos de inventarios del menú.




TECLA FUNCION



F5 Grabar

F7 Ir a un campo

F9 Pantalla extendida. Visualiza la continuación de esta.


ESC Salir


Descripción de campos

Código: Identificador de tres caracteres con el que se reconocerá el movimiento a

realizar Ej.: C1 – Entradas, S1 – Salidas, etc.

Clase: Clasificación del documento Ej.: Compras, Ventas, Pedido, Orden de compra, etc.

Ent-Sal: Identificador con el que se determina si la operación a realizar por el

documento en el inventario es: entrada, salida o ninguna. La aplicación maneja hasta

cinco inventarios por artículo. Si desea que el documento sume en las entradas del

primer inventario debe colocar una E en la primera posición y si desea que el documento

sume en las salidas del primer inventario debe colocar una S, así sucesivamente con las

otras cuatro posiciones. Esta letra le indica al programa que debe generar una fórmula

para tal fin en los afectes que se encuentran en la pantalla extendida de éste (F9).

Nombre: Descripción de como se llama el documento.



Campos de Encabezados: Son una serie de parámetros que se utilizan para habilitar ó

deshabilitar campos utilizados en el encabezado del documento ó para activar o

desactivar validaciones.

Campos de movimiento: Son parámetros que se utilizan para habilitar o deshabilitar

campos utilizados en el detalle del documento ó para activar o desactivar validaciones

Valores por Defecto: Este campo contiene algunas variables a las que se les puede colocar

un valor, el cual al digitar el tipo de documento en el movimiento mostrará estos en la

variables que fueron asignadas.

Facturación Hospitalaria: Los tipos de documentos manejados para facturación además

de configurar las opciones anteriores debe configurar esta opción, la cual permite que

un grupo de variables adicionales del encabezado del documento sean habilitadas. Para

ingresar a este campo se debe tener habilitada (con una S) en el SF1 la opción de

“Facturación Hospitalaria”.

Configuración de inventarios: Las opciones digitadas en este campo habilita o deshabilita

condiciones que el programa de movimiento debe realizar. Además puede activarse o

desactivarse algunas validaciones que debe manejar el movimiento para el módulo de

inventarios.

Configuración de Cartera: Las opciones digitadas en este campo habilita o deshabilita

condiciones que el programa de movimiento debe evaluar para tener en cuenta con el

módulo de cartera. Además puede activarse o desactivarse algunas validaciones que

debe manejar el movimiento para el módulo de cartera.

Configuración General: Son condiciones que se establecen de forma general en el

movimiento al digitar el tipo de documento.

Formatos de Impresión: Nombre del formato de impresión que se desea imprimir y que

ha sido elaborado en el generador de formatos. Tiene la posibilidad de imprimir dos

formatos por tipo de documento.

Rangos de consecutivos: Número inicial y final del consecutivo que se asigna para el tipo

de documento.

Resolución de la DIAN: Nota de resolución que debe imprimir el documento con relación

a unas normas legales para la facturación.

Observaciones: Comentario importante a tener presente en el tipo de documento.

1. Cantidades (Afectes): Fórmulas que realizan la operación de suma y resta de las

cantidades en los cinco inventarios y a los acumulados. Ejemplo de afecte al documento

C1 – Compras: 02+04+21+23+. El campo 02+ indica al movimiento que la cantidad

digitada, debe sumar a la variable de entradas del archivo maestro de artículos. El

campo 04+ establece que además debe sumar la cantidad a la variable saldo actual del



archivo maestro de artículos. Las fórmulas 21+23+ permite que la cantidad sea

adicionada a los acumulados de compras del mes y acumulados de compra

respectivamente. Esta operación se hace de forma similar (siempre y cuando las

formulas sean las mismas): en el archivo maestro de artículos, en el archivo maestro de

bodegas, como en archivo maestro de Lotes.

Valores: las fórmulas que se encuentran en esta opción hacen referencia a los valores y

acumulados que deben ser modificados en los maestros del inventario al momento de

realizar el movimiento de cada artículo ejemplo: 07P08M22+24+.

Las formulas 07P08M permiten que el costo del artículo sea promediado y al mismo

tiempo sea llevado el valor digitado a la variable último costo respectivamente. La

fórmula 22+24+ permite que estos valores sean adicionados a las variables de Valor

acumulados de compras y Valor compras del mes respectivamente.

Fechas: La configuración en este campo permite que las variables de fechas utilizadas en

los archivos maestros de inventario sean actualizadas al realizar el movimiento.

Af1Lotes: Afecte de las cantidades para el maestro de lotes.

Af2Lotes: Afecte de los valores para el maestro de lotes.

CREACIÓN DE TIPOS DE DOCUMENTOS DE CARTERA

Los tipos de documentos en cartera, al igual que en los otros módulos, son la parte esencial de la

aplicación. A través de la configuración que se haga en ellos realizará un efecto en el archivo

maestro de clientes. Este efecto mostrará un aumento en la deuda del cliente o una disminución

según sea el documento creado. Existen dos digitaciones a nivel de movimiento del cliente estas

son: Facturas y notas y Recibos y notas. Ambas tienen una parametrización especial a nivel de

sus documentos.

Facturas y Notas

Los tipos de documentos generados para esta opción de cartera tienen una característica

especial: Los documentos manejan saldos, sean facturas, notas débitos o notas créditos. Estos

documentos deben ser cancelados por la opción de recibos y notas, a menos que alguna

configuración extra como la forma de pago lo obligue a quedar sin saldos desde que se digita el

documento.

TIPO DE DOCUMENTO DE FACTURAS Y NOTAS




resaltada X.

Digitar la opción 1 Otros módulos y 4 de Menú DLS

Escoger Tipos de doctos cartera del menú.


Código de documento: Identificador de cuatro caracteres. El primero de ellos es un 1

para los documentos que van a ser digitados por facturas y notas.

Los tres siguientes son el código con el que se reconocerá el documento Ejemplo: FC

factura Crédito, NC nota crédito ó ND nota débito.

Clase Documento: Clasificación del documento. Las opciones del primer carácter son:

<F> factura, <R> recibos, <C> nota crédito, <D> nota débito, <L> Letra y la <E>

Estado del documento. El segundo carácter determina con su opciones: <F> factura

crédito y <C> Factura Contado.



Nombre: Descripción de como se llama el documento .

Campos facturas: Los campos de valores y otros que son capturados en la digitación de

facturas y notas, son escogidos a través de esta opción.

Config.Facturas: Si desea que el documento realice algún tipo de operación como el

cálculo de iva, o retención en la fuente u otro, debemos dar un vistazo a esta

parametrización.

Capturas Generales: Existen otros campos que pueden ser habilitados y que no los

encontramos en “Campo facturas”.

Configuración general: Esta configuración permite establecer el consecutivo asociado del

documento (manejo del mismo consecutivo para varios tipos de documentos), y tener la

opción de elegir si va a imprimirlo y cual es el código de impresión entre otros.

Afecte de valores: Contiene las formulas que establece los campos que van a ser

afectados en el cliente con los campos del documento, ejemplo en la ventana de “Valores

afectar clientes” el Campo “02 Retiros del mes” tiene un 01+. Esta fórmula le indica al

documento que debe llevar el contenido de la variable valor del documento (01) y

sumarlo al contenido de la variable “02 Retiros del cliente”. De igual forma se hace con

el contenido de la variable “06 Saldo Actual” del cliente.

Afecte Nros: Los acumulados de la cantidad de documentos registrados como facturas,

recibos y notas de cada cliente son configurados a través de las formulas ubicadas en

esta opción.

Afecte Fechas: Este campo estable lo campos de fechas que deben ser actualizados en el

archivo de clientes.

Recibos y notas

Los tipos de documentos configurados para esta opción de cartera afectan los saldos de los

documentos digitados en “facturas y notas” y además los saldos del archivo de cliente a través

del tipo de afecte que se utilice.

Los campo son similares a la configuración de los tipos de documentos de facturas y notas, por lo

cual solo explicaremos los concernientes a éste.



TIPO DE DOCUMENTO DE RECIBOS Y NOTAS




resaltada X.

Digitar la opción 1 Otros módulos y 4 de Menú DLS

Escoger Tipos de doctos cartera del menú.


Código de documento: Identificador de cuatro caracteres. El primero de ellos es un 2

para los documentos que van a ser digitados por recibos y notas.

Los tres siguientes son el código con el que se reconocerá el documento Ejemplo: RC

recibo, NC nota crédito ó ND nota débito.

Campos de recibos: Los campos de valores y otros que son capturados en la digitación

de recibos y notas, son escogidos a través de esta opción.

Config. Recibos: Algunas condiciones de manejo, al igual que el asignar códigos de

afectes por defecto al tipo de documento son entre otras algunas de las opciones de

configuraciones que se pueden realizar.

Afecte de valores: Las fórmulas utilizadas en ésta opción son muy pocas: fórmulas para

el manejo de los acumulados de retención en la fuente. Las fórmulas para el afecte de los

documentos y del cliente están a cargo de los tipos de afectes que se usan en la digitación

de recibos.

CREACION DE TIPOS DE AFECTES DE RECIBOS Y NOTAS

Los afectes son manejados por los documentos digitados por “Recibos y notas” y tienen la

configuración que les permite actualizar el saldo de estos y los acumulados del cliente.

AFECTE DE RECIBOS Y NOTAS


Código afecte: Identificador de tres caracteres para determinar el afecte a crear.

Estatus: Carácter con el que se clasifica la clase de afecte que se va a configurar. Las

opciones son: <A> anticipo, <O> otros conceptos, <N> normal intereses y <M>

cancela notas créditos.

Descripción: Nombre con el que se identifica el afecte.

Cuenta: Código de cuenta contable que se maneja para el afecte. Este código es utilizado

para las interfaces con la contabilidad.

Rubro: Código de rubro al debe afectar en el módulo de presupuesto. Utilizado para las

interfaces con presupuestos.



Afectes -> Clientes: Se configuran las fórmulas que van a realizar la actualización de los

acumulados del cliente. La fórmula 03+06-, le indican al programa que debe sumar al

acumulado de los recaudos del cliente y a la vez restar al saldo del cliente.

Afectes -> Facturas: Se configuran las fórmulas que van a realizar la actualización al

saldo del documento. La fórmula 19-, indica al programa que debe restar al saldo del

documento.

Números: Las fórmulas en este campo indican al programa que actualice los acumulados

de los documentos que se llevan en el cliente.

Config. Recibos: Algunas condiciones de manejo, al igual que el asignar códigos de

afectes por defecto al tipo de documento son entre otras algunas de las opciones de

configuraciones que se pueden realizar.

Afecte de valores: Las fórmulas utilizadas en ésta opción son muy pocas: fórmulas para

el manejo de los acumulados de retención en la fuente. Las fórmulas para el afecte de los

documentos y del cliente están a cargo de los tipos de afectes que se usan en la digitación

de recibos.

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